AGESCI FVG - EVENTI: Inserimento scheda di Iscrizione on line in un Campo

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1 AGESCI FVG - EVENTI: Inserimento scheda di Iscrizione on line in un Campo Schema dei passi per l inserimento e la gestione della scheda di iscrizione; le modalità indicate in queste istruzioni sono valide per CFT, CFM, CAM, CAEX, CCGruppo 1) Accedere al sito nazionale Agesci 2) selezionare nel menù a sinistra la pagina Eventi e Campi, le iscrizioni On line sono attive per CFT, CFM, CAM, CAEX e campi per capigruppo 3) Selezionare il tipo di evento (nell esempio i CFM), i campi con la Località in blu sono quelli con le iscrizioni online attive: cliccando sulla località si accede alle iscrizioni on line per quel campo. NOTA: nel caso dei CFT il flusso è leggermente diverso, vedere il punto 5) 1

2 4) Selezionare il campo desiderato, nell esempio il CFM LC di Agosto 2011 in Friuli Venezia Giulia: cliccando sulla località si accede alla form iniziale di registrazione dati socio, preliminare alla compilazione della scheda di iscrizione: compilare la parte Registrazione Sistema Eventi (in figura passi da 1 a 4), scegliendo il gruppo (inserendo il codice o almeno le prime 4 lettere del nome gruppo e poi scegliendolo dalla lista presentata) ed il codice socio (è scritto sulla tessera socio Agesci oppure sul talloncino che accompagna le riviste oppure chiedere al capogruppo!). Selezionare Cicca qui per continuare (5) per procedere con la compilazione della scheda di iscrizione. NOTA1: le schede di iscrizione si compilano e si inviano in una sola volta, non è possibile memorizzare una scheda parzialmente compilata per completarla successivamente: come indicato nella form di registrazione è necessario avere la propria foto sotto forma di file immagine (jpg) ed anche la scansione (o il pdf) del pagamento sul conto corrente postale o sul Conto corrente bancario della regione dei 20 euro dell iscrizione PRIMA di iniziare la compilazione della scheda online. NOTA2: Nel caso ci si iscriva a campi in altre regioni ricordarsi che il versamento della quota di iscrizione (20 euro CFM, 10 euro CAEX, CFT, CAM, CCGruppo) va fatto SEMPRE nella REGIONE DI APPARTENENZA DEL SOCIO. NOTA3: con le iscrizioni on-line attive, la segreteria Agesci FVG NON ACCETTA PIU nessun tipo di prenotazione telefonica né via l iscrizione on-line che è rapida, rende obsoleta qualsiasi tipo di prenotazione. Inoltre non vengono più accettati pagamenti dei 20 euro in contanti presso la segreteria stessa. 2

3 5) CFT, il CFT è un evento realizzato a livello Locale con il coordinamento della Regione relativamente alle modalità attuative (regolamento Agesci art 51). In base a ciò la partecipazione a CFT al di fuori della propria regione è vincolata all approvazione da parte degli incaricati alla formazione capi della regione di appartenenza del socio che si iscrive e di quella organizzatrice del CFT Per questo motivo la gestione del flusso iscrizione ai CFT è diversa: 1. Dalla pagina Eventi e campi accedendo ai CFT, a differenza degli altri eventi, vengono richiesti per primi i dati del socio e del gruppo di appartenenza. 2. Inseriti questi dati viene presentato l elenco filtrato dei CFT organizzati dalla regione di appartenenza (in base al gruppo in cui si è censiti). 3. A questo punto, l iscrizione all evento è simile agli altri: cliccando sulla località si accede alla scheda di iscrizione (i dati del socio inseriti precedentemente vengono riportati). 3

4 4. Se si vuole procedere con l iscrizione ad evento in altra regione va selezionato il comando Mostra eventi di tutte le regioni. 5. Nel caso compare il messaggio che l iscrizione fuori regione richiede l autorizzazione degli incaricati FoCa della regione di appartenenza e di quella che organizza l evento. 6. Tali autorizzazioni sono gestite in automatico da SW dopo la compilazione della scheda da parte dell iscritto e del capogruppo. 7. Ad autorizzazioni avvenute, il socio ed ai capogruppo vengono informati da una , e la scheda di iscrizione entrerà nella lista iscritti o Lista di Attesa dell evento scelto (a seconda del numero di iscritti al momento dell OK autorizzazioni). Nel frattempo per qualsiasi informazione rivolgersi alla segreteria regionale o scrivere a infoiscrizionionline@fvg.agesci.it. 8. Se l autorizzazione non viene concessa, viene inviata al socio ed ai capigruppo, la scheda di iscrizione viene temporaneamente parcheggiata nella Lista archivio della regione di appartenenza. Contattare la segreteria regionale per spostare la scheda di iscrizione ad un altro CFT nella propria regione. 4

5 6) Contenuti delle schede di iscrizione La scheda CFM, come quelle degli altri eventi riportano gli stessi contenuti delle schede cartacee attuali, razionalizzati ed uniformati come sequenza. Nelle iscrizioni on-line sono codificati i vincoli relativi al percorso formativo del capo: per iscriversi ad un CFM è necessario aver frequentato il CFT se si è entrati in comunità capi dopo il 30 settembre 2008 quindi dall anno censimento 2009 per frequentare il CFA, ed il CAM è necessario aver frequentato prima il CFM per prendere visione del contenuto di una scheda di iscrizione, e preparare i dati da compilare, è sufficiente effettuare una iscrizione fittizia cioè iscriversi ad un evento, visionare la scheda ed i suoi contenuti senza compilare alcunché (eventualmente copiarla come immagine oppure in un editor di testo/word processor) premere il pulsante INVIA per visualizzare l elenco dei campi obbligatori e per ultimo uscire dal browser. ESEMPIO, Compilazione Scheda iscrizione al CFM: I Campi obbligatori sono indicati con asterisco (*) I dati personali indicati sono ricavati dall anagrafica socio inserita con i censimenti, telefono, vanno caricati sulla scheda per sicurezza di aggiornamento degli stessi. Nel caso si possono eccezionalmente variare anche i dati ricavati dall anagrafica socio semplicemente sovrascrivendoli (ad esempio perché nel frattempo si è cambiato residenza ad esempio) obbligatorio allegare file della Foto e scansione bollettino pagamento in formato JPG per inserire definitivamente al scheda premere alla fine il comando INVIA Completare la compilazione dei dati anagrafici 5

6 Compilare la parte relativa alle informazioni sanitarie Parte relativa al percorso di formazione (ricavata in automatico) 6

7 Compilare la arte relativa al cammino scout Compilare la parte relativa a Motivazioni ed aspettative 7

8 Allegare i file relativi al pagamento e la fotografia (attestato CFT opzionale) 8

9 completato il caricamento dei file, selezionare Invia Scheda Il comando Invia Scheda attiva una una routine di verifica dei dati obbligatori. Nel caso venga omesso qualche dato obbligatorio vengono evidenziati i dati obbligatori mancanti. Ad esempio inviando una scheda vuota, cioè senza compilare alcun campo la routine dà il seguente messaggio: Se tutti i campi obbligatori sono compilati, il comando invia scheda va a buon fine e viene visualizzata questa pagina: Viene inviata contemporaneamente una all indirizzo specificato sula scheda di iscrizione Per la conferma dell iscrizione stessa. NOTA: la conferma iscrizione è necessaria perché la scheda possa poi essere completata dai capigruppo! 9

10 Sulla cliccare sul link CONFERMA LA TUA RICHIESTA DI PARTECIPAZIONE, si apre la scheda di conferma e va selezionato il pulsante di conferma. Appare il messaggio che indica l'iscrizione confermata. In parallelo viene inviata anche all iscritto ed ai delegati di gruppo per informare che la scheda di iscrizione non è ancora completa ed i capigruppo, tramite LaCambusa devono ora inserire. la presentazione da parte della comunità capi le aspettative della comunità capi stessa 10

11 7) Compilazione da parte del Capogruppo (delegato di gruppo) Per completare la scheda di iscrizione i capigruppo devono accedere a LaCambusa, livello di gruppo, con i soliti UserID e password di accesso Quindi selezionare Eventi e Campi Reinserendo UserID e Password Si accede al Portale Eventi Ad accesso avvenuto selezionare l'evento desiderato (AI G nel nostro esempio) NOTA: AD = CFT, AE = CAEX, AI = CFM L/C, AL = CFM E/G, AM = CFM R/S AN = CAM L/C, AO = CAM E/G, AP = CAM R/S, AT = CCG (CampoCapiGruppo) (A breve le sigle saranno riportate in chiaro) 11

12 Per l'evento selezionato, vengono visualizzati i soci che hanno effettuato l'iscrizione: Nome e Cognome socio, cliccando sopra il nome si può visionare la scheda di iscrizione compilata dal socio che si iscrive in una nuova pagina del Browser. (1) Sono presenti due box dove inserire la presentazione della Comunità Capi le aspettative della comunità capi dalla partecipazione dell allievo al campo (2) con il pulsante abilita iscrizione si registrano i dati e la scheda di iscrizione entra nelle liste iscritti o lista di attesa dell evento (in funzione del numero massimo di iscritti per l evento) (3) Per uscire selezionare il comando Logoff Eventi NOTA: il comando Nega iscrizione, previa richiesta di conferma, ELIMINA la scheda di iscrizione; pur di raro utilizzo serve in caso di ripensamento del socio o della comunità capi, oppure nel caso si reputi utile apportare delle variazioni su quanto compilato dall iscritto: si elimina la scheda per reinserirla con le variazioni. (la possibilità di modificare una scheda è una funzione che verrà rilasciata in seguito) All invio dell iscrizione (Abilita iscrizione) la scheda verrà inserita tra gli iscritti di quel campo o nella lista di attesa, in funzione del massimo numero di iscritti previsto per quell evento. Viene inviata al socio iscritto, ai delegati di gruppo ed a responsabili di zona. 12