Whitepaper FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B. Il Provvedimento Direttoriale n /2018 dell Agenzia delle Entrate

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1 Whitepaper FATTURAZIONE ELETTRONICA B2B Il Provvedimento Direttoriale n /2018 dell Agenzia delle Entrate

2 Sommario 1. LA FATTURA ELETTRONICA COME OPPORTUNITÀ IL PROVVEDIMENTO 89757/2018 DELL AGENZIA DELLE ENTRATE Definizione, contenuto e predisposizione della fattura elettronica Trasmissione della fattura elettronica al SdI e controlli sui file Recapito della fattura elettronica Data di emissione e ricezione della fattura elettronica Intermediari Note di variazioni e autofattura Conservazione digitale a norma Servizi di ausilio per il processo di fatturazione elettronica Trasmissione telematica dei dati delle operazioni transfrontaliere Trattamento dati SITOGRAFIA

3 1. La fattura elettronica come opportunità Con l atteso Provvedimento n /2018 pubblicato lo scorso 30 aprile, l Agenzia delle Entrate ha finalmente presentato le Regole Tecniche per l emissione, la ricezione e, in generale, la gestione delle fatture elettroniche, spazzando via definitivamente le speranze di tutti coloro che credevano (o speravano) in una possibile proroga dell obbligo imposto dalla Legge di Stabilità Ormai infatti è ufficiale, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutti a partire da gennaio 2019, e gli unici soggetti esclusi saranno i soli appartenenti al regime di vantaggio (minimi e forfettari). Per tutti gli altri invece, non c è via di scampo. Sarà opportuno farsi trovare pronti entro e non oltre la deadline del 1 gennaio, pena la possibilità di imbattersi nel pericoloso vortice delle sanzioni previste dal D.lgs. n. 471/1997. Ma come spesso si dice, non tutto il male viene per nuocere. Considerare la fatturazione elettronica come un fastidioso ed incombente obbligo da rispettare, non è l impostazione corretta. La fatturazione elettronica deve invece essere colta come un occasione consapevole e vantaggiosa per aziende e professionisti, come un opportunità di grande crescita verso una progressiva dematerializzazione di tutti i processi aziendali. La fattura elettronica, ovvero, rappresenta il punto di partenza di un lungo ma utile viaggio, fatto di diverse tappe, ciascuna a un passo sempre più vicino dalla meta: la digitalizzazione dei processi. Un viaggio che è possibile fare in compagnia di un amico fidato, di un esperto che conosca bene il percorso, che sappia come rispondere alle eventuali criticità e che sia in grado di supportare l azienda con la competenza normativa e tecnologica necessaria. Indicom Group infatti, da oltre 20 anni è al fianco di imprese, associazioni di categoria e professionisti che accompagna costantemente con servizi di Information Management verso la dematerializzazione dei processi. Scopri come Indicom può supportarti nell attivazione e gestione di fatture elettroniche B2B e degli altri servizi complementari, per una completa digitalizzazione dell intero ciclo order-to-pay. CONTATTACI 3

4 2. Il Provvedimento 89757/2018 dell Agenzia delle Entrate Preso atto dunque che la fatturazione elettronica rappresenta solo il mezzo e non il fine per arrivare alla digitalizzazione dei processi aziendali, concentriamoci ora su quanto espresso dal Provvedimento attuativo 89757/2018 emanato dall Agenzia delle Entrate nel quale vengono presentate le specifiche tecniche ed alcune interessanti novità sul tema. Tra queste, una in particolare ha destato maggiore interesse: nel Provvedimento si evince infatti che i servizi forniti per gestire il processo di Fatturazione Elettronica B2B saranno molteplici, da un app per la predisposizione e trasmissione al SdI della fattura elettronica ad un software da installare su PC, da un servizio web di generazione di un codice a barre bidimensionale (QRCode) a servizi di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche emesse e ricevute. Si badi che, sebbene questi strumenti gratuiti forniti dall Agenzia delle Entrate siano considerabili come utili e validi, è chiaro che con tutta probabilità potranno essere utilizzati dalle sole realtà piccole o dalle singole partite IVA. A livello medio-grande infatti è impensabile l attivazione del processo di fatturazione elettronica mediante l utilizzo di questi servizi, un po perché non farebbero altro che rallentare i processi in essere a causa dell evidente gestione manuale che richiedono, e un po perché sarebbe controproducente e deleterio per queste imprese concentrare risorse e tempo su attività a basso valore aggiunto piuttosto che sul proprio core business. Ecco perché per le aziende di media o grande dimensione sarà necessario implementare un processo digitalizzato e automatico. Di nuovo, ritorniamo parlare di dematerializzazione e digitalizzazione dei processi. Ma andiamo per ordine e analizziamo, punto per punto, il Provvedimento dell Agenzia delle Entrate. Di seguito, presentiamo alcuni punti salienti, mentre per tutte le altre specificità rimandiamo al provvedimento stesso. 2.1 Definizione, contenuto e predisposizione della fattura elettronica Nel primo paragrafo del provvedimento, l Agenzia delle Entrate definisce alcune peculiarità della fattura elettronica ed il perimetro entro cui essa possa definirsi tale. La fattura elettronica innanzitutto è un documento informatico strutturato, in formato XML (extensible Markup Language), trasmesso e recapitato solo attraverso il Sistema di Interscambio. 4

5 Tale documento deve obbligatoriamente contenere le informazioni definite dall art. 21 DPR n. 633/1972 (nel caso di fattura semplificata quelle stabilite dall art. 21bis del medesimo decreto) nonché le altre informazioni presenti nelle specifiche tecniche indicate nell Allegato A al Provvedimento. In questa sezione inoltre il Provvedimento conferma la possibilità di arricchire i contenuti previsti dalla normativa con altre informazioni in grado di permettere l integrazione nella gestione del ciclo attivo e passivo dei contribuenti. Confermata anche la possibilità di predisporre, trasmettere e ricevere le fatture elettroniche passando dal Sistema di Interscambio anche mediante software e piattaforme privati. 2.2 Trasmissione della fattura elettronica al SdI e controlli sui file Viene qui ribadito ancora una volta che i soggetti che devono trasmettere la fattura elettronica al Sistema di Interscambio sono i soggetti obbligati alla sua emissione che possono, per la gestione delle comunicazioni con SdI, avvalersi di terzi. Tra le possibili modalità di trasmissione della fattura elettronica al Sistema di interscambio, il provvedimento individua le seguenti: a) posta elettronica certificata (PEC) b) servizi informatici messi a disposizione dall Agenzia delle entrate (procedura web e l app) c) sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello web service d) sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP Per le modalità c) e d) è richiesto l accreditamento al Sistema di Interscambio. Quest ultimo, prima di effettuare l inoltro al destinatario della fattura elettronica, effettua i dovuti controlli; nel caso in cui i questi avessero un esito negativo, la fattura sarà considerata come non emessa e verrà inviata al soggetto trasmittente una ricevuta di scarto. Per contro, se i controlli dovessero comportare un esito positivo, il trasmittente riceverà una notifica di buon esito. I tempi di elaborazione da parte di Sistema di Interscambio possono arrivare fino ad un massimo di cinque giorni. 5

6 Fonte: Agenda Digitale Fatturazione elettronica, ecco le regole dell Agenzia delle Entrate (provvedimento e circolare): che c è da sapere del 2 Maggio 2018 Come riportato nell immagine di sopra, il Provvedimento modifica e semplifica il flusso di emissione della fattura elettronica rispetto al flusso attuale. In particolare dal flusso si evince che: 1. viene eliminata la notifica d esito 2. viene eliminata la notifica di decorrenza termini 6

7 3. viene eliminata l attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito Infine, per quanto concerne la firma elettronica, si ricorda che qualora il file della fattura sia firmato elettronicamente, il Sistema di Interscambio effettuerà il controllo sulla validità del certificato di firma; anche in questo caso, se l esito risulterà negativo, il file verrà scartato con invio di notifica di scarto e la fattura elettronica sarà considera come non emessa. 2.3 Recapito della fattura elettronica Una volta superati i controlli necessari, la fattura elettronica verrà recapitata dal Sistema di Interscambio al cessionario/committente oppure all Intermediario da lui incaricato alla ricezione. Indicom è in grado di ricevere le fatture elettroniche da parte dei fornitori dei propri Clienti mettendo loro a disposizione il codice destinatario di riferimento e assicurando la gestione del ciclo passivo B2B. Di nuovo, il Provvedimento ribadisce che le modalità di recapito previste sono: a) sistema di posta elettronica certificata (PEC) b) sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello web service ; c) sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP Si ricorda che per le modalità b) e c) è richiesto l accreditamento al Sistema di Interscambio. Nel caso in cui fosse impossibile - per cause tecniche non imputabili al Sistema di Interscambio - recapitare la fattura elettronica al destinatario, l Agenzia delle Entrate renderà disponibile al cessionario/committente la fattura elettronica nella propria area riservata del sito web, comunicandolo al soggetto trasmittente. Il cedente/prestatore sarà quindi tenuto a informare tempestivamente il cessionario/committente che l originale della fattura elettronica è a sua disposizione nell area riservata del sito web dell Agenzia delle Entrate. In questa sezione del Provvedimento è inserita anche una interessante novità, vale a dire la possibilità di emettere una fattura elettronica anche ad un soggetto passivo persona fisica (inserendo come CodiceDestinatario o lasciando il campo dell indirizzo PEC vuoto): in conseguenza di ciò, questi soggetti avranno la possibilità di vedere la propria fattura direttamente dall area riservata dal portale dell Agenzia delle Entrate. 7

8 Lo stesso meccanismo potrà essere utilizzando per l emissione delle fatture nei confronti di soggetti che rientrano nel cosiddetto regime di vantaggio. 2.4 Data di emissione e ricezione della fattura elettronica In questa lunga sezione, l Agenzia delle Entrate ribadisce, tra le altre cose, che la data di emissione della fattura elettronica è individuata nella data inserita nel campo Data della sezione DatiGenerali del file della fattura elettronica. Questa è obbligatoria in fattura (art. e 21bis del DPR 633/72), e corrisponde al momento in cui l imposta diventa esigibile. Il Provvedimento riafferma inoltre che la fattura elettronica scartata dal Sistema di Interscambio a seguito dei controlli si considera come non emessa e, se registrata contabilmente, dovrà essere stornata con una nota di variazione interna. Per quanto riguarda invece il momento di detraibilità IVA, la data di ricezione può essere rappresentata dalla data di consegna, per le fatture correttamente recapitate, oppure, per le fatture depositate nell area dedicata, la data di messa a disposizione o la data di presa visione, a seconda del motivo che ha generato la mancata consegna (cap. 3.4). 2.5 Intermediari Il Provvedimento ribadisce qui la possibilità di avvalersi di un intermediario per inviare e ricevere fatture elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio. Nello specifico, per la ricezione delle proprie fatture, Il cessionario/committente può ricevere dal SdI le fatture elettroniche attraverso un intermediario, comunicando al cedente/prestatore l indirizzo telematico (codice destinatario o PEC) dell intermediario stesso. Indicom è accreditato al Sistema di Interscambio e pertanto può essere scelto come Intermediario per l invio e la ricezione di fatture elettroniche: CONTATTACI per richiedere maggiori informazioni sul servizio di fatturazione elettronica B2B riservato ad Imprese, Studi di Commercialisti, Associazioni di Categoria e Software House. 8

9 2.6 Note di variazioni e autofattura Per i documenti Nota di Credito e Nota di Debito (DPR IVA 633/1972 art. 26) valgono le stesse regole di quanto detto in precedenza. Nel caso in cui il cedente/prestatore abbia effettuato la registrazione contabile della fattura elettronica per la quale ha ricevuto una ricevuta di scarto dal Sistema di Interscambio, viene effettuata se necessario una variazione contabile valida ai soli fini interni senza la trasmissione di alcuna nota di variazione al Sistema di Interscambio. 2.7 Conservazione digitale a norma Preso atto che ogni fattura elettronica inviata o ricevuta attraverso il Sistema di Interscambio deve obbligatoriamente essere conservate digitalmente a norma (DMEF 17/06/2014), il Provvedimento annuncia la possibilità - per tutti i contribuenti residenti, stabiliti o identificati in Italia - di conservare gratuitamente le fatture elettroniche le note di variazione inviate e ricevute attraverso il SdI, usufruendo del servizio messo a disposizione sul proprio sito dalla stessa Agenzia delle Entrate. Per utilizzare il servizio di conservazione dell Agenzia delle Entrate è necessario aderirvi in maniera esplicita ed accettarne le condizioni; resta sempre possibile scegliere di utilizzare un fornitore terzo (come Indicom) oppure conservarle da sé, a patto di rispettare quanto stabilito dal DMEF 17 giugno Si ricorda che il processo di conservazione gratuito messo a disposizione dell Agenzia delle Entrate non contempla la conservazione delle notifiche prodotte dal Sistema di Interscambio (scarto, consegna, ) 2.8 Servizi di ausilio per il processo di fatturazione elettronica Tra le novità, il Provvedimento annuncia che verranno messi a disposizione degli operatori soggetti passivi IVA i seguenti servizi: un software installabile su PC per la predisposizione della fattura elettronica una procedura web e un app per la predisposizione e trasmissione al SdI della fattura elettronica; 9

10 un servizio web di generazione di un codice a barre bidimensionale (QRCode) utile per l acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA del cessionario/committente e del relativo indirizzo telematico. un servizio di registrazione mediante il quale il cessionario/committente, o per suo conto un intermediario, può indicare al Sistema di Interscambio il canale e l indirizzo telematico preferito per la ricezione dei file un servizio di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio all interno di un area riservata del sito dell Agenzia delle Entrate servizi web informativi, di assistenza, di sperimentazione del processo di fatturazione elettronica 2.9 Trasmissione telematica dei dati delle operazioni transfrontaliere Con riferimento alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, gli operatori IVA residenti trasmettono le seguenti informazioni: la data del documento comprovante l operazione la data di registrazione il numero del documento la base imponibile l aliquota IVA applicata l imposta (oppure, se mancante, la tipologia dell operazione). La trasmissione è effettuata entro l ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso ovvero a quello della data di ricezione del documento comprovante l operazione. Per data di ricezione si intende la data di registrazione dell operazione ai fini della liquidazione dell IVA. Per le sole fatture emesse, le comunicazioni relative alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato possono essere eseguite trasmettendo al sistema dell Agenzia delle Entrate l intera fattura emessa, in un file nel formato XML standard e compilando solo il campo CodiceDestinatario con un codice convenzionale indicato nelle specifiche tecniche allegate al provvedimento. 10

11 2.10 Trattamento dati Nel Provvedimento si precisa infine che in caso di attività di controllo, l Agenzia delle Entrate e la Guardia di Finanza hanno la facoltà di consultare le fatture elettroniche e le note di variazione soltanto dopo aver preventivamente formalizzato l apposita comunicazione al contribuente. 3. SITOGRAFIA Provvedimento n / Agenzia delle Entrate Allegato A del Provvedimento Agenda Digitale 11