Piano Strategico Territoriale Termini Imerese 2015

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1 Città di Termini Imerese Provincia di Palermo Piano Strategico Territoriale Termini Imerese 2015 Documento Definitivo Piano di Comunicazione e struttura di monitoraggio - art. 9, lett. f) e g) - Termini Imerese, 09 marzo 2007

2 INDICE I. Il Piano di Comunicazione... 1 Premessa Gli obiettivi ed i destinatari della comunicazione Le attività e gli strumenti... 4 II. La Struttura di Monitoraggio: il comitato di monitoraggio e L ufficio di Pianificazione e Controllo Strategico... 5 Premessa L Ufficio di Pianificazione e Controllo Strategico La normativa sul controllo strategico Le funzioni dell Ufficio di pianificazione e controllo strategico Definizione del modello organizzativo Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese - I -

3 I. IL PIANO DI COMUNICAZIONE Premessa L attività di comunicazione è di fondamentale importanza per stimolare una partecipazione efficace e produttiva della cittadinanza e del complesso degli interlocutori nella fase di attuazione del Piano Strategico Territoriale. Un buon Piano di comunicazione rende il processo di pianificazione trasparente. Invero, il tema della comunicazione è stato già considerato nella fase di progettazione del Piano Strategico; in quella sede è stato già sviluppato un autonomo piano di comunicazione al quale si rinvia per ogni approfondimento ritenuto necessario. In questa sede si identificheranno gli obiettivi, i destinatari e le conseguenti scelte strategiche per l attività di comunicazione della fase di attuazione del Piano Strategico Territoriale. Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese - 1 -

4 1. Gli obiettivi ed i destinatari della comunicazione L obiettivo dell attività di comunicazione è, in primo luogo, far conoscere alla comunità il Piano Strategico Territoriale. Con l attuazione del piano di comunicazione per la fase di progettazione è stato realizzato un clima favorevole alla condivisione delle scelte ed alla partecipazione attiva e consapevole, sia all interno dell Amministrazione sia da parte degli operatori e della comunità in genere. Il nuovo piano di comunicazione, invece, si pone in un ottica divulgativa: occorre che il Piano Strategico venga compreso da coloro i quali sono interessati dal processo di pianificazione. In secondo luogo, la comunicazione avrà l obiettivo di informare la comunità sugli stati di avanzamento dei singoli interventi. In terzo luogo, la comunicazione avrà come obiettivo di sollecitare la comunità a fornire contributi per il miglioramento continuo del processo di pianificazione strategica, anche attraverso l istituzionalizzazione dell attività di feedback. Gli obiettivi specifici del Piano di comunicazione, pertanto, sono stati individuati sulla base dei diversi destinatari dell attività di comunicazione; questi ultimi sono stati raggruppati all interno di categorie il più possibile omogenee, in considerazione del ruolo che ogni soggetto coinvolto nel progetto è chiamato ad assumere. Per ogni categoria di destinatario sono stati individuati, anche gli strumenti più idonei a dare massima efficacia e produttività all attività di comunicazione stessa. La tabella che segue sintetizza quanto su esposto: Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese - 2 -

5 Categorie di destinatari Comune Partenariato Portatori di interessi specifici 2 Comunità Cittadinanza Obiettivi specifici 1 responsabilizzare gli uffici e le risorse amministrative per l attuazione del Piano strategico Territoriale; 2 favorire un clima di coinvolgimento e collaborazione. 1 favorire una partecipazione attiva e consapevole; 2 creare un clima di condivisione; 1 Acquisire proposte di miglioramento delle iniziative avviate o nuove iniziative favorire la partecipazione consapevole ed efficace, attraverso iniziative tese a: - rendere visibile e comprensibile la natura del Piano Strategico e gli obiettivi che esso persegue, i risulta raggiunti - chiarire gli obiettivi della partecipazione e, quindi, il tipo di contributo richiesto agli interlocutori; 1 dare massima pubblicità al progetto allo scopo di stimolare la partecipazione attiva; 2 raccogliere ogni possibile contributo che i singoli possano offrire alla comprensione del territorio per la revisione della pianificazione 3 Aggiornare la comunità sullo stato di avanzamento dei singoli progetto Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese - 3 -

6 2. Le attività e gli strumenti Nel Piano di comunicazione sono, quindi, stati individuati i seguenti strumenti di comunicazione, ritenuti i più idonei allo scopo: Strumenti Logo/marchio Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese da inserire in tutti i manifesti o materiale pubblicitario di iniziative pertinenti al Piano Strategico; Bacheca elettronica accessibile ai dipendenti dell Amministrazione; Sito web del Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese; Area dedicata ai forum tematici nel sito web del Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese; Distribuzione mirata di materiale informativo; Campagna Istituzionale, da realizzarsi attraverso: Conferenza stampa di presentazione, da tenersi prima dopo l approvazione del Piano Strategico Territoriale; Poster 3 x 6 Affissioni e manifesti 70 x 100; Affissioni dinamiche (qualora si ritenga che queste garantiscano la necessaria visibilità); Inserzioni pubblicitarie sulla stampa quotidiana o su pubblicazioni a diffusione Cittadina, ove esistenti; Affissione di locandine nei principali locali di ritrovo della città (bar, pub, locali notturni, associazioni, ecc.); Spot su radio locali (3 passaggi da 15 al giorno x 30 gg.); Spot su televisioni locali (1 passaggio da 120 al giorno per 6 gg.); Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese - 4 -

7 II. LA STRUTTURA DI MONITORAGGIO: IL COMITATO DI MONITORAGGIO E L UFFICIO DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO STRATEGICO Premessa Il processo di pianificazione strategica non si esaurisce con la fase della stesura del Piano, ma prevede, in sede di attuazione del Piano Strategico Territoriale, la continua verifica e rielaborazione degli obiettivi e degli interventi e l adeguamento degli stessi ad eventuali nuove esigenze o condizioni economiche e sociali che dovessero determinarsi nel corso del tempo. Il processo di pianificazione strategica è, infatti, caratterizzato da una continua attività di discussione, monitoraggio, rielaborazione o correzione in corsa degli obiettivi e degli interventi definiti nel Piano. Tale caratteristica rende il Piano Strategico Territoriale uno strumento particolarmente flessibile anche nella fase della sua attuazione, durante la quale, come detto, l attività di pianificazione prosegue per rimodulare gli obiettivi o gli strumenti, qualora questi si dimostrino non più adeguati alla realtà locale, necessariamente in mutamento. Quindi, la fase successiva alla stesura del Piano Strategico, quella cioè che ne prevede l attuazione ma anche il monitoraggio continuo e la rimodulazione periodica, vedrà il coinvolgimento primario dell Amministrazione comunale. Essa, infatti, non ha soltanto il compito di definire le linee strategiche di indirizzo, ma dovrà anche partecipare, attraverso le proprie risorse interne, alle attività operative previste dalle varie fasi attuazione del Piano stesso. Si è già sottolineato che l Amministrazione comunale di Termini Imerese ha impiegato risorse interne per la gestione di progetti di programmazione e pianificazione per lo sviluppo, come dimostrato in occasione dell attuazione degli strumenti di programmazione negoziata e di governo del territorio, e in ultimo con questa stessa esperienza. Tuttavia, proprio in quest ultima esperienza, è emersa l importanza di identificare, a fianco del RUP, una struttura interna dedicata esclusivamente al progetto. Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese - 5 -

8 Tale struttura risulta più che mai utile in questa nuova fase, per consolidare all interno il know-how e l esperienza necessaria all attività di pianificazione strategica. Si ritiene, comunque, indispensabile la creazione di un comitato di monitoraggio, organismo di alta consulenza a supporto dell Amministrazione, di cui facciano parte, a titolo gratuito, i soggetti sottoscrittori del protocollo di intesa che ha dato avvio al Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese, nonché i progettisti interni ed esterni del Piano. Esso avrà il compito di verificare, sulla base dei report semestrali dell Ufficio di pianificazione e controllo strategico, lo stato di avanzamento del Piano e di stimolare le iniziative partenariali necessarie alla sua attuazione. Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese - 6 -

9 1. L Ufficio di Pianificazione e Controllo Strategico Il compito dell Ufficio di Pianificazione e controllo strategico è, in genere, quello di svolgere quell insieme di attività tese a supportare gli organi d indirizzo nell analisi della situazione di partenza, nella formulazione delle strategie e nella verifica del loro impatto e della loro attuazione. Nell ambito del Comune di Termini Imerese, la natura della funzione sarà quella di supportare il vertice politico nella valutazione delle politiche e nello sviluppo di meccanismi e strumenti per l attuazione delle politiche definite nel presente Piano. In altre parole, nella costruzione di processi di apprendimento istituzionale in grado di favorire il trattamento dei problemi collettivi e il pilotaggio degli apparati nella gestione delle politiche. Operativamente, per la costruzione del sistema di controllo strategico è necessario fissare alcuni punti chiave: Obiettivi chiari e definiti; Monitoraggio costante; Attenzione costante dei responsabili dei processi ( e quindi Segretario Generale e/o Direttore Generale, responsabili di settori e di servizi, posizioni organizzative e altro ancora); Collegamento periodico tra pianificazione strategica e risultati del monitoraggio (processo di feedback); Evitare unità centrali troppo numerose e rendiconti infarciti di dati o troppo prolissi; Discutere sia gli aggiornamenti dei piani con l amministrazione che le valutazioni della performance con la struttura. Il processo di valutazione e controllo strategico, inteso nei termini sopra indicati, è essenziale per la costruzione di un idoneo bilancio di mandato per i cittadini. Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese - 7 -

10 2. La normativa sul controllo strategico Il decreto legislativo 30 luglio 1999, n. 286, recante: Riordino e potenziamento dei meccanismi e strumenti di monitoraggio e valutazione dei costi, dei rendimenti e dei risultati dell attività svolta dalle amministrazioni pubbliche, a norma dell articolo 11 della L. 15 marzo 1997, n. 59 contiene i principi generali dei controlli interni presso le pubbliche amministrazioni. Gli articoli 1 e 6 della suddetta norma nazionale disciplinano La valutazione ed il controllo strategico come segue: Principi generali del controllo interno 1. Le pubbliche amministrazioni, nell ambito della rispettiva autonomia, si dotano di strumenti adeguati a: d) valutare l adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, programmi ed altri strumenti di determinazione dell indirizzo politico, in termini di congruenza tra risultati conseguiti e obiettivi predefiniti (valutazione e controllo strategico). l attività di valutazione e controllo strategico supporta l attività di programmazione strategica e di indirizzo politico amministrativo di cui agli articoli 3, comma 1, lettere b) e c), e 14 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29. Essa è pertanto svolta da strutture che rispondono direttamente agli organi di indirizzo politico amministrativo. Le strutture stesse svolgono, di norma, anche l attività di valutazione dei dirigenti direttamente destinatari delle direttive emanate dagli organi di indirizzo politico amministrativo, in particolare dai Ministri, ai sensi del successivo articolo 8; La Valutazione e controllo strategico 1. L attività di valutazione e controllo strategico mira a verificare, in funzione dell esercizio dei poteri di indirizzo da parte dei competenti organi, l effettiva attuazione delle scelte contenute nelle direttive ed altri atti di indirizzo politico. L attività stessa consiste nell analisi, preventiva e successiva, della congruenza e/o degli eventuali scostamenti tra le missioni affidate dalle norme, gli obiettivi operativi prescelti, le scelte operative effettuate e le risorse Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese - 8 -

11 umane, finanziarie e materiali assegnate, nonché nella identificazione degli eventuali fattori ostativi, delle eventuali responsabilità per la mancata o parziale attuazione, dei possibili rimedi. 2. Gli uffici ed i soggetti preposti all attività di valutazione e controllo strategico riferiscono in via riservata agli organi di indirizzo politico, con le relazioni di cui al comma 3, sulle risultanze delle analisi effettuate. Essi di norma supportano l organo di indirizzo politico anche per la valutazione dei dirigenti che rispondono direttamente all organo medesimo per il conseguimento degli obiettivi da questo assegnatigli. 3. Nelle amministrazioni dello Stato, i compiti di cui ai commi 1 e 2 sono affidati ad apposito ufficio, operante nell ambito delle strutture di cui all articolo 14, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, denominato servizio di controllo interno e dotato di adeguata autonomia operativa. La direzione dell ufficio può essere dal Ministro affidata anche ad un organo collegiale, ferma restando la possibilità di ricorrere, anche per la direzione stessa, ad esperti estranei alla pubblica amministrazione, ai sensi del predetto articolo 14, comma 2, del decreto n.29. I servizi di controllo interno operano in collegamento con gli uffici di statistica istituiti ai sensi del decreto legislativo 6 settembre 1989, n.322. Essi redigono almeno annualmente una relazione sui risultati delle analisi effettuate, con proposte di miglioramento della funzionalità delle amministrazioni. Possono svolgere, anche su richiesta del Ministro, analisi su politiche e programmi specifici dell amministrazione di appartenenza e fornire indicazioni e proposte sulla sistematica generale dei controlli interni nell amministrazione. Il Testo Unico nazionale degli enti locali ( Decreto Legislativo 18 agosto 2000, n.267) all art 147 conferma il sistema dei controlli interni previsto dal decreto legislativo 30 luglio 1999, n L art 147 stabilisce che Gli enti locali, nell ambito della loro autonomia normativa ed organizzativa, individuano strumenti e metodologie adeguati a:...d) valutare l adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, programmi ed altri strumenti di Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese - 9 -

12 determinazione dell indirizzo politico, in termini di congruenza tra risultati conseguiti e obiettivi predefiniti. I controlli interni sono ordinati secondo il principio della distinzione tra funzioni di indirizzo e compiti di gestione, quale risulta dagli articoli 3, comma 1, lettere b) e c). e 14 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e successive modificazioni ed integrazioni. L organizzazione dei controlli interni è effettuata dagli enti locali anche in deroga agli altri principi di cui all articolo 1, comma 2 del decreto legislativo 30 luglio 1999, n Per l effettuazione dei controlli di cui al comma 1, più enti locali possono istituire uffici unici, mediante convenzione che ne regoli le modalità di costituzione e di funzionamento. Nell ambito dei comitati provinciali per la pubblica amministrazione, d intesa con le province, sono istituite apposite strutture di consulenza e supporto, delle quali possono avvalersi gli enti locali per l esercizio dei controlli previsti dal decreto legislativo 30 luglio 1999, n A tal fine, i predetti comitati possono essere integrati con esperti nelle materie di pertinenza. Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese

13 3. Le funzioni dell Ufficio di pianificazione e controllo strategico L Ufficio di Pianificazione e controllo strategico assolverà a diverse funzioni, riassumibili in due diverse linee di attività : 1. Pianificazione e Controllo Strategico; rientrano in questa linea di attività le seguenti funzioni: supporto all attività di programmazione (pianificazione) strategica e di indirizzo politico amministrativo ed alla revisione del Piano Strategico Territoriale; analisi dell impatto economico, finanziario e sociale degli interventi contenuti nel Piano strategico Territoriale a cui corrisponde una spesa per il bilancio comunale o somme erogate da organi sovranazionali in virtù di progetti appositamente finanziati; effettuazione di studi ed analisi a supporto delle altre decisioni dell organo politico (decisioni in termini di definizione di norme, obiettivi, programmi, progetti, direttive, incarichi). 2. Controllo Strategico; rientrano in questa linea di attività le seguenti funzioni: rilevazione periodica, attraverso appositi report, dello stato di attuazione degli interventi programmati in seno al Piano Strategico. Il report rappresenta una scheda di rilevazione dati, che può essere in formato cartaceo o elettronico (file), interattiva, cioè formata in parte da dati desunti dal sistema informativo e da una parte di campi liberi in cui il responsabile deve inserire i dati non estrapolabili automaticamente e motivare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi; valutazione concomitante e successiva (ex-post) dei risultati prodotti dagli interventi adottati ed attuati in seno al Piano, e loro comparazione con i risultati attesi. Si tratta, in questo caso, di operare una valutazione di merito e di metodo rispetto all intervento perseguito, anche al fine di correggersi successivamente in funzione degli errori commessi; verifica dell adeguatezza della macchina organizzativa. Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese

14 Le funzioni dell Ufficio di pianificazione e controllo strategico incidono anche nel processo di budgeting. La formulazione del bilancio, infatti, dovrà prendere spunto dalla definizione degli obiettivi e dei concreti programmi d azione contenuti nel Piano Strategico. Seguono successivamente le fasi dell esecuzione e della misurazione, a consuntivo, dei risultati raggiunti. Dal confronto obiettivi e risultati e dalla successiva analisi degli scostamenti prenderà avvio la procedura per individuare le azioni correttive necessarie per modificare, in fase di esecuzione, i programmi previsti, ovvero incidere direttamente sui programmi stessi, modificandone le modalità o i tempi di esecuzione. Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese

15 4. Definizione del modello organizzativo Sotto il profilo organizzativo, l Ufficio si configura come struttura di staff che risponde direttamente all organo politico. L Ufficio presenta semestralmente al vertice politico del Comune una relazione intermedia ed annualmente una relazione finale. La struttura deve interagire costantemente con i Settori ed i Servizi da cui dipende direttamente l elaborazione degli strumenti di programmazione e fruisce della collaborazione informativa periodica dell Unità operativa di controllo di gestione. Piano Strategico Territoriale di Termini Imerese