REGOLAMENTO PER LA TUTELA DELLA RISERVATEZZA E DISPOSIZIONI IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Transcript

1 REGOLAMENTO PER LA TUTELA DELLA RISERVATEZZA E DISPOSIZIONI IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Approvato con delibera di Consiglio Comunale n. 25 del 29/03/2004.

2 PARTE I FINALITA E DEFINIZIONI Art. 1 Oggetto 1. Il presente regolamento disciplina il trattamento dei dati personali contenuti nelle banche dati organizzate, gestite o utilizzate dal Comune di Signa in attuazione del D.Lgs. del 30 giugno 2003 n. 196 ( Codice in maniera di protezione dei dati personali). 2. Il Comune di Signa tratta i dati personali, senza necessità di acquisire il consenso dell interessato, unicamente nell ambito delle proprie finalità e attività istituzionali. Ai fini del presente regolamento, per finalità e attività istituzionali si intendono: a. le funzioni previste dalla legge, dallo Statuto, dai Regolamenti e dalla normativa comunitaria; b. le funzioni svolte per mezzo di intese, accordi di programma e convenzioni nelle materie attribuite alla competenza del Comune. Art. 2 Definizioni 1. Ai fini del presente regolamento si intendono: a. per dato personale, qualsiasi informazione, acquisita dall ente o ad essa conferita dall interessato, riguardante persone fisiche, giuridiche, gruppi, imprese, enti o associazioni identificati o identificabili anche indirettamente mediante riferimento a qualsiasi altra informazione ivi compreso un numero di identificazione personale; b. per dato identificativo, i dati personali che premettono l identificazione diretta dell interessato; c. per dato sensibile, ogni dato personale idoneo a rivelare l origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l adesione a partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale della persona; d. per dato giudiziario, i dati personali idonei a rivelare i provvedimenti di cui all art. 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u) del DPR n.313, in materia di casellario giudiziale, anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli artt. 60 e 61 c.p.p.;

3 e. per dato anonimo, qualunque dato che in origine o a seguito di trattamento non può essere associato a un interesse identificato o identificabile; f. per banca dati, un qualsiasi complesso di dati personali ripartito in una o più unità dislocate o in uno o più siti; g. per interessato, qualsiasi persona fisica, giuridica, ente, gruppo, associazione o impresa cui si riferiscono i dati personali; h. per trattamento, qualunque operazione o complesso di operazioni svolti con o senza l ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati concernenti la raccolta, la registrazione, l organizzazione, la conservazione, l elaborazione, la modificazione, la selezione, l estrazione, il raffronto, l utilizzo, l interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati; i. per comunicazione, il dare conoscenza di dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall interessato, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; j. per diffusione, il dare conoscenza di dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; k. per blocco, la conservazione di dati personali con sospensione temporanea di ogni altra operazione di trattamento. Art. 3 Soggetti 1. Per soggetti si intende: a. Titolare del trattamento dei dati personali è l amministrazione comunale di Signa, nella persona del Sindaco in carica, cui competono le decisioni sulle finalità e modalità di trattamento dei dati acquisiti per l espletamento delle proprie finalità istituzionali. Il Sindaco esercita le suddette funzioni delegandole ai responsabili dei Settori da lui stesso nominati. b. Responsabile del trattamento dei dati personali, a norma dell art. 29del D.Lgs 196/2003, sono i funzionari con qualifica di Responsabili dei Settori. I responsabili: - hanno facoltà di nominare, fra il personale attribuito al proprio Settore, gli incaricati al trattamento dei dati fornendo loro le istruzioni per la corretta elaborazione delle informazioni; - coordinano le attività di trattamento dei dati svolte nell ambito del Settore che sovrintendono, fornendo al personale le necessarie direttive e disposizioni operative per garantire la sicurezza delle banche dati;

4 - verificano periodicamente le modalità di inserimento, gestione e trattamento dei dati personali da parte dei propri servizi; - dispongono il blocco dei dati qualora sia necessaria una sospensione del trattamento; - assumono la responsabilità del procedimento di cui all art. 8 del D.Lgs 196/2003; - adottano e attuano, all interno del proprio Settore, tutte le misure di sicurezza previste nel documento programmatico per la sicurezza dei dati. c. Incaricato è il soggetto che materialmente tratta il dato personale nell ambito delle proprie funzioni e nel rispetto delle direttive impartite dal proprio Responsabile. d. Referente, identificato con il Responsabile del Settore Affari Generali, offre ai Settori la propria consulenza nell interpretazione della casistica che possa presentarsi a ciascun Responsabile e cura tutti gli adempimenti e le comunicazioni del Garante ivi comprese le richieste di parere che dovessero rendersi necessarie nello svolgimento delle attività da parte di ciascun servizio. 2. Alla Giunta Comunale spetta il compito di approvare annualmente il documento programmatico per la sicurezza dei dati ai sensi dell art. 34, primo comma lettera g), del D.Lgs. 196/2003 su proposta del Settore Affari Generali. PARTE II TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI Art. 4 Individuazione delle banche dati 1. Le banche dati e le loro variazioni o cessazioni, gestite dall Amministrazione comunale sono individuate con provvedimento della Giunta, su proposta dei Responsabili dei Settori, ciascuno per la propria area di competenza e preventivamente comunicate al Referente. 2. Le banche dati di cui al presente regolamento sono gestite sia in forma cartacea che in forma elettronica. Art. 5 Trattamento dei dati personali 1. I dati personali oggetto di tutela da parte del presente regolamento sono:

5 a. trattati in modo lecito e secondo correttezza; b. raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti, legittimi e utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini non incompatibili con tali scopi; c. esatti e aggiornati; d. pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali è consentito il trattamento: e. conservati in forma che consenta l identificazione dell interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario per gli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e successivamente trattati. 2. I dati in possesso di questa Amministrazione sono trattati, di norma, in forma elettronica o mediante l ausilio di mezzi informatizzati. Le disposizioni di cui al presente regolamento si applicano, comunque, anche al trattamento dei dati in forma cartacea o non informatizzata. Art. 6 Comunicazione e diffusione dei dati 1. La comunicazione e la diffusione dei dati da parte di questo Comune è effettuata nei seguenti casi: a. sulla base di previsioni di legge o regolamento; b. in corrispondenza di situazioni di necessità riferite a funzioni istituzionali. Art. 7 Diritti dell interessato 1. Ai sensi dell art. 7 del D.Lgs. 196/2003, e salvo quanto previsto del secondo comma del successivo art. 8 del medesimo decreto, l interessato ha il diritto di ottenere: a. la conferma che l amministrazione comunale è in possesso di dati personali a lui riferibili, anche se non ancora registrati, di conoscere la loro provenienza, la finalità e le modalità di trattamento; b. le categorie di soggetti cui i dati possono essere comunicati; c. la cancellazione, le trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione del D.Lgs. 196/2003 o del presente regolamento; d. l aggiornamento o la rettifica dei dati non più attuali o errati ovvero la loro integrazione; e. l attestazione che le variazioni di cui al precedente punto sono state portate a conoscenza dei terzi cui l amministrazione abbia trasmesso i dati e ciò corrisponda a un suo interesse ancora attuale.

6 2. L interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati che lo riguardano ancorché pertinenti allo scopo della raccolta. 3. Le richieste per l esercizio dei diritti di cui al precedente comma sono presentate al Responsabile del Settore. 4. La domanda diretta all esercizio dei diritti sopra indicati deve essere firmata dall interessato ovvero da soggetto, ente o associazione, purché munito di procura scritta e speciale. 5. Il responsabile del procedimento di cui al presente articolo coincide con il responsabile del trattamento ovvero con altro soggetto dal primo appositamente delegato. Art. 8 Misure di sicurezza 1. Il Comune di Signa predispone e aggiorna annualmente il documento programmatico per la sicurezza dei dati. 2. Detto documento contiene le misure di protezione volte a scongiurare il pericolo di involontaria distruzione o danneggiamento della banca dati, l accesso non consentito alle informazioni in esso contenute, nonché ad impedire che il trattamento avvenga con modalità non conformi alla legge e ai regolamenti. 3. Ogni responsabile del trattamento attua e sorveglia sull applicazione delle misure di protezione contenute nel documento programmatico per la sicurezza dei dati e dispone, con la collaborazione del Referente di cui al precedente art. 3, periodici controlli volti a verificare l efficacia delle misure di protezione attuate. PARTE III TRATTAMENTO DEI DATI SENSIBILI Art. 9 Finalità e modalità di trattamento 1. L Amministrazione comunale di Signa tratta i dati personali, come definiti dall art. 1, essenziali allo svolgimento delle proprie attività istituzionali secondo i criteri coerenti con la normativa in materia di tutela dei dati personali ed esegue le sole operazioni strettamente necessarie al proseguimento delle finalità per le quali il trattamento è consentito.

7 2. Il trattamento dei dati sensibili e giudiziari da parte del Comune di Signa è ammesso: a. nei casi specificati dalla legge ove la norma indichi il tipo di dati trattabili, le operazioni eseguibili, e le rilevanti finalità di interesse pubblico che consentono il trattamento. Nelle rilevanti finalità di interesse pubblico si intendono comprese tutte quelle attività svolte dal Comune in relazione a funzioni e compiti ad esso attribuiti o delegati dalla normativa statale o regionale vigente, nonché quelle inerenti all organizzazione dell amministrazione; b. nei casi autorizzati dalla legge, subordinatamente all autorizzazione del Garante ove la stessa manchi di specificare uno o più degli elementi di cui al precedente punto; c. negli ulteriori casi di cui il trattamento, seppur in assenza di una specifica disposizione di legge, venga autorizzato dal Garante in relazione, sempre, a rilevanti finalità di interesse pubblico. 3. Nell ipotesi prevista sub c), i Responsabili del trattamento riferiscono al Referente una o più attività ritenute di rilevante interesse pubblico non previste da specifiche normative. Il Referente provvede a interpellare il Garante in merito alla questione proposta chiedendo l autorizzazione al trattamento. PARTE IV NORME FINALI Art. 10 Sanzioni 1. Il Responsabile del trattamento ovvero il soggetto incaricato al trattamento dei dati personali o sensibili ovvero chiunque compia atti o tenga comportamenti in violazione della Legge e del presente regolamento risponde delle sanzioni penali e amministrative previste dall art. 161 fino all art. 179 del D.Lgs. 196/2003. Art. 11 Norme di rinvio 1. Per quanto non espressamente previsto nel presente regolamento, si rinvia al D.Lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali).

8 Art. 12 Diritto di accesso 1. Dall entrata in vigore del presente regolamento, le richieste di accesso agli atti amministrativi in possesso di questo Ente, inoltrate ai sensi dell art. 10 D.Lgs. 267/2000 che abbiano ad oggetto ovvero riguardino, direttamente o indirettamente, documenti o banche dati contenenti informazioni qualificabili come dati personali, sensibili o giudiziari, saranno esaminate e decise in conformità al presente Regolamento comunale sul diritto di accesso agli atti amministrativi di questo Comune.