Deliberazione del Consiglio di Amministrazione

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1 Autorita di Ambito Territoriale Ottimale del Servizio Idrico Integrato MARCHE SUD ASCOLI PICENO Viale Indipendenza n Ascoli Piceno Deliberazione del Consiglio di Amministrazione DELI BERA N. 2 3 Del 1 3 aprile OGGETTO: Art. 5 DPCM Regole tecniche per il protocollo inform atico Approvazione del m anuale di gestione docum entale. L anno duem ilasedici, il giorno tredici del m ese di aprile, alle ore 16: 30, nella Sala Riunioni dell Autorità di Am bito Territoriale Ottim ale, sita in Viale I ndipendenza n. 42, convocato nei modi di legge, si è riunito il Consiglio di Amm inistrazione dell AATO n.5, nelle persone dei signori: N. ord Cognom e e Nom e Presenti Assenti 1 St racci St efano Presidente X 2 Crisanti Antonio V. Presidente X 3 Apera Giuseppe Consigliere X 4 Carboni Gabriele X 5 Ciaffaroni Dom enico X 6 Gregori Leopoldo X 7 Fioravanti Giam piero X 8 Marconi Luigi X 9 Nunzi Sergio X 10 Perla Angelo X 11 Sebastiani Pietro X Totali 7 4 Presiede il Presidente Stefano Stracci. Assiste, in veste di segretario verbalizzante, la Dott.ssa Serafina Cam astra; Il Presidente, accertato che il numero dei presenti è legale, in conformità a quanto previsto dallo Statuto, dichiara aperta la seduta e pone in discussione la proposta di deliberazione indicata in oggetto: 1

2 Proposta di Deliberazione per il Consiglio di Am m inistrazione OGGETTO: Art. 5 DPCM Regole tecniche per il protocollo inform atico Approvazione del m anuale di gestione docum entale. I L DI RETTORE GENERALE Visto il DPR 28/12/2000, n. 445 recante Testo unico delle disposizioni legislative e regolam entari in m ateria di documentazione am ministrativa e, in particolare, il terzo comma dell art. 50 che prevede l obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di provvedere a realizzare ed a revisionare sistemi informatici ed autom atizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedim enti amm inistrativi in conform ità alle disposizioni contenute nello stesso Testo unico ed alle disposizioni di legge sulla riservatezza dei dati personali, nonché dell art. 15 della Legge 15/3/97, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione; Visto il DPCM 14/ 10/ 2003 pubblicato sulla G.U. del 25/ 10/ 2003, concernente l Approvazione delle Linee guida per l adozione del Protocollo inform atico e per il trattamento inform atico dei procedim enti am ministrativi ; Visto il DPCM 03/12/2013 ad oggetto Regole Tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 bis, 41, 47, 57 bis e 71 del Codice dell Am ministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, con particolare riguardo all art. 5, il quale prevede che le Pubbliche Amm inistrazioni redigano un Manuale per la Gestione del protocollo inform atico, dei flussi docum entali e dell archivio e che questo m anuale deve essere considerato com e un valido strumento di lavoro per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi, in quanto descrive tutte le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo inform atico; Vito il Codice dell Am ministrazione Digitale D. Lgs. N. 82/ 2005 e ss.mm.ii.; Visto il DPCM 13/11/2014 avente ad oggetto Regole tecniche in materia di formazione, trasm issione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione tem porale dei documenti informatici nonché di form azione e conservazione dei docum enti informatici delle Pubbliche Am ministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, com m a 1, 41 e 71 del Codice dell Amm inistrazione Digitale di cui al D. Lgs. n. 82/2005 ; Rilevazione che, ai sensi delle norm e sopracitate, le Pubbliche Am ministrazioni devono: a) adottare il Protocollo inform atico per la registrazione dei dati e dei docum enti; b) form are e conservare i docum enti inform atici; c) realizzare la sottoscrizione elettronica dei docum enti informatici; d) gestire in form a inform atica il sistem a ed i flussi docum entali; e) individuare le Aree Organizzative Om ogenee (AOO) per la gestione del Protocollo informatico e dei flussi documentali e i relativi Uffici di riferim ento; f) nominare il Responsabile delle attività relative alla tenuta del Protocollo inform atico, della gestione dei flussi docum entali; g) adottare il Manuale di gestione di gestione dei documenti previsto delle Regole tecniche di cui al DPCM 31/10/2000 e DPCM 03/12/2013, che descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni necessarie al corretto funzionam ento del Protocollo inform atico; h) realizzare la sicurezza dei dati, dei documenti e delle tecnologie sulla base delle disposizioni del Codice in materia di dati personali (D. Lgs. 30/6/ 2003, n. 196); Preso atto che il Manuale di gestione documentale nel recepire le norm e in m ateria di formazione, gestione, archiviazione, conservazione dei docum enti inform atici dell AATO n. 5 Marche Sud, fornisce le istruzioni per il corretto funzionam ento del servizio, com prendendo, 2

3 tra l altro, tutte le indicazioni per l utilizzo dei documenti informatici (form azione, autenticazione, protocollazione, trasm issione, conservazione, sicurezza), la descrizione dei flussi di lavorazione dei documenti, la descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico, i criteri e le m odalità per le abilitazioni all accesso; Visto l allegato Manuale di gestione docum entale, del protocollo inform atico della gestione dei flussi docum entali e degli archivi ai sensi del DPCM 3/12/ 2013 (in breve Manuale di gestione docum entale ), predisposto dalla ditta Halley Informatica srl con il coordinam ento degli uffici dell AATO 5, corredato dai seguenti allegati: 1 Area Organizzativa Om ogenea dell ATO 5 Marche Sud; 2- Abilitazioni all utilizzo delle funzionalità del Sistem a di Gestione Informatica dei Docum ent i; 3- Descrizione delle funzionalità del Sistem a di Gestione I nformatica dei Docum enti; 4- Piano di sicurezza relativo alla form azione, alla gestione, alla trasmissione, all interscam bio, all accesso, alla conservazione dei docum enti inform atici; 5- Form ati elettronici adottati dall ATO 5 Marche Sud; 6- Titolario di classificazione e piano di conservazione dell archivio; 7- Docum enti soggetti a registrazione particolare da parte dell ATO 5 Marche Sud; 8- Scheda riassuntivo dei flussi docum entali informatici dell ATO 5 Marche Sud; Tenuto conto che il testo del Manuale allegato alla presente deliberazione fa riferimento alla situazione attuale e che pertanto i docum enti dovranno e potranno essere periodicam ente aggiornati e rivisti in occasione di m odifiche norm ative o di acquisizione di nuove tecnologie o, com unque, ogni qualvolta si renda necessario alla corretta gestione docum entale; Ritenuto opportuno procedere all approvazione del Manuale di gestione docum entale e dei suoi allegati, il tutto facente parte integrante e sostanziale del presente atto; Richiamato il Decreto del Presidente n. 3/2015 del ad oggetto Nomina del Responsabile gestione documentale e del vicario facente funzioni con il quale è stato nom inato Responsabile della conservazione di questa Autorità il Direttore Generale, Dott. Ing. Antonino Colapinto, a cui sono demandate le competenze e gli adempimenti previsti dalle Regole tecniche per il protocollo e per la conservazione docum entale; Dato atto altresì che con il suindicato atto è stato nominato quale Responsabile Vicario della gestione docum entale e della conservazione la sig.ra I betti Saura; Visto il T.U.E.L.; Visto il vigente Statuto dell Autorità di Am bito; Di deliberare nel seguente m odo: P R O P O N E 1. Di fare proprio tutto quanto in premessa indicato che qui si ritiene integralmente richiamato; 2. Di approvare il Manuale di gestione docum entale, del protocollo inform atico della gestione dei flussi docum entali e degli archivi ai sensi del DPCM 3/12/2013 (in breve Manuale di gestione docum entale ) predisposto dalla ditta Halley I nformatica srl con il coordinam ento degli uffici dell AATO 5, corredato dai seguenti allegati, il tutto facente parte integrante e sostanziale del presente atto: 1 Area Organizzativa Om ogenea dell ATO 5 Marche Sud; 2- Abilitazioni all utilizzo delle funzionalità del Sistem a di Gestione Inform atica dei Docum ent i; 3- Descrizione delle funzionalità del Sistem a di Gestione I nformatica dei Docum enti; 4- Piano di sicurezza relativo alla formazione, alla gestione, alla trasm issione, all interscam bio, all accesso, alla conservazione dei docum enti inform atici; 5- Form ati elettronici adottati dall ATO 5 Marche Sud; 6- Titolario di classificazione e piano di conservazione dell archivio; 7- Docum enti soggetti a registrazione particolare da parte dell ATO 5 Marche Sud; 8- Scheda riassuntivo dei flussi docum entali informatici dell ATO 5 Marche Sud; 3

4 3. Di adottare conseguent emente lo stesso quale Manuale di gestione docum ent ale dell AATO n.5 Marche Sud Ascoli Piceno; 4. Di prendere atto che il Manuale di Gestione è lo strumento di lavoro necessario alla corretta tenuta del protocollo ed alla precisa gestione del flusso documentale e dell archivio e che pertanto i documenti dovranno e potranno essere periodicamente aggiornati e rivisti in occasione di m odifiche normative o di acquisizione di nuove tecnologie o, comunque, ogni qualvolta si renda necessario alla corretta gestione docum ent ale; 5. Di provvedere alla pubblicazione perm anente del presente m anuale nel sito web istituzionale e nella sezione Am ministrazione Trasparente, ai sensi del D. Lgs. n. 33/ 2013 e ss.m m.ii.; Di dichiarare, con separata votazione unanime, la presente deliberazione immediatamente eseguibile, ai sensi e per gli effetti dell art. 134, com ma 4 del TUEL. Data: 08/ 04/ 2016 f.to I l Direttore Generale Antonino Colapinto PARERE DEL DI RETTORE GENERALE Il sottoscritto esprime, ai sensi dell art.49 del TUEL 267/2000, parere favorevole in ordine alla regolarità tecnica relativa alla proposta di deliberazione di cui sopra. Ascoli Piceno, lì 08/ 04/ 2016 f.to I l Direttore Generale Antonino Colapinto 4

5 I l Consiglio di Am m inistrazione Vista la proposta di deliberazione sopra riportata; Sentita l illustrazione del punto all Ordine del Giorno effettuata dal Direttore Generale; Ritenuto di condividere e fare proprio quanto espost o con la suddett a propost a; Richiam ate le disposizioni di legge e norme regolam entari citate nella suddetta proposta; Riconosciuta la propria com petenza in merito; Acquisiti i pareri favorevoli alla richiam ata proposta, espressi ai sensi dell art. 49 del Decreto Legislativo n. 267/2000, relativam ente: alla regolarità tecnica del Direttore Generale; Con votazione che dà il seguente risultato: Unanim e D E L I B E R A Di approvare la proposta di deliberazione sopra descritta e pertanto: 1. Di approvare il Manuale di gestione documentale, del protocollo informatico della gestione dei flussi documentali e degli archivi ai sensi del DPCM 3/12/2013 (in breve Manuale di gestione documentale ) predisposto dalla ditta Halley Informatica srl con il coordinam ento degli uffici dell AATO 5, corredato dai seguenti allegati, il tutto facente parte integrante e sostanziale del presente atto: 1 Area Organizzativa Om ogenea dell ATO 5 Marche Sud; 2- Abilitazioni all utilizzo delle funzionalità del Sistem a di Gestione I nform atica dei Docum enti; 3- Descrizione delle funzionalità del Sistem a di Gestione I nform atica dei Docum enti; 4- Piano di sicurezza relativo alla form azione, alla gestione, alla trasm issione, all interscam bio, all accesso, alla conservazione dei documenti inform atici; 5- Form ati elettronici adottati dall ATO 5 Marche Sud; 6- Titolario di classificazione e piano di conservazione dell archivio; 7- Docum enti soggetti a registrazione particolare da parte dell ATO 5 Marche Sud; 8- Scheda riassuntivo dei flussi docum entali informatici dell ATO 5 Marche Sud; 2. Di adottare conseguentem ente lo stesso quale Manuale di gestione docum entale dell AATO n.5 Marche Sud Ascoli Piceno; 3. Di prendere atto che il Manuale di Gestione è lo strumento di lavoro necessario alla corretta tenuta del protocollo ed alla precisa gestione del flusso docum entale e dell archivio e che pertanto i docum enti dovranno e potranno essere periodicamente aggiornati e rivisti in occasione di modifiche normative o di acquisizione di nuove tecnologie o, comunque, ogni qualvolta si renda necessario alla corretta gestione docum ent ale; 4. Di provvedere alla pubblicazione perm anente del presente m anuale nel sito web istituzionale e nella sezione Am m inistrazione Trasparente, ai sensi del D. Lgs. n. 33/ 2013 e ss.m m.ii.; Con successiva votazione che dà il seguente risultato Unanim e, il presente atto è dichiarato im m ediatam ente esecutivo. 5

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7 I L PRESI DENTE I L SEGRETARI O f.to Stefano Stracci f.to Dr.ssa Serafina Camastra CERTI FI CATO DI PUBBLI CAZI ONE I l sottoscritto Segretario Generale incaricato certifica che il presente verbale è affisso all Albo Pretorio di questa Autorità di Am bito Territoriale Ottim ale n. 5 Marche Sud Ascoli Piceno in data odierna per 15 (quindici) giorni consecutivi a norma dell art.1 2 4, del Decreto Legislativo n / (N. del Registro delle Pubblicazioni). Ascoli Piceno Addì I L SEGRETARI O GENERALE I NCARI CATO f.to Dr.ssa Serafina Cam astra I l sottoscritto Segretario Generale, visti gli atti e docum enti d ufficio, ATTESTA che la presente deliberazione, ai sensi del D. Lgs. n / , è divenut a esecutiva in data dopo 10 giorni dalla data di inizio della pubblicazione, (art.134, comm a 3); Addì I L SEGRETARI O GENERALE f.to Dr.ssa Serafina Camastra Per copia conform e all originale, in carta libera ad uso am m inistrativo. Ascoli Piceno, lì I L SEGRETARI O GENERALE Dr.ssa Serafina Cam astra 7

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