COMUNE DI COSSIGNANO Provincia di Ascoli Piceno. Regolamento per l uso temporaneo ed occasionale di sale e locali comunali. Indice

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1 COMUNE DI COSSIGNANO Provincia di Ascoli Piceno Regolamento per l uso temporaneo ed occasionale di sale e locali comunali Indice Art. 1 - Finalità Art. 2 - Sale e locali Art. 3 - Utilizzo delle sale e dei locali Art. 4 - Utilizzo della Sala Consiliare Art. 5 - Richieste per l utilizzo occasionale di sale e locali Art. 6 - Modulistica Art. 7 - Modalità di concessione Art. 8 - Diniego Art. 9 - Sospensione e revoca Art Consegna delle chiavi Art Modalità di utilizzo delle sale e dei locali Art Allestimenti Art Controlli Art Corrispettivo di utilizzo e garanzie Art Concessione in uso gratuito Art Servizi Art Inibizione ed esonero di responsabilità Art Risarcimento danni Art Entrata in vigore

2 COMUNE DI COSSIGNANO Provincia di Ascoli Piceno Regolamento per l uso temporaneo ed occasionale di sale e locali comunali Art. 1 - Finalità 1. Il Comune, nell ambito delle competenze e degli scopi determinati dallo Statuto e dalle leggi, promuove ed agevola le iniziative di carattere culturale, turistico, sociale ed aggregativo promossi da soggetti pubblici o privati mediante la concessione, nel rispetto di quanto disciplinato con il presente regolamento, dell uso temporaneo ed occasionale delle sale e dei locali costituenti il patrimonio comunale ed individuati all articolo successivo. 2. Può essere autorizzato, altresì, l utilizzo delle sale e dei locali per iniziative diverse da finalità pubbliche e promosse da soggetti privati, purché non in contrasto con le disposizioni normative e regolamentari vigenti. Art. 2 - Sale e locali 1. Le strutture oggetto di concessione del presente regolamento sono le seguenti: a. Sala delle Culture; b. Sala delle Associazioni (già Sala Combattenti e Reduci); c. Locali della Ludoteca; d. Sala Consiliare. 2. La Giunta potrà, con proprio atto, aggiornare tale elenco con l inserimento di nuovi locali che si renderanno in seguito disponibili. 3. Potranno essere individuate anche strutture di proprietà comunale facenti parte di plessi scolastici; in questo caso per la concessione in uso dovrà essere ottenuto il parere del Dirigente Scolastico. Art. 3 - Utilizzo delle sale e dei locali 1. L utilizzo delle sale e dei locali è riservato, in via prioritaria, alle manifestazioni di carattere istituzionale promosse o patrocinate dall Amministrazione comunale, pertanto quest ultima ha prerogativa su qualsiasi altra richiesta e le manifestazioni organizzate direttamente dal Comune hanno la precedenza su ogni altro utilizzo. 2. L utilizzo delle sale e dei locali da parte di altri soggetti deve intendersi come occasionale e saltuario, pertanto non potranno essere accolte richieste di utilizzo per uso continuativo ovvero che abbiano carattere di periodicità. 3. Durante la campagna elettorale l utilizzo delle sale e degli spazi è disciplinato dalla normativa vigenti in materia. Art. 4 Utilizzo della Sala Consiliare 1. La Sala Consiliare è di norma riservata alle attività istituzionali dell Amministrazione comunale e di rappresentanze proprie del Consiglio Comunale. La stessa è adibita inoltre alla celebrazione di matrimoni secondo le modalità disciplinate da un regolamento apposito. 2. In casi eccezionali, meritevoli di riguardo e di considerazione, l utilizzo della Sala Consiliare da parte di altri soggetti può essere effettuato nel rispetto delle norme del presente Regolamento. 3. In considerazione del decoro e del prestigio che derivano dall essere il luogo di riunione e di seduta del massimo Organo di rappresentanza della comunità locale, la sala consiliare può essere concessa ad altri soggetti esclusivamente nelle circostanze in cui il livello istituzionale, politico, culturale, artistico, economico e scientifico dell iniziativa che vi si svolge, possa qualificare positivamente l immagine dell Ente che la ospita o la patrocina.

3 4. Spetta al Sindaco verificare la sussistenza delle circostanze di concessione dell uso della Sala Consiliare. Art. 5 - Richieste per l utilizzo occasionale di sale e locali 1. Le richieste per l utilizzo occasionale di strutture e locali comunali vanno indirizzate all Unità Operativa servizi socio-culturali entro il settimo (7 ) giorno antecedente la data per cui è richiesto l utilizzo. 2. Le richieste vanno formulate per iscritto sulla base della modulistica minima prescritta. 3. L amministrazione non è responsabile per quelle domande che, pervenute fuori dai termini, non ricevano tempestivamente l autorizzazione necessaria. 4. In caso di più domande relative allo stesso locale ed a periodi anche in parte coincidenti, la concessione viene rilasciata al soggetto che abbia, per primo, presentato domanda al Protocollo generale del Comune. In caso di spedizione della richiesta a mezzo servizio postale, non ha rilevanza la data di spedizione. 5. L unità organizzativa responsabile del procedimento e del rilascio del provvedimento autorizzativo è individuata nel Responsabile dell Unità Operativa Servizi demografici e socio-culturali del Comune. Art. 6 - Modulistica 1. La richiesta è redatta per iscritto e deve contenere i seguenti elementi essenziali: a. nome e cognome del richiedente e sua qualità (privato, associazione, ente ecc.); b. suo recapito completo (anche telefonico); c. motivo dell occupazione e tipo di manifestazione; d. indicazione dei locali cui si fa richiesta; e. indicazione della necessità di utilizzo di attrezzature e/o impianti; f. indicazione degli orari di utilizzo; g. disponibilità al versamento della cauzione all atto di consegna delle chiavi; h. clausola di presa visione ed accettazione delle disposizioni contenute nel presente Regolamento; i. data della domanda; j. firma. Art. 7 - Modalità di concessione 1. Il responsabile del procedimento provvede alla verifica della disponibilità della sala o dei locali per il periodo richiesto, della documentazione presentata e dispone eventuali integrazioni. 2. E facoltà del responsabile del procedimento di richiedere: a. ulteriori informazioni, anche documentabili, circa i contenuti delle iniziative che i soggetti richiedenti intendono promuovere presso gli spazi comunali; b. la stipula di idonea polizza assicurativa per il risarcimento danni a cose e persone. 3. La comunicazione dell esito della domanda deve essere rilasciata entro il terzo giorno antecedente la data di utilizzo mediante comunicazione, per vie brevi, verbale o telefonica. Il mancato accoglimento della richiesta dovrà sempre essere motivato mediante comunicazione scritta. 4. Per la concessione della Sala Consiliare, ai sensi dell articolo 4 del presente Regolamento, il responsabile del procedimento dovrà acquisire anche il parere del Sindaco. Art. 8 - Diniego 1. La domanda è rigettata quando: a. vi sia un inderogabile esigenza dell Amministrazione; b. sia previsto per il medesimo giorno altra manifestazione già autorizzata;

4 c. richieda un allestimento delle sale e dei locali che arrechi pregiudizio all immobile od agli arredi; d. l utilizzo risulti in contrasto con il prestigio, l immagine ed il decoro dell Istituzione comunale. Art. 9 - Sospensione e revoca 1. Il Sindaco può sospendere o revocare la concessione in ogni momento per motivate ragioni di interesse pubblico o di pubblica incolumità. 2. La concessione è revocata in caso di inadempienza al presente regolamento, di cattivo utilizzo, di scarsa pulizia e mancata manutenzione ordinaria dei beni mobili ed immobili presenti, in caso di utilizzo al di fuori dell orario stabilito nella concessione e comunque per il mancato rispetto delle direttive impartite dall Amministrazione. La revoca per le motivazioni di cui al presente comma non dà alcun diritto di risarcimento al concessionario né dà diritto al rimborso della tariffa eventualmente corrisposta. Art Consegna delle chiavi 1. Le sale ed i locali comunali, una volta accolta la richiesta, vengono messi a disposizione dei richiedenti secondo le seguenti modalità: a. le chiavi sono consegnate solo previo pagamento della tariffa e versamento della cauzione, se dovute per l utilizzo; b. le chiavi sono consegnate il giorno feriale precedente a quello di utilizzo, esclusivamente al richiedente, che è responsabile dell apertura dei locali all ora prestabilita ed alla chiusura una volta cessato l utilizzo; c. le chiavi vanno riconsegnate all Ufficio comunale il giorno feriale successivo all utilizzo, previa verifica, da parte di un dipendente comunale o personale incaricato, dello stato delle sale e dei locali al momento della riconsegna delle chiavi medesime; 2. E vietato effettuare il duplicato delle chiavi ricevute in consegna. 3. L utilizzo della Sala Consiliare non prevede la consegna di chiavi ma l apertura e la chiusura della Sala e del palazzo comunale ad opera di un dipendente comunale ovvero altro personale appositamente segnalato per l occasione. Art Modalità di utilizzo delle sale e dei locali 1. Il Concessionario garantisce sotto la propria personale responsabilità, ed in solido con il Soggetto che eventualmente rappresenta, del corretto e civile uso delle sale e dei locali e dei beni in esso contenuti, attenendosi alle norme prescritte nel presente regolamento. E vietata qualsiasi forma di cessione o sub-concessione, anche temporanea. 2. In particolare il Concessionario è tenuto a: a. fare uso degli spazi e degli arredi con la massima cura e diligenza e a rispettare la destinazione autorizzata; b. non introdurre animali nelle sale e nei locali; c. riconsegnare la sala o il locale nelle stesse condizioni in cui è stato concesso; d. non affiggere cartelli, striscioni o fondali, apporre scritte o disegni su muri, pannelli, arredi e rivestimenti; e. non effettuare alcuna modifica alla disposizione e sistemazione degli arredi e dei servizi; f. risarcire ogni eventuale danno che si dovesse verificare a cose o persone; g. riconsegnare le chiavi nei termini indicati nel presente regolamento; h. detenere personalmente le chiavi che non si può in nessun caso affidare a terzi; i. osservare tutte le leggi, regolamenti, prescrizioni vigenti. 3. Le sale ed i locali dovranno essere mantenuti in ordine e gli impianti (illuminazione, riscaldamento, amplificazione) dovranno essere spenti appena terminato l uso. 4. Le sale sono consegnate pulite e tali devono essere restituite, pena l incameramento della cauzione ed il rimborso delle spese eventuali.

5 5. Nel caso di un ripetuto cattivo uso degli spazi e degli impianti l Amministrazione si riserva la facoltà di non concedere più l uso dei medesimi alle persone o organizzazioni che ne risultassero responsabili. 6. Il numero dei partecipanti non deve superare la capienza del singolo locale prevista dalle norme di Sicurezza. 7. Qualora agli impianti, all arredamento e agli spazi concessi venissero arrecati danni materiali che comportino spese per l Amministrazione, il rimborso delle medesime verrà addebitato all organizzatore della riunione, festa, manifestazione ecc. Art Allestimenti 1. I soggetti beneficiari dell utilizzo delle strutture comunali devono avere estrema cura degli arredi, dei servizi, delle attrezzature e di ogni altro bene mobile od immobile presente nei locali. 2. Può essere modificato l allestimento standard delle sale o dei locali purché esso non comporti pregiudizio agli arredi ed agli spazi stessi, ed a condizione che al termine dell utilizzo sia scrupolosamente ripristinata ogni modifica. 3. E vietato praticare fori, piantare chiodi, stendere vernici, adesivi ecc sui muri, pavimenti, mobili, vetri ecc. E inoltre vietato esporre manifesti o materiale pubblicitario senza la preventiva autorizzazione scritta. 4. Qualora vengano allestiti stand o vetrine è assolutamente necessario avvalersi di materiali (gomma, moquettes, linoleum ecc.) che coprano il pavimento. 5. Per l installazione di eventuali allestimenti il concessionario è tenuto a prendere specifici accordi con l Unità Operativa responsabile. 6. L Amministrazione non assume alcuna responsabilità relativamente ai beni (depositati nelle sale o nei locali) di proprietà o in uso del Concessionario. Pertanto il Comune non risponde di eventuali ammanchi o furti che dovessero essere lamentati dal Concessionario. Art Controlli 1. L Amministrazione comunale consegna i locali puliti e perfettamente funzionanti in tutte le loro parti, (accessori, servizi, ecc.). Al momento della consegna delle chiavi il richiedente verifica lo stato delle sale o dei locali e qualora riscontrasse delle anomalie deve darne comunicazione immediata agli uffici comunali od al responsabile incaricato. 2. E discrezione dell Amministrazione effettuare verifiche senza preavviso sullo stato delle sale o dei locali durante il periodo di utilizzo. È obbligatorio, invece, un controllo finale al termine dell utilizzo ed una verifica delle condizioni generali. La verifica e il suo esito positivo sono requisito indispensabile per il rinnovo della concessione. 3. Qualora l Amministrazione riscontrasse danni di qualunque genere addebitabili a responsabilità oggettive o negligenze degli utilizzatori, verrà richiesto ai responsabili il ripristino delle condizioni di funzionalità e la riparazione dei danni eventualmente addebitati. Art Corrispettivo di utilizzo e garanzie 1. La concessione in uso dei locali è subordinata al pagamento anticipato di un corrispettivo da intendersi a titolo di rimborso spesa per l utilizzo delle sale o dei locali e per il noleggio delle attrezzature. 2. Le tariffe per l utilizzo sono stabilite dalla Giunta Comunale. 3. I costi delle utenze, il servizio di pulizia dei locali e degli oneri derivanti dall eventuale utilizzo di personale comunale vengono fissati unitamente alle tariffe e possono essere distinte a seconda della sala o del locale chiesto in concessione. 4. La Giunta Comunale, con il medesimo atto, fissa altresì l importo della cauzione che il concessionario deve versare all atto della richiesta in relazione alle caratteristiche e alla durata delle manifestazioni oggetto della concessione, a garanzia dell esatto adempimento delle norme del presente regolamento.

6 5. Le tariffe sono dovute per tutto il periodo di utilizzo della sala compresi i giorni o gli orari utilizzati per il montaggio e lo smontaggio degli allestimenti. 6. Il pagamento della tariffa può essere effettuato presso la Tesoreria Comunale ovvero mediante bollettino di c.c.p. intestato al Servizio Tesoreria comunale. 7. La cauzione può essere versata in contanti o con assegno circolare. 8. La ricevuta del pagamento della tariffa dovuta ed il versamento della cauzione devono essere presentati all atto del ritiro delle chiavi. 9. La mancata presentazione della ricevuta di pagamento o il mancato versamento della cauzione pregiudicano la concessione di utilizzo del locale e la consegna delle chiavi. 10. Nel computo di rimborso sono comprese tutte le spese di illuminazione, riscaldamento, uso degli impianti e attrezzature. Le spese relative all eventuale richiesta di pulizia dei locali o di assistenza tecnica verranno determinate a parte. 11. Le tariffe per l utilizzo delle sale o dei locali e gli importi della cauzione disciplinati con il presente regolamento sono stabiliti dalla Giunta comunale con proprio autonomo atto in base ai seguenti criteri: a. tipologia di sale o locali; b. usure tecniche e consumi; c. durata della concessione; d. motivo dell occupazione e tipo di manifestazione. 12. Per la determinazione delle spese per eventuale uso di personale di pulizia dei locali e assistenza tecnica sarà tenuto conto del criterio della durata della pulizia o dell assistenza. 13. Le somme versate per la concessione in uso della sala o del locale non verranno rimborsate qualora la disdetta da parte del concessionario, anche dovuta a cause di forza maggiore, avvenga 24 ore prima dell evento. 14. La cauzione è restituita al termine dell utilizzo e dopo le verifiche prescritte dal presente regolamento. 15. La cauzione è trattenuta quando vengono riscontrati danni alle strutture, alle apparecchiature, alle suppellettili. Il Comune invita i responsabili a ripristinare lo stato dei locali e alla riparazione dei danni, qualora trascorsi 15 giorni non si sia ottemperato è revocata la concessione ed incamerata la cauzione oltre alla diffida al pagamento per l importo dei danni riscontrati. Art Concessione in uso gratuito 1. L Amministrazione può concedere l uso gratuito delle sale o dei locali, attrezzature o ausili di proprietà del Comune, compatibilmente con la disponibilità delle stesse, nei seguenti casi: a. associazioni con le quali il Comune abbia stipulato un atto amministrativo di collaborazione; b. associazioni che sostengono o favoriscono le attività istituzionali dell Ente, secondo le attestazioni del Sindaco o dell Assessore delegato; c. attività spettacolari e ricreative realizzate da parte delle scuole presenti sul territorio comunale; d. attività promosse o patrocinate dall Amministrazione comunale nel cui patrocinio sia espressamente indicato l utilizzo gratuito dei locali. 2. Il servizio competente, verificata la sussistenza di tali requisiti, provvederà alla concessione, compatibilmente con l'effettiva disponibilità di quanto richiesto. 3. La Giunta Comunale, nel caso di eventi di particolare rilevanza o interesse culturale, turistico, sociale e aggregativo può stabilire ulteriori casi di concessione a titolo gratuito o a tariffa agevolata. Art Servizi 1. In caso di concessione in uso gratuito dei locali, il Comune può richiedere alle associazioni beneficiarie che una serie di manutenzioni ordinarie siano a loro carico (sostituzione di vetri rotti, maniglie difettose, sanitari, lampade, tinteggiatura delle pareti ecc.).

7 2. In ogni caso, il concessionario non ha diritto ad alcuna indennità per le migliorie apportate con oneri a suo carico, che restano di proprietà del patrimonio comunale, con implicita rinuncia da parte degli esecutori di ogni rivalsa per l accresciuto valore. 3. Rimangono a carico del Comune le manutenzioni straordinarie, i danni dovuti ad eventi imprevedibili non dolosi, ed i danni prodotti dalla naturale usura delle cose. Art Inibizione ed esonero di responsabilità 1. Qualora si riscontrasse un uso incivile ed irrispettoso della cosa pubblica, danneggiamenti, sporcizia ecc. l Amministrazione può inibire a tempo determinato od indeterminato all associazione, od al soggetto privato responsabile, l uso di strutture comunali e rivalersi sulla cauzione per i danni. 2. I soggetti privati e le associazioni che beneficiano della concessione per l utilizzo delle sale o dei locali possono portare nei locali comunali soltanto le attrezzature strettamente indispensabili alla loro attività. 3. L amministrazione non è responsabile per eventuali danni o furti che i beneficiari della concessione possono subire, quando tali danni non siano oggettivamente ad essa imputabili. Art Risarcimento danni 1. Il Concessionario, in solido con il Soggetto rappresentato è tenuto all immediato risarcimento di eventuali danni riscontrati alle sale o locali, agli arredi, agli impianti. 2. In caso di inadempienza si procede alla stima dei danni e all avvio del procedimento per la riscossione coattiva e fatta salva la facoltà dell Ente di denuncia all autorità competente. 3. E inoltre a carico del Concessionario, con esclusione di ogni responsabilità a carico del Comune di Cossignano, il risarcimento dei danni a persone o cose di terzi, incluso lo stesso Comune di Cossignano, occorsi a causa o in occasione della concessione sia all interno che all esterno della sala. Art Entrata in vigore 1. Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo a quello di esecutività della deliberazione di approvazione.

8 Fac simile di Modulistica minima Al Responsabile dell Unità Operativa Servizi Demografici e Socio-Culturali Piazza Umberto I, Cossignano Oggetto: Istanza di richiesta per uso di sale o locali Il/la sottoscritt (Cognome) (Nome) nat a il e residente a in via n recapito telefonico cellulare CHIEDE a nome dell Associazione o Ente, di cui è ; a nome proprio; di poter utilizzare lo spazio comunale denominato per il giorno del mese di dalle ore alle ore per lo svolgimento della seguente iniziativa: Il sottoscritto: dichiara di aver preso esatta visione e conoscenza del Regolamento Comunale; verserà a titolo di tariffa la somma di ; provvederà a costituire il deposito cauzionale pari a che verrà depositato al momento della consegna delle chiavi. Data Firma Comune di Cossignano U.O. Servizi demografici e socio-culturali ESITO (BARRARE CON UNA X) Vista la domanda presentata entro il termine massimo di 7 giorni antecedenti alla data di utilizzo: ACCOGLIMENTO Si accoglie la richiesta e ne viene data comunicazione telefonica entro 3 (tre) giorni prima della concessione della sala per gli eventuali adempimenti. DINIEGO La domanda non è stata accolta per le seguenti motivazioni: Del diniego è data comunicazione scritta almeno tre giorni prima della data di utilizzo.