SCHEDA TECNICA STAND APT SERVIZI EMILIA ROMAGNA BIT Milano, febbraio 2016

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1 SCHEDA TECNICA STAND APT SERVIZI EMILIA ROMAGNA BIT Milano, febbraio 2016 PREMESSA La Borsa Internazionale del Turismo di Milano si svolgerà presso il polo fieristico di Fiera Milano a Rho da giovedì 11 a sabato 13 febbraio E una manifestazione di respiro internazionale che conta su una partecipazione di Hosted Buyer profilati, provenienti da 62 paesi esteri inclusa l'italia, agenzie di viaggio selezionate e oltre visitatori professionali attesi. Attraverso il sistema Expo Matching Program i Seller e i Buyer potranno interagire direttamente richiedendosi vicendevolmente un appuntamento e schedulando così la propria agenda. Per tale ragione, le postazioni all interno dello stand regionale che verranno occupate da operatori turistici accreditati a BIT, dovranno essere realizzate in modo tale da essere idonee e comode per incontri B2B, come sotto specificato. L idea è quindi di realizzare uno stand operativo, adatto a incontri business e, al contempo, a svolgere un attività di promozione territoriale. Concept dello stand Emilia Romagna a BIT Milano area Leisure Italia Lo stand Emilia Romagna dovrà essere concepito come una grande area business o piazza mercato, aperta, accessibile, idonea ad accogliere delle postazioni b2b per lo svolgimento d incontri tra buyer internazionali e seller emiliano-romagnoli. Dovrà essere altresì ospitale, accogliente - ad espressione dei valori del brand Emilia Romagna - e di forte impatto visivo, capace quindi di attirare l attenzione del pubblico di visitatori trade che frequenta la manifestazione. In primo piano, visibile da ogni angolo dello stand, dovrà essere collocato l info point-reception ossia il punto di accoglienza, ove il personale di Apt Servizi Emilia Romagna riceverà, darà assistenza e indicazioni a buyer, seller e visitatori trade su come muoversi e orientarsi all interno dell area dell Emilia Romagna. Lo stand dovrà altresì dare rilievo al brand Musei Ferrari - che sarà ospitato all interno dello spazio regionale, in un corner personalizzato, dedicato alla promozione del prodotto turistico collegato a questo marchio di fama mondiale.

2 Obiettivi di comunicazione dello stand Emilia Romagna a BIT Milano area Leiusure Italia: 1. Presentare e valorizzare l intera offerta turistica regionale - i prodotti Riviera Adriatica, Città d Arte, Appennino e Verde, Terme e Benessere - e le sue eccellenze trasversali - dall enogastronomia alla terra dei motori e del benessere, al turismo sportivo, ai grandi eventi, ecc. 2. Presentare e valorizzare l offerta turistica regionale nel segmento del turismo esperienziale: - Via Emilia, experience the Italian Life Style; - Motorvalley experience; - Food Valley experience; - Wellness Valley experience; - Bike experience. 3. Dare visibilità ai co-partecipanti (le singole destinazioni turistiche e le imprese turistiche che comparteciperanno all interno dello stand Emilia-Romagna); 4. Dare visibilità ai seller regionali e alle loro postazioni; 5. Valorizzare il brand Musei Ferrari - una componente di eccellenza e di forte appeal dell offerta turistica regionale; 6. Veicolare i valori unici del brand Emilia Romagna: ospitalità, accoglienza, predisposizione all incontro, solarità, amicizia DIMENSIONI E POSIZIONE DELL AREA ESPOSITIVA APT SERVIZI EMILIA ROMAGNA La superficie espositiva riservata all Emilia Romagna è di 380 mq complessivi (19 x 20 mt) - aperta su 4 lati e si trova nel Padiglione 9 (si allega planimetria). REQUISITI ESSENZIALI DELLO STAND la mancanza dei quali è oggetto di penalizzazione nella valutazione del progetto tecnico. Lo stand dovrà soddisfare le seguenti esigenze: essere di forte impatto visivo ed innovativo sotto il profilo progettuale e dei materiali utilizzati; essere facilmente individuabile e riconoscibile dai buyer internazionali e nazionali, nonché visibile all interno del padiglione; deve sfruttare le altezze massime consentite dall ente fieristico della manifestazione; essere funzionale per gli operatori regionali accreditati e per il personale APT Servizi preposto alla gestione dello stand. a) Pavimentazione pavimentazione rialzata per 380 mq, con passaggio sotto-pedana di impianti di distribuzione luce e acqua, telefonia, segnali audio/video, rete; rivestimento (380 mq) lavabile, effetto naturale materico (legno, cemento, pietra, prato, sabbia) - la cui colorazione verrà stabilita insieme alla committenza APT Servizi. Da escludere l utilizzo di moquette;

3 accessi a norma per disabili motori, almeno 4, uno per ogni lato dell isola. (rampe standard con pendenza a norma). b) Reception - infopoint La reception dovrà essere importante, collocata in posizione ben visibile al visitatore trade e al buyer, sul lato dell isola prospicente l accesso al padiglione 9 (Corso Italia Ovest). La reception info point sarà gestita dal personale APT Servizi e avrà le seguenti funzioni: - punto di informazione per i buyer internazionale e esteri; - punto di assistenza per gli operatori regionali; - punto di accoglienza per gli ospiti istituzionali e i media. Il personale APT Servizi addetto alla reception, per lo svolgimento delle attività di cui sopra descritte, dovrà quindi avere la possibilità di una visione a 360 sull intera superficie dello stand. La reception info point dovrà accogliere comodamente un complessivo di 4 persone, dovrà essere attrezzata con desk con ripiani a giorno per lo stivaggio di materiale promozionale, alternati da desk - armadietto chiudibili a chiave. Dovrà essere equipaggiata con 4 sgabelli dotati di schienale e coordinati al resto degli arredi. Inoltre, nell area, dovranno essere presenti un numero adeguato (almeno 4) di prese di corrente per cellulari, computer portatili e WI-FI. c) Area trade per inconti b2b (max n. 45 operatori accreditati max 45 postazioni) Quest area è il core dello stand. Qui dovranno essere collocate massimo n 45 postazioni per incontri b2b, che saranno occupate dai seller emiliano-romagnoli (i co-espositori). Questa parte dello stand dovrà essere aperta e senza barriere architettoniche che rischierebbero di limitare accesso e visibilità. Le singole postazioni dovranno essere comode e, molto importanti, ben visibili al pubblico sia dall esterno che dall interno dello stand. Ciascuna postazione dovrà essere progettata per incontri one - to - one seduti e equipaggiata con: 1) Elementi grafici di identificazione del co-espositore: - n. 1 grafica identificativa della denominazione aziendale - ad 1 colore - chiara e ben leggibile da una determinata distanza; - n. 2 icone identificative del prodotto turistico promosso e offerto dal co-espositore - in quadricromia; - n. 1 grafica identificativa del numero di postazione ben visibile - min. 12 cm. di altezza (da 1 a 45 massimo). Ogni grafica dovrà essere collocata il giorno antecedente l apertura della manifestazione e all occorrenza deve poter essere rimossa e sostituita. 2) Un piano di appoggio (tipo scrivania) in dimensione idonea a ospitare comodamente almeno due computer portatili o altro dispositivo informatico, brochure, materiale cartaceo vario e cancelleria; su ogni piano, per tutta la sua estensione, dovrà essere stampata o applicata con foglio adesivo la mappa della Regione Emilia Romagna (file grafico esecutivo fornito dalla committenza APT Servizi); 4 sedie; 3) n. 1 elemento contenitivo separato (tipo cassettiera) posto sotto al piano di lavoro;

4 4) Espositori o soluzioni espositive (almeno 1 tasca ) per depliant o altro materiale cartaceo; 5) Prese elettriche in numero sufficiente per la ricarica di computer portatili, tablet e cellulari; Oltre massimo alle 45 postazioni incontri b2b riservate ai 45 co-espositori, dovrà essere allestita un ulteriore postazione, che sarà gestita direttamente da APT Servizi. Tale postazione non necessita di personalizzazione grafica specifica, fatta eccezione del logo regionale e della denominazione Emilia Romagna Region Tourist Board. Nota bene: Le 45 postazioni massimo dovranno essere numerate in ordine crescente da 1 a 45 e distribuite logicamente all interno della superficie espositiva. L abbinamento co-espositore/postazione sarà effettuato dalla committenza Apt Servizi circa un mese prima dell inizio della manifestazione, attraverso una procedura digitale. Per tale sistema di assegnazione delle postazioni l azienda allestitrice dovrà predisporre un file grafico (planimetria e rendering 3d) riportante tutte le postazioni numerate. Il file in formato vettoriale dovrà essere inviato all ufficio fiere di APT Servizi, f.pasqualetti@aptservizi.com e s.placucci@aptservizi.com entro e non oltre tre settimane prima dell inizio della manifestazione. d) Area enti pubblici territoriali (Comuni, Province, Città metropolitane) con postazioni personalizzate di destinazione Oltre all area promo-commerciale riservata ai privati, lo stand dovrà prevedere, lungo il perimetro, in posizione frontale e ben visibili, in numero variabile, 2/3 postazioni personalizzate che saranno occupate dai comuni/destinazioni, copartecipanti alla manifestazione. Ogni postazione dovrà essere equipaggiata con: - un front desk (di ca. 1 mt lineare) con ripiani interni e ante richiudibili - 1 o 2 sgabelli, - un frontalino dove apporre la denominazione ed il logo del comune/destinazione, - una superficie (pannello o altra soluzione espositiva) dove alloggiare la grafica personalizzata del comune/destinazione, - faretti nella misura idonea, - presa elettrica per la ricarica di computer portatili, tablet e cellulari. Nota bene: la presenza ed il numero delle postazioni personalizzate di destinazione, verranno comunicate dalla committenza in fase di assegnazione dell appalto. Potrebbe verificarsi anche l eventualità di non realizzazione di questa tipologia di postazione. e) Aree di servizio comuni Il progetto di allestimento dovrà prevedere un blocco servizi comuni aggregato o distribuito sulla superficie espositiva - composto da ambienti e/o aree destinati a diversi utilizzi come qui di seguito descritto: - Ristorante a buffet - (in piedi) riservato ai co-espositori, giornalisti e ospiti, staff APT Servizi. Questo ambiente dovrà essere attrezzato con tavoli da buffet per la presentazione e somministrazione dei prodotti tipici emiliano-romagnoli e con tavoli tondi, a stelo, in misura idonea ad accogliere almeno 50 persone contemporaneamente.

5 In totale, il ristorante ospiterà e somministrerà cibo e bevande ad almeno 150 persone al giorno, che accederanno a turni, in un orario compreso tra le 12:30 e le 14:00 ca. (ca 3 turni al giorno). I tavoli da buffet dovranno essere eleganti e con superfici lavabili o, in alternativa, rivestiti da tovagliato deciso con la committenza. I tavoli a stelo non necessitano di alcun tovagliato e dovranno essere rifiniti con superficie lavabile e facilmente pulibile. Il ristorante non sarà aperto al pubblico dei visitatori. E un area riservata, possibilmente interna. Dovrà pertanto essere concepito, strutturato e organizzato in modo tale da poter controllarne l accesso e garantire un flusso agevole in entrata e in uscita, senza creare ingorghi, a ogni cambio turno. L entrata e l uscita (quest ultima possibilmente con accesso diretto al bar) dovranno essere distinte e ben indicate in modo da permettere il flusso degli ospiti nei due sensi. L area dovrà prevedere decorazioni grafiche sulle pareti interne, anche qualora si dovessero utilizzare pareti in plexiglass trasparente; - Cucina - attrezzata con almeno: 1 lavello, 2 frigoriferi con congelatore, 1 forno adeguato all uso, 1 piastra elettrica adeguata all uso, scaffalature metalliche per riporre prodotti e/o attrezzature da cucina, 1 ampio tavolo da lavoro di giuste dimensioni. Il vano uso cucina dovrà essere comunicante con il ristorante a buffet per agevolare il servizio di ristorazione. Ad assegnazione dell incarico di allestimento, la ditta allestitrice sarà messa in contatto con il caterer per una migliore definizione di tutto quanto attiene le esigenze del sevizio (attrezzature, nr e posizione prese di corrente, ecc.). Si richiedono prese di corrente adeguate nel vano uso cucina e nell area bar per elettrodomestici di diverso tipo ed i relativi allacci idrici; - Ufficio stampa - attrezzato con n 2 scrivanie rettangolari - da 1,60 a 1,80 metri lineari cad., accessibili da ambo i lati e dotate di almeno n 4 sedie cad. -, n 2 appendiabiti a stelo e n 1 armadietto basso (di 2/2,5 mt lineari) con ripiani interni, chiudibile a chiave, sul quale posizionare cartelline stampa e una stampante laser b/n (di competenza quest ultima dalla committenza APT Servizi). Si richiede altresì la graficizzazione con motivi visual (immagini, logotipo e lettering) di almeno 1 parete. L ufficio stampa dovrà essere dotato di prese di corrente per allacciamento computer, stampante e ricarica telefoni cellulari; - Magazzino-guardaroba attrezzato con scaffalature robuste per lo stivaggio di materiale promozionale (cartaceo) e gadget. Per quest ultimi è necessario prevedere degli armadietti chiudibili a chiave. Inoltre si richiede un armadietto tipo casellario per la custodia di effetti personali, appenderia (stender a barra con grucce) in quantità idonea per il numero di persone che lo stand ospiterà giornalmente (ca. 150 pax.). All interno di questa area dovrà essere previsto anche un vano tecnico per quadri elettrici, regia audio/video, ecc. - Sala meeting piccola area meeting equipaggiata con tavolo per 6 persone con sedie, un appendiabiti e un piccolo armadietto basso (di ca. 2/2,5 mt lineari) con ripiani interni, chiudibile a chiave. Si richiede altresì la graficizzazione con motivi visual (immagini, logotipo e lettering) di almeno 1 parete. - Open bar - con un importante bancone a vista di ampie dimensioni (almeno 8/10 mt lineari di lunghezza) e una profondità adatta ad alloggiare una macchina da caffé professionale. Quest ultima dovrà essere fornita dalla ditta allestitrice e compresa nell offerta economica. Questa zona dovrà essere completata con alcuni tavolini tondi a stelo di materiale lavabile ed in linea con il design e l arredo dello

6 stand. Il bar dovrà essere comunicante con la cucina, al fine di agevolare il personale durante il servizio. Sarà utilizzato per servizio colazioni, stuzzicheria e aperitivi durante tutta la giornata. Non essendo aperto se non ai co-espositori regionali presenti allo stand ed agli ospiti, è assolutamente richiesta ina sua collocazione in area riservata interna allo stand, in modo da garantire una facile gestione dello stesso da parte del personale incaricato. Si fa notare che come sopra già specificato - gli ambienti area ristorante a buffet, cucina e bar dovranno essere comunicanti. f) Area MUSEI FERRARI Trattasi di un area espositiva personalizzata all interno dello stand Emilia Romagna, riservata ai Musei Ferrari. Dovrà prevedere della pannellatura sulla quale apporre la personalizzazione grafica, un desk (di minimo 2 metri lineari) e n. 2 sgabelli. Pannelli e desk dovranno essere personalizzati con grafica Ferrari (i file grafici saranno forniti dalla committenza APT Servizi in formato esecutivo pronto per la stampa). g) Progetto creativo e di comunicazione Sui disegni (planimetria e redering 3 D) e sulla relazione tecnica dovranno essere indicate le dimensioni esatte delle grafiche (immagini, loghi, lettering), la loro esatta posizione i materiali utilizzati; Il progetto di allestimento dovrà prevedere la presenza di superfici verticali e/o altri strutture idonee a alloggiare/appendere elementi visual grafici (immagini, loghi e lettering), attraverso i quali la committenza Apt Servizi comunicherà l offerta turistica, la propria brand identity e il brand stesso. Tali superfici/strutture dovranno garantire al visual un forte impatto e dovranno essere di dimensioni e altezze tali da rendere visibile e identificabile lo stand da tutti gli angoli del padiglione. Tutte le superfici dovranno essere occupate da grafica (immagini e loghi) per almeno i 2/3 della loro altezza; Tutti i file grafici esecutivi per lo stand (ad esclusione di quelli per le postazioni degli operatori) saranno forniti dalla committenza APT Servizi attraverso la propria agenzia grafica; Nota bene: per quel che riguarda la personalizzazione grafica delle postazioni operatori (punto c), l elaborazione dei singoli file e gli esecutivi di queste grafiche specifiche (composte da: denominazione aziendale ad 1 colore, n. 2 icone identificative del prodotto turistico in quadricromia e numerazione di riferimento della postazione a 1 colore) sono a carico della ditta allestitrice. APT Servizi fornirà alla ditta allestitrice un file word contenente l elenco delle insegne commerciali e i file PDF delle icone. Tutti i bozzetti grafici di personalizzazione delle postazioni degli operatori dovranno essere sottoposti alla committenza APT Servizi per approvazione, prima della stampa. h) IMPIANTO AUDIO/VIDEO impianto audio adeguato alla superficie espositiva, con casse poste in posizione ottimale per servire tutte le zone, e un radio-microfono; Display wall a led da collocare su tutta la superficie della parete più importante e di maggiore sviluppo lineare;

7 n 1 schermo LCD da 52 con uscita USB, per proiezione materiale video, posto all interno dell area ristorante e buffet. i) PROGETTO TECNICO Il progetto tecnico dovrà includere: 1 - una scheda/relazione tecnica con la descrizione dettagliata e analitica (include misure) di tutto lo stand, gli arredi, le grafiche, ecc. corredata di immagini degli arredi (tavoli, sedie, sgabelli, desk, ecc). Le grafiche dovranno essere descritte fornendo dimensioni (sia lineari sia di superficie), i materiali, la tipologia (a piena superficie o/a intaglio) e la loro esatta posizione. 2 - disegni tecnici (planimetrie + render in 2 e 3D), in scala 1 a 100, dettagliati e accurati, riportanti tutte le misure (incluse quelle delle grafiche), in modo tale da consentire alla committenza Apt Servizi di avere una visione esatta della resa finale dell allestimento e degli spazi occupati e vuoti. Si richiede, inoltre, a incarico assegnato e a consegna dei file esecutivi grafici, l invio alla committenza APT Servizi del render 3 D finale riportante tutti gli elaborati grafici, prima di procedere con la stampa delle grafiche stesse. l) VARIE Impianto di alimentazione e illuminazione generale, a luce diffusa su tutta l area e a luce direzionale sulle pareti graficizzate e sulle postazioni degli operatori; Realizzazione e stampa fronte retro, a colori, di n 4 pannelli (tipo totem autoportanti), di dimensioni min. 100 (B) x 180 (H) cm cadauno, raffiguranti la mappa dello stand con le postazioni numerate, e l elenco dei co-espositori accreditati allo stand - in ordine alfabetico con il proprio n di postazione. I totem dovranno essere posizionati in punti strategici e ben visibili, nei 4 lati dello stand; N. 2 paline per posizionamento di cartelli in formato A4 come segnaletica per eventuali iniziative all interno dello stand; Allacciamenti elettrici e prese dove richiesto; Allacciamenti e cavi di rete per WI-FI, con ponte dal vano regia alla postazione reception - infopoint (b); Impianto idrico ed elettrico per allaccio bar e cucina; Dissuasori per gestione flussi ristorante (almeno in numero di 2); Personale di assistenza per immagazzinamento materiale cartaceo, in fase di allestimento (almeno n 2 persone); Una persona dedicata all assistenza e alla risoluzione dei problemi durante tutti i giorni di fiera; Cestini getta-carta nella misura necessaria e funzionale allo stand; Utilizzo di materiali certificati eco-sostenibili, di decorazioni e tecnologie a basso impatto ambientale (es. illuminazione a basso consumo, ecc.), laddove possibile; Predisposizione e presentazione di disegni tecnici esecutivi (planimetria e rendering 2 e 3 D), in numero sufficiente e necessario per documentare il progress del cantiere e la resa di eventuali varianti richieste dalla committenza APT Servizi. Presentazione di tutta la documentazione richiesta dalle normative generali di BIT/Fiera Milano (sicurezza, antincendio, collaudi, ecc.) e disbrigo di tutte le procedure atte ad ottenere le relative autorizzazioni;

8 Progettazione e realizzazione dello stand nel rispetto del regolamento di BIT e Fiera Milano; Invio di tutti i documenti utili all approvazione del progetto all ufficio competente di Fiera Milano ed, in copia, l Ufficio Fiere e workshop di APT Servizi (f.pasqualetti@aptservizi.com e s.placucci@aptservizi.com); In caso il progetto di allestimento proposto dovesse prevedere americana e/o cavi sospesi sopra la superficie espositiva, ancorati/appesi a strutture di Fiera Milano (per luci e/o decori grafici), tali strutture dovranno essere realizzate nel rispetto del regolamento di Fiera Milano e dovranno essere incluse nell offerta economica - compresi oneri dovuti e/o servizi forniti tassativamente da Fiera Milano - come posa in opera dei cavi/americana, fornitura dei cavi, realizzazione completa della struttura sospesa oltre a eventuali tasse pubblicitarie per appendimenti se previsti, ecc. TERMINI DI CONSEGNA Lo stand dovrà essere consegnato finito in ogni sua parte, chiavi in mano, almeno il giorno precedente a quello di apertura della manifestazione (10 febbraio p.v.), entro le ore 15:00, approvato dall Ente Certificatore di Fiera Milano; I lavori di allestimento e smontaggio dello stand dovranno essere effettuati nel rispetto del regolamento BIT Fiera Milano e delle norme sulla sicurezza sul lavoro. Oneri derivanti da deroghe a giorni e orari stabiliti da tale regolamento sono a carico dell allestitore. Si richiede di verificare direttamente con l Ufficio Espositori di Fiera Milano le altezze massime consentite per l allestimento dello stand prima della presentazione del progetto tecnico alla committenza. Lo smontaggio dovrà essere effettuato a chiusura manifestazione, come da regolamento di Fiera Milano. L offerta economica dovrà essere omnicomprensiva e prevedere tutte le forniture indicate nei punti qui sopra descritti - da a) a i). Si prega nella formulazione dell offerta economica di prestare attenzione ai seguenti punti: 1. Per tutte le grafiche visual (immagini, loghi, lettering), che saranno alloggiate/esposte nelle così dette parti comuni - sono da escludere: ideazione, elaborazione, adeguamento dei file grafici ed esecutivi di stampa. APT Servizi fornirà tramite propria agenzia grafica - alla ditta allestitrice, layout, immagini, loghi, icone identificative dei prodotti turistici e relativi file esecutivi, dai quali la ditta allestitrice procederà direttamente con la stampa. I costi di stampa di tutte le grafiche, loghi, lettering delle così dette parti comuni sono da ritenersi inclusi nell importo massimo di gara. I file grafici esecutivi saranno forniti dalla committenza Apt Servizi in alta risoluzione (300 dpi) 2. Per quanto attiene la grafica per identificare e personalizzare le postazioni degli operatori, si richiede alla ditta allestitrice la predisposizione di tutti i

9 bozzetti grafici da sottoporre ad APT Servizi per approvazione e la preparazione degli esecutivi di stampa. Tali forniture sono da ritenersi inclusi nell importo massimo di gara. 3. Appendimenti a strutture di Fiera Milano sono da realizzare tenendo conto del regolamento di BIT e di Fiera Milano sono da ritenersi inclusi nell importo massimo di gara (inclusi oneri dovuti e servizi resi tassativamente da Fiera Milano stessa). 4. La ditta allestitrice s impegna ad apportare modifiche di piccole entità e/o a fornire elementi di arredo (es. sedie pieghevoli da utilizzare all occorrenza) in numero superiore a quanto richiesto, senza maggiorazione di costo.