Regolamento Etico nei rapporti di fornitura con Umbra Cuscinetti S.p.A.

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1 Regolamento Etico nei rapporti di fornitura con Umbra Cuscinetti S.p.A. In un economia sempre più globale ed integrata, la creazione di una rete di relazioni durature e reciprocamente soddisfacenti con Fornitori e Partners qualificati rappresenta per Umbra Cuscinetti S.p.A. un obiettivo strategico ed una fonte di successo competitivo. Lo sviluppo di tali relazioni con i Fornitori non solo potrà generare un impatto positivo sulle attività gestionali aziendali, ma ci aiuterà a raggiungere l obiettivo di fondo, costituito dal miglioramento del servizio offerto ai nostri Clienti. Oltre alla valorizzazione delle linee guida che caratterizzano la Umbra Cuscinetti S.p.A, vengono qui sintetizzati i concetti di coerenza e trasparenza comportamentale che regolano i rapporti con i Partner commerciali, improntandoli a condizioni di parità e di rispetto reciproco e individuando criteri di selezione fondati sulla qualità e competitività dei servizi o beni offerti. 1. Integrità nella relazione Il processo di acquisto deve conciliare, nello stesso tempo, la ricerca del massimo vantaggio competitivo e la concessione delle medesime opportunità a ciascun Fornitore o potenziale Fornitore. Nella gestione delle relazioni con i Fornitori e i potenziali Fornitori, Umbra si impegna ad attenersi ai principi di legalità, trasparenza, correttezza e lealtà. Umbra non intende ricavare vantaggi competitivi dai Fornitori in base a comportamenti non responsabili. Umbra si impegna altresì ad evitare che nei rapporti in essere, si cerchi di approfittare di lacune contrattuali, o di eventi imprevisti, per rinegoziare il contratto con un Fornitore al solo scopo di sfruttare la posizione di dipendenza o di debolezza nelle quali il Fornitore si sia venuto a trovare. Tale impegno, che coinvolge la relazione con il sistema dei Fornitori nel suo complesso, è quindi richiesto a tutte le funzioni aziendali coinvolte in qualsiasi modo in tale relazione. Ogni collaboratore deve comprendere che la sua condotta verrà attribuita ad Umbra e influenzerà la sua relazione interna e esterna. Le relazioni con i Fornitori sono disciplinate soltanto da criteri oggettivi. In nessuna circostanza le relazioni e gli interessi personali di un collaboratore, di qualsiasi unità organizzativa, possono influire nell aggiudicazione di un contratto o di un ordine. Nessun collaboratore può, direttamente o indirettamente, ottenere vantaggi personali dall aggiudicazione di una fornitura. Deve essere evitato qualsiasi atto che condizioni, anche in maniera indiretta, la scelta di un Fornitore. Qualsiasi irregolarità o tentativo di turbare la correttezza delle trattative va segnalata all Ufficio Acquisti (quale autorità preposta alla negoziazione) o alla Direzione Umbra. L aver notato che altri si comportano in maniera non consona non giustifica mai una violazione di queste regole da parte di un collaboratore. 2. Riservatezza Umbra assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso ottenute dai Fornitori e si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e conformità alle norme giuridiche vigenti. Umbra è tenuta a non utilizzare informazioni riservate ottenute dai Fornitori per scopi non connessi con l esercizio della propria attività. Umbra pone in essere ogni ragionevole e necessaria azione per assicurare che non venga fatto uso di informazioni confidenziali di Fornitori allo scopo di acquisire vantaggi competitivi e si impegna a: tenere riservati i documenti e le informazioni acquisite dai Fornitori attuali e/o potenziali; non farne utilizzo in chiave opportunistica allo scopo di massimizzare l esito delle trattative a proprio favore o a favore di un concorrente;

2 È sempre vietato l invio ad altri offerenti di informazioni riguardanti l identità di un offerente o il contenuto della sua offerta. 3. Potenziali conflitti di interesse Devono sempre evitarsi situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interesse. Non deve crearsi nessuna situazione che crei vantaggi ad un azienda a dispetto delle altre. A maggior ragione, non possono o non devono crearsi situazioni che avvantaggino un azienda a discapito del vantaggio complessivo di Umbra. Ogni collaboratore deve mantenere separati i propri interessi da quelli di Umbra. Le decisioni dei collaboratori non devono essere influenzate da interessi privati o da relazioni personali. I potenziali conflitti di interesse devono essere comunicati immediatamente. Le irregolarità devono essere immediatamente segnalate all Uff.Acquisti o alla Direzione Umbra 4. Concorrenza e mercato Umbra promuove una competizione leale e sostenibile tra i propri Fornitori. Una competizione leale e sostenibile è funzionale all interesse stesso di Umbra e di tutti gli altri attori del processo. Nella promozione della competizione, Umbra presta una adeguata attenzione a non agevolare il mantenimento o la creazione di posizioni dominanti o di dipendenza economica e si impegna a rispettare i principi e le leggi comunitarie e nazionali poste a tutela della concorrenza, onde evitare che qualsiasi accordo o comportamento assunto in nome di una qualsiasi delle Aziende facenti parte del Gruppo Umbra possa costituire una restrizione della concorrenza tra Fornitori o potenziali Fornitori. Nelle eventuali situazioni di rapporto asimmetrico, Umbra: a) si impegna a mantenere un comportamento particolarmente equilibrato e non abusare della sua eventuale posizione di forza con Fornitori economicamente dipendenti; b) considera con favore, sostiene e promuove iniziative finalizzate al superamento dei rapporti asimmetrici e alla riduzione della dipendenza economica di particolari Fornitori. Umbra si impegna a garantire: a) un rapporto aperto con i Fornitori e i potenziali Fornitori, improntato alla massima trasparenza, compatibilmente con le esigenze di riservatezza, concorrenzialità e di altri obiettivi economici; b) la massima accoglienza e protezione dei contributi innovativi (di prodotto, di processo, tecnologico, procedurale, ecc.) espresso dal sistema dei Fornitori. 5. Deroghe di Comportamento al Regolamento Deroghe al presente Regolamento sono ammesse, nei casi specificati nel 3, purché abbiano carattere di eccezionalità e urgenza. Tali deroghe devono essere documentate e motivate sulla base di regole chiare e trasparenti. 6. Definizione dei requisiti di fornitura Le specifiche o i requisiti di fornitura sono definiti dall ente che richiede la fornitura in collaborazione con l Uff.Acquisti Umbra che stipula l ordine o il contratto e da quest ultimo condivise. Umbra definisce le proprie condizioni di fornitura documentandoli nelle Condizioni Generali di Fornitura della Umbra Cuscinetti S.p.A., nel Manuale Qualità Fornitori o in specifiche, documenti, comunicazioni, capitolati chiari, imparziali, oggettivi, pertinenti, consolidati e completi. Umbra si impegna a garantire, tempestivamente e a tutti i Fornitori senza alcuna discriminazione, l accesso a informazioni necessarie per la definizione dei beni e dei servizi da offrire.

3 I requisiti di fornitura vanno espressi, quando la natura oggettiva del bene o del servizio lo consentono, in termini di richieste o capitolati o specifiche funzionali/prestazionali in modo da definire con precisione l oggetto della fornitura. Eventuali modifiche e integrazioni dei requisiti, successivi alla loro pubblicazione, devono essere tempestivi, trasparenti e accessibili a tutti i Fornitori o potenziali Fornitori. In linea di principio sono da evitare, salvo eccezioni documentate e regolate da apposite richieste o procedure: a) le formulazioni di requisiti che limitano, nella forma o nel contenuto, la concorrenza tra Fornitori o che possano ingenerare il dubbio che i criteri e le procedure di scelta non siano trasparenti o imparziali; b) le specifiche costruite su un prodotto o servizio o sulle specifiche caratteristiche di un particolare Fornitore; c) la definizione di requisiti superiori a quelli effettivamente necessari; d) le specifiche incomplete o provvisorie. 7. Selezione e valutazione dei Fornitori Umbra seleziona i propri Fornitori e Partners commerciali attraverso procedure chiare, trasparenti, certe, e non discriminatorie, utilizzando esclusivamente criteri oggettivi, documentabili, meritocratici e trasparenti, legati: a) alla rispondenza dell offerta ai requisiti specificati; b) alla competitività oggettiva dei servizi e dei prodotti offerti; c) ai dati il più possibile oggettivi sul rispetto dei requisiti di qualità richiesti al Fornitore e sulla solidità economica ed organizzativa del Fornitore; d) al rapporto tra fatturato globale e fatturato riferito ad Umbra, che non deve essere costituito da una % consistente. Questo ad evitare che l eventuale chiusura nei rapporti di fornitura, cosa sempre possibile, non costituisca minaccia per l esistenza stessa del Fornitore; f) alla conformità dei Fornitori ai contenuti del presente Regolamento. I Fornitori e i Partner Commerciali sono tenuti ad adeguarsi agli standard di selezione scelti dall Azienda. Umbra si impegna a: a) consentire, a chiunque sia in possesso dei requisiti oggettivi necessari, di partecipare al processo di selezione; b) assicurare una concorrenza sufficiente nella selezione di un Fornitore; c) vegliare sulla corretta esecuzione dei processi e di conseguenza: d) escludere dalla fornitura quei soggetti che attraverso pressioni esterne al rapporto Cliente/Fornitore abbiano cercato di ottenere qualche commessa; e) prendere gli opportuni provvedimenti, fino all esclusione definitiva da qualsiasi trattativa, per quei Fornitori che abbiano compiuto azioni deontologicamente discutibili; Umbra valuta i propri Fornitori attraverso sistemi di monitoraggio trasparenti, certi e non discriminatori, che si impegna a tenere aggiornati in funzione delle evoluzioni dei dati e delle procedure 8. Stipula dei contratti Umbra assume impegni di fornitura attraverso procedure chiare, certe e non discriminatorie, volte in particolare a: a) assicurare che gli impegni contrattuali possano essere assunti solo dagli Acquisti Umbra, unità preposta alle trattative e alla stipula di ordini e contratti, o direttamente dalla Direzione; b) prevenire la possibilità che collaboratori privi delle necessarie autorizzazioni assumano impegni di fornitura, anche verbalmente, creando in tal modo elementi di responsabilità precontrattuale;

4 Un contratto con un Fornitore deve sempre essere caratterizzato da estrema chiarezza e disciplinare, in linea generale, almeno i seguenti aspetti: a) descrizione della fornitura; b) condizioni contrattuali (prezzi, date di consegna, requisiti, fatturazione e pagamenti); c) regolamentazione dei subappalti; d) recesso e risoluzione; e) variazioni prezzi; Nella stipula di un contratto si deve inoltre evitare ogni possibile forma di abuso o dipendenza del Fornitore, anche nel rigoroso recepimento delle norme imperative disciplinanti specifici rapporti contrattuali. Un Fornitore non deve essere indotto a stipulare un contratto a lui sfavorevole lasciandogli intendere un successivo contratto più vantaggioso. 9. Esecuzione e valutazione di conformità della fornitura Umbra si impegna a garantire parità di trattamento a tutti i Fornitori e a non discriminare alcun Fornitore nell accesso ad ambienti, mezzi aziendali e informazioni necessari al Fornitore per l adempimento del contratto. L accettazione di beni e servizi da parte dell ente aziendale preposto deve avvenire sulla base di regole certe e trasparenti. In particolare la valutazione di conformità del bene consegnato o del servizio erogato con quello ordinato, anche ai fini delle implicazioni sulla sicurezza dei luoghi di lavoro e dei prodotti, deve essere tempestiva (entro un termine congruo con la natura della fornitura) e basarsi su criteri oggettivi e verificabili. 10. Vigilanza sulla catena di approvvigionamento Umbra incoraggia i propri Fornitori ad adottare i principi contenuti nel presente regolamento. I Fornitori e Partners Commerciali si impegnano a: rispettare le leggi degli ordinamenti giuridici di volta in volta applicabili; non ammettere e non intraprendere alcuna forma di corruzione, inclusi pagamenti o altre forme di benefici al fine di influenzare decisioni; prevenire la violazione, anche da parte delle proprie catene di approvvigionamento dei seguenti principi internazionali: a) la Dichiarazione Universale dei Diritti dell Uomo delle Nazioni Unite, b) le Convenzioni dell Organizzazione Internazionale del Lavoro, e c) la Convenzione delle Nazioni Unite sui Diritti dell Infanzia, vigilando sulla loro osservanza e attuazione. promuovere al proprio interno il rispetto dei diritti umani fondamentali dei dipendenti, promuovere pari opportunità per i propri dipendenti, nonché un trattamento equo degli stessi, indipendentemente da colore della pelle, razza, nazionalità, background sociale, disabilità, orientamento sessuale, fede politica o religiosa, sesso o età; rispettare la dignità personale, la privacy e i diritti di ciascun individuo; astenersi dall'assumere o fare lavorare qualcuno contro la sua volontà; non ammettere alcun trattamento inaccettabile dei dipendenti, quali crudeltà mentale, molestia sessuale o discriminazione; proibire qualsiasi comportamento che sia sessualmente offensivo, coercitivo, minaccioso, ingiurioso o di sfruttamento; fornire una remunerazione adeguata e garantire il salario minimo nazionale obbligatorio vigente; conformarsi al numero massimo di ore di lavoro stabilito dalle norme applicabili; riconoscere, per quanto legalmente possibile, il diritto di libera associazione dei dipendenti e non appoggiare, né discriminare membri di organizzazioni associative di dipendenti o sindacati.

5 non assumere lavoratori di età inferiore a 15 anni oppure, nei paesi soggetti alla deroga per i paesi in via di sviluppo della Convenzione 138 dell'oil (Organizzazione Internazionale del Lavoro), non assumere lavoratori di età inferiore a 14 anni assumersi la responsabilità per la salute e la sicurezza dei dipendenti; le violazioni da parte dei Fornitori delle norme applicabili in materia di sicurezza e salute nei luoghi di lavoro, tutela dell ambiente e salute pubblica e dei principi internazionali sopra richiamati prevedono opportuni meccanismi sanzionatori, tesi anche ad evitare reati contro la pubblica amministrazione o disastri ambientali. A tale fine, nei contratti di approvvigionamento saranno predisposte apposite clausole rescissorie tenere sotto controllo i pericoli e intraprendere le misure precauzionali più adeguate contro incidenti e malattie professionali; offrire attività di formazione e assicurare che i dipendenti siano informati sulle problematiche relative a salute e sicurezza; istituire o utilizzare un sistema di gestione della sicurezza e della salute dei lavoratori secondo lo standard OHSAS o sistema equivalente; agire in conformità alle normative statutarie e internazionali sulla tutela ambientale; ridurre al minimo l'inquinamento e apportare continui miglioramenti per la tutela dell'ambiente; istituire o utilizzare un sistema di gestione ambientale in conformità allo standard ISO o sistema equivalente. conformarsi ai principi di non discriminazione in materia di selezione e trattamento dei fornitori. 11. Gestione del processo di approvvigionamento Il processo interno di approvvigionamento è gestito dall Uff.Acquisti Umbra, che rappresenta l autorità negoziale e si organizza e opera in modo da garantire un effettivo e efficace svolgimento delle proprie funzioni, coordinandosi con l ente aziendale che richiede la fornitura. All Uff.Acquisti Umbra compete di: a) vigilare sul regolare andamento del processo di acquisto e sull applicazione delle regole di condotta del presente Regolamento; b) assistere l ente aziendale che richiede la fornitura nella definizione delle specifiche di fornitura in conformità ai principi di cui al paragrafo 7 del presente Regolamento; c) verificare l adeguatezza dell assetto organizzativo e amministrativo di supporto al processo di acquisto, assicurando in particolare l esistenza e l applicazione delle procedure menzionate nelle regole di condotta nonché la loro conformità al presente Regolamento;. 3) In particolare, a Acquisti di Umbra competono, in via esclusiva, le seguenti funzioni: a) verifica e approvazione formale delle specifiche formulate dall ente aziendale che richiede la fornitura in conformità ai principi di cui al paragrafo 7 del presente Regolamento; b) definizione, applicazione e aggiornamento costante delle politiche e procedure specifiche per la protezione delle informazioni confidenziali, in particolare tramite la sottoscrizione di accordi di riservatezza con i Fornitori; c) definizione dei criteri di aggiudicazione della fornitura e di selezione e valutazione del Fornitore (Vendor Rating) in conformità ai principi di cui al paragrafo 8 del presente Regolamento; d) emissione degli ordini e stipula dei contratti in conformità ai principi di cui al paragrafo 9 del presente Regolamento;

6 e) vigilanza sul processo di esecuzione e valutazione della fornitura (di competenza dell ente aziendale che richiede la fornitura) in conformità ai principi del presente Regolamento. 12. Vigilanza del processo interno di approvvigionamento 1) Agli Organismi di Controllo e alla Direzione Umbra compete di: a) verificare l esistenza dei controlli necessari da parte di Acquisti di Umbra per vigilare sul regolare andamento del processo di acquisto; b) vigilare sul rispetto dei principi generali e dei principi di attuazione del presente Regolamento; c) vigilare sull esistenza delle procedure menzionate nelle regole di condotta e sulla loro conformità con il contenuto del presente Regolamento; d) gestire eventuali conflitti di competenze tra: autorità negoziali (Acquisti) autorità di spesa (Enti aziendali richiedenti) autorità preposta al pagamento (Amministrazione)