REGOLAMENTO COMUNALE PER IL SERVIZIO ECONOMATO. Approvato con delibera di Consiglio Comunale n. 50 del 21 Dicembre 2015.

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1 REGOLAMENTO COMUNALE PER IL SERVIZIO ECONOMATO Approvato con delibera di Consiglio Comunale n. 50 del 21 Dicembre 2015.

2 INDICE TITOLO I - OGGETTO E CONTENUTO DEL REGOLAMENTO... 1 Articolo 1 Istituzione Ufficio Economato... 1 Articolo 2 - Competenze dell Ufficio Economato... 1 Articolo 3 - Servizio di cassa... 1 Articolo 4 Fondo di cassa economale: consistenza e reintegro... 2 Articolo 5 - Buoni economali... 2 Articolo 6 - Anticipazioni di contanti... 3 Articolo 7 - Contabilità della cassa economale - verifiche... 3 Articolo 8 - Libri contabili... 4 Articolo 9 - Conto della gestione... 4 Articolo 10 - Dotazione di una cassaforte... 4 TITOLO II - L ECONOMO COMUNALE: DOVERI, DIRITTI E REPONSABILITA... 4 Articolo 11 - Stato giuridico... 4 Articolo 12 - Responsabilità ed obblighi dell Economo... 4 Articolo 13 Assenza dell'economo... 5 Articolo 14 - Indennità per maneggio valori... 5 TITOLO III - APPROVVIGIONAMENTI e FORNITURE. NORME GENERALI DI ORGANIZZAZIONE DELL UFFICIO ECONOMATO... 5 Articolo 15 - Richieste degli Uffici e loro esame da parte dell Economo... 5 Articolo 16 - Forniture annuali e all ingrosso... 5 TITOLO IV - OGGETTI E VALORI RINVENUTI... 6 Articolo 17 Istituzione dell Ufficio oggetti smarriti... 6 Articolo 18 Modalità di deposito degli articoli... 6 Articolo 19 Distruzione anticipata di oggetti ritrovati... 7 Articolo 20 Esclusioni... 7 Articolo 21 Pubblicità del ritrovamento... 7 Articolo 22 Restituzione degli oggetti ritrovati al legittimo proprietario... 7 Articolo 23 Rimborso spese di custodia... 7 Articolo 24 Acquisizione della proprietà delle cose da parte del ritrovatore... 7 Articolo 25 - Acquisto della proprietà da parte del Comune... 8 Articolo 26 - Spese di gestione... 8 TITOLO V - DISPOSIZIONI FINALI... 8 Articolo 27 disposizioni finali... 8 Articolo 28 entrata in vigore... 8

3 TITOLO I - OGGETTO E CONTENUTO DEL REGOLAMENTO Articolo 1 Istituzione Ufficio Economato Il presente Regolamento, predisposto in osservanza alla norma di cui all'art. 153, comma 7 del D. Lgs n. 267 del 18 agosto 2000 "T.U. delle leggi sull'ordinamento degli EE.LL." ed in conformità ai principi contabili contenuti nel Regolamento di Contabilità, disciplina l Ufficio Economato, nonché il Servizio di cassa economale per il pagamento di spese per le quali, non essendo possibile esperire le procedure di rito, si deve provvedere immediatamente entro i limiti e con le modalità di cui al presente Regolamento. Il servizio di Economato è inserito all interno del Servizio Tributi e Gare e posto alle dirette dipendenze del relativo Responsabile di Servizio. Il Sindaco, con proprio decreto, individua un dipendente comunale assegnato al citato Servizio Tributi e Gare al quale viene attribuita la funzione di Economo ; con decreto sindacale, qualora ritenuto opportuno, può essere attribuita anche la funzione di vice-economo, il quale è soggetto a tutte le disposizioni previste dal presente Regolamento. Articolo 2 - Competenze dell Ufficio Economato Sono attribuiti all Ufficio Economato: 1. l acquisizione di beni e servizi occorrenti per il funzionamento dei vari uffici e servizi comunali, quali a titolo indicativo ma non esaustivo: a) l acquisto di stampati, toner/materiale informatico, cancelleria, timbri e targhe, volumi di aggiornamento, carta per fotocopie, materiale vario di consumo quale sapone, carta igienica, ; b) la gestione dei servizi di rilegatura atti, noleggio di apparecchi igienicosanitari da installare nei diversi uffici comunali, pulizia degli stabili comunali, manutenzione dei veicoli, ; c) l acquisto previa richiesta scritta dei rispettivi Responsabili di Servizio di articoli di abbigliamento, divise e calzature per il personale dipendente avente diritto; 2. la gestione degli oggetti rinvenuti, come meglio specificato nel successivo Titolo IV; 3. la gestione delle polizze di assicurazione dei beni immobili e mobili comunali; 4. la gestione dei sinistri attivi e passivi; 5. la gestione dell inventario comunale; 6. la sottoscrizione degli abbonamenti a giornali e riviste, sia di aggiornamento che richiesti dai servizi comunali quali Biblioteca civica, casa albergo comunale,, ad uso degli utenti; 7. la vendita di mobili, macchine e oggetti fuori uso o dei quali sia stata disposta l alienazione da parte dell Amministrazione Comunale. Articolo 3 - Servizio di cassa L Economo provvede, con la cassa economale, nei limiti della disponibilità di cui ai successivi articoli, che non potranno essere elusi mediante il frazionamento di servizi o forniture di natura omogenea, al pagamento di: 1

4 1. spese postali, telegrafiche, spedizione con corriere, acquisto di valori bollati documentabili, dichiarate urgenti ; 2. canoni audio televisivi; 3. rimborso spese di missione (ess. pedaggi autostradali, parcheggi, ) sostenute da dipendenti, Segretario comunale e/o Amministratori per l esercizio di funzioni istituzionali; 4. tasse di circolazione di veicoli di proprietà comunale; 5. altre spese minute ed urgenti per le quali sia indispensabile il pagamento immediato che non rientrino nel campo di applicazione del D. Lgs 163/2006 e s.m.i.. Le "spese economali" sono una forma di acquisto che determinano una relazione diretta tra l'ordinante e il fornitore/prestatore di servizi, non formalizzata da nessun documento contrattuale, ma solo dal documento fiscale connesso all'acquisto (scontrino/ricevuta/fattura commerciale); tali spese non soggiacciono alle norme previste dalla legge n. 136/2010 e s.m.i. inerenti la "tracciabilità" dei flussi finanziari secondo quanto previsto dalla circolare dell'avcp n. 8/2010; n.10/2010 e n. 4/2011 e alla normativa sul DURC ( vedasi FAQ AVCP aggiornati al 04/12/2012 -D21); per le stesse non è necessaria la richiesta di codici CIG e CUP ( AVCP n.8-10/2010 e n.4/2011). Articolo 4 Fondo di cassa economale: consistenza e reintegro All'Economo, per la gestione delle spese economali di cui al presente regolamento è consentita una spesa massima di 4.000,00 annui erogata dal Responsabile del Servizio Finanziario in quattro rate trimestrali anticipate pari a 1.000,00 cad. a decorrere dall inizio di ogni anno solare. L'anticipazione è imputata al titolo VII "Uscite per c/terzi e partite di giro costituzione fondi economali del relativo bilancio. Al termine di ciascun trimestre l Economo, entro 10 giorni dalla chiusura dello stesso, deve presentare al Responsabile del Servizio Finanziario il relativo rendiconto, corredato dei documenti giustificativi. Il Servizio Finanziario dispone il reintegro dell anticipazione tramite l emissione dei relativi mandati di pagamento a favore dell Economo. Qualora l anticipazione trimestrale si esaurisca prima del termine del trimestre, l Economo provvederà alla trasmissione del relativo rendiconto al Responsabile del Servizio Finanziario il disporrà il reintegro nei limiti della spesa massima annua consentita. L'Economo non deve fare delle somme ricevute in anticipazione un uso diverso da quello per il quale sono state concesse. Articolo 5 - Buoni economali Il pagamento delle spese da parte dell'economo con i fondi ricevuti in anticipazione è ordinato mediante "buoni economali datati e numerati con progressione annua. Ogni buono di pagamento, sottoscritto dall Economo, deve contenere: la causale del pagamento; i dati identificativi del creditore; l'importo corrisposto; l'indicazione dell'intervento o capitolo di bilancio su cui deve essere imputata la spesa; 2

5 e deve essere corredato dalla relativa documentazione giustificativa della spesa, regolare agli effetti fiscali. I buoni economali sono conservati presso il Servizio Tributi e Gare e costituiscono documentazione necessaria ai fini della resa del conto. Articolo 6 - Anticipazioni di contanti Qualora le spese di cui al precedente articolo 3 siano richieste da altri Responsabili di Servizio, l Economo provvedere ad erogare idonee anticipazioni di denaro contante, previa registrazione delle stesse su apposito partitario. Qualora la spesa effettiva sostenuta risulti inferiore all'anticipazione concessa, il Responsabile di Servizio che ha ricevuto il contante è tenuto a riversare all'economo le somme non utilizzate, assieme ai documenti giustificativi della spesa sostenuta; l Economo provvedere quindi a registrare la spesa mediante emissione di buono di economato e ad aggiornare il partitario di cui al comma precedente. Le anticipazioni in contanti potranno essere autorizzate dall'economo esclusivamente nella misura delle disponibilità liquide esistenti al momento della presentazione della richiesta. Non potranno essere concesse anticipazioni per importi maggiori di 200,00. Articolo 7 - Contabilità della cassa economale - verifiche L'Economo ha l'obbligo di tenere, manualmente o a mezzo del sistema informatico del Comune, un giornale di cassa, aggiornato ad ogni operazione, nel quale sono registrate cronologicamente le operazioni di incasso e di pagamento, in particolare vanno riportate le seguenti registrazioni: la data dell'operazione contabile, il soggetto al quale è stato fatto il pagamento, il saldo iniziale di cassa, le entrate e le uscite giornaliere, il saldo finale. Il Responsabile del Servizio Finanziario effettua le verifiche di cassa nell'ambito dei poteri di controllo previsti dal Regolamento di Contabilità. Procede altresì alla verifica straordinaria di cassa a seguito di mutamento definitivo della persona dell'economo. La gestione della cassa economale é soggetta a verifiche dell Organo di Revisione ai sensi dell'art. 223 del D. Lgs n. 267/2000. Le verifiche ordinarie della cassa economale vengono effettuate ogni tre mesi dal Responsabile del Servizio Finanziario e dall'organo di revisione economicofinanziaria, alla presenza dell'economo e del Responsabile del Servizio Tributi e Gare. Ulteriori ed autonome verifiche possono essere disposte in qualsiasi momento su iniziativa del Responsabile del Servizio Tributi e Gare, di quello Finanziario, dell'organo di revisione o del segretario comunale. Delle operazioni compiute viene redatto apposito verbale firmato da tutti gli intervenuti. Le verifiche straordinarie di cassa sono disposte a seguito del mutamento della persona del Sindaco o dell'economo Comunale. 3

6 Articolo 8 - Libri contabili I libri contabili che l Economo deve tenere sono i seguenti: il giornale di cassa, di cui al precedente articolo 7; il mastro, al fine di registrare i pagamenti distinti per ciascun capitolo; il registro dei buoni di pagamento emessi sulle anticipazioni ricevute; il registro di carico e scarico di oggetti e valori ritrovati e consegnati. Articolo 9 - Conto della gestione Entro il termine di trenta giorni dalla chiusura dell'esercizio finanziario, l'economo comunale deve rendere il conto della propria gestione. A tale conto, redatto su modello ufficiale, deve essere allegata la documentazione prevista dall'art. 233, comma 2, del D. Lgs 267/2000. L'approvazione del conto della gestione da parte del Consiglio Comunale, contestualmente all'approvazione del rendiconto dell'esercizio, costituisce discarico amministrativo a favore dell'economo. Il conto della gestione deve essere trasmesso entro sessanta giorni dall'approvazione del rendiconto dell'esercizio, a cura del Responsabile del Servizio Finanziario, alla competente sezione giurisdizionale della Corte dei Conti, ai fini della resa del giudizio di cui all'art. 93 del D. Lgs 267/2000. Articolo 10 - Dotazione di una cassaforte L Economo sarà fornito di una cassaforte, di cui deve tenere personalmente la chiave, e nella quale deve conservare e riporre i valori in rimanenza, unitamente a tutti i valori di qualsiasi natura: contanti, titoli, vaglia, assegni, marche ed altri valori in genere in consegna alla cassa economale. TITOLO II - L ECONOMO COMUNALE: DOVERI, DIRITTI E REPONSABILITA Articolo 11 - Stato giuridico L Economo comunale è un contabile di diritto e, come tale, agente contabile ; è, pertanto, soggetto alla giurisdizione amministrativa che determina e regola le conseguenti responsabilità. Articolo 12 - Responsabilità ed obblighi dell Economo L Economo è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione o comunque riscosse sino a che non abbia ottenuto regolare scarico. E, inoltre, responsabile di tutti i valori consegnati alla cassa economale, nonché degli oggetti rinvenuti ed iscritti nel relativo Registro, anche dopo che siano stati riposti in cassaforte, salvo i casi di forza maggiore. Lo stesso è soggetto agli obblighi imposti ai depositari dalle leggi civili ed personalmente responsabile della regolarità dei pagamenti con la cassa economale, come pure dell osservanza di tutti gli adempimenti riflettenti il funzionamento della stessa, in conformità del presente regolamento. Tali responsabilità gravano anche in capo al vice-economo, qualora nominato. 4

7 Articolo 13 Assenza dell'economo In caso di assenza o impedimento dell'economo e/o del vice-economo le funzioni saranno assunte ad interim dal Responsabile del Servizio Finanziario. Il subentrante non deve assumere le funzioni senza preventiva verifica e presa di consegna del contante e di ogni altra consistenza. Delle operazioni deve redigersi regolare verbale. Articolo 14 - Indennità per maneggio valori All'Economo compete l'indennità giornaliera di maneggio valori di cassa, la cui entità è commisurata al valore medio mensile dei valori maneggiati. Gli importi di tale indennità sono stabiliti in sede di contrattazione integrativa decentrata entro i limiti di cui all'art. 36 del CCNL integrativo 14 settembre L'indennità, riconosciuta anche al sostituto Economo, è corrisposta per le sole giornate nelle quali il dipendente è adibito al servizio di cui al comma 1. In caso di assenza dell Economo tale indennità è corrisposta, con le medesime modalità, al vice-economo. TITOLO III - APPROVVIGIONAMENTI e FORNITURE. NORME GENERALI DI ORGANIZZAZIONE DELL UFFICIO ECONOMATO Articolo 15 - Richieste degli Uffici e loro esame da parte dell Economo I singoli uffici debbono far pervenire tempestivamente all Ufficio Economato, firmate dal relativo Responsabile di Servizio, le richieste scritte di forniture di beni e servizi rientranti nell ambito delle competenze attribuite all Ufficio economato, indicate nel precedente articolo 2. L Ufficio Economato deve assicurarsi preventivamente che esista la relativa disponibilità di spesa e che ogni richiesta risponda ad una effettiva necessità. Quando non la ritenga necessaria od eccessiva oppure ritenga di proporre una soluzione migliore dovrà esprimere il suo parere indicandone i motivi. Sulla base di tale parere il Segretario, convocata la riunione dei Responsabili di Servizio, deciderà in merito. Articolo 16 - Forniture annuali e all ingrosso Per i materiali e gli oggetti di più frequente uso l Economo costituirà congrue dotazioni di deposito, onde poterli acquistare all ingrosso e rendere più sollecito il servizio. Tali dotazioni saranno conservate in armadi ad accesso esclusivo dell Economo o suo delegato. Le procedure di acquisizione saranno effettuate nel rispetto delle normative vigenti. 5

8 TITOLO IV - OGGETTI E VALORI RINVENUTI Articolo 17 Istituzione dell Ufficio oggetti smarriti L Ufficio Economato opera quale 'Ufficio Oggetti Ritrovati ; tale Ufficio svolge le funzioni che il Codice Civile Libro III capo III sezione I artt. 927 e seguenti attribuisce al Sindaco in materia di cose mobili ritrovate. Articolo 18 Modalità di deposito degli articoli Per ogni oggetto ritrovato e depositato presso l'ufficio deve essere redatto un verbale di consegna che deve contenere le seguenti informazioni: data della consegna; numerazione progressiva relativa al registro di carico e scarico ; dati anagrafici e residenza del ritrovatore; sommaria descrizione degli articoli ritrovati; circostanze del ritrovamento. Il verbale dovrà essere sottoscritto dal ritrovatore e dal dipendente incaricato e registrato in apposito registro denominato di carico e scarico, depositato presso l Ufficio Economato; copia del verbale dovrà essere rilasciata al ritrovatore. Qualora il deposito venga effettuato da altre Pubbliche Amministrazioni o da dipendenti comunali che, nell esercizio delle proprie funzioni, sono state incaricati di procedere al deposito di oggetti ritrovati, si indicherà, in qualità di ritrovatore, la ragione sociale della Pubblica Amministrazione che consegna il bene ed, al termine del periodo di deposito, il bene diventerà di proprietà del Comune di Merate. Gestione delle chiavi ritrovate Le chiavi ritrovate, al fine di garantire la sicurezza del proprietario, non saranno restituite al ritrovatore; al termine del periodo di conservazione delle stesse presso l Ufficio, senza che nessuno si sia presentato in qualità di proprietario per il ritiro, saranno distrutte a cura e spese del Comune. Deposito di oggetti preziosi e valori I valori e gli oggetti preziosi dovranno essere custoditi in apposita cassaforte. Deposito di contenitori chiusi Qualora vengano consegnati contenitori chiusi quali borse o valigie l'ufficio provvede, alla presenza del ritrovatore, all'apertura ed all inventario del contenuto, che sarà indicato nel verbale di ritrovamento. Deposito di documenti Qualora il deposito fosse relativo a documenti quali: - carte d'identità - patenti di guida, libretti di circolazione - tessere sanitarie, - codici fiscali, - passaporti, - blocco di assegni di C/C, tessere bancomat, libretti di risparmio e simili, - tessere di identificazione rilasciate da ditte o Pubbliche Amministrazioni ai propri dipendenti, 6

9 - abbonamenti, - tessere universitarie, - altri documenti aventi valore certificativo, l Ufficio non redigerà verbale ma trasmetterà i documenti all Ufficio di Polizia Locale, per i relativi provvedimenti di competenza. Articolo 19 Distruzione anticipata di oggetti ritrovati Per motivi di igiene e/o salute pubblica è facoltà del Responsabile del Servizio Tributi e Gare procedere alla distruzione immediata degli oggetti consegnati; la distruzione dovrà essere documentata con la redazione di apposito verbale. Articolo 20 Esclusioni Le disposizioni del presente regolamento non si applicano alla consegna di armi, munizioni, esplosivi, sostanze ritenute pericolose, nocive o sospette, alle cose danneggiate o in stato di abbandono, ai veicoli a motore con targa o muniti di altro sistema di registrazione che ne consenta di individuare il proprietario, alle cose deperibili; in questi casi l Ufficio non redigerà il verbale ma provvederà, qualora la circostanza lo richieda, a contattare tempestivamente le competenti Autorità di Pubblica Sicurezza. Articolo 21 Pubblicità del ritrovamento Le forme di pubblicità del ritrovamento sono regolate dalle disposizioni dell'art. 928 del C.C. con pubblicazione dei verbali di ritrovamento effettuate all'albo Pretorio del Comune. Articolo 22 Restituzione degli oggetti ritrovati al legittimo proprietario L'Ufficio accerta che la persona che si presenta a ritirare l'oggetto ritrovato sia il legittimo proprietario od un suo legale rappresentante o persona delegata al ritiro; chi si dichiara titolare dell'oggetto ha l'onere di fornire all'ufficio la descrizione particolareggiata del medesimo ed esibire, a richiesta, la denuncia di smarrimento o di furto fatta alle competenti autorità di P.S.. L'Ufficio compila apposito verbale di consegna e registra lo stesso sul Registro di carico e scarico, nella sezione scarico beni. Articolo 23 Rimborso spese di custodia Il proprietario, o il ritrovatore, al fine di procedere al ritiro dell'oggetto depositato, deve pagare, ai sensi dell'art. 929 del C.C. ultimo comma, una somma a titolo di rimborso delle spese occorse per il deposito nella misura stabilita con deliberazione di Giunta comunale in sede di approvazione delle tariffe. Articolo 24 Acquisizione della proprietà delle cose da parte del ritrovatore Trascorso un anno dall ultimo giorno della pubblicazione dell avviso di ritrovamento all Albo pretorio senza che si sia presentato il proprietario a chiedere la restituzione dell'oggetto quest'ultimo sarà messo a disposizione del ritrovatore, che lo potrà ritirare entro tre mesi dalla data predetta, previo pagamento delle spese di cui al precedente articolo 23; trascorso tale termine l oggetto diventa di proprietà del Comune. 7

10 Articolo 25 - Acquisto della proprietà da parte del Comune Il Comune diviene proprietario degli oggetti qualora nessuno ne abbia richiesto la restituzione entro un anno dalla data di pubblicazione dell avviso di ritrovamento all Albo pretorio e trascorsi i termini previsti dal precedente articolo 24. Articolo 26 - Spese di gestione Qualora per la conservazione e la riconsegna delle cose ritrovate occorra sostenere delle spese, la relativa gestione sarà tenuta dall Economo, il quale ne farà oggetto di apposita contabilità, conservando tutti i documenti giustificativi, anche al fine di procedere all opportuna rivalsa verso il proprietario o il ritrovatore. TITOLO V - DISPOSIZIONI FINALI Articolo 27 disposizioni finali Per quanto non previsto nel presente regolamento si applicano le norme contenute nel Testo Unico delle leggi sull ordinamento degli enti locali, approvato con D. Lgs 18 agosto 2000 n. 267, nello Statuto comunale, nel Regolamento di Contabilità ed in ogni altra disposizione regolamentare o di legge. Articolo 28 entrata in vigore Il presente regolamento entra in vigore dal primo gennaio dell anno successivo a quello della sua approvazione. 8