Sicurezza del lavoro: gli obblighi di comunicazione del rappresentante per la sicurezza da presentarsi entro il 16 maggio 2009

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1 Sicurezza del lavoro: gli obblighi di comunicazione del rappresentante per la sicurezza da presentarsi entro il 16 maggio 2009 di angelo facchini Pubblicato il 2 aprile 2009 il nuovo obbligo di comunicazione del responsabile sulla sicurezza aziendale. L Inail ha predisposto una rapida funzionalità online per la trasmissione della dichiarazione In materia di sicurezza del lavoro, in attuazione del Dlgs. n. 81 del 9 aprile 2008, entro il 16 maggio 2009 i datori di lavoro pubblici e privati sono tenuti ad inviare all Inail la comunicazione del nominativo del rappresentante per la sicurezza dei lavoratori. Al fine è stata predisposta una nuova procedura informatica per l invio della comunicazione online. Il modello di dichiarazione è denominato Rls. Il nuovo Testo unico sulla Sicurezza amplia i poteri del rappresentante per la sicurezza per i lavoratori così come definiti dal testo previgente (Dlgs n. 626/ 1994), attribuendo a questa 1

2 figura importanti compiti in materia di valutazione e prevenzione dei rischi sui luoghi di lavoro. L articolo 47 ne stabilisce i criteri e le modalità di elezione e designazione; l articolo 18, comma 1, lettera aa) obbliga i datori di lavoro, pubblici o privati, alla comunicazione del nominativo del Rls, escludendo le Amministrazioni e gli Istituti espressamente indicati dall art. 3, comma 2, con riferimento ai quali l Inail si riserva di fornire ulteriori indicazioni in merito. La comunicazione all Inail ha cadenza annuale e deve essere inviata da ogni singola azienda o unità produttiva in cui questa è articolata entro il termine del 31 marzo dell anno successivo a quello di riferimento, fotografando la situazione attiva al 31 dicembre dell anno precedente. L Inail, con la circolare n. 11 del 12 marzo 2009, presenta la nuova procedura informatica per la comunicazione del Rls concedendo il più ampio termine del 16 maggio 2009 per l assolvimento dell obbligo in questione. Le comunicazioni per gli anni successivi si realizzeranno in una semplice conferma per i Rls ancora in carica. Per accedere alla procedura le aziende o le Amministrazioni pubbliche soggette all obbligo assicurativo Inail sono tenute preventivamente a registrarsi sul sito per poter 2

3 procedere all invio. In dettaglio le operazioni 1 fase: accedendo alla sezione punto cliente presente sul sito, vanno inseriti i dati del responsabile dei servizi telematici dell azienda e va personalizzata la password di accesso. 2 fase: è così possibile accedere all applicazione dichiarazione Rls. Per l espletamento delle operazioni, gli interessati potranno, in alternativa, rivolgersi ad un operatore della sede Inail competente, che provvederà, in loro vece, all invio telematico del modello di dichiarazione, oppure ad un consulente del lavoro. Se il cliente è già inserito nella delega Inail del professionista, la comunicazione potrà avvenire direttamente nella sezione punto cliente del sito dell Istituto. Diversamente sarà necessaria la preventiva registrazione della ditta o della Pa da parte del consulente come sopra indicato. 3

4 La dichiarazione: i contenuti L applicazione Dichiarazione Rls presente sul sito dell Istituto, è suddivisa in maschere contenenti i dati dell unità produttiva oggetto della comunicazione, e i dati anagrafici del rappresentante per la sicurezza dei lavoratori. In relazione al Rls occorre riportare anche la data di inizio dell incarico. Per le aziende con più unità produttive, la procedura consente l attivazione di una serie di maschere con i dati relativi al Rls che devono essere relazionati all Unità produttiva per la quale questi è designato. Al termine dell inserimento sarà possibile stampare la comunicazione che deve essere conservata per essere esibita, a richiesta degli organi di vigilanza competenti in materia di sicurezza e salute sul lavoro. Nel caso si dovessero incontrare problemi tecnici con la procedura telematica, è possibile richiedere direttamente all Inail, o scaricare dal sito, il modello di Dichiarazione Rls ed inviarlo al numero di fax I datori di lavoro che hanno già inviato la comunicazione utilizzando una modalità diversa da questa così come ne abbiamo trattato, e indicata dalla circolare Inail n. 14/2009, sono tenuti a ritrasmettere il nominativo del rappresentante per la sicurezza dei lavoratori utilizzando il format e la relativa procedura online. 4

5 Sanzioni Il mancato o ritardato invio comporta l applicazione della sanzione prevista dall art. 55 del Tu sicurezza pari a 500,00 euro. IL TESTO DELLA CIRCOLARE Quadro Normativo Dlgs 9 aprile 2008, n. 81: Attuazione dell art. 1 della legge 3 agosto 2007, n. 123, in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro. Art. 18: Obblighi del datore di lavoro e del dirigente. Art. 47: Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza. Art. 55: Sanzioni per il datore di lavoro e il dirigente. Premessa Sentite la Direzione generale dell attività ispettiva e la Direzione generale della tutela delle condizioni di lavoro del Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali, si provvede ad emanare una circolare per fornire chiarimenti in ordine agli adempimenti posti a carico dei datori dei lavoro e dei dirigenti ai fini della comunicazione dei nominativi dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza. Normativa di riferimento: Precisazioni 5

6 L art. 18, comma 1, lettera aa) del decreto legislativo n. 81/2008 stabilisce: Il datore di lavoro, che esercita le attività di cui all art. 3 e i dirigenti, che organizzano e dirigono le stesse attività secondo le attribuzioni e competenze ad essi conferite, devono comunicare annualmente all Inail i nominativi dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza. L art. 47 stabilisce i criteri e le modalità di elezione e designazione dei suddetti Rappresentanti nelle aziende e/o nelle unità produttive. Rientrano pertanto nell obbligo di comunicazione i datori di lavoro ovvero i dirigenti se tale compito rientra nelle competenze attribuite loro, nell ambito dell organizzazione, dal datore di lavoro di qualsiasi settore privato e pubblico (art. 3, comma 1). Sono esclusi da tale obbligo le Amministrazioni e gli Istituti espressamente enunciati dall art. 3, comma 2, ed al riguardo si esprime riserva di dare indicazioni, in considerazione del rinvio alla emanazione di decreti attuativi contenuta nella disposizione succitata. Termini e modalità delle comunicazioni La comunicazione all Inail, a cadenza annuale, deve essere effettuata per la singola azienda ovvero per ciascuna unità produttiva in cui si articola l azienda stessa nella quale opera/no il/i Rappresentante/i e deve riferirsi alla situazione in essere al 31 dicembre dell anno precedente. L Inail ha predisposto una apposita procedura per la segnalazione in oggetto, procedura on line accessibile dal sito dell Istituto attraverso Punto Cliente. L inserimento in procedura potrà essere effettuato fino al 31 marzo di ciascun anno; in sede di prima applicazione la scadenza della comunicazione per il 2009 (che esprime la situazione in essere al 31 dicembre 2008) è fissata al 16 maggio Per gli anni successivi, se non sono intervenute variazioni, l utente avrà la possibilità di confermare la situazione già presente in archivio; altrimenti dovrà procedere ad una nuova segnalazione. 6

7 Istruzioni operative per l accesso all applicazione dichiarazione Rls e modalità di inserimento Aziende e pubbliche amministrazioni assicurate Inail Le aziende o le amministrazioni pubbliche soggette all obbligo assicurativo Inail che con abbiano ancora provveduto ad effettuare la registrazione al sito devono: 1. collegarsi al sito 2. selezionare Registrazione; 3. accedere alla sezione Registrazione ditta; 4. inserire nell apposita maschera il Codice Utente ed il PIN1. L Inail provvederà ad inviare a mezzo posta alla ditta un PIN2 che, unito al PIN1, darà origine alla password provvisoria per il primo accesso al sito. Dopo aver effettuato il primo accesso ai Servizi di Punto Cliente, inserito i dati relativi al responsabile dei servizi telematici dell azienda ed aver personalizzato la password, la ditta potrà accedere all applicazione Dichiarazione Rls. Per le aziende e le amministrazioni pubbliche soggette all obbligo assicurativo Inail che siano già registrate, effettuando l accesso ai Servizi di Punto Cliente, potranno visualizzare la procedura. Dichiarazione Rls. Aziende e pubbliche amministrazioni non assicurate Inail Il titolare o il delegato della ditta/pubblica amministrazione non presente nella nostra Banca dati in quanto non assicurato Inail deve effettuare la registrazione sul sito dell Istituto come di seguito specificato: 1. collegarsi al sito 2. selezionare Registrazione; 3. accedere alla sezione Registrazione utente generico; 4. compilare con i suoi dati la maschera Registrazione utente generico specificando se si tratta di azienda non soggetta all assicurazione Inail o amministrazione non soggetta ad assicurazione Inail e, infine, cliccare su Salva. L utente che si è 7

8 registrato riceverà all indirizzo che a indicato nella maschera Registrazione utente generico un messaggio con l indicazione di una password. Con il proprio codice fiscale e la password, l utente entrerà sul sito in Punto Cliente, dove selezionerà la funzione Ditte non Inail Anagrafica (Nuova ditta) compilerà una maschera con tutti i dati anagrafici della Ditta. A questo punto, verrà attribuito alla Ditta il numero di Codice Cliente ed un numero di pin (4 cifre). Qualora il titolare o il delegato della Ditta abbia difficoltà ad eseguire le sopraindicate operazioni, può rivolgersi ad una qualsiasi Sede dell Istituto. Sarà l operatore della Sede che, sostituendosi al datore di lavoro, effettuerà tutto il percorso sopra riportato fino all attribuzione del numero di Codice Cliente e del pin. Naturalmente, l operatore Inail dovrà indicare nella schermata Registrazione utente generico il proprio indirizzo (ad esempio: m.rossi@inail.it). Consulenti del lavoro Quando il datore di lavoro decida di non curare direttamente o a mezzo di propri dipendenti l inserimento dei Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza, può affidare l incarico ad un Consulente del lavoro. In questo caso se il consulente del lavoro è già autorizzato all accesso su Punto Cliente, avrà la possibilità di procedere all inserimento degli Rls, per i clienti in delega, senza effettuare altre operazioni; se la ditta/pubblica amministrazione non è ancora inserita nelle deleghe del consulente del lavoro, perché non soggetta ad Inail, il consulente medesimo potrà effettuare le operazioni di registrazione per conto della ditta/pubblica amministrazione come sopra descritto. Se la ditta/pubblica amministrazione ha già effettuato la registrazione, può fornire al Consulente del lavoro il Codice Cliente ed il codice PIN per gli adempimenti di cui sopra. Nel momento in cui siano state effettuate le operazioni di registrazione e 8

9 conseguentemente si possiede un Codice Cliente, si potrà selezionare l applicazione dichiarazione Rls per procedere alla comunicazione oggetto della presente circolare con le informazioni e secondo le modalità che seguono: Unità produttiva Progressivo unità produttiva Denominazione Indirizzo Comune Provincia Cap Dati anagrafici rappresentanti per la sicurezza Codice fiscale Cognome Nome Data inizio incarico (ai fini del monitoraggio della cadenza temporale delle nomine) Se ci sono più unità produttive la procedura consente l attivazione di più maschere e conseguentemente i dati relativi al Rls devono essere indicati con riferimento all unità in cui opera. Terminato l inserimento ed effettuato l invio da parte dell utente, la procedura registra in archivio i dati comunicati storicizzandoli e rilascia all utente stampa della ricevuta della comunicazione, anche ai fini della esibizione in caso di accesso da parte degli organi vigilanti, competenti in materia di sicurezza e salute sul lavoro. Per quanto riguarda l inoltro della dichiarazione, come già detto in precedenza, l accesso ai Servizi di Punto Cliente è riservato alle Aziende e ai Delegati delle Aziende (Consulenti del Lavoro, ecc.). Qualora si utilizzi il meccanismo delle subdeleghe, i subdelegati potranno inserire tutti i dati relativi ad una o più unità produttive ma l avvio iniziale e l inoltro finale della dichiarazione potranno essere effettuati unicamente dall utenza principale. Modifica dei dati Qualora l utente ritenga di dover modificare alcuni dati dopo aver inviato la comunicazione, utilizzerà l apposita funzione modifica. Il sistema prevede che tale operazione sia chiusa entro 5 giorni dall apertura. Scaduto tale termine il sistema chiude automaticamente la richiesta di modifica e conserva la registrazione della comunicazione preesistente. Pertanto per produrre effetti di modifica la richiesta 9

10 dovrà essere riproposta. Sanzioni L art. 55 del decreto legislativo n. 81/2008 prevede, in caso di violazione dell art. 18 comma 1, lettera aa) del medesimo decreto, una sanzione amministrativa pecuniaria di 500,00 euro. Qualora per problemi tecnici l inserimento non potesse avvenire online, si potrà inviare eccezionalmente la segnalazione di cui trattasi al fax utilizzando il modello predisposto che può essere richiesto presso le Sedi dell Istituto o scaricato dal sito dell Inail: In considerazione dell esigenza di normalizzazione delle comunicazioni è necessario che coloro che prima dell emanazione della presente circolare hanno inviato le segnalazioni tramite posta o fax provvedano alla comunicazione dei nominativi dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza, utilizzando il format e la relativa procedura online. 2 Aprile