EUROPOL. CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DI EUROPOL Regolamento interno (2018/C 37/06)

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1 IT Gazzetta ufficiale dell'unione europea C 37/19 EUROPOL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DI EUROPOL Regolamento interno (2018/C 37/06) IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE, visto il regolamento (UE) 2016/794 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 maggio 2016, che istituisce l'agenzia dell'unione europea per la cooperazione nell'attività di contrasto (Europol) e sostituisce e abroga le decisioni del Consiglio 2009/371/GAI, 2009/934/GAI, 2009/935/GAI, 2009/936/GAI e 2009/968/GAI ( 1 ) (di seguito il «regolamento Europol»), in particolare l articolo 11, paragrafo 1, lettera t), considerando quanto segue: (1) È necessario migliorare la governanza di Europol, cercando di aumentare l efficienza e snellendo le procedure. (2) È opportuno che la Commissione e gli Stati membri siano rappresentati nel consiglio di amministrazione di Europol, in modo da controllarne efficacemente l operato. (3) Il consiglio di amministrazione adotta il suo regolamento interno, comprese le disposizioni relative ai compiti e al funzionamento del proprio segretariato. HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO INTERNO: Articolo 1 Composizione del consiglio di amministrazione 1. Il consiglio di amministrazione è composto da un rappresentante di ciascuno Stato membro e da un rappresentante della Commissione. Ciascun rappresentante ha diritto di voto. 2. Ogni membro del consiglio di amministrazione è rappresentato da un supplente. Il supplente assume la rappresentanza del membro eventualmente assente. Sia il membro titolare sia il supplente possono partecipare a una riunione del consiglio di amministrazione. 3. I membri titolari e supplenti del consiglio di amministrazione sono nominati tenendo conto delle loro conoscenze in materia di cooperazione nell attività di contrasto nonché delle pertinenti competenze gestionali, amministrative e di bilancio. 4. Si tiene conto altresì del principio di una rappresentanza di genere equilibrata nel consiglio di amministrazione. 5. Fatto salvo il diritto degli Stati membri e della Commissione di porre fine al mandato dei membri e dei loro supplenti, l appartenenza al consiglio di amministrazione ha una durata di quattro anni, prorogabile. 6. Tutte le parti rappresentate nel consiglio di amministrazione dovrebbero sforzarsi di limitare l avvicendamento dei rispettivi rappresentanti nell ottica di assicurare la continuità dei lavori del consiglio di amministrazione. 7. Gli Stati membri e la Commissione notificano al segretariato del consiglio di amministrazione la nomina e la cessazione delle funzioni dei rispettivi membri titolari e supplenti. Il segretariato tiene aggiornato l elenco dei membri del consiglio di amministrazione. Articolo 2 Presidente e vicepresidente 1. Il consiglio di amministrazione elegge un presidente e un vicepresidente scegliendoli nell ambito del gruppo di tre Stati membri che hanno congiuntamente preparato il programma di 18 mesi del Consiglio. Essi assumono tali funzioni per il periodo di 18 mesi corrispondente a detto programma del Consiglio. Durante tale periodo il presidente non ricopre l incarico di rappresentante del proprio Stato membro in seno al consiglio di amministrazione e non ha diritto di voto. Se il presidente o il vicepresidente cessano di far parte del consiglio di amministrazione in un qualsiasi momento durante il mandato da presidente o vicepresidente, tale mandato termina automaticamente alla stessa data. ( 1 ) GU L 135 del , pag. 53.

2 C 37/20 IT Gazzetta ufficiale dell'unione europea Il presidente è responsabile, in particolare, del corretto funzionamento del consiglio di amministrazione nello svolgimento dei suoi compiti, previsti dal regolamento Europol. 3. Ogniqualvolta il presidente è impossibilitato a svolgere le proprie funzioni, è sostituito dal vicepresidente. 4. Il presidente e il vicepresidente sono eletti a maggioranza di due terzi dei membri del consiglio di amministrazione. L elezione del presidente e del vicepresidente avviene al più tardi durante l ultima riunione precedente al successivo programma di 18 mesi del Consiglio, di cui all articolo 2, paragrafo 1, del presente regolamento. 5. Le candidature per il presidente e vicepresidente sono presentate al segretariato non oltre venti giorni di calendario prima dell inizio della riunione in cui si svolge l elezione. Il segretariato invia le candidature così ricevute ai membri del consiglio di amministrazione non oltre quattordici giorni di calendario prima della riunione del consiglio di amministrazione in cui si svolge l elezione. Articolo 3 Riunioni del consiglio di amministrazione 1. Le riunioni del consiglio di amministrazione sono indette dal presidente. Il consiglio di amministrazione è informato della data di una riunione ordinaria al più tardi in occasione della riunione precedente. 2. Il consiglio di amministrazione tiene almeno due riunioni ordinarie all anno. Si riunisce inoltre su iniziativa del presidente o su richiesta della Commissione o di almeno un terzo dei suoi membri. In tali casi, il presidente convoca la riunione entro trenta giorni di calendario dal ricevimento della richiesta o quattordici giorni di calendario in caso di urgenza. 3. Le riunioni si tengono presso la sede di Europol, se non diversamente disposto dal presidente del consiglio di amministrazione. Articolo 4 Ordine del giorno delle riunioni 1. Il presidente del consiglio di amministrazione prepara un progetto di ordine del giorno per ciascuna riunione, che viene inviato dal segretario del consiglio di amministrazione ai membri e al direttore esecutivo almeno quattordici giorni di calendario prima della riunione. Qualora si convochi una riunione straordinaria, il progetto di ordine del giorno è inviato entro una settimana che precede la riunione. 2. Il progetto di ordine del giorno comprende i punti richiesti da un membro o dal direttore esecutivo, purché la relativa documentazione sia messa a disposizione del presidente almeno sedici giorni di calendario prima della riunione. 3. Nel progetto di ordine del giorno possono figurare soltanto i punti per i quali la relativa documentazione sia stata trasmessa ai membri e al direttore esecutivo entro e non oltre la data di invio del progetto di ordine del giorno, salvo diversa decisione del presidente. 4. Il consiglio di amministrazione adotta l ordine del giorno all inizio della riunione. Articolo 5 Partecipazione e deliberazioni 1. Il numero legale dei votanti è raggiunto quando sono presenti tre quarti dei membri del consiglio di amministrazione. In mancanza del numero legale, il presidente scioglie la riunione e ne convoca un altra quanto prima. Per questa seconda riunione il numero legale è raggiunto quando sono presenti due terzi dei membri. I membri che delegano il loro voto non sono considerati nel conteggio del numero legale. 2. Il direttore esecutivo partecipa alle deliberazioni del consiglio di amministrazione. 3. Il consiglio di amministrazione può invitare a partecipare alle sue riunioni, in veste di membro senza diritto di voto, ogni persona il cui parere possa essere rilevante per le discussioni, compreso, se del caso, un rappresentante del gruppo di controllo parlamentare congiunto. 4. Alle riunioni i membri e i membri supplenti del consiglio di amministrazione possono farsi assistere da consulenti o esperti. 5. Il presidente conduce la riunione dando la precedenza ai membri che intendono sollevare questioni procedurali o preliminari.

3 IT Gazzetta ufficiale dell'unione europea C 37/21 6. Su proposta del presidente o su richiesta di un membro, il consiglio di amministrazione può decidere di riunirsi a porte chiuse, stabilendo la partecipazione alla riunione. 7. Le riunioni si svolgono nel rispetto del regime linguistico interno di Europol, come deciso dal consiglio di amministrazione in conformità dell articolo 64, paragrafo 2, del regolamento Europol. Articolo 6 Modalità di votazione 1. Il consiglio di amministrazione delibera a maggioranza dei suoi membri, salvo se diversamente previsto dal regolamento Europol. 2. È richiesta una maggioranza di due terzi dei membri del consiglio di amministrazione per: a) l adozione del documento contenente la programmazione pluriennale di Europol e il programma di lavoro annuale per l anno successivo; b) l adozione del bilancio annuale di Europol; c) l elezione del presidente e del vicepresidente; d) la decisione relativa a qualsiasi controversia tra Europol e uno Stato membro in merito alla responsabilità finale del risarcimento nei confronti di chiunque abbia subito un danno cagionato da un trattamento illecito dei dati; e) la decisione riguardante le proposte da formulare al Consiglio relative alla nomina del direttore esecutivo e dei vicedirettori esecutivi, alla proroga del loro mandato o alla loro rimozione dall incarico; f) la decisione riguardante il regime linguistico interno di Europol. 3. Ogni membro dispone di un voto. In assenza di un membro con diritto di voto, il supplente è abilitato a esercitare il suo diritto di voto. 4. Ogni membro può delegare il proprio voto a un altro membro del consiglio di amministrazione. Ogni membro può ricevere un solo voto per delega da un altro membro. Il membro che delega il voto comunica per iscritto al presidente il nome del membro autorizzato a votare in sua vece, come pure qualsiasi restrizione posta al voto. 5. Il direttore esecutivo non partecipa alla votazione. 6. Il consiglio di amministrazione procede al voto su iniziativa del presidente, il quale apre la procedura di votazione anche su iniziativa di un membro, qualora vi sia l accordo della maggioranza dei membri. 7. Per ciascuna decisione adottata dal consiglio di amministrazione è indicata la ripartizione dei voti. La decisione è corredata di una nota che riporta i pareri espressi dalla minoranza, se quest ultima lo richiede. Il voto è espresso per alzata di mano; se questa procedura è contestata, si ricorre all appello nominale. 8. Su richiesta di uno dei membri o qualora il presidente decida in tal senso, le decisioni e le nomine formano oggetto di una votazione a scrutinio segreto. In caso di votazione a scrutinio segreto, il presidente, assistito da altri due membri, procede al computo dei voti e proclama immediatamente i risultati della votazione. Il presidente può autorizzare i membri a rilasciare una breve dichiarazione di voto. 9. Il consiglio di amministrazione può altresì deliberare tramite procedura scritta, a norma dell articolo 7 del presente regolamento. Articolo 7 Procedura scritta 1. Il presidente, quando ritiene che le circostanze lo giustifichino, può invitare il consiglio di amministrazione ad adottare una decisione o esprimere il suo parere su un tema specifico tramite procedure scritte. Se la proposta di ricorrere a una procedura scritta non è stata decisa in sede di riunione, i membri possono esprimere obiezioni per iscritto al presidente. 2. Le procedure scritte sono adottate mediante procedura di approvazione tacita, se non diversamente specificato.

4 C 37/22 IT Gazzetta ufficiale dell'unione europea La normale durata delle procedure scritte è quattordici giorni di calendario, salvo diversa decisione del presidente motivata dall urgenza. Il parere espresso da un membro del consiglio di amministrazione è messo a disposizione degli altri membri. 4. Il risultato di una procedura scritta è notificato senza indugio dal segretariato al consiglio di amministrazione. 5. Le decisioni adottate mediante procedura scritta sono messe a verbale nella successiva riunione del consiglio di amministrazione. Articolo 8 Processi verbali delle riunioni 1. Di ogni riunione del consiglio di amministrazione il segretariato, sotto la responsabilità del presidente, redige un progetto di processo verbale contenente: a) un sommario delle discussioni; b) le decisioni adottate dal consiglio di amministrazione con l indicazione della ripartizione dei voti, compreso un elenco dei voti per delega in caso di voto formale; c) i documenti sottoposti al consiglio di amministrazione; d) l elenco dei membri presenti. 2. Il consiglio di amministrazione approva il progetto di processo verbale tramite procedura scritta o nella riunione successiva. Il documento è sottoposto al consiglio di amministrazione per approvazione soltanto se è stato inviato ai membri almeno due settimane prima della riunione. Esso è inoltre trasmesso al direttore esecutivo. 3. Le proposte di modifica del progetto di processo verbale vengono presentate per iscritto al segretariato se adottate mediante procedura scritta o proposte all inizio della riunione durante la quale devono essere approvate. 4. Una volta approvato, il processo verbale è firmato dal presidente e dal segretario del consiglio di amministrazione. Articolo 9 Gruppi di lavoro del consiglio di amministrazione 1. Il consiglio di amministrazione può istituire gruppi di lavoro su tutte le questioni di sua competenza, definendone i compiti e le responsabilità. 2. I membri del consiglio di amministrazione sono rappresentati nei gruppi di lavoro, i quali sono presieduti da un membro del consiglio di amministrazione o da un esperto di alto livello nominato dal consiglio di amministrazione. La procedura per la nomina del presidente di un gruppo di lavoro è quella di cui all articolo 2 del presente regolamento. I rappresentanti del consiglio di amministrazione si impegnano a partecipare attivamente ai gruppi di lavoro. 3. Europol è invitato a partecipare alle riunioni dei gruppi di lavoro. Anche gli esperti possono essere invitati a partecipare alle riunioni del gruppo di lavoro. 4. I gruppi di lavoro: a) discutono ed elaborano proposte da sottoporre al consiglio di amministrazione; b) conducono la loro attività sulla base di comunicazioni orali o di documenti presentati almeno due settimane prima delle riunioni, salvo diversa decisione del loro presidente; c) su richiesta, riferiscono al consiglio di amministrazione attraverso il loro presidente; d) sono assistiti dal segretariato del consiglio di amministrazione; e) vengono sciolti appena conclusi i compiti loro affidati. In caso di mandato a lungo termine, il consiglio di amministrazione valuta periodicamente la necessità di prorogarli.

5 IT Gazzetta ufficiale dell'unione europea C 37/23 Articolo 10 Riservatezza Fatto salvo l articolo 11 del presente regolamento, i lavori e le deliberazioni del consiglio di amministrazione sono soggetti all obbligo del segreto professionale, come previsto all articolo 339 del trattato sul funzionamento dell Unione europea, sempre che il consiglio di amministrazione non decida diversamente. Anche dopo la cessazione delle loro funzioni, i membri e le altre persone presenti alle riunioni sono tenuti ad osservare tale dovere. Articolo 11 Trasparenza 1. Europol pubblica sul suo sito web l elenco dei membri del consiglio di amministrazione. 2. I membri del consiglio di amministrazione rendono al segretariato una dichiarazione di interessi, che sarà resa pubblica sul sito web di Europol in linea con le regolamentazioni interne per la prevenzione e la gestione dei conflitti di interesse in relazione ai membri del consiglio di amministrazione. 3. Previa autorizzazione del presidente e in consultazione con il consiglio di amministrazione, ai sensi dell articolo 65, paragrafo 4, del regolamento Europol, il segretariato pubblica le sintesi dei risultati delle riunioni del consiglio di amministrazione sul sito web di Europol. La pubblicazione di dette sintesi è limitata o omessa su base temporanea o permanente qualora essa rischi di compromettere lo svolgimento dei compiti di Europol, tenendo conto degli obblighi del segreto e della riservatezza nonché del carattere operativo di Europol. 4. L accesso ai documenti del consiglio di amministrazione è effettuato secondo le modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione ( 1 ), per quanto riguarda i documenti di Europol. Articolo 12 Documentazione del consiglio di amministrazione 1. Il segretariato tiene un archivio, sia in formato elettronico che su supporto cartaceo, della documentazione del consiglio di amministrazione. 2. Ogni presidente entrante controlla la documentazione del consiglio di amministrazione, redigendo a tal fine un documento da sottoporre all approvazione del consiglio in occasione della prima riunione ordinaria. Articolo 13 Segretariato del consiglio di amministrazione 1. Il consiglio di amministrazione è assistito da un segretariato fornito da Europol. 2. Il consiglio di amministrazione nomina un segretario, che è soggetto allo statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti e rende conto unicamente al consiglio di amministrazione nell esercizio delle sue funzioni. 3. Il segretariato svolge le funzioni affidategli dal presidente, di fronte al quale ne risponde. In particolare, il segretariato: a) è strettamente e costantemente coinvolto nell organizzare, coordinare e assicurare la coerenza dell operato del consiglio di amministrazione, compreso l operato dei gruppi di lavoro, sotto la responsabilità e la guida del presidente; b) assiste il presidente nell esercizio delle sue funzioni; c) fornisce al consiglio di amministrazione gli strumenti necessari per l espletamento delle sue funzioni; d) è responsabile dell espletamento delle altre funzioni affidate dal consiglio di amministrazione o dal presidente nell interesse di Europol. Articolo 14 Corrispondenza La corrispondenza destinata al consiglio di amministrazione è inviata al presidente del consiglio di amministrazione e la sua gestione è affidata al segretariato. ( 1 ) GU L 145 del , pag. 43.

6 C 37/24 IT Gazzetta ufficiale dell'unione europea Articolo 15 Rimborso delle spese 1. Europol sostiene le spese di viaggio e di alloggio del presidente del consiglio di amministrazione e dei gruppi di lavoro eventualmente istituiti da quest ultimo. 2. Europol sostiene le spese di viaggio dei membri titolari e supplenti del consiglio di amministrazione che rappresentano gli Stati membri e di non più di due esperti per delegazione. Ogni delegazione sostiene le spese di alloggio dei suoi membri ed esperti. Le spese di altri esperti sono a carico della rispettiva delegazione. 3. Europol si fa carico delle spese di viaggio e di alloggio sostenute dagli esperti invitati dal consiglio di amministrazione a fini di consulenza in conformità dell articolo 5, paragrafi 3 e 4, e dell articolo 9, paragrafo 3, del presente regolamento interno. I costi di partecipazione del rappresentante designato dal gruppo di controllo parlamentare congiunto non sono a carico di Europol. 4. Per le riunioni dei gruppi di lavoro del consiglio di amministrazione, Europol si fa carico delle spese di viaggio di un rappresentante per delegazione. Ogni delegazione sostiene le spese di alloggio dei suoi rappresentanti ed esperti. Articolo 16 Disposizioni finali 1. Il presente regolamento entra in vigore alla data di applicazione del regolamento Europol. 2. La decisione del consiglio di amministrazione di Europol, del 30 novembre 2011, che stabilisce il regolamento interno del consiglio di amministrazione, è abrogata e sostituita dal presente regolamento. 3. Le proposte di modifica del presente regolamento sono esaminate dal consiglio di amministrazione conformemente all articolo 11, paragrafo 1, lettera t), del regolamento Europol. Fatto a L Aia, il 13 dicembre Per il consiglio di amministrazione Arie IJZERMAN Presidente