CODICE ETICO In vigore da marzo 2014

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1 CODICE ETICO In vigore da marzo 2014

2 Indice 1. Introduzione I COMPORTAMENTI DI GSF VERSO L ESTERNO Rapporti con clienti Fornitori Gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione La salvaguardia dell ambiente e la responsabilità sociale d impresa I rapporti con i mezzi di comunicazione Omaggi, regalie e altre forme di benefici LA GESTIONE DEI RAPPORTI INTERNI ALLE SOCIETÀ GSF Governance d impresa Controllo interno Sicurezza e salute Tutela della persona PRINCIPI DI COMPORTAMENTO NEGLI AFFARI SOCIETARI Informativa e rendicontazione sui fatti gestionali e sui dati contabili Tutela del capitale sociale, dei creditori e del mercato CONFLITTO DI INTERESSI TUTELA DELLA PRIVACY: RISERVATEZZA E GESTIONE DELLE INFORMAZIONI ATTUAZIONE E CONTROLLO DEL CODICE ETICO / 12

3 1. Introduzione L'etica nell'attività imprenditoriale è approccio di fondamentale importanza per il buon funzionamento e la credibilità di un azienda verso gli azionisti, i clienti, i fornitori e, più in generale, verso i terzi e l intero contesto economico nel quale opera un azienda. Global Solar Fund (di seguito, anche, GSF ) intende trasformare in un vantaggio competitivo la conoscenza e l'apprezzamento dei valori etici che lo animano diffusamente. Tutte le società GSF hanno adottato un proprio Codice Etico, che si propone di confermare e fissare in un documento i principi di correttezza, lealtà, integrità e trasparenza dei comportamenti, del modo di operare e della conduzione dei rapporti sia all interno sia all esterno di GSF, al fine di migliorare ed arricchire i processi decisionali aziendali e l orientamento dei comportamenti dei destinatari. L obiettivo primario del Codice Etico è quello di introdurre un implicita valutazione etica che ciascun soggetto deve assumere sia per definire i propri comportamenti sia per valutare quelli degli altri, unendo in questo modo la sfera morale a quella manageriale, le responsabilità individuali a quelle di GSF, la sfera personale a quella organizzativa. Il Codice Etico rappresenta quindi il presupposto e il riferimento principale sia del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato dalle società GSF, sia del sistema sanzionatorio per la violazione delle norme in esso stabilite e che le società GSF hanno adottato ai sensi del D. Lgs. n. 231 del 2001, integrando il quadro normativo al quale tali aziende sono sottoposte. Tutto ciò, con l obiettivo di tradurre la riflessione individuale in un concreto comportamento etico che risponda, in primis, ai fini aziendali. Il Codice Etico rappresenta infatti uno strumento con cui GSF, nel compimento della propria missione, si impegna a contribuire, conformemente alle leggi e ai principi di lealtà e correttezza, allo sviluppo sociale ed economico del territorio attraverso l espletamento delle proprie attività. GSF ritiene che l etica nella conduzione degli affari favorisca l attività imprenditoriale, diffondendo l immagine di trasparenza, correttezza ed affidabilità alla quale si ispira e che deve contribuire a diffondere sul mercato. Per tale motivo, GSF esige che i rapporti siano improntati sull osservanza di leggi, regolamenti e di quanto disposto nel proprio Codice Etico. GSF ritiene, inoltre, che comportamenti non etici e poco trasparenti, nell ambito del business intrapreso e di tutte le attività collegate, possano compromettere il rapporto di fiducia tra le parti coinvolte e favorire comportamenti ostili nei propri confronti. Destinatari del presente Codice Etico sono: tutti i dipendenti GSF, ove assunti; i componenti degli organi sociali (organo di gestione e di controllo), e quanti ricoprono cariche sociali all interno delle società GSF; i collaboratori, sia interni, sia esterni; 3 / 12

4 più in generale, tutti coloro i quali cooperano temporaneamente o stabilmente, a qualunque titolo, con GSF. La conoscenza e l osservanza del Codice Etico da parte di tutti coloro che prestano attività lavorativa a favore delle società GSF sono condizioni primarie per la trasparenza e la reputazione di GSF. Pertanto, tutti i destinatari del presente Codice Etico si impegnano ad osservarne e farne osservare i contenuti, nell ambito delle proprie funzioni e responsabilità, durante lo svolgimento della propria attività. I destinatari del presente Codice Etico debbono attenersi, per quanto di loro competenza, ai seguenti principi guida: agire nel rispetto della legge e dei regolamenti vigenti nel Paese in cui GSF opera; trattare i clienti, gli azionisti, i collaboratori, i fornitori, la comunità circostante e le istituzioni che la rappresentano, nonché ogni terzo con il quale entrino in rapporto, con correttezza, imparzialità e senza pregiudizi; tutelare la salute e la sicurezza propria e dei terzi; minimizzare gli effetti delle attività che possano risultare nocive nei confronti dell ambiente; competere lealmente sul mercato con i concorrenti; evitare o dichiarare preventivamente eventuali conflitti di interesse con GSF; utilizzare i beni intellettuali e materiali di GSF nel rispetto della loro destinazione d'uso e in modo da tutelarne la conservazione e la funzionalità. 2. I COMPORTAMENTI DI GSF VERSO L ESTERNO In linea generale, tutti i destinatari del presente Codice Etico debbono tenere un comportamento improntato alla massima correttezza ed integrità in tutti i rapporti con persone ed enti esterni a GSF. 2.1 Rapporti con clienti GSF si impegna ad istaurare con i propri clienti un rapporto caratterizzato da elevata professionalità e improntato alla disponibilità, al rispetto, alla cortesia, alla ricerca ed all offerta della massima collaborazione. In particolare, per tutelare l'immagine e la reputazione di GSF, è indispensabile che i rapporti con la clientela siano improntati: alla semplicità e correttezza, al fine di avere massima trasparenza e consapevolezza nelle scelte da adottare; 4 / 12

5 al rispetto della riservatezza sulle informazioni acquisite nel corso dell'attività, nonché della vigente normativa in tema di privacy; all'indipendenza nei confronti di ogni forma di condizionamento, sia interno che esterno, in modo da garantire trattamenti omogenei nei confronti di clienti e fornitori che si trovano nelle medesime condizioni; al rispetto della legge, con particolare riferimento alle disposizioni in tema di sicurezza sul lavoro e antiriciclaggio. In particolare, nell avviare relazioni commerciali con nuovi clienti e nella gestione di quelle già in essere è necessario, tenuto conto delle informazioni disponibili, evitare di intrattenere rapporti con soggetti implicati in attività illecite, in particolare connesse al riciclaggio ed al terrorismo, e, comunque, con persone prive dei necessari requisiti di onestà, serietà ed affidabilità commerciale. 2.2 Fornitori I rapporti con i fornitori e i partner commerciali sono improntati alla determinazione di un bilanciato vantaggio competitivo, alla concessione di pari opportunità, alla lealtà, all imparzialità e al riconoscimento della professionalità e della competenza. Le modalità di scelta del fornitore sono conformi alle procedure interne adottate dalle società GSF. La scelta del fornitore e l acquisto di beni e servizi di qualsiasi tipo avvengono nel rispetto dei principi di concorrenza e pariteticità delle condizioni e sulla base di valutazioni obiettive fondate sulla competitività, qualità, utilità e al prezzo del servizio o bene offerto. Nella valutazione e selezione, GSF adotta criteri di ordine etico, sociale ed ambientale oggettivi e trasparenti come previsto dalle procedure interne e non preclude a nessuna società fornitrice, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di competere per aggiudicarsi un contratto con essa. GSF dispone di opportune procedure per garantire la massima trasparenza delle operazioni di selezione del fornitore e di acquisto di beni e servizi. La procedura di selezione è espletata nel rispetto delle più ampie condizioni di concorrenza. Le relazioni con i fornitori di GSF sono regolate, tra l altro, dai principi del presente Codice Etico e sono oggetto di costante ed attento monitoraggio. GSF e il fornitore operano al fine di costruire un rapporto collaborativo e di reciproca fiducia. L adempimento delle prestazioni contrattuali da parte del fornitore deve essere conforme ai principi di equità, correttezza, diligenza e buona fede e dovrà avvenire nel rispetto della normativa vigente. GSF pone particolare attenzione al rispetto delle condizioni ambientali ed assicura che l attività sia svolta in modo conforme alla normativa vigente. Nell affidamento di incarichi professionali, GSF adotta criteri ispirati a principi di competenza professionale, economicità e correttezza. 5 / 12

6 2.3 Gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione Nell ambito della propria attività, GSF può operare attivamente con esponenti della Pubblica Amministrazione. GSF presta quindi particolare attenzione a che ogni atto, comportamento o accordo, sia improntato alla massima trasparenza, correttezza e legalità evitando comportamenti tali da influenzare in modo non corretto la decisione della controparte. Inoltre, si chiede a tutti i destinatari del presente documento di porre particolare attenzione e cura nella gestione dei rapporti d affari riguardanti: gare, contratti, autorizzazioni, licenze, concessioni, richieste e/o gestione e utilizzazione di finanziamenti comunque denominati di provenienza pubblica (nazionale, estera o comunitaria), gestione di commesse, rapporti con autorità di vigilanza o altre autorità indipendenti, enti previdenziali, enti addetti alla riscossione dei tributi, organi di procedure fallimentari, procedimenti civili, penali ed amministrativi. 2.4 La salvaguardia dell ambiente e la responsabilità sociale d impresa L impegno che GSF ha nei riguardi dell ambiente è volto alla salvaguardia delle risorse naturali e a sostenere, in un ottica di lungo periodo, le comunità locali. GSF vuole trasmettere a tutti i destinatari di questo documento una mentalità rivolta all attenzione verso il territorio al fine di preservare le risorse e limitare gli impatti sull ambiente. In particolare, GSF si impegna a: ridurre al minimo l impatto ambientale dei propri impianti; migliorare l accesso ai servizi essenziali; contribuire a migliorare la salute delle persone. Proteggere l ecosistema e contribuire allo sviluppo economico e sociale dei luoghi sono i principali obiettivi che GSF vuole perseguire. 2.5 I rapporti con i mezzi di comunicazione Tutte le notizie e le comunicazioni diffuse da GSF verso l esterno sono veritiere, chiare, trasparenti e non ambigue o strumentali. Infatti, i rapporti con i mass media, a tutela dell immagine di GSF, sono sempre improntati al rispetto della legge, del Codice Etico e dei relativi protocolli aziendali. In nessun caso è ammesso divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi. 6 / 12

7 2.6 Omaggi, regalie e altre forme di benefici Non è ammessa alcuna forma di regalo, dono, pagamento, omaggio, a qualsivoglia titolo, che possa essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o che sia rivolta ad acquisire trattamenti di favore nell adozione di decisioni o conduzione di qualsiasi attività legata o inerente a GSF. In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici italiani ed esteri, o a loro familiari o conoscenti, che possa influenzare l'indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio. In via del tutto eccezionale, possono essere accettati solo regali o doni di carattere puramente simbolico e, comunque, di modico valore. Le disposizioni che precedono concernono sia i regali promessi od offerti, sia quelli ricevuti, intendendosi per regalo qualsiasi tipo di beneficio, anche indiretto (a titolo meramente esemplificativo: partecipazione gratuita a convegni, promessa di un'offerta di lavoro, ecc.). Gli omaggi di GSF si caratterizzano per essere volti a promuovere iniziative di carattere culturale, sportivo e umanitario o la brand image aziendale. 3. LA GESTIONE DEI RAPPORTI INTERNI ALLE SOCIETÀ GSF 3.1 Governance d impresa Al fine di garantire una conduzione dell attività responsabile e trasparente nei confronti del mercato e nella prospettiva di crear valore per i soci, le società GSF adottano un sistema di governance conforme a quanto previsto dalla legge. Chi riveste cariche sociali all interno delle società GSF può contrarre obbligazioni con la stessa e con le altre società GSF nel rispetto delle leggi vigenti, nonché delle disposizioni interne adottate dalle società GSF. Le persone che rivestono cariche sociali all interno delle società GSF, oltre a rispettare, nello svolgimento delle responsabilità e funzioni attribuite, i principi di condotta di cui al presente Codice Etico, hanno il dovere di: partecipare regolarmente alle riunioni cui sono invitate ad intervenire; espletare gli incarichi attribuiti con lealtà e correttezza, nel rispetto della normativa vigente; favorire la comunicazione e la corretta informazione all interno di GSF facendo uso riservato delle informazioni di cui vengono a conoscenza per ragioni d ufficio. Ogni attività di comunicazione deve sia rispettare le leggi e le pratiche di condotta interne sia essere volta a salvaguardare le informazioni aziendali e il segreto industriale; non avvalersi della loro posizione per ottenere indebiti vantaggi personali, diretti o indiretti. I doveri sopra elencati devono essere rispettati anche successivamente alla cessazione del rapporto con le società GSF. 7 / 12

8 3.2 Controllo interno GSF riconosce l importanza del controllo interno inteso come un processo che ha come obiettivo primario quello del continuo miglioramento e che, pertanto, è finalizzato ad agevolare la realizzazione degli obiettivi aziendali, salvaguardare le risorse, assicurare la conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili, e a predisporre bilanci e dati economico-finanziari attendibili, veritieri e corretti. In questo senso, le procedure aziendali interne regolano lo svolgimento delle principali operazioni e transazioni, garantendo l evidenza dei principi di legittimità, autorizzazione, coerenza, corretta documentabilità e tracciabilità. In termini generali, ogni operazione è supportata da adeguata, chiara e completa documentazione da conservare agli atti, in modo da consentire in ogni momento il controllo su motivazioni e caratteristiche dell operazione medesima e la precisa individuazione di chi, nelle diverse fasi, l ha autorizzata, effettuata, contabilizzata e verificata. Per questo motivo, GSF si impegna a creare e sviluppare nel tempo un insieme di strumenti, procedure e meccanismi idonei a gestire il funzionamento ed il monitoraggio dell organizzazione, ben consapevole che un adeguato sistema di controllo interno rappresenta un elemento che caratterizza una buona gestione aziendale. Tutti i destinatari del Codice Etico devono: agire per la gestione di un efficace sistema di controllo interno; osservare le procedure previste dai protocolli, ciascuno nell ambito delle proprie competenze e funzioni. L Organo dirigente, responsabile del sistema del controllo interno, ha il compito di valutare e contribuire al miglioramento dei processi di risk management e di governance, verificando che il sistema di controllo interno sia efficace, efficiente e salvaguardi il patrimonio aziendale nonché la conformità e il rispetto di leggi, regolamenti e procedure interne. Tale funzione ha altresì il dovere di portare a conoscenza di dirigenti, amministratori e sindaci, a seconda della gravità dell evento verificatosi, il mancato rispetto dei principi del presente Codice Etico, delle regole definite nelle procedure interne aziendali e delle prescrizioni normative che GSF deve adempiere. 3.3 Sicurezza e salute Le società GSF sono costantemente impegnate a promuovere e consolidare una cultura della sicurezza sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i lavoratori; inoltre, operano per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori. 8 / 12

9 Tutti i collaboratori sono tenuti allo scrupoloso rispetto delle norme e degli obblighi derivanti dalla normativa di riferimento in tema di salute, sicurezza e ambiente, nonché al rispetto di tutte le misure richieste dalle procedure interne. La protezione delle risorse umane è obiettivo primario per le società GSF, perseguito attraverso: una continua analisi del rischio e della criticità dei processi e delle risorse da proteggere; l adozione delle migliori tecnologie; il controllo e l aggiornamento delle metodologie di lavoro; una costante e appropriata formazione. Particolare attenzione viene posta nell acquisto o utilizzo di prodotti idonei a tutelare la salute dei lavoratori o che in ogni caso non costituiscano pericolo. Conformemente alla legge n. 3 del 2003, è applicato il divieto di fumo in tutti gli ambienti di lavoro. 3.4 Tutela della persona GSF si impegna a sviluppare le capacità e le competenze del management e dei dipendenti, affinché, nell ambito della prestazione lavorativa, l energia e la creatività dei singoli trovi piena espressione per la realizzazione del proprio potenziale, promuovendo condizioni di lavoro che consentano lo sviluppo della personalità e della professionalità della persona GSF si impegna inoltre a tutelare l integrità morale dei collaboratori garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Per questo motivo, GSF salvaguarda tutti i collaboratori da atti di violenza psicologica, e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della persona, delle sue convinzioni e delle sue preferenze. Non sono ammesse molestie sessuali e devono essere evitati comportamenti che possano turbare la sensibilità della persona. Il collaboratore che ritenesse di essere stato oggetto di molestie o discriminazioni per motivi legati all età, al sesso, agli orientamenti sessuali, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose, può segnalare l accaduto anche all Organismo di Vigilanza, per l adozione degli opportuni provvedimenti. 9 / 12

10 4. PRINCIPI DI COMPORTAMENTO NEGLI AFFARI SOCIETARI 4.1 Informativa e rendicontazione sui fatti gestionali e sui dati contabili Nello svolgimento delle proprie mansioni e nell ambito delle proprie responsabilità, i destinatari del presente documento sono tenuti a elaborare, diffondere o comunicare dati, informazioni o conoscenze di cui siano in possesso con accuratezza, precisione e completezza, evitando di fornire informazioni incomplete, tendenziose o non veritiere. Tutte le informazioni finanziarie, economiche e contabili devono risultare da adeguata documentazione che consenta di verificare, in qualsiasi momento, il processo decisionale e autorizzativo. Ciascun soggetto, anche esterno, è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità sulla base di informazioni veritiere, accurate, complete e verificabili. Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua in modo che questa rifletta esattamente quanto riportato nella documentazione di supporto prodotta e ricevuta. Infatti, ogni scrittura contabile deve permettere di ricostruire il relativo evento patrimoniale o economico accaduto nella realtà aziendale e giustificato da adeguata documentazione chiara, completa, veritiera e valida. 4.2 Tutela del capitale sociale, dei creditori e del mercato Elemento centrale che qualifica la condotta delle società GSF è il rispetto dei principi di comportamento intesi a garantire l integrità del capitale sociale, la tutela dei creditori e dei terzi che instaurano rapporti con le società GSF. È fatto assoluto divieto ai destinatari del presente Codice Etico di porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti tali da integrare le fattispecie di reato previste dall art. 25-ter del D. Lgs. n. 231 del 2001 e porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti che, sebbene non costituiscano di per sé fattispecie di reato rientranti tra quelle sopra considerate, siano posti in essere a supporto della realizzazione di tali fattispecie. Tutti i destinatari, nell ambito delle funzioni e attività svolte, sono responsabili della definizione e del corretto funzionamento del sistema di controllo e sono tenuti a comunicare in forma scritta, al superiore e all Organismo di Vigilanza, le eventuali omissioni, falsificazioni o irregolarità contabili delle quali fossero venuti a conoscenza. 5. CONFLITTO DI INTERESSI I destinatari del presente Codice Etico e le altre persone che possano influire sulle scelte delle società GSF devono evitare assolutamente di utilizzare, anche solo implicitamente, la propria posizione aziendale per influenzare decisioni a proprio favore o a favore di parenti, amici e conoscenti per fini prettamente personali. Ciascun destinatario che ritenga di trovarsi in una situazione di conflitto di interessi deve darne immediata comunicazione al proprio superiore gerarchico e, in assenza di superiori, all organo di gestione. Il verificarsi di situazioni di conflitto di interessi, oltre ad essere in contrasto con 10 / 12

11 le norme di legge e con i principi definiti nel Codice Etico, risulta pregiudizievole per l immagine e l integrità aziendale. 6. TUTELA DELLA PRIVACY: RISERVATEZZA E GESTIONE DELLE INFORMAZIONI Le informazioni, i dati, le conoscenze acquisite, elaborate e gestite dai destinatari nell esercizio della propria attività lavorativa devono rimanere strettamente riservate e opportunamente protette e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate, né all interno né all esterno delle società GSF, se non nel rispetto della normativa vigente e delle procedure aziendali. In particolare, per gli aspetti quali la gestione del sistema informatico, la gestione, custodia e distruzione dei documenti cartacei e dei dati residenti su supporto magnetico e, più in generale, per tutti gli aspetti inerenti alla tutela e trattamento dei dati personali, i destinatari devono fare riferimento alle procedure adottate dalle società GSF. 7. ATTUAZIONE E CONTROLLO DEL CODICE ETICO L applicazione del Codice Etico è demandata all organo amministrativo, che si avvale del supporto dell Organismo di Vigilanza. Una copia del Codice Etico viene consegnata ad ogni nuovo amministratore, sindaco, eventuale dipendente o collaboratore (ivi inclusi partner commerciali). All atto dell instaurazione del rapporto organico, di lavoro o di collaborazione, tali soggetti dovranno dichiarare di impegnarsi a rispettare il Codice Etico e le relative disposizioni. L osservanza delle norme del Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali di tutti i destinatari dello stesso. La violazione dei principi e dei contenuti del Codice Etico potrà costituire inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge anche in ordine alla conservazione del rapporto organico, di lavoro o di collaborazione, e comportare il risarcimento dei danni derivati alle società GSF. Il sistema di controllo è regolato dai seguenti principi: - verificabilità, documentabilità, coerenza e congruenza di ogni operazione; - separazione delle funzioni (nessuno può gestire in autonomia tutte le fasi di un processo); - documentabilità dei controlli; - introduzione di un adeguato sistema sanzionatorio per le violazioni delle norme e dei protocolli previsti dal Modello; - individuazione di un Organismo di Vigilanza i cui principali requisiti siano: 11 / 12

12 o o o autonomia ed indipendenza, professionalità, continuità di azione; - obbligo, da parte delle funzioni aziendali, e segnatamente di quelle individuate come maggiormente a rischio reato, di fornire informazioni all Organismo di Vigilanza, sia su base strutturata (informativa periodica in attuazione del Modello stesso), sia per segnalare anomalie o atipicità riscontrate nell ambito delle informazioni disponibili. 12 / 12