TECNOLOGIE NELLE RETI E NEI SISTEMI T.R.S. SpA PREMESSA

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1 TECNOLOGIE NELLE RETI E NEI SISTEMI T.R.S. SpA CODICE ETICO PREMESSA Tecnologie nelle Reti e Nei Sistemi T.R.S. S.p.A., con sede in Roma Via della Bufalotta 378, è una società di ingegneria, fondata nel 1983, specializzata nell'ideazione, progettazione e realizzazione di sistemi applicativi complessi ad alto contenuto tecnologico, consegnati secondo la formula "chiavi in mano". TRS ha anche una sede operativa presso lo Stabilimento di SELEX-SI del Fusaro (Napoli) specializzata nella progettazione e sviluppo di software object-oriented per applicazioni in tempo reale nei settori del Controllo del traffico Aereo e della Difesa e dello Spazio. Tutte le attività di TRS sono svolte nell'osservanza delle leggi dello Stato, in un quadro di concorrenza leale con o- nestà, integrità, correttezza e buona fede, nel rispetto dei legittimi interessi degli azionisti, collaboratori, clienti, partner commerciali e finanziari e delle collettività in cui TRS è presente con le proprie attività. Tutti i collaboratori di TRS (amministratori, dirigenti o dipendenti in ogni accezione, sia di TRS che di eventuali Società controllate, consulenti, etc) senza distinzioni o eccezioni, sono impegnati ad osservare e a fare osservare tali principi nell'ambito delle proprie funzioni e responsabilità. In nessun modo la convinzione di agire a vantaggio della Società può giustificare l'adozione di comportamenti in contrasto con questi principi. Per questa ragione è stato redatto il Codice Etico (nel seguito indicato come "Codice"), la cui osservanza da parte di tutti i collaboratori è di importanza fondamentale per il buon funzionamento, l'affidabilità e la reputazione di TRS, fattori che costituiscono un patrimonio decisivo per il successo dell'impresa. Il Codice Etico costituisce parte integrante del modello di organizzazione, gestione e controllo di TRS S.p.A. ai sensi del D.Lgs. 231 del 8/6/2001, recante disciplina delle responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica. Il Codice contiene fra l altro i principi generali e le regole di comportamento cui la Società riconosce valore etico positivo e a cui devono conformarsi tutti i destinatari del Codice. I collaboratori, oltre che adempiere ai doveri generali di lealtà / fedeltà / correttezza e di esecuzione del contratto di lavoro/collaborazione secondo buona fede, devono astenersi dallo svolgere attività in concorrenza con quelle di TRS, rispettare le regole aziendali e attenersi ai precetti del Codice I rapporti tra collaboratori, di qualunque grado, devono essere ispirati a trasparenza, correttezza, lealtà e reciproco rispetto. Ciascun collaboratore è tenuto a conoscere il Codice, a contribuire attivamente alla sua attuazione e a segnalarne eventuali carenze. Ogni comportamento contrario alla lettera e allo spirito del Codice sarà sanzionato in conformità Roma - Via della Bufalotta, Tel. (+39) (ra) - Fax (+39) (auto) - info@trs.it - url: Sede di Napoli: Bacoli (NA) - Via Giulio Cesare, 105 (c/o Selex SI - Stabilimento Fusaro) Tel. (+39) Fax (+39) Cap. Soc ,00 int. vers. - iscr. trib. Roma n. 822/84 - CCIAA di Roma n Cod. Fisc Part. IVA

2 con quanto previsto dal Codice medesimo. I principi delineati dal Codice possono essere supportati da specifiche direttive, regolamenti o procedure interne, volte a renderne più concreta e puntuale l'applicazione. Il Codice è portato a conoscenza di tutti coloro con i quali TRS intrattiene relazioni d'affari. Inoltre, TRS richiede a tutte le eventuali imprese collegate o partecipate e ai principali fornitori una condotta in linea con i principi generali del presente codice. TRS vigilerà sull'osservanza del Codice, predisponendo adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo e assicurando la trasparenza delle operazioni e dei comportamenti posti in essere intervenendo, se del caso, con azioni correttive. La verifica sull'attuazione del Codice e sulla sua applicazione è di competenza del Consiglio di Amministrazione che a tal fine ha istituito un Comitato Aziendale per l Etica il quale potrà anche farsi promotore di proposte d'integrazione o modifica dei suoi contenuti. PRINCIPI ISPIRATORI Operare secondo le leggi e le norme in vigore nei Paesi o contesti in cui opera TRS è il principio su cui si fonda il presente Codice. Le norme del Codice si applicano senza eccezione ai collaboratori di TRS e quindi a tutti coloro che operano per il conseguimento degli obiettivi Aziendali. In particolare si richiede, nel già dovuto rispetto della legge e delle normative vigenti, di adeguare le proprie azioni e i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi e agli impegni previsti dal Codice. Il management è tenuto ad osservare i contenuti del Codice nel proporre e realizzare i progetti, le azioni e gli investimenti utili ad accrescere nel lungo periodo i valori patrimoniali, gestionali e tecnologici dell'impresa, il benessere di lungo termine per i collaboratori e per la collettività. I componenti del consiglio di amministrazione nel fissare gli obiettivi di impresa si ispirano ai principi del Codice. Compete in primo luogo ai dirigenti dare concretezza ai valori e ai principi contenuti nel Codice, facendosi carico delle responsabilità verso l interno e verso l esterno e rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di gruppo. Tutte le azioni, le operazioni e le negoziazioni compiute e, in genere, i comportamenti posti in essere dai collaboratori nello svolgimento dell'attività lavorativa devono essere ispirati alla massima correttezza, alla completezza e trasparenza delle informazioni, alla legittimità sotto l'aspetto formale e sostanziale e alla chiarezza e verità nei riscontri contabili secondo le norme vigenti e le procedure interne. L azienda e tutti i suoi collaboratori sono impegnati a rispettare e sostenere i diritti umani fondamentali, l uguaglianza e il valore della diversità e contrastare le discriminazioni in accordo con: - 2 -

3 Dichiarazione universale dei diritti umani (Artt. 1, 2 e 7 del 1948); Convenzione internazionale per l eliminazione di tutte le forme di discriminazione razziale (Art. 1); Carta dei diritti fondamentali dell Unione Europea (Capitolo III, Artt. 21 e 22) Direttiva del Consiglio europeo 2000/43/EC del 29/06/2000 che attua il principio della parità di trattamento fra persone indipendentemente dalla razza o dall origine etnica (Art. 2, Parr. 1, 2 e 3) Inoltre l azienda si impegna nel continuo miglioramento del livello di sostenibilita ambientale delle proprie attivita. AMBITI DI APPLICAZIONE DEL CODICE ETICO TRS, attraverso i propri collaboratori, coopera attivamente e pienamente con le Autorità. Tutte le attività in azienda devono essere svolte con impegno e rigore professionale. Ciascun collaboratore deve fornire apporti professionali adeguati alle responsabilità assegnate e deve agire in modo da tutelare il prestigio della TRS. Ai collaboratori esterni (compresi consulenti, rappresentanti, intermediari, agenti etc.) TRS richiede di agire nei suoi confronti secondo principi e regole ispirate ad un analoga idea di condotta etica. Inoltre richiede ai collaboratori e- sterni di osservare il presente Codice quando operano per conto della TRS nello sviluppo di attività produttive. TRS assicura: la massima diffusione del Codice presso i collaboratori e presso i partner; l approfondimento e l aggiornamento del Codice al fine di adeguarlo all evoluzione della sensibilità civile e delle normative di rilevanza per il Codice stesso; la messa a disposizione di ogni possibile strumento conoscitivo e di chiarimento circa l interpretazione e l attuazione delle norme contenute nel Codice; lo svolgimento di verifiche in ordine ad ogni notizia di violazione delle norme del Codice o di riferimento; la valutazione dei fatti e la conseguente attuazione, in caso di accertata violazione, di adeguate misure sanzionatorie. Ad ogni collaboratore viene chiesto: la conoscenza delle norme contenute nel Codice e delle norme di riferimento che regolano l attività svolta nell ambito della sua funzione; di astenersi da comportamenti contrari a tali norme; di rivolgersi ai propri superiori in caso di necessità di chiarimenti sulle modalità di applicazione delle stesse; di riferire tempestivamente ai superiori: o qualsiasi notizia, di diretta rilevazione o riportata da altri, in merito a possibili loro violazioni; o qualsiasi richiesta gli sia stata rivolta di violarle; - 3 -

4 di collaborare con il Comitato Aziendale per l Etica quando richiesto. Se dopo la segnalazione della notizia di una possibile violazione il collaboratore ritenesse che la questione non sia stata adeguatamente affrontata potrà rivolgersi all Amministratore Delegato di TRS. Il collaboratore non potrà condurre indagini personali e dovrà riportare le notizie solo ai propri superiori o all Amministratore Delegato oltre che alle autorità di Stato competenti. Ogni Responsabile di Unità/Funzione aziendale ha l obbligo di: rappresentare con il proprio comportamento un esempio per i propri collaboratori; indirizzare i collaboratori all osservanza del Codice e sollecitare gli stessi a sollevare problemi e questioni in merito alle norme; operare affinché i collaboratori comprendano che il rispetto delle norme del Codice costituisce parte essenziale della qualità della prestazione di lavoro; selezionare accuratamente, per quanto di propria competenza, i collaboratori per impedire che vengano affidati incarichi a persone che non diano pieno affidamento sul proprio impegno a osservare le norme del Codice; riferire tempestivamente al proprio superiore, o all Amministratore Delegato, su proprie rilevazioni nonché su notizie fornite da collaboratori circa possibili casi di violazione delle norme; adottare misure correttive immediate quando richiesto dalla situazione. Nei confronti di terzi, tutti i collaboratori della TRS, in ragione delle loro competenze, cureranno di: informarli adeguatamente circa gli impegni ed obblighi imposti dal Codice; esigere il rispetto degli obblighi che riguardano direttamente la loro attività; adottare le opportune iniziative interne e, se di propria competenza, esterne in caso di mancato adempimento da parte di terzi dell obbligo di conformarsi alle norme del Codice. L osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei collaboratori ai sensi e per gli effetti dell art del codice civile. La violazione delle norme del Codice potrà costituire inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla conservazione del rapporto di lavoro e potrà comportare il risarcimento dei danni dalla stessa derivanti. COMPORTAMENTO NEGLI AFFARI Tutte le azioni e attività effettuate o messe in atto di TRS devono essere legittime, aperte alla verifica, rispettose di norme, procedure e regolamenti stabiliti e basate su informazioni corrette e complete. TRS nei rapporti di affari si ispira ai principi di lealtà, correttezza, trasparenza, efficienza ed apertura al mercato. A - 4 -

5 tal fine i collaboratori dovranno seguire sempre comportamenti corretti negli affari di interesse dell Azienda e nei rapporti con la Pubblica Amministrazione. Pratiche di corruzione, favori illegittimi, comportamenti collusivi, sollecitazioni, dirette e/o attraverso terzi, di vantaggi personali e di carriera per sé o per altri, sono proibiti. TRS riconosce e rispetta il diritto dei suoi collaboratori a partecipare ad investimenti, affari o ad attività di altro genere al di fuori di quella svolta nell interesse di TRS e aziende stesse, purché si tratti di attività consentite dalla legge e compatibili con gli obblighi assunti in qualità di collaboratori. In ogni caso, tutti i collaboratori devono evitare tutte le situazioni e tutte le attività in cui si possa manifestare un conflitto con gli interessi di TRS o che possano interferire con la loro capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse dell impresa e nel pieno rispetto delle norme del Codice. RAPPORTI CON CLIENTI TRS persegue il proprio successo di impresa sui mercati attraverso l offerta di prodotti e servizi di qualità a condizioni competitive e nel rispetto di tutte le norme poste a tutela della leale concorrenza. Il successo di TRS è stato e sarà basato sull apprezzamento delle aziende Clienti circa la qualità dei prodotti, in un contesto di competitività di mercato, ed il pieno soddisfacimento delle esigenze di riservatezza delle informazioni di proprietà dello stesso. Si fa divieto a tutti i collaboratori di divulgare qualunque informazione di proprietà delle aziende Clienti se non nell ambito delle attività da queste commissionate e solo se utili allo svolgimento delle attività di competenza. Qualunque deroga a tale norma deve essere esplicitamente autorizzata da responsabili con potere di firma dell azienda cliente. Inoltre tutti i beni di proprietà delle aziende Clienti in possesso a TRS devono essere conservati e protetti secondo le stesse regole utilizzate per i beni aziendali. Gli impegni formali con il Cliente possono essere presi solo dai collaboratori che hanno avuto delega esplicita dalla Direzione Aziendale - 5 -

6 RAPPORTI CON FORNITORI La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni d acquisto, effettuate dalla società, devono essere basate su una valutazione obiettiva della qualità, del prezzo e della capacità di fornire e garantire servizi di livello adeguato. E fatto divieto ai collaboratori di emettere, a nome e per conto di TRS, qualunque impegnativa nei confronti di a- ziende fornitrici se non a seguito di autorizzazione formale di delega da parte dell Amministratore Delegato nella quale si precisa il periodo di validità dell autorizzazione ed il limite massimo di impegno economico che il collaboratore è autorizzato ad emettere. Inoltre anche in presenza di tale autorizzazione è fatto obbligo al collaboratore di verificare che l impegno non superi mai il budget assegnato. Nei rapporti di appalto, di approvvigionamento e, in genere, di fornitura di beni e/o servizi e fatto obbligo ai collaboratori autorizzati di: osservare le procedure e le regole definite dalla funzione Acquisti della Direzione Logistica e dalla Direzione Amministrazione e Finanza; non precludere ad alcuna azienda fornitrice in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere per aggiudicarsi una fornitura, adottando nella selezione criteri di valutazione oggettivi, secondo modalità codificate e trasparenti; ottenere la collaborazione dei fornitori nell assicurare costantemente il soddisfacimento delle esigenze dei clienti della TRS in termini di qualità, costo e tempi di consegna in misura almeno pari alle loro aspettative; utilizzare nella misura maggiore possibile, nel rispetto delle leggi vigenti, prodotti e servizi forniti da TRS a condizioni competitive; osservare le condizioni contrattualmente previste; mantenere un dialogo franco e aperto con i fornitori, in linea con le buone consuetudini commerciali; Compilare il modulo Valutazione Fornitore a seguito di ogni acquisto eseguito. BENI AZIENDALI E fatto obbligo a ciascun collaboratore di TRS di conservare e proteggere i beni tangibili ed intangibili (Beni Aziendali) dell azienda. Nessun collaboratore può utilizzare in modo improprio i Beni Aziendali o permettere ad altri di farlo. In caso di risoluzione del rapporto di lavoro, compreso il pensionamento, il collaboratore deve restituire qualunque - 6 -

7 bene aziendale ancora in suo possesso, compresi documenti e dati di qualunque tipo sia il supporto. Vista la rilevante importanza che il patrimonio informativo assume per lo svolgimento delle attività di TRS e nei confronti degli obblighi di legge che impongono di garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati personali, nessun collaboratore, tranne quelli debitamente autorizzati, può modificare o distruggere dati e programmi, accedere ai dati e alle informazioni, comunicarli e/o diffonderli, interromperne la disponibilità. TRS si impegna a proteggere le informazioni relative ai propri collaboratori e ai terzi, generate o acquisite all'interno e nelle relazioni d'affari, e ad evitare ogni uso improprio di queste informazioni. Tutto il personale addetto al trattamento delle informazioni deve conoscere ed osservare le disposizioni indicate nel documento Politiche di Sicurezza delle Informazioni ed in altri documenti collegati. Si ricorda, inoltre, che l inosservanza di tali disposizioni, oltre a ledere il rapporto di fiducia esistente tra l azienda ed il collaboratore, può essere oggetto di denuncia alle autorità competenti nei casi di violazione grave. RISORSE UMANE Il patrimonio intellettuale rappresenta per TRS uno dei beni di maggior pregio, che deve essere mantenuto e gestito attraverso strategie volte non solo al mantenimento, ma anche alla sua continua valorizzazione. Le strategie aziendali sono indirizzate nel creare e mantenere le capacità e le competenze di ciascun collaboratore favorendone la crescita professionale attraverso processi formativi continui nel rispetto delle strategie di business, delle potenzialità dei collaboratori e delle pari opportunità. Inoltre TRS attua una politica di gestione del personale orientata alla valorizzazione delle competenze attraverso il loro riconoscimento in azienda, offrendo a tutti i lavoratori le medesime opportunità di lavoro e facendo in modo che tutti possano godere di un trattamento equo basato su criteri di merito, senza discriminazione alcuna. Tutte le attività aziendali vengono gestite nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione perseguendo gli obiettivi di miglioramento delle condizioni di salute e di sicurezza sul lavoro. La ricerca e l'innovazione tecnologica sono dedicate in particolare alla promozione di prodotti e processi sempre più compatibili con l'ambiente e caratterizzati da una sempre maggiore attenzione alla sicurezza e alla salute degli operatori. I collaboratori, nell'ambito delle proprie mansioni, partecipano al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell'ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di se stessi, dei colleghi e dei terzi

8 TRASPARENZA E PRECISIONE CONTABILE TRS è da sempre caratterizzata per trasparenza e precisione nel mantenimento delle evidenze contabili. Ogni scrittura nei libri contabili e nei documenti deve riflettere la natura dell operazione di cui si tratta e deve essere basata su un'adeguata documentazione in modo che tutti i conti e i documenti siano aperti ad analisi e verifiche o- biettive. L introduzione di sofisticati sistemi informativi è stata voluta proprio per disciplinare al meglio il processo contabile facilitando la registrazione dei relativi flussi informativi e migliorando la loro tracciabilità e verificabilità. La trasparenza delle evidenze contabili si basa sulla verità, accuratezza e completezza delle informazioni che stanno all origine delle registrazioni contabili. TRS ha impostato un sistema di controllo in grado di verificare il mantenimento di queste caratteristiche nel tempo. E responsabilità di ciascun collaboratore comunicare tempestivamente, nei limiti delle responsabilità assegnate, alla Direzione Amministrazione e Finanza della conoscenza su informazioni o attività che per qualunque motivo non è stato possibile far transitare attraverso i canali canonici (es. esecuzione di un ordine di acquisto telefonico, oppure attraverso web con deroga dal processo passivo SAP). Ogni collaboratore che venga a conoscenza di possibili omissioni, falsificazioni, irregolarità nella tenuta della documentazione di base è tenuto a riferirne per iscritto al superiore. L'Internal Auditing, gli Organismi di Vigilanza istituiti e le società di revisione eventualmente incaricate hanno libero accesso ai dati, alla documentazione e alle informazioni utili per lo svolgimento delle loro attività istituzionali. DISCIPLINA AZIENDALE Fra TRS ed i suoi collaboratori sussiste un rapporto di piena fiducia, nell'ambito del quale è dovere primario del collaboratore operare sempre per realizzare obiettivi nell'interesse societario. In tale prospettiva, i collaboratori devono evitare tutte le situazioni e tutte le attività in cui si possa manifestare un conflitto con gli interessi dell'azienda o che possano interferire con la loro capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse dell'impresa e nel pieno rispetto delle norme del Codice. Ogni situazione che possa - 8 -

9 costituire o determinare un conflitto di interesse deve essere tempestivamente comunicata al superiore affinché ne sia valutata la sussistenza e la gravità. A titolo esemplificativo, determinano conflitti di interesse le seguenti situazioni: interessi economici e finanziari del collaboratore e/o della sua famiglia in attività di fornitori, clienti e concorrenti; utilizzo della propria posizione in azienda o delle informazioni acquisite nel proprio lavoro in modo che si possa creare conflitto tra i propri interessi personali e gli interessi aziendali; svolgimento di attività lavorative, di qualsiasi tipo, presso clienti, fornitori, concorrenti che non siano state autorizzate preventivamente; accettazione di denaro, favori o utilità da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con TRS. Non è consentito corrispondere nè offrire, direttamente o indirettamente, pagamenti e benefici materiali di qualsiasi entità a terzi, pubblici ufficiali o privati, per influenzare o compensare un atto del loro ufficio. Omaggi e atti di cortesia e di ospitalità verso rappresentanti di governi, pubblici ufficiali e pubblici dipendenti sono consentiti quando siano di modico valore e comunque tali da non compromettere l'integrità o la reputazione di una delle parti e da non poter essere interpretati, da un osservatore imparziale, come finalizzati ad acquisire vantaggi in modo improprio. In ogni caso questo tipo di spese deve essere autorizzato e documentato opportunamente. Ogni collaboratore che riceva omaggi o trattamenti di favore non direttamente ascrivibili a normali relazioni di cortesia dovrà rifiutarli, informando immediatamente il superiore. SALVAGUARDIA DELL INTEGRITÀ AZIENDALE In aggiunta a quanto oggetto di specifiche normative o regolamentazioni in quanto attinente ai settori militari o a tecnologie protette o comunque contrattualmente segretate, costituiscono informazioni riservate tutte le notizie apprese nello svolgimento di attività lavorative, o comunque in occasione di esse, la cui diffusione ed utilizzazione possa provocare un pericolo o un danno all'azienda e/o un indebito guadagno del collaboratore. Le informazioni, conoscenze e dati acquisiti o elaborati dai collaboratori durante il proprio lavoro o attraverso le proprie mansioni appartengono all'azienda e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate senza specifica autorizzazione del proprio dirigente. TRS si impegna a proteggere le informazioni relative ai propri collaboratori e ai terzi, generate o acquisite all'interno e nelle relazioni d'affari, e ad evitare ogni uso improprio di queste informazioni. E' contraria alle legge e quindi rigorosamente vietata ogni forma di strumentalizzazione, utilizzazione a fini economici, investimento diretto o per interposta persona, che trovi la sua fonte in notizie aziendali riservate

10 RAPPORTI CON L ESTERNO TRS, sia direttamente che attraverso intermediari, non contribuisce o finanzia né presta alcun tipo di supporto che potrebbe essere considerato contributo diretto o indiretto a partiti o candidati politici. Nel caso in cui il Consiglio di Amministrazione deliberi diversamente da questa condizione generale, il tutto verrà operato in totale trasparenza ed in conformità alla legge vigente. I rapporti con Istituzioni, Pubblica Amministrazione, Enti, Associazioni, Organizzazioni politiche e sindacali sono ispirati ai principi di correttezza, imparzialità ed indipendenza e sono riservati ai collaboratori autorizzati dalla Direzione Aziendale. Fatte salve le prerogative sindacali previste dalla normativa di legge e di contratto vigenti, ciascun collaboratore deve essere consapevole che l eventuale coinvolgimento in attività politiche avviene su base personale, nel proprio tempo libero, a proprie spese ed in conformità alle leggi. TRS deve presentarsi in modo accurato, coordinato e coerente nel comunicare con la stampa e i mass media. Tutti i contatti con la stampa o i media devono essere tenuti da coloro che sono specificamente autorizzati a farlo, a tutela di TRS. Le informazioni e le comunicazioni verso l'esterno devono essere chiare, veritiere e trasparenti ferme restando le e- sigenze di riservatezza richieste sia internamente a protezione del business aziendale e sia dalle normative di legge vigenti, per quanto attiene ai dati di natura privata o riservata. Le opinioni su questioni pubbliche, devono essere espresse a titolo personale, senza dare mai l'impressione di parlare o agire per conto dell'azienda. Qualsiasi richiesta di notizie da parte della stampa o dei mezzi d'informazione deve essere comunicata all Amministratore Delegato prima di assumere qualsivoglia impegno a rispondere alla richiesta. EFFETTI DELLE VIOLAZIONI La violazione del Codice compromette il rapporto fiduciario tra azienda e collaboratore. Ogni collaboratore che violi il Codice potrà essere sottoposto ad azione disciplinare, alla revoca di poteri o funzioni, al deferimento alle autorità amministrative o giudiziarie ordinarie