REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELLA CASSA ECONOMALE

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1 AZIENDA ULSS n.21 di LEGNAGO - VR via C. Gianella, Legnago - Vr C.F tel protocollo.aulss21.legnago.vr@pecveneto.it U.O. Provveditorato Economato e Logistica/U.O Servizio Contabilità e Bilancio REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELLA CASSA ECONOMALE Deliberazione n. 777 del 30/12/2015 Pagina 1 di 6

2 INDICE ART. 1 - OGGETTO E CONTENUTI DEL REGOLAMENTO ART. 2 ISTITUZIONE DEL SERVIZIO ART. 3 DOTAZIONE FINANZIARIA E UTILIZZO FONDI CASSA ART. 4 PROCEDIMENTO ART. 5 PAGAMENTI EFFETTUABILI CON LA CASSA ECONOMALE ART. 6 SCRITTURE CONTABILI ART. 7 RENDICONTAZIONI ART. 8 CHIUSURA CONTABILE ART. 9 RESA DEL CONTO DELL AGENTE CONTABILE ART. 10 RESPONSABILITA, VERIFICHE E CONTROLLI ART. 11 VALIDITA DEL PRESENTE REGOLAMENTO Pagina 2 di 6

3 Articolo 1- Oggetto e contenuti del regolamento Il presente Regolamento, disciplina il funzionamento della "Cassa Economale" mediante la quale possono essere effettuati i pagamenti di spese minute urgenti per le quali, non essendo possibile esperire le procedure previste anche attraverso gli acquisti in economia, si deve provvedere immediatamente entro i limiti e con le modalità stabilite dal presente Regolamento. Sono considerate spese minute d urgenza tutte quelle che attengono ad acquisti la cui natura non consente alcun indugio e che sono necessarie al regolare funzionamento delle strutture e/o per le quali, comunque, occorra effettuare il pagamento immediato. Con il presente regolamento vengono, altresì, individuate le strutture o unità operative che, in relazione alle necessità gestionali derivanti dalla diversa dislocazione sul territorio e dalla particolarità dell'attività espletata al loro interno, richiedono la disponibilità di un piccolo fondo per spese minute da detenere in contanti o tramite carte-prepagate richieste al Tesoriere. Articolo 2 - Istituzione del Servizio L'istituzione della Cassa Economale e l'attribuzione del relativo fondo spese viene effettuata con atto formale del Direttore Generale a mezzo del quale viene nominato l Agente Contabile Economo che è personalmente responsabile delle somme ricevute e della regolarità della documentazione di spesa e del relativo pagamento effettuato, avendo verificata la conformità della richiesta e della procedura di pagamento con le disposizioni contenute nel presente regolamento L agente contabile Economo, al fine di assicurare la funzionalità del servizio, può avvalersi per la gestione della cassa economale di operatori, sia titolari che supplenti, delegati e nominati tramite determinazione. L atto di delega e nomina, firmato per accettazione, viene successivamente trasmesso al Responsabile del Servizio Contabilità e Bilancio. La delega è conferita a tempo indeterminato ma può essere revocata in qualsiasi momento. In relazione all'attuale articolazione organizzativa dell'azienda la Cassa Economale Aziendale è unica, sotto la diretta responsabilità del Dirigente responsabile dell U.O.C. Servizio Provveditorato Economato e Logistica, individuato come Agente Contabile Economo. Sono individuati quali strutture o unità operative che, in relazione alle necessità gestionali derivanti dalla diversa dislocazione sul territorio e dalla particolarità dell'attività espletata al loro interno, richiedono la disponibilità di un piccolo fondo per spese minute in contanti, i centri territoriali (centri diurni, comunità alloggio, comunità terapeutica residenziale protetta, centri educativi occupazionali diurni) presenti presso: - Dipartimento di Salute Mentale - Dipartimento per le Dipendenze Il Direttore del Dipartimento di Salute Mentale e il Direttore Dipartimento per le Dipendenze sono responsabili delle somme rese disponibili dall Economo in contanti o tramite carte prepagate rilasciate dal Tesoriere. Possono avvalersi di collaboratori formalmente incaricati. Articolo 3 - Dotazione finanziaria e utilizzo della Cassa Economale La Cassa Economale dispone di una dotazione finanziaria non superiore ad ,00, iniziali ed a seguito di ogni successivo provvedimento di reintegro con le modalità previste al successivo articolo 7. All inizio di ogni esercizio, il Dirigente dell U.O.C. Servizio Contabilità e Bilancio, mediante determinazione, provvede a dotare la Cassa Economale della disponibilità finanziaria, entro il limite del comma 1, provvedendo ad emettere ordinativo di pagamento sul conto corrente Pagina 3 di 6

4 ordinario aperto specificatamente per la Cassa Economale presso l Istituto Tesoriere, regolato alle stesse condizioni del conto di tesoreria come da vigente Convenzione. L Economo e gli operatori da questi delegati sono abilitati alla gestione del conto corrente. Gli importi trattenuti in contanti, devono essere ridotti al minimo indispensabile e custoditi in apposita cassetta di sicurezza custodita in modo tale da garantirne la massima sicurezza. Gli interessi che maturano sulle giacenze tenute presso il conto corrente bancario devono essere versati sul conto corrente di Tesoreria alla scadenza del periodo di maturazione e, in ogni caso, all'estinzione del conto corrente. La dotazione per spese minute assegnate al Dipartimento di Salute Mentale e al Dipartimento per le Dipendenze non può superare 2.500,00 iniziali e a seguito di reintegro effettuato dall Economo, previa rendicontazione della dotazione precedente. Articolo 4 Procedimento Il procedimento diretto alla effettuazione delle spese minute è avviato da istanza scritta formulata dai Responsabili delle unità organizzative oppure da loro collaboratori delegati mediante l'utilizzo della modulistica in vigore (ALLEGATA), indicante l'oggetto della spesa e la relativa causale e controfirmata dal responsabile del Servizio o dell'unità Operativa richiedente. L Economo e suo operatore delegato, verificato che la spesa rientra tra quelle previste nell articolo 5 del presente Regolamento e acquisita tutta la documentazione giustificativa anche a valenza fiscale, provvede a rimborsare o ad anticipare al dipendente le somme per i pagamenti effettuati o da effettuare. In quest' ultimo caso, il Responsabile del servizio o dell U.O. richiedente, una volta effettuata la spesa, trasmette tempestivamente la relativa documentazione giustificativa. Il pagamento delle spese minute dovrà essere di norma documentato da fattura quietanzata o da altri documenti fiscalmente idonei. I responsabili dei Servizi e delle Unità operative che richiedono la spesa, rispondono personalmente in ordine ai motivi della stessa. Articolo 5 - Pagamenti effettuabili con la Cassa Economale I pagamenti effettuabili con la Cassa Economale sono spese che non rientrano nei contratti di fornitura in essere e che, per la loro natura e/o urgenza, devono essere prontamente eseguite e pagate, come indicato nell'art. 1 quali: a) spese per l'acquisto di stampati, moduli, materiali di cancelleria, carte e valori bollati, generi di monopoli di stato, o altri beni similari; b) spese postali, telefoniche, per trasporti e/o sdoganamento merci; c) utenze, imposte, tasse ed oneri per ottenere licenze, autorizzazioni, certificazioni, esenzioni o analoghi, spese contrattuali e diritti erariali; d) spese per pubblicazione bandi e avvisi di gara e di concorso solo con adeguata motivazione di indifferibilità ed urgenza; e) farmaci, prodotti dietetici ed altri prodotti per necessità indifferibili e urgenti; f) spese per le piccole manutenzioni e riparazioni di mobili, arredi, apparecchiature; g) spese per l'uso, la manutenzione e le tasse di circolazione degli automezzi; h) spese per interventi riabilitativi e socio-educativi finalizzati al recupero dell autonomia personale, sociale e lavorativa attinenti all assistenza socio-sanitaria alle persone con disturbi mentali e dipendenze; i) altre spese necessarie al funzionamento dei servizi; j) spese eventualmente delegate con specifici atti deliberativi. Il limite di spesa per ogni singolo intervento non può essere superiore ad 1.500,00= (iva compresa). Le spese non possono essere artificiosamente frazionate. L Economo o suo operatore delegato prima di effettuare qualsiasi pagamento, accerta: - che sia presente la relativa disponibilità sul fondo cassa; - che la spesa sia richiesta con l ALLEGATO modulo e autorizzata dal Responsabile del servizio richiedente; Pagina 4 di 6

5 - che dette spese rientrino nelle tipologie previste dal presente articolo. Eventuali valutazioni negative sulle richieste di acquisto presentate dovranno essere comunicate al richiedente unitamente alle motivazioni. Articolo 6 - Scritture contabili Tutte le operazioni di cassa economale devono essere registrare tempestivamente in un giornale di cassa cronologico informatico, integrato con il sistema di contabilità generale dell Azienda. Dal giornale di cassa economale, devono sempre potersi desumere distintamente le somme disponibili sul conto corrente, su carte prepagate e per contanti nonché dare evidenza della dotazione iniziale, versamenti, pagamenti con relative descrizioni e dotazione finale. Articolo 7 Rendicontazioni L Economo predispone il rendiconto delle spese sostenute con periodicità trimestrale e comunque nei seguenti casi: - al termine dell'esercizio; - in caso di cessazione dell'incaricato della gestione della cassa economale; - in caso di esaurimento della somma a disposizione. Il rendiconto è corredato da tutta la documentazione giustificativa della spesa, prevista dal presente regolamento (comprensiva anche di quella sostenuta dai centri territoriali), e deve contenere: importo pagato, descrizione della relativa spesa, con imputazione al relativo codice di conto economico; indicazione del Servizio/U.O. richiedente; importo fatturato, o comunque documentato, ed estremi del documento; eventuali reintegri al fondo nel periodo di riferimento, saldo di cassa riferito ad ogni richiesta di reintegro. Il rendiconto, regolarmente sottoscritto e corredato della documentazione giustificativa, deve essere trasmesso al Servizio Contabilità e Bilancio. Il Responsabile del Servizio Contabilità e Bilancio, tramite suoi operatori, effettua i controlli sul rendiconto, accerta la regolarità contabile delle spese, nonché l'esatta imputazione contabile e, qualora il controllo abbia esito positivo, appone il Visto di Regolarità. Il rendiconto viene approvato a mezzo determinazione dirigenziale. Con medesima determinazione provvede, altresì, al reintegro della cassa economale, valutata la disponibilità presente presso il conto corrente acceso alla cassa economale. Articolo 8 - Chiusura contabile Alla chiusura di ogni esercizio l Economo provvede a versare sul conto corrente di Tesoreria il saldo presente sul conto corrente di cassa economale. Con apposita lettera l Economo acquisisce dai responsabili del Dipartimento di Salute Mentale e Dipartimento per le Dipendenze dichiarazione in merito alle somme che risulta assolutamente necessario mantenere nella disponibilità dei centri territoriali per garantirne la corrente attività nel periodo di chiusura della Tesoreria a pena di interruzione del servizio all utenza. Entro la fine del mese di gennaio l Economo trasmette il rendiconto delle spese economali dell ultimo trimestre dell anno precedente. Articolo 9 Resa del Conto dell Agente Contabile Entro i termini stabiliti dalla normativa, l Agente contabile Economo è tenuto alla Resa del Conto da trasmettere al Dirigente del Servizio Contabilità e Bilancio per la Parificazione del Conto. La Resa del conto si concretizza nella presentazione dei conti giudiziali sottoscritti, con firma autografa e per esteso, redatti secondo il Modello n.23 di Sintesi e Modello n.23 di Dettaglio dell Agente Contabile Economo (D.P.R. del 31 gennaio 1996 n. 194). A tali conti dovrà essere allegata la documentazione e gli allegati relativi al Conto Giudiziale seguendo le specifiche delle Istruzioni operative per la compilazione dei conti giudiziali e i Pagina 5 di 6

6 Modelli dei Conti Giudiziali, rielaborati dalla Regione Veneto in collaborazione con la Sezione Conti Giudiziali della Corte dei Conti. A seguito di verifica positiva, il Dirigente del Servizio Contabilità e Bilancio appone il previsto Visto di Regolarità Contabile e provvede a sottoporre la documentazione al controllo del Collegio dei Sindaci. A seguito di controllo ed attestazione positiva da parte del Presidente del Collegio dei Sindaci, il Dirigente del Servizio Contabilità e Bilancio provvede a presentare proposta di deliberazione per l approvazione del Conto giudiziale da parte del Direttore Generale. Tale deliberazione unitamente ai conti giudiziali e alla documentazione di corredo dovrà essere trasmessa dal Direttore Generale, entro sessanta giorni dall approvazione del rendiconto, alla sezione giurisdizionale della Corte dei Conti competente per territorio. Articolo 10 - Responsabilità, verifiche e controlli L Azienda provvede, secondo le disposizioni previste dalle leggi in vigore, ad assicurare i rischi derivanti da danni materiali e diretti causati da qualsiasi evento, ivi compresi quelli causati da furto, incendio, rapina di denaro e valori custoditi dagli incaricati del Fondo spese economali e di cassa. E' comunque fatto obbligo all' Economo, suoi operatori delegati e gli incaricati dei centri territoriali assumere le necessarie cautele per evitare la perdita dei valori in custodia. Il Dirigente del Servizio Contabilità e Bilancio o suo delegato può compiere, senza preavviso, periodici accertamenti e/o verifiche sulla gestione degli Economi e sub-cassieri. Analoga funzione è riservata al Collegio dei Sindaci. Il risultato di ogni verifica deve formare oggetto di processo verbale, redatto in contraddittorio e sottoscritto dalle parti interessate. Articolo 11 - Validità del presente Regolamento La presente revisione del Regolamento entrerà in vigore dall Per quanto non previsto dal presente Regolamento, si osservano, in quanto compatibili, le norme in materia di contabilità pubblica relative alla medesima materia. ALLEGATA: modulistica in vigore prevista dall art. 4 Pagina 6 di 6