L attività di Compliance di Agenzia

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1 L attività di Compliance di Agenzia TIPOLOGIA DEI SERVIZI LEGALI OFFERTI: DESCRIZIONE, DEFINIZIONE E TIMING DELLE PROCEDURE 1 DESCRIZIONE: DI COMPLIANCE ( CHECK UP ) DI AGENZIA 1) Attivita di consulenza e di assistenza per la verifica e la predisposizione degli adempimenti c.d. Data protection / Data property di Agenzia (privacy / banca dati). L attività di consulenza e l assistenza così si articolano: studio e analisi delle modalità e dei rischi connessi al trattamento dei dati personali e delle banche dati; predisposizione e trasmissione degli adempimenti prescritti dalla normativa in materia, secondo le esigenze dell'agenzia; aggiornamento degli adempimenti sopradetti (ex D. Lgs. n. 196/2003 e successive modifiche nonché disciplina sulle banche dati) ). DISCIPLINA DI RIFERIMENTO: D. Lgs. n. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali ; Legge 22 aprile 1941, n. 633 Legge a protezione del diritto d' 'autore e di altri diritti connessi al suo esercizio ; D. Lgs. 6 maggio 1999, n. 169 Attuazione della direttiva 96/9/ /CE relativa alla tutela giuridica delle banche di dati. METODOLOGIA E TIMING: Trasmissione (da parte dell Agente) allo Studio Legale Floreani (di seguito, per brevità S.L.F. ) della lettera di incarico professionale per la predisposizione degli adempimentii c.d. Data protection / Data property di Agenzia - da trasmettere via fax allo 0432/ o tramite a studio@floreani.com (Copia della lettera di incarico va inoltrata, per conoscenza, anche alla Segreteria AAA, sede di Trieste, via fax allo o tramite e mail a

2 Invio (da parte di S.L.F.) del questionario di analisi e profilazione dell intermediario in relazione al trattamento dei dati personali (entro due/tre settimane): obiettivoo del questionario (disponibile on line) è quello di: - effettuare il censimento del titolare del trattamento dei dati; - verificare l assetto organizzativo dell Agenzia e delle strutture di riferimento 2 esterne; - analisi del patrimonio informatico (hardware e software) dell Agenzia; - verifica dei sistemi di raccolta dei dati; - valutare la situazione dei rischi richiamati dai precetti normativi cui al D. Lgs. n. 196/2003. Compilazione on line del questionario oppure trasmissione a mezzo a: studio@floreani.com o fax al numero 0432/ allegando copia iscrizione al RUI e con apposizione data, timbro e firma dell intermediario su ogni pagina del documento predetto. Ricezione questionario S.L.F. Predisposizione e trasmissione (in base alle risposte fornite al presente questionario - entro due/tre settimane) degli adempimentii previsti dalla normativa di riferimento in modalità cartacea e/o informatica all intermediario. Più precisamente, gli adempimenti c.d. Data protection / Data property di Agenzia attengono alla: - redazione di informative sul trattamento dei dati (ex art. 13 del D. Lgs. n. 196/2003) da fornire ai clienti, dipendenti e ai collaboratori; - redazione e aggiornamento degli atti di designazione ad incaricato; - redazione e aggiornamento degli atti di designazione a responsabile; - redazione atto di nomina dell Amministratore di Sistema; - redazione e aggiornamento del documento sulle misure minime di sicurezza assunte; - notificazione del trattamento all Autorità Garante nelle ipotesi di cui all art. 37 del Codice;

3 - Redazione dell Organigramma in materia di Data Protection/Data Property di Agenzia (figura 1). 3 Figura 1: Esempio di Organigramma in materia di Data Protection/ /Data Property

4 Figura 2: Esempio di schema organizzativo degli adempimenti Gli adempimenti sopradescritti si differenziano in relazione alle specifiche modalità e finalità del trattamento dei dati e agli strumenti adottati da ogni singola Agenzia. DESCRIZIONE: 4 2) Information Technology (IT). Ogni Agenzia, previo accreditamento, potrà accedere all interno della piattaforma dello Studio Legale Floreani (attraverso user id e password) mediante la quale potrà: prendere visione e/o scaricare i documenti relativi alle materie sub 1); fruire di ore di formazione e/o aggiornamento on line (in linea con la normativa IVASS); seguire le pillole formative create a supporto dei percorsi didattici sopradetti; visualizzare i filmati multimediali curati dallo S.L.F. nelle materie sub 1). DISCIPLINA DI RIFERIMENTO: Reg. ISVAP n. 5/2006 e succ. modifiche (artt. 17, 21, 38, 42 e 58 bis); Decreto Legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito nella Legge 17 dicembre 2012, n. 221 (in particolare, l art. 22, comma 9, che assegna all IVASS il compito di definire con apposito regolamento gli standard organizzativi, tecnologici e professionali riguardanti la formazione e l aggiornamento degli intermediari, con riferimento ai prodotti formativi, ai requisiti dei soggetti formatori e alle caratteristiche tecniche e funzionali delle piattaforme di e- learning ); Documento di Consultazione n. 2/2014, con il quale l Organo di Vigilanza (IVASS) in data 28 gennaio 2014 ha aperto la fase di pubblica consultazione relativa alla disciplina dei requisiti professionali degli intermediari assicurativi e riassicurativi in attuazione dell art. 22, comma 9, del Decreto Legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito nella Legge 17 dicembre 2012, n. 221, con le

5 conseguenti modifiche al Regolamento ISVAP n. 5 del 16 ottobre 2006; lo schema di regolamento osserva l IVASS riunifica contenute nei Regolamenti ISVAP 5/2006 e 34/2010 in tema le disposizioni di formazione e aggiornamento e introduce una serie di previsioni innovative finalizzate a elevare gli standard professionali degli addetti alle reti distributive, sul presupposto che un adeguato livello di conoscenza e di capacità professionale 5 dei medesimi costituisca snodo cruciale ai fini di un corretto e affidabile rapporto con la clientela e rappresenti la condizione per lo sviluppo di sane dinamiche di mercato nell ottica della protezione del consumatore. METODOLOGIA E TIMING: Accesso 24 ore su 24 alla piattaforma didattica. Accesso, presa visione e download di tutti i documenti relativi alle materie sub 1). Download di tutti i materiali cartacei del corso e delle normative di settore. Aggiornamento costante e garantito dei contenuti con le ultime normative di livello primario e regolamentare. Al termine del videocorso, realizzazione ed invio all intermediario degli attestati dei collaboratori validi ai fini IVASS. Report settimanale dellʼavanzamento delle attività on line dei corsisti. Sulla base di quanto sopra illustrato, deve evidenziarsi che, con riferimento al punto 2) delle procedure di Compliance di Agenzia (modalità di fruizione dei corsi), le principali innovazioni contenute nello schema di regolamento (in pubblica consultazione) meglio sopra descritto riguardano: Piena equiparazione e integrale intercambiabilità dei corsi a distanza rispetto ai corsi in aula, al fine di favorire una maggiore flessibilità nelle scelte organizzative dei soggetti vigilati; Previsione di specifiche e più rigorose caratteristiche per la formazione a distanza (video-conferenza e e-learning), basate soprattutto sui principi di tracciabilità e interattività.

6 BREVE SCHEMA DI RAPPRESENTAZIONE DELLA PIATTAFORMA S.L.F. COME COLLEGARSI Per connettersi alla piattaforma dello Studio Legale Floreani occorre: 6 a. collegarsi ad internet; b. avviare un browser; c. digitare nella casella Indirizzo, l URL Si aprirà una schermata (figura 3) dove è possibile accedere alla piattaforma, previo accreditamento, tramite l inserimento di Username e Password. Figura 3: Home Page

7 Dopo aver digitato l Username e la Password, cliccando sul pulsante Accedi, si accede alla Home o pagina iniziale della piattaforma. Una volta entrati nella Home della piattaforma (figura 4), vengono visualizzate cinque Aree di Lavoro: Compliance; Privacy; Contrattualistica Collaboratori; D. Lgs. n /2001 e Formazione, a seconda della Sezione a cui l utente è iscritto. Figura 4: Menu OFF Nella sezione Calendario sono riportati gli eventi inerenti al settore assicurativo e all intermediazione assicurativa; nella sezione News, si accede alle novità e notizie della disciplina in tema; nella sezione Banche dati sono riportate le pubblicazioni di rilevante interesse per l intermediario assicurativo. Una volta effettuato l accesso all Home della piattaforma, cliccando sul link di una delle

8 Sezioni (Aree di Lavoro) Privacy (figura 5), a cui l utente è iscritto, nell esempio riportato di seguito si accede alla Home o pagina iniziale della Sezione corrispondente. 8 Figura 5: Menu ON ( Privacy ) La Home o pagina iniziale della Sezione, oltre ai comandi presenti nelle barre illustrate precedentemente, mostra un messaggio di benvenuto e un Area di Lavoro comprensiva di alcuni pulsanti che pemettono, con un clic del mouse, di accedere alla sezione corrispondente. L accesso ad una sezione della piattaforma consente all utente di consultare una o più cartelle che contengono i documenti, materiali relativi alle materie sub 1) che è possibile salvare sul proprio PC o semplicemente visionare. Attraverso un clic del mouse sulla cartella d interesse, è possibile accedere ai vari file, per ognuno dei quali vienee indicato il nome, la dimensione, la data di inserimento ed eventualmente una breve descrizione del contenuto.

9 MISSION DEL CHECK UP DI ANALISI DELL AGENZIA: Definizione e/o realizzazione di Modelli organizzativi avanzati nelle materie di riferimento 9 Revisione, analisi procedure e implementazione sistemi organizzativi esistenti Miglioramento del servizio offerto e delle relazioni con la clientela Sviluppo strategico dell Agenzia Ottemperanza alla normativa di riferimento (giuridicamente rilevante) e riduzione rischio sanzioni penali e/o amministrative pecuniarie Avv. Rudi Floreani Avv. Stefano Petrussi