La «piattaforma» per la gestione degli eventi dei Rotary Club del Distretto 2071: un breve tutorial

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1 La «piattaforma» per la gestione degli eventi dei Rotary Club del Distretto 2071: un breve tutorial Commissione Distrettuale Informatizzazione Vincenzo Zarone (RC Cascina Presidente Commiss.), PDG Paolo Margara (RC Viareggio Versilia), Fabrizio Cusin (RC Pisa), Salvatore Acquilino (Rc Follonica) A.R

2 Riunioni e seminari di formazione : informarsi, comunicare, partecipare Le fasi dell evento Gestire l evento. La prospettiva «manageriale» Ex ante Organizzazione Durante La gestione di molteplici eventi: Gestione Ex post «amministrare» la complessità. Gli strumenti e le competenze Rilevazione Il successo dell evento informazione, comunicazione, partecipazione Supporto determinante: Strumenti informatici (opportunità/rischio/criticità) Una nuova «piattaforma eventi», In comune tra club e distretto. Obiettivo: semplificazione «procedure» 2

3 La piattaforma eventi. Cenni sul funzionamento Gli eventi «prenotabili». NB. Sistema di gestione tramite identificazione utenti con «privilegi» Kick off «verso l esterno»: invio della mail di invito alla partecipazione Fase del front office Fase di definizione «interna» dell evento: Il back office (titolo, luogo, relatori, pranzo ecc.) 3

4 La piattaforma eventi. Responsabile della creazione dell evento del club: il segretario in carica Accesso alla piattaforma eventi: DOVE? Attraverso il link all area riservata del sito distrettuale: NOTA BENE: Ciascun club vede solo i propri eventi: quando il segretario del RC di Cascina accede all area riservata del sito distrettuale, visualizza solo l elenco degli eventi del proprio club (che solo il segretario del club è abilitatoa creare e modificare) CHI? Per ciascun club, è abilitato alla creazione e modifica degli eventi IL SEGRETARIO IN CARICA 4

5 Fase di definizione dell evento. (titolo, luogo, relatori, ecc.) Il back office Cosa vede il soggetto che gestisce l evento: 5

6 Il back office Cosa vede il soggetto che gestisce l evento: Informazioni obbligatorie: - Anno rotariano - Nome evento - Tipo di incontro (menù a tendina: conviviale, caminetto, visita del Governatore, altro) - Data Campi facoltativi: - Descrizione (es: «Passaggio del Collare tra X e Y») - Informazioni aggiuntive (es: «dress code», informazioni sul pagamento, altro) A questo punto: - Evento «prenotabile» oppure no (vedi slide che segue) - Click su pulsante «inserisci» 6

7 Il back office Se si spunta l opzione evento «prenotabile»: Campi aggiuntivi se evento «prenotabile»: - Periodo di prenotazione dell evento («prenotabile entro X giorni dall evento stesso») - Eventuale sollecito che il sistema invia ai soggetti invitati a partecipare - Costo partecipazione socio (se compreso nella quota del club, si inserisce 0 il numero zero) - Costo accompagnatori - Costo bambini (può essere diverso dal costo accompagnatori) Se c è un costo per la partecipazione all evento (esempio: visita di un museo) distinto dalla partecipazione al pranzo/cena, si può spuntare l opzione «pranzo» e si apre una nuova schermata, con possibilità di inserire costi del pranzo/cena. In caso contrario: non spuntare opzione «pranzo», ma compilare solo i campi sopra indicati A questo punto: - Click su pulsante «inserisci» Nella prossima slide: «Creazione elenco partecipanti» 7

8 Il back office Cosa vede il soggetto che gestisce l evento: Dopo aver fatto click su pulsante «inserisci», Compare questa schermata di riepilogo Creazione elenco partecipanti Elenco partecipanti: Si possono inserire, per gruppi o singolarmente, soci del proprio club (o anche di altri club del distretto) vedi slide successiva Elenco ospiti: Si possono inserire «ospiti del club», (es. relatori della conviviale, ospiti istituzionali, ecc.) Cliccando su «elenco ospiti», si apre schermata per inserire «nome e cognome» degli ospiti. 8

9 Creazione elenco partecipanti Click su tasto «AGGIUNGI» Si apre schermata per aggiungere il singolo socio Click su tasto «importa partecipanti» Si apre schermata per aggiungere liste di soci (attivi, onorari) 9

10 Esempio: Aggiungo soci onorari Poi faccio click pulsante «modifica», e compare questa schermata di riepilogo Posso inserire altri soci («aggiungi» per singoli soci o «importa partecipanti» per selezionare liste di soci Poi faccio click sul pulsante «indietro», e comparirà la schermata di riepilogo dell evento creato, nella quale posso inviare di invito (VEDI SLIDE SUCCESSIVA) 10

11 Kick off: invio delle 11

12 Fase del front office Cosa vede il soggetto invitato a partecipare (chi riceve la mail): 12

13 Fase del front office Cosa vede il soggetto invitato a partecipare (chi riceve la mail): Si apre la scheda di partecipazione: compilazione e invio 13

14 Fase del front office Cosa vede il soggetto invitato a partecipare (chi riceve la mail): Si riceve la conferma di partecipazione Dettagli pranzo: Es. modalità pagamento 14

15 Rilevazione delle prenotazioni: in marcia verso l evento! Il back office Cosa vede il soggetto che gestisce l evento: Database esportabile in formato xls 15

16 What s next? Fase di sperimentazione test panel «pilota»: già effettuata Estensione progressiva della piattaforma: Ora è funzionante e a disposizione dei club! Grazie per l attenzione! Commissione Distrettuale Informatizzazione Vincenzo Zarone (RC Cascina, presidente comm.), PDG Paolo Margara (RC Viareggio Versilia), Fabrizio Cusin (RC Pisa), Salvatore Acquilino (Rc Follonica) A.R