PROCEDURA DI GESTIONE APPALTI ORDINARI

Transcript

1 P07.3_POEDUA DI GESTIONE APPALTI (IN AMBITO IMPIANTISTIO) ev. 01 Pagina 1 di 8 POEDUA DI GESTIONE APPALTI ODINAI (IN AMBITO IMPIANTISTIO/SEVIZI/IGIENE AMBIENTALE) EDAZIONE VEIFIA APPOVAZIONE 18/12/ /2/ /03/2015 INDIE DI APITOLO/PAAGAFO DATA DI APPOVAZIONE MOTIVO DELLA EVISIONE EVISIONE MODIFIATO EVISIONE 00 Emissione documento 01 2; 4; 5 Adeguamento normativa ONTOLLO DELLA DISTIBUZIONE opia n consegnata a: il Firma GQ 1

2 P07.3_POEDUA DI GESTIONE APPALTI (IN AMBITO IMPIANTISTIO) ev. 01 Pagina 2 di 8 INDIE 1. Scopo e campo di applicazione 2. iferimenti 3. ilevanza ai fini della compliance delle attività operative 4. Modalità operative e responsabilità 5. Tempistica e scadenze 1. SOPO E AMPO DI APPLIAZIONE Scopo della presente procedura è definire le modalità di gestione per la proposta e l affidamento degli appalti, per fabbisogni ricorrenti in ambito impiantistico, sicurezza e servizi. 2. IFEIMENTI D. Lgs 50/16 D.P.. 207/10 per le parti ancora vigenti D.P..380/0 D.P.. 151/11 egolamento per l amministrazione, la finanza e la contabilità Manuale di Amministrazione 3. ILEVANZA AI FINI DELLA OMPLIANE DELLE ATTIVITA OPEATIVE Il presente documento ha rilevanza specifica in tema di Piano Triennale di Prevenzione delle orruzione (PTP). Il sistema di controllo preventivo è descritto in allegato. 2

3 DG Ufficio ontratti ed economato Ufficio impiantistica e arredi tecnici ed Ufficio Sicurezza e igiene ambientale Servizio tecnico impianti e servizi P07.3_POEDUA DI GESTIONE APPALTI (IN AMBITO IMPIANTISTIO) ev. 01 Pagina 3 di 8 4. MODALITÀ OPEATIVE E ESPONSABILITÀ 4.a) Acquisizione tramite Me.Pa.- ichiesta di offerta (DO) Per tale fattispecie le fasi sono le medesime richiamate nel la procedura P b) Adesione a convenzione ONSIP Attività Strutture/Organi b.1 Presa d'atto delle esigenze ricorrenti relativamente a lavori, servizi e forniture inerenti gli impianti, la sicurezza, l'igiene ambientale sulla base dell'analisi storica dei report di monitoraggio e proposta di affidamento appalti generali. b.2 Attività di.u.p., per incarico specifico o di competenza. Analisi stato di fatto, verifiche e coordinamento varie fasi dell appalto,.. b.3 Individuazione fondi necessari all'attivazione (inserimento in previsioni di bilancio, richiesta impegno su esercizio in corso,...) b.4 Analisi delle convenzioni attive in relazione alle esigenze dell'amministrazione, studio delle convenzioni e delle relative documentazioni, verifica margini di personalizzazione possibili,... contatti con referenti delle convenzioni. b.5 Predisposizione atti autorizzativi in collaborazione con Ufficio ontratti e Economato. b.6 Trasmissione dati all'ufficio ontratti e Economato per richiesta IG derivato b.7 Espletamento procedure telematiche e cartacee (Trasmissione dati anagrafici/amministrativi e tecnici relativi a consistenza immobiliare, potenzialità impianti, frequenze interventi,... selezione tra opzioni disponibili, richiesta piani dettagliati, preliminari di fornitura,... ). 3

4 Ufficio ontratti ed economato Ufficio impiantistica e arredi tecnici ed Sicurezza e igiene ambientale Servizio tecnico impianti e servizi P07.3_POEDUA DI GESTIONE APPALTI (IN AMBITO IMPIANTISTIO) ev. 01 Pagina 4 di 8 b.8 Trasmissione al Direttore Generale dei preliminari di fornitura in forma cartacea o digitale per la relativa sottoscrizione/stipula e nomina D.E./Supervisore. b.9 Acquisizione dei contratti b.10 Avvio e esecuzione generale della convenzione come da normativa sui contratti pubblici e vigenti condizioni contrattuali onsip (controllo tecnico e amministrativo servizi/forniture, controllo report periodici, verifica fatturazioni e attestazione per relativa liquidazione...). Eventuali atti aggiuntivi all'ordinativo principale. NB. ll controllo in loco su singole prestazioni/forniture è compreso tra le fasi di cui alla manutenzione/gestione ordinaria (sottoprocesso 3). b.11 Verifiche finali, attestazione di regolarità del servizio/fornitura svolto, liquidazione fatture 4.c) Affidamento tramite procedura negoziata previa consultazione operatori economici Attività Strutture/Organi c.1 Presa d'atto delle esigenze ricorrenti relativamente a lavori, servizi e forniture inerenti gli impianti, la sicurezza, l'igiene ambientale sulla base dell'analisi storica dei report di monitoraggio e proposta di affidamento appalti generali. c.2 Attività di.u.p., per incarico specifico o di competenza. Analisi stato di fatto, verifiche e coordinamento varie fasi dell appalto,.. c.3 Individuazione fondi necessari all'attivazione (inserimento in previsioni di bilancio, richiesta impegno su esercizio in corso,...) c.4 Predisposizione progetto e atti per relativa approvazione, autorizzazione alla spesa, modalità di affidamento lavori 4

5 P07.3_POEDUA DI GESTIONE APPALTI (IN AMBITO IMPIANTISTIO) ev. 01 Pagina 5 di 8 c.5 Predisposizione avviso per acquisizione manifestazione di interesse e relativa pubblicazione sul sito c.6 Verifica in sede di seggio di gara delle manifestazioni di interesse pervenute e predisposizione atti per approvazione elenco ditte da invitare alla procedura. c.7 Nel corso della procedura di gara invio/messa a disposizione atti tecnici, effettuazione sopralluoghi con le Ditte, riscontri a quesiti. c.8 Partecipazione a seggi e ommissioni di gara. c.9 Istanze di verifica, in collaborazione con l'ufficio ontratti e Economato, delle dichiarazioni rese dalle Ditte aggiudicatarie provvisorie in sede di gara. c.10 Acquisizione dei contratti c.11 Esecuzione dell'appalto come da normativa sugli appalti pubblici (verbale consegna lavori, ordini di servizio, tenuta registri, misurazioni, contabilità, emissione SAL e certificati di pagamento, attestazione per liquidazione fatture...). Eventuali perizie di variante/atti aggiuntivi al contratto principale. N.B. ll controllo in loco su singole prestazioni/forniture è compreso tra le fasi di cui alla manutenzione/gestione ordinaria (sottoprocesso 3). c.12 omunicazioni ANA (per importi superiori a ) c.13 Attestazione per liquidazione fatture c.14 Verifiche di collaudo e regolare esecuzione c.15 ilascio.e.l.telematici da parte del.u.p. 5

6 Ufficio ontratti ed economato Ufficio impiantistica e arredi tecnici ed Ufficio Sicurezza e igiene ambientale Servizio tecnico impianti e servizi P07.3_POEDUA DI GESTIONE APPALTI (IN AMBITO IMPIANTISTIO) ev. 01 Pagina 6 di 8 4.d) Affidamento tramite gara ad evidenza pubblica Attività Strutture/Organi d.1. Presa d'atto delle esigenze ricorrenti relativamente a lavori, servizi e forniture inerenti gli impianti, la sicurezza, l'igiene ambientale sulla base dell'analisi storica dei report di monitoraggio e proposta di affidamento appalti generali. d.2. Attività di.u.p., per incarico specifico o di competenza. Analisi stato di fatto, verifiche e coordinamento varie fasi dell appalto,.. d.3. Individuazione fondi necessari all'attivazione (inserimento in previsioni di bilancio, richiesta impegno su esercizio in corso,...) d.4. edazione progetto e atti tecnici d.5. Predisposizione atti per approvazione progetto in collaborazione con Ufficio ontratti e Economato d.6. Trasmissione atti tecnici e relativi atti autorizzativi all'ufficio ontratti e Economato per la successiva procedura di gara. d.7. Nel corso delle procedure di gara messa a disposizione atti tecnici, sopralluoghi con Ditte partecipanti rilascio attestati di presa visione, riscontri a quesiti. d.8. Partecipazione a seggi e ommissioni di gara. d.9. Acquisizione dei contratti d.10. Avvio ed esecuzione dell'appalto come da normativa sugli appalti pubblici (verbale consegna lavori, ordini di servizio, tenuta registri, misurazioni, contabilità, emissione SAL e certificati di pagamento, attestazione per liquidazione fatture...). Eventuali perizie di variante/atti aggiuntivi al contratto principale. N.B. ll controllo in loco su singole prestazioni/forniture è compreso tra le fasi di cui 6

7 P07.3_POEDUA DI GESTIONE APPALTI (IN AMBITO IMPIANTISTIO) ev. 01 Pagina 7 di 8 alla manutenzione/gestione ordinaria (P07.4). d.11. omunicazioni periodiche ANA d.12. Attestazione per liquidazione fatture d.13. Verifiche di collaudo e regolare esecuzione d.14. ilascio.e.l.telematici da parte del.u.p. Legenda = esponsabile = oinvolto c.16 TEMPISTIA E SADENZE Fase b.6, b.8, b.9, c.05, c.10, d.9 b.1, b.3, b.5, b.7, c.1, c.3, c.06, d.3, d.5 d.6, b.4, d.1 c.4, d.4 b.11, c.11, d.12 c.7, d.7 c.8, d.8 Tempistica/scadenza 2 giorni/scadenza interna 5 giorni/scadenza interna 30 giorni/scadenza interna Da 30 a 90 giorni. Variabile in base all'entità e complessità della convenzione/appalto 25 giorni da ricevimento fatture/scadenza interna (nel termine di 60 giorni fissato per legge per pagamento fatture deve essere espletata anche l attività di altri servizi) Da 7 a 20 giorni. Variabile in base al numero dei partecipanti Da 1 a 180 giorni. Variabile in base a: criterio di aggiudicazione, numero partecipanti, composizione della ommissione, ricorso a soccorso istruttorio, difformità riscontrate durante verifica requisiti, c.9 7 giorni dalla data del verbale della ommissione. 7

8 P07.3_POEDUA DI GESTIONE APPALTI (IN AMBITO IMPIANTISTIO) ev. 01 Pagina 8 di 8 c.12, d.11 c.14, d.13 c.15, d giorni da ogni fase prevista per legge Termini contrattuali (comunque entro i termini di legge: da ultimazione lavori 90 giorni) 60 giorni da ricezione richiesta/termine di legge 8