Comune di Gricignano di Aversa

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1 Provincia di Caserta Linee guida per la gestione del sito Web del Comune di Gricignano di Aversa Approvato con deliberazione di G.M. n. 09 del 05 / 02 / 2009

2 Linee guida per la gestione del sito Web del Comune di Gricignano di Aversa Approvato con deliberazione di G.M. n. del Parte I - Introduzione... 1 Art. 1 Oggetto... 1 Art. 2 Riferimenti normativi... 1 Art. 3 Scopi ed obiettivi... 1 Art. 4 Struttura del sito... 1 Art. 5 Dominio... 1 Art. 6 Legittimazione... 2 Parte II - Organizzazione e gestione... 2 Art. 7 Contesto organizzativo... 2 Art. 8 Coordinamento... 2 Art. 9 Comitato di coordinamento... 2 Art. 10 Funzioni... 2 Art. 11 Contenuti informativi del sito Internet del Comune... 3 Art. 12 Utilizzo della posta elettronica istituzionale... 3 Art. 13 Caratteristiche del sito web... 4 Art. 14 Responsabilità dei funzionari delle aree... 4 Art. 15 Responsabilità del Webmaster... 4 Parte III - Sicurezza... 4 Art. 16 Sicurezza del patrimonio informativo... 4 Art. 17 Vigilanza... 4 Parte IV - Privacy... 5 Art. 18 Trattamento dei dati... 5 Art. 19 Tipi di dati trattati... 5 Art. 20 Finalità del trattamento dei dati... 5 Art. 21 Modalità del trattamento... 5 Art. 22 Facoltatività del conferimento dei dati... 5 Art. 23 Comunicazione e/o diffusione dei dati... 6 Art. 24 Il Titolare del trattamento... 6 Art. 25 Diritti degli interessati... 6

3 Parte I - Introduzione Art. 1 Oggetto Il presente documento ha lo scopo di stabilire le modalità operative riguardanti l attivazione e la gestione del sito Web su rete Internet del Comune di Gricignano di Aversa. Art. 2 Riferimenti normativi L attività d informazione e di comunicazione tramite il sito istituzionale avviene nel rispetto delle seguenti disposizioni di legge: - Legge 7 agosto 1990, n. 241 "Nuove norme sul procedimento amministrativo" (modificato dalla Legge 11 febbraio 2005, n. 15); - Legge 7 giugno 2000, n. 150 "Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni" e successivi regolamenti attuativi; - DPR 28 dicembre 2000, n. 445 "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa"; - Direttiva 16 gennaio 2002 Sicurezza informatica e delle telecomunicazioni nelle pubbliche amministrazioni. (G.U. 22 marzo 2002, n. 69) Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie; - Direttiva del 7 Febbraio "Direttiva sulle attività di comunicazione delle Pubbliche Amministrazioni - Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento Funzione Pubblica (G.U. n 74 del 28 marzo 2002); - Direttiva del 27 novembre 2003 "Direttiva per l impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni" - Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie; - Direttiva 27 luglio 2005 "qualità dei servizi on line e misurazione della soddisfazione degli utenti" - Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie; - Decreto legislativo 30 giugno 2003, n Codice in materia di protezione dei dati personali; - Legge 9 gennaio 2004, n. 4 Pubblicata in G.U. n. 13 del 17 gennaio 2004 (Accessibilità siti web); - DPR 2 marzo 2004, n. 117 "Regolamento concernente la diffusione della carta nazionale dei servizi, a norma dell'articolo 27, comma 8, lettera b), della legge 16 gennaio 2003, n. 3" - (G.U. 6 maggio 2004, n. 105); - DM 8 luglio 2005 "Requisiti tecnici e i diversi livelli per l'accessibilità agli strumenti informatici" (G.U. 8 agosto 2005, n. 183); - Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n "Codice dell'amministrazione digitale" - (G.U. n. 112 del Suppl. Ordinario n. 93.); Art. 3 Scopi ed obiettivi Il sito è utilizzato per pubblicare tutta l'informazione di rilevanza pubblica relativa alle attività generate dall'amministrazione, provvedendo alla validazione e al regolare aggiornamento delle informazioni. Le informazioni obsolete verranno opportunamente accantonate in quanto inutili e danneggiano la reputazione del sito Web, oltre che dell'amministrazione che lo gestisce. Art. 4 Struttura del sito Il Comune di Gricignano di Aversa ha deciso di dotarsi di un sito web comunale con le seguenti caratteristiche: 1. nome di dominio; 2. rispetto degli standard internazionali; 3. rispetto di direttive e normative per l'accessibilità del web; 4. operatività e caratteristiche innovative del sistema; 5. evoluzione del sito web. Art. 5 Dominio La scelta del nome di dominio è conforme alle regole di assegnazione dei "domini geografici" definite dalla Naming Authority Italiana, che consente la chiara identificazione dell'amministrazione (comune), del nome del comune (Gricignano di Aversa), della provincia di riferimento (caserta) della nazione di riferimento (it). Per tale motivo il sito ufficiale del comune sarà posizionato, entro l anno 2009, nel dominio riservato ed intestato all'amministrazione comunale in sostituzione di quello attuale non conforme alle regole suddette. 1

4 Ciò consentirà al comune di poter gestire le proprie informazioni in modo chiaramente identificabile nonché di assegnare ai singoli uffici e/o ai singoli referenti delle caselle di posta elettronica facilmente riconducibili all'incarico. Art. 6 Legittimazione La gestione del sito web è deliberata dalla competente Giunta Comunale che nomina un responsabile del sito Web ed eventuali collaboratori. Alle funzioni del Responsabile collabora altro personale con specifica competenza nel settore, anche individuato tra gli LSU in utilizzo presso l ente. Parte II - Organizzazione e gestione Art. 7 Contesto organizzativo L'attività di progettazione e di sviluppo del sito è opportunamente inserita nel contesto organizzativo dell'amministrazione. Art. 8 Coordinamento Al fine esclusivo di fornire un efficace grado di sviluppo e di coordinamento delle attività per l informazione e la comunicazione tramite il sito internet istituzionale, si fa riferimento all organismo descritto nel successivo articolo 9. Art. 9 Comitato di coordinamento È istituito il comitato di coordinamento Gruppo Internet che svolge funzioni di indirizzo in materia di comunicazione on-line ed individua i macro-obiettivi per l implementazione dei contenuti informativi del sito. Il Comitato di Coordinamento, per la sua valenza strategica, è convocato e presieduto dal Sindaco o da un suo delegato. Il Comitato di Coordinamento è convocato, anche per posta elettronica, con almeno 5 gg. di anticipo. I componenti effettivi del Gruppo Internet sono: - l esperto in comunicazione (responsabile della gestione del Sito Web); - il webmaster - eventuali collaboratori; I collaboratori potranno fornire un aiuto diretto nell acquisizione ed elaborazione dati nonché nella gestione del sito e/o fungere da elemento di raccordo con le varie aree e settori dell ente. - i Responsabili di Area o loro delegati; - il Sindaco o suo delegato. Possono partecipare alle riunioni del Comitato di coordinamento i responsabili degli uffici all'uopo invitati. Art. 10 Funzioni Il Gruppo Internet provvede al coordinamento, alla gestione ed alla manutenzione del sito Internet del Comune di Gricignano di Aversa, garantendo la massima accessibilità da parte dell utente. Promuove all interno dell Ente il sito Internet comunale quale strumento, pienamente integrato con le reti interne degli uffici, volto a favorire un più sicuro ed efficiente scambio di informazioni fra gli stessi, una maggiore trasparenza dell'attività amministrativa e una migliore comunicazione tra istituzione e collettività. Diffonde il consapevole utilizzo, da parte degli uffici comunali, delle opportunità offerte dalle reti telematiche e dalle tecnologie dell'informazione, agevolando la partecipazione della collettività all attività del Comune e la crescita di nuove modalità di comunicazione interattiva. Pubblica sul sito tutti gli atti che hanno rilevanza al fine dell informazione esterna a tale scopo trasmessi dagli uffici comunali in formato elettronico e rappresenta, tramite il sito internet medesimo, un insieme ufficiale ed aggiornato del patrimonio informativo pubblico dell Ente. Periodicamente dovrà essere indetta una riunione di verifica e di rapporto del Gruppo Internet al fine di verificare l attività svolta e le pagine immesse in rete. Il Comune affida la revisione, il restyling e la manutenzione periodica del sito alla figura del Responsabile del sito, il quale, con l ausilio del webmaster produrrà la struttura base e in progress del sito. 2

5 Art. 11 Contenuti informativi del sito Internet del Comune Il sito web istituzionale del Comune di Gricignano di Aversa, contiene necessariamente i seguenti dati pubblici: a. l'organigramma, l'articolazione degli uffici, le attribuzioni e l'organizzazione di ciascun ufficio, nonché il settore riferibile all'attività da essi svolta, corredati dai documenti anche normativi di riferimento; b. l'elenco delle tipologie di procedimento svolte da ciascun ufficio, il termine per la conclusione di ciascun procedimento ed ogni altro termine procedimentale, il nome del responsabile e l'unità organizzativa responsabile dell'istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonché dell'adozione del provvedimento finale, come individuati ai sensi degli articoli 2, 4 e 5 della legge 7 agosto 1990, n. 241; c. le scadenze e le modalità di adempimento dei procedimenti individuati ai sensi degli articoli 2 e 4 della legge 7 agosto 1990, n. 241; d. l'elenco completo delle caselle di posta elettronica istituzionali attive, specificando anche se si tratta di una casella di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68; e. l'elenco di tutti i bandi/esiti di gara e di concorso; f. l'elenco dei servizi forniti in rete già disponibili e dei servizi di futura attivazione, indicando i tempi previsti per l'attivazione medesima; g. Statuto comunale; h. testo integrale delle delibere di Giunta e di Consiglio; i. regolamenti comunali distinti per aree di competenza. I dati pubblici, di cui sopra, sono fruibili in rete gratuitamente e senza necessità di autenticazione informatica. In caso di autenticazione informatica, necessaria all erogazione di servizi on-line, la stessa dovrà prevedere anche l utilizzo della Firma Digitale, della Carta d identità elettronica e/o della Carta Nazionale dei Servizi. In questo caso, inoltre, si dovrà provvedere, ognuno per gli adempimenti di propria competenza, ad adottare idonee misure rivolte alla tutela ed all integrità delle informazioni (codici di accesso) relative ai cittadini e/o alle imprese, secondo quanto meglio specificato nel successivo art. 17. I Responsabili di aree garantiranno, per quanto di propria competenza, che le informazioni contenute nel sito web siano conformi e corrispondenti alle informazioni contenute nei provvedimenti amministrativi originali dei quali si fornisce comunicazione tramite il sito Internet. Il Responsabile del sito provvederà ad assicurare che il sito Internet istituzionale, rispetti i principi di accessibilità, nonché di elevata usabilità e reperibilità, anche da parte delle persone disabili, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità dì consultazione, qualità, omogeneità ed interoperabilità. Inoltre, ai fini di una rilevazione del gradimento dei cittadini, delle famiglie, delle imprese e degli altri utilizzatori dei servizi on-line, é opportuno che il Responsabile del sito provveda ad attivare idonei strumenti: a) attuata attraverso un questionario sul web, da proporre periodicamente. Art. 12 Utilizzo della posta elettronica istituzionale Entro trenta giorni dalla entrata in vigore del presente documento ciascun ufficio dovrà essere fornito di una casella di posta elettronica istituzionale. I dipendenti assegnati dovranno procedere alla lettura, almeno una volta al giorno, della corrispondenza elettronica ivi pervenuta, adottando gli opportuni metodi di conservazione della stessa in relazione alle varie tipologie di messaggi ed ai tempi di conservazione richiesti. Ai fini della comunicazione interna, si raccomanda l utilizzo in modo prevalente della posta elettronica, quale mezzo di trasmissione sostitutivo o integrativo di quelli già ordinariamente utilizzati, secondo quanto previsto dall articolo 14 del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, approvato con D.P.R. 28/12/2000, n L utilizzo della posta elettronica istituzionale dovrà avvenire, da parte degli uffici comunali, secondo le regole di seguito riportate: - non trasmettere attraverso il server di posta elettronica del Comune di Gricignano di Aversa, materiale illegale, offensivo, volgare, ecc; - non divulgare a terzi la password della casella di posta elettronica utilizzata; - non usare il servizio di posta elettronica per scopi illegali; - non interferire e danneggiare altri utenti, computer, reti esterne, ecc.; - non usare il servizio di posta elettronica per scopo di lucro (aziende, studi, negozi, ecc.), o per comunicazioni personali. 3

6 - non usare il proprio indirizzo di posta elettronica per azioni di "mailing indiscriminato - spamming" che comprometterebbero sia le funzionalità tecniche del sistema, che il rapporto "fiduciario" tra gli utenti e l Amministrazione garante della correttezza dei rapporti fra i cittadini digitali, creando fastidio e danno economico agli utenti della rete. Art. 13 Caratteristiche del sito web Il sito Web è strutturato per Aree tematiche a cui si accede dai links opportunamente disposti della pagina iniziale home page. La creazione ex-novo di una pagina web, di ulteriori sezioni interne di una certa consistenza di dati nonché la sostanziale modifica grafica dell interfaccia del sito Web viene decisa dal Gruppo di coordinamento di cui all art. 10 previa assenso dell Amministrazione Comunale. La creazione e l immissione di pagine web all interno del sito avviene periodicamente sotto la responsabilità del Responsabile del sito. I Fonts da utilizzare, al fine di una corretta traslitterazione in linguaggio HTML, dovranno essere necessariamente il Times New Roman, l Arial oppure il Verdana ed in formato PDF od al più in formato DOC. Per quanto concerne le immagini digitalizzate è preferibile che esse siano in formato JPEG o GIF e che non superino la estensione massima di 800 x 600 pixel. Massima cautela possibile nell inserimento di dati, grafici, foto non originali e dei quali necessiti, comunque, una autorizzazione per copyright dei legittimi proprietari. Documenti trascritti in forme linguistiche diverse da quella alfabetica latina (greco antico, ebraico, punico, cirillico etc.) dovranno esser prodotti in formato PDF, oppure traslitterati. Art. 14 Responsabilità dei funzionari delle aree La responsabilità giuridico-legale di quanto in esso contenuto (in qualunque forma: testo, immagini, audio, video e file da pubblicare) è dei Responsabili di aree per quanto di competenza. Art. 15 Responsabilità del Webmaster Il Webmaster si impegna a: - non divulgare tutte le informazioni di cui venisse a conoscenza, relative ad altri utenti del servizio; - non pubblicare, diffondere, divulgare, utilizzare, trasmettere, distribuire informazioni o materiale diffamatorio, osceno, riservato o altrimenti illegale; - non immettere, trasmettere, utilizzare, diffondere qualsiasi materiale che non può essere legalmente distribuito in via telematica. Parte III - Sicurezza Art. 16 Sicurezza del patrimonio informativo I documenti informatici e/o le informazioni trattate con strumenti informatici e relative al sito web istituzionale, devono essere custoditi e controllati con modalità tali da ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o non consentito o non conforme alle finalità dell'ente. Inoltre, il patrimonio informativo, presente nel sito Internet istituzionale, deve essere efficacemente protetto e tutelato al fine di prevenire possibili alterazioni sul significato intrinseco delle informazioni stesse. Le misure di sicurezza vengono individuate alla luce delle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, in relazione alla natura dei dati da proteggere ed alle specifiche caratteristiche delle informazioni stesse, in grado di ridurre al minimo i rischi. Art. 17 Vigilanza Il webmaster provvede, limitatamente ai propri sistemi informatici utilizzati, ad adottare idonee misure minime di sicurezza, utili al fine di: a) ridurre al minimo il rischio di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati correlati al sito internet e memorizzati su supporti magnetici / ottici gestiti, nonché delle banche-dati e dei locali ove esse sono collocate; b) evitare l'accesso non autorizzato alle banche-dati, alla rete e, in generale, al sito internet del Comune. 4

7 Parte IV - Privacy Art. 18 Trattamento dei dati Nei successivi articoli si descrive le modalità di gestione del sito web ufficiale del Comune di Gricignano di Aversa, ai sensi dell'art. 13 del D.Lgs. n. 196/ Codice in materia di protezione dei dati personali, e non anche di altri siti web esterni consultabili dall utente tramite link. Informazioni aggiuntive potranno essere fornite all interno dei differenti canali di accesso, suddivisi sulla base degli argomenti trattati (Aree Tematiche). Art. 19 Tipi di dati trattati 1) Dati di navigazione log files I sistemi informatici e gli applicativi dedicati al funzionamento di questo sito web rilevano, nel corso del loro normale funzionamento, alcuni dati (la cui trasmissione è implicita nell uso dei protocolli di comunicazione di Internet) non associati a Utenti direttamente identificabili. Tra i dati raccolti sono compresi gli indirizzi IP e i nomi di dominio dei computer utilizzati dagli Utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri riguardanti il sistema operativo e l ambiente informatico utilizzato dall Utente. Questi dati vengono trattati, per il tempo strettamente necessario, al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull uso del sito e per controllarne il regolare funzionamento. 2) Dati forniti volontariamente dall utente - L invio volontario ed esplicito di posta elettronica agli indirizzi indicati nei differenti canali di accesso di questo sito e la compilazione dei format (maschere) specificamente predisposti comportano la successiva acquisizione dell indirizzo e dei dati del mittente/utente, necessari per rispondere alle istanze prodotte e/o erogare il servizio richiesto. Specifiche informative di sintesi saranno riportate o visualizzate nelle pagine del sito predisposte per particolari servizi a richiesta. 3) Cookies - Non sono utilizzate in alcun modo tecniche informatiche per l acquisizione diretta di dati personali identificativi dell utente. I c.d. cookies di sessione, una volta terminata la connessione al sito web del Comune di Gricignano di Aversa, non vengono conservati. I sistemi informatici del Comune di Gricignano di Aversa non utilizzano: - cookies per la trasmissione di informazioni di carattere personale; - cookies persistenti di alcun tipo. Art. 20 Finalità del trattamento dei dati Il Comune di Gricignano di Aversa effettua trattamenti di dati personali nei limiti di quanto ciò sia strettamente necessario allo svolgimento delle funzioni istituzionali, escludendo il trattamento quando le finalità perseguite possono essere realizzate mediante dati anonimi o modalità che permettono di identificare l interessato solo in caso di necessità. Specifiche finalità, relative ai singoli trattamenti, potranno essere segnalate in maniera dettagliata nell ambito dei vari canali di accesso. All interno di essi l Utente potrà trovare informazioni integrative sul trattamento dei dati personali. Art. 21 Modalità del trattamento I dati personali sono trattati con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono raccolti. Art. 22 Facoltatività del conferimento dei dati L utente è libero di fornire i dati personali riportati nei moduli di richiesta dei vari servizi offerti nel portale; il mancato conferimento dei dati richiesti obbligatoriamente, comporterà l impossibilità di ottenere il servizio. 5

8 Art. 23 Comunicazione e/o diffusione dei dati I dati personali degli utenti che chiedono l invio di materiale informativo (mailing-list, risposte a quesiti, avvisi e newsletter, atti e provvedimenti, ecc.) sono utilizzati unicamente al fine di eseguire il servizio o la prestazione richiesta e sono comunicati a terzi nei soli casi in cui: - ciò è necessario per l adempimento delle richieste (es. servizio di spedizione della documentazione richiesta); - la comunicazione è imposta da obblighi di legge o di regolamento. Art. 24 Il Titolare del trattamento Il titolare del trattamento dei dati, relativi a persone identificate o identificabili che hanno consultato questo sito, è il Sindaco del Comune di Gricignano di Aversa. Art. 25 Diritti degli interessati Gli interessati, ovvero le persone fisiche, le persone giuridiche, gli enti o le associazioni, cui si riferiscono i dati hanno il diritto, in qualunque momento, di ottenere la conferma dell esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l origine, verificarne l esattezza o chiederne l integrazione o l aggiornamento, oppure la rettificazione ai sensi dell art. 7 del D.Lgs.. 30/06/2003, n Ai sensi del medesimo articolo gli interessati hanno altresì il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati che li riguardano, trattati in violazione di legge, nonché di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento. * * * * * * * * * 6