PROVINCIA DI POTENZA U.D. Affari Generali e Legali Servizio Archivio e Protocollo

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1 PROVINCIA DI POTENZA U.D. Affari Generali e Legali Servizio Archivio e Protocollo Protocollo informatico MANUALE DI GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI VERSIONE DEL 26 gennaio 2004 Approvato con delibera di G. P. n. 48 del 1 marzo 2004 Redatto da Fernando Massa

2 Sommario 1. INTRODUZIONE 4 2. STRUTTURA DEL MANUALE INDIVIDUAZIONE DELL AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA (AOO) 7 4. DOCUMENTO: DEFINIZIONI E TIPOLOGIE Definizioni Documento amministrativo Documento cartaceo Documento informatico Firma elettronica Firma digitale Regime giuridico del documento Tipologia dei documenti Casistica e modalità di gestione Lettere prive di firma o con firma apocrifa Lettere anonime Lettere prive del destinatario Documenti o offerte aventi termini di scadenza pervenute erroneamente Offerte prive di oggetto o di mittente Data di protocollazione Registrazione a fronte Fotocopie di documenti Telefax Telefax seguito dall originale Posta elettronica Flusso lavorativo dei documenti Documenti in arrivo Ricezione dei documenti dall esterno Rilascio di ricevuta di documento consegnato a mano Apertura della corrispondenza Smistamento ed assegnazione dei documenti Documenti interni Documenti in partenza Funzioni, competenze e attività della Provincia: Titolario di classificazione La classificazione dei documenti..18 Schema grafico di documento in arrivo...20 Schema grafico di documento in partenza Organizzazione della Provincia di Potenza: Organigramma Descrizione del Servizio Archivio: Istituzione e Funzioni Servizio Archivio e Protocollo L Archivio della Provincia di Potenza Unicità del protocollo informatico Il Protocollo Registrazione di protocollo Segnatura di protocollo su supporto cartaceo Annullamento o correzione delle registrazioni di protocollo Oggetto riservato Versione del 26 gennaio

3 9.5 Documenti soggetti a registrazione riservata Documenti soggetti a registrazione particolare Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Registro di protocollo Registro di emergenza Gestione e conservazione dei documenti Archivio corrente Fascicoli e serie Chiusura di un fascicolo Archivio di deposito Archivio storico Requisiti del sistema per la gestione informatica dei documenti Descrizione del sistema di protocollo informatico Descrizione funzionale Descrizione operativa Hardware in uso Piano di sicurezza del sistema informatico Interoperabilità del software in uso Produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico Abilitazioni di accesso Il software in uso: architettura e funzionalità Riferimenti normativi...35 Versione del 26 gennaio

4 1. Introduzione Dal 1 gennaio 2000 il sistema di protocollazione della Provincia di Potenza è stato informatizzato. La procedura di protocollazione avviene mediante scansione ottica dei documenti, tuttavia viene ancora utilizzato il cartaceo come unico supporto per lo svolgimento dell attività. In ottemperanza a quanto disposto dall art. 50, comma 3, del DPR del 28 dicembre 2000 n. 445, dalla legge sulla Tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell art. 15, comma 2 della legge 59/97 e relativi regolamenti di attuazione, il software in uso è stato debitamente revisionato. Il nuovo sistema di protocollo informatico utilizzato dall Ufficio Archivio e Protocollo dell Area Organizzativa Omogenea n. 001 della Provincia di Potenza risponde ai requisiti del nucleo minimo di protocollo. L uso del software utilizzato sarà gradualmente esteso mediante il decentramento fino a comprendere le diverse Unità Dirigenziali rientranti nell ambito della suddetta AOO. Il software in dotazione consente anche la gestione documentale (Workflow documentale) che sarà implementata appena saranno ultimate le fasi di decentramento citate. In attesa della piena utilizzazione della procedura di gestione informatica dei documenti, il presente manuale di gestione viene redatto tenendo ancora conto della procedura basata sulla trasmissione e gestione dei documenti in formato cartaceo. Le innovazioni introdotte dal DPCM 31 ottobre 2000 sulle Regole tecniche del protocollo informatico prescrivono, ai sensi dell art. 5, che ciascuna pubblica amministrazione, adotti un proprio Manuale di gestione. Tale strumento descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico. Versione del 26 gennaio

5 In esso sono contenute le modalità di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo, tutte le indicazioni per l utilizzo dei documenti informatici (formazione, protocollazione, trasmissione, conservazione e sicurezza), il titolario di classificazione, la descrizione dei flussi documentali, i criteri e il modo per le abilitazioni all accesso, la descrizione funzionale e operativa del sistema di protocollo informatico, l organizzazione dell Ente ecc. Pur essendo uno strumento complesso e suscettibile di aggiornamenti frequenti, il Manuale di gestione costituisce un punto di riferimento insostituibile per chiunque operi all interno dell Ente o che abbia scambi documentali con esso. Versione del 26 gennaio

6 2. Struttura del Manuale Allegato 1: Individuazione Aree Organizzative Omogenee della Provincia di Potenza Allegato 2: Macromodello Organizzativo della Provincia di Potenza Allegato 3: Documenti soggetti a registrazione riservata Allegato 4: Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Allegato 5: Manuale Utente del protocollo informatico (residente nella cartella del software Iride) Allegato 6: Architettura del software denominato Iride Web Versione del 26 gennaio

7 3. Individuazione delle Aree Organizzative Omogenee Il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR del 28 dicembre 2000, n. 445) prescrive, ai sensi dell art.50, comma 4, che ciascuna amministrazione pubblica individui, nell ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e di archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse. La Provincia di Potenza, con delibera di Giunta n. 399 del 22 dicembre 2003 (All.1), ha individuato n. 2 Aree Organizzative Omogenee e gli uffici che le costituiscono. Alla prima, con codice n. 001, fanno riferimento le UU.DD. con i relativi Servizi ed Uffici, nonché l Ufficio Formazione, come da macromodello organizzativo (All.2); alla seconda, con codice 002, la U.D. Politiche del Lavoro e Sociale ed i Centri per l Impiego decentrati sul territorio provinciale. Versione del 26 gennaio

8 4. Documento: Definizioni e tipologie 4.1. Definizioni Documento amministrativo Ai fini del presente Manuale ed ai sensi dell art.1, comma 1, lett. a) del DPR 445/2000, per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti anche interni delle pubbliche amministrazioni o comunque utilizzati ai fini dell attività amministrativa. Con riferimento al tipo di supporto, i documenti amministrativi possono essere cartacei o informatici Documento cartaceo Per documento cartaceo si intende un documento amministrativo prodotto su supporto non informatico. Ogni documento cartaceo prodotto dall Ente deve essere redatto in due esemplari, cioè originale e minuta. L originale è il documento prodotto definitivamente in forma autentica negli elementi sia sostanziali che formali (carta intestata, firma, ecc.), compresi quelli di garanzia e di informazione (stemma della Provincia di Potenza, numero e data di protocollo, oggetto, indirizzo, numero di telefono e di fax ecc.). La minuta è l originale del documento conservato agli atti, cioè nel fascicolo relativo all affare o al procedimento amministrativo trattato. Anche sulla minuta vanno apposte in forma autentica tutti gli elementi di cui al paragrafo precedente ed eventualmente le varie sigle; inoltre è opportuno imprimere in calce al documento la dicitura minuta. Versione del 26 gennaio

9 4.1.3 Documento informatico Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art. 1, comma 1, lett. b) del DPR 445/2000). La produzione, trasmissione, gestione e conservazione di documenti informatici presentano caratteristiche e problematiche proprie rispetto ai documenti cartacei, soprattutto per gli aspetti relativi all autenticità, affidabilità e stabilità (art. 15 della Legge n. 59/97). In questa fase di transizione per l elevato numero di documenti prodotti o ricevuti dall Ente in forma cartacea, è necessario produrre una copia cartacea di ogni documento informatico per poter gestire al meglio fascicoli e procedimenti che altrimenti risulterebbero ibridi (composti di documenti sia cartacei sia informatici) Firma elettronica Ai sensi dell art. 2, comma 1, lett. a) del D.lgs 10/2002 per firma elettronica (detta anche firma elettronica debole ) deve intendersi l insieme dei dati in forma elettronica, allegati o connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica. Essa assicura solo la provenienza del documento ma non l integrità del contenuto Firma digitale Per firma digitale (detta firma digitale forte o firma elettronica avanzata ) si intende il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di coppie di chiavi asimmetriche, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata ed il destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di Versione del 26 gennaio

10 verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (art.1, comma 1, lett. n) del D.P.R. 445/2000). Le chiavi devono essere certificate secondo la procedura dell art. 27 del citato decreto Regime giuridico del documento Tutti i documenti dell AOO n. 001 dell Ente Provincia di Potenza (cartacei ed informatici) ricevuti, spediti o prodotti internamente ed inseriti nel proprio archivio previa attribuzione di un codice di classificazione, diventano parte del demanio archivistico della Provincia e come tali sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico (art. 54, comma 1, del D.lgs 29 ottobre 1999, n.490). I documenti costituenti l archivio, eventualmente sottratti, sono rivendicabili senza limite di tempo, purché possa essere dimostrata l appartenenza mediante elementi probatori quali numeri di protocollo, indici di classificazione, descrizioni in inventari e così via Tipologia dei documenti I documenti che fanno parte integrante del demanio documentario dell Ente Provincia di Potenza, si distinguono in: Documenti in arrivo: documenti a rilevanza giuridico probatoria acquisiti dall AOO n. 001 della Provincia nell esercizio delle proprie funzioni; sono compresi anche i documenti trasmessi dall AOO n Documenti in partenza: documenti a rilevanza giuridico-probatoria prodotti nell esercizio delle proprie funzioni dal personale in servizio nell ambito della AOO n. 001 della Provincia, compresi i documenti inviati all AOO n Documenti interni: documenti scambiati tra le diverse Unità Dirigenziali afferenti la stessa AOO o tra uffici appartenenti alla stessa U.D. Versione del 26 gennaio

11 I documenti interni si distinguono a loro volta in: a) documenti di carattere informativo; b) documenti prevalentemente di carattere giuridico-probatorio. I documenti di carattere informativo sono appunti, memorie informali, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiati tra uffici e di norma non vanno protocollati. Debbono essere protocollati i documenti interni a carattere giuridico-probatorio redatti dal personale della Provincia nell esercizio delle proprie funzioni, al fine di documentare fatti inerenti all attività e alla regolarità delle azioni amministrative, o qualsiasi altro documento dal quale possono nascere diritti, oneri ed obblighi o legittime aspettative di terzi Casistica e modalità di gestione Di seguito sono fornite alcune indicazioni pratiche sui comportamenti operativi da adottare in presenza di situazioni rilevabili durante la registrazione Lettere prive di firma o con firma apocrifa Le lettere prive di firma o con firma apocrifa vanno protocollate. La funzione notarile del protocollo è quella di attestare data, forma e provenienza certa di un documento senza interferire su di esso. Rientra tra le competenze dei Responsabili del procedimento la valutazione della validità di una missiva priva di sottoscrizione ai fini della efficacia in un dato procedimento. A tutela del terzo interessato è vietato informare o invitare all Ufficio Archivio e Protocollo il mittente di un documento privo della firma per la sanatoria. Versione del 26 gennaio

12 Lettere anonime Le lettere anonime pervenute all Ente vanno sempre protocollate e la registrazione, in relazione al contenuto, può essere effettuata in forma riservata, limitandone così la visibilità al solo personale abilitato. Il protocollista ha il compito di registrare tali comunicazioni attestando esclusivamente l avvenuta protocollazione e quindi la certezza giuridica di data e forma del documento Lettere prive del destinatario Le lettere o qualsiasi documento che non identifichino il destinatario, non vanno protocollate, non essendo espressamente manifestata la volontà di trasmissione all Ente ricevente, salvo il caso in cui il contenuto del documento sia chiaramente riconducibile al procedimento cui si riferisce. Attestati, dichiarazioni o certificazioni (ad eccezione di quelli sanitari) emessi in favore di terzi da altri Enti non vanno protocollati se non siano allegati a lettera di trasmissione da cui si evinca il destinatario. Sarà cura comunque del Responsabile del Servizio, utilizzare tutti i mezzi disponibili per accertare se ed a quale procedimento il documento si riferisca Documenti o offerte pervenuti erroneamente e soggetti a scadenza di termini Le offerte o qualsiasi documento pervenuto per errore alla Provincia a mezzo corriere postale, con scadenza improcrastinabile, (es.domande di partecipazione a gare di appalto o a concorsi) devono essere restituiti alle Poste Italiane o al Servizio di posta celere nel tempo più breve possibile dando, ove possibile, comunicazione al mittente mediante lettera di trasmissione con relativa registrazione e segnatura di protocollo. Versione del 26 gennaio

13 Offerte prive di oggetto o di mittente I plichi o le buste dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, privi di oggetto vanno comunque assunti al protocollo digitando, nel campo oggetto della registrazione, trasmette offerta non specificata. Per procedere all assegnazione deve essere attivata ricerca interna al fine di individuare l ufficio competente; le offerte o i plichi privi del mittente vanno protocollati digitando nel campo dei mittenti mittente non specificato. In entrambi i casi è competenza del Responsabile del procedimento valutare la validità dell offerta pervenuta ai fini della sua efficacia Data di protocollazione La protocollazione avviene di norma nella stessa giornata lavorativa in cui i documenti pervengono al Servizio di Protocollo. Qualora non sia possibile provvedere nella stessa giornata alla protocollazione della documentazione consegnata a mano o a mezzo corriere postale oltre l orario di lavoro in vigore dal lunedì al giovedì o dopo le ore 13,30 del venerdì o in giorni pre-festivi, la registrazione dovrà essere effettuata entro il primo giorno lavorativo utile. Eccezionalmente nel caso di scadenze di termini perentori e nell impossibilità di effettuare la protocollazione in giornata è dato valore al timbro di arrivo Registrazione a fronte Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo in ottemperanza alle disposizioni sul vincolo archivistico. Non è pertanto consentita la cosiddetta registrazione a fronte, ossia l utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per quello in partenza, anche se la procedura dovesse concludersi con la risposta. Versione del 26 gennaio

14 Fotocopie di documenti Le fotocopie di documenti pervenute all Ente che non siano conformi all originale, non debbono essere protocollate, ad eccezione delle copie controfirmate in originale o del genere circolare inoltrate a più destinatari Telefax Il documento ricevuto a mezzo telefax ha valore legale e pertanto deve essere protocollato soddisfando il requisito della forma scritta. Accertata la fonte di provenienza, il documento di norma non deve essere seguito dalla trasmissione dell originale (art. 43, comma 6 del D.P.R. n.445/2000). Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà sottoscritte dall interessato e pervenute a mezzo telefax, devono essere inviate unitamente a copia fotostatica di un documento di riconoscimento. Il timbro di arrivo e quello relativo alla segnatura del protocollo debbono essere apposti sul documento e non sulla copertina di trasmissione del telefax. Tutti i documenti ricevuti a mezzo telefax debbono essere fotoriprodotti, qualora il supporto cartaceo non garantisca una corretta e duratura conservazione Telefax seguito dall originale Al documento originale pervenuto successivamente alla copia inviata per telefax e già registrata dovrà essere attribuita la stessa segnatura di quest ultima, trattandosi di identico documento da individuare con unico numero di protocollo. Invece in presenza di correzioni anche minime l atto pervenuto va protocollato con nuova segnatura in quanto diverso da quello inviato via fax. La stessa procedura deve essere adottata per i documenti originali, o copie di essi, ripetutamente trasmessi. Versione del 26 gennaio

15 Posta elettronica ( ) I messaggi di posta elettronica pervenuti alla casella dell AOO n. 001 dell Ente firmati digitalmente o ricevuti a mezzo posta certificata, sono regolarmente protocollati. A registrazione avvenuta si produrrà copia cartacea del documento per trasmetterla al Dirigente competente. 5. Flusso lavorativo dei documenti 5.1 Documenti in arrivo Ricezione dei documenti dall esterno La protocollazione e lo smistamento della corrispondenza in arrivo sono di esclusiva competenza del Servizio Archivio-Protocollo, cui deve pervenire tutta la documentazione inoltrata alla Provincia dall esterno tramite consegna manuale, servizio postale, corriere, telefax, posta elettronica o eventuali altri sistemi Rilascio di ricevuta di un documento consegnato a mano A richiesta dell interessato, l Ufficio Protocollo appone un timbro con data, eventualmente ora di arrivo e sigla dell operatore sulla fotocopia del primo foglio del documento consegnato a mano. Tale fotocopia ha valore di ricevuta. Nello stesso giorno, se possibile, o il giorno lavorativo successivo alla consegna, l interessato potrà richiedere all Ufficio Protocollo informazioni sul numero assegnato dal sistema al documento Apertura della corrispondenza Alla corrispondenza pervenuta all ufficio Protocollo tramite il servizio postale o corriere, dopo l apertura, si appone un timbro datario con la dicitura Provincia di Potenza, data ed Arrivo ; a margine del timbro è annotata l assegnazione all Ufficio competente come da organigramma. Versione del 26 gennaio

16 La corrispondenza che rechi la dicitura del tipo Riservata, Personale, Confidenziale ecc., non deve essere aperta né protocollata. Buste e plichi che riportino l indicazione del tipo Offerta, Gara, Preventivo o Preventivo- Offerta o dalla cui confezione si possa evincere la partecipazione ad una gara vanno protocollati chiusi; all atto dell apertura il Responsabile del procedimento dovrà annotare il numero di protocollo, apposto sul plico, sui documenti nello stesso contenuti, conservando comunque la busta come allegato. Le buste contenenti i documenti pervenuti a mezzo servizio postale, sono conservate in allegato ai documenti stessi per la evidente rilevanza giuridico-probatoria. Le buste consegnate a mano sono distrutte. Le lettere rimesse dal servizio postale destinate ad altro soggetto ed erroneamente aperte non debbono essere protocollate, bensì richiuse e restituite con la documentazione pervenuta all Ufficio Postale dopo aver apposto un timbro recante la dicitura Provincia di Potenzapervenuta e aperta erroneamente. La posta indirizzata nominativamente al personale dell Ente priva della dicitura riservata o personale è aperta e protocollata regolarmente Smistamento ed assegnazione dei documenti I documenti ricevuti dall ufficio Protocollo dell AOO n. 001, dopo essere stati registrati e segnati, sono smistati ai Dirigenti responsabili delle UU.DD. in base alle competenze loro assegnate. Per la diversa dislocazione degli Uffici provinciali e del Servizio Archivio e protocollo la documentazione protocollata è posta all interno di cartelline rigide ed inoltrata ai Dirigenti delle varie UU.DD. accompagnata da duplice elenco di trasmissione, di cui uno restituito debitamente firmato per ricevuta. Il Dirigente a sua volta provvede all assegnazione ed alla trasmissione del documento al Responsabile del procedimento. Versione del 26 gennaio

17 Tutti i documenti soggetti a registrazione particolare sono trasmessi in busta chiusa e consegnati al Dirigente della U.D. di competenza. 5.2 Documenti interni Tutti i documenti prodotti internamente e a rilevanza giuridico-probatoria, sono protocollati; la segnatura va posta sia sul documento originale che su quello recante la dicitura minuta ; il documento originale è trasmesso al/ai destinatario/i, la minuta invece è conservata all interno del fascicolo del relativo procedimento. I documenti con contestuali destinatari esterni ed interni all Ente vanno protocollati in partenza all atto della spedizione. 5.3 Documenti in partenza I documenti dell AOO n. 001 dell Ente Provincia di Potenza, indipendentemente dal supporto sul quale siano stati prodotti, devono riportare le seguenti informazioni: a) logo della Provincia di Potenza; b) indirizzo completo dell Ente; c) numero di telefono e di fax; d) Codice dell AOO e) Unità Dirigenziale; f) Servizio o Ufficio; g) data; h) numero di protocollo; i) numero degli eventuali allegati; j) oggetto del documento; l) firma autografa o informatica (digitale) del Dirigente o del responsabile del procedimento; Versione del 26 gennaio

18 Ogni documento cartaceo prodotto in partenza è di norma redatto in duplice copia, originale e minuta, entrambi corredati di firma autografa. Salva l attivazione del protocollo decentrato, tutta la corrispondenza in partenza deve pervenire all Ufficio Protocollo unitamente alle buste con il nome e l indirizzo del destinatario. Dopo la registrazione e la segnatura di protocollo la corrispondenza imbustata è trasmessa all ufficio Economato per l affrancatura e la spedizione a mezzo servizio postale. Con l attivazione del protocollo decentrato tutte le operazioni svolte nell Ufficio Protocollo saranno effettuate dalle singole UU.DD. per la corrispondenza di propria competenza. 6. Funzioni, competenze, attività della Provincia di Potenza: Titolario di classificazione Nell ambito della propria autonomia e nell esercizio delle funzioni amministrative proprie e delegate (D.Lgs 112/98 e T.U. 267/2000), la Provincia di Potenza produce e riceve atti e documenti che nell insieme costituiscono l Archivio provinciale. L art.64, comma 4 del DPR 445/2000 ha indicato nella classificazione dei documenti e nel titolario lo strumento idoneo ad assicurare la corretta e razionale organizzazione e gestione della documentazione, condizione indispensabile perché l azione amministrativa si svolga secondo criteri di legittimità e trasparenza. Il titolario di classificazione è suscettibile di variazioni in relazione a modifiche organizzative dell Ente. 6.1 La classificazione dei documenti La classificazione è un sistema logico che suddivide tutti i documenti correnti, ricevuti o prodotti, secondo la funzione esercitata, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi. Versione del 26 gennaio

19 Dal punto di vista pratico, la classificazione è una logica suddivisione delle carte in fascicoli e serie archivistiche. Ad ogni documento è attribuito l indice di classificazione, in forma decimale, suddiviso in titolo, classe, fascicolo ed eventualmente sottofascicolo. In assenza di un titolario di classificazione uniforme per le Province ed in attesa di regolamentazione unitaria, la Provincia di Potenza sta provvedendo ad elaborarne uno provvisorio, adatto alle proprie esigenze ma non dissimile dai titolari in uso nei Comuni in vista della realizzazione della interoperabilità dei protocolli della P.A. Versione del 26 gennaio

20 Procedura del documento in arrivo Documento in arrivo Ufficio Protocollo Il documento va Protocollato? No Smistamento all interessato Sì Smistamento al Dirigente della U.D competente Protocollazione e classificazione Assegnazione al Responsabile del procedimento Il documento appartiene ad un fascicolo esistente? No Creazione del fascicolo Sì Inserimento nel fascicolo di competenza Versione del 26 gennaio

21 Procedura del documento in partenza Documento in partenza Ufficio Protocollo Protocollazione e classificazione Creazione del fascicolo No La minuta appartiene ad un fascicolo esistente? Originale alla spedizione Minuta al responsabile del procedimento Sì Inserimento nel fascicolo di competenza Versione del 26 gennaio

22 7. Organizzazione della Provincia di Potenza: Organigramma Le funzioni affidate o delegate alla Provincia di Potenza e le attività ad esse connesse sono attuate e poste in essere attraverso la struttura organizzativa dell Ente. Con propria delibera n. 689 del 29 dicembre 2000 e successive modifiche, la Giunta Provinciale ha definito il nuovo modello organizzativo dell Ente Provincia indicando le linee fondamentali di organizzazione degli uffici provinciali. L organizzazione interna alle Unità Dirigenziali è definita dai singoli dirigenti. 8. Descrizione del Servizio Archivio: Istituzione e Funzioni 8.1 Servizio Archivio e Protocollo La Provincia di Potenza con propria delibera di Giunta n.409 del 29 dicembre 2003 ha istituito il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione informatica dei flussi documentali e degli archivi dell AOO n. 001, previsto dall art. 61, comma 1, del DPR n. 445/2000, individuandolo nel preesistente Ufficio Archivio-Protocollo della U.D. Affari Generali e Legali. Al Servizio è preposto un Funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita con idonea formazione (art. 61, comma 2, del DPR 445/2000). A norma del citato art. 61, comma 3, il responsabile del Servizio svolge i seguenti compiti: attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazione all inserimento e alla modifica delle informazioni; garantisce che le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni normative; Versione del 26 gennaio

23 garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; in caso di guasti o anomalie cura che le funzionalità del sistema siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; conserva le copie di salvataggio delle informazioni del sistema e del registro di emergenza in luoghi sicuri; garantisce il corretto funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso esterno e le attività di gestione degli archivi; autorizza le operazioni di modifica o annullamento delle informazioni; vigila sull osservanza delle disposizioni del Testo Unico da parte del personale abilitato. 8.2 L Archivio della Provincia di Potenza L Archivio della Provincia di Potenza è costituito dal complesso dei documenti prodotti e acquisiti dall Ente nello svolgimento della propria attività e nell esercizio delle proprie funzioni. L Archivio è unico e le suddivisioni in archivio corrente, di deposito e storico hanno solo funzione gestionale. Le modalità tecniche e operative per la gestione, tenuta, selezione e conservazione dei documenti sono definite dal Responsabile dell Ufficio Archivio. 8.3 Unicità del protocollo Il registro di protocollo dell AOO n. 001 della Provincia di Potenza è unico. E gestito dal Servizio Archivio ed è generato da apposita procedura informatica utilizzabile da più postazioni contemporaneamente. L assegnazione del numero e della data di protocollo a Versione del 26 gennaio

24 ciascun documento registrato avviene automaticamente. Pertanto, a partire dal I gennaio 2004, sono soppressi i protocolli attivati precedentemente. La numerazione delle registrazioni di protocollo è progressiva e parte dal numero 1 di ogni anno e si chiude il 31 dicembre dello stesso anno. 9. Il Protocollo Tutti i documenti dai quali possono nascere diritti, oneri, obblighi o legittime aspettative di terzi vanno protocollati. L attività di protocollo è quella fase del processo che certifica forma, provenienza e data certa di acquisizione del documento, a rilevanza giuridico-probatoria, mediante la sua identificazione univoca. La protocollazione avviene tramite la contestuale registrazione e segnatura del protocollo, aventi entrambe la natura di atto pubblico. 9.1 Registrazione di protocollo A norma dell art. 53 del DPR 445/2000, la registrazione di protocollo di ogni documento ricevuto o spedito, indipendentemente dal supporto, è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni: data di registrazione; numero di protocollo; mittente/i o destinatario/i; oggetto del documento; numero e descrizione degli allegati (se presenti); l impronta del documento, se trattasi di documento informatico data del documento ricevuto (se disponibile); Versione del 26 gennaio

25 numero di protocollo del documento ricevuto (se disponibile) classificazione. Per quanto riguarda la classificazione, al protocollista spetta l attribuzione dei primi due livelli di classificazione, mentre al Responsabile del procedimento il terzo ed eventualmente il quarto. La registrazione svolge un ruolo essenziale nella gestione dei procedimenti prevista ai sensi della legge 241/90 e, più in generale, in tutti i processi amministrativi che prevedono fasi di attività e termini certi per la loro conclusione. 9.2 Segnatura di protocollo La segnatura di protocollo è l apposizione o associazione all originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo che consentono l individuazione di ciascun documento in modo inequivocabile; essa è effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo. La segnatura del documento in arrivo su supporto cartaceo è posta, di norma, sulla prima pagina attraverso il timbro meccanico (attualmente in uso, anche se per il futuro si sta valutando l opportunità di utilizzare etichette o barcode); le informazioni minime apposte od associate al documento sono: Provincia di Potenza; Codice dell AOO Numero di registrazione (assegnato dal sistema); Data di registrazione (assegnata dal sistema). La segnatura dei documenti in partenza o interni è apposta nel testo del documento. Versione del 26 gennaio

26 9.3 Annullamento o correzione delle registrazioni di protocollo E consentito modificare o annullare la registrazione di protocollo (art. 8 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000) in presenza di errori rilevati nell attività di protocollazione o qualora si ravvisi la necessità di provvedere all annullamento o modifica del contenuto di un documento. Nel record di protocollo devono apparire ben visibili la lettura delle informazioni registrate in precedenza, la data e l ora dell annullamento e i dati identificativi dell operatore che ha effettuato l operazione. L autorizzazione ad annullare registrazioni o i dati di registrazioni può essere rilasciata, previa richiesta da parte del Dirigente o dal Responsabile del procedimento, esclusivamente dal Responsabile del Servizio di protocollo informatico. 9.4 Oggetto riservato Qualora l oggetto del documento contenga dati sensibili, giudiziari o particolari, l operatore deve adottare tutte le misure atte a garantire la riservatezza dei dati stessi (D.Lgs. n.196/03 Testo Unico sulla Privacy), utilizzando le funzionalità presenti nella procedura del protocollo informatico e descritte nel Manuale operativo. Il trattamento di dati personali deve essere svolto nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all identità personale e al diritto della protezione dei dati personali che lo riguardano. Chiunque cagiona danno ad altri per effetto del trattamento dei dati personali, è tenuto al risarcimento ai sensi dell art del codice civile. Versione del 26 gennaio

27 9.5 Documenti soggetti a registrazione di protocollo riservato L elenco dei documenti soggetti a registrazione riservata è riportato nell allegato Documenti soggetti a registrazione particolare I documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell Ente Provincia di Potenza non vanno protocollati. Appartengono a questa categoria le delibere di Giunta e di Consiglio, le determinazioni dirigenziali, i decreti, le ordinanze presidenziali, i contratti, i verbali di gara e gli atti di sottomissione. 9.7 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo L elenco dei documenti non soggetti a registrazione di protocollo è contenuto nell allegato Registro di protocollo Il registro di protocollo è un atto pubblico che fa fede della tempestività e dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici nei confronti delle parti. Al fine di mantenere traccia di tutte le registrazioni effettuate anche su supporto cartaceo, il responsabile del Servizio di protocollo provvede quotidianamente alla stampa del registro di protocollo; entro il mese di gennaio provvede altresì alla stampa integrale e rilegatura del registro di protocollo dell anno precedente e, dopo aver verificato la congruità delle registrazioni, allo scarto dei singoli fogli stampati giornalmente. Versione del 26 gennaio

28 9.9 Registro di emergenza Nelle situazioni di emergenza nelle quali non è possibile utilizzare il protocollo informatico, il Responsabile del Servizio autorizza la registrazione manuale dei documenti su registro cartaceo o utilizzando quello previsto dal software, in relazione alla causa che ha determinato il blocco. Sul registro devono essere riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione, nonché la data e l ora del ripristino della piena funzionalità del sistema. Dopo il ripristino le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza, sono inserite nel sistema informatico, utilizzando l apposita funzione di recupero dati presenti nel software in uso. Qualora l interruzione, per cause di eccezionale gravità, si prolunghi oltre ventiquattro ore, il Responsabile del Servizio può autorizzare l uso del registro di emergenza per periodi successivi non superiori ad una settimana. Durante l inattività del sistema, i documenti assunti al protocollo sono prima fotocopiati e poi inviati in originale ai Dirigenti delle varie UU.DD., trattenendone una fotocopia da utilizzare al ripristino funzionale e, dopo il recupero dei dati, per procedere alla scansione ottica. 10. Gestione e conservazione dei documenti Nella gestione e tenuta dei documenti è rilevante non il singolo documento in quanto tale, ma l insieme delle relazioni intercorrenti con tutti gli altri documenti e più specificatamente con quelli che trattano un medesimo affare o un medesimo procedimento amministrativo. Ad ogni inizio di procedimento si forma il fascicolo costituito da un certo numero di documenti, legati tra loro dallo stesso affare (vincolo archivistico). Gli stessi fascicoli, nell insieme, sono legati tra loro tanto da costituire l intero archivio. Versione del 26 gennaio

29 10.1 Archivio corrente L archivio corrente è il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi non ancora conclusi. I documenti inseriti nei relativi fascicoli, sono conservati dal Servizio Archivio e Protocollo dal quale, su richiesta, sono trasmessi al Responsabile del procedimento. Con l utilizzo del protocollo informatico a regime, tutta la documentazione dell archivio corrente, sarà custodita direttamente dal Responsabile del procedimento che provvederà altresì alla corretta organizzazione, gestione e classificazione dei documenti trattati con le modalità definite dal responsabile dell Archivio. A conclusione del procedimento l intero fascicolo sarà trasmesso dal Responsabile del procedimento al Responsabile dell ufficio Archivio per essere versato nell archivio di Deposito Fascicoli e serie I fascicoli sono costituiti dai documenti aggregati in funzione dell affare o del procedimento cui si riferiscono.le serie sono costituite dai documenti caratterizzati da omogeneità di forma (delibere, determinazioni, contratti). Ad ogni fascicolo e a ciascuna serie è attribuito un indice di classificazione specifica, idonea alla loro identificazione univoca Chiusura di un fascicolo I fascicoli relativi a procedimenti amministrativi definiti dovranno essere chiusi prima di essere trasferiti in Archivio deposito.la chiusura consiste nella verifica dell ordinamento e nell eliminazione di copie, fotocopie ecc., mediante le operazioni di selezione e scarto. Versione del 26 gennaio

30 10.2 Archivio di deposito L archivio di deposito è costituito dall insieme dei documenti relativi ad affari e a procedimenti conclusi da meno di 40 anni e per i quali non vi è più interesse né trattazione. Nell ambito dell archivio di deposito sono effettuate le operazioni di selezione e scarto ai sensi dell art.35 della legge 1409/63. E in atto una nuova sistemazione dell archivio di deposito e di quello storico dopo l ultima selezione e scarto effettuato nel Archivio storico Per archivio storico, o sezione separata d archivio, si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, mediante operazioni di scarto, alla conservazione illimitata ai fini storici e culturali 11. Requisiti del sistema per la gestione informatica dei documenti Il sistema per la gestione informatica dei flussi documentali presenta i seguenti requisiti: a) garantisce la sicurezza e l integrità del sistema; b) garantisce la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti sia in entrata che in uscita; c) fornisce informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall Ente e i quelli formati dallo stesso nell adozione del provvedimento finale; d) consente il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; e) consente, in condizioni di sicurezza, l accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni di legge in materia di tutela e trattamento dei dati personali; Versione del 26 gennaio

31 f) garantisce la corretta organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato; g) fornisce informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato; h) consente il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento amministrativo ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento. 12. Descrizione del sistema di protocollo informatico 12.1 Descrizione funzionale La descrizione funzionale del protocollo informatico è costituita dal Manuale Utente fornito della ditta produttrice del sistema, aggiornato alla nuova release in uso (allegato 5) Descrizione operativa Il responsabile del Servizio Archivio e Protocollo provvederà alla redazione ed aggiornamento di apposito documento di descrizione operativa del sistema di protocollo informatico all atto del decentramento delle stazioni di protocollo. 13. Hardware in uso Nell Ufficio Archivio e Protocollo sono presenti n. 5 postazioni di lavoro (clients) collegate ad un server di rete interna tramite un Hub da 10/100. A tre clients sono collegati altrettanti scanners di cui due formato A4 ed uno A3; al server è collegata una stampante laser condivisa. L impianto di alimentazione delle apparecchiature è protetto da un gruppo di continuità. Versione del 26 gennaio

32 14. Piano di sicurezza del sistema informatico Il sistema operativo dell elaboratore, su cui è realizzato il sistema di protocollo informatico, è conforme a quanto disposto dall art. 7 del D.P.C.M. 31 ottobre L accesso al server di rete è consentito solo ed esclusivamente al responsabile del Sistema Informatico, che coincide con la figura dell amministratore di rete, mediante una password. L accesso al sistema, dalle postazioni, è possibile solo con processo di autenticazione effettuato mediante richiesta di username e password., necessari a mettere in contatto il client dell utente al server su cui è installato l applicativo. Username e password sono attribuiti in modo tale che il sistema possa identificare uno ed un solo utente. La password è costituita da una combinazione di tipo alfanumerica di almeno sei cifre soggetta a cambiamento almeno con cadenza trimestrale. Il sistema effettua backup giornaliero di tutte le registrazioni. Le copie sono conservate in luogo diverso da quello in cui sono originate. E in fase di realizzazione il piano di sicurezza del sistema del protocollo decentrato in ambiente Web. 15. Interoperabilità del software in uso Il software in uso è dotato di un modulo che consente l interscambio delle registrazioni di protocollo e relative informazioni con altri sistemi o software che rispettano le regole tecniche previste dall AIPA. L interscambio consiste nell utilizzo della posta elettronica per l invio e la ricezione di pacchetti di dati corrispondenti ad una o più registrazioni di protocollo. Per rendere operativo l interscambio dovrà essere garantita l autenticità ed integrità dei dati inviati alla casella di posta elettronica certificata da Autorità preposta. Versione del 26 gennaio

33 Si è in attesa del ricevere il kit per l utilizzo della firma digitale, già richiesto alla Regione Basilicata. 16. Produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico Ogni registrazione di protocollo informatico produce un apposito record memorizzato in una base dati. sul sistema centrale. Il Record generato contiene dei campi che non possono essere modificati; ogni operazione di inserimento e modifica è registrata su file di traccia che permette all amministratore di sistema la conoscenza dettagliata delle operazioni effettuate su una data registrazione, con individuazione del nome dell utente, della data e ora, della postazione di lavoro, del tipo di comando (inserimento/ modifica/ visualizzazione/ cancellazione). 17. Abilitazioni di accesso Il personale del Servizio Archivio e Protocollo, al momento unico addetto alla registrazione, è abilitato ad effettuare le seguenti operazioni: Visualizzazione registrazione di protocollo; Inserimento di dati e registrazione di protocollo; Modifica dei dati gestionali di una registrazione di protocollo. Solamente il Responsabile del Servizio Archivio e protocollo, è anche abilitato all annullamento di una specifica registrazione di protocollo. Username e password con le relative abilitazioni di accesso verranno assegnate a ciascun Dirigente all atto dell istituzione del protocollo decentrato. Versione del 26 gennaio

34 18. Il software in uso: architettura e funzionalità Il software in uso presso l AOO n. 001 della Provincia di Potenza è denominato Iride Web ; è un software che risponde ai requisiti di legge ed a quelli del sistema informativo. L architettura del software è descritta nell allegato n. 6, mentre le funzionalità sono descritte nell allegato n. 5 (manuale utente). Versione del 26 gennaio

35 RIFERIMENTI NORMATIVI DPR 30 settembre 1963 n Norme relative all ordinamento ed al personale degli Archivi di Stato. Legge 7 agosto 1990 n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti; Legge 15 marzo 1997, n. 59 Legge delega; Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell art. 1 della legge 8 ottobre 1997, n. 352; D.P.C.M. 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428; Deliberazione dell Autorità per l Informatica nella Pubblica Amministrazione del 23 novembre 2000 n. 51 Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell art. 18, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513; DPR 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, e successive modifiche; Deliberazione dell Autorità per l Informatica nella Pubblica Amministrazione del 21 dicembre 2001 n. 42 Regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico; Direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie del 9 dicembre 2002 Trasparenza dell azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali; Decreto legislativo del 30 giugno 2003 n. 196 Testo Unico privacy (Codice in materia di protezione dei dati personali); Versione del 26 gennaio

36 D.P.C.M. 14 ottobre 2003 Approvazione delle linee guida per l adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi; Versione del 26 gennaio