Referenti amministrativi Incontro del 26 ottobre 2015

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1 Referenti amministrativi Incontro del 26 ottobre 2015

2 LA DIGITALIZZAZIONE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

3 NORMATIVA DI RIFERIMENTO Decreto Legislativo n. 82/2005 s.m.i.; Legge 124/2015 Legge delega di riforma della P.A.; Decreto Presidente Consiglio dei Ministri 13 Novembre 2014;

4 Il documento informatico Il documento informatico, la memorizzazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi del Codice dell Amministrazione digitale; Art. 20 D.lgs n. 82/2005 s.m.i.

5 La trasmissione di documenti tra P.A. e tra P.A. ed Imprese mediante l'utilizzo della posta elettronica certificata (P.E.C.); non è più ammessa mediante fax; I inosservanza delle disposizioni, ferma restando l'eventuale responsabilità per danno erariale, comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare; A partire dal 1 luglio 2013 sussiste l obbligo di utilizzo della P.E.C. per comunicazioni tra P.A. ed imprese. Artt. 47 e 5 Bis D.Lgs n. 82/2005 s.m.i.

6 La trasmissione dei documenti tra P.A. e cittadini mediante posta elettronica certificata (P.E.C.) qualora il cittadino indichi un proprio indirizzo di posta elettronica certificata quale suo domicilio digitale; mediante posta elettronica; mediante posta ordinaria o raccomandata a.r. in assenza di domicilio digitale: i documenti sottoscritti digitalmente possono essere trasmessi ai cittadini predisponendo la copia analogica degli stessi che devono riportare la qualifica e il nominativo del firmatario e la dicitura che sono stati prodotti e conservati secondo le regole tecniche del C.A.D.; Art. 3 bis D.Lgs n. 82/2005 s.m.i.

7 DICHIARAZIONI DI CONFORMITA Qualora si renda necessario presentare copia cartacea autentica di atti e documenti sottoscritti digitalmente la stessa può essere predisposta in modalità analogica unitamente alla dichiarazione di conformità all originale;

8 NORMATIVA DI RIFERIMENTO La nozione di copia è trattata nel: Codice civile articoli ; DPR 445/2000 articoli 18 21; Decreto legislativo 82/2005 articoli 20 23; Ordinamento Notariato.

9 La nozione di copia autentica Il Testo Unico sulla documentazione amministrativa (D.P.R.445/2000) definisce la copia autentica di un atto o di un documento la copia dello stesso ottenuta con un procedimento che ne garantisce la riproduzione fedele e duratura dichiarata conforme all originale. La copia autentica può essere validamente prodotta in luogo dell originale dell atto o del documento. Articolo 18 D.P.R. 445/2000

10 L Autenticazione delle copie L autenticazione delle copie può essere effettuata dal: Pubblico ufficiale dal quale è stato emesso l originale o presso il quale è depositato l originale; Responsabile del procedimento o delegato su esibizione dell originale nel caso in cui la copia debba essere prodotta all amministrazione stessa in ambito di procedimento amministrativo; Notaio, Cancelliere, Segretario comunale o altro funzionario incaricato in merito dal Sindaco; Articolo 18 D.P.R. 445/2000

11 La copia analogica del documento informatico La copia analogica di un documento originale digitale ha la stessa efficacia probatoria del documento informatico da cui è tratta se la sua conformità all originale è attestata, in tutte le sue componenti, da pubblico ufficiale a ciò autorizzato. Articolo 23 D.Lgs 82/2005

12 Le verifiche dell autenticità Il Pubblico Ufficiale o l incaricato che dichiara autentica la copia analogica del documento digitale deve: Verificare l ente certificatore (ad es. Infocert) e la validità del certificato al momento della firma e della verifica della stessa; Verificare i requisiti di integrità e di immodificabilità del documento (ad es. il documento deve essere in formato PDF non in formato word o excel);

13 La dichiarazione di conformità La dichiarazione di conformità di un atto sottoscritto digitalmente: La presente copia cartacea, ai sensi dell'art. 23 del D.Lgs 82/2005 e s.m.i., è conforme all'originale informatico sottoscritto con firma digitale, il cui certificato è intestato al Signor, rilasciato da Infocert, la cui verifica ha avuto esito positivo. Casalecchio di Reno, lì Timbro del Comune di Casalecchio di Reno Qualifica (dell Incaricato autorizzato) Firma

14 REGIME FISCALE DELLE COPIE Le copie autentiche sono atti soggetti all imposta di bollo; L imposta di bollo, con relative esenzioni, è disciplinata dal D.P.R 26/10/1972, n. 642; Per quanto concerne gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto il C.A.D. rimanda ad appositi decreti del Ministero delle Finanze ad oggi non ancora adottati; (art. 21, comma 5 D.Lgs. n. 82/2005 s.m.i.)

15 LA REDAZIONE DEGLI ATTI AMMINISTRATIVI E IL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI

16 NORMATIVA DI RIFERIMENTO Art. 147 Bis, comma 2 D.Lgs n. 267/2000 s.m.i. (introdotto con il D. L. n. 174/2012); Regolamento comunale sui controlli interni (adottato con deliberazione CC n. 3/2013);

17 I controlli interni Il Testo Unico degli Enti locali ha introdotto all articolo147 il sistema dei controlli interni per garantire la legittimità, la regolarità e la correttezza dell azione amministrativa; Il nostro ente ha implementato il sistema dei controlli di regolarità amministrativa relativamente alle determinazioni dirigenziali con impegno di spesa e, successivamente, alle ordinanze dirigenziali e sindacali; I controlli saranno poi estesi anche ai contratti ed alle autorizzazioni.

18 Metodologia dei controlli Il Regolamento comunale sui controlli interni stabilisce che gli stessi siano effettuati a campione sulle determinazioni di impegno di spesa, nella misura del 10% del totale degli atti adottati da ogni dirigente; Per ogni tipologia di atto è stata predisposta apposita check list al fine di valutare la corretta redazione dell atto; Art. 6 comma 5 del Regolamento sui controlli

19 I risultati dei controlli Gli esiti dei controlli effettuati sono: trasmessi, con osservazioni e suggerimenti, da parte del Segretario generale ai dirigenti dei servizi che hanno adottato gli atti oggetto di controllo; considerati ai fini della valutazione dei dirigenti e del personale nonché per la redazione del report strategico. Art 6, comma 7 del Regolamento sui controlli

20 Redazione atti.. E necessario prestare particolare attenzione a. D Deliberazioni di Giunta e Consiglio motivazione dell atto (art. 3 L.241/1990 s.m.i) Nel caso di urgenza le deliberazioni del Consiglio e della Giunta possono essere dichiarate immediatamente eseguibili. articolo 134, comma 4 D.Lgs. N. 267/2000 Nel testo delle deliberazioni deve sempre essere indicata la motivazione per la quale viene richiesta l immediata eseguibilità; Determinazioni Motivazione Riferimenti normativi Indicazione responsabile del procedimento Evitare di riportare nel testo degli atti sottoscritti digitalmente tabelle, schemi, macroistruzioni, link ipertestuali che possono renderlo modificabile, inserirli eventualmente come allegati; Ai fini di uniformità utilizzare carattere Arial dimensione 12 per la redazione degli atti.

21 Ordinanze dirigenziali e sindacali.e necessario prestare particolare attenzione Alla competenza dell organo che adotta l ordinanza; Alla validità dei riferimenti normativi richiamati; Alla Motivazione dell atto; Alle modalità di pubblicità legale dell ordinanza (pubblicazione o notificazione); Alle indicazioni delle sanzioni in caso di inottemperanza; Alle modalità di ricorso avverso l ordinanza.

22 Interrogazioni a risposta scritta presentate dal Consigliere comunale Vengono protocollate e assegnate ai Servizi Istituzionali e fascicolate in un unico fascicolo (classifica 02/06 di competenza dei Servizi Istituzionali); I Servizi Istituzionali le trasmettono tramite al Sindaco o all Assessore delegato e al Dirigente competente indicando la data di scadenza entro la quale fornire risposta; La risposta dell Amministratore, accompagnata da eventuale relazione tecnica del Responsabile del procedimento, viene trasmessa entro 30 giorni, tramite al Consigliere interrogante e per conoscenza ai Servizi Istituzionali; La risposta deve essere protocollata e fascicolata nel medesimo fascicolo può essere fascicolata anche in un fascicolo secondario attinente il procedimento oggetto dell interrogazione.

23 Accesso ai documenti amministrativi da parte del Consigliere comunale Le richieste sono protocollate e assegnate: per competenza al Servizio che deve fornire la risposta; per conoscenza ai Servizi Istituzionali (Segreteria generale) che svolgono attività di monitoraggio; la risposta, protocollata dal Servizio competente e corredata dalla documentazione richiesta, viene inviata dal servizio stesso tramite al Consigliere richiedente e per conoscenza è trasmessa ai Servizi Istituzionali.