METODOLOGIA PER LA VERIFICA DEL RISPETTO DEGLI OBBLIGHI DI PUBBLICAZIONE DEI DATI E DOCUMENTI INDICATI DAL DECRETO LEGISLATIVO N.

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1 METODOLOGIA PER LA VERIFICA DEL RISPETTO DEGLI OBBLIGHI DI PUBBLICAZIONE DEI DATI E DOCUMENTI INDICATI DAL DECRETO LEGISLATIVO N. 33/2013 1

2 Sommario 2 Metodologia Premessa Gli obblighi del D.Lgs n. 33/2013 e le dimensioni della qualità Gli obblighi del programma della trasparenza La verifica del rispetto degli obblighi di pubblicazione

3 Premessa 3 La trasparenza, fortemente promossa nel D.Lgs. 150/2009, ha acquisito una precisa rilevanza sulla base del principio che le attività della Pubblica Amministrazione devono essere rese pubbliche e accessibili ai cittadini. Per favorirla, le informazioni devono circolare in modo efficace sia all'interno, sia all'esterno dell'amministrazione. La trasparenza rappresenta, cioè, il mezzo per consentire la partecipazione e il controllo sull'amministrazione pubblica, attraverso un dialogo che pone gli utenti della PA al centro dell'azione amministrativa; e impone alle Amministrazioni un nuovo modo di approcciare il procedimento amministrativo. La trasparenza contribuisce in particolare a: garantire forme diffuse di controllo sociale nonché assicurare la conoscenza dei servizi resi dall amministrazione, in attuazione dei principi costituzionali di buon andamento ed imparzialità; promuovere la legalità e lo sviluppo della cultura dell'integrità dell'azione amministrativa in funzione preventiva e di contrasto dei fenomeni corruttivi; garantire il miglioramento continuo nell'uso delle risorse e dell'erogazione dei servizi al pubblico in ogni fase del ciclo di gestione della performance; rafforzare il diritto del cittadino ad essere informato in merito al funzionamento e ai risultati dell'organizzazione dell'ente. Il D.Lgs. n.33/20131 ha disciplinato, per alcuni tipi di contenuto, l obbligatorietà della pubblicazione nella sezione Amministrazione Trasparente, dei siti web istituzionali, portando all attenzione regole efficaci di qualità riguardanti la conformità, la completezza, l aggiornamento e l apertura dei formati.

4 Premessa 4 In particolare la norma ha individuato alcuni dati e provvedimenti che rispecchiano in modo significativo le attività di un Ente pubblico le cui modalità di pubblicazione devono rispettare un ordine preciso ed uniforme su tutto il territorio nazionale. Questa modalità di rendere pubblica l'attività dell'amministrazione ha soprattutto il pregio di orientare maggiormente il cittadino nella ricerca delle informazioni di proprio interesse e di poter eventualmente operare delle comparazioni fra Enti similari. Il D.Lgs. n.33/20131 ha disciplinato, per alcuni tipi di contenuto, l obbligatorietà della pubblicazione nella sezione Amministrazione Trasparente, dei siti web istituzionali, portando all attenzione regole efficaci di qualità riguardanti la conformità, la completezza, l aggiornamento e l apertura dei formati. In particolare la norma ha individuato alcuni dati e provvedimenti che rispecchiano in modo significativo le attività di un Ente pubblico le cui modalità di pubblicazione devono rispettare un ordine preciso ed uniforme su tutto il territorio nazionale. Questa modalità di rendere pubblica l'attività dell'amministrazione ha soprattutto il pregio di orientare maggiormente il cittadino nella ricerca delle informazioni di proprio interesse e di poter eventualmente operare delle comparazioni fra Enti similari.

5 Gli obblighi del D.Lgs n. 33/2013 e le dimensioni della qualità 5 Dall'esame del testo del D. Lgs. N. 33/2013 che recita:..."le pubbliche amministrazioni garantiscono la qualità delle informazioni riportate nei siti istituzionali nel rispetto degli obblighi di pubblicazione previsti dalla legge, assicurandone l'integrità, il costante aggiornamento, la completezza, la tempestività, la semplicità di consultazione, la comprensibilità, l'omogeneità, la facile accessibilità, nonché la conformità ai documenti originali in possesso dell'amministrazione"...risulta chiaro come l'intento del legislatore fosse quello di utilizzare il sito istituzionale, attraverso la sezione "Amministrazione Trasparente", come la vetrina informativa delle azioni interne ed esterne di una Pubblica Amministrazione. Infatti, gli obblighi prioritari previsti dal decreto riguardano: l'organizzazione e l'attività delle pubbliche amministrazioni (artt ); l'uso delle risorse pubbliche (artt ) ; le prestazioni offerte e i servizi erogati(artt ). Affinché queste informazioni possano esprimere, fino in fondo, il loro potenziale informativo, i dati devono essere di qualità. La qualità può essere definita come la capacità dei dati singoli e/o aggregati di offrire informazione, e più in dettaglio conoscenza, su entità, fatti o manifestazioni di fatti reali.

6 Gli obblighi del D.Lgs n. 33/2013 e le dimensioni della qualità 6 Per valutare se il dato pubblicato risponde alle esigenze/bisogni dell utenza, attraverso il rapporto tra il livello informativo e di verosimiglianza alla realtà (espresso dal dato) e l aspettativa informativa dell utenza, il Formez ha messo a punto una metodologia di analisi delle seguenti dimensioni della qualità Completezza e Conformità: Accuratezza semantica e sintattica Pervasità organizzativa Aggiornamento e Tempestività: Attualità frequenza Apertura: Formati Licenza Pubblicazione: Consistenza Comprensibilità Standard condivisi e aperti

7 Gli obblighi del D.Lgs n. 33/2013 e le dimensioni della qualità 7 Gli esiti dello studio ricordano che un dato è da ritenersi pubblicato in modo completo se riporta con accuratezza e esattezza tutte le informazioni richieste dalla previsione normativa, senza tralasciare la sintassi e la semantica, e se lo stesso è pubblicato nella corretta sottosezione della sezione "Amministrazione trasparente del sito istituzionale in esecuzione delle indicazioni del D. Lgs. n. 33/2013. Il secondo parametro analizzato dallo studio ci riporta l'attenzione sul fatto che con il termine aggiornamento non si intende solo la modifica del dato, rispetto all attualità dell informazione pubblicata, ma anche la tempistica con la quale l Amministrazione controlla l'attualità delle informazioni pubblicate e provvede a rettificarla e integrarla ai sensi dell'art. 7, comma 3, lett. a), del D.Lgs. 196/2003. Il D.Lgs. 33/2013 ha individuato, infatti, quattro diverse frequenze di aggiornamento: cadenza annuale, per i dati che, per loro natura, non subiscono modifiche frequenti o la cui durata è tipicamente annuale; cadenza semestrale, per i dati che sono suscettibili di modifiche frequenti ma per i quali la norma non richiede espressamente modalità di aggiornamento eccessivamente onerose; cadenza trimestrale, per i dati soggetti a frequenti cambiamenti; aggiornamento tempestivo, per i dati che devono essere pubblicati nell'immediatezza della loro adozione. Stessa tempistica deve essere osservata anche per i relativi aggiornamenti. Per quanto riguarda il criterio dell'apertura dei dati, lo studio del Formez pone l'accento su quanto specificamente previsto in materia dal comma 35 dell'articolo unico della legge 190/2012 e sulla capacità dell informazione di essere liberamente accessibile, riutilizzabile, ridistribuibile e riproducibile da chiunque, la cui restrizione di copyright eventualmente si limita all obbligo di citarne la fonte e di condividerla con lo stesso tipo di licenza con cui è stata originariamente rilasciata. L'apertura del dato e la pubblicazione dei dati contenenti informazioni di carattere personale, tuttavia, trovano il loro limite nelle norme a tutela della privacy e delle linee guida emanate in materia dal Garante.

8 Gli obblighi del programma trasparenza 8 Fin dal 2012 il Comune di Tempio Pausania ha adottato il proprio programma della trasparenza dove sono state individuate le principali azioni per garantire l'accesso alle informazioni organizzative e decisionali dell'amministrazione nell'interesse della comunità. Con l'aggiornamento del programma a seguito dell'emanazione del D. Lgs. n. 33/2013, la realizzazione di questi obiettivi trova nella sezione "Amministrazione Trasparente" del sito istituzionale il principale strumento attuativo. Il programma si propone di organizzare la pubblicazione dei dati in modo da: assicurare la qualità delle informazioni riportate nel sito istituzionale nel rispetto degli obblighi di pubblicazione previsti dalla legge; assicurare l integrità, il costante aggiornamento, la completezza, la tempestività, la semplicità di consultazione, la comprensibilità, l omogeneità, la facile accessibilità, nonché la conformità ai documenti originali in possesso dell amministrazione,l indicazione della loro provenienza e la riutilizzabilità A tal fine, viene posto in capo alle posizioni di vertice del Ente, quali responsabili della pubblicazione dei dati e atti rientranti nella sfera giuridica delle proprie competenze, l'obbligo di garantire che i documenti e gli atti oggetto di pubblicazione obbligatoria siano pubblicati in forma chiara e semplice, tali da essere facilmente comprensibili al soggetto che ne prende visione.

9 Gli obblighi del programma trasparenza 9 Il programma, conformemente alla fonte legislativa, prevede che gli atti e dati oggetto di pubblicazione siano: completi nel loro contenuto, e degli allegati costituenti parte integrante e sostanziale dell atto; con l indicazione della loro provenienza, e previa attestazione di conformità all originale in possesso dell amministrazione; pubblicati tempestivamente e comunque non oltre 5 giorni dalla loro efficacia; mantenuti visibili per un periodo di 5 anni, decorrenti dal 1 gennaio dell anno successivo a quello da cui decorre l obbligo di pubblicazione. in formato di tipo aperto ai sensi dell articolo 68 del Codice dell amministrazione digitale, di cui al D.Lgs. 82/2005 e saranno riutilizzabili ai sensi del D.Lgs. 196/2003, senza ulteriori restrizioni diverse dall obbligo di citare la fonte e di rispettarne l integrità Il programma per la trasparenza e l'integrità prevede anche un'attività di controllo del rispetto degli obblighi di pubblicazione e attribuisce alla funzione di comunicazione istituzionale, quale ufficio di supporto al responsabile per la trasparenza e al responsabile per la prevenzione della corruzione e dell illegalità, la funzione di monitoraggio e controllo dell effettiva attuazione degli obblighi di pubblicazione previsti dal D. lgs. N. 33/2013 da parte dei soggetti responsabili della pubblicazione dei dati e dei documenti, predisponendo appositi report.

10 Gli obblighi del programma trasparenza 10 l programma prevede altri momenti di controllo da attuare nell ambito: dei controlli di regolarità amministrativa previsti dal Regolamento sui controlli approvato dal Consiglio Comunale con deliberazione n.9 del12/03/2013; dell attività di monitoraggio del Piano triennale di prevenzione della corruzione, con riferimento in specifico al rispetto dei tempi procedimentali; dell'esercizio del diritto di accesso civico (art. 5 D.Lgs 33/2013); Infine, altri appositi controlli a campione possono essere disposti dal responsabile anticorruzione o dal Nucleo di Valutazione, volti a verificare: la qualità; l'integrità; il costante aggiornamento; la completezza; la tempestività; la semplicità di consultazione; la comprensibilità; L'omogeneità; la facile accessibilità e la conformità ai documenti originali in possesso dell'amministrazione; la presenza dell'indicazione della loro provenienza e la riutilizzabilità;

11 La verifica del rispetto degli obblighi di pubblicazione 11 Questo lavoro si propone di diventare uno strumento operativo a disposizione degli organi di controllo interno dell'ente per verificare che tutti i soggetti coinvolti nell'azione amministrativa rispettino concretamente gli obblighi di pubblicazione dei dati di loro competenza. In particolare i referti di controllo avranno quali destinatari principali: il Sindaco; il Segretario Generale nella sua duplice veste di responsabile di prevenzione della corruzione e di capo del Nucleo di Controllo interno; il Responsabile della trasparenza; il Nucleo di Valutazione; L'esigenza di disporre di una modalità strutturata e calendarizzata di rilevazione degli obblighi di pubblicazione si rende necessaria per dare concretezza alle prescrizioni del programma. In verità nel programma per la trasparenza ed integrità erano già previsti momenti di verifiche e tempi per la pubblicazione degli atti. Tuttavia, queste modalità si sono rivelate poco efficaci, sia perchè i tempi di aggiornamento tempestivo, fissati nel programma in 5 giorni dalla data di efficacia, si sono rivelati impossibili da rispettare soprattutto quando la pubblicazione deve essere eseguita da un altro ufficio rispetto a quello di formazione dell'atto.

12 La verifica del rispetto degli obblighi di pubblicazione 12 Altrettanto inefficaci si sono rivelati i controlli mensili demandati all'ufficio di supporto del responsabile della trasparenza in assenza di un riscontro rispetto alla fonte dei dati. Detti controlli, infatti, avevano il loro limite nella verifica dell'esistenza di dati pubblicati in quella particolare sottosezione della parte del sito riservata all'amministrazione trasparente. Quest'attività è stata molto utile in sede di primo impianto, allorché doveva essere interiorizzato e condiviso l'obbligo per ciascun soggetto coinvolto di procedere alla pubblicazione dei propri dati in quel formato ed in quella particolare sezione. Questa fase è stata è stata superata positivamente, tant'è che tutte le sezioni sono state implementate e molte di queste sono state dotate di meccanismi di autoimplementazione, seppure con notevoli carenze di automatismi digitali tra il momento di formazione del provvedimento, della registrazione contabile o di qualunque attività gestionale da cui possa discendere l'obbligo di pubblicazione dei dato.

13 La verifica del rispetto degli obblighi di pubblicazione 13 Allo stato attuale, anche in vista del momento di aggiornamento del programma, occorre uno strumento più incisivo a disposizione non solo del responsabile della trasparenza, ma soprattutto a favore dei soggetti chiamati ad esercitare forme di controllo interno da cui discendono valutazioni sui comportamenti delle posizioni di vertice. Il soggetto preposto alla redazione dei report viene così dotato di uno strumento atto a verificare se tutti i dati prodotti dall'ente oggetto di pubblicazione in base al D. Lgs. 33/2013, siano stati effettivamente pubblicati nel rispetto delle tempistiche stabilite ed abbiano quelle caratteristiche qualitative volute dalla norma ed esplicitate in modo dettagliato nel programma della trasparenza. I report avranno cadenza quadrimestrale e potranno essere esaminati nelle sessioni di controllo amministrativo successivo disciplinate dal regolamento sui controlli interni. La scelta di tale tempistica, oltre che ad essere coincidente con gli altri momenti di controllo, tende a razionalizzare l'attività che, ipotizzando tempi più ravvicinati, tenuto conto della mole di dati da controllare a monte ed a valle, sarebbe oltremodo dispendiosa e non sostenibile dalla struttura preposta. Anche per l'attività di aggiornamento, valutata la pregressa esperienza, si è ipotizzato un tempo che varia da un minimo di 10 giorni per i dati che richiedono l'aggiornamento tempestivo, ad un massimo di 30 giorni per le altre tipologie previste dalla norma. Naturalmente, gli uffici interessati e detentori dei dati oggetto di pubblicazione, qualora non possano agire direttamente, devono tenere conto dei tempi assegnati all'ufficio che ha il compito di effettuare materialmente la pubblicazione nel sito con la direttiva interna n del 15/05/2014 (due giorni lavorativi).

14 La verifica del rispetto degli obblighi di pubblicazione 14 L'attività di controllo sarà rivolta ai principali ambiti individuati dal D. Lgs n. 33/2013 e sarà rappresentata in una tabella dove in modo sintetico ed intuitivo, con l'ausilio degli indicatori, sarà accertato se ciascuna posizione individuata nell'allegato n. 1 al programma della trasparenza abbia o meno assolto compiutamente agli obblighi di pubblicazione richiesti. La tabella di riscontro si allega alla presente metodologia quale parte integrante (Allegato A). Gli applicativi gestionali in uso nell'ente rappresenteranno la maggior fonte dei dati per l'esercizio del controllo. A questi si aggiungeranno altre informazioni interne reperibili presso gli stessi uffici di produzione dei dati e degli atti di interesse. Per facilitare la raccolta delle informazioni saranno impartite anche opportune direttive per far si che l'estrazione possa essere disposta in modo semplice attingendo alle banche dati oppure, quando l'automatismo non sarà praticabile, l'ufficio interessato dovrà fornire i percorsi di acquisizione al fine di garantire l'integrità dell'informazione.