LLP - Lifelong Learning Programme Settore Erasmus Azione Staff Training (STT) Anno Accademico 2013/2014 VADEMECUM

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1 LLP - Lifelong Learning Programme Settore Erasmus Azione Staff Training (STT) Anno Accademico 2013/2014 VADEMECUM Si riportano i seguenti adempimenti necessari ai fini della mobilità per formazione nell ambito del Programma LLP-Erasmus. CRITERI DI AMMISSIBILITA Categorie ammesse allo Staff Training sono: personale docente (ricercatori, professori associati; i professori ordinari; i professori contratto); personale non docente; Lo staff training prevede un periodo di formazione all estero presso una istituzione straniera e/o azienda straniera eleggibile che deve rispondere alla definizione di impresa indicata nella Decisione n. 170/2006/CE che istituisce il Programma LLP. Per tale mobilità non si richiede la stipula di un Accordo Interistituzionale né che l Istituto ospitante sia titolare di una Carta Universitaria ERASMUS: l istituto di appartenenza e l istituto/impresa ospitante infatti, sono legalmente vincolati dal Training Programme. Periodo trascorso all estero: Le borse sono assegnate esclusivamente per soggiorni all estero aventi durata minima di una settimana ovvero 5 giorni lavorativi e massima di 6 settimane (42 giorni compresi sabati domeniche e giorni festivi). Tuttavia per esigenze di lavoro, sono ammissibili anche periodi più brevi di una settimana nel caso di seminari, workshop, conferenze che dovranno essere giustificati dall istituto di appartenenza con particolare attenzione al contenuto e alla rilevanza della mobilità per lo staff coinvolto. Le borse sono assegnate esclusivamente per effettuare un periodo di formazione all estero presso; un eventuale formazione linguistica o partecipazione a seminari/workshop/conferenze, potranno essere ritenute attività ammissibili per la mobilità Staff Training esclusivamente in presenza di una chiara e definita strategia di formazione per lo staff coinvolto; tuttavia si raccomanda che tali attività non impegnino la maggior parte dei giorni di formazione (per istituto di appartenenza e per anno accademico). La selezione delle candidature alla mobilità del personale per formazione sarà effettuata sulla base di un draft (concordato con l Istituto/Impresa ospitante) del breve piano di lavoro ( Training Programme ) contenente gli obiettivi, i risultati attesi in termini di apprendimento o formazione, le 1

2 attività da svolgere e se possibile un programma del periodo; prima della partenza il Training Programme dovrà essere formalmente approvato e sottoscritto dall istituto di appartenenza e dall istituto/impresa ospitante tramite lettera o . Al termine della mobilità la persona presenterà una breve relazione sui risultati ottenuti più rilevanti nonché l attestato rilasciato dall istituto/impresa partner che certifichi le date del periodo di mobilità. Secondo le disposizioni stabilite dell Agenzia Nazionale LLP ai fini della selezione, sono prioritari: - le attività di mobilità che conducono alla produzione di nuovo materiale didattico/strumenti di lavoro; - le attività di mobilità che saranno utilizzate per consolidare ed ampliare i rapporti tra dipartimenti e facoltà e per preparare futuri progetti di cooperazione; - i candidati che si recano all estero per la prima volta nell anno accademico di riferimento. I) PRIMA DELLA PARTENZA ASPETTI AMMINISTRATIVI Almeno dieci giorni prima della partenza devono essere compilati e sottoscritti presso il Servizio Relazioni Internazionali Via Roma, 38 1) L accordo finanziario richiesto dall Agenzia Nazionale LLP all Ateneo ai fini dell erogazione del contributo comunitario; l adempimento è condizione necessaria per l erogazione di un anticipo (N.B.: per motivi contabili nel periodo compreso tra il 15 dicembre ed il 15 gennaio di ogni esercizio non è possibile erogare alcun anticipo). Il modulo è scaricabile on-line dall elenco della modulistica. 2) Il modulo di missione: il modulo è scaricabile on-line dall elenco della modulistica. Rispettando la tempistica indicata la modulistica di cui ai punti 1) (Accordo finanziario) e 2) (modulo di missione) potrà essere eventualmente inviata per posta interna al: Servizio Relazioni Internazionali Erasmus - Staff Training Mobilty Via Roma, 38 Padova c.a. Dr. Nicola Benfatto debitamente compilata e sottoscritta dall interessato. La consegna, o l invio, di tutta la documentazione dovrà comunque avvenire prima della partenza: il rispetto della tempistica consente l erogazione dell anticipo di cui al paragrafo II, punto 1). Si ricorda che tutta modulistica è disponibile in formato elettronico alla pagina web II) IN MISSIONE: Durante il viaggio l interessato dovrà conservare, o procurarsi, i seguenti documenti: 1) Biglietto del viaggio originale: nel caso di volo aereo le carte d imbarco nel caso di viaggio in treno i biglietti feroviari. 2) Dichiarazione dell Istituzione ospitante di fine soggiorno su carta intestata dall istituzione/impresa ospitante, firmata e timbrata, indicante il periodo di formazione del personale presso la stessa (gg/mm/aa) (vedi fac-simile scaricabile dalla pagina Web). 2

3 3) Pezze giustificative di altre spese sostenute, sempre in originale, (pernottamento, pasti, trasporti urbani, ecc.) in base ai criteri dei costi eleggibili (vedi paragrafo Aspetti finanziari ). 4) Originale del modulo Training Programme, firmato e timbrato per accettazione dall istituzione/impresa ospitante, qualora questo non sia stato già consegnato prima della partenza (vedere lettera A) del punto I) Prima della selezione ). 5) Compilare la relazione di fine attività Staff Training (scaricabile dalla pagina Web). Modalità di invio della relazione: una copia cartacea firmata in originale e consegnata unitamente a tutta la documentazione; una copia su file, trasmessa per posta elettronica a: nicola.benfatto@unipd.it. III) AL RIENTRO: Entro circa 15 giorni dal rientro dovrà essere consegnata al Servizio Relazioni Internazionali la seguente documentazione originale: 1. Biglietto del viaggio 2. Tutte le pezze giustificative di ulteriori spese rimborsabili 3. Dichiarazione fine soggiorno dell Istituzione ospitante 4. Relazione dell attività Nell impossibilità dell interessato di consegnare personalmente i documenti di fine soggiorno entro i tempi richiesti, è possibile spedirla per posta interna al seguente indirizzo: Servizio Relazioni Internazionali Staff Training LLP Padova c.a. Dr. Nicola Benfatto In caso di spedizione l interessato dovrà inoltre allegare inoltre un breve riepilogo indicante: a) data e ora di partenza e arrivo; b) tragitto effettuato; c) elenco di tutte le spese sostenute (ordinate e pinzate in fogli A4); d) ogni altra indicazione utile per ricostruire la missione e consentirne il rimborso. N.B. Tutta la documentazione indicata è richiesta per adempiere a quanto previsto dal contratto sottoscritto tra l Università degli Studi di Padova e l Agenzia Nazionale LLP Italia (ente finanziatore) ed è indispensabile per la realizzazione della mobilità. ASPETTI FINANZIARI Ai fini della mobilità per formazione sono ammissibili i seguenti costi: Spese di viaggio Spese di soggiorno (vitto, alloggio, trasporti urbani, comunicazione, assicurazione del viaggio) IV) SPESE DI VIAGGIO (e visto se del caso) 3

4 Le spese di viaggio comprendono tutti i costi effettivamente sostenuti per raggiungere il luogo di destinazione (anche se in alcuni casi il viaggio richiedesse l utilizzo di più mezzi di trasporto. Ad esempio: aereo + treno, treno + autobus, ecc..). Sono altresì spese di viaggio quelle relative a mezzi di trasporto sussidiari utilizzati in Italia per raggiungere l aeroporto o la stazione ferroviaria dalla sede di servizio (sia nel viaggio di andata che in quello di ritorno) e nel Paese ospitante come il tragitto dall aeroporto all istituzione (sia all andata che al ritorno). I costi per gli spostamenti locali (per esempio dall albergo o al luogo di riunione) fanno parte dei costi di soggiorno; tuttavia come prevede il Regolamento di Ateneo se documentati possono essere fatti gravare su eventuali cofinanziamenti di Ateneo in virtù di quanto descritto al prossimo paragrafo VI) Soggiorno. A giustificazione delle spese di viaggio saranno tenuti in considerazione solo gli originali dei documenti di spesa (biglietto viaggio a/r; carte di imbarco, etc.) e dovrà essere utilizzata la tariffa più conveniente del mezzo di trasporto scelto. Ad esempio: in caso di viaggio aereo dovranno essere utilizzate le tariffe Apex e/o optare per le tariffe più economiche. a) Mezzi di trasporto Per distanze non superiori a 400 km sono ammessi esclusivamente i viaggi in treno, salvo in caso di urgenza o per tragitti che prevedono l attraversamento di un tratto di mare. Per le distanze superiori a 400 chilometri è possibile ricorrere al viaggio aereo, ma limitatamente alle tariffe della classe economica (Apex o altre tariffe scontate). Per il taxi: sarà ammissibile il costo effettivamente sostenuto soltanto se non eccessivo rispetto a quello di altri mezzi di trasporto oppure se l impiego si è reso necessario per fattori quali: tempo, bagagli eccessivi, orari. Il rimborso sarà unico indipendentemente dal numero di persone in viaggio sullo stesso veicolo. Tranne che per giustificati motivi (tempo, bagagli eccessivi, orari, ecc.), il rimborso del taxi nei tragitti di collegamento (ad esempio casa/aeroporto o aeroporto/istituzione ospitante oppure hotel) è rimborsabile sui fondi comunitari su presentazione della ricevuta di pagamento per un importo equivalente al prezzo del biglietto ferroviario (in I^ classe) o del mezzo pubblico esistente nel tragitto in questione (bus, metropolitana, ecc.). Il costo dovrà essere documentabile e risultare da una dichiarazione o di un agenzia di viaggio, o delle ferrovie, o della società di trasporti pertinente; da tale dichiarazione si dovrà evincere la tratta per la quale si chiede il rimborso. Eventuali eccedenze non saranno rimborsate. Esempio: utilizzando il taxi collettivo che collega Padova all'aeroporto "Marco Polo" verrà rimborsato solo il costo del biglietto della corriera (SITA) che effettua la medesima tratta. Il costo del taxi nei tragitti urbani non è rimborsabile perché il rimborso forfetario di soggiorno include anche quello dei trasporti locali. L eventuale disponibilità di un cofinanziamento di Ateneo, potrà consentire la copertura dei costi per i trasporti locali (inclusa quindi anche quella del taxi) se la spesa dei costi di soggiorno sommata a quella di tali trasporti risulterà superiore al massimale fissato come forfeit giornaliero ammissibile (vedi paragrafo V, lettera a)). In presenza dei fondi di Ateneo ovvero di un cofinanziamento, il superamento del forfeit giornaliero a causa dei costi dei trasporti locali comporta l applicazione della procedura prevista dal regolamento di Ateneo: i costi dei trasporti locali si rimborsano analiticamente a parte rispetto al forfait. Agli atti dovrà essere conservata una dichiarazione del partecipante con la quale si motiva l uso del taxi. b) Documentazione delle spese di viaggio A giustificazione dell effettivo utilizzo dei mezzi di trasporto verrà presa in considerazione, per la liquidazione, solo la seguente documentazione originale: Viaggio in treno: biglietto delle ferrovie con obliterazione; 4

5 Viaggio in aereo: biglietto e carte d imbarco; Taxi: ricevuta del taxi alla quale si dovrà allegare il certificato dell ente di trasporto pubblico locale e/o ferroviario attestante il costo del biglietto per la stessa tratta. c) Altri costi connessi al viaggio I costi di assicurazione per il viaggio vanno inclusi nell ambito dei costi di soggiorno. Per spese di assicurazione, si intendono costi come l assicurazione dell auto a nolo, in quanto il contratto di assicurazione si sottoscrive obbligatoriamente con quello di noleggio. Altre coperture assicurative, come quella per il furto del bagaglio, non sono rimborsabili in quanto il bagaglio è già assicurato dalla compagnia aerea con l acquisto del biglietto. Saranno inoltre a carico del Beneficiario le spese per l assicurazione sanitaria. Nei costi di viaggio può essere rimborsato quello relativo al visto. d) Giorni di viaggio ammissibili Saranno riconosciuti fino ad un massimo di due giorni per il viaggio: 1 giorno per l andata e 1 giorno per il ritorno. L Agenzia Nazionale si riserva di non rimborsare i costi del viaggio se il partecipante si trattiene per motivi personali oltre il periodo ammissibile (prima o dopo l attività di formazione). Inoltre tale opzione dovrà essere dichiarata nel modulo di missione dallo stesso (autocertificazione). V) SOGGIORNO (vitto, alloggio, trasporti urbani, comunicazione, assicurazione del viaggio) In base a quanto stabilito dalle "Regole per la rendicontazione della mobilità Staff Training ERASMUS" dell'handbook Erasmus, il rimborso delle SPESE DI SOGGIORNO nell ambito dell attività di Staff Training è solo forfetario in base al numero di giorni. Tuttavia se internamente all Istituto si applicano massimali inferiori a quelli comunitari, il calcolo del contributo per il soggiorno può essere fatto sulla base dei massimali di Istituto. In base a questo principio si effettuano i rimborsi di missione da parte dell ateneo per questa tipologia di attività utilizzando due modalità: A) Forfetaria Il rimborso forfettario è di euro 77,47 per giorno di missione all estero, come stabilito dal comma 4 articolo 4 del Regolamento di Ateneo per le Missioni. Nelle pochissime eccezioni in cui il rimborso forfetario di Ateneo risulta superiore a quello della tabella comunitaria questo ultimo valore rappresenterà comunque un limite per i fondi comunitari facendo gravare le eccedenze sui fondi di ateneo. Il costo per i trasporti locali, incluso il taxi, per le difficoltà di imputarlo sui fondi comunitari in linea con quanto previsto dal Regolamento interno sarà rimborsato a parte sul cofinanziamento (vedi sopra paragrafo IV mezzi di trasporto taxi ). L utilizzo di un forfeit giornaliero di 77,47 euro equivalente alla quota esente è stato scelto per evitare la tassazione delle diarie comunitarie prevista dalla normativa fiscale vigente. B) Analitica per rimborsare la parte dei costi effettivi eccedenti il per diem forfetario Per far fronte alla problematica relativa a missioni nelle quali il costo effettivo del soggiorno sia maggiore del valore riconosciuto in base al regolamento di ateneo (77,47 euro/giorno), con delibera 06/02 del 18 febbraio 2008, il C.d.A ha approvato la copertura finanziaria dell eccedenza a valere dei fondi di ateneo, cofinanziamento messo a disposizione delle attività TS all inizio di ogni anno solare. Per analogia, vista la natura delle presenti missioni, la modalità viene estesa allo Staff Training tenendo presente che per questa attività non esiste specifica delibera che contempla la copertura dei costi eccedenti rispetto al forfeit giornaliero vigente; sarà compito del Servizio Relazioni internazionali richiedere all inizio di ogni esercizio un finanziamento ad hoc per la 5

6 copertura finanziaria di eventuali eccedenze senza garantire che il budget eventualmente messo a disposizione dall ateneo sia in grado di soddisfare tutti i rimborsi di missione con spese di soggiorno oltre il limite forfetario vigente (leggere l ultimo paragrafo). La quantificazione dei costi in eccedenza, rispetto al valore di 77,47 euro/giorno avviene con la consegna di tutta la documentazione di spesa relativa al soggiorno (fattura hotel, ricevute pasti e trasporti locali). Questa procedura è un rimborso a tutti gli effetti analitico previsto dal Regolamento di Ateneo ma non più ammissibile a livello comunitario. Tuttavia l imputazione sui fondi comunitari esclusivamente di costi giornalieri fino a 77,47 euro parifica la procedura analitica a quella forfetaria ovvero l unica riconosciuta dalla normativa comunitaria. In conclusione, sui fondi comunitari il costo del soggiorno graverà sempre in maniera forfetaria moltiplicando il numero di giorni di missione per il valore di 77,47 euro/giorno sia quando viene esplicitamente richiesto il rimborso forfetario che quando viene richiesto quello analitico essendo il costo effettivo del soggiorno superiore al forfait. Questa modalità ovvero la copertura dei costi aggiuntivi presuppone la presenza di un cofinanziamento di ateneo. In questo caso i limiti di spesa giornaliera per Paese stabiliti dalla tabella comunitaria restano in vigore sulla carta subentrando di fatto quelli di Ateneo stabiliti dal Regolamento Missioni di Ateneo. L Agenzia Nazionale ogni anno fissa il limite minimo e massimo del contributo comunitario (attualmente il valore è compreso tra un minimo di 450 euro ed un massimo di 900). Spetta all Ateneo determinare il valore del contributo in base al numero di flussi che si programma di realizzare e al cofinanziamento disponibile. Una volta deciso tale importo deve essere uguale per tutte le STT di un dato anno a prescindere dalla durata del soggiorno (max 6 settimane). Nel bando l Ateneo ogni anno di fatto formalizza l ammontare del contributo comunitario e il conseguente numero di flussi nonché l importo del contributo aggiunto a titolo di cofinanziamento. E il cofinanziamento che consente la copertura di costi non eleggibili per il regolamento comunitario nel rimborso forfetario e di quelli aggiuntivi nel caso di rimborso analitico. Insieme il contributo comunitario più quello di ateneo stabiliti nel bando costituiscono il limite massimo di rimborso per la missione del personale in Erasmus. Considerati gli importi in questione, nel caso di soggiorni lunghi (indicativamente superiori ai 15 giorni), il numero di giorni rimborsati (in maniera forfetaria o analitica) potrà essere inferiore al numero effettivo di giorni di durata della missione. 6