PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE ATTIVITA DI RISCHIO E CONFLITTI DI INTERESSE NEI CONFRONTI DI SOGGETTI COLLEGATI ai sensi della Circolare Banca d

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1 PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE ATTIVITA DI RISCHIO E CONFLITTI DI INTERESSE NEI CONFRONTI DI SOGGETTI COLLEGATI ai sensi della Circolare Banca d Italia n. 263/2006 aggiornamento n. 9 del 12/12/2011 Settembre 2013

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3 I N D I C E 1 DISPOSIZIONI DI CARATTERE GENERALE Premessa Fonti normative Definizioni Parte correlata Parte correlata non finanziaria Soggetti connessi Soggetti collegati Stretti familiari Affini Amministratore indipendente Comitato Parti Correlate Controllo e controllo congiunto Influenza notevole Dirigenti con responsabilità strategiche Società controllata Società collegata Intermediari vigilati Esponenti aziendali Partecipante Attività di rischio Patrimonio di vigilanza Operazioni con soggetti collegati Operazioni di maggiore rilevanza Operazioni di minore rilevanza Destinatari della disciplina LIMITI ALLE ATTIVITA DI RISCHIO Limiti prudenziali Limiti consolidati Limiti individuali Modalità di calcolo Casi di superamento PROCEDURE DELIBERATIVE Premessa e criteri generali Procedure per il compimento di operazioni con soggetti collegati Fase pre deliberativa Operazioni di minore rilevanza Pagina 3 di 32

4 Operazioni di maggiore rilevanza Fase deliberativa Operazioni di minore rilevanza Operazioni di maggiore rilevanza Operazioni di competenza dell Assemblea Obbligazioni degli esponenti bancari art. 136 D. Lgs. 385/ Delibere quadro Riepilogo flussi informativi Esenzioni e deroghe Operazioni di importo esiguo Operazioni ordinarie Operazioni urgenti CONTROLLI Controlli interni e responsabilità degli organi aziendali COMUNICAZIONI E INTERVENTI Segnalazioni di vigilanza Censimento dei soggetti collegati *** *** *** Allegato: POLITICHE INTERNE IN MATERIA DI CONTROLLI SULLE ATTIVITÀ DI RISCHIO E SUI CONFLITTI DI INTERESSE NEI CONFRONTI DEI SOGGETTI COLLEGATI Pagina 4 di 32

5 1 DISPOSIZIONI DI CARATTERE GENERALE 1.1 Premessa La presente e conflitti di interesse nei confronti di soggetti collegati (di seguito la Procedura ) illustra le modalità attraverso le quali dare attuazione alle scelte che il Consiglio di Amministrazione della Banca di Credito Popolare, Capogruppo del Gruppo Bancario Banca di Credito Popolare (di seguito anche la Banca, la Capogruppo o la Controllante ) ha adottato in adempimento alla normativa vigente di Banca d Italia in materia di attività di rischio e conflitti d interesse nei confronti di soggetti collegati di cui al Titolo V, Capitolo 5 della Circolare 263/2006 Attività di rischio e conflitti d interesse nei confronti di soggetti collegati e relativi aggiornamenti. In particolare, il presente documento ha lo scopo di disciplinare l individuazione, la gestione ed il presidio delle operazioni con i soggetti collegati (per la definizione cfr. par ) poste in essere dalla Banca direttamente ovvero per il tramite di società controllate, ciò al fine di evitare potenziali danni per gli stakeholders. Il Comitato Parti Correlate (di seguito anche il Comitato per la definizione cfr. par ) ed il Collegio Sindacale rilasciano un analitico e motivato parere vincolante sulla complessiva idoneità della presente Procedura a conseguire gli obiettivi della disciplina vigente in materia. La presente Procedura viene approvata dal Consiglio di Amministrazione della Banca, su proposta del Direttore Generale ed è sottoposto a revisione almeno triennale. Le modifiche e integrazioni alla presente Procedura che si rendessero necessarie a seguito di disposizioni normative e regolamentari di tempo in tempo vigenti, ovvero che si rendessero opportune in considerazione dell'operatività della Banca e dell'esperienza via maturata nella materia in questione, sono di competenza del Consiglio di Amministrazione della Banca. In caso di modifiche e integrazioni di carattere sostanziale, il Consiglio di Amministrazione delibera previo parere vincolante del Collegio Sindacale e del Comitato Parti Correlate. 1.2 Fonti normative La Circolare Banca d Italia 263/2006, al Titolo V Capitolo 5 Attività di rischio e conflitti d interesse nei confronti di soggetti collegati, mira a presidiare il rischio che la vicinanza di taluni soggetti ai centri decisionali della Banca possa compromettere l oggettività e l imparzialità delle decisioni relative alla concessione di finanziamenti e ad altre Pagina 5 di 32

6 transazioni nei confronti dei medesimi soggetti, con possibili distorsioni nel processo di allocazione delle risorse, esposizione della Banca a rischi non adeguatamente misurati o presidiati, potenziali danni per depositanti e azionisti. In tale prospettiva, sono individuati come soggetti collegati, anzitutto, gli esponenti e gli altri soggetti capaci di condizionare la gestione della Banca, in quanto in grado di esercitare il controllo, anche congiuntamente con altri soggetti, o una influenza notevole. Situazioni di conflitto di interesse possono emergere anche nei confronti di imprese, specie di natura industriale, di società controllate o sottoposte a influenza notevole, nei cui confronti la Banca abbia significative esposizioni in forma di finanziamenti e di interessenze partecipative. Una parte correlata e i soggetti ad essa connessi costituiscono il perimetro dei soggetti collegati, cui si applicano le condizioni quantitative e procedurali della presente Procedura. Il primo presidio previsto dalla normativa è costituito dai limiti prudenziali per le attività di rischio della Banca, o del Gruppo Bancario, nei confronti dei soggetti collegati. I limiti sono differenziati in funzione delle diverse tipologie di correlazione, in modo proporzionato all intensità delle relazioni e alla rilevanza dei conseguenti rischi per la sana e prudente gestione. In considerazione dei maggiori rischi inerenti ai conflitti di interesse nelle relazioni banca industria, sono previsti limiti più stringenti per le attività di rischio nei confronti di parti correlate qualificabili come imprese non finanziarie. La normativa prevede, inoltre, apposite procedure deliberative, che integrano i limiti prudenziali e sono finalizzate a preservare la corretta allocazione delle risorse e tutelare adeguatamente i terzi da condotte espropriative. Esse si applicano anche alle operazioni infra gruppo e a transazioni di natura economica, ulteriori rispetto a quelle che generano attività di rischio, pertanto non coperte dai limiti quantitativi. La normativa, infine, fornisce specifiche indicazioni in materia di assetti organizzativi e controlli interni, che consentono di individuare le responsabilità degli organi e i compiti delle funzioni aziendali rispetto agli obiettivi di prevenzione e gestione dei conflitti di interesse, nonché agli obblighi di censimento dei soggetti collegati e di controllo dell andamento delle esposizioni. Le fonti normative prese in considerazione ai fini dell individuazione delle operazioni svolte con soggetti collegati sono: - Art bis del codice civile; - Art. 53 del D. Lgs. 385/1993 Testo Unico Bancario; - Art. 67 del D. Lgs. 385/1993 Testo Unico Bancario; Pagina 6 di 32

7 - Deliberazione del CICR Comitato Interministeriale per il Credito ed il Risparmio n. 277 del 29 luglio 2008; - Circolare 263 della Banca d Italia del 27 dicembre 2006 Nuove disposizioni di vigilanza prudenziale per le banche, 9 aggiornamento del 12 dicembre 2011 (di seguito Circolare 263 ); - Principi Contabili Internazionali; - Disposizioni di Vigilanza in materia di organizzazione e governo societario delle banche n emanate dalla Banca d Italia il 4 marzo 2008, e successivi chiarimenti. 1.3 Definizioni Parte correlata Si definiscono parti correlate i soggetti di seguito indicati, in virtù delle relazioni intrattenute con una singola banca, con una banca o un intermediario vigilato facenti parte di un gruppo, con una società finanziaria capogruppo: 1. l esponente aziendale; 2. il partecipante; 3. il soggetto, diverso dal partecipante, in grado di nominare, da solo, uno o più componenti dell organo con funzione di gestione o dell organo con funzione di supervisione strategica, anche sulla base di patti in qualsiasi forma stipulati o di clausole statutarie aventi per oggetto o per effetto l esercizio di tali diritti o poteri; 4. una società o un impresa anche costituita in forma non societaria su cui la Banca o una società del gruppo bancario è in grado di esercitare il controllo o un influenza notevole Parte correlata non finanziaria È una parte correlata che esercita in prevalenza, direttamente o tramite società controllate, attività d impresa non finanziaria come definita nell ambito della disciplina delle partecipazioni detenibili dalle banche e dai gruppi bancari. Si è in presenza di una parte correlata non finanziaria allorché le attività diverse da quelle bancarie, finanziarie e assicurative eccedano il 50% del totale delle attività complessive. La nozione include anche il partecipante e una delle parti correlate di cui ai numeri 3 e 4 della relativa definizione, che sia società di partecipazioni qualificabile come impresa non finanziaria, ai sensi della richiamata disciplina delle partecipazioni detenibili. Pagina 7 di 32

8 1.3.3 Soggetti connessi Sono soggetti connessi ad una parte correlata : 1. le società e le imprese, anche costituite in forma non societaria, controllate da una parte correlata; 2. i soggetti che controllano una parte correlata tra quelle indicate ai numeri 2 e 3 della relativa definizione, ovvero i soggetti sottoposti, direttamente o indirettamente, a comune controllo con la medesima parte correlata; 3. gli stretti familiari di una parte correlata e le società o le imprese controllate da questi ultimi Soggetti collegati I soggetti collegati sono l insieme costituito da una parte correlata e da tutti i soggetti ad essa connessi. Per l applicazione a livello individuale, le singole banche appartenenti a un gruppo bancario fanno riferimento al medesimo perimetro di soggetti collegati determinato dalla Capogruppo per l intero gruppo bancario. In conformità, a quanto previsto dalla Circolare 263, la Banca ha ritenuto di assoggettare alla presente Procedura altre figure o altre categorie di soggetti, che potenzialmente sono in grado di esercitare un significativo condizionamento sulle transazioni più rilevanti. Pertanto, il perimetro minimo di soggetti da prendere in considerazione a questi fini è stato individuato nel cosiddetto personale rilevante, così come identificato nella Policy aziendale in materia di Politiche e prassi di remunerazione e incentivazione, in quanto si tratta di soggetti la cui attività professionale ha, o può avere, un impatto rilevante sul profilo di rischio della Banca (cfr. par. 5.2). Si precisa, inoltre, che la definizione del perimetro dei soggetti collegati è redatta a livello di gruppo bancario, pertanto qualora un soggetto risulti rilevante per una qualunque delle società del gruppo, allora sarà rilevante per tutte le società del gruppo Stretti familiari Si definiscono stretti familiari, quei familiari che ci si attende possano influenzare il soggetto interessato, o essere influenzati dallo stesso, nei loro rapporti con le società del Gruppo Bancario Banca di Credito Popolare. Nello specifico, sono considerati stretti familiari di una parte correlata i parenti fino al secondo grado e il coniuge, o anche il convivente more uxorio di una parte correlata, nonché i figli di quest ultimo. Pagina 8 di 32

9 I grado II grado Parenti genitori coniuge/convivente figli (anche del convivente) nonni fratelli/sorelle nipoti (figli dei figli) Affini Nella tabella che segue, si riporta la rappresentazione degli affini di una parte correlata fino al secondo grado di parentela 1, che secondo quanto previsto dalla Circolare 263 della Banca d Italia devono essere unicamente censiti, mantenendo a disposizione ogni informazione per eventuali richieste dell Organo di Vigilanza: I grado II grado Affini suoceri generi e nuore nonni del coniuge/convivente fratelli del coniuge/convivente coniuge dei fratelli/sorelle consuoceri Amministratore indipendente L amministratore indipendente è colui il quale è in possesso almeno dei requisiti di indipendenza stabiliti dallo Statuto della Banca, ai fini di quanto previsto dalle disposizioni sul governo societario Comitato Parti Correlate Il Comitato Parti Correlate è stato istituito con deliberazione del Consiglio di Amministrazione del 30/11/2010. Esso è composto da tre amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza previsti dallo Statuto Sociale della Banca. Il Consiglio di Amministrazione nomina i componenti, designa il Presidente, provvede senza indugio a nominare un sostituto qualora venga a mancare uno dei membri, delibera la revoca degli stessi. 1 Si riporta la definizione di affinità di cui all articolo 78 c.c.: L affinità è il vincolo tra un coniuge e i parenti dell altro coniuge. Appare opportuno equiparare, ai fini che qui interessano, coniuge e convivente more uxorio. Pagina 9 di 32

10 Ogni componente del Comitato dura in carica fino alla scadenza del proprio mandato di Consigliere di Amministrazione Controllo e controllo congiunto Ai sensi dell articolo 23 del TUB, il controllo sussiste nei casi previsti dall articolo 2359, commi primo e secondo, del codice civile, anche con riferimento a soggetti diversi dalle società, nonché in presenza di contratti o di clausole statutarie che abbiano per oggetto o per effetto il potere di esercitare l'attività di direzione e coordinamento. Il controllo si considera esistente anche nella forma dell'influenza dominante. Rilevano come controllo anche le situazioni di controllo congiunto, inteso come la condivisione, contrattualmente stabilita, del controllo su un attività economica. In tal caso si considerano controllanti: a) i soggetti che hanno la possibilità di esercitare un influenza determinante sulle decisioni finanziarie e operative di natura strategica dell impresa; b) gli altri soggetti in grado di condizionare la gestione dell impresa in base alle partecipazioni detenute, a patti in qualsiasi forma stipulati, a clausole statutarie, aventi per oggetto o per effetto la possibilità di esercitare il controllo. Il controllo rileva anche quando sia esercitato indirettamente, per il tramite di società controllate, società fiduciarie, organismi o persone interposti. Non si considerano indirettamente controllate le società e le imprese controllate da entità a loro volta sottoposte a controllo congiunto Influenza notevole L influenza notevole è rappresentata dal potere di partecipare alla determinazione delle politiche finanziarie e operative di un impresa partecipata, senza averne il controllo. L influenza notevole si presume in caso di possesso di una partecipazione, diretta o indiretta, pari o superiore al 20 per cento del capitale sociale o dei diritti di voto nell assemblea ordinaria o in altro organo equivalente della società partecipata, ovvero al 10 per cento nel caso di società con azioni quotate in mercati regolamentati. In caso di possesso inferiore alle predette soglie, devono essere condotti specifici approfondimenti per accertare la sussistenza di una influenza notevole almeno al ricorrere dei seguenti indici e tenendo conto di ogni altra circostanza rilevante: i. essere rappresentati nell organo con funzione di gestione o nell organo con funzione di supervisione strategica dell impresa partecipata. Non costituisce di Pagina 10 di 32

11 ii. iii. per sé indice di influenza notevole il solo fatto di esprimere il componente in rappresentanza della minoranza, secondo quanto previsto dalla disciplina degli emittenti azioni quotate in mercati regolamentati; partecipare alle decisioni di natura strategica di un impresa, in particolare in quanto si disponga di diritti di voto determinanti nelle decisioni dell assemblea in materia di bilancio, destinazione degli utili, distribuzione di riserve, senza che si configuri una situazione di controllo congiunto; l esistenza di transazioni rilevanti, intendendosi tali le operazioni di maggiore rilevanza come definite nella presente Procedura, lo scambio di personale manageriale, la fornitura di informazioni tecniche essenziali. L influenza notevole rileva anche quando sia esercitata indirettamente, per il tramite di società controllate, società fiduciarie, organismi o persone interposti. Non si considerano sottoposte indirettamente a influenza notevole le società partecipate da entità a loro volta sottoposte a controllo congiunto Dirigenti con responsabilità strategiche I Dirigenti con responsabilità strategiche sono quei soggetti che hanno il potere e la responsabilità, direttamente o indirettamente, della pianificazione, della direzione e del controllo delle attività della società, compresi gli amministratori (esecutivi o meno) della società stessa Società controllata La società controllata è un entità, anche senza personalità giuridica (come nel caso di una società di persone) controllata da un altra entità Società collegata La società collegata è un entità, anche senza personalità giuridica (come nel caso di una società di persone) in cui un socio eserciti solo un influenza notevole, ma non il controllo o il controllo congiunto Intermediari vigilati Gli intermediari vigilati sono le imprese di investimento, le società di gestione del risparmio italiane ed estere, gli Istituti di moneta elettronica (IMEL), gli intermediari finanziari iscritti nell albo previsto dall art. 106 del TUB, gli Istituti di pagamento, che fanno parte di un gruppo bancario e hanno un patrimonio di vigilanza individuale superiore al 2 per cento del patrimonio di vigilanza consolidato del gruppo di appartenenza. Pagina 11 di 32

12 Esponenti aziendali Gli esponenti aziendali sono i soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso una banca, una società finanziaria capogruppo o un intermediario vigilato. La definizione comprende gli Amministratori e i Sindaci, nonché il Direttore Generale e chi svolge cariche comportanti l esercizio di funzioni equivalenti a quella di Direttore Generale Partecipante Il partecipante è il soggetto tenuto a richiedere le autorizzazioni di cui agli articoli 19 e ss. del TUB Attività di rischio Le attività di rischio sono rappresentate dalle esposizioni nette, così come definite ai fini della disciplina in materia di concentrazione dei rischi Patrimonio di vigilanza Il Patrimonio Vigilanza è rappresentato dall aggregato definito ai fini della disciplina in materia di concentrazione dei rischi Operazioni con soggetti collegati Costituiscono operazioni con soggetti collegati le transazioni compiute dalla Banca (o dalle società da essa direttamente o indirettamente controllate) con le parti correlate ed i soggetti connessi, che comportano assunzione di attività di rischio, nonché ogni altro trasferimento di risorse, servizi o obbligazioni, indipendentemente dal fatto che sia stato pattuito o meno un corrispettivo, ivi incluse le operazioni di fusione e scissione. È di seguito rappresentata la classificazione prevista per le operazioni con soggetti collegati sulla base della vigente disciplina normativa: operazioni di maggiore rilevanza; operazioni di minore rilevanza. Pagina 12 di 32

13 Al fine della presente classificazione, gli indici utilizzati sono l indice di rilevanza del controvalore 2 e con specifico riferimento alle operazioni di fusione ed acquisizione l indice della rilevanza dell attivo Operazioni di maggiore rilevanza Ai fini della identificazione delle operazioni di maggiore rilevanza, la Banca ha adottato un criterio prettamente quantitativo legato all indice di rilevanza del controvalore. In tal senso, sono considerate di maggiore rilevanza tutte le operazioni il cui importo supera il 5% del Patrimonio di Vigilanza consolidato. Si evidenzia che, come previsto dalla Circolare 263, qualsiasi operazione anche ordinaria che superi il limite sopra menzionato viene identificata come di maggiore rilevanza. In caso di più transazioni con lo stesso soggetto collegato, che costituiscono parte di un'unica operazione, si considera ai fini del calcolo della predetta soglia il loro prevedibile ammontare cumulativamente considerato Operazioni di minore rilevanza Sono da considerare come operazioni di minore rilevanza, tutte le operazioni con soggetti collegati non rientranti in quelle di maggiore rilevanza e diverse da quelle di importo esiguo (cfr. par ). 1.4 Destinatari della disciplina I destinatari della presente Procedura sono gli organi sociali della Banca, nonché degli eventuali intermediari vigilati facenti parte del gruppo bancario, il Comitato Parti Correlate e tutte le strutture interne interessate della Banca, in applicazione dei ruoli e delle responsabilità loro attribuiti dalle normative esterne ed interne vigenti. 2 Per le banche è il rapporto tra il controvalore dell operazione e il patrimonio di vigilanza tratto dal più recente stato patrimoniale pubblicato (consolidato, se redatto). Se le condizioni economiche dell operazione sono determinate, il controvalore dell operazione è: i. per le componenti in contanti, l ammontare pagato alla/dalla controparte contrattuale; ii. per le componenti costituite da strumenti finanziari, il fair value determinato, alla data dell operazione, in conformità ai principi contabili internazionali adottati con Regolamento (CE) n.1606/2002; iii. per le operazioni di finanziamento o di concessione di garanzie, l importo massimo erogabile. Se le condizioni economiche dell operazione dipendono in tutto o in parte da grandezze non ancora note, il controvalore dell operazione è il valore massimo ricevibile o pagabile ai sensi dell accordo. 3 E il rapporto tra il totale attivo dell entità oggetto dell operazione e il totale attivo della società. Pagina 13 di 32

14 2 LIMITI ALLE ATTIVITA DI RISCHIO 2.1 Limiti prudenziali Limiti consolidati L assunzione di attività di rischio nei confronti dei soggetti collegati deve essere contenuta entro i limiti riferiti al patrimonio di vigilanza consolidato. Esponenti Aziendali 5% Partecipanti di controllo o in grado di esercitare un influenza notevole Altri partecipanti e soggetti diversi dai partecipanti Soggetti sottoposti a controllo o influenza notevole Parti correlate non finanziarie 5% 7,50% 15% Altre parti correlate 7,50% 10% 20% Limiti individuali Nel rispetto dei limiti consolidati, la Banca può assumere attività di rischio nei confronti di un medesimo insieme di soggetti collegati indipendentemente dalla natura finanziaria o non finanziaria della parte correlata entro il limite del 20 % del patrimonio di vigilanza individuale. Per il calcolo del limite individuale, la Banca considera le proprie attività di rischio verso l insieme dei soggetti collegati individuato a livello di Gruppo. Esponenti aziendali Partecipanti di controllo o in grado di esercitare un influenza notevole 20% Altri partecipanti e soggetti diversi dai partecipanti Soggetti sottoposti a controllo o influenza notevole Per il calcolo del limite individuale la Banca considera le proprie attività di rischio verso l insieme dei soggetti collegati individuato a livello di gruppo. Pagina 14 di 32

15 2.2 Modalità di calcolo Ai fini del calcolo dei limiti prudenziali, le attività di rischio sono ponderate secondo fattori che tengono conto della rischiosità connessa alla natura della controparte e delle eventuali forme di protezione del credito. Si applicano i fattori di ponderazione e le condizioni di ammissibilità delle tecniche di attenuazione del rischio stabiliti nell ambito della disciplina sulla concentrazione dei rischi. Si precisa che, in base a tale disciplina, le garanzie personali e finanziarie (nei limiti e alle condizioni in cui sono ammesse) consentono di applicare il principio di sostituzione, ossia di imputare l esposizione al fornitore di protezione, anziché al debitore principale collegato; ovviamente, perché tale principio possa produrre l effetto di ridurre l esposizione verso un determinato insieme di soggetti collegati (parte correlata e soggetti ad essa connessi), occorre che il fornitore di protezione non sia direttamente o indirettamente riconducibile al novero dei soggetti collegati in questione. Nelle attività di rischio, non sono incluse le partecipazioni e le altre attività dedotte dal patrimonio di vigilanza. Le esposizioni temporanee connesse alla prestazione di servizi di trasferimento fondi e di compensazione, regolamento e custodia di strumenti finanziari, nei casi e alle condizioni previsti dalla disciplina della concentrazione dei rischi, non sono incluse nei limiti prudenziali. Nel caso in cui tra il gruppo bancario e una parte correlata intercorra una pluralità di rapporti comportanti l applicazione di limiti prudenziali diversi, si applica il limite inferiore. Sono escluse dai limiti consolidati, le attività di rischio connesse con operazioni tra le società del gruppo bancario. Ai fini del calcolo dei predetti limiti, la Banca tiene comunque evidenza dell ammontare complessivo annuo delle operazioni di importo esiguo /ordinarie compiute in regime di esenzione. 2.3 Casi di superamento Il rispetto dei limiti prudenziali alle attività di rischio verso soggetti collegati è assicurato in via continuativa. Qualora, per cause indipendenti da volontà o colpa della Banca, uno o più limiti siano superati, le attività di rischio devono essere ricondotte nei limiti nel più breve tempo possibile. Pagina 15 di 32

16 A tal fine, la Banca predispone, entro 45 giorni dal superamento di tale limite, un piano di rientro, approvato dal Consiglio di Amministrazione, su proposta del Comitato Esecutivo, sentito il Collegio Sindacale. Il piano di rientro è trasmesso alla Banca d Italia entro 20 giorni dall approvazione, unitamente ai verbali recanti le deliberazioni degli organi aziendali. La Banca valuta i rischi connessi con l operatività verso soggetti collegati (di natura legale, reputazionale o di conflitto d interesse) se rilevanti per l operatività aziendale, nell ambito del processo interno di valutazione dell adeguatezza patrimoniale (ICAAP), ai sensi di quanto previsto dal Titolo III, Capitolo 1 della Circolare 263. In particolare, nei casi di superamento dei limiti prudenziali per i motivi sopra indicati, ad integrazione delle iniziative previste nel piano di rientro, tiene conto delle eccedenze nel processo di determinazione del capitale interno complessivo. Nel piano di rientro, verranno indicati: i soggetti collegati, la natura della correlazione e, ove conosciute, la natura e la portata degli interessi di tali soggetti nell operazione; i rischi connessi ai potenziali conflitti di interesse derivanti dall operazione; le caratteristiche, modalità, termini e condizioni dell operazione; le motivazioni economiche e la convenienza per la società dell operazione; la modalità di determinazione del corrispettivo dell operazione, nonché le valutazioni circa la sua congruità rispetto ai valori di mercato di operazioni similari; le eventuali dichiarazioni secondo cui le condizioni economiche dell operazione sarebbero equivalenti a quelle di mercato o standard, adeguatamente motivandole attraverso oggettivi elementi di riscontro; gli indici di rilevanza applicati all operazione; il superamento, o meno, della soglia di maggiore rilevanza ritenuta significativa in relazione alla tipologia di appartenenza dell operazione. Pagina 16 di 32

17 3 PROCEDURE DELIBERATIVE 3.1 Premessa e criteri generali Fermo restando il pieno rispetto delle disposizioni normative, la Capogruppo ha identificato apposite regole procedurali, declinate, con maggiore dettaglio, in apposita procedura operativa interna. Al fine di preservare l integrità dei processi decisionali, viene attribuito un ruolo rilevante al Comitato Parti Correlate, coinvolto sia nella fase pre deliberativa che in sede di delibera, tramite l espressione di un parere motivato. Alla stessa stregua viene valorizzato il ruolo del Collegio Sindacale. Viene posta in essere una differente procedura nel caso di compimento di operazioni di minore rilevanza e di maggiore rilevanza. (cfr. par. 3.2). 3.2 Procedure per il compimento di operazioni con soggetti collegati Fase pre deliberativa Operazioni di minore rilevanza La fase di pre delibera è preceduta da una fase di interim, che comporta la rilevazione dei soggetti collegati, nonché l analisi delle operazioni con soggetti collegati, presidiate e monitorate dalle procedure informatiche. Al fine di garantire al Comitato Parti Correlate un approfondita conoscenza delle operazioni con soggetti collegati, vengono definiti nella procedura operativa interna i documenti a corredo dell operazione, nonché il contenuto dei flussi informativi minimi da rendere con tempestività al Comitato. Tale organo fornisce al Consiglio di Amministrazione un parere preventivo e motivato sull interesse della Banca al compimento dell operazione, nonché sulla convenienza e sulla correttezza sostanziale delle relative condizioni e, a sua discrezione, può avvalersi della consulenza di un esperto indipendente di fiducia Operazioni di maggiore rilevanza In caso di operazioni di maggiore rilevanza in aggiunta a quanto previsto per le operazioni di minore rilevanza di cui al precedente paragrafo la disciplina prevede che il Comitato Parti Correlate sia coinvolto anche nella fase delle trattative e in quella dell istruttoria, almeno attraverso la ricezione di un flusso informativo completo e tempestivo, riconoscendo allo stesso la facoltà di richiedere informazioni e di formulare Pagina 17 di 32

18 osservazioni agli organi delegati e ai soggetti incaricati della conduzione delle trattative o dell istruttoria Fase deliberativa Le deliberazioni delle operazioni oggetto della presente Procedura sono di norma riservate alla competenza esclusiva del Consiglio di Amministrazione, fatti salvi i casi di esenzione espressamente previsti dalla presente Procedura o dallo Statuto. Sono, parimenti, di competenza esclusiva del Consiglio di Amministrazione le deliberazioni in merito alle proposte, formulate da parte delle funzioni competenti, di perdite, passaggi a perdita, passaggi a sofferenza, accordi transattivi giudiziali o extragiudiziali, relativi alle operazioni concluse con soggetti collegati Operazioni di minore rilevanza Per procedere con la deliberazione di operazioni di minore rilevanza con soggetti collegati, occorre che: i. il Comitato Parti Correlate fornisca al Consiglio di Amministrazione un parere preventivo e motivato sull interesse della società al compimento dell operazione, nonché sulla convenienza e sulla correttezza sostanziale delle relative condizioni. In caso di parere negativo, la delibera del Consiglio deve fornire analitica motivazione delle ragioni per cui essa viene comunque assunta e puntuale riscontro alle osservazioni formulate dal Comitato; ii. la delibera consiliare fornisca adeguata motivazione in ordine all'opportunità e convenienza economica a eseguire l'operazione, nonché alle ragioni di eventuali scostamenti, in termini di condizioni economico contrattuali e di altri profili caratteristici dell'operazione, rispetto a quelli standard o di mercato Operazioni di maggiore rilevanza Per procedere con la deliberazione di operazioni di maggiore rilevanza con soggetti collegati, occorre che: i. il Comitato Parti Correlate fornisca al Consiglio di Amministrazione un parere preventivo e motivato sull interesse della società al compimento dell operazione, nonché sulla convenienza e sulla correttezza sostanziale delle relative condizioni. In caso di parere negativo del Comitato, l operazione deve essere sottoposta al parere preventivo del Collegio Sindacale con le stesse modalità utilizzate per il Comitato Parti Correlate. In caso di parere negativo del Collegio, la delibera del Consiglio deve fornire analitica motivazione delle ragioni per cui essa viene comunque assunta e puntuale riscontro alle osservazioni formulate; Pagina 18 di 32

19 ii. la delibera consiliare fornisca adeguata motivazione in ordine all'opportunità e convenienza economica a eseguire l'operazione, nonché alle ragioni di eventuali scostamenti, in termini di condizioni economico contrattuali e di altri profili caratteristici dell'operazione, rispetto a quelli standard o di mercato. Le operazioni, sulle quali il Comitato Parti Correlate ed il Collegio Sindacale abbiano espresso parere negativo o formulato rilievi, sono portate, almeno annualmente, a conoscenza dell assemblea dei soci Operazioni di competenza dell Assemblea Se la competenza a deliberare operazioni con soggetti collegati è rimessa, per legge o per statuto, all assemblea, le regole previste nei paragrafi precedenti si applicano alla fase della proposta che l organo amministrativo presenta all Assemblea. In caso di parere negativo espresso dal Comitato Parti Correlate non si rende necessario anche il preventivo parere del Collegio Sindacale Obbligazioni degli esponenti bancari art. 136 D. Lgs. 385/1993 In caso di operazioni che rientrino anche nell'ambito di applicazione dell'art. 136 del TUB, il Comitato Parti Correlate deve ricevere, con congruo anticipo, una adeguata informativa preventiva sui diversi profili dell'operazione oggetto di delibera. La relativa deliberazione, che deve essere comunque assunta nel rispetto di quanto previsto dall'art. 136 medesimo e deve fornire adeguata motivazione in ordine all'opportunità e convenienza economica dell'operazione per la Banca, nonché alle ragioni di eventuali scostamenti, in termini di condizioni economico contrattuali e di altri profili caratteristici dell'operazione, rispetto a quelli standard o di mercato. Dalla documentazione a corredo della delibera devono risultare elementi idonei a supporto di tale motivazione. In caso di operazioni di maggiore rilevanza, il Comitato Parti Correlate deve essere coinvolto anche nella fase delle trattative e in quella dell istruttoria, almeno attraverso la ricezione di un flusso informativo completo e tempestivo e con la facoltà di richiedere informazioni e di formulare osservazioni agli organi delegati e ai soggetti incaricati della conduzione delle trattative o dell istruttoria Delibere quadro Categorie di operazioni omogenee e sufficientemente determinate possono essere concluse con specifiche categorie di soggetti collegati sulla base di delibere quadro approvate dal Consiglio di Amministrazione, secondo regole conformi alle disposizioni dei precedenti paragrafi. Pagina 19 di 32

20 Ai fini della distinzione tra le procedure applicabili per le operazioni di maggiore o minore rilevanza, occorre tenere conto del massimo ammontare prevedibile delle operazioni oggetto di delibera, cumulativamente considerate. Le singole operazioni compiute a valere su tali delibere quadro non sono assoggettate alle regole previste nei paragrafi precedenti. Le delibere quadro non possono coprire un periodo superiore ad un anno. Esse riportano tutti gli elementi informativi prevedibili delle operazioni cui fanno riferimento. Sull'attuazione delle delibere quadro deve essere data completa informativa, almeno trimestrale, al Consiglio di Amministrazione. Ove un'operazione, seppur inizialmente riconducibile ad una delibera quadro, non rispetti i requisiti di specificità, omogeneità e determinatezza alla base della delibera stessa, non può essere compiuta in esecuzione di quest'ultima; a tale operazione si applicano pertanto le regole stabilite in via generale per ciascuna operazione con soggetti collegati Riepilogo flussi informativi Di seguito, si riepilogano i flussi informativi verso gli organi societari della Banca: a. il Comitato Parti Correlate fornisce al Consiglio di Amministrazione un parere preventivo e motivato sull interesse della società al compimento delle operazioni con soggetti collegati, nonché sulla convenienza e sulla correttezza sostanziale delle relative condizioni; b. in caso di parere negativo del Comitato Parti Correlate, l operazione viene sottoposta al preventivo parere del Collegio Sindacale; c. in caso di parere negativo del Comitato Parti Correlate e del Collegio Sindacale, le operazioni sono portate, almeno annualmente, a conoscenza dell assemblea dei soci; d. almeno ogni trimestre, viene fornita una completa informativa al Consiglio di Amministrazione sull'attuazione delle delibere quadro; e. viene resa una tempestiva informativa al Direttore Generale in merito all approssimarsi del superamento delle soglie di rilevanza per quelle operazioni, aventi caratteristiche omogenee o realizzate in esecuzione di un disegno unitario (cumulo delle operazioni), concluse nel corso del medesimo esercizio con la stessa parte correlata, o con soggetti ad essa connessi; f. ai fini di eventuali interventi correttivi, idonei flussi informativi, almeno di tipo aggregato, vengono forniti, con frequenza almeno annuale, al Comitato Parti Correlate per consentire un adeguato monitoraggio sulle operazioni ordinarie. Pagina 20 di 32

21 3.3 Esenzioni e deroghe Ai fini della presente Procedura, non si considerano operazioni con soggetti collegati: le operazioni ordinarie che siano concluse a condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard; quelle effettuate tra le componenti del Gruppo Bancario, quando tra esse intercorre un rapporto di controllo totalitario, anche congiunto; i compensi corrisposti agli esponenti aziendali, se conformi alle disposizioni di vigilanza in materia di sistemi di incentivazione e remunerazione delle banche; le operazioni di trasferimento infragruppo di fondi o di collateral poste in essere nell ambito del sistema di gestione del rischio di liquidità a livello consolidato; le operazioni da realizzare sulla base di istruzioni impartite da una Autorità di Vigilanza, ovvero dalla Capogruppo per l'esecuzione delle medesime nell'interesse della stabilità del Gruppo. Ai fini del calcolo dei predetti limiti, la Banca tiene comunque evidenza dell ammontare complessivo annuo delle operazioni di importo esiguo /ordinarie compiute in regime di esenzione Operazioni di importo esiguo La presente Procedura non si applica alle operazioni di importo esiguo, ovvero a quelle operazioni che non comportano alcun apprezzabile rischio per la tutela degli investitori, pur essendo concluse con un soggetto collegato. In un ottica prudenziale, tenuto conto delle dimensioni dell attuale patrimonio di vigilanza consolidato, si considerano di importo esiguo le operazione, singolarmente considerate, il cui controvalore non superi i euro Operazioni ordinarie Nel caso di operazioni ordinarie, che rientrano nell ordinario esercizio dell attività operativa 4 o dell attività finanziaria a questa connessa, occorre che: a) la delibera contenga elementi che comprovino il carattere ordinario dell operazione; b) vi siano flussi informativi, almeno di tipo aggregato, idonei a consentire, con frequenza almeno annuale, un adeguato monitoraggio su queste operazioni, anche da parte del Comitato Parti Correlate, ai fini di eventuali interventi 4 Sono considerate operative : a) le principali attività generatrici di ricavi; b) le attività di gestione non classificabili come d investimento o finanziarie. Pagina 21 di 32

22 correttivi. La valutazione dell ordinarietà delle operazioni è condotta sulla base dei seguenti elementi: i. l oggetto dell operazione: sono operazioni ordinarie quelle che rientrano tra quelle tipiche del business aziendale attività operativa e attività finanziaria a questa connessa ovvero non ricadono tra le attività di investimento o finanziarie; ii. la ricorrenza del tipo di operazione nell ambito dell attività della società: sono operazioni ordinarie quelle di cui sia accertata l effettiva ricorrenza (intesa come frequenza di esecuzione); iii. la dimensione dell operazione: sono operazioni ordinarie quelle che non hanno dimensioni significativamente superiori a quelle che solitamente caratterizzano analoghe operazioni effettuate dalla Banca, tenuto conto del sistema delle deleghe di potere internamente stabilite; iv. la natura della controparte: sono operazioni ordinarie quelle le cui caratteristiche risultino coerenti con la natura della controparte (nel caso del credito, ad esempio, se lo scopo del finanziamento richiesto dal cliente è coerente rispetto alle caratteristiche dell attività da questi esercitata); v. i termini e le condizioni contrattuali, anche con riguardo alle caratteristiche del corrispettivo: sono operazioni ordinarie quelle le cui condizioni applicate sono in linea con quelle normalmente applicate alla clientela, tenuto conto del sistema interno delle deroghe. Al fine di determinare se un operazione è conclusa o meno a condizioni standard o di mercato, sono considerati: - le condizioni normalmente praticate alla clientela 5 ; - lo sconto eventualmente applicato su richiesta della clientela. Nei casi in cui, a fronte di una richiesta di riduzione delle condizioni economiche di riferimento da parte della clientela, la Banca è disposta a negoziare, è valutata l entità della variazione proposta. Non sono in nessun caso qualificabili come operazioni ordinarie le operazioni di maggiore rilevanza. Le operazioni qualificate come ordinarie e a condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard, sono registrate all interno del sistema informativo aziendale con l obiettivo di gestire gli obblighi di trasparenza (anche relativi alla normativa contabile), nonché di monitorare e individuare eventuali casi di elusione. 5 La valutazione delle condizioni dell operazione prevede, in considerazione dell oggetto, il controllo dei seguenti parametri di riferimento: - tassi di interesse / condizioni praticati a soggetti non correlati ovvero tassi di interesse/ condizioni di settore (dove rilevabili); - pareri/ perizie di soggetti terzi; - applicazione delle regole contabili in materia di gerarchia del fair value ; - più in generale, condizioni usualmente praticate nei confronti di parti non correlate per operazioni di corrispondente natura, entità e rischio. Pagina 22 di 32

23 3.3.3 Operazioni urgenti Lo statuto sociale prevede che il Comitato Esecutivo possa assumere qualsiasi decisione, anche eccedente i limiti della delega ricevuta, con l obbligo di portare a conoscenza del Consiglio le relative deliberazioni nella sua prima riunione utile. Pagina 23 di 32

24 4 CONTROLLI 4.1 Controlli interni e responsabilità degli organi aziendali Gli assetti organizzativi e il sistema dei controlli interni della Banca assicurano il rispetto costante dei limiti prudenziali e delle procedure deliberative stabilite dalla presente procedura. Essi perseguono altresì l obiettivo, conforme a sana e prudente gestione, di prevenire e gestire correttamente i potenziali conflitti di interesse inerenti a ogni rapporto intercorrente con soggetti collegati. Le soluzioni adottate devono essere adeguate alle caratteristiche ed alle strategie della Banca, nel rispetto del principio di proporzionalità, e risultare efficaci rispetto alle finalità di osservanza della disciplina e di prevenzione e gestione dei conflitti di interesse. A tal fine, la Banca approva e rivede, con cadenza almeno triennale, le politiche interne in materia di controlli sulle attività di rischio e sui conflitti di interesse nei confronti dei soggetti collegati. Le relative deliberazioni sono adottate nei modi previsti dalla presente procedura. I documenti recanti le politiche dei controlli interni sono comunicati all Assemblea dei soci e tenuti a disposizione per eventuali richieste della Banca d Italia. I compiti attribuiti alle funzioni di controllo aziendali dalla Circolare 263 Titolo V, Capitolo 5 in merito al processo di gestione del conflitto di interessi e delle attività di rischio con soggetti collegati, sono in linea con i compiti istituzionali del Risk Management, della Compliance e dell Internal Auditing. Pagina 24 di 32

25 5 COMUNICAZIONI E INTERVENTI 5.1 Segnalazioni di vigilanza Le attività di rischio verso soggetti collegati sono segnalate alla Banca d Italia con la periodicità e il livello di dettaglio previsti dalla relativa disciplina segnaletica prudenziale. 5.2 Censimento dei soggetti collegati L elenco dei soggetti collegati è redatto e aggiornato con periodicità giornaliera, mediante l ausilio di apposita procedura informatica, dall Ufficio Affari Generali della Banca (coadiuvato dall Ufficio Istruttoria ed, in particolare, dall unità specialistica Supporto Analisi Creditizia, in relazione a quanto previsto dalla Circolare Serie Tecnica 3317 del 3 marzo 2011). L Ufficio Affari Generali cura, attraverso appositi questionari, la raccolta delle dichiarazione dei soggetti interessati, i quali sono responsabili in via esclusiva dei tempi e dei contenuti delle stesse. Il Consiglio di Amministrazione, in occasione dell aggiornamento dell elenco dei soggetti collegati, valuta l opportunità di assoggettare alla presente Procedura altre figure o altre categorie di soggetti, diversi o ulteriori rispetto a quelli sopra elencati, in considerazione dell assetto proprietario della Banca, di eventuali vincoli contrattuali ex art. 2359, comma 1 n. 3, c. c., delle normative di settore e dei vincoli contrattuali o statutari con cui si può realizzare la direzione e coordinamento ex art septies c. c. e/o in ottemperanza alle disposizioni di Banca d Italia, che prevedono tra le altre parti correlate anche un novero più ampio di dipendenti e collaboratori aziendali, il cui perimetro minimo, al momento della emanazione della presente Procedura, prevede il personale rilevante come identificato ai sensi della Policy sulle politiche e prassi di remunerazione e incentivazione. La Banca di Credito Popolare include nel perimetro dei soggetti collegati e, in quanto ricomprese tra personale rilevante, le seguenti figure: il Direttore Generale, i Vice Direttori Generali, il Responsabile della Direzione Risorse, il Responsabile della Direzione Crediti, il Responsabile della Direzione Finanziaria, il Responsabile della Direzione Reti di Vendita, il Responsabile della Direzione Contabile Amministrativa, il Responsabile della funzione di Compliance, il Responsabile del Servizio Internal Auditing, il Responsabile del Risk Management, Pagina 25 di 32

26 il Responsabile della funzione Audit Servizi di Investimento. Si specifica che la definizione del perimetro dei soggetti collegati è redatta a livello di gruppo bancario, pertanto, qualora un soggetto risulti rilevante per una qualunque delle società del gruppo, sarà rilevante per tutte le società del gruppo. Pagina 26 di 32

27 ALLEGATO POLITICHE INTERNE IN MATERIA DI CONTROLLI SULLE ATTIVITÀ DI RISCHIO E SUI CONFLITTI DI INTERESSE NEI CONFRONTI DEI SOGGETTI COLLEGATI Premessa Le disposizioni di vigilanza di Banca d Italia in materia di attività di rischio e conflitti di interesse nei confronti dei soggetti collegati (Circolare 263/2006, Titolo V, cap. 5 aggiornamento n. 9), emanate in attuazione dell art. 53, comma 4, del D. Lgs. 385/93 (TUB) ed in conformità della delibera CICR n. 277 del 29 luglio 2008, prevedono che le banche adottino specifiche politiche interne in materia di controlli sulle attività di rischio e conflitti di interesse nei confronti di tutti i soggetti rientranti nel perimetro dei soggetti collegati, al fine di assicurare il rispetto costante dei limiti prudenziali e delle procedure deliberative stabiliti dalla disciplina emanata in materia con lo scopo precipuo di presidiare il rischio derivante dalla vicinanza di taluni soggetti ai centri decisionali delle Banca, condizione che potrebbe compromettere l oggettività e l imparzialità delle decisioni relative alla concessione di finanziamenti e ad altre transazioni nei loro confronti, con possibili distorsioni nel processo di allocazione delle risorse, esposizione della banca a rischi non adeguatamente presidiati e misurati, potenziali danni per depositanti ed azionisti. Il presente documento (di seguito anche Policy ) definisce le politiche interne atte ad assicurare il rispetto costante delle previsioni normative, esterne ed interne, diffuse in materia di attività di rischio e sui conflitti di interesse nei confronti dei soggetti collegati e integra il corpus normativo interno che disciplina la materia, composto dal Regolamento per la gestione delle operazioni con Parti correlate e la Procedura per la gestione delle attività di rischio e di conflitti di interesse nei confronti di soggetti collegati (consultabili direttamente dal sito istituzionale della Banca nell area La Banca > sezione Governance), ai quali si rimanda per le procedure di individuazione, gestione e presidio delle operazioni con i soggetti collegati. Finalità Le presenti politiche, che interessano e si applicano anche alle società del gruppo, intendono: individuare i settori di attività e le tipologie di rapporti in relazioni ai quali possono determinarsi conflitti di interesse, anche diverse da quelle comportanti direttamente assunzione di rischi; stabilire specifici livelli di propensione al rischio relativamente alle attività di rischio nei confronti di soggetti collegati; Pagina 27 di 32

28 definire processi di controllo atti a garantire la gestione del rischio verso soggetti collegati; istituire e disciplinare i processi organizzativi atti a: - identificare e censire in modo completo i soggetti collegati; - individuare e quantificare le relative transazioni in ogni fase del rapporto, - garantire la corretta misurazione e gestione dei rischi assunti verso soggetti collegati; - verificare il corretto disegno dei processi organizzativi e l effettiva applicazione negli stessi delle politiche adottate; adottare idonei sistemi informativi finalizzati al censimento dei soggetti collegati di gruppo ed alla quantificazione delle transazioni con i suddetti soggetti in ogni fase del rapporto. Individuazione dei settori di attività e della tipologia dei rapporti di natura economica in relazione ai quali possono determinarsi conflitti d interesse La Banca individua i settori di attività e le tipologie di rapporti di natura economica in relazione ai quali possono determinarsi conflitti di interesse. Qualunque operazione posta in essere dalla banca o dalle società del gruppo nei confronti di soggetti collegati viene considerata come effettuata in conflitto di interessi. Al riguardo, rilevano a mero titolo esemplificativo e non esaustivo i conflitti di interesse inerenti: le operazioni rientranti nell attività bancaria tipica: attività bancaria di raccolta e impiego, nonché attività finanziaria, ai sensi dell art. 10 del TUB e relativi servizi accessori; prestazione di servizi di investimento ai sensi dell art. 1 comma 5 del TUF e relativi servizi accessori; passaggi a perdite, passaggi a sofferenza, accordi transattivi giudiziali o extragiudiziali; contratti/accordi intese di natura commerciale, convenzioni per la distribuzione di prodotti e servizi, altri accordi. le operazioni non rientranti nell attività tipica: assunzioni di personale; compravendita di beni mobili e fornitura di servizi; compravendita di beni immobili; locazioni di beni immobili; omaggistica, liberalità, contributi vari; Pagina 28 di 32