REGOLAMENTO DEL SERVIZIO ECONOMATO

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1 REGOLAMENTO DEL SERVIZIO ECONOMATO 1

2 TITOLO I FINALITA E CONTENUTO Art.1 Oggetto e scopo del regolamento 1.1. Il presente regolamento reca disposizioni per la gestione ed il funzionamento del Servizio Economato, in conformità dell ordinamento contabile dell Ente ed a i principi del D.Lgs. n.267 del 18/08/2000 e successive modificazioni ed integrazioni, nonché del vigente regolamento di contabilità Il presente regolamento integra le disposizioni del regolamento di contabilità. In particolare relativamente alla resa del conto da parte degli Agenti Contabili, ove non sia esplicitamente escluso, si applicano le disposizioni dettate per l Economo. Art.2 Il Servizio di Economato 2.1. Il Servizio di Economato, previsto dall art.153 comma 7 del D.Lgs. n.267 del 18/08/2000 per la gestione di cassa delle spese d ufficio di non rilevante ammontare, costituisce una articolazione operativa del Settore Finanziario Al Servizio di Economato è preposto un responsabile che assume la qualificazione al fine del presente regolamento di Economo comunale. In caso di assenza o impedimento temporanei l economo sarà sostituito con tutti gli obblighi, le responsabilità e i diritti, da altro dipendente comunale individuato in sede di provvedimento di nomina dell economo comunale. Art.3 Competenze del Servizio Economato e degli agenti contabili 3.1. Il Servizio Economato provvede: a) al pagamento delle spese minute ed urgenti per le quali sia indispensabile il pagamento immediato purché previste al Titolo I della spesa ed agli interventi relativi ad acquisizioni di beni di consumo e/o materie prime, imposte e tasse, sempre che siano state preventivamente e regolarmente impegnate dai Responsabili dei Servizi, con le modalità previste dal presente regolamento; b) alla anticipazione di spese di viaggio e di missione di amministratori e dipendenti nei limiti di legge, se per motivi d urgenza non sia possibile provvedervi con mandati tratti sul Tesoriere. Il Responsabile del Servizio richiedente dovrà provvedere a dare debita motivazione in merito all urgenza della spesa; c) in via straordinaria, quando la Tesoreria comunale è chiusa, alla riscossione degli incassi per i quali di norma si provvede in via ordinaria. Le somme incassate devono essere versate dall Economo presso la Tesoreria comunale nell ambito delle periodiche operazioni di rimborso/restituzione; d) all incasso dei proventi e delle prestazioni la cui riscossione è affidata all Economo dal presente regolamento o che, per la loro saltuarietà, non consentono l organizzazione di una apposita procedura di riscossione; e) a quanto altro, con apposito atto venga richiesto, sentito il Responsabile del Settore Finanziario I Responsabili di Settore, per sopravvenuti accertati motivi d urgenza che non consentano di seguire le normali procedure di emissione del mandato, possono chiedere all Economo o all agente contabile, il pagamento di spese già regolarmente impegnate, con specifica Determinazione, per le quali sia necessario il pagamento per contanti. Art.4 Fondi economali 4.1. Il Servizio Economato è dotato, all inizio di ciascun anno finanziario, di un fondo con imputazione all apposito capitolo denominato Anticipazione di fondi per il servizio economato. L entità del fondo di anticipazione è stabilità e modificata, di anno in anno, con Determinazione del Responsabile del Settore Finanziario Il fondo di cui al precedente comma può essere depositato, anche parzialmente, su apposito conto corrente bancario acceso presso il Tesoriere e gestito alle stesse condizioni del conto di tesoreria. Con tale fondo l Economo, sulla base di idonea documentazione, provvede direttamente, ovvero mediante anticipazioni e rimborsi a favore di altro dipendente, al pagamento delle spese di cui al precedente art Per ogni esercizio finanziario, l anticipazione di cui all art.4.1. è riversata in Tesoreria, a cura dell Economo, per la chiusura generale del conto di gestione, con l esclusione delle somme giacenti sul conto corrente bancario dell Economo A seguito della rendicontazione dell ultimo trimestre, e del conseguente addebito delle somme rendicontate e contabilizzate a carico dei vari impegni di spesa assunti, il fondo economale viene reintegrato I documenti concernenti le operazioni effettuate sul conto di cui al presente regolamento, debbono essere conservati dall Economo quale parte integrante e sostanziale della contabilità della cassa economale. 2

3 Art.5 Pagamenti di spese in contanti 5.1. I pagamenti in contanti sul fondo di anticipazione vengono effettuati a mezzo dell Economo o suo sostituto, con l emissione di bollette di uscita, numerate progressivamente, gestite con procedura automatizzata Ciascuna bolletta di uscita deve indicare: - Il numero progressivo della bolletta; - L impegno e/o il capitolo sul quale viene imputata la spesa; - La dettagliata descrizione dell oggetto della spesa; - L eventuale generalità o la denominazione del creditore; - L Eventuale codice fiscale del creditore; - La somma (in cifre ed in lettere) dovuta al creditore Ciascuna bolletta di cui ai precedenti punti 5.1. e 5.2. deve essere altresì corredata da idonei documenti giustificativi, regolari sia agli effetti fiscali che amministrativi L ammontare dei pagamenti sul fondo di anticipazione non deve superare l importo dell anticipazione stessa Ogni singola bolletta di uscita, emessa nell ambito dei pagamenti effettuati sul fondo di cui al precedente art.4.1. non può superare l importo di 150,00 (centocinquanta/00); è vietato qualsivoglia frazionamento artificioso della spesa, al fine di eludere il suddetto limite. Art.6 Spese previa emissione di buono d ordine 6.1. Le spese sotto elencate, nell ambito di specifici impegni di spesa assunti annualmente, possono essere effettuate previa emissione, da parte dell Economo o suo sostituto, oltre che da parte dei Capi Settore, previa l emissione di buoni d ordine, numerati progressivamente, gestiti con procedura automatizzata: a) al pagamento delle spese minute per le quali sia possibile il pagamento differito, purché previste al Titolo I della spesa ed alle missioni e programmi relativi ad acquisizioni di beni di consumo e/o materie prime, sempre che siano state preventivamente e regolarmente impegnate dai Responsabili dei Servizi, con le modalità previste dal presente regolamento Ciascuna buono d ordine, emesso in triplice copia, deve indicare: - Il numero progressivo del buono; - Il magazzino cui è agganciato il buono; - L impegno e/o il capitolo sul quale viene imputata la spesa; - La dettagliata descrizione dell oggetto della spesa; - La generalità o la denominazione del creditore; - L Eventuale codice fiscale del creditore; - La somma (in cifre ed in lettere) dovuta al creditore; - Le motivazioni che legittimano la spesa Una copia del buono d ordine di cui ai precedenti punti 6.1. e 6.2., corredata da regolare scontrino emesso dal creditore, dovrà essere riconsegnata all Ente, ai fini della liquidazione della scontrino stesso, che avverrà con cadenza periodica L ammontare dei pagamenti previa emissione di buoni d ordine non deve superare l importo degli impegni specificamente assunti, nel corso di ogni esercizio finanziario Ogni singolo buono d ordine non può superare l importo di 150,00 (centocinquant/00); è vietato qualsivoglia frazionamento artificioso della spesa, al fine di eludere il suddetto limite. Art.7 Riscossioni di entrate 7.1. Il Servizio Economato provvede alle seguenti riscossioni qualora non sia diversamente stabilito con provvedimento del Responsabile del Settore Finanziario: a) corrispettivi per prestazioni che, per la loro saltuarietà, non consentono l organizzazione di un apposita procedura di riscossione (rimborso spese, costo copie e stampati, ecc.); b) introiti non previsti, per i quali la ragioneria ritenga necessario provvedere ad un immediato incasso e non sia possibile il diretto versamento in tesoreria; c) proventi di natura occasionale e comunque non disciplinati da regolamenti comunali La riscossione di entrate effettuate dall Economo o da suo sostituto, può avvenire: a) con l emissione di bollette di entrata, numerate progressivamente, gestite con procedura automatizzata; b) mediante POS Bancomat Ciascuna bolletta di entrata deve indicare: - Il numero progressivo della bolletta; - L accertamento e/o il capitolo sul quale viene imputato l incasso; - La descrizione dell oggetto dell incasso; - La generalità o la denominazione del debitore; 3

4 - L Eventuale codice fiscale del debitore; - La somma (in cifre ed in lettere) dovuta dal debitore Ciascuna bolletta di cui ai precedenti punti 7.2. e 7.3. è preceduta, con valenza di quietanza per il debitore, da una bolletta cartacea, numerata progressivamente, da staccarsi da bollettari a ricalco, con una matrice e due figlie, emessa dell Economo o da suo sostituto L Economo individua i casi e le modalità in cui le riscossioni possono essere effettuate anche mediante l utilizzo POS Bancomat. Art.8 Contabilità della cassa economale 8.1. L Economo deve curare che sia costantemente aggiornato il giornale di cassa, nel quale vanno registrati, in ordine cronologico, tutti i pagamenti e tutte le riscossioni, con esclusione delle riscossioni effettuate a mezzo POS Bancomat L Economo ha facoltà di gestire pagamenti e riscossioni in specifici conti, sub articolati in partite, denominati conti vincolati l Economo presenta al Responsabile del Settore Finanziario ed al Revisore Contabile la situazione di generale di cassa e la situazione dei conti vincolati ogni qualvolta gli venga richiesto. La situazione generale di cassa e dei conti vincolati deve essere sempre allegata alle rendicontazioni periodiche Entro il 15 del mese successivo di ogni trimestre (o con intervalli minori, se necessario) l Economo presenta il rendiconto delle spese e degli incassi effettuati nel periodo medesimo, corredato da tutti i documenti giustificati, da sottoporre al Responsabile del Settore Finanziario per il controllo, la verifica e l adozione delle relative determinazioni Il fondo di dotazione dell Economo si intende periodicamente reintegrato con la Determinazione di approvazione del rendiconto medesimo Il giornale di cassa è tenuto con idonee procedure informatizzate. Art.9 Cassa economale 9.1. Il servizio di cassa economale è affidato all Economo o ad altro dipendente con analoga qualifica, individuato con Deliberazione della Giunta Municipale L Economo è esentato dal prestare cauzione L Amministrazione può provvedere a sue spese ad assicurare le somme ed i valori depositati presso il Servizio Economato contro i rischi del furto e dell incendio L Economo risponde a termine di legge per l adempimento degli obblighi del servizio di cassa economale. Art.10 Responsabilità ed obblighi dell Economo L Economo è agente contabile di diritto e come tale assoggettato alla giurisdizione amministrativa e contabile prevista dalle norme vigenti L Economo è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione o riscosse, sino a che non ne abbia ottenuto regolare discarico. Egli è altresì responsabile di tutti i valori consegnati alla cassa economale, salvo i casi di forza maggiore Egli è soggetto agli obblighi imposti ai depositari dal Codice Civile ed è personalmente responsabile della regolarità dei pagamenti, come pure dell osservanza di tutti gli adempimenti riflettenti il funzionamento della cassa economale in conformità del presente regolamento L Economo: NON è responsabile della validità dei biglietti di banca e delle monete che introita, nonché della identificazione dei presentatori dei titoli e dei valori accolti, salvo casi di dolo o colpa grave; b) deve convertire entro il più breve tempo possibile i valori presi in carico come assegni, vaglia, ecc.; c) deve accertare, sotto la propria personale responsabilità, l identità dei percepenti, facendosi rilasciare debita quietanza; d) delle somme ricevute in anticipazione non deve fare un uso diverso da quello per le quali vennero concesse; e) deve rifiutare il pagamento di quelle spese per le quali mancasse la regolamentare documentazione; nel caso non sia possibile produrre idonea documentazione e si tratti di spese che non eccedano 5,00 (cinque/00) l Economo è esentato dall obbligo della documentazione, in sostituzione della quale è tenuto a rilasciare apposita dichiarazione, assunta sotto la propria responsabilità. Analogo obbligo incombe sui dipendenti comunali che, avendo ricevuto una anticipazione ai sensi della precedente art.4.2. non siano in grado di produrre idonea documentazione; f) deve controllare che l ammontare dei pagamenti non superi l anticipazione di cui all art.4.1., e che ogni singolo pagamento non ecceda l impegno di spesa specificamente previsto. 4

5 Art.11 Anticipazione speciali Con determinazioni dei Capo Settore possono essere disposti pagamenti inerenti servizi particolari o forniture urgenti ed indilazionabili, da eseguirsi dal parte dell Economo o dell agente contabile Per quanto non espressamente previsto, si fa riferimento alle norme previste all anticipazione ordinaria. TITOLO II RISCOSSIONI SPECIALI Art.12 Entrate speciali Le entrate che, per loro particolare natura o per peculiari condizioni con cui si deve procedere al loro accertamento, non possono essere versate dal debitore direttamente al Tesoriere comunale, vengono definite, ai fini del presente regolamento, speciali In genere, esse sono costituite dalle entrate derivanti da proventi non riscuotibili mediante ruolo o da quelle entrate connesse con la prestazione di particolari servizi comunali o dovute a titolo di sanzioni pecuniarie e/o amministrative La forma della riscossione speciale può essere: a) quella dell applicazione di marche segnatasse, anche con l uso di macchine e/o sistemi informatici; b) quella del rilascio di ricevuta e/o quietanza da appositi bollettari, ovvero mediante procedure informatizzate; c) quella del versamento su apposito c/c postale o bancario, aperto presso il Tesoriere e gestito alle stesse condizioni del servizio di tesoreria, la cui apertura sia stata regolarmente autorizzata dal Capo Settore Finanziario; d) quella del versamento mediante POS Bancomat. Art.13 Riscuotitori speciali Le entrate speciali vengono riscosse dall Economo o da altri dipendenti incaricati, individuati annualmente quali agenti contabili con formale provvedimento dell Amministrazione, ai sensi dell art.181 comma 3 del D.Lgs. n.267 del 18/08/ I riscuotitori speciali sono preposti all attività di riscossione, senza la possibilità di uso diretto delle somme riscosse e con obbligo di versamento alla tesoreria comunale delle stesse senza alcun ingiustificato ritardo e, comunque, il prima possibile I riscuotitori provvedono alle riscossioni, alla rilevazione cronologica delle stesse, alla presentazione di rendiconti periodici, nell osservanza delle norme previste dal presente regolamento Gli agenti contabili sono tenuti a conservare il denaro riscosso in luoghi sicuri, al fine di evitare possibili furti o danni, all interno degli uffici in cui prestano servizio, in cassetti dotati di serratura. Art.14 Riscossione mediante marche o macchine segnatasse Sono riscosse mediante l applicazione di marche segnatasse sugli atti rilasciati, ovvero con l uso di macchine segnatasse o di sistemi informatici, i diritti di segreteria, diritti d anagrafe, diritti di carte di identità, diritti d urgenza, e simili, oltre ad altri diritti previsti da norme vigenti e future Le somme riscosse vengono annotate giornalmente e cronologicamente, distintamente per ogni tipo di entrata, a cura del riscuotitore speciale, in apposito registro informatico Le somme riscosse vengono versate in tesoreria entro il giorno 15 del mese successivo a quello cui si riferiscono gli introiti o anche prima, qualora gli incassi abbiano superato la somma di 2.000,00 (duemila/00) Periodicamente, il Revisore contabile, procederà a verifiche e controlli Art.15 Riscossione diretta mediante bollettari Possono essere riscosse direttamente, mediante quietanza staccata da apposito bollettario, ovvero compilata con procedure informatizzate, le seguenti entrate: a) rimborsi di spese, stampati, copie ed altri rimborsi simili; b) altre entrate che per loro natura possono essere riscosse con la presente modalità, previa disposizione del Responsabile del Settore Finanziario Per dette riscossioni, i riscuotitori speciali dovranno: a) annotare su un registro, tenuto anche con procedure informatizzate o foglio elettronico, le riscossioni effettuate, con indicazione: 5

6 a) dell oggetto delle riscossioni, dell importo delle riscossioni; b) rilasciare quietanza nei confronti dei debitori; c) presentare, entro 30 giorni dalla chiusura dell esercizio finanziario a quello cui si riferiscono le riscossioni, al Responsabile del Settore Finanziario, estratto del registro delle riscossioni Le somme riscosse vengono versate in tesoreria entro il giorno 15 del mese successivo a quello cui si riferiscono gli introiti o anche prima, qualora gli incassi abbiano superato la somma di 2.000,00 (duemila/00) Per dette riscossioni, salvo il caso di utilizzo di procedure informatizzate, verrà dato in carico ai riscuotitori, un congruo numero di bollettari, a matrice e due figlie L Economo, sulla base delle esigenze degli uffici, provvederà periodicamente ad ordinare un congruo numero di bollettari di riscossione. Una volta acquistati i bollettari, l Economo provvederà a prendere in carico gli stessi su apposito registro di carico/scarico, tenuto anche in formato elettronico Per riscossioni delle violazioni amministrative e del codice della strada, salvo il caso di utilizzo di procedure informatizzate, verrà dato in carico ai riscuotitori, da parte del Comandante di Polizia Comunale, un congruo numero di bollettari, a matrice e due figlie o a matrice ed una figlia Il Comandante di Polizia Comunale, sulla base delle esigenze del Corpo di Polizia Comunale, provvederà periodicamente ad ordinare un congruo numero di bollettari di riscossione. Una volta acquistati i bollettari, il Comandante di Polizia Comunale provvederà a prendere in carico gli stessi su apposito registro di carico/scarico, tenuto anche in formato elettronico / cartaceo Periodicamente, il Revisore contabile procederà a verifiche e controlli. Art.16 Riscossione mediante POS Bancomat Possono essere riscosse, mediante l utilizzo di POS Bancomat, le seguenti entrate: a) oblazioni per infrazioni a leggi e regolamenti conciliabili in via breve ed in via ordinaria; b) rimborsi di spese, stampati, copie ed altri rimborsi simili; c) diritti di segreteria, anagrafe, carte di identità e rimborsi spese relativi a contratti e concessioni amministrative; d)) altre entrate che per loro natura possono essere riscosse con la presente modalità, previa disposizione del Responsabile del Settore Finanziario Per dette riscossioni, i riscuotitori speciali dovranno: a) annotare giornalmente su un registro, tenuto anche con procedure informatizzate o foglio elettronico, le riscossioni effettuate, con indicazione: del debitore, dell oggetto della riscossione, dell importo della riscossione; b) rilasciare quietanza nei confronti dei debitori. Art.17 Operazioni finali Entro 30 giorni dalla chiusura dell esercizio finanziario i riscuotitori speciali hanno l obbligo di presentare al Responsabile del Settore Finanziario il rendiconto delle riscossioni effettuate nell anno precedente, ai fini del riscontro contabile delle stesse ed ai fini del rendiconto quale agente contabile Nei casi di cessazione dal servizio, i riscuotitori speciali hanno l obbligo del rendiconto degli introiti fino al giorno in cui rimangono in carica. Art.18 Applicabilità delle precedenti norme e di altre disposizione di legge Le norme che precedono valgono anche per le nuove eventuali entrate da inquadrare nella disciplina disposta per le entrate similari Per quanto non previsto, si richiamano le norme contenute nella legge e nel regolamento sull amministrazione del patrimonio e contabilità generale dello Stato, in quanto applicabili. Art.19 Mancate riscossioni o perdita di denaro I riscuotitori speciali sono personalmente responsabili della gestione dei fondi di cui vengono in possesso e ne rispondono secondo le leggi vigenti in materia E vietato far fido ai contribuenti, agli utenti, ai beneficiari dei servizi. Qualora il riscuotitore contravvenga a tale divieto risponderà in proprio delle somme eventualmente non riscosse La mancanze di denaro non sono ammesse a discarico se il riscuotitore non comprovi che non sono a lui imputabili per dolo o colpa (incuria e/o negligenza) Al fine di garantire i riscuotitori speciali da furti o rapine, l Amministrazione comunale può stipulare apposita polizza, in relazione all entità delle somme I riscuotitori speciali esercitano le loro funzioni sotto la vigilanza e secondo le direttive impartite dal Responsabile del Settore Finanziario, dai rispettivi Responsabili di Settore/Servizio, nel rispetto del presente regolamento. 6

7 TITOLO III RESA DEL CONTO DELL ECONOMO E DEGLI ALTRI AGENTI CONTABILI Art.20 Resa del conto giudiziale dell Economo e degli altri agenti contabili L Economo, i riscuotitori speciali, gli altri agenti contabili a denaro ed a materia (consegnatari dei beni), devono rendere conto della gestione entro 30 giorni dalla chiusura dell esercizio I modelli per la resa del conto devono risultare conformi a quelli stabiliti dal legislatore Il conto giudiziale deve dimostrare: a) il debito per le materie, il denaro e gli oggetti esistenti all inizio dell esercizio o della gestione; b) gli oggetti, il denaro e le materie avuti in consegna nel corso della gestione; c) il credito per gli oggetti, il denaro e le materie distribuite, versate, somministrate o altrimenti date; d) gli oggetti, il denaro, e le materie esistenti al termine dell esercizio Gli agenti contabili, a denaro e a materia, allegano al conto, per quanto di rispettiva competenza: a) il provvedimento di legittimazione del contabile alla gestione; b) la lista per tipologia di beni; c) copia degli inventari tenuti dagli agenti contabili; d) la documentazione giustificativa della gestione; e) i verbali dei passaggi di gestione; f) le verifiche ed i distacchi amministrativi e per annullamento, variazioni e simili; g) eventuali altri documenti richiesti dalla Corte dei Conti Ciascuna operazione di carico, scarico, trasformazione e consumazione deve essere giustificata dai singoli documenti comprovanti la regolarità delle operazioni effettuate Ove in un anno più titolari si siano succeduti in un ufficio, ciascuno di essi, separatamente, deve presentare il conto del periodo della propria gestione Se per congedo, permesso, malattia o altra causa venga affidato il servizio ad un sostituto, la gestione non si interrompe e il contabile deve comprendere nel suo conto giudiziale anche il periodo di tempo nel quale fu dalla predetta persona sostituito Ogni conto reso, non appena ricevuto, deve essere esaminato dal Responsabile del Settore Finanziario per verificare la completezza documentale e parificare i dati ed i valori in esse riportati con quelli risultanti dalle parallele scritture tenute negli uffici dell ente Le verifiche periodiche dell organo di revisione, di cui all art.223 del D.Lgs. 267 del 2000, accertano che il contabile rispetti le regole proprie della sua gestione, senza abusi o irregolarità e che tenga regolari scritture nonché la documentazione probatoria delle operazioni compiute L esito dell esame del conto reso deve rilevare lo stato creditorio e/o debitorio del contabile e deve concludersi con la proposta di discarico o con quella di addebito motivato al contabile. Art.21 Verifiche di cassa Oltre a quanto previsto dagli artt.223 e 224 del D.Lgs. n.267/2000 il Capo Servizio Economato effettua, con frequenza almeno trimestrale, il riscontro contabile generale delle giacenze di cassa con il giornale di cassa e conserva copia del verbale di riscontro agli atti del Servizio Possono essere effettuate verifiche autonome di cassa da parte del Responsabile del Settore Finanziario, del Revisore dei Conti, del Sindaco. Art.22 Ritardo nella presentazione del conto Quando il conto giudiziale non sia stato presentato entro il termine di cui all art.20, si procederà mediante compilazione del conto fatta d ufficio dall Amministrazione. In questo caso il contabile sarà invitato con atto notificato a riconoscerlo e sottoscriverlo, entro un termine stabilito Il conto si intenderà accettato se il contabile non abbia risposto all invito dall amministrazione nel termine prefissato. 7

8 TITOLO IV NORME TRANSITORIE E FINALI Art.23 Entrata in vigore Il presente regolamento entra in vigore dal 15/10/2016. Art.24 Rinvio ad altre disposizioni Per quanto non previsto dal presente regolamento si fa rinvio alle norme contenute nel D.Lgs. n.267 del 18/08/2000 e successive modificazioni ed integrazioni ed in altre disposizioni specifiche di legge. Art.25 Abrogazione di norme Dalla data di entrata in vigore del presente regolamento è abrogato il titolo X inerente il servizio di Economato, approvato con deliberazione di Consiglio Comunale n. 7 del 27/02/1998, nonché ogni altra norma regolamentare in contrasto con il presente regolamento. 8