COMUNE DI SPILAMBERTO

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1 COMUNE DI SPILAMBERTO P.zza Caduti della Libertà, n Spilamberto Provincia di Modena REGOLAMENTO PER L APPLICAZIONE DELLE NORME A TUTELA DELLA PRIVACY D. LGS. 196 DEL Approvato dal Consiglio Comunale con delibera n. 42 del 22/05/2006 1/8

2 Articolo 1 Oggetto del regolamento 1. Il presente regolamento è adottato ai sensi dell articolo 20, comma 2 del d. lgs. 196/2003, di seguito denominato Codice della privacy, al fine di determinare i tipi di dati trattabili e le operazioni eseguibili per le attività di rilevante interesse pubblico definite dalla legge, per le quali è autorizzato il trattamento di dati sensibili e giudiziari. 2. Il presente regolamento disciplina, altresì, nel rispetto di quanto disposto dall articolo 22 del codice della privacy: a) i criteri da adottare per la tenuta di elenchi, registri o banche di dati utilizzati per il trattamento dei dati sensibili o giudiziari; b) le cautele da rispettare e le linee guida da rispettare per garantire una omogeneizzazione di comportamenti nella predisposizione delle copie di delibere e di determinazioni da pubblicare, affinché sia rispettato il divieto di diffusione di dati idonei a rivelare lo stato di salute, previsto dall art. 22, comma 8 del codice della privacy; c) le modalità e i criteri per la corretta tenuta e la pubblicità dell albo dei beneficiari, da istituirsi ai sensi del DPR 07 aprile 2000, n. 118, nel rispetto dei limiti stabiliti per il trattamento dei dati sensibili o giudiziari ivi contemplati; d) le modalità per la verifica da parte di dirigenti, direttori o di responsabili di servizio della sussistenza di una fonte legislativa, che autorizzi al trattamento dei dati sensibili o giudiziari ai sensi dell articolo 20 del codice della privacy, al fine della determinazione dei dati trattabili e delle operazioni eseguibili da parte del Consiglio Comunale. Articolo 2 Finalità 1. Ogni Dirigente, Direttore o Responsabile di servizio, al fine di procedere al trattamento dei dati sensibili o giudiziari, deve verificare se l esercizio dell attività istituzionale richiede necessariamente il trattamento dei dati di tale specie e conseguentemente valutare quali siano le facoltà e i limiti previsti dalla normativa di settore e dal presente regolamento. 2. Un Dirigente, Direttore o un Responsabile di servizio che ravvisi la sussistenza di una attività che non è espressamente prevista da una disposizione di legge, deve segnalare al Sindaco tale evenienza, al fine della presentazione di una apposita richiesta al Garante ai sensi dell articolo 20, comma 3 del codice della privacy per ottenere l autorizzazione a procedere al trattamento dei dati personali di natura sensibile o giudiziaria. Art. 3 Definizioni 1. Ai fini del presente regolamento si intende per: trattamento, qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l organizzazione, la conservazione, la consultazione, l elaborazione, la modificazione, la selezione, l estrazione, il raffronto, l utilizzo, l interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distribuzione di dati, anche se non registrati in una banca dati; dato personale, qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale; 2/8

3 dati identificativi, i dati personali che permettono l identificazione diretta dell interessato; interessato, la persona fisica, la persona giuridica, l ente o l associazione cui si riferiscono i dati personali; comunicazione, il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall interessato, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; diffusione, il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; dati sensibili, i dati personali idonei a rivelare l origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale; dati giudiziari, i dati personali idonei a rivelare provvedimenti in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti (art. 3, comma 1 lettere da a) a o) e da r) a u) del D.P.R. n. 313/2002), o la qualità di imputato o di indagato (artt. 60 e 61 del codice di procedura penale). rilevanti finalità di interesse pubblico, le finalità, individuate dal Codice o dal Garante, connesse alle attività istituzionali dell ente, che lo stesso svolge per realizzare interessi pubblici e soddisfare bisogni della comunità locale, comportanti la possibilità di trattamento semplificato dei dati sensibili. Articolo 4 Determinazione dei tipi di dati e di operazioni 1. Il Comune procede al trattamento dei dati sensibili o giudiziari indispensabili al perseguimento delle rilevanti finalità di interesse pubblico, secondo le determinazioni adottate con deliberazione consiliare n. 98 del 12/12/2005 avente per oggetto: Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari provvedimenti, che costituisce parte integrante e sostanziale del presente regolamento. Articolo 5 Valutazione e controllo 1. I dirigenti, direttori o i responsabili di servizio provvedono con cadenza almeno annuale a verificare l efficacia e la sussistenza in concreto dell essenzialità e necessità dei tipi di dati sensibili e giudiziari e delle operazioni eseguibili rispetto alle rilevanti finalità di interesse pubblico previste dalla legge. 2. Spetta ai singoli dirigenti, direttori o ai responsabili di servizio impartire istruzioni ai propri incaricati del trattamento al fine di verificare periodicamente l esattezza e l aggiornamento dei dati, prevedendo se necessario - la redazione di un apposita relazione. 3. I dirigenti, direttori e i responsabili di servizio, o loro delegati, procedono con cadenza almeno semestrale alla verifica della pertinenza, completezza, non eccedenza e indispensabilità dei dati sensibili o giudiziari rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi, secondo quanto previsto dall articolo 22, comma 5 del codice della privacy. Articolo 6 Criteri per la pubblicazione di atti contenenti dati idonei a rivelare lo stato di salute 1. In attuazione di quanto previsto dall articolo 22, comma 8 del codice della privacy, riferito al divieto di diffusione di dati idonei a rivelare lo stato di salute, la pubblicazione di delibere e di determinazioni adottate dall ente in qualunque forma, 3/8

4 anche attraverso l inserimento nella rete internet, deve avvenire previa valutazione dello scopo della pubblicazione medesima: a) ove finalizzata a garantire la trasparenza dell agire amministrativo, la copia dell atto da pubblicare deve contenere i dati identificativi del soggetto destinatario o comunque beneficiario del provvedimento e devono essere codificati i dati idonei a rivelare lo stato di salute, attraverso l uso di omissis, ovvero di formule, che escludano l idoneità a rivelare stati, fatti o qualità riferiti allo stato di salute dell interessato; in alternativa, possono essere utilizzati allegati, in cui inserire le informazioni di carattere oggettivo idonee a rivelare lo stato di salute, per i quali è esclusa la pubblicazione, con obbligo di conservazione agli atti al fine di soddisfare l esercizio eventuale del diritto di accesso, nel rispetto delle disposizioni in vigore; b) ove la pubblicazione sia prevista come forma per garantire l integrazione dell efficacia del provvedimento adottato, il responsabile del provvedimento deve proteggere i dati identificativi dell interessato (attraverso omissis, ovvero uso di iniziali), lasciando i soli dati oggettivi in forma intelligibile, al fine di favorire un controllo materiale e la conoscenza da parte di terzi dei soli dati oggettivi, facendo salva la facoltà di accesso agli atti e ai documenti nelle forme e con i limiti previsti dalla normativa in materia; c) vi possono essere, infine, casi in cui può essere necessario codificare sia i dati identificativi dell interessato, sia i fatti, stati, qualità idonei a rivelare lo stato di salute, che non possono essere pubblicati, con conseguente obbligo del responsabile dell adozione dell atto di fornire idonea motivazione delle ragioni per cui l atto è pubblicato solo in estratto o con omissis. 2. Spetta ai responsabili dell adozione degli atti e dei provvedimenti da pubblicare procedere secondo quanto previsto dal comma 1 del presente articolo. 3. Il responsabile, o suo delegato, dell ufficio o del servizio, che cura la pubblicazione degli atti, verifica che gli stessi siano stati redatti nel rispetto dei criteri previsti al comma 1, segnalando, ove necessario, le esigenze di rettificazione del contenuto della copia della documentazione da pubblicare. Art. 7 - Notificazione dei trattamenti 1. Le banche dati personali dei trattamenti eseguiti dall Amministrazione Comunale sono individuate su indicazione dei responsabili del trattamento, anche ai fini della notificazione di cui agli articoli 37, 38 e 181 del Codice. Art. 8 - Modalità del trattamento e requisiti dei dati 1. Il trattamento dei dati personali deve avvenire in modo lecito e secondo correttezza. 2. I dati devono possedere i requisiti dell esattezza, della pertinenza, della completezza, dell aggiornamento rispetto alle finalità della raccolta e del successivo trattamento, della non eccedenza rispetto alle finalità per cui sono trattati e della conservazione limitatamente agli scopi del trattamento. Con riferimento alle modalità di raccolta i dati devono essere raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini non incompatibili con tali scopi. 3. Le disposizioni del presente regolamento si applicano, in quanto compatibili, ai trattamenti dei dati con e senza l ausilio di strumenti elettronici. 4/8

5 Art. 9 - Circolazione dei dati all interno del Comune 1. La comunicazione dei dati all interno della struttura organizzativa del Comune, per ragioni d ufficio, non è soggetta a limitazioni particolari, salvo quelle espressamente previste da leggi e regolamenti. Non si considera comunicazione di dati a terzi la trasmissione e l accesso di dati da parte del personale dipendente del Comune, qualora il trasferimento e l accesso avvenga per ragioni di ufficio, nell esercizio delle mansioni proprie di ciascun dipendente e per lo svolgimento delle funzioni istituzionali. 2. Il responsabile del trattamento dei dati, specie se la comunicazione concerne dati sensibili, può tuttavia disporre, con adeguata motivazione, le misure ritenute necessarie alla tutela della riservatezza delle persone, limitando l accesso o la trasmissione dei dati sensibili e giudiziari ai soli casi di effettiva necessità per lo svolgimento delle funzioni ed attività comunali. Art. 10 Informativa 1. Del trattamento dei dati occorre dare informativa, orale o per iscritto, all interessato con l indicazione dei propri diritti. 2. A cura del responsabile del trattamento dei dati viene data ampia diffusione alle informazioni di cui all art. 13 del Codice relative a: - finalità e modalità del trattamento cui sono destinati i dati; - natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati; - conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere da parte dell interessato; - soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati ed ambito di diffusione dei dati medesimi; - diritti di cui all art. 7 del Codice; - estremi identificativi del titolare e, se designato, del responsabile. 3. L elenco aggiornato dei responsabili deve risultare conoscibile presso gli uffici. 4. L informativa di cui al presente articolo viene garantita dal titolare e dai responsabili del trattamento attraverso l adozione di uno o più strumenti quali: - messa a disposizione presso gli uffici di fogli recanti le informazioni di cui all art. 7 del Codice; - inserimento delle informazioni nei moduli già predisposti dai servizi dell Ente; - messaggi sul sito Internet dell ente. 5. Tutti i responsabili del trattamento dei dati devono curare la diffusione di un modulo informativo cartaceo ovvero elettronico per la conoscenza in forma breve delle circostanze di comma 2 del presente articolo Art Diritti dell interessato 1. L amministrazione comunale garantisce la concreta attuazione dei diritti dell interessato, previsti dall art. 7 del Codice, presso le proprie articolazioni organizzative. 2. Per l esercizio dei diritti previsti dall art. 7 del Codice l interessato può ricorrere direttamente o tramite l Ufficio Relazioni con il pubblico (U.R.P.) al responsabile competente che provvederà senza indugio e comunque entro trenta giorni. 3. In caso di inerzia o contro il provvedimento violativo dei diritti di cui all art. 7, l interessato può proporre ricorso al Garante per la protezione dei dati personali o all Autorità Giudiziaria ai sensi dell art. 145 del Codice. 5/8

6 4. Il ricorso al Garante va presentato dai soggetti legittimati con le modalità di cui agli artt. 146 e 147 del Codice. 5. Qualora, in seguito alla richiesta dell interessato di conoscere l esistenza di trattamenti di dati che lo riguardano, risulti l inesistenza degli stessi, l interessato sarà tenuto al pagamento di un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sostenuti dall ente. Articolo 12 Criteri per la tenuta di elenchi, registri o banche dati contenenti dati sensibili o giudiziari 1. I dirigenti, direttori e i responsabili della costituzione e della tenuta di elenchi, registri o banche dati adottano le soluzioni, ai sensi dell articolo 22, commi 6 e 7 del codice della privacy, idonee a consentirne l identificazione degli interessati solo in caso di necessità. Tale operazione può avvenire tramite cifratura dei dati ovvero adottando codici identificativi o altre soluzioni Articolo 13 Modalità per la tenuta e la pubblicità dell albo dei beneficiari 1. I dati sensibili o giudiziari contenuti nell albo dei beneficiari, istituito ai sensi del DPR 118/2000, devono essere trattati nel rispetto del divieto di diffusione previsto dall articolo 20, comma 8 del codice privacy, considerato che i dati idonei a rivelare lo stato di salute sono riferiti esclusivamente a persone fisiche, si prevede una ripartizione dell albo a seconda della natura dei destinatari. 4. La sessione dell albo dei beneficiari riferita alle persone fisiche, di cui al comma precedente, oggetto di pubblicazione, deve riportare solamente: a) il dato identificativo del destinatario del beneficio, al fine di consentire un controllo da parte della collettività; b) il riferimento alla natura (legislativa o regolamentare) e alla fonte (nazionale o regionale) del provvedimento che prevede il beneficio assegnato, omettendo di indicare gli estremi specifici (data e numero), in quanto potrebbero costituire circostanza idonea a rivelare lo stato di salute della persona destinataria; c) la natura del beneficio assegnato, secondo la seguente codifica: sociale o assistenziale, culturale, economico-imprenditoriale; d) l ammontare del beneficio economico assegnato. Articolo 14 Rapporti con altri soggetti pubblici o privati per l esercizio di attività per il perseguimento di finalità di rilevante interesse pubblico 1. Nei casi in cui lo svolgimento di specifiche attività per il perseguimento di finalità di rilevante interesse pubblico richiede la necessità dello svolgimento di un attività integrata tra due o più soggetti pubblici, il Consiglio in sede di deliberazione finalizzata alla conclusione di accordi di programma o di convenzioni con gli enti e gli organismi coinvolti, deve espressamente considerare il regime di contitolarità del trattamento, secondo i seguenti elementi: a) deve essere specificata la finalità del trattamento dei dati; b) deve prevedersi la eventuale costituzione di una o più banche di dati gestite in modo associato ovvero la condivisione di basi di dati già esistenti, definendo, conseguentemente, la figura del soggetto delegato alla tenuta delle stesse, l ambito del trattamento e le regole di accessibilità e fruibilità dei dati; c) devono essere determinate le modalità del trattamento, definendo le specifiche operazioni che possono essere eseguite dagli incaricati da parte dei soggetti 6/8

7 contitolari, nel rispetto di quanto previsto dall articolo 20 del codice della privacy; d) devono essere determinati i dati che possono essere trattati e le operazioni eseguite, secondo quanto previsto da ogni soggetto pubblico nel regolamento adottato ai sensi dell articolo 20 del codice della privacy; e) devono essere previsti gli strumenti che verranno utilizzati per il trattamento e definite le misure di sicurezza che verranno adottate, secondo quanto previsto dal codice; f) devono essere definite le istruzioni per il trattamento dei dati, con specifico riferimento all ambito del trattamento oggetto che deve essere individuato dai contitolari del trattamento; g) infine, sono definiti compiti e attribuzioni specifiche di ogni singolo sottoscrittore dell accordo. 2. I soggetti privati e gli enti pubblici economici possono aderire o partecipare alla predisposizione dell accordo di programma o della convenzione esclusivamente nella qualità di responsabili del trattamento, ai sensi dell articolo 29 del codice della privacy, previa nomina congiunta da parte degli enti contitolari. 3. Spetta ai dirigenti, direttori o ai responsabili di servizio competenti sottoscrivere e dare esecuzione agli accordi di programma o alle convenzioni, secondo la ripartizione di competenze previste dalla normativa generale degli enti locali, da quella specifica per le attività considerate e dai regolamenti dei singoli enti partecipanti. Art. 15 Schede dei procedimenti in essere 1. E parte integrante del presente atto il documento titolato Documento per la Programmazione della Sicurezza, nel quale è illustrata l attività del Comune e per ogni singolo settore l identificazione della tipologia ed essenzialità dei dati raccolti e dei trattamenti eseguiti. 2. Le Schede del Documento per la Programmazione Sicurezza verranno periodicamente aggiornate in modo da inserirvi le note inviate dal responsabile del trattamento al Coordinatore in relazione a nuovi procedimenti. Art Comunicazioni e diffusione dei dati 1. La comunicazione e la diffusione dei dati personali in possesso del comune sono disciplinate dall art. 25 del D. lgs 196/ La comunicazione e diffusione dei dati personali a soggetti pubblici (con esclusione degli enti pubblici economici) sono ammesse solo quando tali operazioni siano previste da una norma di legge o di regolamento, o risultino, comunque, necessarie per lo svolgimento di funzioni istituzionali. Quando queste hanno carattere di periodicità e continuità nel tempo, la comunicazione o diffusione potranno essere precedute dalla stipula di appositi protocolli d intesa. 3. La comunicazione e la diffusione dei dati personali a privati e enti pubblici economici può avere luogo solo nei casi previsti da una norma di legge o di regolamento. 4. La richiesta di accesso inoltrata da soggetti privati al Comune e finalizzata ad ottenere la comunicazione e la diffusione dei dati personali, anche contenuti in banche dati, deve essere scritta e motivata. 5. Il responsabile del trattamento dei dati provvede alla trasmissione dei dati stessi nella misura e secondo le modalità strettamente necessarie a soddisfare la richiesta, 7/8

8 solamente dopo aver accertato che la comunicazione o la diffusione dei dati richiesti è prevista da norme di legge o di regolamento. 6. Nell ipotesi in cui le leggi, lo statuto o i regolamenti prevedano pubblicazioni obbligatorie di atti, documenti e provvedimenti assunti e/o in possesso del Comune, il responsabile del trattamento adotta le misure necessarie per garantire la riservatezza dei dati sensibili, di cui all art. 22 del D. lgs 196/2003 al fine di contemperare la finalità di tutela della privacy e l interesse pubblico alla pubblicità degli atti. Art Diritto di informativa. 1. Ai sensi dell art. 13 del D. lgs n. 196/2003 i soggetti interessati hanno diritto di ottenere le seguenti informazioni: - le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali ed eventuali ulteriori utilizzi in altre operazioni; - la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati personali; - le conseguenze di un eventuale rifiuto a non conferire i dati richiesti. In relazione ad attività riguardanti un rilevante numero di soggetti che singolarmente o per gruppi conferiscono dati sensibili, il responsabile del trattamento potrà adottare le misure che riterrà più opportune, sia di carattere organizzativo che informatico, al fine di garantire la massima informazione circa le operazioni che verranno eseguite. Art Circolazione dei dati all interno dell Ente 1. La circolazione e l accesso, comunque motivato, ai dati personali da parte degli organi istituzionali e gestionali ovvero del personale appositamente incaricato, è autorizzato nella misura necessaria al perseguimento degli interessi istituzionali del Comune. Art Verifiche e controlli 1. I responsabili delle operazioni di trattamento dei dati personali curano l attuazione di forme di controllo, anche a campione, al fine di garantire la corretta applicazione della normativa posta a tutela della privacy. Art Norme finali 1. Per quanto non previsto nel presente regolamento si applicano le disposizioni di cui al Codice della Privacy. 8/8