BREVE GUIDA AL PROCESSO CIVILE TELEMATICO

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1 BREVE GUIDA AL PROCESSO CIVILE TELEMATICO

2 PREFAZIONE Il presente lavoro ha come unico intento fornire ai Colleghi Avvocati che si avvicinano al PCT una guida pratica all'uso dello strumento telematico, senza per questo aver la presunzione di una trattazione completa ed esaustiva dell'argomento. Nelle pagine che seguono non saranno inserite immagini prese dai redattori di atti giuridici poiché le guide pratiche sono comprese nel manuale utente fornito dai produttori e, soprattutto, perché variano in base al software utilizzato. Ciò che invece rimane comune a tutti i software sono le impostazioni generali e le regole di base per riuscire ad utilizzare il PCT, fornite nel presente scritto. La scelta di utilizzare un linguaggio scevro da tecnicismi è finalizzata alla comprensione della materia a coloro che non hanno una sufficiente dimestichezza con lo strumento informatico. Declino ogni eventuale responsabilità, sia personale sia del MOVIMENTO FORENSE, per errori e/o danni che possano verificarsi per aver fatto esclusivo affidamento sulle informazioni contenute nella presente senza previa verifica del manuale utente fornito dal produttore del software e delle prassi in uso nei vari Uffici Giudiziari. Avv. Marco Appetiti Presidente Movimento Forense sez. di Avezzano 1

3 I TERMINI UTILIZZATI NEL PCT C.P.E.C.P.T. Casella di Posta Elettronica Certificata per il Processo Telematico; C.A.D Codice dell Amministrazione Digitale N.I.R nota di iscrizione a ruolo P.E.C. Posta Elettronica Certificata. P.C.T processo civile telematico S.I.E.C.I.C sistema informatico esecuzioni civili individuali e concorsuali S.I.C.I.D. sistema informatico contenzioso civile distrettuale P.D.A. punto di accesso al sistema giustizia P.D.F. Portable document format P.S.T. portale dei servizi telematici R.A.C Ricevuta Avvenuta Consegna R.A. Ricevuta di Accettazione R.E.G.I.N.D.E. Registro Generale Indirizzi Elettronici R.T ricevuta telematica POLISWEB collegamento telematico tra gli Uffici Giudiziari e l Avvocato. LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Tramite l uso della Posta Elettronica Certificata (PEC), possiamo scambiare comunicazioni attraverso la rete con la certezza che la mail sia stata inviata e che sia stata ricevuta dal destinatario. La PEC certifica anche il contenuto del messaggio trasmesso. Un messaggio inviato tramite PEC, con ricevuta di accettazione e consegna, è opponibile ai terzi. LA FIRMA DIGITALE Altro strumento necessario nel PCT, e comunque utilizzabile anche fuori dall'ambito proprio di questa procedura. Si tratta di un certificato che un ente certificatore rilascia alla singola persona, previo accertamento dell'identità, inserito in un token USB o in una 2

4 scheda, che viene apposto tramite un software ad un documento, consentendo quindi di identificare il soggetto che lo ha redatto e lo ha sottoscritto. COSA FARE CON IL PCT Utilizzando gli strumenti del Processo Telematico possiamo: consultare i nostri fascicoli depositati presso le cancellerie degli Uffici Giudiziari; ricevere le comunicazioni di cancelleria; redigere, firmare e depositare gli atti di parte; richiedere il rilascio copie; scaricare sul nostro PC copia del fascicolo e verbale di udienza; pagare CUAG e diritti di copia; richiedere agli Uffici del Ruolo delle Procura della Repubblica le informazioni ex art. 335 cpp; ricevere l'avviso ex art. 415 bis cpp. Per utilizzare il PCT è necessario avere un computer con collegamento ad internet, un browser web aggiornato un antivirus (consigliato) ed un firewall; una firma digitale o su chiavetta USB (consigliata) o su smartcard; un software redattore atti; una PEC; un PDA (pubblico o privato che sia). Il PST e il DM 44/11 (* Avv. Monica Ricci, Presidente Movimento Forense sez. Frosinone) Il PST non manda in pensione i PDA esterni, come potrebbe sembrare da una sommaria lettura del DM n 44. Infatti, occorre fare attenzione al fatto che il PST consente esclusivamente: - l accesso da parte dell utente privato alle informazioni e ai provvedimenti giudiziari; - di mettere a disposizione dei soggetti abilitati esterni i servizi di consultazione; 3

5 - i servizi di pagamento telematico; - di mettere a disposizione i documenti che contengono dati sensibili oppure che eccedono le dimensioni del messaggio di posta elettronica certificati; - l accesso senza l impiego di apposite credenziali alle informazioni ed alla documentazione sui servizi telematici del dominio giustizia, alle raccolte giurisprudenziali e alle informazioni essenziali sullo stato dei procedimenti pendenti, che vengono rese disponibili in forma anonima. In conclusione consente la semplice consultazione. All interno del PST non viene fatto alcun riferimento o richiamo a software per mezzo dei quali sia possibile la preparazione della busta telematica, (vi è solo un elenco dei programmi gratuiti così come pubblicizzati dalle software house e senza commenti alcuni) operazione necessaria e senza la quale non è possibile inviare gli atti telematicamente al Gestore dei servizi Telematici e da questi al gestore locale. Vari sono i software redattori che consentono tali funzionalità, alcuni a pagamento, altri al momento gratuiti, altri completamenti gratuiti, come "SLPCT", software completamente gratuito messo a disposizione degli avvocati dalla Regione Toscana. In data 17/01/14 il Movimento Forense, con comunicazione mail inviata a tutti gli avvocati del circondario di Roma, ha auspicato che tale comportamento virtuoso venga imitato e, perché no, migliorato (implementando, ad esempio, il servizio utenti) da tutte le istituzioni pubbliche e forensi nel preminente interesse dell Avvocatura. ART. 16 BIS DL 179/12 L art 16 bis del DL 179/12 prevede l obbligo di depositare, dal 30/06/2014, telematicamente gli atti ed i documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite... allo stesso modo si procede per il deposito degli atti e dei documenti da parte dei soggetti nominati o delegati dall'autorità giudiziaria. Le parti provvedono, con le modalità di cui al presente comma, a depositare gli atti e i documenti provenienti dai soggetti da esse nominati. Tale obbligo è previsto anche per il deposito telematico del ricorso per decreto ingiuntivo, 4

6 con esclusione del giudizio di opposizione in quanto atto introduttivo. Pertanto, dal 30 giugno 2014, in tutti i Tribunali, si depositerà esclusivamente in maniera telematica gli atti e documenti nei seguenti procedimenti: - procedimenti civili, contenziosi, volontaria giurisdizione - processi esecutivi - procedimento di ingiunzione - procedure concorsuali. Con riferimento a queste ultime, l articolo in commento obbliga al deposito telematico degli atti e dei documenti solo il curatore, il commissario giudiziale, il liquidatore, il commissario liquidatore e il commissario straordinario. La norma prevede che negli uffici giudiziari quali Giudice di Pace, Corte d Appello, Corte di Cassazione, l obbligo del deposito telematico decorre dal quindicesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana dei decreti adottati ai sensi dell art. 16-bis comma V, d.l. 179/2012 conv. con l. 221/12. Richiamo l attenzione dei colleghi sul fatto che dalla norma in commento si ricava che l'obbligo riguarda solo gli atti ed i documenti depositati dalle parti costituite. Pertanto, la parte che deve instaurare un giudizio effettuerà il deposito in maniera tradizionale. Altro occhio di attenzione va rivolto al comma ottavo dell articolo in commento laddove prevede che il giudice può autorizzare il deposito degli atti processuali e dei documenti di cui ai commi che precedono con modalità non telematiche quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti. Ed ancora il comma nono il giudice può ordinare il deposito di copia cartacea di singoli atti e documenti per ragioni specifiche. Discorso differente si deve fare per la comparsa di costituzione, che è invece riconosciuta dal Ministero tra le tipologie di atti depositabili telematicamente. (PST.giustizia.it) Stando così la normativa, in attesa di un auspicato intervento, l'avvocato trarrà piena e soddisfacente convenienza dall uso del PCT quando potrà depositare gli atti introduttivi del giudizio e quando sarà possibile prendere visione e fare il download sul proprio computer di tutti i documenti depositati dall altra parte. In caso contrario dovremmo continuare a recarci in cancelleria almeno due volte: la prima per estrarre copia dei documenti depositati da parte attrice o ricorrente e la seconda al momento della costituzione in giudizio. È anche vero che è dovere della cancelleria inserire nel fascicolo informatico le copie 5

7 informatiche di atti e documenti quando questi siano stati depositati su supporto cartaceo (art. 11 specifiche tecniche del 18 LUGLIO 2011 fascicolo informatico così come previste dall art. 34 del D.M. 44/2011 che, a sua volta, prevede per la cancelleria il medesimo adempimento all art. 9) ma onestamente ritengo alquanto improbabile che, tempestivamente, la cancelleria riesca a scansionare tutti gli atti e documenti cartacei depositati dalla parte al momento dell iscrizione a ruolo della causa o della costituzione in giudizio. L art. 16 bis prevede inoltre che...le parti provvedono, con le modalità di cui al presente comma, a depositare gli atti e i documenti provenienti dai soggetti da esse nominati. Quindi è onere dell avvocato provvedere al deposito telematico degli atti di soggetti terzi, dallo stesso nominati - ad esempio C.T.P.-, i quali devono consegnare al professionista il loro elaborato affinché possa essere depositato telematicamente da quest ultimo. Sappiamo tutti l ansia che ci assale nel momento in cui dobbiamo computare i termini per il deposito di un atto. Anche con il PCT è fondamentale sapere perfettamente quale è il momento in cui si perfeziona il deposito telematico dell atto. Ed è il combinato disposto dal art 16 bis n. 7 del dl 179/12 e dall art 13 del DM 44/11 (norma mai abrogata) che ci consente di dare risposta a tale interrogativo Il deposito si ha per avvenuto nel momento in cui viene generata (e ricevuta dal professionista) la ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata del Ministero della Giustizia. E quando tale ricevuta è rilasciata dopo le ore 14,00 il deposito si considera effettuato il giorno feriale immediatamente successivo. Ciò sta a significare che l avvocato dovrà avere cura di depositare l'atto nel rispetto delle ore 14,00 ed è consigliabile non eseguire l invio alle 13,55 in quanto la ricevuta potrebbe arrivare con qualche minuto di ritardo: se ad esempio arrivasse alle ore 14,01 l atto si avrebbe per depositato il giorno successivo all invio. Nulla quaestio se non si tratta dell ultimo giorno, ma in caso contrario saremmo incorsi in una decadenza. Altra importante disposizione introdotta dall art art 16 bis n. 7 concerne le comunicazioni di cancelleria sia civile che penale, i c.d. biglietti di cancelleria. Nei procedimenti civili le comunicazioni e le notificazioni a cura della cancelleria sono effettuate esclusivamente per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazioni, secondo la normativa, anche regolamentare, 6

8 concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. Preme precisare che le comunicazioni telematiche di cancelleria vengo inviate al l'indirizzo PEC che risulta dai Pubblici Elenchi ovvero dal REGINDE. La comunicazione telematica è il mezzo primario ed ufficiale per le comunicazioni ai difensori ed infatti l art 16 prevede che le notificazioni e comunicazioni ai soggetti per i quali la legge prevede l obbligo di munirsi di un indirizzo di posta elettronica certificata, che non hanno provveduto ad istituire o comunicare il predetto indirizzo, sono eseguite esclusivamente mediante deposito in cancelleria. Le stesse modalità si adottano nelle ipotesi di mancata consegna del messaggio di posta elettronica certificata per cause imputabili al destinatario. Ciò significa che l avvocato che non ha comunicato il proprio indirizzo PEC al COA di appartenenza per poterlo inserire nel REGINDE, rischierà di non venire a conoscenza di una comunicazione o ne avrà contezza quando oramai i termini per un determinato adempimento saranno scaduti. A partire dal 15/12/2014, nell ambito del procedimento penale si applicherà la normativa delle notificazioni effettuate in via telematica. Difatti a quella data le notificazioni a persona diversa dall'imputato a norma degli articoli 148, comma 2-bis, 149, 150 e 151, comma 2, del codice di procedura penale sono effettuate esclusivamente per via telematica all'indirizzo di posta elettronica certificata risultante da pubblici elenchi o comunque accessibili alle pubbliche amministrazione. Dalla stessa data saranno effettuate esclusivamente per via telematica anche nei procedimenti penali le comunicazioni da parte della cancelleria. La norma analizzata disciplina anche l ipotesi in cui la comunicazione non possa avvenire telematicamente per causa non imputabile al destinatario: in tali casi verranno utilizzati i vecchi sistemi dell ufficiale giudiziario o del fax. Quando non è possibile procedere ai sensi del comma 4 per causa non imputabile al destinatario, nei procedimenti civili si applicano l articolo 136, terzo comma, e gli articoli 137 e seguenti del codice di procedura civile e, nei procedimenti penali, si applicano gli articoli 148 e seguenti del codice di procedura penale. Anche nel disciplinare le modalità di comunicazioni telematiche, il legislatore addossa una 7

9 responsabilità all avvocato: infatti l art 16, comma 14, del dl 179/12 prevede che nel caso in cui il professionista - per uno dei motivi sopra indicati - non riceva la comunicazione e si rechi in cancelleria per estrarre copia dovrà pagare l importo per il dritto di copia aumentato di 10 volte. IL DEPOSITO DEGLI ATTI E DEI DOCUMENTI Il deposito telematico di atti e documenti consiste, in breve, nell'invio della c.d. Busta Telematica, un un file compresso e criptato che contiene tutti gli atti e documenti di parte firmati digitalmente. ATTENZIONE: il deposito non consiste nel mero invio! Dopo ogni invio telematico andato a buon fine, verranno recapitate quattro ricevute (sempre PEC): - la ricevuta di accettazione che attesta la spedizione; - la ricevuta di avvenuta consegna al destinatario; - la ricevuta esiti controlli automatici; - la ricevuta di acquisizione dell'atto da parte del Cancelliere. DIFFERENZA TRA ATTI E DOCUMENTI Questo passaggio è molto importante, secondo le normative relative al PCT, l'avvocato non può e non deve redigere il proprio atto, stamparlo, firmarlo e poi scannerizzarlo. Il professionista deve, invece, redigere l'atto, salvarlo in formato PDF e sottoscriverlo con firma digitale, questo perché l'atto deve essere digitale in modo nativo e non digitalizzato. I documenti, invece, possono essere normalmente scannerizzati e salvati in formato PDF. Ne deriva che l'atto viene redatto con i soliti programmi di scrittura (Word, Writer, ecc.) e salvato in formato PDF invece che in DOC, mentre i documenti, che per loro natura non vengono predisposti dal difensore verranno passati per lo scanner, salvati su PC in PDF e poi allegati in sede di creazione della busta. IL DECRETO INGIUNTIVO TELEMATICO 8

10 1) PREDISPOSIZIONE DEL RICORSO Il ricorso deve essere in formato PDF (testo) per cui va redatto utilizzando un qualsiasi programma di scrittura (es. Word, Write di Open Office, ecc.) e trasformato in PDF. E' importante precisare che la trasformazione in formato PDF va eseguita direttamente e non tramite stampa del documento e successiva scansione. Si consiglia di non apporre protezioni al file, altrimenti potrebbe essere non stampabile o dal testo non selezionabile. Il documento così realizzato deve essere denominato "ricorso". 2) PREDISPOSIZIONE DELLA PROCURA La procura va predisposta su foglio separato e, per evitare eventuali contestazioni, non dovrà essere generica ma contenere tutti i riferimenti (nome delle parti, oggetto, ecc.) al ricorso. A differenza dal ricorso, la procura dovrà essere stampata, sottoscritta (dalla parte e dall'avvocato per autentica) e scansionata in formato PDF. Il documento così realizzato dovrà essere denominato "procura". Alternativamente, si può porre la procura a margine dell'atto, trasformarlo direttamente in formato PDF, stampare soltanto la pagina contenente la procura, farla firmare al cliente, sottoscrivere per autentica e quindi scannerizzarla in PDF. 3) SCANSIONE DEL CONTRIBUTO UNIFICATO E DELLA MARCA DA BOLLO Il CUAG e la marca da bollo vanno scansionati insieme in formato PDF. Il documento così realizzato dovrà essere denominato col numero della matrice del contributo unificato in caso di pagamento tramite Lottomatica (o, più semplicemente con il nome contributo unificato ); negli altri casi (es. Mod. F23) va denominato "contributo unificato" ed allegato nella busta. Il contributo e la marca vanno depositati in originale al momento del ritiro delle copie o quando richiesti dalla Cancelleria. 4) PREDISPOSIZIONE DELLA NOTA DI ISCRIZIONE A RUOLO Anche se alcuni redattori generano in automatico la nota di iscrizione a ruolo, consiglio comunque di crearne una autonomamente utilizzando gli appositi programmi esistenti. La nota di iscrizione a ruolo deve essere in formato PDF e denominata "nir". Eventualmente marche e CUAG possono essere scannerizzate dalla nir, del resto anche se non predisposta (solo 9

11 perché la norma non è stata abrogata) sarebbe comunque un doppione, stante il fatto che la sola busta indicherebbe tutti i requisiti già inseriti nella nota. 5) INDICE Anche l'indice deve essere in formato PDF e deve indicare tutti i documenti allegati. Ad ogni documento va assegnato un numero progressivo. Il documento così realizzato dovrà essere denominato "indice". 6) PREDISPOSIZIONE DI DOCUMENTI I documenti vanno scansionati in singoli file formato PDF e denominati col numero utilizzato per identificarli nell'indice (es. 01, 02, ecc.). 7) CREAZIONE DELLA BUSTA DIGITALE Una volta preparati i files relativi al ricorso, alla procura, al contributo unificato, alla marca da bollo, alla nota di iscrizione a ruolo, all'indice ed ai documenti, questi andranno inseriti nella busta digitale tramite un apposito programma chiamato redattore. La busta digitale altro non è che un file con formato ENC che contiene tutti i documenti sopra indicati. Prima dell'inserimento degli atti nella busta, è necessario firmare digitalmente il ricorso, l'indice, la nota di iscrizione a ruolo, la procura, il file contributo unificato e la nota spese (praticamente tutti gli atti che normalmente firmiamo). Per gli altri documenti la firma non è necessaria ed anzi, qualora gli allegati siano molti, è sconsigliabile perché un file sottoscritto digitalmente aumenta molto di dimensioni e si rischierebbe di creare una busta di dimensioni che superano gli standard richiesti. Alla fine dell'operazione il redattore genererà un file in formato ENC che va firmato digitalmente, come a voler imporre un sigillo ( in cera lacca ) sulla busta. 8) INVIO DELLA BUSTA DIGITALE Alcuni redattori consentono l'invio in automatico della busta, altri invece la generano solamente e va spedita tramite PEC all'indirizzo di posta certificata del Tribunale competente. Il messaggio di posta elettronica certificata deve essere in formato testo (non HTML) e così strutturato: a) Mittente - dovrà essere inserita la PEC dell'avvocato che iscrive il ricorso b) Destinatario - dovrà essere inserita la PEC dell'ufficio Giudiziario al quale inviare la 10

12 busta c) Oggetto - dovrà essere indicato: "DEPOSITO", lasciato uno spazio e indicato una stringa identificativa a scelta: DEPOSITO<spazio><qualsiasi carattere> ; è importante la presenza dello spazio dopo DEPOSITO seguito da un testo libero, non vuoto (es. DEPOSITO Ricorso Tizio / Caio) d) Testo del messaggio - il testo è libero, può anche non esserci in quanto non viene letto dal sistema e) Allegato - andrà allegata la busta digitale creata precedentemente col redattore (il file in formato.enc) 9) MESSAGGI DI VERIFICA - Se l'invio è andato a buon fine, l'utente riceverà un messaggio di accettazione con in oggetto la dicitura "ACCETTAZIONE DEPOSITO" e di seguito la stringa identificativa (Esempio: ACCETTAZIONE DEPOSITO Ricorso Tizio / Caio). COMPARSA DI COSTITUZIONE E RISPOSTA Come anticipato, l'atto non va scannerizzato, bensì redatto con il programma normalmente utilizzato e poi salvato in file PDF. Anche in questo caso, il nome del file non deve contenere caratteri speciali o simboli ( ç *][#>?^). La comparsa di costituzione deve contenere, naturalmente, i nomi delle parti, il codice fiscale dell avvocato ed il suo indirizzo di posta elettronica certificata nonché il codice fiscale o la partita iva del cliente. Le imprese devono essere individuate tramite la relativa ragione sociale e le espressioni Ditta e/o Società devono essere messe solo nell ipotesi in cui siano comprese nella ragione sociale. Le abbreviazioni (ad esempio: spa, snc, ecc.) devono essere inserite senza puntini tra le singole lettere. Questo è il file da allegare come atto successivo nella fase di creazione della busta. SOTTOSCRIVERE il file atto successivo che dovrà essere firmato tramite firma digitale. La PROCURA ALLE LITI può essere rilasciata a margine della comparsa di costituzione o con atto separato. Nel primo caso è necessario stampare la prima pagina dell'atto contenente firma e autentica, farla sottoscrivere e scannerizzare in PDF per poterla poi aggiungere come allegato alla 11

13 busta. Nel secondo caso, seguendo le medesime indicazioni fornite nel paragrafo del ricorso per decreto ingiuntivo, si consiglia di indicare tutti quegli elementi che facciano comprendere a quale atto essa si riferisca (comparsa di costituzione e risposta a favore di Caio contro Sempronio nel procedimento civile pendente dinanzi al Tribunale di XXXXXXXX iscritto al nr. ). Dopo la stampa deve essere sottoscritta dal cliente per il conferimento del mandato e per autentica dall avvocato. MEMORIE EX ART. 183 CPC COMMA VI E CONCLUSIONALI Anche in questo caso, come per TUTTI gli atti, le memorie vanno redatte con il software normalmente in uso e salvate direttamente in PDF senza scansione. Vanno poi firmate digitalmente ed allegate come atto successivo AZIONI COMUNI ALLE PROCEDURE INDICATE ATTI E DOCUMENTI Come ribadito più volte, TUTTI gli atti vanno redatti e salvati in PDF (senza passare per lo scanner) e successivamente firmati digitalmente, questo perché l'atto deve essere digitale in modo nativo e non digitalizzato. I documenti, invece, possono essere scannerizzati a bassa risoluzione (100 / 150 dpi) per evitare di superare il limite massimo di dimensione consentito per la busta. CLIENTE ASSISTITO DA DUE AVVOCATI L' Avvocato che redige l'atto deve inserire il nominativo del Collega sia nell'atto medesimo che in sede di compilazione della busta. L'atto firmato digitalmente da entrambi i difensori potrebbe causare problemi di natura tecnica. NOTA DI ISCRIZIONE A RUOLO Oramai dovremmo essere abituati a redigere la NIR con il codice a barre. Comunque i principali programmi per la creazione della busta producono in automatico anche la nota. Si 12

14 consiglia di verificare sempre l'esattezza dei dati indicati nella NIR. CONTRIBUTO UNIFICATO Se il pagamento viene effettuato con i metodi tradizionali il contributo unificato va acquisito tramite scanner e allegato al ricorso dando come nome al file CONTRIBUTO UNIFICATO. Nel caso di pagamento effettuato tramite Lottomatica va scansionata la marca apposta sull apposito modulo già in uso. Nel caso di pagamento effettuato tramite F23 va scansionato il modulo relativo. Negli Uffici Giudiziari abilitati è possibile effettuare il pagamento del contributo unificato telematicamente ottenendo in tempo reale la ricevuta telematica di pagamento (RT) stamparla o scaricarla sul proprio computer in formato elettronico, PDF o XML, in base alla modalità attivata dal Ministero della Giustizia presso l Ufficio Giudiziario. Questa ricevuta deve essere inserita come allegato nella busta telematica relativa al deposito da effettuare mediante l apposita funzione presente nel PDA. Cosi redatti gli atti, i documenti e gli allegati e quindi ultimata la BUSTA (che non dovrà in ogni caso superare i 30 MB di dimensioni, poiché l'upload di files superiori a tale dimensione non è ancora attivo), essa dovrà essere inviata mediante PDA tramite PEC all Ufficio Giudiziario competente. Inviata la mail tramite PEC riceveremo nella nostra casella PEC quattro ricevute: - RICEVUTA DI ACCETTAZIONE - RICEVUTA DI CONSEGNA - RICEVUTA ESITI CONTROLLI AUTOMATICI -RICEVUTA DI DEFINITIVA ACQUISIZIONE, DA PARTE DEL CANCELLIERE, DEL RICORSO E DEGLI ALLEGATI. FAQ D: Ai fini del rispetto dei termini legali qual'è il momento in cui viene considerato depositato l'atto telematico? 13

15 R: L atto si considera depositato nel momento in cui perviene all avvocato il messaggio PEC di Avvenuta CONSEGNA che corrisponde alla cosiddetta RDAC (ricevuta di avvenuta consegna) in cui viene riportato il momento esatto della ricezione della busta telematica da parte del gestore PEC del Ministero della Giustizia. Successivamente perverranno all avvocato ulteriori messaggi PEC che indicheranno nell ordine l esito dei controlli automatici effettuati dal sistema ministeriale sulla busta depositata e l esito dato dall apertura della busta da parte del cancelliere. D: Che differenza c'è tra un documento PDF testo e un documento PDF immagine? R: Il documento PDF testo conserva le caratteristiche di testo selezionabile, mantenendo tutte le impostazioni grafiche del documento originale ma eliminando ogni elemento pericoloso (macro che potrebbero contenere virus o altri malware) o in grado di modificarne il contenuto (campi funzione). Il documento PDF immagine è semplicemente una immagine ottenuta di norma attraverso una scansione o fotografia di un documento cartaceo; in questo caso le singole parole o parti di testo non sono selezionabili e/o copiabili. D: Qual'è la dimensione max per la busta telematica? R: Le regole ministeriali fissano a 30 Mb il limite massimo della busta telematica D: Se gli allegati superano il limite max di 30 Mb cosa devo fare? R: Di norma viene depositata la busta con solo alcuni allegati in modo tale da rimanere nel limite di 30Mb. Il cancelliere nell esaminare il contenuto della busta verificherà la mancanza di alcuni allegati, iscriverà la causa a ruolo (se si tratta di atto introduttivo, ad esempio un ricorso per decreto ingiuntivo) e genererà una comunicazione (biglietto di cancelleria inviato a mezzo PEC) in cui chiederà all avvocato di produrre i documenti mancanti. A questo punto l avvocato creerà una seconda busta con il proprio redattore di tipo Produzione documentazione richiesta allegando o l atto originario o un nuovo atto come semplice nota integrativa e gli allegati mancanti. Per questa nuova busta non sarà necessario creare la Nota di iscrizione a ruolo né allegare la 14

16 procura alle liti, sarà invece indispensabile indicare il numero di ruolo assegnato al fascicolo dal cancelliere all accettazione del primo invio. D: Quali sono requisiti per l abilitazione al Processo Telematico? R: Per poter usufruire dei servizi offerti dal PCT e necessario assicurarsi di essere dotati di: - un Personal computer - un collegamento a internet - un software antivirus - un dispositivo contenente i certificati digitali di autenticazione e di firma (smart card o chiavetta USB) conformi con quanto previsto dalle regole ministeriali - iscrizione a un punto di accesso - una casella PEC, il cui indirizzo, nel caso di avvocati, dovrà essere stato comunicato al proprio Ordine forense di appartenenza e da queste fatto pervenire al Ministero della Giustizia D: Che cos'è la Firma Digitale? R: La firma digitale è basata sulla tecnologia della crittografia a chiave pubblica (o PKI). Dal punto di vista informatico, rappresenta un sistema di autenticazione di documenti digitali tale da garantire il c.d. non ripudio. La nozione di firma digitale ha in Italia anche un'accezione giuridica, in quanto individua quel tipo di firma che può essere apposta ai documenti informatici alla stessa stregua di come la firma autografa viene apposta ai documenti tradizionali. La firma digitale di un documento informatico si propone di soddisfare tre esigenze: - che il destinatario possa verificare l'identità del mittente (autenticità); - che il mittente non possa disconoscere un documento da lui firmato (non ripudio); - che il destinatario non possa creare o modificare un documento firmato da qualcun altro (integrità) D: Che cos'è il certificato di Autenticazione? R: E un documento rilasciato su supporto informatico (contenente i propri dati identificativi, compreso il proprio codice fiscale) e che consente il riconoscimento digitale 15

17 dell identità di una persona. Nel caso del Processo Telematico viene richiesto che il certificato di autenticazione sia conforme a quanto previsto per la Carta Nazionale dei Servizi. In pratica attraverso il Certificato digitale di autenticazione i punti d accesso sono in grado di verificare che il certificato sia stato rilasciato da un organo autorizzato ad emetterli e che il certificato abbia validità legale. La validità del certificato è variabile fino a un massimo di 3 anni. E onere dell avvocato assicurarsi che il suo certificato sia valido e in caso contrario provvedere a rinnovarlo, accreditandosi presso un organo autorizzato all emissioni di certificati digitali. D: Gli atti e i provvedimenti veicolati dal Polisweb PCT possono sostituire le copie conformi autentiche? R: No, gli atti e i provvedimenti veicolati dal PCT sono da considerarsi copie semplici e non copie autentiche. Non fa differenza che siano trasmesse tramite la notifica via PEC o che siano scaricati dal Punto Di Accesso (PDA). Non cambia nulla in proposito rispetto alla notifica di cancelleria cartacea, di cui l'invio tramite PEC ha gli stessi effetti, e dunque unicamente valenza interna. Si può richiedere una copia autentica tramite l'apposita funzione del PCT. Anche in tal caso vanno pagati i diritti, come con il corrispondente cartaceo. La gestione dei pagamenti avviene anch'essa all'interno del PDA, ma occorre abilitare tale funzione e dotarsi di uno strumento di pagamento accettato dal sistema, tramite un Prestatore dei Servizi di Pagamento. D: Cosa succede se mi dimentico di allegare un documento che ho prodotto indicandolo nell'elenco documenti dell'atto depositato? R: Il documento non è ritualmente offerto in comunicazione se non viene allegato. Le norme tecniche non prevedono invii multipli, ma è da considerarsi che tale possibilità esista, visto che il limite della singola busta è tutto sommato limitato (30 megabyte). Per cui appare possibile allegare il documento, la cui produzione materiale sia stata omessa, in un secondo invio, purché ciò avvenga nei termini, possibilmente con una nota di deposito 16

18 successivo in cui si indichino le ragioni per il secondo invio, mentre non è consigliabile riallegare l'atto originale. Ogni questione circa la tempestività della produzione o la decadenza, tuttavia, dovrà essere risolta dal Giudice. D: Come deve essere redatta la procura per il PCT? R: La procura deve essere redatta in un documento separato dall'atto a cui è allegata, firmata dal procuratore munito dei poteri, oltre che dal cliente. Vi sono due modalità: copia informatica di un originale cartaceo (cartacea) oppure documento informatico (elettronica). Nella modalità cartacea il cliente firma di pugno in modo tradizionale una procura, che sarà poi acquisita via scanner in un documento ottico (in formato PDF). Nella modalità elettronica, un documento che nasce digitale (in PDF) viene firmato elettronicamente, con firma avanzata, dal cliente. A questo punto la procedura diventa identica per entrambi i casi. L'avvocato firma la procura con la propria CNS e acclude il documento firmato all'atto con cui si costituisce, separatamente dagli altri documenti e dall'atto stesso. Poiché la procura è separata dall'atto a cui viene allegata, sarà obbligatorio che il documento contenga espressamente i riferimenti al procedimento cui si riferisce (parti, oggetto, numero di ruolo se disponibile, tipo e data dell'atto notificato). REDATTORI ATTI GRATUITI PCT AGGIORNAMENTO 29/03/2014 1) SLpct di Evoluzioni Software, sponsorizzato dalla Regione Toscana, ma utilizzabile in tutta italia. E' indefinitivamente gratutito e con licenza Open Source (GNU GENERAL PUBLIC LICENSE Version 3). Il download è effettuabile da Non è necessaria registrazione nè occorre fornire dati personali di alcun tipo, il file eseguibile è di dimensioni ridotte. E' parte integrante ma completamente autonoma del gestionale a pagamento Evoluzioni SL. 2) Modulo PCT di Il Momento Legislativo, segnalato anche dall'ordine degli Avvocati di 17

19 Roma. Questo è gratuito indefinitivamente. Per il download è necessario fornire dei dati personali e ricevere il codice di attivazione per . La dimensione del file è di 143 Mb ed è richiesta l'installazione di alcuni componenti aggiuntivi: Crystal Report 32, Java 6.33 e NetFramework 4. Il pacchetto in realtà installa tutta la suite, ma è attiva solo la parte del Redattore. Questo il link per il download: 3) QUADRA FREE della Lextel s.p.a. al momento è l'unica offerta di redattore on line. Di seguito il link per accedere al servizio E' necessario autenticarsi tramite smart card ed attivare il servizio QUADRA FREE. Il redattore permette di firmare digitalmente i documenti e la creazione della busta, ma l'invio in automatico tramite PEC è disponibile solo con la versione QUADRA PRO nelle modalità "On Demand" o "Flat". Per chi si avvale di QUADRA FREE sarà quindi necessario salvare il file Atto.enc creato dal redattore sul pc, inviarlo come allegato dalla propria casella di posta certificata, dopo aver inserito l'indirizzo PEC del tribunale di destinazione ed aver scritto al parola DEPOSITO sull'oggetto dell' . RISORSE ON LINE

20 Ringraziamenti Vorrei ringraziare il Collega Massimiliano Cesali, Presidente del Movimento Forense, per aver svegliato in me e nei miei più vicini Colleghi la passione per la politica e l'impegno forense. La Collega Monica Ricci, Presidente della sezione di Frosinone, per aver messo a mia disposizione le sue conoscenze. Il Collega Gianmaria Vito Livio Bonanno per i suoi preziosi consigli e per i suoi corsi di aggiornamento. I Colleghi Consiglieri dell'ordine di Avezzano Roberto Di Pietro e Pierluigi Oddi per il loro impegno nella informatizzazione del nostro Foro. Tutti i Colleghi che nei loro Blog hanno scritto articoli sul PCT. 19

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