Cronologia delle revisioni

Transcript

1 Cronologia delle revisioni Numero della revisione Data Descrizione della modifica Revisionato da: 1 Versione iniziale Ufficio HR Politica aggiornata con riferimento al Regolamento GDPR. Ufficio HR

2 1. Introduzione I Sistemi di telecamere a circuito chiuso sono installati presso i locali sotto il controllo di Dawn Meats (di seguito la Società ) per garantire la protezione e la sicurezza di tutti i dipendenti e gli appaltatori della Società e di tutti i visitatori delle proprietà aziendali. Le immagini possono essere registrate su videoregistratori digitali (DVR), videocassette o DVD o altri meccanismi per la registrazione digitale. La Società è responsabile del controllo dei dati in relazione ai dati personali di cui cura la gestione, il trattamento e l archiviazione. I Dati personali sono definiti all Articolo 4 del Regolamento generale sulla protezione dei dati ( GDPR ). 2. Scopo della Politica Lo scopo della presente politica è illustrare l'uso delle telecamere a circuito chiuso del sito. Le telecamere a circuito chiuso si trovano sia all interno che all esterno dei locali della Società. La Società si riserva il diritto di utilizzare le informazioni ottenute attraverso le telecamere a circuito chiuso a scopi disciplinari. L'azienda garantisce che l'uso delle telecamere a circuito chiuso è conforme ai requisiti previsti dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e dalle leggi sulla protezione dei dati (Data Protection Act ). 3. Ambito di applicazione Tutti i dipendenti, compresi il personale di sicurezza, gli appaltatori e i visitatori del sito sono tenuti a rispettare la presente politica. L eventuale inosservanza delle disposizioni della presente politica da parte dei dipendenti e degli appaltatori può comportare azioni disciplinari che possono arrivare, se del caso, fino al licenziamento e/o alla rimozione permanente. 4. Procedura Le telecamere a circuito chiuso sono installate sia all'interno che all'esterno dei locali aziendali al fine di migliorare la protezione e la sicurezza di tutti i dipendenti e gli appaltatori della Società e di tutti i visitatori delle proprietà aziendali per garantire la sicurezza dei locali e dei relativi beni migliorando gli standard di salute e sicurezza e monitorando le prestazioni e la condotta dei dipendenti. I dipendenti sono invitati a notare che, qualora fossero utili in caso di azione disciplinare o di altra indagine, le riprese delle telecamere a circuito chiuso potranno essere utilizzate nell ambito della procedura. Ciò significa che la Società e/o i dipendenti (o i loro rappresentanti) potranno richiedere l'accesso alle riprese delle telecamere a circuito chiuso, qualora ritenessero che le stesse possano essere pertinenti e/o contribuire all indagine o al procedimento disciplinare. Si noti tuttavia che il diritto di accesso alle riprese delle telecamere a circuito chiuso è limitato dalle leggi sulla protezione dei dati (es. nel caso di immagini di terzi); la Società si riserva quindi il diritto, ove appropriato, di fornire solo delle schermate delle immagini pertinenti invece dei video. 2

3 Tutti i dipendenti di Dawn Meats sono invitati a collaborare con le operazioni di sicurezza della Società e devono comprendere che la minimizzazione della perdita finanziaria è una priorità per Dawn Meats. 5. Posizionamento delle telecamere Il posizionamento delle telecamere a circuito chiuso presso i locali della Società è un aspetto fondamentale per la Società durante il funzionamento del sistema. La Società non intende posizionare le telecamere a circuito chiuso per monitorare le aree dei locali in cui gli individui ritengono di avere una ragionevole aspettativa di privacy. 6. Avviso segnaletica Una copia della presente Politica sui sistemi di sarà fornita su richiesta al personale della Società, agli appaltatori e ai visitatori dei locali conformemente ai diritti in qualità di interessati ai sensi della legislazione. La presente politica illustra la finalità del monitoraggio con sistema di e fornisce i dati di contatto per chi desidera discutere con la Società dell utilizzo relativo al monitoraggio con sistema di telecamere a circuito chiuso (CCTV) e delle linee guida relative a tale utilizzo. Un apposita segnaletica sarà posizionata presso i locali in cui sono ubicate le telecamere a circuito chiuso per indicare che il sistema è in funzione. La segnaletica comprende il nome e i dati di contatto del Responsabile del controllo dei dati indicando dove è possibile accedere alla politica sulle telecamere a circuito chiuso per consentire alle persone di comprendere la finalità specifica per cui le telecamere a circuito chiuso sono in funzione. 7. Salvataggio e conservazione Tutti i dati registrati acquisiti dal sistema di saranno di norma conservati dalla Società per la durata di un mese civile salvo quanto diversamente previsto per ragioni operative o normative. Tuttavia, l'azienda si riserva il diritto di conservare le immagini per un periodo di tempo superiore in presenza di ragioni oggettive; in tali casi, le riprese saranno conservate esclusivamente per il tempo necessario. Tutti i dati registrati saranno conservati dalla Società in un ambiente sicuro e la Società terrà un registro di accesso di tutte le persone che accedono a tali dati. La Società limiterà l accesso ai dati registrati al personale autorizzato dalla stessa ad accedere a tali dati ( Personale autorizzato ). 8. Elaborazione delle immagini I dipendenti responsabili dell elaborazione delle immagini delle telecamere a circuito chiuso sono tenuti a rispettare sempre le procedure stabilite e a garantire la sicurezza dei dati. I dipendenti che utilizzino il sistema di telecamere a circuito chiuso o le immagini delle telecamere a circuito chiuso in modo non autorizzato potranno essere soggetti ad azioni disciplinari che possono arrivare al 3

4 licenziamento. Per uso non autorizzato s intende una qualsiasi elaborazione incompatibile con lo scopo originale dei dati, fra cui, a titolo non esaustivo: la divulgazione di immagini contenenti dati personali a terzi non autorizzati, compresi altri dipendenti; l elaborazione non autorizzata dei dati personali sotto forma di copia delle immagini su un disco, un sito web o in formato cartaceo; la diffusione di immagini contenenti dati personali tramite o la pubblicazione di immagini contenenti dati personali su internet. 9. Accesso e divulgazione di immagini a terzi L'accesso e la divulgazione delle immagini registrate dal sistema di telecamere a circuito chiuso sono attentamente monitorati e saranno strettamente limitati al solo personale autorizzato. Tuttavia, qualora la persona autorizzata avesse bisogno di assistenza per l'identificazione del personale durante la riproduzione delle registrazioni, chiederà a tal fine il supporto dei manager/supervisori del reparto interessato, limitatamente alle necessità. L accesso alle immagini da parte di terzi sarà consentito esclusivamente in circostanze limitate e previste/consentite dalla legislazione. 10. Richieste di accesso Ai sensi delle leggi sulla protezione dei dati (Data Protection Act) le persone hanno il diritto di accesso ai propri dati personali detenuti dalla Società a condizione che i dati registrati siano sempre presenti al momento della richiesta pertinente, ossia non siano stati cancellati e che non si applichi un eccezione/divieto alla divulgazione dei dati registrati. Ciò vale sia per il personale che per i membri del pubblico. Tutte le richieste devono essere presentate per iscritto. Le richieste devono essere inoltrate al Coordinatore del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e all indirizzo gdpr@dawnmeats.com non appena ricevute e viene creato un registro della richiesta. Le persone che richiedono l'accesso alle immagini devono fornire all'azienda quanto segue: informazioni adeguate per il reperimento delle immagini; informazioni sufficienti per consentire all azienda di verificare che il richiedente abbia il diritto di richiedere l accesso; due documenti identificativi con foto, ossia copia del passaporto, patente di guida o qualsiasi altro documento identificativo accettabile e certificato di residenza. I dati saranno utilizzati esclusivamente ai fini di identificazione e saranno conservati non oltre il tempo necessario. Le richieste di accesso che comportino la divulgazione di immagini di terzi devono essere attentamente valutate. Se i dati registrati pertinenti identificano un altro individuo, tali dati possono essere divulgati dalla Società solo all interessato qualora le immagini pertinenti nei dati registrati possano essere ragionevolmente alterate/rese anonime/scomposte in pixel in modo che altre persone non siano identificate o identificabili o qualora le altre persone abbiano fornito il proprio esplicito consenso alla divulgazione dei dati registrati all interessato. Se le immagini pertinenti, compresi i dati registrati, presentano una qualità scarsa tale da non permettere la chiara identificazione di un individuo, tali immagini potranno non essere considerate 4

5 dati personali da parte della Società e la stessa potrà informare il relativo interessato che ha presentano la richiesta relativa a tale identificazione e potrà rifiutarsi di consegnare i dati registrati pertinenti su tale base. Nei casi in cui i dati registrati che sono oggetto di richiesta non possano essere copiati su un altro dispositivo o in altri casi eccezionali, la Società si adopererà per fornire all interessato le riproduzioni fotografiche dei dati registrati pertinenti in alternativa alle riprese video. Qualora una richiesta di accesso venisse negata, la Società provvederà a documentare quanto segue: l'identità della persona che ha effettuato la richiesta, la data della richiesta, il motivo del rifiuto di fornire le immagini richieste. Il documento sarà poi firmato e datato e inviato all individuo che ha effettuato la richiesta di accesso ai dati. Richieste da parte della Garda Síochána Se la Garda Siochána richiede le immagini delle telecamere a circuito chiuso per una specifica indagine, la Società deve accertarsi che vi sia effettivamente un indagine in corso. Le informazioni che comprendono i dati registrati ottenuti dalla Società attraverso le telecamere a circuito chiuso saranno divulgate alla Garda Síochána dalla Società sulla base di un autorizzazione del Manager operativo del sito/gruppo di concerto con il responsabile del Regolamento GDPR. Se un autorità incaricata dell'applicazione della legge, quale ad esempio la Garda Síochána, fa richiesta dei dati registrati per una specifica indagine, la Società farà in modo che tale richiesta sia effettuata per iscritto precisando che la Garda Síochána sta svolgendo un indagine di natura penale. La Società potrà, a sua discrezione, richiedere consulenza legale per ogni richiesta presentata dalla Garda Síochána. Le indicazioni del Commissario per la protezione dei dati (Data Protection Commissioner) sull utilizzo del sistema di distinguono tra la richiesta della Garda Síochána di visualizzare i dati registrati presso i locali e la richiesta di prelevare o scaricare una copia dei dati registrati. La Società richiederà conferma scritta alla Garda Síochána in relazione alla richiesta di prelevare o scaricare i dati registrati e farà in modo che la richiesta scritta sia presentata su carta intestata della Garda Síochána definendo nel dettaglio i dati registrati richiesti e la base giuridica per tale richiesta. In casi urgenti, le richieste orali della Garda Síochána di visionare o accedere ai dati registrati possono essere prese in considerazione dalla Società e possono essere seguite da una richiesta scritta della Garda Síochána. 11. Responsabilità Il sistema di telecamere a circuito chiuso dell azienda è di competenza del Manager operativo di divisione. L'accesso al sistema di telecamere a circuito chiuso e al materiale registrato è strettamente limitato al personale autorizzato. 5

6 Il Manager operativo del sito/divisione della Società sarà responsabile di quanto segue: garantire che l utilizzo dei sistemi di sia attuato conformemente alla politica definita dalla Società (in vigore di volta in volta); supervisionare e coordinare l utilizzo del monitoraggio con telecamere a circuito chiuso (CCTV) presso e all interno dei locali da parte della Società; garantire che tutti i sistemi di monitoraggio con esistenti della Società siano valutati per stabilirne la conformità alla presente politica; garantire che l utilizzo del monitoraggio con della Società presso i locali sia conforme alle indicazioni dell Ufficio del Commissario per la protezione dei dati (Data Protection Commissioner) e agli obblighi legali della Società; verificare l ubicazione delle telecamere presso i locali e occuparsi della divulgazione dei dati registrati creati e conservati conformemente alla presente politica; garantire che i nastri contenenti i dati registrati non vengano duplicati per la divulgazione tranne che in conformità alla presente politica; garantire che il perimetro di visualizzazione delle telecamere a circuito chiuso a posizione fissa installate e gestite dalla Società sia conforme alla presente politica sia all interno che all esterno; prendere in considerazione il feedback/i reclami del personale, degli appaltatori e dei visitatori riguardanti la possibile violazione della privacy o della riservatezza a causa dell ubicazione di una particolare telecamera a circuito chiuso o dei dispositivi correlati presso i locali; garantire che un adeguata segnaletica sia mantenuta in posizioni opportune e rilevanti conformemente alla presente politica; garantire che, ove applicabile, le telecamere esterne facenti parte del sistema di telecamere a circuito chiuso (CCTV) non siano invasive in termini di posizionamento e visualizzazione delle abitazioni adiacenti e siano conformi alla ragionevole aspettativa di privacy di un individuo; garantire che i dati registrati conservati su DVR, chiavi USB/DVD/registrazioni digitali/cd siano conservati per un periodo di tempo limitato e in seguito eliminati se non richiesto nell ambito di un indagine penale o di un procedimento giudiziario (penale o civile) o di un altro utilizzo in buona fede come approvato del Manager operativo del sito/gruppo; garantire che il controllo delle telecamere da parte della Società non violi la ragionevole aspettativa di privacy di un individuo in ambienti pubblici. 12. Revisione La presente politica sarà sottoposta a revisioni periodiche per tener conto delle modifiche di legge e dell'esperienza di applicazione pratica della politica. 6