Comune di Melegnano Provincia di Milano

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1 Comune di Melegnano Provincia di Milano Piazza Risorgimento, Melegnano (MI) Tel. 02/ Fax 02/ Cod. Fisc. Ente P. IVA REGOLAMENTO PER UTILIZZO DEGLI IMMOBILI COMUNALI 1

2 REGOLAMENTO PER L'UTILIZZO DEGLI IMMOBILI COMUNALI ARTICOLO 1 - SPAZI PER PUBBLICHE MANIFESTAZIONI Il presente regolamento disciplina l utilizzo degli immobili comunali per attività, iniziative e manifestazioni di carattere pubblico da parte di enti, istituti, associazioni e altri soggetti pubblici e privati, nonché le norme di uso del Centro delle Associazioni da parte delle associazioni locatarie. Gli spazi oggetto del regolamento sono i seguenti. Sala Consiliare e Sala Giunta, site nel Palazzo Municipale Sale (sala Fiocchi, sala Marchini e galleria Bersani) della Palazzina Trombini Sede del Centro Anziani presso il Castello Mediceo, Sala conferenze della Biblioteca Comunale Sala Conferenze del Centro delle Associazioni Sale del Castello Mediceo (sala dell Imperatore e sala delle Battaglie) Portici del Castello Mediceo Cortile d Onore del Castello Mediceo Sedi delle Associazioni Sale per matrimoni ubicate in immobili diversi ARTICOLO 2 - FINALITA' DI UTILIZZO DEGLI SPAZI Gli spazi elencati nell art. 1 verranno assegnati di preferenza per gli utilizzi seguenti. Sala Consiliare e Sala Giunta: per iniziative di carattere politico, sociale e sindacale Sale e Galleria della Palazzina Trombini: per iniziative di carattere culturale, con particolare riferimento alle esposizioni e alle mostre d arte Sede del Centro Anziani: per attività e iniziative di carattere sociale Sala conferenze della Biblioteca Comunale: per iniziative di carattere culturale, con particolare riferimento alle attività di promozione del libro, della lettura e del patrimonio librario e documentario Sala Conferenze del Centro delle Associazioni: per iniziative di carattere sociale e culturale, con particolare riferimento alle attività delle Associazioni e del Centro Giovani Sale del Castello Mediceo: per attività, iniziative e manifestazioni culturali e convegnistiche svolte in proprio dal Comune di Melegnano o rientranti nei programmi del Comune di Melegnano; possono essere inoltre concesse a terzi per incontri, convegni, congressi, esposizioni e mostre mercato compatibili con il carattere monumentale dell'edificio, dietro preciso assenso dell Amministrazione Comunale Portici del Castello Mediceo: per attività e iniziative del Comune o di altri soggetti, comunque assentiti dall Amministrazione Comunale e compatibili con il carattere monumentale del luogo; possono inoltre essere utilizzati per attività collaterali alle iniziative svolte nelle sale del Castello 2

3 Cortile d Onore del Castello Mediceo: per attività e iniziative del Comune o rientranti nei programmi comunali; può essere concesso a terzi per esposizioni, mostre mercato o mercatini compatibili con il carattere monumentale del luogo, comunque assentiti dall Amministrazione Comunale; può inoltre essere utilizzato per attività collaterali alle iniziative svolte nelle sale del Castello Sedi delle Associazioni: per le sedi delle associazioni di carattere culturale, sociale, sportivo, con contratto di locazione Sale per matrimoni: per la celebrazione dei matrimoni civili L utilizzo e la concessione degli spazi sopraelencati sono comunque subordinati alle esigenze del Comune e delle attività istituzionali da esso svolte. ARTICOLO 3 - USO DELLA SALA CONSILIARE E DELLA SALA GIUNTA La Sala Consiliare e la Sala Giunta possono essere concesse a tutte le associazioni, enti legalmente costituiti, forze politiche, sindacali e singoli cittadini per iniziative culturali, sindacali, politiche, sociali e religiose, nel rispetto dell'art. 5-3 Comma - ed art. 6-5 e 6 Comma - del vigente Statuto Comunale. La richiesta deve essere formulata, per un unico utilizzo, indirizzandola al Sindaco o al Responsabile di servizio da esso incaricato e specificando il nome del soggetto richiedente, lo scopo dell'utilizzo, il giorno e le ore di necessità della sala stessa, nonché il nominativo del responsabile del soggetto richiedente e fatta pervenire all'ufficio Protocollo del Comune almeno 10 giorni prima della data dell'uso. Solo in casi e per eventi di carattere eccezionale, le sale possono essere richieste in tempi brevi salvo, naturalmente, il rispetto degli impegni precedentemente assunti oppure in accordo con chi ha già prenotato. La sala richiesta sarà concessa con provvedimento del Sindaco o del Responsabile di servizio da esso incaricato fatte salve le esigenze del Comune, in particolare per quanto attiene alle riunioni degli organi istituzionali, che in ogni caso prevalgono, secondo quanto previsto dall'art. 6-6 Comma - del vigente Statuto Comunale. L utilizzo delle sale è sottoposto a tariffazione. ARTICOLO 4 - USO DELLA PALAZZINA TROMBINI Potranno avvalersi delle sale e della galleria della Palazzina Trombini, nell'ambito delle finalità di cui agli articoli 1 e 2, gli enti, le associazioni, i comitati e i singoli cittadini che ne facciano richiesta. La richiesta di utilizzo, firmata dal singolo, dal legale rappresentante o dal responsabile dell'associazione o dell'ente dovrà pervenire, almeno un mese prima dell'inizio della manifestazione, all'assessore competente delegato dal Sindaco o al Responsabile del 3

4 servizio da esso incaricato corredata dal programma dettagliato dell'attività da realizzare. L'assenza di tale documentazione sospende l'istruttoria della pratica. L'Amministrazione Comunale, esaminate le richieste secondo i criteri di ammissibilità indicati nel presente Regolamento, comunicherà ai richiedenti, entro 15 giorni, la propria decisione. A carico del Comune vi saranno: l'arredamento esistente, l'illuminazione, il riscaldamento. A carico del richiedente vi saranno: la custodia e vigilanza durante l'apertura, l'allestimento la pulizia dei locali e l assicurazione delle opere e degli oggetti esposti. In caso di mancata stipula di polizza assicurativa il Comune non risponde degli eventuali furti o danneggiamenti del materiale esposto. L utilizzo degli spazi è gratuito per le mostre realizzate senza scopo di vendita o di lucro. In ogni altro caso è sottoposto a tariffazione. ARTICOLO 5 USO DEL CENTRO ANZIANI Potranno avvalersi del Centro Anziani, nell'ambito delle finalità di cui agli articoli 1 e 2, gli enti, le associazioni, i comitati e i singoli cittadini che ne facciano richiesta. La richiesta di utilizzo, firmata dal soggetto richiedente, dovrà pervenire, almeno 15 giorni prima dell'inizio della manifestazione, all'assessore competente delegato dal Sindaco o al Responsabile del Servizio da esso incaricato, corredata dal programma dettagliato dell'attività da realizzare. L'assenza di tale documentazione sospende l'istruttoria della pratica. L'Amministrazione Comunale, esaminate le richieste secondo i criteri di ammissibilità indicati nel presente Regolamento e tenendo conto delle attività che si svolgono nel Centro Anziani, comunicherà ai richiedenti, entro 7 giorni, la propria decisione. A carico del Comune vi saranno: l'arredamento esistente, l'illuminazione, il riscaldamento. A carico del richiedente vi saranno: la custodia e vigilanza durante l'apertura, l'allestimento e la pulizia dei locali. L utilizzo degli spazi è sottoposto a tariffazione. 4

5 ARTICOLO 6 - USO DELLA SALA CONFERENZE DELLA BIBLIOTECA COMUNALE Potranno avvalersi della sala conferenze della Biblioteca, nell'ambito delle finalità di cui agli articoli 1 e 2, gli enti, le associazioni, i comitati, e i singoli cittadini che ne facciano richiesta. La richiesta di utilizzo, firmata dal singolo, dal legale rappresentante o dal responsabile dell'associazione o dell'ente dovrà pervenire, almeno 15 giorni prima dell'inizio della manifestazione, all'assessore competente delegato dal Sindaco o la Responsabile di Servizio da esso incaricato, corredata dal programma dettagliato dell'attività da realizzare. L'assenza di tale documentazione sospende l'istruttoria della pratica. L'Amministrazione Comunale, esaminate le richieste secondo i criteri di ammissibilità indicati nel presente Regolamento e tenendo conto delle attività che si svolgono in Biblioteca, comunicherà ai richiedenti, entro 7 giorni, la propria decisione. L utilizzo degli spazi è sottoposto a tariffazione. ARTICOLO 7 USO DELLA SALA CONFERENZE DEL ASSOCIAZIONI CENTRO DELLE Potranno avvalersi della sala conferenze del Centro delle Associazioni, nell'ambito delle finalità di cui agli articoli 1 e 2, gli enti, le associazioni, i comitati i partiti e i singoli cittadini che ne facciano richiesta. La richiesta di utilizzo, firmata dal singolo, dal legale rappresentante o dal responsabile dell'associazione o dell'ente dovrà pervenire, almeno 15 giorni prima dell'inizio della manifestazione, all'assessore competente delegato dal Sindaco o al Responsabile del Servizio da esso incaricato, corredata dal programma dettagliato dell'attività da realizzare. L'assenza di tale documentazione sospende l'istruttoria della pratica. L'Amministrazione Comunale, esaminate le richieste secondo i criteri di ammissibilità indicati nel presente Regolamento e tenendo conto delle attività che si svolgono nel Centro delle Associazioni e nel Centro Giovani, comunicherà ai richiedenti, entro 7 giorni, la propria decisione. L utilizzo degli spazi è sottoposto a tariffazione. Le associazioni locatarie degli spazi e il Centro Giovani potranno utilizzare gratuitamente, previa comunicazione, la sala conferenze per lo svolgimento delle proprie attività. A tale proposito il Centro Giovani e le associazioni locatarie comunicano la richiesta al funzionario incaricato della concessione dello spazio. 5

6 ARTICOLO 8 USO DEL CASTELLO MEDICEO Le sale del castello Mediceo adibite ad attività culturali e convegnistiche, nonché di tutti gli spazi connessi (portici e cortile d onore), sono utilizzate in via prioritaria dal Comune di Melegnano per le iniziative di carattere culturale svolte in proprio o comunque per iniziative svolte in collaborazione con altri soggetti e rientranti nei propri programmi culturali. In ogni caso le attività svolte all interno del castello dovranno essere consone al carattere monumentale dell edificio e degli spazi circostanti, tutelarne l immagine storico-artistica e non comprometterne la conservazione. Le attività e le iniziative culturali svolte all interno del castello dovranno essere all altezza del contenuto artistico del bene al fine di non sminuirne l importanza quale luogo di realizzazione di eventi culturali di rilievo. L Amministrazione comunale valuta di volta in volta le iniziative e ne autorizza lo svolgimento negli spazi del castello, nell ambito dei principi espressi nel presente regolamento. ARTICOLO 9 USO DEGLI SPAZI DEL CASTELLO DA PARTE DI SOGGETTI DIVERSI DAL COMUNE Le sale del castello adibite ad attività culturali, convegnistiche e commerciali sono la sala dell Imperatore e la sala delle Battaglie. Gli spazi esterni adibiti ad utilizzo per le medesime finalità sono: i portici e il Cortile d Onore. Le sale e gli spazi di cui al comma precedente potranno essere utilizzati da soggetti diversi dal Comune nell ambito delle finalità di cui agli art. 1 e 2 e nel rispetto di quanto stabilito dall art. 8. La richiesta di utilizzo, firmata dal soggetto richiedente: singolo, legale rappresentante o responsabile dell'associazione, dell'ente o della società dovrà pervenire, almeno 45 giorni prima dell'inizio della manifestazione, all'assessore competente delegato dal Sindaco o al Responsabile del servizio da essi incaricato corredata dal programma dettagliato dell'attività da realizzare e la specificazione degli spazi che si intendono utilizzare. L'assenza di tale documentazione sospende l'istruttoria della pratica. L'Amministrazione Comunale, esaminate le richieste secondo i criteri di ammissibilità indicati nel presente Regolamento, comunicherà ai richiedenti, entro 30 giorni, la propria decisione. 6

7 Il concessionario dovrà corrispondere una tariffa oraria o giornaliera stabilita dalla Giunta Comunale, suddivisa per i seguenti spazi: Sala delle Battaglie Sala dell'imperatore Portici Cortile d Onore La tariffa comprende l'uso, l'apertura, la sorveglianza, la pulizia degli spazi e l allestimento di base per l effettuazione dell iniziativa all interno delle sale castello. Non è prevista la fornitura di alcun allestimento per gli spazi esterni. L allestimento di base comprende: per incontri, conferenze e convegni: tavolo addobbato sedie impianto audio per mostre ed esposizioni: pannelli Per particolari richieste è facoltà dell'amministrazione Comunale chiedere al concessionario di farsi carico direttamente, oltre la tariffa, della sorveglianza e della pulizia degli spazi concessi. Per allestimenti diversi da quello base è stabilito un tariffario per i lavori di facchinaggio di materiale di proprietà comunale, per i quali il concessionario dovrà retribuire direttamente la ditta incaricata dall'amministrazione Comunale. E inoltre stabilito un tariffario per gli allestimenti e le attrezzature, comprese gli impianti audio e video, per i quali il concessionario dovrà retribuire direttamente la ditta incaricata dall'amministrazione Comunale. Qualora il concessionario dovesse richiedere particolari allestimenti non rientranti in quelli indicati nel comma precedente, potrà rivolgersi a ditta di propria fiducia. In questo caso gli allestimenti dovranno essere indicati nella richiesta di utilizzo degli spazi per l'approvazione da parte dell'amministrazione Comunale. Il concessionario è tenuto ad assicurare le opere e gli oggetti esposti. In caso di mancata stipula di polizza assicurativa il Comune non risponde degli eventuali furti o danneggiamenti del materiale esposto. L'occupazione delle Sale del Castello e degli spazi esterni è, comunque, subordinata allo svolgimento delle attività istituzionali che in esso hanno sede e dovrà essere compatibile con il carattere monumentale dell'edificio e con le caratteristiche ambientali degli spazi aperti. Deve essere comunque garantito l utilizzo pubblico degli spazi esterni del Castello negli orari di apertura degli stessi. In caso di manifestazioni con particolare afflusso di pubblico o di impatto sulle strutture e sugli spazi esterni, la Giunta Comunale si riserva la facoltà di non concedere l autorizzazione o di richiedere la modifica dell iniziativa. 7

8 Nella domanda di concessione, indirizzata al Sindaco o all'assessore delegato, il richiedente dovrà specificare con chiarezza il motivo dell'utilizzo dello spazio, il giorno e le ore di occupazione, gli allestimenti richiesti con materiale comunale, gli allestimenti da eseguirsi in proprio. Il procedimento verrà seguito dai competenti uffici comunali individuati dalla Giunta Comunale. I lavori che prevedono allestimenti diversi da quelli di base, sia con materiale comunale sia con realizzazione diretta da parte del concessionario, vanno concordati con gli uffici competenti. ARTICOLO 10 CONCESSIONE AMMINISTRATIVA DELLE SEDI DELLE ASSOCIAZIONI Gli spazi adibiti a sedi delle associazioni, ubicate nell edificio del Centro Giovani, vengono concessi prioritariamente alle associazioni iscritte al registro di cui all art. 6 dello Statuto comunale e in subordine ad altre associazioni e sodalizi melegnanesi o che operino prevalentemente a Melegnano. La concessione amministrativa ha la durata di anni tre, rinnovabile. Le parti, per motivate ragioni, possono richiedere la rescissione della concessione alla scadenza di ogni anno. La richiesta deve essere effettuata con raccomandata da inviarsi almeno tre mesi prima della scadenza annuale. A carico del Comune sono: la concessione dell utilizzo della sede la pulizia delle parti comuni la fornitura del riscaldamento, dell illuminazione, dell acqua la concessione dell utilizzo della sala per conferenze le spese di manutenzione e funzionamento delle parti comuni A carico dell Associazione concessionaria sono: il pagamento del canone di concessione, comprendente le spese di funzionamento e di utenza calcolate forfettariamente la pulizia del locale della sede gli arredi interni al locale della sede l eventuale collegamento telefonico alla rete già predisposta e le relative spese Le associazioni concessionarie interessate all utilizzo della sala per conferenze devono effettuare la richiesta al funzionario responsabile della concessione degli spazi secondo quanto stabilito dal precedente art. 7. La richiesta deve essere inoltrata almeno 7 giorni prima dell utilizzo. In caso di necessità e qualora la sala fosse libera, le stesse associazioni possono utilizzare la sala previa semplice comunicazione al funzionario stesso. 8

9 ARTICOLO 11 USO DELLE SALE PER MATRIMONI Le sale adibite a matrimoni civili sono le seguenti: Sala Giunta nel Palazzo Municipale Sala Consiliare nel Palazzo Municipale Sala Marchini nella Palazzina Trombini Sala delle Battaglie del Castello Mediceo Sala dell Imperatore del Castello Mediceo Sala delle Stagioni del Castello Mediceo Le sale suddette sono tutte dichiarate all uopo Casa comunale. L utilizzo delle sale suddette per la celebrazione di matrimoni rientra tra le attività istituzionali dell Ente. Le sale situate nel Palazzo Municipale sono concesse gratuitamente negli orari di apertura del comune. Le stesse sale fuori dagli orari di apertura del comune, le sale della Palazzina Trombini e le sale del Castello Mediceo sono sottoposte a tariffazione. Gli interessati dovranno effettuare la richiesta delle sale all Ufficiale dello Stato Civile il quale, consultati i responsabili della gestione degli spazi e, avuta conferma della disponibilità degli stessi, informa i richiedenti ed invia il bollettino di riscossione della tariffa, se dovuta. La Giunta Comunale, nell ambito dei principi stabiliti dal presente regolamento, fissa una tariffa complessiva per matrimonio, comprendente l'apertura, la sorveglianza la pulizia e l'allestimento di base fornito dal Comune, comprendente: tavolo addobbato; sedie per sposi e testimoni; sedie per invitati in numero massimo di 40; Ogni altro allestimento, su autorizzazione comunale, è a carico del concessionario, come pure l'occupazione degli spazi che vada oltre il normale tempo della celebrazione, determinato in un ora e mezza massima, compresi i tempi di allestimento. Possono essere utilizzati i portici del Cortile d Onore, con tariffa contabilizzata a parte, per l effettuazione di buffet o pranzi di matrimonio. In tal caso l allestimento e la pulizia degli spazi andranno concordati con l Amministrazione Comunale. Deve essere comunque garantito l utilizzo pubblico degli spazi esterni del Castello negli orari di apertura degli stessi. E assolutamente vietato il lancio del riso nelle sale del Castello e sulla scala cavallara. ARTICOLO 12 - TARIFFE L'utilizzo degli spazi comunali adibiti a manifestazioni, è subordinato a pagamento, da parte del richiedente, di una tariffa d'uso determinata dalla Giunta Comunale, ai sensi della normativa vigente, secondo la tabella allegata che verrà di regola aggiornata annualmente e, comunque, qualora dovessero variare i costi di gestione. 9

10 I promotori dell'iniziativa, avuta l'autorizzazione all'utilizzo dello spazio, prima di poterne fruire dovranno versare il corrispettivo della tariffa, se e quando dovuta, con regolare reversale di pagamento presso la Tesoreria Comunale, indicando sulla medesima il Capitolo di Bilancio di Previsione a tal fine istituito, secondo le indicazioni fornite dagli uffici competenti. L'Amministrazione Comunale si riserva il diritto di rivalsa nei confronti di coloro che utilizzano le strutture e gli spazi comunali concessi, in caso di danni arrecati agli stessi o in caso di furti commessi durante lo svolgimento delle iniziative, qualora derivino da inadempienze o negligenze. Le associazioni, gli enti, e gli organismi, dotati di statuto o di atto costitutivo iscritti al Registro delle Associazioni di cui all'art. 6 dello Statuto Comunale, possono chiedere di utilizzare a titolo gratuito le sale che permettono l apertura autogestita da parte del richiedente o il cui utilizzo rientri nell ambito di apertura degli stabili comunali, oppure per iniziative patrocinate dal Comune, qualora l'occupazione sia richiesta per iniziative e attività di carattere culturale e sociale prive di lucro. Gli stessi soggetti potranno richiedere gli altri spazi dietro corresponsione dei soli costi di esercizio. ARTICOLO 13 - NORME COMUNI La responsabilità del calendario di concessione degli spazi adibiti ad uso pubblico del Palazzo Municipale è assegnata al Responsabile del settore segreteria. La responsabilità del calendario di concessione degli spazi della Palazzina Trombini, del Centro Anziani, della Biblioteca, del Centro delle Associazioni e del Castello Mediceo è assegnata al Responsabile del settore socioculturale. I funzionari responsabili possono assegnare il compito della gestione del calendario di che trattasi ad altro dipendente del settore. Durante lo svolgimento delle iniziative e delle attività per le quali è stato richiesto lo spazio, il richiedente è responsabile della tenuta della sala, nonché degli arredi e delle attrezzature in esso contenuti. L'Amministrazione Comunale declina ogni responsabilità in merito a danneggiamenti, furti o altro e si riserva di chiedere il risarcimento per i danni subiti dalle strutture durante lo svolgimento delle iniziative. Nel caso di apertura autogestita, il richiedente sarà responsabile della tenuta della sala e dei locali limitrofi utilizzati durante la riunione o manifestazione, nonché il riordino della stessa al termine della riunione. Saranno a carico del soggetto richiedente le spese per eventuali danni, rotture, manomissioni che dovessero verificarsi durante l'uso degli spazi. L'Amministrazione Comunale autorizza l'ingresso al pubblico negli spazi oggetto del presente regolamento secondo quanto la struttura consente in base alla vigente normativa in tema di agibilità e di sicurezza. 10

11 E' possibile, per particolari attività e iniziative destinate al pubblico, stipulare convenzioni per l'utilizzo continuativo degli spazi, nell'ambito delle finalità del presente regolamento. L'Amministrazione comunale è tenuta a valutare l'opportunità di tale forme di utilizzo. I tempi di richiesta indicati negli articoli precedenti potranno essere derogati solo in casi di natura eccezionale e comunque tali che non comportino danni alle attività svolte negli spazi oggetto dell utilizzo. Gli Uffici Comunali preposti hanno facoltà di controllare, in qualsiasi momento, se gli spazi vengono utilizzati in maniera conforme alle prescrizioni dettate nell'autorizzazione. Il mancato rispetto delle prescrizioni suddette sospende l'autorizzazione. 11