PUBBLICITÀ, TRASPARENZA E PRIVACY

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1 PUBBLICITÀ, TRASPARENZA E PRIVACY (AGGIORNATO AL PROVVEDIMENTO DEL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI N. 243 DEL 15/05/2014) Aggiornamento: 20 giugno 2014

2 Sommario PREMESSA...3 PUBBLICAZIONI PER FINALITA DI TRASPARENZA...3 Durata della pubblicazione e sezione di archivio...7 Indicizzazione tramite motori di ricerca...7 Indicazioni specifiche per particolari obblighi di pubblicazione Curriculum professionali Corrispettivi e compensi Provvedimenti amministrativi (concorsi, prove selettive, ecc.) Atti di concessione di sovvenzioni, contributi, sussidi e attribuzione di vantaggi economici e dell elenco dei soggetti beneficiari (artt. 26 e 27 del D.lgs. n. 33/2013) Albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica (DPR 118/2000)...9 PUBBLICAZION PER FINALITA DIVERSE DALLA TRASPARENZA...9 Limiti alla diffusione dei dati personali...9 Accorgimenti tecnici suggeriti dal Garante Evitare l indicizzazione nei motori di ricerca generalisti Tempi di pubblicazione dei dati personali nel web Evitare la duplicazione massiva dei file contenenti dati personali Dati personali esatti e aggiornati...10

3 PREMESSA La presente scheda vi viene trasmessa al fine di focalizzare alcuni aspetti inerenti il rapporto tra pubblicità, trasparenza e rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali. La maggior parte delle raccomandazioni del Garante non sono nuove, se ne è già parlato in varie occasioni e non di rado vi ho chiesto di modificare i vostri atti al fine di evitare la diffusione e il trattamento di dati personali non indispensabili. Colgo pertanto l occasione delle recenti Linee guida in materia di trattamento di dati personali, contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato per finalità di pubblicità e trasparenza sul web da soggetti pubblici e da altri enti obbligati emanate dal Garante, per puntualizzare meglio alcuni aspetti e mettere a disposizione di tutti gli uffici un documento sintetico contenente le regole fondamentali da rispettare. Le suddette linee guida, specifica il Garante, costituiscono un quadro unitario di misure e accorgimenti cautelativi che siamo tenuti ad applicare in tutti i casi in cui diffondiamo dati personali tramite il sito web istituzionale per finalità di trasparenza (in attuazione del D.lgs. n. 33/2013) o per altre finalità di pubblicità dell azione amministrativa (ad esempio, nel caso di pubblicità legale o integrativa dell efficacia come per la pubblicazione di deliberazioni, ordinanze, determinazioni; di pubblicità dichiarativa o notizia come per le pubblicazioni di matrimonio o per i cambiamenti di nome). Indipendentemente dalla finalità perseguita, è necessario contemperare le esigenze di pubblicità e trasparenza con i diritti e le libertà fondamentali, nonché con la dignità dell interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali. PUBBLICAZIONI PER FINALITA DI TRASPARENZA Si tratta di tutte le pubblicazioni previste come obbligatorie dal D.lgs. n. 33/2013, concernenti dati, informazioni, atti e documenti attinenti all organizzazione e all attività dell Ente, al solo scopo di consentire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull utilizzo delle risorse pubbliche. Secondo il Garante i principi e la disciplina in tema di protezione dei dati personali devono essere rispettati anche nell attività di pubblicazione di dati sul web per finalità di trasparenza. Ciò significa che anche in questo caso prima di mettere a disposizione sui propri siti web istituzionali informazioni, atti e documenti amministrativi contenenti dati personali è necessario: - verificare che la normativa in materia di trasparenza preveda espressamente tale obbligo. Nel caso in cui vi sia un obbligo normativo che impone la pubblicazione di particolari atti o documenti contenenti dati personali: - ridurre al minimo i dati personali e identificativi utilizzati, evitandone sempre il trattamento quando le finalità perseguite possono realizzarsi anche mediante dati anonimi o altre modalità che permettano di identificare l interessato soltanto in caso di necessità; - selezionare i dati personali da inserire, verificando, caso per caso, se ricorrono i presupposti per l oscuramento di determinate informazioni. Non è mai possibile, infatti, diffondere dati

4 personali non pertinenti o, se sensibili o giudiziari, non indispensabili rispetto alle specifiche finalità di trasparenza. Riassumendo, è possibile diffondere dati personali contenuti in atti e documenti da pubblicare soltanto se tale diffusione è realmente necessaria e normativamente prevista, oltre che proporzionata alla finalità di trasparenza perseguita, nel rispetto del principio di pertinenza e di non eccedenza. Se la pubblicazione è necessaria, ma i dati contenuti negli atti eccedono il principio predetto, è necessario oscurare le informazioni eccedenti e non pertinenti prima di procedere con la pubblicazione. Altre regole fondamentali in merito alla pubblicazione di dati personali: - non è possibile diffondere dati personali ulteriori, ovvero non individuati dal D.lgs. n. 33/2013 o da altra specifica norma di legge o di regolamento; - la pubblicazione non obbligatoria di dati, informazioni e documenti è legittima soltanto anonimizzando i dati personali eventualmente presenti. Per far ciò, l indicazione delle sole iniziali degli interessati non è sufficiente, ma è necessario oscurare del tutto il nominativo e le altre informazioni riferite all interessato che ne potrebbero consentire l identificazione anche a posteriori; - le informazioni diffuse devono rispondere a specifici requisiti di qualità, ovvero è necessario assicurarne l integrità, il constante aggiornamento, la completezza, la tempestività, la semplicità di consultazione, la comprensibilità, l omogeneità, la facile accessibilità, nonché la conformità ai documenti originali in possesso dell Amministrazione, indicandone la provenienza e la riutilizzabilità. Correlando questa previsione con i principi in materia di dati personali, ne deriva che i dati personali pubblicati devono essere esatti, aggiornati e contestualizzati; ne consegue che le informazioni pubblicate devono essere modificate o aggiornate opportunamente, quando ciò si renda necessario e ogni volta che l interessato ne richieda l aggiornamento, la rettifica o l integrazione. I dati personali oggetto di pubblicazione obbligatoria non sono liberamente riutilizzabili da chiunque per qualsiasi ulteriore finalità. Anche la direttiva 2013/37/UE, entrata in vigore dopo l approvazione del D.lgs. n. 33/2013, conferma il principio che il riutilizzo dei documenti non deve pregiudicare il livello di tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e prevede che una serie di documenti del settore pubblico contenenti tale tipologia di informazioni siano sottratti al riuso anche qualora siano liberamente accessibili online. Nel dettaglio, il soggetto responsabile della specifica pubblicazione sul sito web istituzionale, ove intenda rendere i dati riutilizzabili, deve determinare se, per quali finalità e con quali limiti e condizioni consentire eventuali utilizzi. In particolare, il riutilizzo non può essere consentito in termini incompatibili con gli scopi originari che hanno reso necessaria la pubblicazione del dato. Per quanto predetto, per non perdere il controllo sui dati personali pubblicati online in attuazione degli obblighi di trasparenza e per ridurre i rischi di loro usi indebiti, il Garante invita ad inserire nella sezione Amministrazione trasparente del sito un avviso generale con il seguente tenore I dati personali pubblicati sono riutilizzabili soltanto alle condizioni previste dalla vigente normativa sul riuso dei dati pubblici, compatibilmente con gli scopi per i quali sono stati raccolti e registrati e nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali.. Prego pertanto i responsabili dei servizi informatici dei due enti di provvedere in merito. E sempre vietata la diffusione di dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, inclusa qualsiasi informazione da cui tali dati si possano desumere anche indirettamente.

5 Un attenzione particolare va poi posta nel caso in cui sia necessario trattare dati sensibili e giudiziari, i quali godono di una tutela particolarmente stringente. Anche nel caso in cui sia assolutamente necessario effettuarne il trattamento e procedere con la pubblicazione, è necessario adottare idonee misure e accorgimenti tecnici volti ad evitare l indicizzazione e la rintracciabilità tramite i motori di ricerca operanti sul web ed il loro riutilizzo. Questi dati, inoltre, sono espressamente esclusi dal riutilizzo. Di seguito, lo schema riepilogativo messo a disposizione dal Garante.

6 COMUNE DI ERBUSCO

7 Durata della pubblicazione e sezione di archivio Salvo particolari deroghe espressamente previste, il periodo di permanenza sul web di dati, informazioni e documenti coincide con il termine di cinque anni. Il Garante, tenuto conto della necessità di interpretare il diritto nazionale in modo conforme al diritto europeo, ritiene che nel caso in cui atti, documenti e informazioni pubblicati per finalità di trasparenza contengano dati personali, questi ultimi devono essere oscurati, anche prima del termine di pubblicazione degli stessi. In particolare, essi devono essere oscurati quando risultino raggiunti gli scopi per i quali sono stati resi pubblici e gli atti nei quali sono contenuti hanno prodotto i loro effetti. Anche relativamente alla sezione di archivio del sito web, la messa a disposizione della documentazione in tale sezione non può comportare l accesso e la conoscenza indiscriminata di dati personali, specialmente se sensibili, eventualmente contenuti negli atti, se il relativo periodo di pubblicazione è scaduto. Ne deriva la necessità di applicare criteri selettivi, individuando le condizioni di accesso e selezionando, anche preliminarmente, le informazioni da rendere consultabili. In alternativa, è possibile la libera consultazione a condizione che i soggetti destinatari degli obblighi di pubblicazione rendano anonimi tutti i dati personali contenuti nella documentazione inserita nella sezione di archivio. Indicizzazione tramite motori di ricerca Il Garante ricorda che l obbligo di indicizzazione durante il periodo di pubblicazione obbligatoria è limitato ai soli dati tassativamente individuati ai sensi delle disposizioni in materia di trasparenza con l esclusione espressa dei dati sensibili e giudiziari. Indicazioni specifiche per particolari obblighi di pubblicazione 1. Curriculum professionali. I curriculum devono contenere soltanto informazioni pertinenti rispetto alle finalità di trasparenza perseguite e, pertanto, informazioni personali concernenti il percorso di studi e le esperienze professionali rilevanti, nonché ulteriori informazioni di carattere professionale ritenute importanti. Non devono, viceversa, formare oggetto di pubblicazione dati eccedenti, quali, ad esempio, i recapiti personali oppure il codice fiscale degli interessati. Spetta al titolare del trattamento verificare che i curriculum forniti per la pubblicazione siano conformi a tali regole, eventualmente impartendo opportune istruzioni agli interessati o mettendo a disposizione modelli omogenei. 2. Corrispettivi e compensi. Relativamente alla pubblicazione di corrispettivi e compensi dei titolari di incarichi amministrativi di vertice, dirigenziali e di collaborazione o consulenza, oltre che dei dipendenti pubblici cui siano stati conferiti o autorizzai incarichi è necessario tenere conto di tutte le componenti, anche variabili, della retribuzione. Non pubblicare assolutamente altri dati di dettaglio quali quelli contenuti nelle dichiarazioni dei redditi o nei cedolini degli stipendi, recapiti individuali, coordinate bancarie, o altri dati eccedenti l esplicita previsione normativa.

8 3. Provvedimenti amministrativi (concorsi, prove selettive, ecc.) L articolo 23 del d.lgs. n. 33/2013 prevede la pubblicazione obbligatoria degli elenchi dei provvedimenti adottati dagli organi di indirizzo politico e dai dirigenti. Tra tali provvedimenti vi sono anche quelli che riguardano concorsi e prove selettive. Fermo restando il particolare regime di pubblicità proprio di tali provvedimenti, per l attuazione del citato articolo 23 devono essere pubblicati soltanto gli elementi di sintesi (contenuto, oggetto, eventuale spesa, richiamo documenti costituenti il procedimento). Relativamente ai concorsi, conseguentemente, non devono mai essere pubblicati gli atti in versione integrale (neanche in allegato), né le graduatorie complete (finali o intermedie). Non è possibile pubblicare i risultati di test psicoattitudinali o le condizioni di salute o altri requisiti che danno diritto a precedenze in graduatoria. Per rispettare le forme di pubblicità proprie delle graduatorie, diverse dalle finalità di trasparenza di cui al D.lgs. n. 33/2013, il Garante richiama la specifica normativa di settore e suggerisce di metterle a disposizione degli interessati in aree ad accesso riservato dei siti web istituzionali, consentendone la consultazione ai soli partecipanti alle procedure concorsuali o selettive mediante l utilizzo di credenziali di autenticazione. 4. Atti di concessione di sovvenzioni, contributi, sussidi e attribuzione di vantaggi economici e dell elenco dei soggetti beneficiari (artt. 26 e 27 del D.lgs. n. 33/2013). Si tratta dell obbligo di pubblicazione attinente agli atti di concessione di erogazioni di importo superiore a mille euro nel corso di un anno solare. Oltre ai limiti già posti dal D.lgs. n. 33/2013, con specifico riferimento alle informazioni idonee a rivelare lo stato di salute, il Garante ha ribadito che è vietata la diffusione di qualsiasi dato o informazione da cui si possa anche solo desumere lo stato di malattia o l esistenza di patologie in capo ai soggetti interessati, inclusi i riferimenti a condizioni di invalidità, disabilità o handicap fisici e/o psichici. Di seguito, alcune informazioni che non è possibile indicare insieme ai dati personali degli interessati: - disposizioni normative che hanno determinato l erogazione (ad esempio, L. 104/1992, quando tutti sanno che si tratta della legge-quadro per l assistenza, l integrazione sociale e i diritti delle persone con handicap); - titoli che hanno consentito l accesso al beneficio (ad esempio, attribuzione di borse di studio a soggetti con handicap; riconoscimento buono sociale ad anziani non autosufficienti); - modalità e criteri di attribuzione del beneficio economico (ad esempio, indici di autosufficienza, indicatori di reddito); - destinazione dei contributi erogati (ad esempio, contributo per ricovero in struttura sanitaria o per assistenza sanitaria); Ciò detto, spetta a coloro che sono tenuti a pubblicare valutare, caso per caso, se le informazioni contenute nei provvedimenti possano rivelare l esistenza di una situazione di disagio economico o sociale del destinatario del beneficio e, in questo caso, NON PROCEDERE ALLA PUBBLICAZIONE DEI DATI IDENTIFICATI del beneficiario o di ulteriori dati che potrebbero consentirne l identificazione. Pubblicare pertanto il dato relativo alla pubblicazione, senza alcun riferimento ai beneficiari (in altre parole, continuare ad individuare le persone con un codice identificativo numerico e non pubblicare assolutamente i dati identificativi presenti nel mandato di pagamento).

9 In ultimo, il Garante ricorda che anche per questa tipologia di pubblicazione è necessario rispettare i principi di necessità, pertinenza e non eccedenza, nonché le disposizioni poste a tutela dei dati sensibili sopra esaminate. 5. Albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica (DPR 118/2000) Secondo il Garante, in virtù del coordinamento con le disposizioni di cui al D.lgs. n. 33/2013, le pubblicazioni di cui all articolo 26 e 27 del decreto medesimo, assolvono anche all ulteriore adempimento di cui all Albo dei beneficiari. In merito a questo aspetto esprimo una riserva, in quanto l articolo 26 citato riguarda soltanto le provvidenze di importo superiore a mille euro, mentre l Albo dei beneficiari non tiene conto di questa limitazione. PUBBLICAZION PER FINALITA DIVERSE DALLA TRASPARENZA Limiti alla diffusione dei dati personali In tutti i casi di pubblicità non riconducibili a finalità di trasparenza di cu al D.lgs. n. 33/2013, ove sia necessaria la diffusione di dati personali, tale diffusione è esclusa dall applicazione delle regole di cui a tale decreto, ossia, in primo luogo: - non è previsto l esercizio dell accesso civico; - non vengono applicate le regole che riguardano l indicizzazione e il riutilizzo dei dati; - non si applicano, altresì, le regole relative alla durata della pubblicazione e all inserimento dei dati in archivio. Inoltre, è necessario rispettare le seguenti indicazioni: - verificare sempre se la normativa di settore prevede espressamente l obbligo di pubblicare sui siti web istituzionali atti e documenti contenenti dati personali; - in presenza di tale obbligo normativo, selezionare i dati personali da inserire, oscurando quelli eventualmente eccedenti (principio di pertinenza e non eccedenza); è obbligatorio, infatti, ridurre al minimo l utilizzo di dati personali e di dati identificativi evitandone sempre il trattamento quando le finalità perseguite possono essere realizzate mediante dati anonimi o altre modalità che permettano di identificare l interessato (solo in caso di necessita!); - ricordarsi il particolare quadro di garanzie di cui godono i dati sensibili e giudiziari, sopra trattato; - motivare il mancato inserimento dei dati o il loro oscuramento con la necessità di rispettare la normativa sulla privacy; richiamare gli atti e dati a disposizione degli uffici quali presupposto della deliberazione o determinazione, i quali possono essere resi consultabili soltanto agll interessati e contro interessati. Accorgimenti tecnici suggeriti dal Garante Il Garante indica alcuni accorgimenti da utilizzare quando vengono messi a disposizione online atti e documenti contenenti dati personali per finalità di pubblicità dell azione amministrativa.

10 1. Evitare l indicizzazione nei motori di ricerca generalisti E necessario impedire la reperibilità di dati personali tramite motori di ricerca esterni. Ciò per evitare, in particolare, il rischio di decontestualizzazione dei dati. Privilegiare, pertanto, funzionalità di ricerca interne al sito web dell ente, in quanto queste garantiscono accessi più selettivi e coerenti con le finalità proprie della pubblicazione. 2. Tempi di pubblicazione dei dati personali nel web Tenuto conto della necessità di garantire il diritto all oblio degli interessati, il Garante invita nel caso in cui gli atti contengano dati personali a: - non eccedere i tempi di pubblicazione previsti dalle relative disposizioni normative (ad esempio, i tempi previsti per la pubblicazione delle deliberazioni all albo pretorio online); - ad individuare congrui tempi di pubblicazione (tenendo conto delle finalità perseguite) nel caso in cui la disciplina di settore non stabilisca specifici limiti temporali; - a rimuovere dal web gli atti decorso il tempo di pubblicazione, ovvero ad eliminarne tutti gli elementi identificativi degli interessati e le altre informazioni che possano consentirne l identificazione. Il Garante specifica espressamente che: - alle pubblicazioni all albo pretorio online non si applica l arco temporale dei cinque anni previsto per la pubblicità di dati e informazioni per finalità di trasparenza (incluse deliberazioni e determinazioni); - tenuto conto che le pubblicazioni riguardano prevalentemente questioni relative alla collettività locale di riferimento, è assolutamente da evitare l indicizzazione nei motori di ricerca generalisti della documentazione contenente dati personali e pubblicata all albo (si pensi, ad esempio, alle pubblicazioni di matrimonio) Tenuto conto che nei nostri enti deliberazioni e determinazioni rimangono pubblicate sul web senza limitazioni temporali, come già più volte raccomandato, in fase di predisposizione degli atti eliminare qualsiasi elemento identificativo. Ove ciò non fosse possibile, ricordarsi di oscurare tali dati decorso il tempo di pubblicazione all Albo pretorio online, prima dell inserimento nella sezione di archivio. 3. Evitare la duplicazione massiva dei file contenenti dati personali Tenuto conto della tipologia di pubblicazioni da noi effettuate, questa tipologia di rischio non dovrebbe riguardarci. 4. Dati personali esatti e aggiornati I dati personali che pubblichiamo possono essere soltanto esatti e aggiornati. Per evitare il rischio di cancellazioni, modifiche, alterazioni o decontestualizzazioni ricordarsi, come più volte già richiesto, di inserire i dati di contesto: - carta intestata; - ufficio che ha elaborato l atto e presso il quale il medesimo è reperibile; - data di aggiornamento; - periodo di validità delle informazioni; - numero di protocollo o altro dato per l individuazione univoca del documento.