Questionario di valutazione: la preparazione di un istituzione

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1 Questionario di valutazione: la preparazione di un istituzione Abbiamo creato questo questionario per aiutarti a prepararti per il workshop e per farti pensare ai diversi aspetti delle collezioni digitali della tua organizzazione - scopo, priorità, risorse - e, più in generale, al livello di preparazione, in modo da saper affrontare i problemi della conservazione digitale. Potrai osservare che i problemi legati all organizzazione, alla tecnologia e alle risorse - tematiche che collegano strettamente il tutorial e il workshop - si ritrovano anche in questo questionario. L infrastruttura organizzativa conferma l impegno di un istituzione per quanto riguarda la conservazione digitale, definisce gli obiettivi e le priorità del programma, riconosce le pratiche e gli standard accettati dalla comunità. L infrastruttura tecnologica traduce gli obiettivi del programma in requisiti tecnici, raccomanda soluzioni opportune e inizia ad applicarle, ha la responsabilità di garantire che l organizzazione sia in grado di rispondere, in modo continuativo, ai requisiti tecnologici del programma. Una scelta decisionale valida per la conservazione digitale è quella che porta avanti sia l aspetto organizzativo che quello tecnologico. Gli impegni in termini di risorse rafforzano e sostengono il programma - finanziamenti, staff, formazione, servizi, ecc. -: tali risorse devono essere definite e garantite come impegno continuativo da parte dell istituzione. Non ti preoccupare se risponderai no alla maggior parte o a tutte le domande. Questo questionario vuole aiutarti a fare un bilancio degli elementi richiesti da un programma di conservazione digitale, e a iniziare o a proseguire il tuo progetto di conservazione digitale. A. Infrastruttura organizzativa Si può valutare il livello di preparazione organizzativa dall implementazione e dall adozione di politiche esplicite che riflettono gli impegni e le decisioni presi in ambito della conservazione digitale. Accade spesso infatti che un organizzazione intraprenda un programma senza prima assicurarsi che le politiche e i controlli richiesti siano stati attivati. Mission 1. La descrizione della mission della tua istituzione può essere letta come un impegno a lungo termine nei confronti della conservazione del materiale digitale importante che il tuo ente ha acquisito o ha creato? so Politiche e procedure 2. La tua istituzione ha delle politiche o delle procedure scritte per affrontare la questione dell accesso a lungo termine (al contrario di quelle riguardanti la digitalizzazione)? Se rispondi No n so, salta la Sezione B. Se rispondi Sì, continua con la domanda 2a. - vai alla domanda 2a. - vai alla Sezione B n so vai alla Sezione B. 2a. La tua istituzione ha un accordo scritto con i principali stakeholders per definire ruoli e responsabilità? so 2b. La tua istituzione ha delle politiche e delle linee-guida riguardanti la selezione, la de-selezione e l acquisizione? n so 2c. La tua istituzione ha definito e pubblicato dei requisiti e delle procedure per la quality creation (creazione di oggetti digitali di qualità)? n so

2 2d. Sono state istituite delle linee-guida generali per l archiviazione? n so 2e. La tua istituzione ha dei requisiti scritti per il trasferimento? n so 2f. La tua istituzione ha definito in modo esplicito le strategie di conservazione più appropriate per le collezioni e gli oggetti digitali che ha l incarico di conservare? n so Se Sì, descrivile: Autorità 3. Se hai risposto di sì a una qualsiasi domanda della Sezione 2, i documenti sulla conservazione digitale sono stati valutati attentamente da parte del personale dirigente? o Interamente o Parzialmente, ma la valutazione è in corso n so Implementazione 4. La tua organizzazione ha implementato le politiche e le pratiche descritte in quei documenti? o Interamente o Parzialmente, ma l implementazione è in corso n so B. Infrastruttura tecnologica Le organizzazioni tendono a fare affidamento oppure a creare in un primo momento il contenuto digitale, e solo dopo ad affrontare la questione dell accesso a lungo termine. Questa Sezione verte sugli oggetti e le collezioni digitali, sulla gestione della conservazione e dei depositories, in corso oppure in programma. Collezioni digitali 5. Al momento, quali, tra questi tipi di oggetti digitali, sono in possesso della tua organizzazione, tra quelli che è incaricata di mantenere in modo continuativo? (Alcuni oggetti possono rientrare in più categorie. Seleziona tutte le caselle pertinenti) File di riviste in formato elettronico in abbonamento (articoli, numeri, riviste) Archivi dell istituzione (qualsiasi formato) Siti web

3 File di documenti di testo File di immagini digitali File in PDF File di dati numerici Database e fogli di calcolo elettronici GIS (Sistemi di Informazione Geografica) File audiovisivi Altri (elenca quali) 6. La tua organizzazione è in possesso di materiali digitali che, per carenze operative e/o tecniche, non riesce a installare, leggere o a cui non può accedere? n so Se Sì, indica quali: Archiviazione 7. La tua organizzazione sta utilizzando uno di questi tipi di archiviazione? (Seleziona tutte le caselle pertinenti) Memoria on-line (esempio: spinning magnetic disk) Nastri magnetici CD, DVD, o altri dischi ottici o magnetico-ottici Solid state Altri (indica quali)

4 Pratiche di archiviazione 8. Il programma di archiviazione della tua organizzazione include: (Seleziona tutte le caselle pertinenti) L utilizzo di supporti di memoria di alta qualità? Un area ad accesso controllato per le macchine e i supporti su cui sono archiviati i file? Un area di archiviazione sotto controllo ambientale? Un piano di recupero in caso di disastro? Un programma di test dei supporti? Un piano di refresh o di migrazione dei supporti? Copie di back-up? Un deposito esterno per le copie di back-up? Altro (indica cosa) Obsolescenza 9. La tua organizzazione ha preso delle misure per allungare la vita del contenuto digitale, minacciato dall obsolescenza dei formati di file, dei supporti di memoria, dell hardware necessario per accedervi, oltre che del software e dell hardware relativi a questo? Formati di file Sì No Supporti di memoria Sì No Drive di memoria Sì No 10. Quali misure sono state prese? Depository 11. La tua organizzazione ha sviluppato uno o più digital depositories per la gestione a lungo termine della propria collezione digitale? n so Sviluppo del depository 12. Se Sì, ha: Sviluppato un depository interno? Acquistato un software proprietario per implementare il depository? Acquistato un software open source per implementare il depository? Delegato all esterno lo sviluppo/il mantenimento del depository? Fatto un contratto con terzi per un servizio di depository? Si è associata ad un consorzio che sviluppa/fornisce un servizio di depository? Trovato altre soluzioni? (Quali?) Se hai selezionato tutte le risposte, per favore porta al workshop tutta la documentazione possibile in tuo possesso sulle misure che sono state prese. Sicurezza 13. Il depository della tua organizzazione è sicuro? Sono stati messi in atto dei meccanismi volti ad assicurare l integrità degli oggetti presenti nel depository (contro minacce alla sicurezza intenzionali o accidentali)? n so

5 Conformità allo standard OAIS 14. La tua organizzazione si è impegnata nello sviluppo o nell utilizzo di un depository conforme allo standard OAIS, per conservare a lungo termine gli oggetti digitali (che sono o che saranno l obiettivo del suo programma di conservazione)? n so C. Risorse Una volta che ha riconosciuto la necessità e ha deciso di implementare un programma di conservazione digitale, un organizzazione deve essere pronta a sostenere la creazione e il mantenimento di tale programma. Questa Sezione verte sulle risorse economiche, umane e tecniche. Finanziamento sostenibile 15. Al momento, la tua istituzione ha dei fondi destinati al mantenimento a lungo termine delle collezioni digitali? n so Se Sì, a quanto ammontano e di che natura sono questi fondi? Se No, delinea le possibili fonti e i piani per trovare fondi. Personale 16. La tua istituzione ha del personale incaricato esclusivamente della responsabilità della conservazione digitale? n so 16a. Se Sì, quante persone sono? 16b. Se Sì, elenca i loro titoli. 17. La competenza organizzativa è di livello adeguato allo sviluppo di un programma di conservazione digitale? n so 18. La competenza tecnica è di livello adeguato allo sviluppo di un programma di conservazione digitale? n so 19. Il personale dirigente considera la conservazione digitale prioritaria? n so

6 20. Il supporto per la formazione del personale sulla conservazione digitale è adeguato? n so 21. Al momento, la tua istituzione utilizza degli esperti esterni per la conservazione digitale (ad esempio consulenti, personale a contratto, ecc.)? n so Infrastruttura tecnologica 22. Al momento, l'infrastruttura tecnologica della tua organizzazione è in grado di implementare e/o gestire un programma di conservazione digitale, compresi i continui aggiornamenti e i miglioramenti? n so Commenta lo stato dell infrastruttura e i possibili problemi 23. La tua istituzione ha, nel budget annuale, delle risorse destinate allo sviluppo, ai ricambi e agli aggiornamenti della tecnologia? n so Struttura amministrativa 24. Il programma di conservazione digitale dovrebbe essere: o integrato in unità già esistenti? o un unità separata? 25. Come classifichi i seguenti fattori, che possono rappresentare una minaccia, per quanto riguarda la perdita del materiale digitale nella tua istituzione per i prossimi tre anni? (1 = minaccia peggiore; 5 = minaccia più lieve) Obsolescenza tecnologica Politiche o piani per la conservazione insufficienti Risorse per la conservazione insufficienti Insufficiente sostegno da parte del personale dirigente Mancanza di competenza Altro: indica cosa.