PAR FSC REGIONE EMILIA-ROMAGNA MANUALE DELLE PROCEDURE DELL AUTORITA DI CERTIFICAZIONE

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1 PAR FSC REGIONE EMILIA-ROMAGNA MANUALE DELLE PROCEDURE DELL AUTORITA DI CERTIFICAZIONE 1

2 Le funzioni dell Autorità di L Autorità di (AC) è responsabile della corretta certificazione delle spese a valere sui fondi FSC per l attuazione del programma. In particolare l AC: a) elabora e trasmette al MISE-DPS le richieste di trasferimento risorse sulla base delle dichiarazioni di spesa ricevute dall AR; b) certifica che la dichiarazione di spesa è corretta, proviene da sistemi di contabilità affidabili ed è basata su documenti giustificativi verificabili; c) mantiene una contabilità degli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della soppressione totale o parziale della partecipazione a un intervento; d) verifica di aver ricevuto dall AR informazioni adeguate in merito alle procedure seguite e alle verifiche effettuate in relazione alle spese figuranti nelle proposte di certificazione; e) effettua controlli in merito alla riconducibilità delle spese agli interventi selezionati per il finanziamento conformemente ai criteri applicabili al Programma. Nelle funzioni dell AC si distinguono i seguenti processi: controlli sulle proposte di certificazione, sulla completezza delle informazioni ricevute in merito alle procedure attuate. produzione della richiesta di trasferimento di risorse, sulla base della proposta di certificazione della spesa; I processi vedono il coinvolgimento dei seguenti attori: Autorità Responsabile, Responsabile di Obiettivo, Autorità di. Le procedure di controllo Sulla base della proposta di certificazione inviata dall AR, l AC effettua le procedure di controllo, che si sostanziano in: verifiche sulla quadratura dei totali, si tratta di controlli di tipo contabile, finalizzati a verificare la quadratura tra l importo totale ed i dati analitici. Se sono presenti interventi oggetto di irregolarità è necessario informare l AR della presenza di anomalie. controlli generali sul ricevimento delle necessarie informazioni da parte delle AR, sulla regolarità e legittimità delle procedure applicate. Sono compresi in questa tipologia l accertamento sulle verifiche gestionali condotte dall AR e dall RO e le verifiche sull adeguatezza delle informazioni fornite dall AR. Successivamente procede con il controllo documentale, che consiste in: verifiche documentali inerenti gli interventi ed alle spese sostenute (controlli a campione), che hanno come oggetto gli interventi e relativi documenti giustificativi. verifiche sull adeguatezza e completezza delle informazioni ricevute in merito alle procedure applicate dall AR (controlli periodici). Sono svolte con riferimento all attuazione delle procedure adottate dall AR per l ammissione ed il controllo degli interventi, non necessariamente collegate al periodo temporale relativo alla certificazione. Le verifiche effettuate sono documentate attraverso la formalizzazione di check list: esse costituiscono una guida degli elementi da verificare e, una volta riempite e siglate, fungono da attestazione dell avvenuto controllo. 2

3 Le procedure operative della certificazione 1. L AR trasmette all AC la proposta di certificazione composta dai seguenti documenti: totale da certificare suddiviso per obiettivo e linea di azione escluso ogni eventuale importo irregolare riscontrato; dettaglio dei pagamenti per intervento (atti di liquidazione); check list di controllo di primo livello compilate dall RO sulla base dei controlli documentali e in loco; elenco degli interventi campionati per il controlli in loco da parte dell RO; elenco importi recuperati con indicazione del debitore e della data in cui è sorto il debito. Nel suddetto elenco sono comprese anche le somme recuperate non connesse ad irregolarità; elenco importi ritirati a seguito della soppressione del finanziamento. Eventuali integrazioni alla proposta di certificazione, in ragione di verifiche o controlli dell AR, vengono comunicate all AC e sono portate ad integrazione della prima certificazione utile. Se l AC rileva la necessita di approfondimenti ed integrazioni da parte della AR, questi provvede tempestivamente a fornire le informazioni richieste in modo da facilitare la fase di certificazione. A conclusione del processo, l AC invia all AR la delle spese e le richieste di trasferimento delle risorse corredate da tutte le indicazioni in merito alla spesa che non si ritiene di certificare. L AC verbalizza eventuali comunicazioni in merito da parte dell AR. 2. L AC, sulla base della documentazione ricevuta, provvede a: effettuare la riconciliazione dei totali della proposta di certificazione con gli importi analitici verificare tramite il sistema informativo (cartelle di rete, fogli di calcolo o fascicoli cartacei) se all interno della proposta di certificazione presentata dall AR non siano comprese spese oggetto di irregolarità. Se il controllo effettuato risulta positivo ovvero nella proposta di certificazione sono compresi interventi contenenti irregolarità, l AC provvede ad informare l AR che a seguito delle proprie verifiche potrà : confermare la proposta di certificazione; riconoscere l errore; in tal caso l AC provvede ad escludere la spesa irregolare dalla proposta di certificazione in quanto spesa non ammissibile. Nel procedere l AC tiene conto degli importi ritirati e recuperati: Importi ritirati: si tratta di spese che vengono cancellate dal Programma dall RO. Tali spese devono essere detratte dalle spese da certificare indipendentemente dal fatto che il recupero delle somme indebitamente erogate sia avvenuto o meno. L AC verifica che tali importi siano stati effettivamente detratti dalla proposta di certificazione presentata dall AR. Importi recuperati: si tratta di importi effettivamente recuperati dall RO o mediante rimborso da parte del debitore o mediante recupero sui pagamenti da effettuare nei confronti dello stesso soggetto. L AC verifica che tali importi siano stati effettivamente detratti dalla proposta di certificazione presentata dall AR. L AC è responsabile di tenere una contabilità degli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della soppressione totale o parziale di un intervento. A tal fine viene istituito un documento contenente i seguenti dati: il codice intervento; i dati identificativi del beneficiario, la data del provvedimento di recupero; importo totale oggetto del recupero; importo degli interessi legali; la scadenza fissata nel provvedimento di recupero; importo degli interessi di mora; 3

4 importo soppresso con la determinazione della quota nazionale e della quota di cofinanziamento; il riferimento all atto di soppressione e la motivazione per cui l importo è stato revocato; la tipologia di irregolarità (sotto soglia, oggetto di comunicazione, ecc.). Le verifiche eseguite sono attestate attraverso la compilazione delle Check list (ALLEGATO 1): Verifica della Proposta di certificazione; Check list - Dettaglio della Proposta di certificazione; Check list - Documentazione della Proposta di certificazione; Check list - Report per la 3. L AC effettua il controllo documentale a campione A partire dall universo degli interventi rientranti nelle spese da certificare, si procede all estrazione di un campione basato su di una analisi dei rischi. Nell ambito del campione di interventi estratti si procede a un campionamento dei giustificativi di spesa. La procedura operativa segue i passaggi indicati nelle - Note metodologiche ed operative per l estrazione del campione (ALLEGATO 2). La verifica a campione deve ricostruire la tracciabilità della spesa, che l importo di spesa dichiarato corrisponda alla somma degli importi dei singoli interventi e che la proposta elaborata dall AR sia corrispondente a quella riscontrata in sede di controllo documentale. Per ogni intervento estratto si verifica: se l intervento è stato sottoposto al controllo amministrativo obbligatorio; se l intervento fa parte del campione estratto per i controlli in loco da effettuare da parte dell RO; in caso affermativo si verifica la programmazione dei controlli stilata dall RO; la presenza e la compilazione corretta delle check list del controllo di primo livello, nonché il corretto inserimento dei dati e di eventuali irregolarità; la spesa ammissibile elaborata dall AR sia corrispondente a quella riscontrata in sede di controllo documentale; i documenti giustificativi di spesa siano disponibili nel sistema Informativo (cartelle di rete, fogli di calcolo o fascicoli cartacei) o presso gli uffici dell RO; la spesa sia stata sostenuta nel periodo di ammissibilità previsto dal Programma; Se durante lo svolgimento dei controlli descritti, si riscontra la necessità di avere ulteriori elementi allo scopo di approfondire la verifica in atto, l AC richiede eventuali chiarimenti all AR. Espletate le verifiche a campione, si calcola l incidenza finanziaria sulle irregolarità: se tale incidenza è superiore al 10% della spesa controllata o si sono rilevati errori sistematici, l AC ne dà comunicazione all AR e all Autorità di Audit, valutando se procedere ad ampliare il campione di spesa da sottoporre a controllo. Qualora la proposta di certificazione sia composta da un unico intervento, il controllo avviene sul 100% dei documenti giustificativi dell intervento oggetto della certificazione. Le verifiche eseguite sono attestate per ciascun intervento estratto attraverso la compilazione delle Check list (ALLEGATO 1) Controllo interventi e Check list Controllo documenti giustificativi. Tra le funzioni dell Autorità di si prevede il controllo periodico sulla ricezione delle informazioni adeguate ai fini della certificazione e sono eseguite con una frequenza almeno annuale, a partire dalla data di prima certificazione. Le informazioni richieste sono la prova che i sistemi di controllo dell AR e RO siano effettivamente funzionali. Questa attività è volta ad accertare in generale la funzionalità effettiva del sistema di controllo dell AR verificando che siano presenti: la descrizione dei sistemi di controllo dell AR e dell RO e le procedure applicate; la metodologia di campionamento; i risultati delle analisi di rischio eseguite; 4

5 i dati sulle verifiche amministrative e in loco effettuate: in particolare il numero delle verifiche in loco, la percentuale degli interventi campionati, la percentuale delle spese campionate, il livello di errore trovato, la tipologia di errore. Le verifiche sono attestate attraverso la compilazione della Check list (ALLEGATO 1) Controlli periodici. 4. A seguito dei controlli l AC emette la relativa richiesta di trasferimento di risorse sulla base della modulistica predisposta dal DPS-DG PRUN allegata alla delibera di giunta regionale n.1584/2012 e la trasmette al MISE-DPS. A seguito delle verifiche effettuate, L AC procede alla redazione della richiesta di trasferimento di risorse nel formato di cui all appendice C. Moduli di richieste di trasferimento risorse FSC del Sistema di Gestione e Controllo approvato con DGR 1584/2012. L AC produce un verbale/nota di sintesi sulle procedure di controllo svolta da cui si evincano: le somme previste per Obiettivo e Linea di Azione consegnate dall AR; le spese che intende certificare; le spese non ritenute certificabili indicandone le motivazioni; elenco degli interventi su cui si e effettuato il controllo a campione documentale; elenco degli importi ritirati e recuperati. elenco degli interventi su cui sono giunti rilievi da parte dell Autorità di Audit. L AC provvede ad informare l AR sul resoconto conclusivo dell attività svolta. 5

6 PISTA DI CONTROLLO DESCRIZIONE CONTROLLO E DOCUMENTAZIONE DI Documenti e RIFERIMENTO Check list Controllo di ricezione della proposta di certificazione Check list - Verifica della Quadratura dei totali con analitica degli interventi Proposta di certificazione Archiviazione documenti Controlli generali su correttezza e fondatezza della spese da certificare verifica delle informazioni pervenute, confrontandole con quelle disponibili nel S.I. In particolare verifica che gli importi da certificare siano coerenti con gli importi di spesa a livello di ciascun intervento in essa contenuti. Verifica inoltre l'eventuale presenza di irregolarità. Estrazione del campione Viene applicata la procedura di campionamento atta ad estrarre progetti e giustificativi di spesa sui quali svolgere i controlli documentali Controllo documentale a campione sugli interventi e giustificativi di spesa Verifica che la spesa rendicontata dal Beneficiario, la spesa ritenuta ammissibile dall'ro e il contributo erogato siano registrati sul sistema informatizzato, che le check list dei controlli amministrativi ed in loco siano correttamente compilate, che i documenti giustificativi di spesa siano correttamente archiviati presso gli Uffici competenti. Verifica che le spese dichiarate per ogni intervento siano comprovate da documentazione giustificativa di spesa, che tali documenti siano conformi alla normativa civile e fiscale, che le voci di spesa contenute in tali documenti siano ammissibili. Controllo su sistematicità e/o incidenza finanziaria dell'errore Rileva se si è in presenza di errore sistematico. Calcola il tasso di errore tramite il rapporto tra gli importi risultati non certificabili al controllo e l'importo complessivo del campione Controlli periodici Verifica le procedure messe in atto dall AR e dall'ro per l'attuazione dei controlli in loco. Quadratura finale ed controllo della proposta di certificazione e richiesta di trasferimento di risorse Viene effettuata la quadratura finale dei dati tenuto conto degli eventuali importi non certificabili risultanti dagli esiti dei controlli eseguiti. Check list - Dettaglio della Proposta di certificazione Check list- Documentazione della Proposta di certificazione Procedura di campionamento Check list - Controllo interventi Check list -Controllo documenti giustificativi Check list -Controlli periodici Check list - Report per la Invio della certificazione di spesa Invio della richiesta di trasferimento di risorse al Mise-DPS. L'AC informa degli esiti l'ar. Richiesta di trasferimento di risorse 6

7 ALLEGATO 1 CHECK LIST CHECK LIST Verifica della Proposta di certificazione CONTROLLI Verifica degli importi da certificare per Obiettivo e Linea di Azione con il totale Riconciliazione fra i totali dei documenti di cui è composta la proposta la certificazione ed i relativi importi analitici Verifica tramite il sistema informativo (cartelle di rete, fogli di calcolo o fascicoli cartacei) se all interno della proposta di certificazione presentata dall AR non siano comprese spese relative a interventi oggetto di recupero o ritirati. Verifica che gli importi ritirati siano stati detratti dalla proposta di certificazione Verifica che gli importi recuperati siano stati detratti dalla proposta di certificazione Rilievi ESEGUITO TE Il Responsabile dell attività di certificazione Check list Dettaglio della Proposta di CONTROLLI La Proposta di contiene: totale da certificare suddiviso Obiettivo e Linea di Azione escluso ogni eventuale importo irregolare riscontrato. dettaglio dei pagamenti per intervento check list relativa al controllo di primo livello eseguito dall RO indicazione degli interventi campionati per i controlli in loco effettuati dall RO elenco importi recuperati con indicazione del debitore e della data in cui è sorto il debito. Nel suddetto elenco sono comprese anche le somme ESEGUITO TE 7

8 recuperate non connesse ad irregolarità elenco importi ritirati a seguito soppressione del finanziamento Rilievi Il Responsabile dell attività di certificazione Check list Documentazione della Proposta di certificazione CONTROLLI L AC ha ricevuto da AR, nei tempi stabiliti, la documentazione prevista. Le dichiarazioni e i documenti ricevuti dall AR sono completi e regolari L AR ha comunicato ad AC le integrazioni alla proposta di certificazione, nonché le modifiche richieste in caso di emersione di anomalie L RO ha implementato il sistema informativo (cartelle di rete, fogli di calcolo o fascicoli cartacei) con tutte le informazioni inerenti ai controlli sia di carattere amministrativo che contabile, in ufficio e in loco L AC ha trasmesso ad AR la certificazione di spesa definitiva e le richieste di trasferimento delle risorse corredate da tutte le informazioni in merito alla spesa che si ritiene di non certificare Rilievi ESEGUITO TE Il Responsabile dell attività di certificazione Check list Report per la CONTROLLI ATTIVITA Il report di fine attività contiene: le somme previste da certificare per Obiettivo e ESEGUITO TE 8

9 Linea di Azione consegnate dall AR; l elenco degli interventi su cui sono giunti rilievi da parte dell Autorità di Audit l elenco degli importi ritirati e recuperati l elenco degli interventi su cui si è effettuato il controllo a campione documentale; le spese non ritenute certificabili (con indicazione dei motivi di esclusione) Rilievi Il Responsabile dell attività di certificazione CUP Intervento Beneficiario Obiettivo/Azione Titolo Causale erogazione (anticipo / acconto / saldo) CHECK LIST CONTROLLI INTERVENTI Importo complessivo Stato avanzamento finanziario dell intervento Importo liquidato di cui risorse FSC CONTROLLI Disponibilità nel sistema informativo (cartelle di rete, fogli di calcolo o fascicoli cartacei) rispetto degli adempimenti amministrativi e contabili connessi all'erogazione presenza e correttezza della richiesta di rimborso presenza e correttezza del controllo amministrativo - contabile i controlli dell'ro hanno riscontrato irregolarità o rilievi Completezza dei campi informativi previsti dal Sistema SGP L intervento rientra nel campione estratto per le verifiche in loco ESEGUITO TE 9

10 Nel S.I. è presente la data del controllo Nel S.I. è indicato l'esito del controllo Verbale compilato con anche le irregolarità o i rilievi riscontrati Il Responsabile dell attività di certificazione CUP Intervento Beneficiario Obiettivo/Azione Titolo CHECK LIST CONTROLLI DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI Importo complessivo Stato avanzamento finanziario dell intervento Importo liquidato Giustificativi a campione: n. % su importo controllato Documenti contabili giustificativi emessi da Importo imputato Pagato/liquidato il Totale SCHEDA DI CONTROLLO CONTROLLI I documenti sono verificabili su S.I. La tipologia di spesa rientra tra quelle ammissibili per l intervento L'intestazione del documento contabile è corretta la spesa è sostenuta nel periodo di ammissibilità Il documento riporta il timbro di annullamento relativo al finanziamento nell'ambito del Programma la data di quietanza (se presente) è antecedente o coincidente con la data di certificazione. ESEGUITO TE 10

11 Il Responsabile dell attività di certificazione CHECK LIST CONTROLLI PERIODICI Informazioni aggiornate al Universo di riferimento interventi costituenti l'universo (n.) interventi a campione per il controllo in loco (n.) interventi a campione in relazione all'universo (% su numero) interventi a campione in relazione all'universo (% su spese) verifiche in loco eseguite (n.) livello di errore conseguente alle verifiche in loco (%) SCHEDA DI CONTROLLO è rispettata la percentuale minima di estrazione? gli interventi estratti a campione sono controllati prima della certificazione? La descrizione della metodologia di campionamento è presente e chiara? sono previste azioni correttive conseguenti agli errori riscontrati? Il Responsabile dell attività di certificazione 11

12 ALLEGATO 2 Note metodologiche per il campionamento degli interventi Il metodo di campionamento si basa sull effettuazione di un analisi di rischio in grado di orientare la selezione degli interventi verso aree e tematiche di potenziale maggiore criticità. 1 step: Estrazione di un campione di interventi L universo di riferimento è rappresentato dalla totalità degli interventi inseriti nella proposta di certificazione. Il campione di interventi da sottoporre a verifica è estratto dalla banca dati degli interventi e dei relativi pagamenti che compongono la proposta di certificazione inviata dall AR all AC. Tale campione sarà stratificato in modo che siano rappresentati i singoli Obiettivi ed, al loro interno, le diverse causali di pagamento. In particolare, per ciascun Obiettivo saranno definiti due strati separati per anticipi e acconti da un lato e saldi dall altro, in ragione della presenza o meno dell obbligo di dimostrare l avvenuta esecuzione del campionamento di interventi da sottoporre al controllo in loco, e, per gli interventi a campione, dell avvenuto controllo. Si procederà poi all estrazione di un numero di interventi che rappresentino almeno il 3% dei pagamenti, relativamente a ciascuno degli strati indicati: il numero preciso di interventi da esaminare sarà modulato in relazione al raggiungimento di detta soglia del 3%, garantendo comunque una percentuale di interventi controllati non inferiore all 1% per ogni strato. Eventuali ulteriori sottostratificazioni all interno di ciascuno degli strati individuati saranno possibili una volta espletata un adeguata analisi di rischio e potranno essere legate, ad esempio, alla tipologia dell intervento. Ai fini dell estrazione si prevede di utilizzare una tecnica di campionamento stratificato ispirata alla logica del MUS (Monetary Unit Sampling) che risulta particolarmente adatta per la verifica di un universo costituito da transazioni monetarie, dal momento che assume come unità campionaria la singola unità monetaria; di conseguenza ogni transazione ha una probabilità di essere selezionata proporzionale al proprio valore monetario. In altri termini le transazioni con un valore elevato hanno maggiore possibilità di essere selezionate rispetto a quelle di basso valore monetario. In estrema sintesi, il procedimento è il seguente (con esempio esplicativo): 1) Elaborazione, per ognuno degli strati individuati, di una lista degli interventi presentati ordinati in maniera casuale; 2) Individuazione, attraverso l apposito tool di Generazione presente sul sito Intranet della Regione Emilia- Romagna, all indirizzo it/sin_info/generatore/, di un numero casuale compreso tra 1 ed il totale degli interventi inclusi nella lista: supponiamo tale numero uguale a 2 (con questo metodo si è inteso garantire la tracciabilità e la ripercorribilità degli interventi eseguiti, oltre alla possibilità di procedere a successivi ampliamenti del campione qualora se ne ravvisi la necessità); 3) Individuazione dell intervallo (o passo) di campionamento (c.d. A), che è pari al valore totale degli interventi diviso per il numero degli stessi: nel nostro caso, è pari a /9 = ; 4) Individuazione della cumulata, corrispondente al valore cumulato dell intervento coincidente col numero casuale di cui al precedente punto 2): all intervento numero 2 (numero random), corrisponde il valore cumulato ; 5) Individuazione del valore cumulato, che si ottiene sommando la cumulata di cui al punto 4) con l intervallo di campionamento di cui al punto 3): nel caso specifico tale somma sarà = ) Il primo intervento da estrarre è quello nel cui intervallo cumulato rientra tale valore cumulato, dunque il numero 4 7) Per estrarre un ulteriore intervento occorre sommare il valore cumulato ottenuto con l intervallo di campionamento, dunque: = ; l intervento selezionato sarà pertanto il numero 5, nel cui intervallo ricade tale valore. Il procedimento è lo stesso per ulteriori interventi, fino alla concorrenza del quantitativo da estrarre. Nel caso in cui una o più interventi si collochino in uno stesso intervallo di campionamento si seleziona, per scorrimento, l intervento successivo. Infine, se il valore cumulato di cui al punto 5) è superiore all importo totale della lista, il nuovo valore cumulato di partenza si ottiene sottraendo a tale importo il totale della lista e così via. Eventuali, ulteriori, sottostratificazioni all interno di ciascuno degli strati individuati saranno possibili una volta espletata un adeguata analisi di rischio e potranno essere legate, ad esempio, alla tipologia 12

13 dell intervento. Per garantire maggiore capillarità nel controllo sull universo degli interventi, nei campioni successivi saranno esclusi gli interventi già oggetto di controllo nella certificazione precedente. 2 step: Estrazione dei documenti giustificativi di spesa nell ambito dell intervento selezionato Nell ambito degli interventi estratti, secondo le medesime modalità descritte in precedenza, si procede poi all individuazione di un campione di giustificativi di spesa che rappresenti il 5% della spesa relativa al campione di interventi estratti. Al fine di determinare il campione, l AC si assicura che le sue verifiche non si sovrappongano con quelle dell Autorità di Audit. 13