DESCRIZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE E CONTROLLO DEL PON IOG Organismo Intermedio Regione Sardegna CCI 2014IT05M9OP001 Versione 4.0

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1 DESCRIZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE E CONTROLLO DEL PON IOG Organismo Intermedio Regione Sardegna CCI 2014IT05M9OP001 Versione 4.0 Approvato con Determinazione n /Det/6515 del 21/12/2018 1

2 Sommario 1. Principali Abbreviazioni Revisioni e aggiornamento delle procedure Dati generali Premessa Attività finanziate nell ambito del PON IOG Descrizione organizzativa dell Organismo Intermedio Organigramma e indicazione delle funzioni delle unità Soggetto responsabile della funzione di coordinamento generale e supervisione programmatica Operazioni a titolarità (Beneficiario = AdG/RdS) : Responsabile della gestione delle schede a titolarità : Responsabile del controllo di I livello delle schede a titolarità Operazioni a regia (Beneficiario=soggetto esterno a AdG/RdS) : Responsabile della gestione delle schede a Regia : Responsabile del controllo di I livello delle schede a regia Responsabile della Rendicontazione all AdG/AdC, sia per le operazioni a titolarità sia a Regia Piano di Formazione delle risorse Gestione dei rischi Procedura per la selezione operazioni Procedure per assicurare un adeguata informazione ai beneficiari Procedura per la verifica delle operazioni Procedura per la verifica del doppio finanziamento Procedura per la verifica dello stato di NEET Procedura di ricevimento, verifica e convalida delle domande di rimborso dei beneficiari e procedure di autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione dei pagamenti a favore dei beneficiari Procedura per la rendicontazione delle spese all autorità di certificazione Procedura per il trattamento delle irregolarità e dei recuperi Procedura per istituire misure antifrode efficaci e proporzionate Procedura per garantire una pista di controllo e un sistema di archiviazione adeguati, anche per quanto riguarda la sicurezza dei dati

3 20. Procedure per un sistema di raccolta, registrazione e conservazione in formato elettronico dei dati relativi a ciascuna operazione Descrizione del sistema informativo dell Organismo Intermedio Procedura di alimentazione costante del sistema informativo SIGMA GIOVANI Procedura per la modifica dell allocazione delle risorse finanziarie tra misure Procedura per la comunicazione delle previsioni di impegno e di spesa da parte dell OI all AdG Procedura per la trasmissione trimestrale tramite sistema informativo dei dati di monitoraggio degli interventi Procedura per la contabilità separata Procedura per la preparazione delle informazioni necessarie alla predisposizione della dichiarazione di affidabilità di gestione e della sintesi annuale da parte dell Autorità di Gestione Procedura per la trasmissione delle informazioni all Autorità di Audit e per la gestione dei follow-up dei controlli di II livello Procedura per la preparazione della Relazione di Attuazione Annuale e Finale a supporto dell Autorità di Gestione Procedura per le modifiche del Sistema di Gestione e Controllo Procedura per la gestione e l esame dei reclami Procedura per il rispetto della normativa in materia di informazione e pubblicità Elenco Allegati

4 1. Principali Abbreviazioni AdA AdC AdG ANPAL AFIS Autorità di Audit Autorità di Certificazione - ANPAL Div. VI Autorità di Gestione - ANPAL Div. III Agenzia Nazionale Politiche Attive Lavoro Sistema Informatico Antifrode dell OLAF ASPAL Azienda sarda per le politiche attive sul lavoro ASPAL - LR 17 maggio 2016, n. 9 Disciplina dei servizi e delle politiche per il lavoro (ex Agenzia Regionale del Lavoro) CE CIA CPI DFP DGPASLF DPL FESR FSE GAS IGRUE INAPP IOG MEF MLPS NSF OI (beneficiario/soggetto attuatore) Commissione Europea Comitato di Indirizzo e Attuazione del PON Centri per l Impiego Dipartimento per la Funzione Pubblica Direzione Generale per le politiche attive, i servizi per il lavoro e la formazione Direzione Provinciale del Lavoro Fondo Europeo di Sviluppo Regionale Fondo Sociale Europeo Governance e Azioni di Sistema Ispettorato Generale per i Rapporti Finanziari con l Unione Europea Istituto Nazionale per l Analisi delle Politiche Pubbliche Iniziativa Occupazione Giovani Ministero dell Economia e delle Finanze Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali Nuovo Sistema Finanziario Organismo Intermedio RdA Responsabile di azione FSE (soggetto attuatore/beneficiario) Servizio di Supporto all AdG del PO FSE OLAF Ufficio Europeo per la Lotta Antifrode 4

5 PAR PON POR P20_RAS RAE RGS RdS SAT SIL Si.Ge.Co. SIGMA SPA Piano di Attuazione Regionale Programma Operativo Nazionale Programma Operativo Regionale Procedura NEET Regione Autonoma della Sardegna Rapporto Annuale di Esecuzione Ragioneria Generale dello Stato Responsabile di Scheda Servizio Attività Territoriali Sistema Informativo del Lavoro Sistema di Gestione e Controllo Sistema Informativo Gestione Monitoraggio Audit Sistemi di politiche attive per l occupazione Legenda Autorità di Gestione: ANPAL Div. III Autorità di Certificazione: ANPAL Div. VI Autorità di Audit: Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali Direzione Generale per le politiche attive, i servizi per il lavoro e la formazione Segretariato Generale (AdA) Organismo Intermedio: Assessorato al Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale della Regione Sardegna Direzione Generale dell Assessorato del Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale (OI) Servizio di supporto Autorità di Gestione - Gruppo F Responsabile del coordinamento e della supervisione dell attuazione delle misure dal punto di vista programmatico (coordinamento del piano regionale -PAR, attività dell'adg come organismo intermedio, raccordo operativo con i RdS, controlli, monitoraggio, pagamenti). in capo alla Direzione Generale dell Assessorato del Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale (OI). Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari Responsabile del coordinamento ed esecuzione dei controlli di I livello on desk nei casi in cui l Organismo Intermedio sia beneficiario delle operazioni (operazioni a titolarità) e della predisposizione della dichiarazione delle spese sostenute in qualità di O.I. da trasmettere all Autorità di Gestione e Certificazione del PON IOG. SAT - Servizio Attività Territoriali Responsabile per le operazioni a regia del controllo di I livello on desk sulle domande di rimborso. Responsabile per le operazioni a regia e operazioni a titolarità dei controlli ispettivi in loco afferenti alla regolarità tecnico-fisica dell operazione. Responsabili di Scheda: Servizi regionali/agenzia regionale responsabili dell attuazione delle Misure (RdS) 5

6 2. Revisioni e aggiornamento delle procedure Le informazioni riportate nel presente documento descrivono il sistema di gestione e controllo del PON IOG, così come strutturato dall Organismo Intermedio Regione Sardegna e approvato con determinazione n 57268/Det/6515 del 21/12/2018. La descrizione fornita nel Sistema di Gestione e Controllo presenta, allo stato attuale, un carattere non definitivo essendo in corso di definizione alcuni degli elementi caratterizzanti il complesso di procedure adottate a supporto dell attuazione del PON da parte dell AdG. Il documento, quindi, rappresenta uno strumento in progress suscettibile di aggiornamenti in rispondenza a mutamenti del contesto normativo e procedurale di riferimento, ovvero ad esigenze organizzative ed operative che dovessero manifestarsi nel corso dell implementazione del Sistema di Gestione e Controllo. Nella tabella sottostante sono registrate le versioni del presente documento con le relative principali modifiche apportate. Versione Data Principali modifiche Versione 1.0 Approvato con determinazione n /Det/2540 del VERSIONE 2.0 (Approvato con determinazione n /Det/539 del ) Versione 3.0 (Approvato con determinazione n. 6648/Det/365 del ) Versione 4.0 (Approvato con determinazione n /Det/6515 del 21/12/2018) Integrazione del Sigeco con l inserimento del dettaglio delle funzioni amministrative e delle procedure di controllo, rendicontazione, certificazione della spesa, follow-up sui controlli e irregolarità Aggiornamento funzionigramma con l inserimento delle risorse umane impegnate, aggiornamento check-list, procedura di verifica NEET, monitoraggio e rendicontazione Aggiornamenti sul Rapporto di Audit giugno 2018 e riscontro AdG di cui alla nota prot del

7 3. Dati generali Direzione titolare: Assessorato al Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale della Regione Sardegna Direzione Generale dell Assessorato del Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale Titolo del Programma: Programma Operativo Nazionale Iniziativa Occupazione Giovani PON IOG N. CCI: 2014IT05M9OP001 Referente: Dott. Luca Galassi Indirizzo: Via XXVIII febbraio Cagliari Via San Simone n. 60 Cagliari piano 8 (dal 2015) Tel: Fax: Posta elettronica: lavoro@regione.sardegna.it - lavoro@pec.regione.sardegna.it 4. Premessa La Garanzia Giovani (Youth Guarantee) è un iniziativa a favore dell occupazione giovanile per la lotta alla disoccupazione giovanile come previsto all art. 16 del Regolamento (UE) n. 1304/2013 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 17 dicembre 2013 pubblicato sulla GUE del 20 dicembre 2013, relativo al Fondo Sociale Europeo. L iniziativa ha origine dalla Raccomandazione del Consiglio Europeo del 22 aprile 2013, pubblicata sulla GUE Serie C 120/2013 del 26 aprile 2013, che delinea lo schema di opportunità per i giovani e invita gli Stati Membri a garantire ai giovani con meno di 25 anni un offerta qualitativamente valida di lavoro, di proseguimento degli studi, di apprendistato o di tirocinio o altra Misura di formazione entro un tempo limitato dall inizio della disoccupazione o dall uscita dal sistema di istruzione formale. In risposta a tale iniziativa l Italia - attraverso l istituzione di una Struttura di Missione, presso il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali composta dai rappresentanti del Ministero e delle sue agenzie tecniche INAPP (ex ISFOL) e ANPAL Servizi (ex Italia Lavoro) - del MIUR, MISE, MEF, del Dipartimento della Gioventù, dell'inps, delle Regioni e Province Autonome, delle Province e Unioncamere il 23 dicembre 2013 ha predisposto e trasmesso alla Commissione Europea il Piano di attuazione italiano della Garanzia per i Giovani. Il Piano di attuazione italiano della Garanzia per i Giovani definisce le azioni comuni da intraprendere sul territorio italiano e stabilisce che la gestione della Garanzia venga realizzata mediante la definizione di un unico Programma Operativo Nazionale presso il Ministero del Lavoro, che veda le Regioni come Organismi Intermedi (ossia gestori delegati ). L'Accordo di Partenariato, trasmesso dal Governo nazionale alla Commissione europea in data 22 aprile 2014, individua il Programma Operativo Nazionale per l attuazione dell Iniziativa per l Occupazione dei Giovani (cui in questo documento ci si riferisce con l abbreviazione PON IOG) tra i Programmi Operativi Nazionali finanziati dal FSE. In data è stata stipulata la Convenzione tra Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e OI- Assessorato al Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale della Regione Sardegna Direzione Generale dell Assessorato del Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale che individua quest ultima come Organismo Intermedio del PON IOG ai sensi del comma 7 dell art. 123 del Reg. (UE) n. 1303/2013, con conseguente delega da parte del Ministero del Lavoro di tutte le funzioni di cui all art. 125 del summenzionato Regolamento. Il PON Iniziativa Occupazione Giovani a titolarità del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali è stato adottato con Decisione della Commissione C(2014)4969 dell 11 luglio Dal 1 gennaio 2017 (nota ANPAL 1865 del 15 febbraio 2017) sono state trasferite ad ANPAL (Agenzia Nazionale per le Politiche Attive del Lavoro, istituita con D. Lgs. 14 settembre 2015, n. 150, art. 4) le funzioni 7

8 e i compiti di Autorità di Gestione e di Certificazione del PON IOG del ciclo di programmazione , così come il personale già assegnato alle Autorità di Gestione e Certificazione. L art. 9, comma 1, alla lettera i, D.lgs. n. 150 ha previsto che spettino all ANPAL le competenze in materia di gestione dei programmi operativi nazionali nelle materie di competenza, nonché di progetti cofinanziati dai Fondi comunitari. Tale competenza è stata ulteriormente specificata dall art. 10 del DPCM 13 aprile 2016 in base al quale si dispone che le competenze di Autorità di Gestione dei Programmi Operativi Nazionali nelle materie di competenza siano attribuite alla Divisione III dell ANPAL, mentre alla Divisione VI spettino i compiti inerenti l Autorità di certificazione. 5. Attività finanziate nell ambito del PON IOG Nell ambito delle funzioni riconosciute dal PON IOG, l Organismo Intermedio Assessorato al Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale della Regione Sardegna Direzione Generale dell Assessorato del Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale con Determinazione n del ha adottato il Piano di Attuazione Regionale (PAR) in coerenza con le finalità e l impianto metodologico del Piano Italiano di Attuazione della Garanzia Giovani e del PON IOG e con le Schede Misura. Il Piano definisce la strategia di allocazione delle nuove risorse tra le misure del PON con i risultati ottenuti nella prima fase di Garanzia Giovani, l aggiornamento dell analisi di contesto regionale della disoccupazione e dell inattività. 8

9 6. Descrizione organizzativa dell Organismo Intermedio Commissione Europea Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ANPAL Segretariato Generale Autorità di Certificazione PON IOG Autorità di Gestione PON IOG Autorità di Audit PON IOG Organismo Intermedio PON IOG La struttura organizzativa dell OI Assessorato al Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale della Regione Sardegna Direzione Generale dell Assessorato del Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale è rappresentabile secondo quanto sotto illustrato. 9

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12 6.1 Organigramma e indicazione delle funzioni delle unità La Direzione Generale dell Assessorato del Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale - esercita tutte le attività necessarie per l attuazione del programma ed in particolare l attività di programmazione, indirizzo, coordinamento, gestione, rendicontazione, monitoraggio, controllo e valutazione. Con la determinazione del Direttore Generale n /Det/3965 del 24/07/2014 viene costituito lo Staff di coordinamento tecnico operativo per l attuazione della Garanzia Giovani. Lo staff attiva gli interventi ed adotta le iniziative necessarie ad assicurare l efficace realizzazione degli obiettivi previsti nel PAR, nelle forme, nei tempi e con le modalità più appropriate assicurando alla Direzione Generale dell Assessorato il coordinamento unitario dei diversi attori del Programma. Con determinazione n /Det/5510 del 7/11/2014 si è disposto che l Organismo intermedio si avvalga del Servizio di Supporto all AdG FSE per l attuazione del Programma. Con determinazione del Direttore Generale n /6024 del 10/12/2015 sono stati istituiti i gruppi di lavoro del Servizio di Supporto all ADG FSE e al gruppo F è stato assegnato il supporto all OI nella attuazione del programma Garanzia Giovani, come meglio dettagliato di seguito. Con la succitata determinazione del Direttore Generale n /Det/5510 del 07/11/2014 sono stati individuati i Servizi responsabili della gestione contabile del Programma, come ridefiniti dal successivo Decreto n. 440 del 02/03/2015 di seguito riportati: Servizio di Supporto all Autorità di Gestione, al fine del trasferimento all Agenzia Regionale per il Lavoro (ora Azienda Sarda per le Politiche Attive sul Lavoro ASPAL - LR 17 maggio 2016, n. 9 Disciplina dei servizi e delle politiche per il lavoro ) e all INPS delle risorse inerenti alle schede 1-b, 1-c, 5-a, 5-b, 7, 8; Servizio Formazione relativamente alle schede 2-a e 2-b; Servizio Lavoro relativamente alla scheda 3. La determinazione del Direttore Generale n /Det/596 del 13/03/2015, ad integrazione della determinazione n /Det/5510 del 7/11/2014 individua i Responsabili di Scheda (RdS) delle attività definite nel PAR, di seguito riportati come ridefiniti dal successivo Decreto n. 440 del 02/03/2015: Agenzia Regionale per il Lavoro ora Agenzia Sarda Politiche attive del Lavoro - ASPAL relativamente alle attività inerenti alle schede 1-b, 1-c, 5-a, 5-b, 7, 8; Servizio Formazione relativamente alle attività inerenti alle schede 2-a e 2-b; Servizio Lavoro relativamente alle attività inerenti alla scheda 3. L accordo procedimentale del 09/10/2014 tra l Assessorato del Lavoro e l Agenzia Regionale per il Lavoro, ora ASPAL, ha disciplinato le modalità di attivazione dei tirocini nell ambito della Garanzia Giovani. La suddetta determinazione n /Det/596 del specifica inoltre le ulteriori attività di competenza del Servizio di supporto Autorità di Gestione, responsabile del coordinamento e della supervisione dell attuazione delle misure dal punto di vista programmatico e del Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari, responsabile del coordinamento ed esecuzione dei controlli di I livello nei casi in cui l Organismo Intermedio sia beneficiario delle operazioni (operazioni a titolarità) e della predisposizione della dichiarazione delle spese sostenute in qualità di O.I. da trasmettere all Autorità di Gestione e Certificazione del PON IOG. Di seguito si riportano i riferimenti delle strutture organizzative dei Responsabili di Scheda come sopra indicati: 12

13 Struttura competente: Assessorato al Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale della Regione Sardegna Direzione Generale dell Assessorato del Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale Servizio Formazione Indirizzo: Via XXVIII febbraio Cagliari Dal 2015: Via San Simone Cagliari Posta elettronica: lav.formazione@regione.sardegna.it Referente: Dott. Roberto Doneddu Tel: Fax: Struttura competente: Assessorato al Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale della Regione Sardegna Direzione Generale dell Assessorato del Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale Servizio Lavoro Indirizzo: Via XXVIII febbraio Cagliari Dal 2015: Via San Simone Cagliari Posta elettronica: lav.lavoro@regione.sardegna.it Referente: Dott. Rodolfo Contù Tel: Fax: Struttura competente: Assessorato al Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale della Regione Sardegna Agenzia Sarda per le Politiche attive del Lavoro - ASPAL Indirizzo: Via Is Mirrionis, Cagliari Posta elettronica: lav.agenzia.regionale@regione.sardegna.it Referente: Dott. Massimo Temussi Tel: Fax: / Struttura competente: Assessorato al Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale della Regione Sardegna Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari Indirizzo: Via San Simone Cagliari Posta elettronica: lav.finanziaria.controlli@regione.sardegna.it; Referente: Dott. Antonia Cuccu Tel: Fax: Struttura competente: Assessorato al Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale della Regione Sardegna Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari Indirizzo: Via Caravaggio ex CISAPI Cagliari Posta elettronica: lav.attivitàterritoriali@regione.sardegna.it; Referente: Dott. Marina Rita Monagheddu Tel: Fax:

14 Le procedure di gestione e controllo delle operazioni si distinguono in base alla natura dell operazione e soprattutto, alle modalità di affidamento del servizio cui sono associati i diversi circuiti di controllo di I livello, come riportato nel paragrafo 12: - OPERAZIONI A REGIA REGIONALE in cui il beneficiario è diverso dall AdG/OI; - OPERAZIONI A TITOLARITA REGIONALE in cui il beneficiario è l AdG/OI Si riporta di seguito una tabella di sintesi della distribuzione delle funzioni di gestione e controllo per tipologia di macro-processo. Gestione/Pagamento RdS 2.a, 2.b (Servizio Formazione) RdS 3 (Servizio Lavoro) RdS 7, 8 (ASPAL) OPERAZIONI A REGIA Controlli on desk Servizio Attività Territoriali Controlli in loco Servizio Attività Territoriali Gestione/Pagamento RdS 1.b, 1.c, 5.a, 5 b (ASPAL) 14 OPERAZIONI A TITOLARITÀ Controlli on desk Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari Controlli in loco Servizio Attività Territoriali Le attività dei Responsabili di Scheda riguardano la gestione di tutti gli aspetti connessi all attuazione delle Linee di attività del Programma Garanzia Giovani attribuite con il PAR. Per ogni scheda di propria competenza ogni RdS utilizza la pista di controllo allegata al presente sistema di gestione e controllo e, ove necessario, può procedere al suo aggiornamento, con propria determinazione, dandone comunicazione all Organismo Intermedio Direzione Generale del Lavoro, cooperazione e sicurezza sociale, ai fini della trasmissione all AdG del PON IOG. Le Piste di Controllo, articolate secondo quanto previsto nel paragrafo 2.3 del SIGECO del POR FSE 2014/2020, sono predisposte in base alla tipologia di operazione, per le medesime linee di attività, mentre le checklist di controllo di primo livello sono predisposte per singola scheda (cfr. Allegati) Di seguito sono indicate le principali attività previste e la struttura amministrativa responsabile della Funzione di Coordinamento generale e supervisione programmatica (Tabella di cui al punto 7.1 e 7.2). Inoltre, per ciascuna tipologia di macro-processo, nelle tabelle suddette sono indicate, con riferimento alle funzioni di programmazione, gestione/pagamento, controllo di I livello e rendicontazione all AdC, le principali attività previste e la struttura amministrativa responsabile. Il gruppo delle risorse umane a disposizione dell O.I. è composto da dipendenti appartenenti al ruolo unico regionale e alla lista speciale di cui all art. 6, comma 1, lett. f della legge regionale n. 3 del Le unità complessive interne dedicate alle funzioni sottoindicate, esclusi i Dirigenti di Servizio ed il Direttore Generale e gli operatori dei Centri per l'impiego della Sardegna, sono cosi articolate: Servizio di supporto all AdG: 8 risorse impegnate nella funzione di coordinamento e supervisione programmatica del PAR; Servizio Formazione: 9 risorse (5 interne, 4 esterne) impegnate nelle funzioni di programmazione, gestione, pagamento e rendicontazione all AdC; Servizio Lavoro: 4 risorse impegnate nelle funzioni di programmazione, gestione, pagamento e rendicontazione all AdC; ASPAL: 17 risorse impegnate nelle funzioni di programmazione, gestione, pagamento e rendicontazione all AdC; Servizio Programmazione Finanziaria: 5 risorse impegnate nelle funzioni di rendicontazione all AdC e controlli di I livello on desk per le operazioni a titolarità;

15 Servizio Attività Territoriali: 20 risorse impegnate a vario titolo nelle funzioni controlli di I livello on desk per le operazioni a regia e controlli in loco. L allegato 1 contiene i funzionigramma di ciascun servizio e le risorse umane coinvolte, interne o esterne all OI, riportando il numero, i singoli compiti e il tempo (impegno svolgimento attività) di ciascuna risorsa umana. Per quanto riguarda le modalità di assegnazione dei compiti e delle funzioni ai diversi Servizi (RdS), l Amministrazione ha attivato una serie di azioni volte ad ottenere un miglioramento organizzativo e il rafforzamento delle capacità delle risorse umane. In particolare, gli interventi di formazione hanno riguardato sia aspetti specifici di Garanzia Giovani, che aspetti più generali nell ambito della gestione dei fondi strutturali, così come previsti dal Piano di rafforzamento amministrativo (PRA) approvato con Deliberazione di Giunta n. 25/14 del Funzionigramma Di seguito sono riportate le attività principali relative alla Struttura responsabile della funzione descritta. Il numero, i singoli compiti e il tempo (impegno svolgimento attività) di ciascuna risorsa umana, sia interna o esterna all OI (assistenza tecnica), sono indicati nelle tabelle di seguito riportate e sono esplicitati nei funzionigramma (allegato 1) trasmessi dai singoli Servizi con note: - Servizio di Supporto all AdG FSE Gruppo F: nota prot. n del Servizio Formazione: nota prot. n del Servizio Lavoro: nota prot. n del Servizio Programmazione Finanziaria e Controlli su Programmi Comunitari: nota prot. n del 02/10/ Servizio Attività Territoriali: prot. n del ASPAL: nota prot. n del prot. n del prot. n del Con determinazione n 56603/Det 6411 del 19/12/2018 (allegato 1) dell OI, sono stati acquisiti, sulla base del modello standard adottato, i suddetti funzionigramma e le relative note di trasmissione, che individuano, per singolo Servizio, le risorse umane dedicate all attuazione del programma, dall avvio dello stesso e fino alla conclusione del programma, aggiornate alla data della nota di trasmissione. Eventuali modifiche organizzative determineranno un aggiornamento del Si.GE.CO. 15

16 7. Soggetto responsabile della funzione di coordinamento generale e supervisione programmatica Responsabile funzione: Roberto Doneddu Numero risorse interne Gruppo F: 8 persone Referente del Gruppo F: Felicina Pisanu SERVIZIO DI SUPPORTO ALL ADG Risorse interne del Gruppo F: Elena Cuccureddu, Paolo Tedde, Cristiana Paolotti, Francesca Caria, Caterina Pintus, Roberto Masia, Katia Torraco Numero risorse esterne (AT): sulla base dell Offerta Tecnica e piano delle attività allegato 2 Il numero, i singoli compiti e il tempo (impegno svolgimento attività) di ciascuna risorsa umana, interna o esterna all OI (assistenza tecnica), sono indicati nella tabella di seguito riportata e sono esplicitati nei funzionigramma (allegato 1) trasmessi dai singoli Servizi di cui all Allegato del a cui si rimanda. Funzione: Coordinamento generale e supervisione programmatica - Attività principali - Imposta gli atti di programmazione generali a supporto dell Organismo Intermedio; - Verifica dell attuazione del PAR, finalizzata alla predisposizione delle relazioni sulle modalità e dei tempi di attuazione; - Coordina l attuazione del PAR e le eventuali riprogrammazioni dello stesso; - Predispone circolari e atti di indirizzo dell Organismo Intermedio indirizzati ai soggetti attuatori; - Gestisce le procedure ad evidenza pubblica aventi ad oggetto il servizio di assistenza tecnica, l individuazione del valutatore indipendente, l attuazione del piano di comunicazione e gestione amministrativa dei relativi servizi; - Coordina l attività di raccordo con altri organismi, a livello nazionale, con particolare riferimento all Autorità di Gestione del PON IOG; - Coordina le attività di informazione e pubblicità, anche attraverso la predisposizione di pareri e circolari per i soggetti attuatori anche per il tramite dei RdS, conformemente alle indicazioni stabilite nelle Linee guida per le attività di comunicazione della Garanzia per i Giovani in collaborazione con le Regioni (allegato 3); - Supporta l Organismo Intermedio nel coordinamento delle attività dei Responsabili di Scheda; - Definisce il piano annuale delle verifiche ispettive campionarie loco (in itinere ed ex post) e la relativa metodologia di campionamento; - Supporta, per i controlli in loco (itinere ed ex post), l OI nell attivazione di un efficiente sistema di controlli finalizzati a garantire la correttezza, la regolarità e la legittimità dell esecuzione degli interventi finanziati. Provvede ad adottare efficaci e condivise procedure e meccanismi di comunicazione tra i vari soggetti responsabili della gestione delle attività dei controlli in loco (in itinere ed ex post), affinché le informazioni relative alle attività siano tempestivamente trasmesse e prontamente risolte; - Assicura il supporto ai RdS per la conformità al PON IOG e alla normativa vigente per la predisposizione dei bandi e degli avvisi; - Trasmette all ANPAL, prima della pubblicazione, gli avvisi predisposti dai RdS per la verifica della coerenza con il programma; - Coordina il monitoraggio procedurale, fisico e finanziario sulla corretta esecuzione delle operazioni cofinanziate dal FSE, di competenza delle strutture coinvolte nella gestione delle schede; - Comunica trimestralmente le previsioni di spesa all AdG (31 marzo, 30 giugno, 30 settembre, 31 dicembre) di ogni anno sulla base delle informazioni acquisite dai RdS. 16

17 7.1 Operazioni a titolarità (Beneficiario = AdG/RdS) 7.1.1: Responsabile della gestione delle schede a titolarità ASPAL relativamente alle attività inerenti alle schede 1.b, 1.c, 5.a, 5.b Responsabile funzione: Massimo Temussi Numero risorse interne: 17 persone Risorse interne: Luca Spissu, Emanuela Atzori, Alessandra Cabras, Maria Paola Lai, Francesca Pasini, Silvia Porceddu, Denise Sanna, Gianluca Calabrò, Graziano Longu, Federica Loi, Emanuela Pilloni, Simona Deiana, Fabio Frongia, Irene Diana, Paola Uras, Daniela Derosas, Elena Collu. Il numero, i singoli compiti e il tempo (impegno svolgimento attività) di ciascuna risorsa umana, interna o esterna all OI (assistenza tecnica), sono indicati nella tabella di seguito riportata e sono esplicitati nei funzionigramma (allegato 1) trasmessi dai singoli Servizi di cui all Allegato prot. num del prot. num del prot. num del a cui si rimanda Funzione: Programmazione - Attività principali: - Predispone l avviso pubblico/manifestazione di interesse/appalto e le relative circolari per l acquisizione delle istanze di finanziamento o di contributo; - Trasmette l avviso pubblico/manifestazione di interesse al Servizio di supporto all AdG; - Recepisce eventuali osservazioni del Servizio di supporto all AdG e procede alla pubblicazione dell Avviso sui siti/portali dedicati; - Gestisce l istruttoria e le procedure specifiche previste dall avviso, la selezione delle operazioni, la redazione dell'elenco dei progetti ammissibili, non ammissibili e dei relativi verbali, nonché le procedure inerenti eventuali ricorsi; - Acquisisce le eventuali osservazioni da parte dei destinatari e ne cura la relativa istruttoria. Funzione: Gestione/Pagamento - Attività principali - Redige la Determinazione per l impegno contabile delle somme sul corrispondente capitolo di bilancio comunica ai destinatari l ammissibilità dell intervento e richiede la presentazione della documentazione stabilita per la stipula della convenzione/atto di adesione; - Richiede il CUP conformemente alle Linee Guida operative per la richiesta del CUP diffuse dall ANPAL (Allegato 4); - Sottoscrive la convenzione/atto di adesione e verifica/archivia la documentazione a corredo, in caso di mancato rispetto dei termini, avvia il procedimento di revoca del finanziamento; - Richiede la registrazione dei provvedimenti di spesa (impegno e pagamento) al competente Servizio della Direzione Generale dei Servizi Finanziari, per le verifiche di capienza e legittimità contabile, eventualmente, gestisce le osservazioni pervenute da parte del Servizio della Direzione Generale dei Servizi Finanziari; - Aggiorna il Sistema Informativo SIL per le misure di propria competenza, in merito all'avanzamento finanziario, procedurale e fisico delle operazioni; - Verifica la tracciabilità dei dati contabili relativi a ciascuna operazione; - Provvede alla gestione amministrativa delle operazioni cofinanziate e al raccordo informativo con i destinatari conformemente alla normativa vigente; - Effettua le verifiche amministrative sulle domande di rimborso; - Provvede alla redazione delle Determinazioni di pagamento dell anticipazione, degli acconti 17

18 successivi e del saldo; - Trasmette, tramite SIL, le domande di rimborso corredate dalle Determinazioni di pagamento al Servizio competente per il Controllo di I livello; - Procede all estrazione del campione delle operazioni oggetto di controllo in loco (in itinere ed ex post) sulla base della metodologia di campionamento elaborata dal Servizio di supporto all AdG e al successivo invio Servizio competente per il Controllo di I livello; - Elabora ed aggiorna, per gli interventi di propria competenza, in raccordo e sulla base delle informazioni fornite dagli altri soggetti (OI, AdA e AdC del ANPAL), il relativo Dossier conformemente alle prescrizioni dell art. 125, comma 4, lett. d) e dell art. 140 del Regolamento UE n. 1303/2013 e ai dati risultanti dal sistema informativo; - Fornisce all Organismo Intermedio (tramite il Servizio di Supporto Gruppo F) gli elementi di informazione necessari alla predisposizione dei Rapporti informativi richiesti dalla normativa comunitaria (ad es. RAA) e campioni estratti da parte delle autorità; - Verifica lo stato di attuazione delle misure di competenza rispetto a quanto previsto nel PAR, proponendo eventuali atti di riprogrammazione all Organismo Intermedio per il tramite del Servizio di Supporto; - Si impegna a tenere un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata nell attuazione degli interventi; - Elabora, per le misure di competenza, le attestazioni periodiche di spesa da inoltrare alla funzione di Rendicontazione all AdC finalizzate alla predisposizione delle dichiarazioni delle spese sostenute dall O.I.; - Gestisce gli aspetti concernenti il contenzioso tra l'amministrazione e i destinatari, relativamente agli interventi di propria competenza, ivi incluso il recupero crediti ai sensi dell art. 38 della L.R. 11/06 e all art. 25 della L.R. 31/98; - Gestisce degli esiti provvisori e definitivi dei controlli di II livello; - Comunica le irregolarità che sono state oggetto di un primo accertamento ai sensi del Reg. 1303/2013 al Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari; - Comunica trimestralmente le proprie previsioni di spesa al Servizio di supporto all AdG. Funzione: rendicontazione all AdG/AdC ANPAL Attività principali - Verifica il numero e l importo relativo alle singole domande di rimborso certificabili nel periodo di riferimento; - Riscontra, con riferimento alle spese di propria competenza, la presenza e la completezza della documentazione giustificativa, precedentemente verificata dalla funzione Controlli di I livello e la presenza delle checklist sul SIL; - Verifica l avanzamento dei progetti di propria competenza, provvedendo a informare il Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari anche nel caso in cui non ci siano spese da rendicontare; - Provvede ad aggiornare il SIL con riferimento alle informazioni relative alle spese certificabili eventualmente non regolarmente inserite a sistema; - Trasmette al Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari l attestazione periodica di spesa sugli importi certificabili. 18

19 7.1.2: Responsabile del controllo di I livello delle schede a titolarità SERVIZIO PROGRAMMAZIONE FINANZIARIA E CONTROLLI SU PROGRAMMI COMUNITARI Responsabile funzione: Antonia Cuccu Numero risorse interne: 5 persone Risorse interne: Sandro Ortu, Anna Paola Maxia, Valentina Minnei, Gianpietro Sias, Francesca Demuro Il numero, i singoli compiti e il tempo (impegno svolgimento attività) di ciascuna risorsa umana, interna o esterna all OI (assistenza tecnica), sono indicati nella tabella di seguito riportata e sono esplicitati nei funzionigramma (allegato 1) trasmessi dai singoli Servizi di cui all Allegato prot. num del 02/10/2018 a cui si rimanda Funzione: Controllo I Livello Attività principali Verifiche a tavolino sul 100% delle domande di rimborso: - Coordina le attività di controllo di primo livello a tavolino delle domande di rimborso; - Effettua le verifiche amministrative e finanziarie a tavolino sul 100% delle domande di rimborso; - Redige la check list sugli esiti delle verifiche; - Alimenta e aggiorna il SIL in merito agli esiti delle verifiche; - Trasmette gli esiti della verifica al RdS competente della gestione delle operazioni controllate SAT_SERVIZIO ATTIVITÀ TERRITORIALI Responsabile funzione: Marina Monagheddu Numero risorse interne: 27 persone Risorse interne: Roberto Mereu, Mario Zicchi, Francesco Bussu, Antonello Mannea, Renzo Serra, Nando Usai, Teresa Fele, Franco Ruiu, Paolo Fanni, Roberto Murgia, Sandro Cani, Sergio Strano, Ombretta Falqui, M. Antonietta Merola, Carlo Barrago, Michele Sechi, Agostinangelo Sechi, Grazia Diana, Gianfranca Apeddu, Luciana Manca, Salvatore Canu, Donatella Ortu, Adriana Podda, Antonio Mulas, Laura Nardulli, Stefania Polese, Anna Coccollone. Il numero, i singoli compiti e il tempo (impegno svolgimento attività) di ciascuna risorsa umana, interna o esterna all OI (assistenza tecnica), sono indicati nella tabella di seguito riportata e sono esplicitati nei funzionigramma (allegato 1) trasmessi dai singoli Servizi di cui all Allegato prot. num del a cui si rimanda Verifiche ispettive in itinere in loco sulle operazioni: - Acquisisce dal Gruppo F del Servizio di supporto all AdG l elenco delle operazioni campionate dai RdS, da sottoporre a controllo; - Effettua le verifiche in loco sulle operazioni campionate; - Redige il verbale e la check list sugli esiti delle verifiche; - Alimenta e aggiorna il SIL in merito agli esiti delle verifiche; - Trasmette gli esiti della verifica al RdS competente della gestione delle operazioni controllate e al Servizio di supporto; - Predispone un report sui controlli espletati da inviare al Servizio di supporto Gruppo F; 19

20 7.2 Operazioni a regia (Beneficiario=soggetto esterno a AdG/RdS) 7.2.1: Responsabile della gestione delle schede a Regia SERVIZIO FORMAZIONE Responsabile funzione: Roberto Doneddu Numero risorse interne: 5 persone Risorse interne: Paolo Sedda, Davide Zepponi, Maria Girau, Alessandro Contu, Carmela Garofalo Numero risorse AT (esterne): 4 persone Risorse esterne AT:Ester Manca, Marianna Sanna, Nicoletta Corodda, Rossella Angioni Il numero, i singoli compiti e il tempo (impegno svolgimento attività) di ciascuna risorsa umana, interna o esterna all OI (assistenza tecnica), sono indicati nella tabella di seguito riportata e sono esplicitati nei funzionigramma (allegato 1) trasmessi dai singoli Servizi di cui all Allegato prot. num del a cui si rimanda SERVIZIO LAVORO Responsabile funzione: Roberto Contù Numero risorse interne: 4 persone Risorse interne: Ilaria Atzeri, Daniela Manca, Cristina Contu, Angelo Favaron Il numero, i singoli compiti e il tempo (impegno svolgimento attività) di ciascuna risorsa umana, interna o esterna all OI (assistenza tecnica), sono indicati nella tabella di seguito riportata e sono esplicitati nei funzionigramma (allegato 1) trasmessi dai singoli Servizi di cui all Allegato prot. num del a cui si rimanda Responsabile funzione: Massimo Temussi Numero risorse interne: 17 persone ASPAL relativamente alle attività inerenti alle schede 7,8 Risorse interne: Luca Spissu, Emanuela Atzori, Alessandra Cabras, Maria Paola Lai, Francesca Pasini, Silvia Porceddu, Denise Sanna, Gianluca Calabrò, Graziano Longu, Federica Loi, Emanuela Pilloni, Simona Deiana, Fabio Frongia, Irene Diana, Paola Uras, Daniela Derosas, Elena Collu. Il numero, i singoli compiti e il tempo (impegno svolgimento attività) di ciascuna risorsa umana, interna o esterna all OI (assistenza tecnica), sono indicati nella tabella di seguito riportata e sono esplicitati nei funzionigramma (allegato 1) trasmessi dai singoli Servizi di cui all Allegato prot. num del prot. num del prot. num del a cui si rimanda Funzione: Programmazione - Attività principali - Predispone l avviso pubblico e le relative circolari per l acquisizione delle domande di finanziamento; - Trasmette l avviso pubblico al Servizio di supporto all AdG; - Recepisce eventuali osservazioni del Servizio di supporto all AdG e procede alla pubblicazione dell Avviso sui siti/portali dedicati; - Nomina le commissioni di valutazione ove prevista una procedura valutativa di merito a graduatoria; - Gestisce l istruttoria e le procedure specifiche previste dall avviso o dalle norme per la valutazione delle istanze, la selezione delle operazioni, la redazione dell'elenco dei progetti ammissibili, non ammissibili e dei relativi verbali, nonché le procedure inerenti eventuali ricorsi; - Approva la graduatoria dei progetti e la lista degli ammessi/non ammessi sulla base del verbale conclusivo di valutazione; - Gestisce le procedure di comunicazione ai soggetti esclusi; - Acquisisce le eventuali osservazioni da parte dei soggetti proponenti e ne cura la relativa istruttoria. 20

21 Funzione: Gestione/Pagamento - Attività principali - Redige la Determinazione per l impegno contabile delle somme sul corrispondente capitolo di bilancio comunica ai beneficiari l ammissibilità dell intervento e richiede la presentazione della documentazione stabilita per la stipula della convenzione; - Richiede il CUP conformemente alle Linee Guida operative per la richiesta del CUP diffuse dall ANPAL (Allegato 5); - Sottoscrive la convenzione con il soggetto attuatore/beneficiario e verifica/archivia la documentazione a corredo, in caso di mancato rispetto dei termini, avvia il procedimento di revoca del finanziamento; - Richiede la registrazione dei provvedimenti di spesa (impegno e pagamento) al competente Servizio della Direzione Generale dei Servizi Finanziari, per le verifiche di capienza e legittimità contabile, eventualmente, gestisce le osservazioni pervenute da parte del Servizio della Direzione Generale dei Servizi Finanziari; - Aggiorna il Sistema Informativo SIL per le misure di propria competenza, in merito all'avanzamento finanziario, procedurale e fisico delle operazioni; - Verifica la tracciabilità dei dati contabili relativi a ciascuna operazione; - Provvede alla gestione amministrativa delle operazioni cofinanziate e al raccordo informativo con i beneficiari conformemente alla normativa vigente; - Effettua le verifiche amministrative sulle domande di rimborso; - Trasmette tramite SIL, le domande di rimborso al Servizio competente per il Controllo di I livello; - Provvede alla redazione delle Determinazioni di pagamento dell anticipazione, degli acconti successivi e del saldo in base agli esiti del controllo di I livello; - Procede all estrazione del campione delle operazioni oggetto di controllo in loco sulla base della metodologia di campionamento elaborata dal Servizio di supporto all AdG e al successivo invio Servizio competente per il Controllo di I livello; - Elabora ed aggiorna, per gli interventi di propria competenza, in raccordo e sulla base delle informazioni fornite dagli altri soggetti (OI, AdA e AdC del ANPAL), il relativo Dossier conformemente alle prescrizioni dell art. 125, comma 4, lett. d) e dell art. 140 del Regolamento UE n. 1303/2013 e ai dati risultanti dal sistema informativo; - Fornisce all Organismo Intermedio (tramite il Servizio di Supporto) gli elementi di informazione necessari alla predisposizione dei Rapporti informativi richiesti dalla normativa comunitaria (ad es. RAA); - Verifica lo stato di attuazione delle misure di competenza rispetto a quanto previsto nel PAR, proponendo eventuali atti di riprogrammazione all Organismo Intermedio per il tramite del Servizio di Supporto; - Si impegna a tenere un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata nell attuazione degli interventi; - Elabora, per le misure di competenza, le attestazioni periodiche di spesa da inoltrare alla funzione di Rendicontazione all AdC finalizzate alla predisposizione delle dichiarazioni delle spese sostenute dall O.I.; - Gestisce gli aspetti concernenti il contenzioso tra l'amministrazione e i destinatari, relativamente agli interventi di propria competenza, ivi incluso il recupero crediti ai sensi dell art. 38 della L.R. 11/06 e all art. 25 della L.R. 31/98; - Gestisce degli esiti provvisori e definitivi dei controlli di II livello; - Comunica tutte le irregolarità che sono state oggetto di un primo accertamento ai sensi del Reg. 1303/2013 al Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari; - Comunica trimestralmente le proprie previsioni di spesa al Servizio di supporto all AdG. Funzione: rendicontazione all AdG/AdC ANPAL Attività principali 21

22 - Verifica il numero e l importo relativo alle singole domande di rimborso certificabili nel periodo di riferimento; - Riscontra, con riferimento alle spese di propria competenza, la presenza e la completezza della documentazione giustificativa, precedentemente verificata dalla funzione Controlli di I livello e la presenza delle checklist sul SIL; - Verifica l avanzamento dei progetti di propria competenza, provvedendo a informare il Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari anche nel caso in cui non ci siano spese da rendicontare; - Provvede ad aggiornare il SIL con riferimento alle informazioni relative alle spese certificabili eventualmente non regolarmente inserire a sistema; - Trasmette al Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari l attestazione periodica di spesa sugli importi certificabili : Responsabile del controllo di I livello delle schede a regia SAT_SERVIZIO ATTIVITÀ TERRITORIALI Responsabile funzione: Marina Monagheddu Numero risorse interne: 27 persone Risorse interne: Roberto Mereu, Mario Zicchi, Francesco Bussu, Antonello Mannea, Renzo Serra, Nando Usai, Teresa Fele, Franco Ruiu, Paolo Fanni, Roberto Murgia, Sandro Cani, Sergio Strano, Ombretta Falqui, M. Antonietta Merola, Carlo Barrago, Michele Sechi, Agostinangelo Sechi, Grazia Diana, Gianfranca Apeddu, Luciana Manca, Salvatore Canu, Donatella Ortu, Adriana Podda, Antonio Mulas, Laura Nardulli, Stefania Polese, Anna Coccollone. Il numero, i singoli compiti e il tempo (impegno svolgimento attività) di ciascuna risorsa umana, interna o esterna all OI (assistenza tecnica), sono indicati nella tabella di seguito riportata e sono esplicitati nei funzionigramma (allegato 1) trasmessi dai singoli Servizi di cui all Allegato prot. num del a cui si rimanda Funzione: Controllo I Livello - Attività principali Verifiche a tavolino sul 100% delle domande di rimborso: - Coordina le attività di controllo di primo livello a tavolino delle domande di rimborso; - Effettua le verifiche amministrative e finanziarie a tavolino sul 100% delle domande di rimborso; - Redige la check list sugli esiti delle verifiche; - Alimenta e aggiorna il SIL in merito agli esiti delle verifiche; - Trasmette gli esiti della verifica al RdS competente della gestione delle operazioni controllate Verifiche ispettive in itinere in loco sulle operazioni: - Acquisisce l elenco delle operazioni campionate da sottoporre a controllo dal Servizio di supporto all AdG; - Effettua le verifiche in loco sulle operazioni campionate, sulla base del programma di controlli elaborato dal Servizio di supporto all AdG, - Redige il verbale e la checklist sugli esiti delle verifiche; - Alimenta e aggiorna il SIL in merito agli esiti delle verifiche; - Trasmette gli esiti della verifica al RdS competente della gestione delle operazioni controllate e al Servizio di supporto - Predispone un report sui controlli espletati da inviare al Servizio di supporto Gruppo F 22

23 7.3. Responsabile della Rendicontazione all AdG/AdC, sia per le operazioni a titolarità sia a Regia SERVIZIO PROGRAMMAZIONE FINANZIARIA E CONTROLLI SU PROGRAMMI COMUNITARI Responsabile funzione: Antonia Cuccu Numero risorse interne: 5 persone Risorse interne: Sandro Ortu, Anna Paola Maxia, Valentina Minnei, Gianpietro Sias, Francesca Demuro Il numero, i singoli compiti e il tempo (impegno svolgimento attività) di ciascuna risorsa umana, interna o esterna all OI (assistenza tecnica), sono indicati nella tabella di seguito riportata e sono esplicitati nei funzionigramma (allegato 1) trasmessi dai singoli Servizi di cui all Allegato prot. n del 02/10/ a cui si rimanda - Funzione: rendicontazione all AdG/AdC ANPAL Attività principali - Acquisisce dai RdS le attestazioni di spesa periodiche delle spese sostenute afferenti le domande di rimborso certificabili; - Esegue verifiche amministrative sulle attestazioni di spesa comunicate dai RdS, incluse le verifiche relative alla regolarità delle procedure di selezione; - Provvede a validare/inserire il rendiconto dettagliato nel SI SIGMA GIOVANI ; - Predispone la dichiarazione di ricevibilità delle spese sostenute; - Supporta la Direzione Generale, Organismo Intermedio, nella trasmissione, all ANPAL, della documentazione di rendicontazione, comprensiva del Rendiconto dettagliato delle spese, della Dichiarazione di ricevibilità e della documentazione giustificativa di riferimento; - Garantisce il raccordo con i RdS concernente il trattamento degli esiti dei controlli di II livello e il coordinamento per l elaborazione delle schede OLAF e la relativa trasmissione all AdG; - Effettua la comunicazione trimestrale in merito alle irregolarità all AdG. Per quanto riguarda la procedura di individuazione del personale interno all OI e l assegnazione alla relativa funzione di appartenenza, il personale dell O.I. (Direzione Generale del Lavoro) è assegnato ai singoli Servizi (unità organizzative di livello dirigenziale) con note/provvedimenti a firma del Direttore Generale dell Assessorato. L assegnazione del personale appartenente a ciascun Servizio tra i Settori (unità organizzative non dirigenziali) o Gruppi di lavoro è effettuata con note/provvedimenti a firma del Direttore del Servizio. Con riferimento al PON IOG ciascun Direttore di Servizio, tenuto conto delle competenze e dell esperienza professionale maturata da ciascun dipendente/collaboratore, predispone un funzionigramma dove per ciascuna risorsa umana sono indicate le funzioni assegnate nell ambito del Programma. Il funzionigramma è trasmesso con nota ai dipendenti/collaboratori che lo restituiscono al Dirigente controfirmato per presa visione. ASSISTENZA TECNICA. Nell ambito del PON IOG, le attività di assistenza tecnica afferiscono al PON SPAO e prevedono pertanto la selezione di soggetti erogatori di servizi al fine di affiancare e supportare il personale regionale impegnato nell attuazione di tale Programma. La Regione Sardegna, con Determinazione n del 17/7/2014 ha approvato il proprio Piano di Attuazione. L AdG del Programma Garanzia Giovani con nota n. 39/ del 23/03/2015 ha invitato le Regioni, in quanto Organismi Intermedi, a dotarsi di una propria Assistenza Tecnica in sostituzione del previsto supporto centralizzato gestito direttamente dal MLPS (poi indisponibile) rendendo utilizzabili in loro favore delle risorse dedicate. Tale invito è stato formulato successivamente all indizione della citata gara originaria, rappresentando tale evento un fattore imprevisto e imprevedibile al momento della formulazione 23

24 del capitolato e del disciplinare della suddetta gara e considerato infine che risultavano già avviate molte delle misure del già menzionato PAR della Sardegna. Detta Assistenza Tecnica doveva necessariamente essere collegata e complementare a quella già svolta dall affidatario in quanto esistevano correlazioni facilmente individuabili fra la gestione del Programma Operativo FSE e l esercizio del ruolo di Organismo Intermedio del PO Garanzia Giovani, quali ad esempio la coincidenza del soggetto responsabile a livello regionale (l Autorità di Gestione e il Servizio di Supporto ad essa collegato), i criteri di ammissibilità della spesa propri del FSE, l articolazione del sistema dei controlli prevista dai Regolamenti comunitari. I servizi non potevano essere separati, sotto il profilo tecnico o economico, dall'appalto principale senza recare gravi inconvenienti all'amministrazione regionale, ed erano, al tempo stesso, necessari al suo perfezionamento tenendo conto inoltre delle stringenti tempistiche da rispettare e delle scadenze delle spese POR FSE in materia. A tal fine si è proceduto all affidamento dei predetti servizi di assistenza tecnica per la fase finale e di chiusura del POR FSE mediante procedura negoziata senza pubblicazione di bando di gara in ottemperanza ai requisiti prescritti dal D.lgs. n. 163/2006, art. 57 comma 5, lettera a) all aggiudicatario della gara principale. Pertanto, con la determinazione a contrarre n /2928 del 08/07/2015, come modificata con determinazione n /3214 del 22/07/2015, ex artt. 54 e 57 comma 5, lettera a) è stata attuata una procedura negoziata senza pubblicazione di bando di gara per l affidamento di servizi per la fase finale e di chiusura del POR FSE complementari al contratto del 11/07/2014 GARANZIA GIOVANI con il criterio dell offerta economicamente più vantaggiosa ex art. 83 D.lgs. n. 163/2006. Al fine di dare esecutività alle attività si è proceduto alla firma di Convenzione specifica (rep ANPAL 115 del ) e all invio, con nota PEC del 02/08/2018 del piano delle attività della AT. (allegato 2). 8. Piano di Formazione delle risorse Considerate le numerose e complesse attività e adempimenti cui l OI deve far fronte nell espletamento del suo ruolo e al fine di governare al meglio il processo di gestione, è stato necessario programmare il Piano della formazione rivolto a tutto il personale dell OI coinvolto nel Programma Garanzia Giovani e in particolare, alle risorse impegnate nelle attività relative alla realizzazione dei processi di controllo, attraverso un programma strutturato in puntuali azioni di rafforzamento delle competenze e aggiornamenti sulle novità normative in ambito PON IOG. Esso rappresenta uno strumento in progress in quanto può essere soggetto ad aggiornamenti dovuti, ad esempio, a mutamenti del quadro normativo di riferimento, circolari e procedure dell AdG, oppure a modifiche delle esigenze organizzative ed operative dell Organismo Intermedio. L articolazione del Piano della formazione prevede la realizzazione di iniziative formative articolate in moduli ed erogate presso gli uffici della Regione Autonoma della Sardegna in modo da agevolare la partecipazione del personale coinvolto, ridurre i costi e massimizzarne l efficacia. Per la formazione vengono adottate diverse modalità tra le quali lezioni frontali, con eventuale affiancamento sul posto di lavoro finalizzato a completare il percorso d istruzione e rendere immediatamente efficace l applicazione delle abilità acquisite (con particolare riferimento alle tematiche alle competenze tecnicoinformatiche necessarie per l utilizzo della piattaforma SIL); seminari; aggiornamenti online; focus su specifiche tematiche di particolare interesse per il personale impegnato nelle attività di Garanzia Giovani. Ogni sessione di formazione comprende sia un momento di confronto in cui è possibile da parte dei discenti porre eventuali quesiti, sia lo svolgimento di esercitazioni atte a verificare il livello di comprensione degli argomenti affrontati durante l evento formativo. L obiettivo che il Piano di formazione si pone è quello di trasferire al personale dell Amministrazione strumenti e conoscenze teoriche e pratiche fondamentali per la corretta gestione di tutti i processi del Programma Garanzia Giovani delegato all OI. A tal fine durante la gestione della prima fase del PON IOG, si sono tenuti dei tavoli tecnici con i RdS e il personale impegnato nell attuazione delle Misure e/o controlli e si è proceduto all emanazione di circolari 24

25 operative quali ad esempio, la procedura P20_RAS NEET (allegato 10), Linee Guida comunicazione (allegato 3), Modalità operative sui controlli (allegato 8). Con tutto il personale dell OI coinvolto nel Programma Garanzia Giovani, sono state effettuate delle riunioni operative e formative relative ai seguenti argomenti principali: il Programma Operativo Nazionale per l attuazione della Iniziativa Europea per l Occupazione dei Giovani (PON IOG); il Piano di Attuazione Regionale (PAR); l architettura del Programma Garanzia Giovani (ruoli e funzioni); Misure attivate dall OI; Si.Ge.Co. (con particolare attenzione alle procedure); Rendicontazione e certificazione delle spese; Controlli. In particolare, per quanto attiene il personale preposto all attività di controllo, è stata erogata una formazione specifica, con apposite sessioni dedicate (aspetti generali del programma e delle singole schede, tipologia di controllo - on desk, in loco in itinere, in loco ex post, tipologia di spesa e modalità di controllo per tipologia di intervento a titolarità o a regia, esame pratico della documentazione di rendicontazione, sistema informativo lavoro SIL). Al fine di rendere più efficace il processo formativo, ad ogni evento frontale (lezioni, seminari, focus) è stato fornito al personale coinvolto materiale cartaceo e materiale digitale (materiali di presentazione, modelli, schemi, strumenti) utile ad interiorizzare quanto appreso nel corso dell incontro. L amministrazione effettua una sistematica analisi dei fabbisogni, con particolare attenzione alle esigenze connesse all attuazione, gestione e valutazione del programma, sia relativamente alla 1 fase di Garanzia Giovani sia della 2 fase di avvio. La 2 fase si prevederà una formazione iniziale e una formazione continua durante l intero periodo di programmazione. In fase di avvio gli argomenti previsti nell offerta formativa riguarderanno gli aspetti generali del programma con dei focus di approfondimento in base al gruppo coinvolto. La formazione continua farà riferimento ad un evento formativo con cadenza annuale salvo ulteriori tavoli tecnici sulla base delle esigenze di volta in volta rilevate. 9. Gestione dei rischi L OI garantisce un appropriata gestione dei rischi attraverso l insieme delle procedure previste dal Si.Ge.Co che assicurano una corretta ed efficace gestione del Programma Garanzia Giovani ed in particolare attraverso: - il rispetto del principio di separazione e di indipendenza delle funzioni; - le procedure di valutazione, selezione e approvazione delle operazioni a norma dell articolo 125, par 3, del regolamento (UE) n. 1303/2013); - un appropriata procedura per la verifica delle operazioni in linea con quanto prescritto dall'articolo 125, par da 4 a 7, del regolamento (UE) n. 1303/2013 che include un analisi del rischio per l estrazione del campione finalizzata ad individuare i fattori di rischio attraverso l analisi di parametri quali il tipo di Beneficiari (natura pubblica o privata) ed il tipo/numerosità di operazioni associate al beneficiario. La procedura prevede che, con cadenza annuale O.I possa riesaminare la metodologia di campionamento utilizzata, in relazione a specifici fattori interni ed esterni (ad esempio rilevazioni di irregolarità da parte di strutture esterne, concentrazione del campione su specifiche operazioni, variazione di standard internazionali, nuove metodologie campionarie), al fine di assicurarne l efficacia rispetto agli obiettivi di riduzione e prevenzione del rischio sull operazione; - una procedura volta a garantire misure antifrode proporzionate ed efficaci tenendo conto dei rischi individuati, di cui all articolo 125, paragrafo 4, lettera c), del regolamento (UE) n. 1303/2013, così da consentire la rilevazione e la gestione delle informazioni e dei dati relativi ai progetti interessati da segnalazioni di irregolarità, ai sensi del Reg. Delegato (UE) n. 480/2014, e da procedure di recupero delle somme indebitamente pagate e/o procedimenti giudiziari, nonché l effettuazione di analisi del rischio. L OI assicura un appropriata gestione dei rischi attraverso l elaborazione di procedure idonee a identificare: - le azioni e le misure adeguate a prevenire la configurazione dei rischi; - le attività potenzialmente soggette all insorgenza dei rischi. Le procedure di gestione dei rischi sono definite sulla base del livello e della tipologia dei rischi riscontrabili, avendo particolare riguardo a quelli qualificati di livello elevato, quali le irregolarità e le frodi, nonché in 25

26 rapporto al tipo di Beneficiari e di operazioni interessate (cfr. Procedure descritte ai paragrafi 12 Procedure per la Verifica delle Operazioni e 18 Procedure per istituire misure antifrode efficaci e proporzionate). Le attività potenzialmente a rischio inoltre sono individuate dall OI mediante un analisi valutativa, basata su criteri predefiniti, ponendo particolare attenzione alle attività per le quali siano incorse modifiche sostanziali rispetto a quelle poste in essere anche nei precedenti periodi di programmazione del Programma a valere su altri fondi, poiché qualificabili come categorie a rischio. A tale riguardo, il tasso di errore risultante dai controlli di I e di II livello e da eventuali ulteriori Audit svolti dai diversi organismi di controllo può rappresentare un ulteriore parametro di valutazione per la verifica, da parte dell OI, degli ambiti in cui si configurano tali carenze e che dunque possano essere potenzialmente soggetti all insorgenza di rischi. Ai fini di un appropriata gestione dei rischi assume particolare rilevanza la corretta adozione delle misure correttive necessarie a sanare le criticità riscontrate a seguito dei controlli e utili a ridurre il tasso di rischio futuro. Nel caso in cui si dovessero verificare difficoltà sistemiche, OI potrà adottare specifiche modalità di soluzione adeguatamente correlate alla tematica riscontrata. In aggiunta agli elementi appena citati, OI ha previsto, una procedura di modifica del sistema di gestione e controllo, nel caso in cui dovessero verificarsi degli aggiornamenti e/o delle modifiche del contesto normativo di riferimento o manifestarsi nuove esigenze organizzative ed operative. 10. Procedura per la selezione operazioni La Convenzione stipulata tra il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali e l Assessorato al Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale della Regione Sardegna Direzione Generale dell Assessorato del Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale in data , ha individuato quest ultima come Organismo Intermedio del PON IOG (ai sensi del comma 7 dell art. 123 del Reg. (UE) n. 1303/2013) con conseguente delega da parte del Ministero del Lavoro di tutte le funzioni di cui all art. 125 dello stesso Regolamento, per l attuazione del Programma. Le schede rappresentano il quadro di riferimento per le azioni che l OI può attuare e sono contenute nel PAR approvato. La descrizione delle Misure è riportata nel PAR; nell allegato 6 è riportato l iter procedurale delle singole schede, nell allegato 7 sono riportati i verbali di controllo procedurale per singola scheda. Di seguito si riportano i principi generali relativi alle operazioni selezionate attuate con il programma. Le operazioni finanziate sono attuate nel pieno rispetto della normativa comunitaria in materia di appalti pubblici, del Regolamento (UE) n. 1303/2013 (art. 125 comma 3, lettera a) nonché della relativa normativa nazionale e regionale che disciplina appalti e avvisi pubblici. Per l affidamento di attività che non danno luogo a appalti pubblici l O.I. adotta procedure di selezione per la concessione di finanziamenti, in osservanza della legge sul procedimento amministrativo sulla base dei principi di economicità, efficacia, imparzialità, pubblicità e trasparenza, e nel pieno rispetto delle norme in materia di concorrenza e dei principi comunitari di parità di trattamento, trasparenza, proporzionalità e mutuo riconoscimento. Eventuali situazioni specifiche di rilevanza generale sono preventivamente esaminate e sottoposte ad approvazione nelle sedi competenti nel rispetto delle norme e dei principi nazionali e comunitari in materia di appalti pubblici e di concessioni. I ruoli e le responsabilità dei soggetti coinvolti nelle procedure di selezione delle operazioni sono riassunti nello schema seguente: Responsabile del Servizio (che coincide col Responsabile di Scheda RdS): svolge una funzione di supervisione sulla procedura di affidamento, di impulso, controllo e coordinamento in ordine ai principali atti prodotti nelle diverse fasi della procedura di affidamento. Responsabilità: - Assume la determinazione a contrarre, nella quale individua il RUP ed approva gli atti della procedura di gara (capitolato tecnico, disciplinare di gara, schema di contratto, documento di progettazione) - Approva lo schema di bando di gara per la pubblicazione 26

27 - Nomina la commissione di gara - Sottoscrive le comunicazioni di esclusione - Assume la determinazione di aggiudicazione definitiva della gara e sigla le comunicazioni dirette ai concorrenti in esito alla procedura - Sottoscrive il contratto di affidamento - Assume la determinazione di approvazione del contratto e il relativo di impegno di spesa Responsabile Unico del Procedimento: svolge una funzione di impulso e sorveglianza in tutte le fasi della procedura di affidamento, ad esclusione della fase di valutazione delle offerte, compito affidato alla Commissione di aggiudicazione. Responsabilità: - Cura il corretto svolgimento delle procedure in conformità alla normativa applicabile e all organizzazione interna - Assume gli atti che il Codice e le altre disposizioni normative o regolamentari di riferimento attribuiscono alla sua competenza e formula proposta al Responsabile del Servizio per l'adozione degli atti riservati a quest'ultimo - Monitora il rispetto delle scadenze previste - Fornisce supporto amministrativo in caso di procedimenti giudiziari derivanti da riscorsi Responsabile UO/Referente del progetto: predispone gli atti delle fasi del processo di istruttoria, in collaborazione e sotto la supervisione del RUP. Responsabilità: - Predispone gli atti e le comunicazioni inerenti alla procedura a firma del Responsabile del Servizio Commissione di aggiudicazione o di valutazione: viene nominata dal Responsabile del Servizio con apposito/i atto/i. Responsabilità: - Verifica e valuta le offerte presentate - Verifica e valuta i progetti e le domande di finanziamento In particolare, tutte le operazioni saranno selezionate solo previo espletamento di procedure aperte di selezione che potranno prevedere: 1. appalti pubblici di servizi e forniture per l acquisto di beni e servizi da parte della stazione appaltante; 2. avvisi di diritto pubblico per l assegnazione di finanziamenti a terzi (persone, imprese, ecc.); 3. affidamenti in house. 1) Appalti pubblici di servizi e forniture Per quanto riguarda le operazioni selezionate attraverso procedure aperte di aggiudicazione di appalti pubblici, il riferimento è la normativa comunitaria, nazionale e regionale vigente, nonché il documento contenente i criteri selezione delle operazioni da ammettere al cofinanziamento del FSE le cui eventuali revisioni future sono da considerarsi immediatamente accolte nel presente documento. Più nello specifico, in considerazione della recente modifica del codice degli appalti, a partire dal si deve applicare la disciplina prevista dal D.lgs. n. 50/2016, i decreti ministeriali applicativi e le linee guida ANAC emanati sulla base del medesimo decreto, nonché, nelle more dell emanazione dei vari decreti, tutte le disposizioni ancora in vigore del regolamento appalti approvato con D.P.R. 207/2010. Per tutte procedure emanate prima del si continua ad applicare il vecchio codice degli appalti relativo al D.Lgs. n. 163/2006 e s.m.i. e il relativo regolamento di esecuzione ed attuazione approvato con DPR n.207/2010. Si 27

28 terrà comunque sempre in debita considerazione l evoluzione normativa e giurisprudenziale dell UE e la conseguente normativa di recepimento nazionale e regionale. Sulla base dell attuale normativa, l art. 95 del D.lgs. 50/2016 prevede l uso del solo "criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa sulla base del miglior rapporto qualità/prezzo" per l affidamento dei contratti relativi a: - servizi sociali e di ristorazione ospedaliera, assistenziale e scolastica, nonché ai servizi ad alta intensità di manodopera ovvero quelli nei quali il costo della manodopera è pari almeno al 50 per cento dell'importo totale del contratto (art. 50 comma 2) - affidamento dei servizi di ingegneria e architettura e degli altri servizi di natura tecnica e intellettuale di importo superiore a euro. In alternativa può essere utilizzato il criterio del minor prezzo per i servizi e le forniture con caratteristiche standardizzate o le cui condizioni sono definite dal mercato nonché per i servizi e le forniture di importo inferiore alla soglia, caratterizzati da elevata ripetitività, fatta eccezione per quelli di notevole contenuto tecnologico o che hanno un carattere innovativo. Diversamente, la precedente normativa (D.Lgs 163/2006) che continua ad applicarsi per tutte le procedure emanate prima del prevedeva i seguenti criteri di aggiudicazione: - prezzo più basso - offerta economicamente più vantaggiosa In linea con quanto previsto dalla normativa in materia di appalti, l OI si impegna a garantire l adozione di misure di pubblicizzazione adeguate al fine di raggiungere tutti i potenziali Beneficiari nonché a garantire equità ed imparzialità della procedura di aggiudicazione. Per gli appalti sotto la soglia comunitaria ex artt. 35 e 36 del D.Lgs. n. 50/2016 è obbligatorio il ricorso al mercato elettronico attraverso le forme disciplinate dall attuale normativa vigente: mercato elettronico della pubblica Amministrazione realizzato dalla CONSIP, mercato elettronico realizzato dalla medesima stazione appaltante (SARDEGNA CAT), ovvero al mercato elettronico realizzato dalle centrali di committenza qualificate secondo la normativa vigente. Il processo di selezione delle operazioni tramite bando di gara si compone delle seguenti fasi operative: - predisposizione bando, capitolato e disciplinare di gara per l'acquisizione di beni e servizi; - acquisizione del parere di conformità rilasciato dall AdG. Per il programma Garanzia Giovani, la coerenza o atto equivalente, è rilasciata dall AdG (Anpal). Nell ipotesi particolare di delega della procedura di gara (ex art. 37 c.3 D.lgs. n. 50/2016) a favore della Centrale Unica di Committenza (CUC) il RdS, acquisita dall'oi la designazione quale RdS sulla base delle bozze di documenti da inoltrare alla CUC, acquisirà il parere dell' AdG mediante invio al Servizio di Supporto, che lo trasmetterà ad ANPAL per la verifica di conformità o atto equivalente, degli atti di gara finali come rielaborati dalla CUC.; - acquisizione CIG, determinazione a contrarre e pubblicazione del bando di gara sul GUUE, GURI, Giornali, BURAS e sito internet; - comunicazione apertura procedura di gara sul sito internet dell'osservatorio ANAC (ex AVCP); - ricezione delle offerte e della documentazione prevista nel bando; - nomina Commissione di valutazione; - insediamento della Commissione; - istruttoria relativa ai requisiti di ammissibilità; - valutazione delle offerte tecnico economiche sulla base dei criteri individuati nel bando e aggiudicazione; - richiesta all'aggiudicatario provvisorio e al secondo concorrente in graduatoria di comprovare i requisiti dichiarati in fase di gara ai sensi degli artt. 85, 86 e 87 del D.lgs. 50/20165; - aggiudicazione definitiva; 28

29 - pubblicazione esiti della gara sulla GUUE, sulla GURI, sui giornali, sul BURAS, sul sito internet regionale e sull'osservatorio dell'anac; - comunicazione degli esiti a tutte le società concorrenti; - eventuale produzione dei ricorsi; - applicazione esiti dei ricorsi con atto ufficiale, relativa comunicazione agli interessati ed eventuale rimodulazione del quadro economico; - presentazione alla stazione appaltante della cauzione definitiva; - stipula del contratto di appalto; - assunzione dell'impegno definitivo delle risorse finanziarie; - accertamento regolarità contabile da parte della Direzione Generale dei Servizi finanziari. In conformità a quanto previsto nella Sezione 7.2.2, dei singoli Assi del POR FSE 2014/2020 la Regione Sardegna può ricorrere anche alla selezione di soggetti cui affidare la gestione di sovvenzioni globali. In questo caso i criteri indicativi finalizzati a valutare sia le competenze del soggetto che la qualità della proposta progettuale sono: - competenza acquisita dal proponente nel settore e/o campo di attività in cui dovranno essere realizzati gli interventi finanziati dalla sovvenzione globale; - capacità di coinvolgere in modo adeguato gli stakeholder e gli ambienti socioeconomici cui direttamente si riferisce l attuazione delle azioni previste e capacità di stipulare accordi e avviare collaborazioni; - conoscenza delle modalità di intervento del Fondo Sociale Europeo e dei vincoli connessi ai regolamenti comunitari nonché all applicazione delle normative nel campo di interesse della sovvenzione globale, capacità amministrative maturate in esperienze similari, risorse professionali e tecniche necessarie alla gestione e al controllo della sovvenzione globale; - capacità progettuale e gestionale per l attuazione degli interventi oggetto della sovvenzione globale. 2 Avvisi di diritto pubblico per l assegnazione di finanziamenti a terzi (persone, imprese, ecc.) Le schede di cui al programma Garanzia Giovani rientrano nella categoria avvisi di diritto pubblico per l assegnazione di finanziamenti a terzi (persone, imprese, ecc.);. Per la misura 1b e 1c essendo misure successive all adesione al programma e propedeutiche alle altre misure, non è previsto l avviso pubblico proprio perché sono destinate a tutti i Neet richiedenti, come descritto nel PAR. La procedura relativa agli avvisi pubblici sarà applicata in via prioritaria per: - azioni formative e di inserimento lavorativo e di mobilità previste a favore dei giovani, donne e disoccupati e azioni di aggiornamento/qualificazione professionale per i lavoratori convolti in situazioni di crisi, nell Asse 1 Occupazione ; - percorsi integrati di inserimento lavorativo delle persone maggiormente vulnerabili (persone con disabilità, vittime di violenza o grave sfruttamento e a rischio di discriminazione), e quelli volti ad assicurare una maggiore diffusione dei servizi socio-educativi per la prima infanzia e dei servizi di cura, nell Asse 2 Inclusione sociale e lotta alla povertà ; - azioni di orientamento, formazione e mobilità nell Asse 3 Istruzione e Formazione, a parte il finanziamento dei voucher individuali; - accesso agli incentivi previsti dagli strumenti finanziari; - aiuti alla formazione; - aiuti all occupazione; - aiuti alle imprese e altre forme di incentivazione. La procedura di selezione tramite avviso prevede in linea di massima una procedura valutativa tramite comparazione delle domande presentate e ritenute ammissibili. Tuttavia, i finanziamenti da erogare in base ad avvisi di diritto pubblico, di cui alle successive lettere a) e b), possono essere erogati anche tramite 29

30 apposite procedure a sportello o procedure a catalogo, in base alla tipologia di intervento, sempre nel rispetto dei principi di libera concorrenza, parità di trattamento, non discriminazione e trasparenza. L erogazione del finanziamento a seguito della procedura a sportello o l iscrizione a catalogo è consentita in favore di tutti i soggetti in possesso dei requisiti minimi previsti negli avvisi e dalla normativa vigente; la selezione si basa sulle caratteristiche delle operazioni proposte, valutate applicando i criteri previsti. In questi casi i requisiti di ammissibilità saranno definiti in maniera tale da garantire la completa coerenza tra le proposte presentate e finanziate, le loro finalità, i loro destinatari, e l avviso di riferimento senza dover ricorrere ad una procedura valutativa e quindi all applicazione di criteri di selezione. L OI assicura che le procedure di selezione: - garantiscano il contributo delle operazioni al raggiungimento degli obiettivi e dei risultati specifici delle pertinenti priorità individuate nei PAR e PON; - siano trasparenti e non discriminatorie; - siano adeguatamente pubblicizzate al fine di raggiungere tutti i potenziali Beneficiari; - garantiscano un opportuna valutazione di tutti i progetti; - tengano in doveroso conto la necessità di mitigare l impatto ambientale in base ai principi dei Regolamenti comunitari e della normativa in materia. E possibile distinguere le seguenti categorie di avvisi: a - avvisi di diritto pubblico per la selezione di progetti formativi; b - avvisi di diritto pubblico per la concessione di incentivi; b.1 - incentivi alle persone; b.2 - incentivi alle imprese per l occupazione; b.3 - altre tipologie di incentivo; c - avviso per la concessione di aiuti a carattere rimborsabile nell ambito degli Strumenti Finanziari (SF). Le fasi procedurali e le caratteristiche dei soggetti preposti alla valutazione delle proposte, relative al punto (a) Avvisi di diritto pubblico per la selezione di progetti formativi, valgono in generale per tutti gli Avvisi. Nelle ipotesi di attività e servizi destinati alla collettività e che perseguano interessi generali prevalenti, il soggetto attuatore deve essere individuato mediante apposite procedure selettive pubbliche e investito dell esercizio del relativo potere in modo autoritativo, ossia con un atto unilaterale di natura concessoria. Tale iter procedimentale può essere utilizzato, nell ambito della fattispecie della formazione professionale, in particolare, per gli interventi formativi in favore di giovani, disoccupati, lavoratori impiegati in processi di aggiornamento/riqualificazione professionale sostenuti dall intervento pubblico, e di persone svantaggiate. a - Avvisi di diritto pubblico per la selezione di progetti formativi Fase di predisposizione dell Avviso: I criteri per la selezione delle operazioni da ammettere a contributo sono individuati in coerenza con le misure e gli obiettivi specifici del PON IOG, secondo quanto previsto dall art. 125 par. 3 del Reg. (UE) n. 1303/2013. Preliminarmente alla approvazione e pubblicazione dell avviso pubblico, il RdS/OI predispone la bozza e procede all invio all AdG per la verifica preliminare relativamente alla coerenza con il PON IOG e con le schede di misura (PAR). Fase di pubblicazione e di ricezione delle domande: 30

31 Ricevuto il riscontro positivo da parte di ANPAL, procede con determinazione del Direttore del Servizio (RdS) all approvazione dell avviso e dei relativi allegati se previsti; Si procede con la pubblicazione dell Avviso, sui siti istituzionali e/o BURAS se previsto, garantendo la massima diffusione tra i potenziali beneficiari/destinatari interessati. Le domande inoltrate vengono ricevute e protocollate secondo l ordine di arrivo (indicazione di data e ora di ricezione) dall Ufficio di protocollo ovvero registrate sul portale Sardegna Lavoro in caso di procedura on line. Fase di nomina della Commissione di valutazione: Le operazioni di selezione progetti delle proposte progettuali sono espletate da un apposita Commissione presieduta da un dirigente (o in assenza di dirigenti da un funzionario incaricato) dell Amministrazione responsabile dell operazione. La Commissione è composta da soggetti interni e/o esterni in possesso delle capacità tecniche e professionali idonee per le tipologie di azioni oggetto dello specifico avviso, con particolare riferimento ad esperienze professionali acquisite presso Amministrazioni Pubbliche o comunque nei settori in cui ricade l iniziativa progettuale. La verifica di ammissibilità può essere svolta, in aderenza alle prescrizioni dell avviso di selezione, anche da uffici dell Amministrazione con competenze nelle materie oggetto dell avviso pubblico. L assenza di conflitti di interesse viene garantita mediante la sottoscrizione da parte di componenti della Commissione di apposite dichiarazioni di indipendenza rispetto ai soggetti che hanno presentato proposte progettuali. Fase di valutazione delle proposte (ammissibilità e valutazione di merito): La procedura si avvia con l insediamento della Commissione di Valutazione. Ciascuna riunione della Commissione viene verbalizzata. Per la verifica di ammissibilità si procede ad accertare la presenza dei seguenti requisiti: - il rispetto del termine di presentazione delle proposte previsto dall avviso di selezione; - l osservanza delle modalità di presentazione delle proposte previste dall avviso di selezione; - la presentazione delle proposte da parte di soggetti in possesso dei requisiti. - In particolare, la partecipazione alla selezione è riservata ai soggetti che risultino regolarmente iscritti nell elenco regionale dei Soggetti abilitati a proporre e realizzare interventi di formazione professionale e che abbiano perfezionato gli adempimenti previsti per l accreditamento delle sedi formative in conformità alle disposizioni del sistema regionale di accreditamento di cui alla Delibera della Giunta Regionale n. 7/10 del 22/02/ Decreto del Ministero del Lavoro del 25/05/2001 n Indirizzi generali sulle modalità di accreditamento dei soggetti ammessi al finanziamento di progetti formativi finanziati con risorse pubbliche; - la presenza di tutta la documentazione richiesta e la conformità della medesima alle prescrizioni dell avviso di selezione e alla normativa vigente; - la sottoscrizione di tutta la documentazione presentata in conformità a quanto disposto dall avviso di selezione. La selezione delle proposte progettuali avviene mediante la valutazione dei seguenti macro criteri approvati dal CdS nella seduta del 9 Giugno 2015 e s.m.i: - qualità e coerenza progettuale - innovazione/efficacia/sostenibilità/trasferibilità; - coerenza con le finalità della priorità di riferimento del PO; - qualità e professionalità delle risorse di progetto; 31

32 - congruità e sostenibilità del preventivo economico-finanziario. Nei singoli avvisi, in cui devono essere previsti necessariamente tutti i macro criteri, può farsi ricorso a tutti i criteri suindicati o, comunque, in base alla tipologia delle operazioni che si intendono finanziare, si possono utilizzare i criteri ritenuti maggiormente pertinenti. Solo nell ipotesi in cui gli avvisi abbiano ad oggetto un attività formativa peculiare, rivolti alle persone svantaggiate, gli stessi possono prevedere dei criteri ulteriori rispetto a quelli suindicati. Gli avvisi devono indicare sia i criteri che i sub criteri e i pesi relativi, cui si fa ricorso. I macro-criteri possono essere ulteriormente articolati, nei singoli avvisi, in specifici criteri di selezione. Fase di formazione della graduatoria: la Commissione, in esito all attività istruttoria, invia al Responsabile/RUP gli atti per l approvazione della graduatoria o elenco degli idonei in base alla tipologia di operazione; Approvazione con determinazione e pubblicazione della graduatoria o elenco idonei da parte del RdS Il RdS assicura che tutti i partecipanti alle procedure di accesso ai finanziamenti del Programma abbiano conoscenza degli esiti della selezione. Tale conoscenza sarà garantita in uno dei seguenti modi: e/o - pubblicazione del provvedimento di approvazione degli esiti della selezione, con allegato l elenco delle proposte ammesse e non ammesse e indicazione, per queste ultime, dei motivi di esclusione; - comunicazione individuale a ciascun Soggetto partecipante e per i Soggetti esclusi, comunicazione dei motivi di esclusione. Qualora il RdS decida di non trasmettere una comunicazione individuale a ciascun Soggetto partecipante dovrà espressamente indicare nell avviso/bando di gara che la comunicazione degli esiti della selezione avverrà esclusivamente attraverso pubblicazione del provvedimento di approvazione di tali esiti, indicando inoltre i canali di pubblicazione utilizzati. Gestione ricorsi e accesso agli atti ai sensi della L 241/90 e smi Stipula della convenzione affidamento formale con i beneficiari Avvio attività Accreditamento Al fine di garantire la qualità delle azioni finanziate agli utenti, l accesso ai finanziamenti per le attività formative, fermo restando il rispetto delle norme in materia di concorrenza richiamate nel POR FSE, deve essere in linea con il sistema di accreditamento regionale, secondo la normativa comunitaria, nazionale e regionale vigente. Con il sistema dell accreditamento viene verificato che l Agenzia Formativa disponga della capacità di gestione di progetti che beneficiano del totale o parziale finanziamento pubblico con risorse locali, regionali, nazionali o comunitarie e/o capacità di gestire attività riconosciute. L Agenzia Formativa deve inoltre disporre di un assetto organizzativo che garantisca le funzioni di gestione amministrativa finanziaria e deve garantire un adeguata situazione economico-finanziaria. Al riguardo, la Regione Autonoma della Sardegna, in conformità alle linee di indirizzo di cui alla delibera della Giunta Regionale del n.7/10, definisce le modalità di applicazione del sistema di accreditamento delle Agenzie e delle loro sedi formative. Il modello di accreditamento riconosce la possibilità di svolgere attività di formazione professionale sul territorio regionale a tutte le strutture pubbliche e private, indipendentemente dalla loro natura giuridica, nel rispetto dei fondamentali principi di trasparenza, parità di trattamento, mutuo riconoscimento e proporzionalità. Per Agenzie Formative si intendono: - enti pubblici che svolgono attività di formazione professionale; 32

33 - enti senza fini di lucro che siano emanazione delle organizzazioni democratiche e nazionali dei lavoratori dipendenti, dei lavoratori autonomi, degli imprenditori del movimento cooperativo o di associazioni con finalità statutarie formative e sociali; - consorzi e società consortili; - imprese e consorzi di esse. Le Agenzie Formative dovranno appartenere ad uno degli Stati membri dell Unione Europea e dimostrare il possesso dei requisiti che attestino capacità didattiche e idoneità organizzativo-gestionali. Il possesso dei requisiti di cui sopra consente, alle Agenzie Formative, di ottenere l inserimento nell elenco regionale dei soggetti abilitati a proporre e realizzare interventi di formazione professionale. Le Agenzie Formative, limitatamente alle macro tipologie formative e al regime finanziario con le quali sono inserite nell elenco regionale, potranno partecipare agli avvisi di diritto pubblico per l assegnazione di finanziamenti a terzi (persone, imprese, ecc.) o proporre interventi formativi in regime di autofinanziamento, indicando, al momento della presentazione della proposta progettuale, la sede formativa individuata per la realizzazione delle azioni sopraccitate. L attività di formazione professionale dovrà essere realizzata presso una sede formativa ubicata nel territorio della Regione Sardegna, accreditata con specifico atto rilasciato dall Assessorato del Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale. Non sono tenuti all accreditamento: - i datori di lavoro, pubblici e privati, che svolgono attività formative per il proprio personale. Tali organismi sono comunque tenuti a rispettare le specifiche condizioni attuative definite da parte dell amministrazione titolare delle forme di intervento, o dell amministrazione alla quale ne è affidata la gestione; - le aziende dove si realizzano attività di stage e tirocinio; - le strutture che prestano servizi configurabili come azioni di assistenza di supporto tecnico, limitatamente a tali servizi. Per la procedura di accreditamento si utilizza il portale Sardegna Lavoro. Tutta l informazione e i modelli previsti per l accreditamento sono disponibili sul sito della regione agli indirizzi: b - Avvisi di diritto pubblico per la concessione di incentivi Nel caso di interventi volti a fornire incentivi alle persone per la formazione, degli incentivi alle imprese per l occupazione e di ulteriori forme di incentivo, nei singoli avvisi pubblici verranno adottati criteri di valutazione specifici. b.1 - Incentivi alle persone Coerentemente con quanto indicato nel POR FSE 2014/2020, in cui i servizi alle persone consistono nella concessione di contributi per la realizzazione di percorsi individuali di formazione e di mobilità professionale e per la creazione d impresa, i macro criteri utilizzabili per la valutazione di questa azione potranno essere a titolo esemplificativo: caratteristiche del richiedente (età, condizione professionale, genere, titolo di studio e votazione ottenuta, dimensioni dell azienda di appartenenza - solo per la formazione continua - aver in passato partecipato ad altri corsi di formazione finanziata, reddito dichiarato, ecc., eventualmente organizzate in base a uno strumento di profilazione avanzata); caratteristiche e qualità del progetto e sua sostenibilità, ove opportuno. Potrà costituire criterio di priorità il percorso formativo previsto e il settore di riferimento dell impresa, in relazione agli ambiti prioritari indicati nel POR FSE (pari opportunità e non discriminazione, competenze digitali, cambiamento climatico, sviluppo sostenibile, sostegno ad altri obiettivi tematici, ecc.), nonché l impatto sul conseguimento degli obiettivi assunti in tema di sviluppo urbano e aeree interne. 33

34 Inoltre, la griglia di valutazione può essere integrata con criteri per l analisi dell offerta formativa per la quale il voucher è richiesto, se questa non è stata oggetto di preliminare valutazione, ad esempio in sede di ammissione ad un catalogo dell offerta formativa individuale. Anche per questa tipologia di affidamento potranno essere previsti criteri premianti in ordine a priorità, trasversali e non, stabilite nell avviso. Gli incentivi alle persone per l occupazione (compresi gli incentivi ai soggetti svantaggiati per l inserimento nel mercato del lavoro) devono essere erogati sulla base delle caratteristiche del soggetto richiedente (es. l attendibilità professionale del richiedente in rapporto all idea imprenditoriale proposta), ovvero, nel caso degli interventi per l inclusione sociale, in considerazione di una particolare condizione economica e di una valutazione del contenuto del progetto imprenditoriale; tra gli elementi possono essere valutati ad esempio la validità tecnico-economica e finanziaria del progetto e la coerenza e la fattibilità dell iniziativa b.2 - Incentivi alle imprese per l occupazione Gli incentivi alle imprese per l occupazione vengono erogati ad aziende in regola sia con gli obblighi derivanti dalla legge 68/1999 che con gli obblighi di legge e che non abbiano effettuato licenziamenti negli ultimi 12 mesi, salve le ipotesi di licenziamento per giusta causa e fatta salva, in ogni caso, la possibilità di adottare in occasione di avvisi specifici promossi in attuazione di norme nazionali o sovraordinate, gli eventuali criteri in esse stabiliti. Gli incentivi vengono erogati sulla base di criteri di selezione concernenti le caratteristiche dell azienda e del soggetto Beneficiario dell intervento, nonché le caratteristiche dello strumento di incentivazione. A titolo esemplificativo, si propone l utilizzo di criteri relativi alle caratteristiche aziendali quali la dimensione, la tipologia contrattuale prevista, l appartenenza a specifici settori produttivi, l eventuale esistenza di un accordo sindacale finalizzato, il grado di responsabilità sociale e di criteri relativi alle caratteristiche oggettive del destinatario tra cui genere, anzianità di impiego del lavoratore, appartenenza a categorie di svantaggiate, età, titolo di studio, condizione occupazionale di partenza, progetto concordato con i centri per l impiego. Potrà costituire criterio di priorità il percorso formativo previsto e il settore di riferimento dell impresa, in relazione agli ambiti prioritari indicati nel POR FSE 2014/2020 (pari opportunità e non discriminazione, competenze digitali, cambiamento climatico, sviluppo sostenibile, sostegno ad altri obiettivi tematici), nonché l impatto sul conseguimento degli obiettivi assunti in tema di sviluppo urbano e aree interne. b.3 - Altre tipologie di incentivo Per altre tipologie di incentivo si deve procedere alla selezione sulla base delle caratteristiche aziendali e/o delle caratteristiche oggettive del destinatario, secondo i criteri precedentemente indicati. c - Concessione di aiuti a carattere rimborsabile nell ambito degli Strumenti Finanziari (SF) Nel quadro programmatico e normativo della Programmazione , viene espressamente prevista la possibilità che i Fondi SIE forniscano supporto agli strumenti finanziari (SF). Il fondamento giuridico di tale possibilità di intervento è costituito dall articolo 37, comma 1, del Regolamento (UE) n. 1303/2013, che recita: i fondi SIE possono intervenire per sostenere strumenti finanziari nell'ambito di uno o più programmi, anche quando sono organizzati attraverso fondi di fondi, al fine di contribuire al conseguimento degli obiettivi specifici stabiliti nell'ambito di una priorità. Gli Strumenti Finanziari (SF) sono disciplinati dal titolo IV Strumenti Finanziari del Regolamento (UE) n. 1303/2013 e dalla Sezione II Strumenti Finanziari del Regolamento delegato (UE) n. 480/2014 della Commissione del 3 marzo 2014 che integra il regolamento (UE) n. 1303/2013. In tale contesto normativo il termine SF descrive i processi di sviluppo di qualsiasi forma di supporto finanziario a carattere rimborsabile, diverso dalle sovvenzioni, come ad esempio: - i fondi per l erogazione di prestiti e mutui; - i fondi di garanzia; - i fondi di investimento nel capitale di rischio; 34

35 - i fondi di partecipazione. Gli SF rappresentano parte della strategia di attuazione del POR contribuendo al raggiungimento degli obiettivi prefissati nell ambito degli Assi, per sostenere iniziative e destinatari finali in linea con il Programma; la decisione relativa agli strumenti specifici da utilizzare ricade interamente nelle competenze dell Autorità di Gestione. L Autorità di Gestione può fornire un contributo finanziario a favore degli strumenti finanziari in conformità a quanto disposto dall art. 38, paragrafo 1 e 3, del Regolamento (UE) n. 1303/2013. In coerenza con quanto previsto all art. 38, paragrafo 4, e in osservanza della normativa nazionale di riferimento, l Autorità di Gestione individua un organismo (Soggetto Gestore) cui affidare la gestione e l attuazione dello SF. Al momento della selezione di un organismo chiamato ad attuare uno SF in conformità all art. 38, paragrafo 4, lettera a), e all art. 38, paragrafo 4, lettera b, punti ii) e iii), del Regolamento (UE) n. 1303/2013, l Autorità di Gestione si accerta che tale organismo soddisfi i requisiti minimi di cui all art. 7 Criteri di selezione degli organismi che attuano gli strumenti finanziari, paragrafo 1, del Regolamento delegato (UE) n. 480/2014. Nella selezione del Soggetto Gestore, l Autorità di Gestione tiene in debita considerazione la natura dello SF da attuare, l esperienza dell organismo in questione nell attuazione di SF simili, la competenza e l esperienza dei membri dell équipe proposta e la capacità operativa e finanziaria dell organismo. La selezione è trasparente, giustificata da ragioni oggettive e non dà luogo a conflitti di interesse e si basa perlomeno sui criteri indicati al paragrafo 2 del predetto articolo 7. I rapporti tra l Autorità di Gestione e il Soggetto Gestore dello SF sono disciplinati da un apposito Accordo di finanziamento stipulato ai sensi dell art. 38, paragrafo 7, del Regolamento (UE) n. 1303/2013. Lo SF, secondo quanto previsto dal paragrafo 6 del medesimo articolo, si configura come un capitale separato nell ambito dell istituto finanziario. Ai sensi dell art. 6, paragrafo 1, del Regolamento delegato (UE) n. 480/2014, gli organismi che attuano gli strumenti finanziari adempiono i loro obblighi in conformità alla legge applicabile e agiscono con il livello di professionalità, efficienza, trasparenza e diligenza attese da un organismo professionale esperto nell attuazione di SF. Essi provvedono a che: a) i destinatari finali che ricevono sostegno dagli SF siano selezionati tenendo in debita considerazione la natura dello strumento finanziario e la potenziale validità economica dei progetti di investimento da finanziare. La selezione è trasparente, giustificata da ragioni oggettive e non dà luogo a conflitti di interesse; b) i destinatari finali siano informati dal fatto che il finanziamento è erogato nell ambito di programmi cofinanziati dai fondi SIE, in conformità a quanto prescritto dall art del regolamento (UE) n. 1303/2013; c) gli SF forniscano sostegno in modo proporzionato e con il minor effetto distorsivo possibile sulla concorrenza; d) la remunerazione preferenziale degli investitori privati o degli investitori pubblici operanti secondo il principio dell economia di mercato, richiamato all art. 37, paragrafo 2, lettera c), e all art. 44, paragrafo 1, lettera b, del regolamento (UE) n. 1303/2013, sia proporzionata ai rischi assunti da tali investitori e limitata al minimo necessario per attrarli, il che è garantito da termini e condizioni e da garanzie procedurali. I destinatari finali vengono individuati coerentemente con i destinatari previsti dagli Assi che concorrono al finanziamento dello SF. I medesimi destinatari finali, cui verranno erogati gli aiuti a carattere rimborsabile (ovvero soggetti a restituzione) sono inoltre selezionati tramite Avvisi pubblici predisposti dal Soggetto Gestore dello SF, in coerenza con le procedure di selezione del POR, con le priorità di intervento proprie dello SF, e con criteri di valutazione dei progetti atti a valutarne la sostenibilità economico-finanziaria e la redditività necessaria a garantire la restituzione del contributo concesso. I contributi concessi dovranno essere inquadrati nella cornice regolamentare degli Aiuti di Stato alle imprese e conformemente alle pratiche di mercato. 35

36 L attuazione degli SF ha l obiettivo prioritario di favorire l accesso al credito e ai prodotti finanziari da parte delle imprese, con particolare attenzione alle PMI, rappresentando un supporto allo sviluppo delle idee e delle capacità imprenditoriali regionali. Ai sensi dell art. 37 paragrafo 4 del Reg. (UE) n. 1303/2013: Qualora gli strumenti finanziari sostengano il finanziamento delle imprese, incluse le PMI, tale sostegno è finalizzato: alla creazione di nuove imprese, alla messa a disposizione di capitale nella fase iniziale, vale a dire capitale di costituzione e capitale di avviamento, di capitale di espansione, di capitale per il rafforzamento delle attività generali di un impresa o per la realizzazione di nuovi progetti, la penetrazione di nuovi mercati o nuovi sviluppi da parte di imprese esistenti, fatte salve le norme dell Unione applicabili in materia di aiuti di Stato e conformemente alle norme specifiche di ciascun fondo. Tale sostegno può assumere la forma di investimenti materiali e immateriali nonché di capitale circolante nei limiti delle norme dell Unione applicabili in materia di aiuti di Stato e al fine di incentivare il settore privato a fornire finanziamenti alle imprese. Può anche includere i costi del trasferimento di diritti di proprietà in imprese, a condizione cha tale trasferimento avvenga tra investitori indipendenti. 3) Affidamenti in house L OI/RdS per la realizzazione di specifiche attività, può avvalersi di enti in house all Amministrazione regionale per i quali ricorrano le seguenti condizioni: - l Amministrazione regionale esercita sull ente un controllo analogo a quello svolto sui propri Servizi, nel rispetto della Delibera di Giunta regionale n. 42/5 del che modifica le Direttive concernenti la disciplina delle modalità di esercizio di controllo analogo sugli Organismi partecipati dalla Regione Sardegna per affidamento di attività in House providing approvate con D.G.R n. 17/32 del ; - l attività dell Ente deve essere destinata in via prevalente all amministrazione controllante, c.d destinazione pubblica prevalente dell ente ; - la società in house è a totale partecipazione pubblica. Tali requisiti, stabiliti dalla normativa regionale, dovranno essere compatibili anche con le norme stabilite dal D.lgs. 50/2016 che recepisce la nuova disciplina in materia di in house providing dettata dalle Direttive UE nn. 23, 24 e 25 del Nello specifico, l art. 5 del nuovo codice, illustra le condizioni che devono ricorrere affinché un amministrazione si possa rivolgere a un ente in house: - l Amministrazione deve esercitare sulla società un controllo analogo a quello esercitato sui propri servizi; - oltre l 80% delle attività della società deve essere effettuata nello svolgimento dei compiti ad essa affidati dall Amministrazione controllante o da altri enti che questa controlla a sua volta; - nella società non vi deve essere alcuna partecipazione diretta di capitali privati, ad eccezione di forme di partecipazione di capitali privati previsti dalla legislazione nazionale, in conformità dei trattati, che non esercitano un influenza determinante sulla società medesima. Inoltre, l art. 192 del codice stabilisce un regime speciale degli affidamenti in house che prevede l istituzione presso l ANAC di un elenco delle stazioni appaltanti che operano mediante affidamenti diretti nei confronti delle proprie società in house. In ogni caso, prima di procedere ad un affidamento in house, il RdA valuta altresì la convenienza sotto il profilo economico e dei tempi di esecuzione dell affidamento di attività in house, rispetto al ricorso al mercato, nonché i benefici per la collettività anche con riferimento agli obiettivi di universalità e socialità, di efficienza, di economicità e di qualità del servizio, nonché di ottimale impiego delle risorse pubbliche. L ufficio dell Amministrazione regionale che dispone l affidamento e al quale compete la gestione e l esecuzione dello stesso provvede, altresì, alla previa comunicazione del medesimo all organo politico responsabile del controllo analogo e alla relativa Direzione generale. 36

37 11. Procedure per assicurare un adeguata informazione ai beneficiari L AdG/OI, conformemente all articolo 125 del Regolamento (CE) 1303/2013, garantisce che il Beneficiario disponga di un documento contenente le condizioni di sostegno, ivi comprese: - la descrizione dei requisiti dei prodotti e servizi che devono essere forniti nel quadro dell intervento; - il piano finanziario; - il termine previsto e le condizioni da rispettare per l esecuzione dell intervento. L atto con cui il soggetto attuatore viene informato sui propri obblighi, oltre all Avviso a cui lo stesso risponde, è rappresentato dalla convenzione stipulata con il RdS competente (o atto di adesione) successivamente alla pubblicazione della graduatoria contenente le proposte progettuali ammesse a finanziamento. L atto deve riportare come elementi minimi: - gli adempimenti e gli obblighi del soggetto attuatore già stabiliti dall Avviso pubblico (accettazione delle norme comunitarie e regionali per le attività cofinanziate dal PON IOG, adempimenti preliminari di perfezionamento per l avvio delle attività, comunicazione delle variazioni nella realizzazione dell intervento, accettazione delle attività di verifica e controllo di regolarità); - i termini e le condizioni di accensione della garanzia fideiussoria (qualora previsto dall Avviso); - i tempi e le modalità di erogazione del contributo; - le spese ammissibili; - la documentazione comprovante la spesa sostenuta; - i tempi dalla conclusione dell intervento entro i quali il soggetto attuatore deve produrre la documentazione ed espletare gli adempimenti per la riscossione del contributo. - gli obblighi in materia di informazione e pubblicità. Inoltre, l OI, nel rispetto di quanto stabilito dall art. 125, paragrafo 4, lett b) Regolamento(UE) n. 1303/2013, allo scopo di garantire ai Beneficiari coinvolti nell attuazione delle operazioni la disponibilità delle procedure e degli strumenti di lavoro necessari per la corretta attuazione delle operazioni, definisce le regole di gestione dei progetti attraverso apposite linee guida di rendicontazione allegate al Si.Ge.Co. (Allegato 16). All interno del Manuale delle procedure e delle linee guida per la rendicontazione sono dettagliati i seguenti argomenti: - obblighi dei Beneficiari; - attuazione degli interventi (iter procedurale e rendicontazione delle spese); - costi ammissibili (principi generali di ammissibilità della spesa); - registri obbligatori; - vigilanza e controllo. Come stabilito dal documento, il Beneficiario è tenuto al rispetto degli obblighi in esso descritti per una corretta attuazione delle attività previste nel progetto approvato. In caso di inosservanza degli obblighi previsti ed, in generale, della vigente normativa in materia nazionale, regionale e comunitaria, l OI/RdS diffiderà il Beneficiario affinché lo stesso provveda all eliminazione delle irregolarità contestate e, nei casi più gravi, disporranno la sospensione delle attività, indicando un termine per sanare l irregolarità. Il soggetto attuatore è tenuto, tra le altre cose, a: - garantire la piena regolarità e conformità dell esecuzione delle attività al contenuto delle operazioni approvate, nonché alla relativa disciplina comunitaria, nazionale, regionale e provinciale in vigore; - rispettare gli obblighi di pubblicità e trasparenza delle operazioni approvate; 37

38 - eseguire una raccolta ed archiviazione ordinata della documentazione contabile ed amministrativa inerente ciascuna operazione con modalità finalizzate a permettere il controllo; - consentire ai preposti organi di controllo in qualsiasi momento ogni verifica, ex-ante, in-itinere, expost, volta ad accertare la corretta realizzazione delle attività di ciascuna operazione; - presentare ai fini dell erogazione degli anticipi previsti una garanzia fidejussoria per un importo pari all'ammontare degli anticipi che verranno erogati, rilasciata da banche e imprese di assicurazione indicate nella legge n. 348 del , da intermediari finanziari iscritti nell elenco speciale di cui all art. 107 del D.Lgs 385/93, come novellato dal decreto legislativo 13 agosto 2010, n. 14; - presentare al RdS dichiarazioni intermedie (domande di rimborso) attestanti le spese effettivamente sostenute (contabilizzate e quietanzate) con la periodicità e le modalità previste dagli avvisi di riferimento e/o dal Vademecum per l operatore; - presentare al RdS il rendiconto delle spese sostenute per le attività finanziate, secondo la tempistica e le modalità previste e altra documentazione comprovante l attività svolta (in particolare, nel caso di operazioni oggetto di semplificazione ai sensi dell articolo 67 del Reg. UE 1303/13); - restituire le somme erogate dal RdS, rivelatesi ad un controllo in itinere o in sede di rendiconto, non dovute parzialmente o totalmente per carenza di presupposti formali o sostanziali o più semplicemente di adeguato riscontro probatorio documentale; - utilizzare la modulistica fornita dall OI/RdS; - comunicare, entro i termini stabiliti, tutte le informazioni ed i dati richiesti, in particolare, per quanto riguarda la valutazione e il monitoraggio delle attività finanziate; - adottare idonee e trasparenti modalità di selezione, ove prevista, dei partecipanti e conservare la relativa documentazione; - tenere, per le operazioni rimborsate sulla base di costi ammissibili effettivamente sostenuti, un sistema di contabilità separata delle operazioni cofinanziate o codificazione contabile, che consenta di distinguere tutti i dati e i documenti contabili delle operazioni cofinanziate in maniera chiara e in qualsiasi momento. In tal senso, in fase di controllo dovrà essere verificato che il sistema di contabilità adottato consenta di poter risalire in qualunque momento e in maniera univoca alle spese di una specifica operazione finanziata sul PON IOG. Infine, allo scopo di garantire la qualità e affidabilità dei soggetti attuatori, il RdS, secondo quanto previsto dall art. 125 del Reg. (CE) 1303/2013, prima dell approvazione dell operazione, verifica che il soggetto attuatore possegga le adeguate capacità amministrative, finanziarie e operative per soddisfare le condizioni di sostegno e quindi necessarie per l attuazione dell intervento. Nel caso specifico di finanziamento di attività formative si fa riferimento a quanto previsto dalla DGR del n. 7/10 Indirizzi generali sulle modalità di accreditamento dei soggetti ammessi al finanziamento di progetti formativi finanziati con risorse pubbliche. Con il sistema dell accreditamento, infatti, viene verificato che l Agenzia Formativa disponga della capacità di gestione di progetti che beneficiano del totale o parziale finanziamento pubblico con risorse locali, regionali, nazionali o comunitarie e/o capacità di gestire attività riconosciute. L Agenzia Formativa deve, inoltre, disporre di un assetto organizzativo che garantisca le funzioni di gestione amministrativa finanziaria e deve garantire un adeguata situazione economico-finanziaria. La documentazione di riferimento viene opportunamente diffuso a tutto il personale dell OI/RdS/Beneficiari e Agenzie Formative che abitualmente operano nel territorio regionale ed è pubblicato sul sito della Regione. 12. Procedura per la verifica delle operazioni Ai sensi dell art. 125, numeri da 4 a 7 del Regolamento (UE) n. 1303/2013, la Regione Sardegna ha impostato un sistema integrato dei controlli articolato come indicato di seguito. Le procedure riguardanti le verifiche di gestione o di I livello (sia amministrative sulle domande di rimborso, sia in loco) di seguito descritte sono applicate dall OI/RdS per le operazioni di competenza. 38

39 La Regione Sardegna per la realizzazione degli interventi del Programma Garanzia, come definiti nel PAR Sardegna utilizza, le unità di costo standard nazionali, conformemente alla metodologia di definizione trasmessa alla CE dal Ministero del Lavoro con nota prot. n. 40/ del 01/04/2014 e ai sensi dell art. 67 del Regolamento (UE) 1303/2013 e dell art. 14 del Regolamento (UE) 1304/2013, nonché di quanto stabilito nel Regolamento Delegato (UE) 2017/90 della Commissione del 31 ottobre Nell ambito delle procedure di verifica, l OI prevede: - verifiche documentali/amministrative a tavolino sul 100% delle domande di rimborso, ossia dell insieme della documentazione presentata dai beneficiari, secondo quanto previsto dalla concessione, al fine dell ottenimento, per le operazioni a regia, del pagamento intermedio o del saldo del progetto, oppure, per le operazioni a titolarità, al fine della rendicontazione della spesa all AdG; - verifiche in loco di singole operazioni su base campionaria (verifiche ispettive in itinere/ex post sulla corretta esecuzione dell operazione). Per quanto attiene alla comunicazione dei risultati delle verifiche di gestione, l OI tiene conto di quanto previsto nella convenzione e nelle linee guida per la gestione delle convenzioni stipulate tra l AdG e gli Organismi Intermedi. La Regione Sardegna in qualità di OI, al fine di adempiere agli obblighi informativi di competenza di cui sopra, provvede ad alimentare costantemente il sistema informativo (SIL) sulla base del protocollo di colloquio con SIGMA GIOVANI. Inoltre, l OI, ai fini del rispetto della dichiarazione di affidabilità di gestione, fornisce all AdG una sintesi annuale (1) contenente le informazioni sintetiche su tutte le verifiche amministrative e i controlli sul posto eseguiti e una valutazione dei loro risultati e del loro impatto sul Si.Ge.Co., sulla legittimità e sulla regolarità delle spese registrate nei conti. In termini di ammissibilità e rendicontazione della spesa, l OI si attiene alle linee guida di rendicontazione di cui all Allegato 16 al presente documento. TIPOLOGIE DI VERIFICA In linea generale, le attività di controllo sono espletate nel corso dell intero ciclo di vita dell operazione e, pertanto, si distinguono a seconda che siano effettuate in fase di avvio, di realizzazione o a conclusione di un operazione, sempre nel rispetto del principio della separazione delle funzioni: A) Verifiche sul bando/avviso Come riportato nel paragrafo 10, i bandi/avvisi, sono oggetto di una preventiva verifica di coerenza con il PON IOG da parte dell AdG. Il Servizio PF e controlli (Settore Controlli) effettua verifiche sulla procedura di selezione seguita dal RdS, dalla stesura dell avviso/bando sino alla definizione e approvazione delle graduatorie finali. Tali verifiche vengono effettuate in itinere per le operazioni a regia, mentre per le operazioni a titolarità sono effettuate durante i controlli in itinere di I livello. B) Verifiche di gestione Compito dell OI/RdS è di accertarsi nel corso e al termine dell operazione, anche mediante verifiche in loco su base campionaria, che i prodotti e servizi cofinanziati siano effettivamente forniti e che le relative spese dichiarate dai Beneficiari siano sostenute in conformità alle norme comunitarie nazionali e regionali e alle condizioni per il finanziamento dell'operazione. B.1 Controllo amministrativo 1 Art. 59, paragrafo 5, lettere a) e b) del Regolamento (UE) n. 966/2012 ed all articolo 125, paragrafo 4, lettera e), del Regolamento (UE) n. 1303/2013 (Allegato 1 - EGESIF ) 39

40 Il controllo di conformità si fonda sulla verifica delle regole e dei parametri assunti a riferimento con disposizioni normative ed amministrative comunitarie, nazionali e regionali che regolamentano le attività di programmazione e gestione delle attività finanziate tramite risorse pubbliche (ad es. controllo della corrispondenza dei requisiti per la partecipazione ad una gara, controllo della correttezza degli adempimenti pubblicitari, verifica della documentazione amministrativa propedeutica alla sottoscrizione di una convenzione con il Beneficiario finale, verifica della documentazione amministrativa presentata dal Beneficiario finale per la richiesta di erogazione di un acconto/saldo, controlli sulla durata, articolazione e pianificazione delle attività ecc.). La finalità di questa area del controllo è quella di assicurare uniformità di trattamento agli operatori, trasparenza amministrativa e certezza dei rapporti giuridici. Tali controlli sono effettuati da tutti i soggetti coinvolti nell attività di controllo di I livello per le aree di propria competenza, ad esempio, il RdS effettua i controlli amministrativi in sede di selezione dei Beneficiari delle operazioni, quelli propedeutici alla stipula della convenzione/atto di adesione, ecc.. Nell ambito delle verifiche amministrativo-gestionali di competenza dei RdS, l OI assicura la tracciabilità dell espletamento della doppia verifica dello status di NEET dei destinatari, coerentemente con la procedura di verifica P20_RAS allegata al Si.Ge.Co. (Allegato 10). B.2 Controllo finanziario La finalità di questo tipo di controllo è quella di accertare la sussistenza dei documenti giustificativi, la correttezza del calcolo e l ammissibilità del periodo temporale attraverso la preliminare verifica di effettività, inerenza e legittimità delle spese dichiarate nelle domande di rimborso. Per le operazioni affidate mediante avviso, l ammissibilità/regolarità delle spese dichiarate si concretizza nella verifica del rispetto della normativa specifica sui costi ammissibili secondo i criteri della inerenza, effettività, realità, veridicità e legittimità. Per le operazioni affidate mediante gara d appalto, la verifica sarà orientata al rispetto delle prescrizioni fissate dal Bando e dal Capitolato d Oneri e dall Offerta tecnica del Proponente, all avanzamento delle attività dichiarate dal soggetto aggiudicatario, al livello di raggiungimento degli obiettivi previsti e alla regolarità della documentazione di spesa presentata. Alle operazioni finanziate mediante opzioni di costo semplificate il riconoscimento della sovvenzione avviene sulla base delle attività realizzate o dei risultati ottenuti, non si procede alla verifica di documenti giustificativi di spesa. B.3 Controllo fisico-tecnico Per l area del controllo della regolarità dell esecuzione si prevedono almeno quattro procedure di verifica specifiche nel caso di affidamento mediante Avviso: - controllo della partecipazione (per le operazioni che prevedono destinatari diretti); - controllo dell adeguatezza dei prodotti/servizi intermedi e finali e della corretta esecuzione dell operazione; - controllo della soddisfazione dei destinatari (per le operazioni che prevedono destinatari diretti); - controllo dell utilizzo del servizio erogato. Tutti i controlli posti in essere, anche con il supporto di un soggetto esterno incaricato previa selezione mediante una procedura ad evidenza pubblica, sono formalizzati in appositi verbali e check list (i cui format sono allegati al Si.Ge.Co. e al Piano annuale dei controlli in loco, si vedano Allegati 7 e 8. In tutte le fasi del processo i soggetti abilitati ai controlli potranno prendere visione delle risultanze dei controlli effettuati precedentemente e/o da altri soggetti, prevalentemente in termini di: soggetti incaricati del controllo, data del controllo, tipologia del controllo (on desk o in loco), dettaglio delle irregolarità riscontrate e altre informazioni implementate a sistema in base alle esigenze. Il sistema informativo assicurerà altresì il monitoraggio di tutte le azioni di follow up necessarie per garantire la correzione degli errori e delle irregolarità riscontrate. 40

41 B.4 VERIFICHE PER OPERAZIONI: A REGIA E A TITOLARITÀ Le procedure di gestione e controllo delle operazioni si distinguono in base alla natura dell operazione e, soprattutto, alle modalità di affidamento del servizio cui sono associati diversi circuiti di controllo di I livello, con riferimento a: B.4.1) OPERAZIONI A REGIA REGIONALE in cui il beneficiario è diverso dall OI 2 ; B.4.2) OPERAZIONI A TITOLARITA REGIONALE in cui beneficiario è l OI. 3. Alla luce della distinzione dei due macro-processi, operazioni a titolarità e operazioni a regia, nelle operazioni dove il beneficiario è esterno rispetto all Organismo Intermedio (operazioni a regia) il controllo di I livello on desk sulle domande di rimborso è espletato dal Servizio Attività Territoriali. Nelle operazioni dove il beneficiario coincide con l Organismo Intermedio (operazioni a titolarità) il controllo di I livello on desk sulle domande di rimborso è espletato dal Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari. I controlli ispettivi in loco, sia sulle operazioni a titolarità che su quelle a regia, afferenti alla regolarità tecnico-fisica dell operazione, sono espletati dal Servizio Attività Territoriali. A garanzia del principio di separazione delle funzioni (conformemente a quanto disposto dall art. 71 e dall art. 125, par. 7 del Reg (UE) 1303/2013), si evidenzia che sia il Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari che il Servizio Attività Territoriali sono funzionalmente separati e indipendenti dalle strutture amministrative cui sono incardinati i Responsabili di Scheda (ASPAL, Servizio Formazione e Servizio Lavoro) e non sono titolari di alcuna linea di attività nell ambito del Programma Garanzia Giovani. Si riporta di seguito una tabella riepilogativa delle singole Schede, della relativa dotazione finanziaria 4, dei Responsabili di Scheda e della tipologia di macro-processo associata ad ognuna di esse. SCHEDA MISURA IMPORTI Responsabile di Scheda Tipologia Regia/Titolarità 1A Accoglienza e informazione Gratuita ASPAL n.a. 1B 1C 2A 2B Profiling, presa in carico, orientamento I livello Orientamento specialistico di II livello Formazione per l inserimento lavorativo Reinserimento di giovani in percorsi di istruzione e formazione ,33 ASPAL A titolarità ,67 ASPAL A titolarità ,40 Servizio Formazione A regia ,60 Servizio Formazione A regia 2 Nelle operazioni a regia rientrano: avvisi per il finanziamento di attività in concessione (es. progetti formativi),; gli affidamenti in house quando il titolo ha natura concessoria, avvisi per l assegnazione di incentivi/aiuti alle imprese (es. per l occupazione). 3 Nelle operazioni a titolarità rientrano: l acquisizione di beni e servizi tramite bandi di gara o procedure in economia; gli affidamenti in house quando il titolo ha natura contrattuale; gli avvisi per la concessione di incentivi/aiuti alle persone 4 Importi riferiti al piano finanziario riprogrammato, approvato dal MLPS con nota n del , di cui alla Determinazione n del 20/12/

42 SCHEDA MISURA IMPORTI Responsabile di Scheda Tipologia Regia/Titolarità 3 Accompagnamento al lavoro ,00 Servizio Lavoro A regia 5A Tirocinio extra curriculare ,04 ASPAL A titolarità 5B Tirocini in mobilità transnazionale ,00 ASPAL A titolarità 6 Servizio civile ,00 OI Dipartimento Gioventù - 7 Sostegno all autoimpiego e all autoimprenditorialità ,00 ASPAL A regia 8 Mobilità transazionale ,00 ASPAL A regia 9 Bonus assunzionale ,00 OI INPS ,04 Si riporta di seguito una tabella di sintesi della distribuzione delle funzioni di gestione e controllo per tipologia di macro-processo. OPERAZIONI A REGIA OPERAZIONI A TITOLARITÀ Gestione/Pagamento Controlli on desk (a tavolino) Controlli in loco Gestione/Pagamento Controlli on desk (a tavolino) Controlli in loco RdS 2A, 2B (Servizio Formazione) RdS 3 (Servizio Lavoro) RdS 7, 8 (ASPAL) Servizio Attività Territoriali Servizio Attività Territoriali RdS 1B, 1C, 5A, 5B (ASPAL) Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari Servizio Attività Territoriali 42

43 B.4.1) Le OPERAZIONI A REGIA REGIONALE (in cui il Beneficiario è diverso dall OI): Flusso relativo alle verifiche ai sensi dell art. 71 del Reg. (CE) n. 1303/2013 delle operazioni a regia regionale, valido per le misure 2A 2B

44 I controlli di I livello, conformemente all art. 125 paragrafo 5 del Reg. (UE) 1303/2013 saranno di due tipi: 1) verifiche amministrative e finanziarie di tutte le domande di rimborso controlli on desk (a tavolino) 2) verifiche in loco (itinere ed ex post). 1. Verifiche amministrative- finanziarie di tutte le domande di rimborso controlli on desk (a tavolino). Saranno effettuate sul 100% delle domande di rimborso (o attestazioni di spesa) presentate dai Beneficiari e si basano su un esame della domanda stessa e dei documenti giustificativi che l accompagnano. La procedura di controllo prevede le seguenti fasi: Per ciascuna domanda di rimborso: 1.1) il RdS competente effettua preliminarmente le seguenti verifiche amministrative: - correttezza formale della domanda e della documentazione richiesta; - quadratura tra l elenco dei giustificativi di spesa imputati sull operazione e l importo richiesto con la domanda di rimborso; - che l importo totale della domanda di rimborso non sia superiore a quello approvato in fase di valutazione; In caso sia necessario, richiede eventuali integrazioni al beneficiario. In caso di esito positivo, trasmette tramite SIL le domande di rimborso al Servizio responsabile del controllo di I livello (Servizio Attività Territoriali). 1.2). Il Servizio Attività Territoriali: - coordina le attività di controllo di primo livello a tavolino delle domande di rimborso; - effettua le verifiche amministrative e finanziarie a tavolino sul 100% delle domande di rimborso (verifica documentale sulla base dei giustificativi richiesti di cui alle linee guida di rendicontazione delle spese a valere sul PON IOG, Allegato 16 al presente documento); - redige la check list sugli esiti delle verifiche; - invia gli esiti della verifica al RdS; - alimenta e aggiorna il SIL in merito agli esiti delle verifiche. 1.3) Il RdS, in caso di esito positivo, sulla base delle risultanze del controllo, procede all erogazione al Beneficiario dell importo richiesto con la domanda di rimborso. Se, nel corso del controllo documentale, dovessero essere riscontrare criticità rilevanti, ad esempio quando ricorrano circostanze tali da pregiudicare il rispetto del principio di una sana gestione finanziaria o da far presumere l esistenza di frodi, il controllo potrà essere integrato con visite in loco. Le visite in loco possono servire altresì per consentire l'acquisizione di informazioni di dettaglio da parte del Beneficiario sull attuazione materiale e finanziaria del progetto. 2. Verifiche in loco Le verifiche in loco di singole operazioni su base campionaria (verifiche ispettive in itinere/ex post sulla corretta esecuzione dell operazione) sono finalizzate a controllare la tangibilità del progetto, la realizzazione del servizio offerto nel pieno rispetto delle condizioni dell accordo di sovvenzionamento, l avanzamento del progetto, il rispetto delle norme comunitarie in materia di pubblicità e il pieno rispetto delle procedure in materia di appalti pubblici, oltre alla inerenza, effettività, realità, veridicità e legittimità delle spese sostenute dal Beneficiario (nel caso di progetti a costi reali). Le visite in loco possono servire anche per ottenere dal Beneficiario informazioni precise sull attuazione materiale e finanziaria del progetto. 44

45 Per quanto attiene le verifiche in loco in itinere, ai sensi dell art 125 del Regolamento (UE) 1303/2013, vengono effettuate a sorpresa, presso la sede del beneficiario, quando l operazione ha raggiunto un avanzamento significativo da un punto di vista materiale e finanziario delle azioni previste. In particolare, in termini di opportunità e fattibilità, in relazione alla tipologia della operazione, sono espletate sulle schede 2A-2B e, a partire dall anno 2017, anche per 5A (Tirocini) 5. I controlli in loco ex post vengono espletati su tutte le schede. Le verifiche ispettive, per entrambe le tipologie di controllo in loco (in itinere ed ex post), sono realizzate su base campionaria, secondo una metodologia di campionamento (aggiornata annualmente) che tiene conto di un opportuna ponderazione di rischio, come descritta al par. 2.3 nonché contenuta nei piani annuali dei controlli ispettivi in loco allegati al presente documento (Allegato 8). 2.1) CONTROLLO IN LOCO IN ITINERE VERIFICHE ISPETTIVE Le verifiche ispettive in loco (fisico-tecniche presso il luogo di svolgimento dell attività) sono effettuate, a campione sulle operazioni finanziate, di norma senza preavviso, secondo quanto previsto dall'articolo 125, lettera b del Reg. (UE) n. 1303/2013 e sono tese a: - verificare il corretto svolgimento dell azione finanziata nel rispetto delle norme vigenti ed in conformità con quanto previsto nel progetto approvato (presenza del personale e dei docenti dichiarati e dei destinatari, idoneità dei locali, materiali e attrezzature utilizzati, corretto avanzamento della fornitura di beni e/o servizi e lavori ammessi al finanziamento); - verificare la corretta tenuta degli eventuali registri obbligatori e, in generale, di tutta la documentazione inerente all attuazione dell azione finanziata e comprovante l attività in corso; - verificare il rispetto dei criteri di pubblicizzazione delle operazioni; - verificare il rispetto dei requisiti di accesso previsti per l utenza; - verificare il rispetto del contenuto progetto della proposta progettuale presentata e approvata, nonché delle eventuali varianti, e della tempistica di attuazione; - rilevare il grado di soddisfazione dei destinatari, anche attraverso la somministrazione di questionari. I controlli sono effettuati quando le operazioni afferenti ad una procedura (avviso) hanno raggiunto un avanzamento significativo delle azioni previste, applicando la metodologia definita dall OI/Servizio di Supporto all AdG, aggiornata annualmente e contenuta nel Piano annuale dei controlli (Allegato 8). Per ciascuna operazione estratta: 2.1.1) il RdS competente procede all estrazione del campione delle operazioni oggetto di controllo in loco sulla base della metodologia di campionamento elaborata dal Servizio di supporto all AdG e al successivo invio Servizio competente per il Controllo di I livello (SAT); 2.1.2) il Servizio Attività Territoriali: - acquisisce l elenco delle operazioni campionate da sottoporre a controllo dal Servizio di supporto all AdG; - effettua le verifiche in loco sulle operazioni campionate, - redige il verbale e la check list sugli esiti delle verifiche; - alimenta e aggiorna il SIL in merito agli esiti delle verifiche; - trasmette gli esiti della verifica al RdS competente della gestione delle operazioni controllate e all OI. 5 In esito all Audit della Commissione Europa sulla AdG del giugno 2016 sul programma OI raccomandazione n. 5 metodologia di campionamento/verifiche in loco in itinere per la verifica dell effettivo svolgimento dell attività. 45

46 L OI, sulla base della specificità delle attività e della fattibilità dell espletamento dei controlli a sorpresa, ha previsto i controlli in itinere per le seguenti schede: Schede interessate ai controlli in loco in itinere Schede interessate Quantificazione del campione: Attività SAT 2A, 2B, 5A in quota % rispetto al numero delle domande di rimborso visita senza preavviso (a sorpresa) Metodo: analisi rischio+estrazione casuale schede 2A e 2B Metodo: estrazione casuale scheda 5A In base alle eventuali indicazioni operative dell AdG, potranno essere coinvolte altre schede. 2.2) CONTROLLO IN LOCO EX-POST SULLA SPESA GIA OGGETTO DI CONTROLLO DI I LIVELLO. Tali verifiche sono finalizzate principalmente ad accertare: - la sussistenza e la regolarità presso la sede del Beneficiario/soggetto attuatore di tutta la documentazione afferente alla domanda di rimborso in originale (coerentemente con l UCS applicabile), prescritta dalla normativa comunitaria e nazionale, dal bando di selezione dell operazione e dalla convenzione stipulata con il Beneficiario/soggetto attuatore; - l indicazione sugli originali dei documenti relativi alla domanda di rimborso del cofinanziamento a valere sul Programma/PAR Garanzia Giovani; - la corrispondenza tra gli importi rendicontati e le attività realizzate. I controlli saranno effettuati applicando la metodologia definita dall OI/Servizio di Supporto all AdG, aggiornata annualmente e contenuta nel Piano annuale di controllo (Allegato8 del Si.Ge.Co.). Per ciascuna operazione estratta: 2.2.1) il RdS competente procede all estrazione del campione delle operazioni oggetto di controllo in loco sulla base della metodologia di campionamento e al successivo invio Servizio competente per il Controllo di I livello (SAT); 2.2.2) il Servizio Attività Territoriali: - acquisisce l elenco delle operazioni campionate da sottoporre a controllo dal Servizio di supporto all AdG; - effettua le verifiche in loco sulle operazioni campionate, - redige il verbale e la checklist sugli esiti delle verifiche; - alimenta e aggiorna il SIL in merito agli esiti delle verifiche; - trasmette gli esiti della verifica al RdS competente della gestione delle operazioni controllate e all OI Schede interessate ai controlli in loco - ex post Schede interessate Quantificazione del campione: tutte in quota % rispetto al numero delle domande di 46

47 rimborso Attività SAT visita con preavviso Metodo - analisi rischio+estrazione casuale schede 2A e 2B Metodo - estrazione casuale schede 1B, 1C, 3, 5A, 5B, 7, 8 2.3) LA METODOLOGIA DI CAMPIONAMENTO PER LE VERIFICHE IN LOCO ISPETTIVE IN ITINERE ED EX POST CONTENUTA NEL PIANO ANNUALE DEI CONTROLLI L OI adotta annualmente un Piano Annuale dei Controlli in Loco, in itinere ed ex post, (Allegato 8) che fornisce indicazioni per la pianificazione e realizzazione delle verifiche ispettive in loco dirette ad accertare la conformità delle operazioni a titolarità e a regia regionale, ai sensi della normativa vigente. Tutti i controlli posti in essere dai soggetti preposti alla funzione di controllo di I livello, sono formalizzati in appositi verbali e check list (i cui format costituiscono parte integrante e sostanziale del Piano Annuale dei Controlli in Loco) e saranno registrati sul sistema informativo SIL. Il suddetto Piano stabilisce altresì la metodologia di campionamento, l analisi del rischio e le modalità organizzative e gli strumenti per l espletamento dei controlli in loco. La metodologia di seguito riportata è aggiornata annualmente da parte dell OI per il tramite del Servizio di supporto - Gruppo F. L Allegato 9 al presente documento contiene il format di verbale a seguito dell estrazione del campione sulla base della metodologia di campionamento. La modalità di campionamento adottata è debitamente esplicitata nel Piano Annuale dei Controlli ed è basata su un analisi di rischio che definisce un indice di rischio e che tiene conto, in primo luogo, di fattori rilevabili dalla specificità della tipologia dell'operazione nell intero periodo di programmazione e interessa il 100% dei beneficiari/soggetti attuatori. Obiettivo delle verifiche in loco è individuare tempestivamente eventuali irregolarità o errori. Si procede, quindi, ad una stratificazione della popolazione, composta dalla lista di operazioni per le quali i Beneficiari hanno presentato una rendicontazione/domanda di rimborso e che sono state sottoposte a controllo di I livello e per le quali è stata formalizzata una check list di controllo a tavolino, sulla base del grado di rischio associato al Beneficiario ed alla tipologia di Operazione e ad un estrazione del campione per ogni strato. Al campione delle operazioni/domande di rimborso da sottoporre a verifica ispettiva possono, infatti, essere aggiunte ulteriori operazioni alla luce di elementi di cui l'oi venisse a conoscenza nel corso dell attuazione delle operazioni. Si potrà, quindi, orientare l attività di verifica sulle operazioni a maggior rischio aumentando la numerosità campionaria per quegli strati che presentano il grado di rischio più elevato. Infatti, nell ambito della programmazione 2014/2020 e della attuazione della Garanzia Giovani, conformemente a quanto previsto dall art. 72.1, lettera h e 125.4, lettera c Reg. UE n. 1303/2013, i sistemi di gestione controllo devono rispondere a specifici requisiti previsti dalla normativa comunitaria tra cui le misure antifrode. In tal senso, l analisi del rischio frode viene completata dalle segnalazioni di rischi e potenziali frodi derivante dall utilizzo della banca dati Arachne (strumento informatico di estrazione dati attivato dalla Commissione Europea attraverso il quale è possibile rilevare le potenziali situazioni a rischio frode, conflitti di interesse e irregolarità). La base di calcolo per la campionatura è costituita dalle operazioni caricate nel SIL, cui è associata una rendicontazione/domanda di rimborso sottoposta a controllo di I livello. In riferimento all effettuazione dei controlli in loco e, nello specifico, alle modalità di estrazione delle operazioni (campione da sottoporre a controllo), si distinguono due macrocategorie legate a specifiche caratteristiche intrinseche, che vengono di seguito descritte. 47

48 CAT. A - CAMPIONAMENTO CASUALE: La prima categoria di operazioni è caratterizzata da una significativa omogeneità, sia per quanto riguarda la natura del beneficiario che le caratteristiche delle singole operazioni tali da consentire una estrazione delle operazioni casuale. Tale tipologia di campionamento riguarda: - controlli in loco in itinere per le schede 5A; - controlli in loco ex post per le schede 1B, 1C, 3, 5A, 5B, 7, 8. CAT. B - ESTRAZIONE SU AMBITI DI ATTENZIONE/RISCHIO IDENTIFICATI: La seconda categoria comprende tutte le attività non rientranti nella categoria A, caratterizzate dal fatto di essere, per singola scheda, maggiormente articolate/complesse. Per queste operazioni si fa riferimento ad "ambiti di attenzione o di rischio" opportunamente individuati (natura del beneficiario pubblica/privata, numerosità delle operazioni in capo al medesimo beneficiario) operando tramite una stratificazione del campione al fine di garantire maggiore rappresentatività del medesimo. Tale tipologia di campionamento riguarda: - controlli in loco in itinere per le schede 2A, 2B, 5 A - controlli in loco ex post per le schede 2A, 2B. Controlli In loco ex post Per le schede 1B e 1C, in considerazione della omogeneità delle operazioni di riferimento (colloqui di orientamento di I e II livello effettuati dagli operatori dei CPI) e della natura pubblica del beneficiario finale (Agenzia Sarda Politiche Attive del Lavoro), il metodo di campionamento è stabilito in modo casuale individuando, al fine di garantire maggiore rappresentatività al campione estratto, una stratificazione che identifichi almeno n. 2 colloqui afferenti ad almeno due operatori e ad almeno due codici fiscali (destinatari NEET), senza ripetizione, distinti per ogni CPI. Per le altre schede ogni RdS procede all estrazione di un campione con una percentuale minima come indicata nella tabella sottostante. Tabella 1) Modalità di campionamento controlli in loco EX POST Scheda Modalità di Attuazione Universo di riferimento % controllo sull universo di riferimento Modalità di campionamento 1B (*) 1C (*) Profiling, presa in carico, orientamento I livello Orientamento specialistico di I livello titolarità titolarità Codice fiscale destinatario Codice fiscale destinatario L'estrazione del campione verrà effettuata in maniera casuale - almeno due operatori e almeno due codici fiscali (destinatari NEET) per ogni CPI 2A Formazione per l inserimento lavorativo regia Numero domande di rimborso oggetto di controllo di I livello Min 5% L'estrazione del campione verrà effettuata attraverso una analisi del rischio che tiene conto dei parametri: TIPO DI BENEFICIARIO, NUMEROSITA' PER BENEFICIARIO 48

49 Scheda Modalità di Attuazione Universo di riferimento % controllo sull universo di riferimento Modalità di campionamento 2B Reinserimento di giovani in percorsi di istruzione e formazione regia Numero domande di rimborso oggetto di controllo di I livello Min 5% L'estrazione del campione verrà effettuata attraverso una analisi del rischio che tiene conto dei parametri: TIPO DI BENEFICIARIO, NUMEROSITA' PER BENEFICIARIO 3 (*) Accompagnamento al lavoro regia Numero domande di rimborso oggetto di controllo di I livello Min 5% L'estrazione del campione verrà effettuata in maniera casuale 5A (*) Tirocinio extra curriculare titolarità Numero domande di rimborso oggetto di controllo di I livello Min 2% L'estrazione del campione verrà effettuata in maniera casuale 5B (*) Tirocini in mobilità transnazionale titolarità Numero domande di rimborso oggetto di controllo di I livello Min 2% L'estrazione del campione verrà effettuata in maniera casuale 7 (*) Sostegno all autoimpiego e all autoimprenditori alità regia Numero domande di rimborso oggetto di controllo di I livello Min 5% L'estrazione del campione verrà effettuata in maniera casuale 8 (*) Mobilità transnazionale regia Numero domande di rimborso oggetto di controllo di I livello Min 5% L'estrazione del campione verrà effettuata in maniera casuale (*) Trattandosi di operazioni del tutto similari tra loro, non è necessaria alcuna analisi del rischio preliminare La soglia minima di campionamento, laddove applicata, è differenziata con un minimo del 2% 5% rispetto al numero delle domande di rimborso che sono state sottoposte a controllo di I livello e per le quali è stata dunque formalizzata una CL di controllo on desk. La differenziazione della soglia minima di campionamento sulle diverse schede tiene conto della distinzione tra operazioni a titolarità e a regia, e, quindi, in ragione del minore grado di rischio che si assume associato nelle operazioni dove il Beneficiario coincide con l Organismo Intermedio (operazioni a titolarità) e in quelle dove il Beneficiario è esterno rispetto all Organismo Intermedio (operazioni a regia). Controlli in loco in itinere 49

50 Si riporta di seguito una tabella riepilogativa per scheda con indicazione delle modalità di campionamento generali. Tabella 2) Modalità di campionamento controlli in loco IN ITINERE Scheda Modalità di Attuazione Universo di riferimento % controllo sull universo di riferimento Universo di riferimento 2A Formazione per l inserimento lavorativo regia Numero operazioni avviate/in corso Min 20% L'estrazione del campione verrà effettuata attraverso una analisi del rischio che tiene conto dei parametri: TIPO DI BENEFICIARIO, NUMEROSITA' PER BENEFICIARIO 2B Reinserimento di giovani in percorsi di istruzione e formazione regia Numero operazioni avviate/in corso Min 20% L'estrazione del campione verrà effettuata attraverso una analisi del rischio che tiene conto dei parametri: TIPO DI BENEFICIARIO, NUMEROSITA' PER BENEFICIARIO 5A Tirocinio extra curriculare titolarità Numero operazioni avviate/in corso Min 2% L'estrazione del campione verrà effettuata in maniera casuale (*) (*) La tipologia di operazioni del tutto similari tra loro e, pertanto, non è necessaria alcuna analisi del rischio preliminare La differenziazione della soglia minima di campionamento sulle diverse schede tiene conto della distinzione tra operazioni a titolarità e a regia e, quindi, in ragione del minore grado di rischio che si assume associato nelle operazioni dove il Beneficiario coincide con l Organismo Intermedio (operazioni a titolarità) e in quelle dove il Beneficiario è esterno rispetto all Organismo Intermedio (operazioni a regia). Nei bimestri/quadrimestri successivi al primo e per tutte le schede interessate da controllo in loco in itinere si provvede ad escludere preliminarmente i corsi precedentemente già sottoposti a controllo in loco in itinere. Per quanto riguarda la scheda 5A, sulla base degli esiti dell anno 2017, e sulla base dei fattori di seguito riportati, l estrazione del campione è stata effettuata bimestralmente ed è stata applicata una percentuale minima del 2% in considerazione dei seguenti punti: - trattasi di operazioni a titolarità; - la nota ANPAL n. 892 del 24/01/2018, con la quale viene trasmesso l esito del gruppo di lavoro tecnico per la definizione di una procedura per le verifiche in loco in itinere relativa alla misura Tirocini PON IOG, e nella quale - in considerazione dell elevata numerosità delle operazioni finanziate - viene indicata come orientamento una percentuale non inferiore al 2%; - accertata l elevata numerosità delle operazioni afferenti al campione; 50

51 - nell annualità precedente sono stati espletati un numero di controlli significativi per esiti positivi e per rappresentatività del campione (superiore al 2% dei tirocini avviati nelle due annualità ); - i controlli effettuati sono stati ritenuti sufficienti per l intero avviso in corso. Modalità di campionamento operazioni Categoria A Per le operazioni identificate all interno della Categoria A si opera in modalità casuale. Ciò significa che tutti gli elementi di un certo insieme hanno tutti la stessa probabilità di essere estratti. Modalità di campionamento operazioni Categoria B Per ciò che concerne il campionamento all interno delle operazioni afferenti alla Categoria B, al fine di garantire una adeguata rappresentatività del campione, si tiene conto di specifici "parametri di rischio" con conseguente analisi del rischio, in modo da aumentare la numerosità campionaria per quegli strati che presentano il grado di rischio più elevato. Si procede quindi all analisi del rischio prodotta in forma matriciale, dalla quale sarà possibile individuare le operazioni a basso, medio, alto rischio (stratificazione). All interno di ogni stratificazione così individuata si procede poi all estrazione casuale semplice senza ripetizione. L estrazione del campione tiene conto della medesima analisi del rischio, sia con riferimento al campione estratto dalla lista di operazioni per le quali i Beneficiari hanno presentato una rendicontazione/domanda di rimborso sottoposta a controllo di I livello e per la quale è stata formalizzata una check list di controllo a tavolino (per le verifiche in loco ex post), sia con riferimento al campione estratto dalla lista di operazioni in corso di esecuzione e non concluse (per le verifiche in loco in itinere). Si evidenzia che l estrazione casuale di "n i " unità da ciascuno strato, invece che da un unico gruppo, garantisce una migliore rappresentatività di ciascuna sottopopolazione. Ne consegue che dal campione stratificato, cioè dall unione dei campioni di strato, si attendono risultati migliori rispetto ad un campione non stratificato della stessa dimensione. Analisi del rischio I parametri di rischio individuati sono: PARAMETRO 1_Tipologia del Beneficiario e delle operazioni: la rischiosità, in questo ambito, è correlata al carattere pubblico o privato del Beneficiario e quindi sia alla soggiacenza o meno a sistemi di controllo pubblici o strutturati, sia al grado di solvibilità e capacità di restituzione del contributo in caso di erogazione indebita. Ai fini della determinazione dell'indice di rischio adotteremo i valori numerici crescenti all'aumentare del rischio: - R B1 =1 Beneficiario pubblico - R B2 =2 Beneficiario privato PARAMETRO 2_Numerosità delle operazioni cofinanziate di cui è titolare un singolo Beneficiario: il livello di rischiosità di un Beneficiario, e conseguentemente delle operazioni di cui è soggetto attuatore, è correlato anche al numero di operazioni stesse di cui è titolare, in relazione all esposizione finanziaria e all entità delle risorse gestite. Ai fini della determinazione dell'indice di rischio adotteremo i valori numerici crescenti all'aumentare del rischio: - R N1 =1 Beneficiario titolare di una sola operazione - R N2 =2 Beneficiario titolare di operazioni >1 e 3 - R N3 =3 Beneficiario titolare di più di 3 operazioni >3 La combinazione di questi valori origina la matrice del rischio seguente: 51

52 Matrice di rischio R N1 =1 R N2 =2 R N3 =3 R B1 = R B2 = In verde si indica il rischio associato BASSO per il quale si estrarrà un numero di operazioni pari al 20% del totale delle operazioni da estrapolare, con estrazione casuale senza ripetizione, all'interno dello "strato" costituito da: - operazioni con RB1=1 e RN1=1 (beneficiario pubblico + beneficiario titolare di una operazione); - operazioni con RB1=1 e RN2=2 (beneficiario pubblico + beneficiario titolare di operazioni >1 e 3) - operazioni con RB2=2 e RN1=1 (beneficiario privato + beneficiario titolare di una operazione) In giallo si indica il rischio MEDIO per il quale si estrarrà un numero di operazioni pari al 30% del totale delle operazioni da estrapolare, con estrazione casuale senza ripetizione, all'interno dello "strato" costituito da: - operazioni con RB2=2 e RN2=2 (beneficiario privato + beneficiario titolare di operazioni >1 e 3) - operazioni con RB1=1 e RN3=3 (beneficiario privato + beneficiario titolare di più di 3 operazioni >3). In rosso si indica il rischio ALTO per il quale si estrarrà un numero di operazioni pari al 50% del totale delle operazioni da estrapolare, con estrazione casuale senza ripetizione, all'interno dello "strato" costituito da: - operazioni con RB2=2 e RN3=3 (beneficiario privato + beneficiario titolare di operazioni >3). Il campionamento viene effettuato adottando una procedura di selezione che soddisfa almeno i seguenti requisiti: - tutti i progetti avranno una probabilità non nulla di entrare a far parte del campione; - il campione contiene progetti, estratti senza ripetizione, di ciascuna combinazione delle variabili di stratificazione per le quali è richiesta la rappresentatività; - ogni progetto e ogni rendicontazione/domanda di rimborso per la quale è stata formalizzata una check list di controllo a tavolino vengono individuati, attraverso un codice unico di progetto(cup), un codice Locale di progetto(clp) e/o numero di riferimento assegnato dal SIL, un Codice Locale Spesa (CLS), importo controllato e, che rimarranno invariati nel corso di tutto il ciclo di vita del progetto stesso e quindi in tutte le fasi di controllo. Ogni estrazione è accompagnata da un verbale che specifica la metodologia adottata e l elenco dei progetti/domande di rimborso estratti identificati dai suddetti codici; Il metodo di campionamento viene revisionato annualmente sulla base degli esiti dei controlli dell anno precedente e delle informazioni disponibili in seguito a controlli effettuati anche da soggetti esterni. Per l annualità 2018 si è provveduto ad effettuare una revisione del Piano Controlli sulla scorta della esperienza pregressa e in riferimento alle richieste dei servizi coinvolti. All interno del programma dei controlli deve essere previsto l aggiornamento delle criticità rilevate durante i controlli precedenti, nella considerazione che i controlli possono non solo attestare la regolarità di un operazione ma, se eseguiti puntualmente, consentono ove sussistano - anche di far rilevare eventuali irregolarità/criticità. In questo caso, primo compito del controllore sarà quello di interpretare se l irregolarità/criticità è stata determinata da errori involontari o se siano intervenuti comportamenti illeciti. Nel secondo caso si può parlare di tentativo di frode. 52

53 Se l irregolarità/criticità risulta sanabile, sarà cura del controllore segnalare al Beneficiario il possibile intervento correttivo, stabilendo scadenze per l effettuazione dello stesso e monitorandone le varie fasi fino al superamento degli elementi critici. Qualora dal rapporto di controllo siano emerse violazioni di norme, irregolarità o anomalie che comportino a carico del soggetto controllato provvedimenti finalizzati alla revoca del finanziamento e conseguente recupero delle somme erogate, dovranno con sollecitudine essere informati gli Uffici responsabili per l avvio degli atti conseguenti. In caso di inosservanza da parte del soggetto attuatore degli impegni sottoscritti e di quelli definiti dall avviso, dalla Convenzioni/ atto di adesione, e dalla normativa comunitaria, l Amministrazione competente diffida lo stesso, secondo norme e procedure di legge, affinché provveda, entro un termine stabilito, alla eliminazione delle irregolarità constatate. I casi più gravi porteranno alla sospensione temporanea o alla revoca del finanziamento. In caso di irregolarità e/o frode risulterà necessario effettuare ulteriori approfondimenti per avvalorare gli elementi probatori dei quali si è entrati in possesso e, se dal caso, procedere con la comunicazione alla Commissione ai sensi dell Articolo 122 del Reg. UE 1303/2013 (irregolarità superiori a euro di contributo UE). Di seguito si riporta il diagramma di flusso che descrive l adempimento delle attività inerenti l esecuzione delle verifiche ex art.125 Reg.UE 1303/ ) CONTROLLO IN LOCO IN ITINERE VERIFICHE AMMINISTRATIVE-FINANZIARIE Questi controlli, come già evidenziato precedentemente, saranno realizzati durante la vita delle operazioni, partendo dalle verifiche a tavolino sulle dichiarazione di spesa pervenute, ogni qualvolta ricorrano circostanze tali da pregiudicare il rispetto del principio di una sana gestione finanziaria, o da far presumere l esistenza di irregolarità o frodi o per acquisire informazioni di dettaglio da parte del Beneficiario sull attuazione materiale e finanziaria del progetto. I controlli in itinere verifiche finanziarie saranno realizzati dal RdS anche con il supporto del soggetto esterno incaricato dei controlli. Le verifiche in loco si svolgono, di norma previo preavviso di almeno 5 giorni, e sono tese a: - realizzare un attività di prevenzione delle irregolarità, esaminando la documentazione relativa alle principali voci di spesa (ad es. incarichi professionali, attrezzature, ecc); - accertare, per le operazioni rimborsate sulla base di costi ammissibili effettivamente sostenuti, la presenza di un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative a un'operazione (art.125 par 4 b) Reg (UE) 1303/2013); - verificare tutta la documentazione inerente all attuazione dell azione finanziata. Schede interessate ai controlli in loco in itinere amministrativo-finanziario Schede interessate Attività RDS tutte, se ricorrono i presupposti visita con preavviso di almeno 5 giorni 53

54 B.4.2 OPERAZIONI A TITOLARITA REGIONALE (in cui Beneficiario è l OI/RdS, art.125 paragrafo 7 Reg UE 1303/2013) Flusso relativo alle verifiche ai sensi dell art. 125 del Reg. (CE) n. 1303/2013 delle operazioni a titolarità regionale, valido per le misure 1B. 1C - 5A 5B Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (AdG) Direzione Generale dell Assessorato del Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale (OI) Responsabile di Scheda Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari Servizio Attività Territoriali Destinatari Predisposizione Bando/Avviso Acquisizione Avvisi Presa visione Avviso e trasmissione al MdL Valutazione/Istruttoria Gestione attività Acquisizione e verifica amministrativa Domanda di rimborso/stato di avanzamento attività/documentazione Domanda di rimborso/stato di avanzamento attività/documentazione attuativa Autorizzazione/mandati di pagamento Ricezione pagamenti Invio Domanda di rimborso corredata dal pagamento al conttrollo di I livello tramitre SIL Acquisizione esiti controllo I livello Acquisizione esiti controlli in loco Verifiche tecnico-fisiche e amministrative a tavolino sul 100% delle Domande di rimborso e invio esiti della verifica al RdS Verifiche ispettive tecnico-fisiche e amministrative - in loco a campione Verifica preliminare spese certificabili - Elaborazione attestazione periodica di spesa Verifica attestazioni di spesa RdS Validazione e ceritificazione delle spesa Rendicontazione spese AdC -MdL: Dichiarazione di Ricevibilità e Rendiconto dettagliato Aggregazione spese da certificare: predisposizione rendiconto dettagliato 54

55 I controlli saranno effettuati dal Servizio Programmazione Finanziaria e controlli su programmi comunitari e nello specifico dal Settore Controlli. Il Servizio Programmazione Finanziaria e controlli su programmi comunitari /Settore Controlli, non essendo titolare di alcuna funzione gestionale eccetto quella relativa alla attività di assistenza tecnica per lo svolgimento delle proprie funzioni di controllo - ed essendo funzionalmente indipendente dagli altri servizi con funzioni di gestione, possiede il requisito della separazione funzionale rispetto ai Servizi che svolgono funzioni gestionali, come richiesto dall art.125 paragrafo 7 Reg UE 1303/2013. Il Servizio Programmazione Finanziaria e controlli su programmi comunitari /Settore Controlli, nell ambito del programma Garanzia Giovani effettua le verifiche a tavolino sul 100% delle domande di rimborso: - coordina le attività di controllo di primo livello a tavolino delle domande di rimborso; - effettua le verifiche amministrative e finanziarie a tavolino sul 100% delle domande di rimborso; - redige la checklist sugli esiti delle verifiche; - alimenta e aggiorna il SIL in merito agli esiti delle verifiche; - trasmette gli esiti della verifica al RdS competente della gestione delle operazioni controllate Modalità di esecuzione dei controlli Il RdS competente per l operazione opera secondo quanto previsto dalle normative vigenti esercitando, in base alla Legge Regionale 31/98, art. 25 i poteri di spesa ed avendo titolo ad adottare ex art. 8 comma 3 della legge citata gli atti che impegnano l amministrazione verso l esterno, nonché la gestione finanziaria, tecnica e amministrativa. Il RdS procede alle verifiche preordinate al pagamento dei fornitori/destinatari degli interventi individuali. In particolare per ciascuna domanda di pagamento l RdS competente effettua le seguenti verifiche amministrative a tavolino: - correttezza formale della domanda/documento giustificativo (fattura, nota di debito); - correttezza dell importo richiesto rispetto a quanto previsto nel contratto/convenzione/atto di adesione; - completezza e coerenza dei documenti comprovanti l attività svolta (SAL, relazioni, ecc.). Gli esiti delle verifiche sono documentate attraverso apposite check list. Il RdS procede quindi a disporre il pagamento nella misura dovuta mandato di pagamento -, che costituisce la spesa del Beneficiario oggetto del controllo di I livello a cura del Servizio Programmazione Finanziaria e controlli su programmi comunitari /Settore Controlli. In particolare, nel caso di acquisizione di beni e servizi tramite bandi di gara o procedure in economia, la verifica svolta dal Servizio Programmazione Finanziaria e controlli su programmi comunitari /Settore Controlli verterà sulla correttezza delle procedure di scelta del contraente, sulla presenza dei documenti e quant altro previsto dal contratto al fine di attestare la corretta esecuzione del servizio, nonché della presenza e della conformità di tutti i documenti giustificativi di spesa e dell avvenuto pagamento delle fatture relative ai diversi stati avanzamento lavori liquidati ai soggetti risultanti affidatari. Per le operazioni di concessione di incentivi a sostegno di interventi individuali a causa della numerosità, dell importo ridotto del finanziamento e delle caratteristiche degli interventi, il Servizio Programmazione Finanziaria e controlli su programmi comunitari/settore Controlli effettuerà una verifica sul 100% delle attestazioni di spesa redatte dal RdS. Tale fase fornirà gli elementi per procedere ad un opportuna analisi di rischio necessaria all identificazione di un campione di progetti. Il Settore Controlli, nel caso di controlli ex-post, comunicherà a ciascun soggetto rientrante nel campione, l avvio delle procedure di verifica con almeno 5 giorni di preavviso, ai sensi delle disposizioni di cui alla Legge n. 241 del , sempre che ciò non infici l efficacia del controllo. Con tale comunicazione il soggetto controllato dovrà essere informato su: - la data e la durata della verifica; 55

56 - l oggetto del controllo; - il soggetto incaricato del controllo; - eventuale documentazione necessaria alla verifica posta in essere. Nella fase di esecuzione dei controlli il personale incaricato dovrà acquisire i dati e le informazioni necessarie seguendo lo schema contenuto negli appositi verbali/check list predisposti. Ciascun verbale di controllo conterrà il resoconto della verifica effettuata, le eventuali violazioni di norme riscontrate e le irregolarità o anomalie rilevate. A conclusione del controllo, il suddetto verbale, in duplice copia, firmato dal funzionario, viene inviato al RdS e su richiesta ad altre Autorità per le attività di competenza nonché esibito in occasione dei successivi controlli sia interni che nazionali e comunitari. Relazione sul controllo La relazione sintetica, invece, dovrà contenere, almeno: - criteri di scelta; - luogo e periodo del controllo; - responsabile del controllo ed amministrazione di riferimento; - Beneficiario sottoposto a controllo; - risultanze delle verifiche ed eventuali criticità riscontrate; - suggerimenti forniti per il superamento di eventuali criticità sanabili con un intervento correttivo; - elenco della documentazione consultata presso il Beneficiario; - indicazione dell ubicazione della documentazione relativa al controllo. Tale documento verrà firmato dal responsabile del controllo e dagli altri funzionari partecipanti alle attività. Le risultanze principali dei controlli possono essere di tre tipi: regolarità, irregolarità o parzialmente regolare. Considerando che un controllo si attua su più operazioni e di diversa natura (contabile, amministrativa etc.), si possono riscontrare una serie di operazioni espletate correttamente ed altre in maniera irregolare. Per gli interventi a titolarità, in particolare per gli interventi individuali (ad es. tirocini), sono previste verifiche ispettive in loco in itinere (fisico-tecniche presso il luogo di svolgimento dell attività) ed ex post. Tali verifiche sono a cura del Servizio Attività Territoriali che le svolge con le modalità indicate per le analoghe verifiche sulle operazioni a regia, come descritte al precedente punto B.4.1 sezione 2. B.5. VERIFICHE SUGLI STRUMENTI FINANZIARI Nell'ambito del Programma Garanzia Giovani, nel caso di verifiche sugli strumenti finanziari si applicherà quanto disciplinato nel PO FSE al par L attivazione degli Strumenti Finanziari (SF) dovranno essere fatti in conformità e in applicazione dell art. 37 e seguenti del Regolamento (UE) n. 1303/2013. Gli strumenti finanziari sono sottoposti ad audit nel corso dell'intero periodo di programmazione fino alla chiusura nel quadro sia degli audit di sistema sia degli audit delle operazioni in conformità all'articolo 127, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 1303/2013. In linea generale i controlli degli SF seguono una struttura a cascata, come di seguito descritta: a) verifiche sulla costituzione dello strumento finanziario; b) verifiche sulla gestione del Fondo; c) verifiche sui contributi erogati dallo strumento finanziario. a) Le verifiche sulla costituzione dello strumento finanziario, esperite dal Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari, devono assicurare: il rispetto delle procedure di costituzione del Fondo e di selezione del Soggetto Gestore; 56

57 la corretta predisposizione dell Accordo di Finanziamento tra OI e Soggetto Gestore ed il soddisfacimento dei requisiti di contenuto dell Accordo; la regolarità delle dichiarazioni di spesa relative al contributo del Programma Operativo allo strumento finanziario e gli adempimenti conseguenti (costituzione del Fondo, versamento del contributo del PO, liquidazione del contributo del PO); b) Le verifiche sulla gestione del Fondo, esperite dal Servizio competente per l azione (RdS), devono assicurare la correttezza, l ammissibilità e la veridicità delle spese di gestione del Fondo da rimborsare al Soggetto Gestore (tali costi vengono determinati in base alle prestazioni e in ottemperanza ai criteri individuati dall art. 12 e ss. Del regolamento delegato (UE) n. 480/2014); c) Le verifiche sui contributi erogati dallo strumento finanziario ai destinatari finali selezionati, esperite dal Soggetto Gestore, devono assicurare la effettiva e corretta esecuzione degli interventi finanziati e l ammissibilità delle spese e la coerenza con i requisiti e le condizioni previste negli avvisi per la selezione dei destinatari finali. Le modalità di gestione e controllo degli strumenti finanziari sono in linea con quanto disciplinato dall art. 40 del regolamento (UE) 1303/2013 e dall art. 9 del regolamento delegato (UE) n. 480/2014. Ai sensi di quest ultimo, per le operazioni che comportano il sostegno dei programmi agli strumenti finanziari istituiti a livello nazionale, regionale, transnazionale o transfrontaliero, di cui all'articolo 38, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) n. 1303/2013, l'oi, mediante gli uffici preposti, garantisce che: a) l'operazione sia conforme alla legislazione applicabile, al programma e all'accordo di finanziamento pertinenti sia nella fase di valutazione e selezione dell'operazione sia durante la creazione e l'attuazione dello strumento finanziario; b) gli accordi di finanziamento contengano disposizioni sui requisiti in materia di audit e sulla pista di controllo in conformità all'allegato IV, punto 1, lettera e), del regolamento (UE) n. 1303/2013; c) le verifiche di gestione siano effettuate nel corso dell'intero periodo di programmazione e durante la creazione e l'attuazione degli strumenti finanziari in conformità all'articolo 125, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 1303/2013; d) i documenti giustificativi delle spese dichiarate come spese ammissibili: i. siano conservati, relativamente all'operazione, dall'oi, dal Soggetto Gestore per dimostrare l'impiego dei fondi per le finalità previste, la conformità alla legislazione applicabile e ai criteri e alle condizioni di finanziamento nel quadro dei pertinenti programmi; ii. siano disponibili per consentire la verifica della legittimità e regolarità delle spese dichiarate alla Commissione; e) i documenti giustificativi che consentono la verifica della conformità alla legislazione nazionale e dell'unione e alle condizioni di finanziamento comprendano almeno: i. i documenti relativi all'istituzione dello strumento finanziario; ii. i documenti che individuano gli importi conferiti nello strumento finanziario da ciascun programma e nell'ambito di ciascun asse prioritario, le spese ammissibili nell'ambito dei programmi e gli interessi e le altre plusvalenze generati dal sostegno dei fondi SIE e dal reimpiego delle risorse imputabili al sostegno dei fondi SIE in conformità agli articoli43 e 44 del regolamento (UE) n. 1303/2013; iii. i documenti relativi al funzionamento dello strumento finanziario, compresi quelli riguardanti la sorveglianza, le relazioni e le verifiche; iv. i documenti attestanti la conformità agli articoli 43, 44 e 45 del regolamento (UE) n. 1303/2013; v. i documenti relativi all'uscita dallo strumento finanziario e alla sua liquidazione; vi. i documenti relativi ai costi e alle commissioni di gestione; 57

58 vii. i moduli di domanda, o documenti equivalenti, presentati dai destinatari finali insieme a documenti giustificativi, compresi piani aziendali e, se del caso, conti annuali di periodi precedenti; viii. le liste di controllo e le relazioni degli organismi che attuano lo strumento finanziario, se disponibili; ix. le dichiarazioni rilasciate in relazione agli eventuali aiuti de minimis; x. gli accordi sottoscritti attinenti al sostegno fornito dallo strumento finanziario, riguardanti, tra l'altro, investimenti azionari, prestiti, garanzie o altre forme di investimento a favore dei destinatari finali; xi. le prove del fatto che il sostegno fornito attraverso lo strumento finanziario è stato utilizzato per la finalità prevista; xii. le registrazioni dei flussi finanziari tra L OI e lo strumento finanziario, all'interno dello strumento finanziario a tutti i suoi livelli e fino ai destinatari finali e, nel caso delle garanzie, le prove dell'effettiva erogazione dei prestiti sottostanti; xiii. le registrazioni separate o i codici contabili distinti relativi al contributo del programma erogato o alla garanzia impegnata dallo strumento finanziario a favore del destinatario finale. L OI e il soggetto Gestore concordano e specificano, per ciascuna tipologia di strumento finanziario, l oggetto delle verifiche, gli strumenti e le metodologie adatte all esecuzione delle stesse. Qualora a sostegno di uno strumento finanziario vengano effettuati contributi a valere su più programmi oppure su più assi prioritari o misure dello stesso programma, si procederà a verificare che l organismo di attuazione di tale strumento finanziario mantenga una contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per i contributi di ciascun programma, di ciascun asse prioritario o di ciascuna misura. Nel caso di Soggetto Gestore ente in house della Regione, i controlli suindicati si integrano con il controllo analogo obbligatorio come indicato al par Inoltre si verifica che, in ottemperanza a quanto disciplinato agli artt. 41 e 42 del regolamento (UE) 1303/2013, le applicazioni graduali per i pagamenti sono effettuate per contributi del programma erogati allo strumento finanziario durante il periodo di ammissibilità di cui all art. 65 paragrafo 2 (il periodo di ammissibilità ) in ottemperanza alle condizioni e in linea con le percentuali ivi indicate. Inoltre si verifica che, in ottemperanza a quanto disciplinato agli artt. 41 e 42 del regolamento (UE) 303/2013, le applicazioni graduali per i pagamenti sono effettuate per contributi del programma erogati allo strumento finanziario durante il periodo di ammissibilità di cui all art. 65 paragrafo 2 (il periodo di ammissibilità ) in ottemperanza alle condizioni e in linea con le percentuali ivi indicate. In conformità all art. 10 del regolamento delegato (UE) n. 480/2014, l OI può revocare i contributi dei programmi agli strumenti finanziari solo se i contributi non siano già stati inclusi in una domanda di pagamento quale richiamata all articolo 41 del medesimo regolamento. I contributi possono tuttavia essere revocati anche nel caso in cui la successiva domanda di pagamento sia modificata per ritirare o sostituire le spese corrispondenti. Ai sensi dell art. 46 del regolamento (UE) 1303/2013, l OI trasmette alla Commissione una relazione specifica sull attuazione degli strumenti finanziari. Ammissibilità delle spese Le linee guida in tema di ammissibilità delle spese, necessarie al corretto espletamento del processo di rendicontazione, al fine di definire le modalità applicative e le metodologie di calcolo delle opzioni di semplificazione dei costi previste dall art. 67 par. 1 del Reg. UE 1303 del 2013 e dall art. 14 del Reg. Ue 1304 del 2013, in coerenza ed in continuità con le opzioni di semplificazioni dei costi già attuate nella programmazione 2007/2013. Le disposizioni sull ammissibilità delle spese sono contenute nella parte II, titolo VII, capo III del Regolamento (UE) n del L art. 65, al par. 1, dispone che l ammissibilità delle spese è determinata in base a norme nazionali, fatte salve specifiche norme previste nel presente regolamento o 58

59 nelle norme specifiche di ciascun fondo, sulla base degli stessi, delegando pertanto il singolo Stato membro alla definizione delle relative disposizioni. Inoltre, a norma dell art. 125, par. 1, dello stesso regolamento, l Autorità di Gestione è responsabile della gestione del Programma Operativo, conformemente al principio della sana gestione finanziaria, con la conseguenza che la stessa Autorità di Gestione ha la facoltà di prevedere, se necessario, norme più stringenti e rigorose di quelle previste dal quadro giuridico europeo. In data è stato approvato il DPR n.22, Regolamento recante i criteri sull ammissibilità delle spese per i programmi cofinanziati dai Fondi strutturali di investimento europei (SIE) per il periodo di programmazione 2014/2020, che è entrato in vigore il Il Regolamento (UE) n.1303/2013, elenca, all art. 67 par. 1, le differenti opzioni di semplificazioni, precisando la loro applicabilità solo alle sovvenzioni e all assistenza rimborsabile: a) rimborso dei costi ammissibili effettivamente sostenuti e pagati; b) tabelle standard di costi unitari; c) somme forfettarie; d) finanziamenti a tasso forfettario, calcolati applicando una determinata percentuale a una o più categorie di costo definite (se applicabile al Programma Garanzia Giovani). Lo stesso art. 67, al par. 5, enuncia il criterio metodologico da seguire per la semplificazione dei costi, precisando che questi ultimi essere devono definiti sulla base di un metodo che sia equo, giusto e verificabile e che sia basato su metodi statistici, su dati storici o sull applicazione delle normali prassi di contabilità dei costi dei singoli beneficiari. Il Regolamento (UE) n.1304/2013 all art. 14 par. 1, prevede che la Commissione possa rimborsare le spese sostenute dagli Stati membri sulla base di tabelle standard di costi unitari ed importi forfettari stabiliti dalla Commissione stessa, conferendo a quest ultima il potere di adottare gli atti delegati di cui all art. 24, riguardo al tipo di operazione interessato, alle definizione delle tabelle standard di costi unitari, agli importi forfettari e ai loro massimali, che possono essere adeguati conformemente ai metodi applicabili comunemente interessati, tenendo in debito conto le esperienze già maturate nel corso del precedente periodo di programmazione. Coerentemente, la stessa norma dispone che gli audit finanziari siano volti esclusivamente a verificare che le condizioni per i rimborsi da parte della Commissione sulla base delle tabelle standard di costi unitari e per gli importi forfettari siano rispettate, con la conseguenza che, una volta accertata la relativa coerenza, lo Stato membro possa applicare le proprie prassi contabili a sostegno delle operazioni, senza necessità che queste ultime ed i relativi importi siano soggetti ad audit da parte delle autorità di Audit o dalla Commissione. L utilità di tali semplificazioni rispetto al principio dei costi reali, consiste nella riduzione dell onere del controllo documentale delle spese, favorendo, in tal modo, la concentrazione delle verifiche su aspetti di tipo tecnico e fisico delle operazioni, legati al corretto svolgimento dell operazione ed al raggiungimento dei risultati. In data è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea il Regolamento Delegato (UE) n. 2017/90 della Commissione del 31 ottobre 2016, nel cui allegato VI sono contenute le condizioni relative al rimborso all Italia delle spese in base a tabelle standard di costi unitari. È attualmente in fase di definizione una ulteriore modifica dell atto delegato a seguito della definizione delle nuove schede relative alla fase due di Garanzia Giovani, che sono comunque previste nel presente documento. In termini generali, in base alla predetta norma in via di adozione, una spesa viene definita ammissibile quando soddisfa i seguenti requisiti: a) essere pertinente ed imputabile ad un operazione selezionata dall Autorità di Gestione o sotto la sua responsabilità, conformemente alla normativa applicabile; b) effettivamente sostenuta dal beneficiario e comprovata da fatture quietanzate o giustificata da documentati contabili aventi valore probatorio equivalente o, in casi debitamente giustificati, da idonea documentazione che fornisca una ragionevole garanzia che la spesa, pertinente all operazione selezionata, sia stata effettivamente sostenuta, fatto salvo quanto previsto per le forme di sostegno di cui agli articoli 67, 59

60 par. 1, lett. b), c) e d), 68, 69, par. 1, e 109, par. 1, del Reg (UE) n. 1303/2013, nonché all articolo 14 del Reg. (UE) n. 1304/2013; c) sostenuta nel periodo di ammissibilità delle spese (01/09/ /12/2018, come previsto dalla Convenzione stipulata dalla Regione con l AdG); d) tracciabile ovvero verificabile attraverso una corretta e completa tenuta della documentazione al fine di assicurare, con riferimento alla spesa, l esistenza di un adeguata pista di controllo in conformità con quanto previsto dall art. 25, par. 1, in particolare, lett. b), c), d), e), f) e j), del Reg. (UE) n. 480/ I pagamenti in contanti sono ammissibili nel rispetto della normativa di riferimento, fatti salvi i limiti più restrittivi fissati dall AdG e fermo restando il divieto di artificioso frazionamento; e) contabilizzata, in conformità alle disposizioni di legge ed ai principi contabili e, se del caso sulla base delle specifiche disposizioni dell AdG. Per il Programma sarà possibile realizzare la combinazione di più misure, tale possibilità sarà estesa a nuove ipotesi di percorsi (es. 3 e 2C, 9 bis e 2A). In caso di nuova iscrizione al Programma, non può essere proposta al giovane la medesima misura di politica attiva già ricevuta (divieto di reiterazione). A tal proposito, si precisa che sono escluse dal divieto le misure di accesso ed orientamento (1B e 1C). 13. Procedura per la verifica del doppio finanziamento Allo scopo di verificare il rispetto del divieto di doppio finanziamento la documentazione giustificativa delle attività finanziate a valere sul PON IOG dovrà rispettare le seguenti disposizioni. Rendicontazione a costi reali Nel caso in cui sia prevista una rendicontazione della spesa a costi reali (es. voucher, spese di trasporto), i documenti giustificativi (gli originali o gli altri eventuali formati previsti dalla normativa vigente) dovranno rispettare la normativa di riferimento in termini di annullamento della spesa ovvero riportare un timbro o, nel caso di documenti giustificativi digitali, indicare almeno i dati minimi essenziali quali il Codice unico di Progetto (CUP), il titolo del Progetto e il Programma di riferimento, oltre all importo rendicontato (analoghe informazioni andranno inserite nelle causali di bonifici o fatture elettroniche). Nel caso in cui non sia possibile riportare nel giustificativo il riferimento ad un solo CUP/Progetto/Programma, e non fosse possibile apporre all interno del giustificativo l indicazione di più riferimenti, sarà necessario prevedere la condivisione preventiva con l Amministrazione responsabile di un criterio di ripartizione delle spese indirette, anche in base alla normativa regionale prevista. Sarà inoltre necessario, in fase di verifica di I livello in loco, effettuare la verifica della metodologia adottata e provvedere all eventuale annullamento della quota parte attribuita al Programma oggetto di controllo. Le domande di rimborso presentate dai soggetti attuatori dovranno inoltre presentare una dichiarazione a firma del legale rappresentate nella quale si dichiara che le sovvenzioni dichiarate non sono state oggetto di altri finanziamenti. Rendicontazione a costi standard Nel caso in cui sia prevista una rendicontazione a costi standard, le domande di rimborso dovranno riportare l indicazione del rispetto del divieto di doppio finanziamento. Inoltre, i documenti giustificativi delle attività realizzate (registri, relazioni, ecc.) dovranno riportare i dati minimi essenziali quali il Codice unico di Progetto (CUP), il titolo del Progetto e il Programma di riferimento. 60

61 14. Procedura per la verifica dello stato di NEET Al fine di rispettare la procedura P20 dell AdG (allegato 10), nell ambito delle verifiche amministrativogestionali di competenza dei RdS, l OI, assicura la tracciabilità dell espletamento della doppia verifica dello status di NEET dei destinatari, coerentemente con la procedura di verifica contenuta nel SiGeCo dell AdG. Tale procedura definisce in particolare le modalità di verifica dello stato di NEET, sia al momento dell iscrizione (per accertare la sussistenza dei requisiti previsti dal programma al momento dell iscrizione del giovane), sia al momento dell erogazione di una Misura prevista dal programma (per accertare se il giovane abbia ancora i requisiti necessari ad allocarlo nella categoria di NEET). Tali verifiche saranno espletate attraverso la consultazione delle banche dati disponibili. La verifica concernente la sussistenza dei requisiti legati allo stato di istruzione del giovane viene realizzata, ove possibile, attraverso la consultazione delle banche dati regionali e/o del MIUR, altrimenti attraverso l acquisizione di una autocertificazione resa dal giovane ai sensi del DPR 445/2000. In particolare, con riferimento ai Patti di servizio (presi in carico) antecedenti il 22/11/2016, data di entrata in applicazione della disciplina dello stato di disoccupazione, così come definito dall art. 19 del D.Lgs n 150/2015, come stabilito dalla Deliberazione di Giunta n. 64/2 del Adeguamento alle disposizioni del D.Lgs n. 150/2015 dei parametri di calcolo e definizione relativi allo stato di disoccupazione, la RAS, conformemente alle suddette procedure dell ANPAL, provvederà a formalizzare una certificazione unica, con la quale si attestano le azioni svolte per verificare lo stato di NEET in fase di adesione e in fase di presa in carico, accompagnata dall elenco dei nominativi e dei relativi Codici Fiscali dei giovani ammessi al Programma, ai quali la stessa si riferisce. La Regione Sardegna stabilisce modelli di certificazione unica sia nel caso di attestazione da parte dei CPI, che da parte dell OI. La Regione Sardegna utilizzerà le check list di verifica dello status di NEET (iniziale e in itinere) e i modelli di certificazione unica (per OI e per CPI) di cui all Allegato 10 contenuti nella P20_RAS 15. Procedura di ricevimento, verifica e convalida delle domande di rimborso dei beneficiari e procedure di autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione dei pagamenti a favore dei beneficiari Le procedure di ricevimento, verifica e convalida delle domande di rimborso dei Beneficiari e le procedure di autorizzazione, esecuzione e iscrizione nei conti dei pagamenti, tengono conto delle diverse fasi del ciclo di vita di un operazione: a. Acconto/anticipo: nella percentuale del 60% (o altra percentuale prevista dai singoli avvisi), a seguito della stipula dell atto negoziale (convenzione/atto di adesione) e ad avvenuta comunicazione dell avvio delle attività progettuali, dietro presentazione di garanzia fidejussoria (se rinuncia all anticipo non è tenuto alla fidejussione); b. In itinere o intermedie (a stato di avanzamento del progetto): nella percentuale del 30% (o altra percentuale stabilita negli avvisi), previa apposita richiesta all Amministrazione, sottoscritta dal legale rappresentante del soggetto attuatore, attestante l effettiva spesa del 90% (o altra percentuale prevista dai singoli avvisi) dell acconto/anticipo percepito ed a seguito di controllo in itinere della documentazione di spesa e di pagamento; c. A saldo finale. Secondo i tempi e le modalità previste nelle convenzioni, il Beneficiario predispone e trasmette, attraverso i servizi predisposti sul Portale di Back Office del SI, all ufficio competente dell OI una domanda di rimborso corredata dalla documentazione giustificativa della spesa/attività, che può variare a seconda della tipologia di operazione finanziata. Nelle more del pieno funzionamento del SI, la documentazione relativa alla domanda di acconto, rimborso intermedio e saldo, potrà essere inviata su supporto informatico e cartaceo. 61

62 Il trattamento delle domande di rimborso presentate da parte dei Beneficiari si compone di due principali attività: - il ricevimento e la verifica delle domande di rimborso; - l autorizzazione, l esecuzione dei pagamenti ai Beneficiari entro 90 giorni dal ricevimento della richiesta di rimborso, nel rispetto dell articolo 132, par. 1, del Regolamento UE 1303/2013, salvo nei casi, debitamente motivati, in cui il pagamento può essere interrotto, ovvero quando: a) l'importo della domanda di pagamento non è dovuto o non sono stati prodotti i documenti giustificativi appropriati, tra cui la documentazione necessaria per le verifiche della gestione a norma dell'articolo 125, paragrafo 4, primo comma, lettera a); b) è stata avviata un'indagine in merito a un'eventuale irregolarità che incide sulla spesa in questione. Il Beneficiario interessato è informato per iscritto dell interruzione e dei motivi della stessa. Le modalità di attivazione delle diverse fasi di erogazione (termini, contenuto delle richieste, procedimenti e condizioni di verifica della Regione) sono contenute negli avvisi pubblici e sono conformi alle procedure di seguito descritte, al fine di garantire quanto prescritto dall art.125 del Regolamento (UE) 1303/2013. Il sistema informativo registra le spese dei Beneficiari e i pagamenti effettuati dai RdS; per quanto riguarda gli anticipi prevederà il dettaglio di quelli previsti dall articolo 130 Reg UE 1300/2013 (aiuti di stato), al fine di assicurare il controllo di quanto previsto alla lettera c), par. 4 dello stesso articolo (sono coperti da spese sostenute dai Beneficiari nell'attuazione del progetto e giustificati da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente presentati non oltre tre anni dopo l'anno in cui è stato versato l'anticipo o entro il 31 dicembre 2023, se anteriore; in caso contrario la successiva dichiarazione di spese è rettificata di conseguenza). Di seguito vengono riportate in modo sintetico le procedure, gli strumenti e le modalità di trattamento delle domande di rimborso/pagamento, distinte per fasi. Per l anticipo/acconto, il Beneficiario trasmette al RdS, tramite i servizi predisposti sul Portale di Back Office del SI, sulla base della modulistica allegata all Avviso pubblico e/o ad ulteriori disposizioni dell OI/RdS: richiesta per l erogazione dell acconto firmata digitalmente dal rappresentante legale; copia scansionata dell originale della fidejussione (da trasmettere anche in originale cartaceo); fattura o titolo di spesa equipollente; eventuale documentazione specifica richiesta dall azione; autocertificazione ai sensi del DPR 445/2000 attestante che sull operazione non siano stato ricevuti altri contributi o finanziamenti comunitari, firmata digitalmente. Nelle more del pieno funzionamento del SI, la documentazione relativa alla domanda di acconto, rimborso intermedio e saldo, potrà essere inviata su supporto informatico e cartaceo. Il RdS, al momento della ricezione della fidejussione provvede a predisporre una check list datata e firmata dal funzionario che effettua la verifica di conformità della polizza (verifica della presenza della compagnia negli appositi elenchi), allegando alla stessa check list la stampa effettuata direttamene dai siti dell IVASS, della Banca d Italia, in merito ai dati salienti della società che ha emesso la polizza, ed effettuando inoltre la verifica se la stessa rispetta le indicazioni riportate dall Avviso. Successivamente a tali verifiche, il RdS provvederà ad implementare direttamente sul S.I., nell anagrafica del progetto, i campi relativi a (set informativo): 1) nome della compagnia/banca/intermediario che rilascia la polizza; 2) numero identificativo della polizza; 3) data di emissione; 4) importo garantito; 5) prima data di scadenza prevista (calcolabile per l arco temporale compreso dalla richiesta di anticipo fino al periodo previsto dal contratto/convenzione). Il RdS effettua le verifiche amministrative relative agli altri documenti prodotti dal beneficiario per l erogazione dell acconto, utilizzando appositi strumenti previsti dal manuale delle procedure dell AdG. 62

63 Completate positivamente tutte le verifiche previste, il RdS predispone il provvedimento di liquidazione per l entità della spesa ritenuta ammissibile e autorizza la Direzione Generale dei Servizi Finanziari (DGSF) all esecuzione dei mandati e dei pagamenti nei confronti del Beneficiario. I pagamenti saranno realizzati direttamente da ciascun RdS, avvalendosi di capitoli di bilancio dedicati. Gli estremi dei pagamenti verranno registrati dal RdS sul Sistema Informativo, al fine di garantire la tracciabilità e fornire all Autorità di Certificazione tutti gli elementi utili per procedere periodicamente alla quadratura contabile delle risorse del Programma. Per il pagamento intermedio il Beneficiario trasmette al RdS competente, tramite i servizi predisposti sul Portale di Back Office del SI, sulla base della modulistica allegata all Avviso pubblico e/o ad ulteriori disposizioni dell OI: richiesta di erogazione del pagamento intermedio, firmata digitalmente dal rappresentante legale, contenente l indicazione del luogo ove è conservata la documentazione originale; elenco dettagliato dei documenti giustificativi di spesa, regolarmente pagati, relativi ai costi sostenuti per la realizzazione delle attività, estratto dal SI; eventuale documentazione specifica richiesta dall Avviso pubblico idonea a dimostrare l effettività e coerenza delle attività svolte con il progetto approvato. Il RdS effettua le verifiche amministrative, utilizzando appositi strumenti previsti dal manuale delle procedure dell OI; in caso di esito positivo, procede ad effettuare i controlli finanziari a tavolino (e in loco, ove necessario) secondo le modalità indicate al precedente paragrafo , anche avvalendosi del soggetto esterno incaricato. Completate positivamente tutte le verifiche previste, come per l acconto/anticipo il RdS predispone il provvedimento di liquidazione, avvalendosi di capitoli di bilancio dedicati, per l entità della spesa ritenuta ammissibile e autorizza la DGSF all esecuzione dei mandati e dei pagamenti nei confronti del Beneficiario. Gli estremi dei pagamenti verranno registrati dal RdS sul sistema informativo. Per il saldo, infine, il Beneficiario trasmette al RdS, tramite i servizi predisposti sul Portale di Back Office del SI, sulla base della modulistica allegata all Avviso pubblico e/o ad ulteriori disposizioni dell OI: richiesta di erogazione del saldo, firmata digitalmente dal rappresentante legale, contenente l indicazione del luogo ove è conservata la documentazione originale; l elenco dettagliato dei documenti giustificativi di spesa, regolarmente pagati, relativi ai costi sostenuti per la realizzazione delle attività (rendiconto complessivo delle spese sostenute); eventuale documentazione specifica richiesta dall Avviso pubblico idonea a dimostrare l effettività e coerenza delle attività svolte con il progetto approvato. Completate positivamente tutte le verifiche previste, come per l acconto/anticipo ed i rimborsi intermedi, il RdS predispone il provvedimento di liquidazione del saldo, se dovuto, avvalendosi di capitoli di bilancio dedicati, per l entità della spesa ritenuta ammissibile e autorizza la DGSF all esecuzione dei mandati in favore del Beneficiario. Diversamente procede con la procedura di recupero delle somme per le quali non si sia pervenuti ad un esito positivo delle verifiche. Procedure di ricevimento, verifica e convalida delle domande di rimborso per operazioni finanziate mediante opzioni di costo semplificate Nel caso di interventi finanziati in base a tabelle standard di costi unitari e somme forfettarie, ai sensi Articolo 67, paragrafo 5, lettera b) e c), Reg UE 1303/2013, il riconoscimento della sovvenzione avviene sulla base delle attività realizzate e non sulla base delle spese sostenute. Di seguito vengono riportate in modo sintetico le procedure, gli strumenti e le modalità di trattamento delle domande di rimborso/pagamento, distinte per fasi. 63

64 Per l anticipo/acconto, valgono le stesse indicazioni fornite nel presente paragrafo per le operazioni finanziate a costi reali, con l aggiunta delle ulteriori richieste fissate dall Avviso Pubblico (ad es. verifiche di conformità sui CV del gruppo di lavoro e del corpo docenti rispetto a quanto richiesto dall Avviso Pubblico, ecc.). Per il pagamento intermedio il Beneficiario trasmette al RdS competente sulla base della modulistica allegata all Avviso Pubblico e/o ad ulteriori disposizioni dell OI: richiesta di erogazione del pagamento intermedio, firmata digitalmente dal rappresentante legale; relazione sull attività realizzata; copia scansionata degli eventuali registri obbligatori (didattici, di stage, etc.) e delle altre attività comprovanti le attività progettuali realizzate; elenco dei giustificativi di eventuali spese da rendicontare a costi reali se prevista dall Avviso Pubblico, estratto dal SI; eventuale altra documentazione specifica richiesta dall Avviso pubblico idonea a dimostrare l effettività e coerenza delle attività svolte con il progetto approvato. Per il saldo, infine, il Beneficiario trasmette al RdS sulla base della modulistica allegata all Avviso e/o ad ulteriori disposizioni dell OI: richiesta di erogazione del saldo, redatta sul fax simile predisposto nei singoli Avvisi Pubblici, firmata digitalmente dal rappresentante legale; relazione finale dell attività; copia dei registri didattici e delle altre attività comprovanti le attività progettuali realizzate; il rendiconto per le eventuali spese da rendicontare a costi reali, ove previsto dall Avviso Pubblico; per i costi reali documentazione delle spese secondo quanto previsto dal Vademecum per l Operatore e dagli avvisi pubblici; altra documentazione specifica richiesta dall Avviso Pubblico (ad es. verbali esami, attestati, materiali prodotti ecc.). Di norma, per le attività finanziate attraverso somme forfettarie non si prevedono rimborsi intermedi ma il pagamento direttamente a saldo, previa verifica del servizio svolto. Il RdS, come per le operazioni a costi reali, riceve la documentazione ed effettua le verifiche amministrative, utilizzando appositi strumenti previsti dal manuale delle procedure, secondo le modalità indicate al precedente paragrafo ; in caso di esito positivo, procede ad effettuare i controlli finanziari-documentali a tavolino (e in loco, ove necessario), anche avvalendosi del soggetto esterno incaricato. Completate positivamente tutte le verifiche previste, il RdS predispone il provvedimento di liquidazione, avvalendosi di capitoli di bilanci dedicati, per l entità della spesa ritenuta ammissibile e autorizza la DGSF dei mandati e dei pagamenti nei confronti del Beneficiario. Gli estremi dei pagamenti verranno registrati dal RdS sul sistema informativo, al fine di garantire la tracciabilità e fornire all Autorità di Certificazione elementi utili per procedere periodicamente alla quadratura contabile delle risorse del programma. Eventuali recuperi, rimborsi, trattamento di irregolarità e di eventuali procedure di ricorso amministrativo inoltrate dai Beneficiari, saranno gestite dal RdS. Per le procedure di ricevimento, verifica e convalida delle domande di rimborso dei Beneficiari su operazioni di competenza degli OO.II., si rimanda al Documento descrittivo nel Manuale delle procedure. 64

65 16. Procedura per la rendicontazione delle spese all autorità di certificazione Il presente paragrafo descrive la procedura adottata dall OI per la rendicontazione delle spese sostenute all Autorità di Certificazione. Il servizio responsabile della funzione di rendicontazione delle spese all AdC è il Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari, che, al fine di assicurare la corretta rendicontazione delle spese sostenute, supporta la Direzione Generale, Organismo Intermedio, nella predisposizione e trasmissione all AdG e all AdC la documentazione di rendicontazione, comprensiva del Rendiconto dettagliato delle spese, della Dichiarazione di ricevibilità e della documentazione giustificativa di riferimento che deve essere acquisita secondo le scadenze indicate nella tabella seguente, nel rispetto della tempistica richiesta dall AdC. Target/Domande di pagamento Invio della documentazione giustificativa relativa alle spese da rendicontare da parte dei RdS Invio del rendiconto dettagliato delle spese e della documentazione allegata all Unità di Coordinamento OOII e all AdC I target (Prefinanziamento) Entro il 10 aprile 2016 Entro il 30 aprile 2016 Successivi target/ domande di pagamento intermedie Entro il 15 novembre di ogni anno Entro il 5 dicembre di ogni anno Entro il 5 giugno di ogni anno Entro il 30 giugno di ogni anno L OI, in base all effettivo andamento della spesa, potrà predisporre ulteriori rendicontazioni e dichiarazioni delle spese, da inviare all Autorità di Certificazione nelle ulteriori scadenze intermedie fissate dall AdG al 31 marzo e al 30 settembre di ogni anno al fine di garantire un flusso di rendicontazione e certificazione costante nei confronti dell AdG/AdC. La procedura prevede 2 sezioni. Sezione 1: acquisizione della documentazione per la rendicontazione predisposta dai RdS. Ai fini della regolare acquisizione della documentazione di rendicontazione da parte di tutti i RdS il Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari, richiede ai RdS, 15 giorni prima del termine stabilito per l invio della documentazione relativa alle spese da rendicontare, la trasmissione delle attestazioni di spesa afferenti alle domande di rimborso certificabili. Ogni RdS quindi: Riscontra, con riferimento alle spese di propria competenza, la presenza e la completezza della documentazione giustificativa, precedentemente verificata dalla funzione Controlli di I livello e la presenza delle checklist sul SIL ed in particolare: - la corretta imputazione degli importi secondo le percentuali di partecipazione dei Fondi; - la rispondenza dei riferimenti progettuali rispetto alla determina di impegno/convezione/atto di adesione; - la corrispondenza tra ciascun giustificativo di spesa e l importo controllato e certificabile. Verifica l avanzamento dei progetti di propria competenza, provvedendo a rispondere al Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari anche nel caso in cui non ci siano spese da rendicontare; Provvede ad aggiornare il SIL con riferimento alle spese certificabili eventualmente non regolarmente inserite a sistema; Trasmette al Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari l attestazione di spesa sugli importi certificabili. 65

66 Sezione 2: verifica, predisposizione e trasmissione all Autorità di Certificazione della documentazione di rendicontazione. In esito all acquisizione della documentazione per la rendicontazione da parte dei RdS, il Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari provvede alla validazione sul Sistema informatico (SIGMA GIOVANI ) 6 del rendiconto dettagliato delle spese, al quale vengono associati i gruppi di spesa disponibili ed esegue, preventivamente, verifiche amministrative sulle attestazioni di spesa dei RdS afferenti gli importi certificabili comunicati, contattando, se necessario, i RdS interessati per acquisire eventuali informazioni aggiuntive, in particolare: verifica la regolare predisposizione delle attestazioni di spesa dei RdS e la tracciabilità dei dati di spesa cui esse fanno riferimento (riscontro su SIL delle checklist di controllo di I livello afferenti alle domande di rimborso rendicontate); verifica il regolare espletamento delle procedure di evidenza pubblica relative alle operazioni oggetto di rendicontazione; predispone il Rendiconto dettagliato delle spese coerentemente con le attestazioni di spesa trasmesse dai RdS; predispone la dichiarazione di ricevibilità delle spese sostenute; Supporta la Direzione Generale, Organismo Intermedio, nella trasmissione, all AdG e all AdC, della documentazione di rendicontazione, comprensiva del Rendiconto dettagliato delle spese, della Dichiarazione di ricevibilità e della documentazione giustificativa di riferimento coerentemente con il seguente schema: FASE Rendicontazioni intermedie e a saldo DOCUMENTAZIONE PER LA RENDICONTAZIONE Dichiarazione di ricevibilità Rendiconto dettagliato delle spese sostenute Domande di rimborso Documentazione attestante l esito dei controlli (Checklist controllo I livello) Per le Operazioni a titolarita Il Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari svolge le seguenti attività: Acquisisce dai RdS le attestazioni di spesa periodiche delle spese sostenute afferenti alle domande di rimborso certificabili; Esegue verifiche amministrative sulle attestazioni di spesa comunicate dai RdS, incluse le verifiche relative alla regolarità delle procedure di selezione; Provvede a validare/inserire il rendiconto dettagliato nel SI SIGMA GIOVANI ; Predispone la dichiarazione di ricevibilità delle spese sostenute; Supporta la Direzione Generale, Organismo Intermedio, nella trasmissione, all ANPAL, della documentazione di rendicontazione, comprensiva del Rendiconto dettagliato delle spese, della Dichiarazione di ricevibilità e della documentazione giustificativa di riferimento; Garantisce il raccordo con i RdS concernente il trattamento degli esiti dei controlli di II livello e il coordinamento per l elaborazione delle schede OLAF e la relativa trasmissione all AdG; Effettua la comunicazione trimestrale in merito alle irregolarità all AdG. 6 Il rendiconto è costituito dai seguenti campi: Id rendiconto, protocollo, data, importo totale (si incrementa con i gruppi spesa abbinati), stato invio all AdC, eventuale allegato. L importo del rendiconto si incrementa dell importo del gruppo spese selezionato. Il Rendiconto è firmato digitalmente. 66

67 Per le Operazioni a regia Il Servizio Formazione relativamente alle attività inerenti alle schede 2.a e 2b, il Servizio Lavoro relativamente alle attività inerenti alla scheda 3, ASPAL relativamente alle attività inerenti alle schede 7, 8 svolgono le seguenti attività: Verifica il numero e l importo relativo alle singole domande di rimborso certificabili nel periodo di riferimento; Riscontra, con riferimento alle spese di propria competenza, la presenza e la completezza della documentazione giustificativa, precedentemente verificata dalla funzione Controlli di I livello e la presenza delle checklist sul SIL; Verifica l avanzamento dei progetti di propria competenza, provvedendo a informare il Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari anche nel caso in cui non ci siano spese da rendicontare; Provvede ad aggiornare il SIL con riferimento alle informazioni relative alle spese certificabili eventualmente non regolarmente inserire a sistema; Trasmette al Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari l attestazione periodica di spesa sugli importi certificabili. Il Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari svolge le seguenti attività: Acquisisce dai RdS le attestazioni di spesa periodiche delle spese sostenute afferenti alle domande di rimborso certificabili; Esegue verifiche amministrative sulle attestazioni di spesa comunicate dai RdS, incluse le verifiche relative alla regolarità delle procedure di selezione; Provvede a validare/inserire il rendiconto dettagliato nel SI SIGMA GIOVANI ; Predispone la dichiarazione di ricevibilità delle spese sostenute; Supporta la Direzione Generale, Organismo Intermedio, nella trasmissione, all ANPAL, della documentazione di rendicontazione, comprensiva del Rendiconto dettagliato delle spese, della Dichiarazione di ricevibilità e della documentazione giustificativa di riferimento; Garantisce il raccordo con i RdS concernente il trattamento degli esiti dei controlli di II livello e il coordinamento per l elaborazione delle schede OLAF e la relativa trasmissione all AdG; Effettua la comunicazione trimestrale in merito alle irregolarità all AdG. 17. Procedura per il trattamento delle irregolarità e dei recuperi Ai sensi della Circolare della PCM DPE del 12 ottobre 20077, l Organismo Intermedio è tenuto a valutare le segnalazioni in merito a irregolarità potenziali effettuate dalle proprie strutture di controllo, ed eventualmente da altri soggetti esterni, al fine di verificare che gli elementi alla base della segnalazione dell irregolarità potenziale siano di consistenza tale da rendere, in prima analisi, fondata l ipotesi di avvenuta violazione di una norma comunitaria o nazionale anche astrattamente idonea a provocare pregiudizio al bilancio comunitario. A seguito della segnalazione dell irregolarità, infatti, il Servizio di supporto all AdG per le operazioni di propria competenza, verifica, in primo luogo, la presenza dei requisiti previsti dalla normativa comunitaria, di seguito elencati: quota FSE relativa alla spesa irregolare superiore o uguale all importo di ,00; non applicabilità di uno dei seguenti casi di deroga per i quali non sussiste l obbligo di comunicazione: 7 Come previsto dall art. 2, par. 36 del Reg. UE n.1303/13 si definisce irregolarità» qualsiasi violazione di una disposizione del diritto comunitario derivante da un'azione o un'omissione di un operatore economico che abbia o possa avere come conseguenza un pregiudizio al bilancio generale delle Comunità europee mediante l'imputazione di spese indebite al bilancio dell Unione. 67

68 - mancata esecuzione, totale o parziale, dell operazione cofinanziata dal FSE in seguito al fallimento del beneficiario; - segnalazione da parte del beneficiario all Autorità amministrativa dell irregolarità commessa, prima o dopo il versamento del contributo pubblico; - rilevazione e correzione da parte dell OI/AdG o dell AdC, prima di qualsiasi versamento del contributo pubblico al beneficiario e prima dell inserimento della spesa interessata in una dichiarazione di spesa presentata alla Commissione. Nel caso in cui tale valutazione abbia esito positivo, il Servizio di supporto all AdG procede alla compilazione della scheda OLAF e alla trasmissione della stessa al Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari, per il successivo inoltro all AdG del Programma. Indipendentemente dalla compilazione della scheda OLAF e sempre nel caso in cui gli importi irregolari siano stati oggetto di una domanda di pagamento alla CE, il Servizio di supporto all AdG provvederà a comunicare all aggiudicatario gli importi non ammissibili riscontrati nel corso dei controlli di primo e secondo livello e segnalerà il recupero/ritiro al Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari, per la successiva comunicazione all AdC al fine di consentire il puntuale assolvimento dei compiti di cui all art.126 lettera h) del Reg. UE 1303/2013. L O.I. Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari, in base alle informazioni acquisite, trasmette all AdG i dati e le informazioni relativi ai procedimenti di recupero e ai ritiri eventualmente avviati, secondo la periodicità ed entro i termini indicati nella tabella seguente. Periodo di riferimento 01 gen 31 mar 01 apr 30 giug 01 lug 30 sett 01 ott 31 dic Adempimento Periodicità Termine per la scadenza Comunicazione trimestrale in merito alle irregolarità Trimestrale Entro 30 gg. dal termine del trimestre di riferimento Per i casi di irregolarità già oggetto di una prima segnalazione, l O.I. per il tramite del Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari, sempre secondo la periodicità ed i termini indicati nella tabella, trasmette all unità funzionale Irregolarità dell AdG le informazioni di aggiornamento, in particolare in merito ai procedimenti amministrativi e/o giudiziari eventualmente avviati. In occasione di ogni rendicontazione l OI, per il tramite del Servizio programmazione finanziaria e controlli su programmi comunitari, informerà con specifica comunicazione l AdA e l AdC delle eventuali deduzioni (ritiri/recuperi) effettate, indicando i rendiconti nei quali sono state inserite le spese decurtate. L OI, si riferisce alla procedura P06_RAS Procedura Irregolarità e Antifrode trasmessa dall AdG con nota del (allegato 11). 18. Procedura per istituire misure antifrode efficaci e proporzionate L OI, nell ambito delle misure antifrode, si riferisce alla procedura P06_RAS Procedura Irregolarità e Antifrode trasmessa dall AdG con nota del e alla propria determinazione prot. n /Det/6505 del con cui ha approvato le procedure per mettere in atto misure antifrode (allegato 11) applicabili al PON IOG. L OI e le strutture coinvolte nella gestione ed attuazione delle risorse delegate operano, inoltre, per prevenire, identificare e correggere le eventuali irregolarità, comprese le frodi, che si manifestano nell attuazione degli interventi e per il recupero degli importi indebitamente versati. In linea con quanto previsto dall art. 125, comma 4, lettera c) del Regolamento (UE) n. 1303/2013, che prevede l istituzione di misure antifrode efficaci e proporzionate, l OI effettua periodicamente autovalutazioni del rischio di frode, in particolare, tenendo conto: - dell ammontare complessivo delle risorse delegate; - della natura e della durata dell operazione; - degli esiti delle verifiche di I e di II livello. 68

69 Nel rispetto del dettato regolamentare e delle istruzioni contenute nella Nota EGESIF_ del 16/06/2014 Valutazione dei rischi di frode e misure antifrode efficaci e proporzionate l OI, per valutare l impatto e la probabilità dei potenziali rischi di frode che potrebbero verificarsi rispetto alla gestione e al controllo delle operazioni, si avvarrà del gruppo di autovalutazione, già previsto dal Sigeco del PO Sardegna FSE 2014/2020 (par ), composto dal personale interno coinvolto nel processo di attuazione del PO regionale, che prende a riferimento il format fornito dalla Commissione UE come strumento per l autovalutazione. Tale gruppo di lavoro è presieduto da un dirigente dell Amministrazione regionale e composto da funzionari o dirigenti competenti nelle diverse funzioni costituenti il processo di attuazione del P.O. regionale (programmazione, gestione, rendicontazione/pagamenti e controllo). Gli aspetti e le fasi tenuti in particolare considerazione nella valutazione del rischio di frode, la cui procedura è più ampiamente trattata nel Manuale delle procedure dell AdG della Regione Sardegna, sono le principali situazioni in cui i processi fondamentali di attuazione dei programmi sono più esposti all azioni di persone o organizzazioni fraudolente: - la selezione dei candidati; - l attuazione e verifica delle operazioni; - la certificazione e pagamenti. L obiettivo è quello di valutare il rischio complessivo che si possano verificare eventuali scenari di frode e di identificare e valutare l efficacia dei controlli già in uso nel limitare la probabilità che tali rischi si verifichino o non vengano rilevati. Le misure che verranno intraprese terranno conto dei rischi individuati per condurre l OI ad identificare il livello di rischio tollerabile in esito anche ai risultati dei controlli. In esito alla valutazione del rischio di frode, l OI, metterà in campo una serie di misure efficaci e proporzionate volte a ridurre i rischi ad un livello accettabile, strutturando l approccio alla lotta alla frode sulla base dei quattro elementi chiave del ciclo antifrode: la prevenzione, l individuazione, la correzione e il perseguimento. La prima autovalutazione del rischio di frode è stata compiuta nel 2017 e l AdG del P.O.R. FSE ha approvato gli esiti del lavoro del gruppo con determinazione n. 671/Det/35 del Successivamente, con determinazione 57188/Det/6505 del , il Direttore Generale dell Assessorato del Lavoro, ha approvato tali esiti anche ai fini della loro applicazione al PON IOG. La valutazione del rischio di frode sarà svolta ogni due anni qualora il livello dei rischi individuato sia molto basso e nell anno precedente non siano stati segnalati casi di frode; diversamente verrà svolta con cadenza annuale. Inoltre, sarà effettuata anche nei casi di modifiche sostanziali del sistema di gestione e controllo dell OI. Inoltre, questa Amministrazione si avvarrà dello specifico strumento informatico Arachne, attivato dalla Commissione europea, attraverso il quale è possibile rilevare le potenziali situazioni a rischio di frode, conflitti di interesse e irregolarità, mediante estrazioni dei dati e classificazione del rischio. In una prima fase di sperimentazione dell utilizzo del Sistema, a partire dall approvazione del presente Si.Ge.Co., la consultazione della banca dati Arachne sarà svolta con l obiettivo di soddisfare quanto disposto dall'art. 125, par. 4, lett. c) del Regolamento (UE) 1303/2013; in particolare, gli esiti della consultazione dello strumento saranno utilizzati per l individuazione delle operazioni da sottoporre a verifica in loco. L O.I. deve garantire che tutte le operazioni a cui lo strumento Arachne associa il c.d. semaforo rosso (indicatore/categoria di rischio potenziale con connesso punteggio) siano oggetto di una verifica di gestione in loco. Da un punto di vista operativo, il Responsabile di Scheda, preventivamente alla richiesta di verifica di gestione di cui all art.125, consulta il sistema Arachne a livello di progetto e acquisisce il punteggio di rischio generale dello stesso. Se il giudizio complessivo, riassunto dall'indicatore di rischio globale, si attesta positivamente (punteggio di rischio globale <40), il Responsabile di Scheda, invia la richiesta di controllo comunicando il risultato scaturito da Arachne. 69

70 Se il giudizio si attesta negativamente (punteggio di rischio globale>40), il Responsabile di Scheda effettua una verifica preliminare sui motivi della valutazione e, una volta effettuati ulteriori approfondimenti o acquisite le ulteriori informazioni necessarie, procede a richiedere il controllo di primo livello in loco esponendo brevemente l esito delle indagini. Le procedure antifrode descritte si collocano nel più ampio quadro delle misure di prevenzione dei rischi, come indicato al par. 7 del Manuale delle Procedure dell O.I. al quale si rimanda. L OI, nell ambito delle misure antifrode, si riferisce alla procedura P06_RAS Procedura Irregolarità e Antifrode trasmessa dall AdG con nota del (allegato 11). 19. Procedura per garantire una pista di controllo e un sistema di archiviazione adeguati, anche per quanto riguarda la sicurezza dei dati In conformità con i requisiti regolamentari, le procedure per l attuazione delle operazioni finanziate nell ambito del PON IOG garantiscono la conservazione di tutti i documenti necessari ad assicurare un adeguata pista di controllo. Con riferimento alle procedure previste, si rimanda alle piste di controllo allegate al Sistema di Gestione e Controllo PON IOG della Regione Sardegna (allegato 13). Le piste di controllo, sono predisposte in base alla tipologia di operazione, per le medesime linee di attività, mentre le checklist di controllo di primo livello sono predisposte per singola scheda. L Organismo Intermedio assicura la facilità di accesso ai documenti, anche in originale, conservati presso la propria sede. Come stabilito dall art. 140, comma 3, del Regolamento (UE) 1303/2013 i documenti sono conservati sotto forma di originali o di copie autenticate o su supporti per i dati comunemente accettati, comprese le versioni elettroniche di documenti originali o i documenti esistenti esclusivamente in versione elettronica. Conformemente all articolo 125, 4, lettera d), del Regolamento (UE) n. 1303/2013 e all articolo 25 del Regolamento delegato (UE) n. 480/2014, l OI stabilisce procedure per far sì che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati secondo quanto disposto dall articolo 140 dello stesso Regolamento 1303/2013. La pista di controllo fornisce, con riferimento alle operazioni cui si riferisce, informazioni sufficientemente dettagliate in relazione: all organizzazione, ai processi e alle singole attività gestionali e, con riferimento ad esse, alle attività di controllo che dovrebbero essere svolte. Le piste di controllo previste fanno riferimento alla macrotipologia di operazione/macroprocesso: Macroprocesso Progetti formativi Macroprocesso Incentivi alle imprese per l occupazione Macroprocesso Incentivi alle persone Il modello per la rappresentazione delle piste di controllo si compone di quattro sezioni: scheda anagrafica della pista di controllo; descrizione del flusso dei processi gestionali; dettaglio attività di controllo; dossier dell operazione. Nella scheda anagrafica è individuato, con riferimento specifico al macroprocesso di riferimento, il Servizio coinvolto nella gestione e/o controllo, l importo del gruppo di operazioni, il periodo di ammissibilità e di eleggibilità della spesa. La descrizione dei processi è effettuata con l ausilio di diagrammi di flusso: programmazione, selezione e approvazione delle operazioni, attuazione fisica e finanziaria, circuito finanziario e certificazione. La pista di controllo contiene, ai fini della corretta esecuzione dei controlli gestionali e dei controlli di primo livello, una tabella con la descrizione dettagliata dell attività di controllo, dei documenti controllati, della localizzazione esatta di tali documenti, della normativa di riferimento per l esecuzione del controllo. 70

71 L OI elabora proprie piste di controllo nel rispetto dei requisiti minimi di cui all art. 25 del Regolamento delegato n. 480/2014. L archiviazione e la conservazione della documentazione che l OI riceve e invia nell ambito e all espletamento delle funzioni delegate è garantita principalmente mediante l utilizzo di un proprio Sistema informativo integrato (Sibar per i Servizi dell Amministrazione RAS e URBI per l ASPAL). L allegato 12 (12.1: procedure P02_RAS; 12.2 procedure ASPAL) al Si.Ge.Co. descrive le modalità di archiviazione a seconda della tipologia cartacea o elettronica dei documenti per la RAS e per l ASPAL. Inoltre, il RdS e il beneficiario sono tenuti, ai fini dell archiviazione e la conservazione della documentazione alla tenuta del fascicolo (allegato 15). 20. Procedure per un sistema di raccolta, registrazione e conservazione in formato elettronico dei dati relativi a ciascuna operazione L OI/AdG, ai sensi dell articolo 125, lettera 1d) del Reg. (UE) n. 1303/2013, ha il compito di istituire un sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati relativi a ciascuna operazione, al fine di garantirne la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica e l'audit. L OI prevede di utilizzare per la raccolta, la registrazione e la conservazione dei dati in formato elettronico, il sistema informatico regionale SIL, implementato nel corso della precedente programmazione. Il sistema contribuisce al funzionamento del più ampio e generale sistema nazionale di monitoraggio unitario, gestito dal MEF RGS IGRUE, assicurandone - sulla base di specifici protocolli di colloquio - la relativa alimentazione. All interno del sistema le procedure per la raccolta dei dati sono state consolidate nel corso del ciclo di programmazione , nel quale l amministrazione ha investito non solo per lo sviluppo del sistema ma anche per accompagnare il processo di cambiamento avviato dall utilizzo dell applicativo nella prassi amministrativa. Il sistema attraverso un workflow definito prevede il coinvolgimento di tutti gli attori del programma: i beneficiari e le tre autorità - AdG, AdC, AdA. Ogni soggetto svolge all interno del sistema un compito definito e correlato con le attività degli altri soggetti: i servizi regionali per conto dell AdG e gli Organismi Intermedi, raccolgono e registrano i dati per le operazioni di loro competenza (operazioni a titolarità) e nel caso di interventi a regia regionale delegano la raccolta e la registrazione dei dati di attuazione ai soggetti beneficiari; i dati registrati e convalidati sono disponibili per il controllo di I livello che al termine delle verifiche sull ammissibilità della spesa, convalida gli esiti del controllo, che sono archiviati nell applicativo e rende i dati disponibili per la creazione della domanda di pagamento; le operazioni inserite nella Domanda di pagamento compongono l universo dal quale l AdA estrae il campione per effettuare i controlli di II livello. Si rinvia all allegato 12 (12.1: procedure P02_RAS; 12.2 procedure ASPAL) 20.1 Descrizione del sistema informativo dell Organismo Intermedio La Direzione Generale dell Assessorato del Lavoro, Formazione Professionale, Cooperazione e Sicurezza Sociale, in qualità di Organismo Intermedio della Garanzia Giovani in Sardegna, si è dotata, di un sistema informatico in grado di supportare tutti gli attori coinvolti nel processo di governance delle operazioni attivate nell ambito del Programma Garanzia Giovani. Il Sistema assicura la rilevazione costante dello stato di attuazione degli interventi in termini di avanzamento finanziario, fisico e procedurale ed è stato sviluppato sulla base dell architettura tecnico funzionale del Sistema per la gestione e il monitoraggio del PO Sardegna FSE (sia per il ciclo di programmazione che per il periodo ), opportunamente adattata agli standard del Protocollo di Colloquio SIGMA GIOVANI. Tale sistema è stato realizzato e tecnologicamente integrato nella piattaforma istituzionale della Regione Autonoma della Sardegna per la gestione e l erogazione dei servizi pubblici per il lavoro e la formazione 71

72 professionale (SIL Sardegna), e assicurare la gestione dei flussi informativi attraverso una soluzione tecnologica certificata in termini di sicurezza, sia telematica che fisica. La procedura è descritta nella P05_RAS - Descrizione dei sistemi informativi adottati per la gestione del programma e loro interoperatività, (allegato 14: 14.1SIL; 14.2: SIL interventi Aspal) 20.2 Procedura di alimentazione costante del sistema informativo SIGMA GIOVANI Il Sistema informatico è stato realizzato, conformemente agli impegni sottoscritti nella Convenzione, anche al fine di agevolare il caricamento delle informazioni di avanzamento progettuale (attraverso appositi file in formato.txt) nel Sistema SIGMA GIOVANI, piattaforma di competenza dell ANPAL, utilizzato a livello nazionale per la gestione, la sorveglianza ed il monitoraggio delle procedure e dei progetti finanziati nell ambito del Programma Garanzia Giovani. Lo scambio di tali informazioni è realizzato sulla base degli standard contenuti nel Protocollo di Colloquio predisposto dall AdG. La Regione ha, infatti, optato per la trasmissione dei dati all Autorità di Gestione mediante il caricamento dei file.txt, selezionando tale opzione tra le due messe a disposizione dal sistema SIGMA GIOVANI (che può essere alimentato anche manualmente, imputandovi direttamente i dati richiesti). Tale procedura viene seguita anche con riferimento alla trasmissione della Domanda di Rimborso P05_RAS - Descrizione dei sistemi informativi adottati per la gestione del programma e loro interoperatività, (allegato 14: 14.1SIL; 14.2: SIL interventi Aspal). 21. Procedura per la modifica dell allocazione delle risorse finanziarie tra misure La Regione alloca gli importi assegnati alle misure secondo quanto indicato all interno delle schede misura allegate alla convenzione. Le schede rappresentano il quadro di riferimento per le azioni che la Regione può attuare nel contesto della Convenzione. La Regione gestisce le risorse finanziarie rese disponibili dall ANPAL compatibilmente con i vincoli di destinazione previsti dalle misure. L O.I. può variare l allocazione delle risorse impegnandosi a darne comunicazione all ANPAL. Le variazioni superiori al 20% saranno valutate da ANPAL che provvederà a comunicarne l approvazione. 22. Procedura per la comunicazione delle previsioni di impegno e di spesa da parte dell OI all AdG Al fine di evitare il disimpegno delle risorse al 31 dicembre 2018 e di contribuire al perseguimento di ottimali livelli di spesa, l OI comunica trimestralmente le proprie previsioni di spesa all AdG (31 marzo, 30 giugno, 30 settembre, 31 dicembre di ogni anno). Le previsioni sono elaborate sulla base del percorso di spesa delineato dall AdG con nota del 10/6/2015 e sue successive attualizzazioni. L OI, per il tramite del Servizio di supporto all AdG, a seguito delle comunicazioni ricevute dai RdS circa le verifiche effettuate sull avanzamento dei progetti di propria competenza, elabora e trasmette all AdG le previsioni di spesa, verificando al contempo il raggiungimento dei target di spesa previsti dalla nota del Ministero sopra citata. Inoltre, l OI, ai fini degli adempimenti di cui all art. 77 e 129 del Reg. (UE) n. 1303/2013, entro il 31 gennaio 2015 e il 31 luglio 2015 trasmette all unità funzionale Monitoraggio una previsione provvisoria per l anno in corso e per quello successivo. L AdG, ai fini di assicurare l obbligo di impegnare le risorse entro il 31/12/2015 ed evitare il disimpegno delle risorse al 31/12/2018, richiede le previsioni di impegno e di spesa all OI con cadenza semestrale ai fini di contribuire al perseguimento di ottimali livelli di spesa, fatte salve eventuali richieste con periodicità diverse 72

73 23. Procedura per la trasmissione trimestrale tramite sistema informativo dei dati di monitoraggio degli interventi La Regione, al fine di adempiere agli obblighi informativi di competenza, provvede ad alimentare costantemente il sistema informativo SIGMA GIOVANI in ogni componente come previsto dal protocollo di colloquio. Ai fini del monitoraggio e della valutazione degli interventi, la Regione e/o i detentori dei dati si impegnano a fornire all ANPAL, e/o ai soggetti da esso incaricati, i dati relativi alle misure attuate. La Regione assicura il collegamento del proprio sistema informativo con il sistema informativo SIGMA GIOVANI dell ANPAL secondo il protocollo di colloquio. La trasmissione è trimestrale tramite sistema informativo dei dati di monitoraggio degli interventi. L OI, per il tramite del Servizio di Supporto all AdG, predispone, monitoraggi sugli stati di avanzamento delle attività svolte, da presentare all AdG per l espletamento degli adempimenti di cui alla procedura di monitoraggio del PON IOG. Anche in queste occasioni, come per la preparazione delle relazioni annuali, la predisposizione dei report avviene a seguito dell elaborazione e verifica dei dati fisici e finanziari concernenti le operazioni sulla base dei format/modelli di rilevazione diffusi dall AdG. Il monitoraggio finanziario, procedurale, fisico e l ammissibilità delle spese sostenute vengono garantiti dalla costante alimentazione del SIL tramite il caricamento dei dati e di tutta la documentazione rilevante. In particolare, i dati acquisiti riguardano: i dati finanziari relativi alla spesa effettivamente sostenuta monitoraggio finanziario; l attivazione e la conclusione degli interventi monitoraggio procedurale; lo stato di realizzazione degli interventi monitoraggio fisico. Le informazioni vengono raccolte all interno del SIL che consente di aggiornare, integrare, elaborare, normalizzare e consolidare i dati al fine garantirne accuratezza, pertinenza, rilevanza, trasparenza e tempestività. Il SIL permette dunque di raccogliere informazioni coerenti e di presentarle senza eventuali errori, preservando la qualità stessa dell analisi e garantendo la rispondenza alle norme e agli standard definiti. La procedura è descritta nella P05_RAS - Descrizione dei sistemi informativi adottati per la gestione del programma e loro interoperatività, (allegato 14: 14.1SIL; 14.2: SIL interventi Aspal). 24. Procedura per la contabilità separata Come citato nella Convenzione con l ANPAL, la Regione Sardegna si impegna a tenere un sistema di contabilità separata e una codificazione contabile adeguata a livello di OI, nell attuazione degli interventi. Il sistema contabile adottato dalla Regione Sardegna permette di tracciare i pagamenti effettuati ai soggetti prestatori di servizi nell ambito del PON IOG, associando ad ogni soggetto e ai relativi contratti determinati capitoli di bilancio su cui insistono tutti gli impegni di spesa e le relative liquidazioni. L OI garantisce quindi un sistema di contabilità separata delle operazioni cofinanziate o codificazione contabile, che consente di distinguere tutti i dati e i documenti contabili in maniera chiara e in qualsiasi momento e di risalire in maniera univoca alle spese di una specifica operazione finanziata sul PON. Si garantisce che i Beneficiari coinvolti nell'attuazione di operazioni rimborsate sulla base dei costi ammissibili effettivamente sostenuti mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative a un'operazione (ex art. 125 n. 4 lett. b del Regolamento 1303/2013); 73

74 25. Procedura per la preparazione delle informazioni necessarie alla predisposizione della dichiarazione di affidabilità di gestione e della sintesi annuale da parte dell Autorità di Gestione Per quanto concerne la gestione finanziaria e il controllo del Programma Operativo, ai sensi dell art. 125, paragrafo 4 del Reg. (UE) n. 1303/2013, l'autorità di Gestione, prepara la dichiarazione di affidabilità di gestione e la sintesi annuale di cui all'articolo 59, paragrafo 5, lettere a) e b) del Regolamento Finanziario 966/2012. L OI ha la piena collaborazione, a supporto del rispetto dei termini, da parte dell ADG. Conformemente a quanto stabilito all art. 125, paragrafo 4, lettera e) del Regolamento (UE) n. 1303/2013, l Autorità di Gestione è responsabile della redazione della dichiarazione di affidabilità di gestione e del riepilogo annuale dei controlli, in conformità con quanto previsto all art. 59, paragrafo 5, lettere a) e b) del Regolamento Finanziario (UE EURATOM) n. 966/2012. La dichiarazione di affidabilità di gestione è redatta sulla base dell attuazione del programma durante il periodo contabile di riferimento, che si conclude il 30 giugno di ogni anno, ed è predisposta in conformità con il modello fornito dalla CE all allegato VI del Regolamento di Esecuzione n. 207/2015. La dichiarazione di gestione si compone di due parti: la dichiarazione stessa circa l utilizzo, la legittimità e la regolarità della spesa inserita nei conti annuali e la conferma, da parte dell AdG, del funzionamento efficace e conforme del Si.Ge.Co. Di seguito si descrivono i contenuti delle due parti. L AdG, relativamente ai conti annuali, dichiara che: le informazioni riportate nei conti sono presentate correttamente, complete e accurate ai sensi dell'articolo 137, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 1303/2013; le spese registrate nei conti sono state utilizzate per le finalità previste, come indicato nel regolamento (UE) n. 1303/2013, e in conformità al principio di una sana gestione finanziaria; il sistema di gestione e controllo messo in atto per il programma operativo offre le necessarie garanzie di legittimità e regolarità delle operazioni, in conformità con la normativa applicabile. Inoltre, con la dichiarazione di affidabilità di gestione l AdG conferma che: le irregolarità individuate nelle relazioni finali di audit e/o di controllo per il periodo contabile di riferimento e riportate nel riepilogo annuale, allegato alla dichiarazione di gestione, ai sensi dell'articolo 125, paragrafo 4, lettera e), del regolamento (UE) n. 1303/2013, sono state opportunamente trattate nei conti; la spesa oggetto di una valutazione in corso della sua legittimità e regolarità è stata esclusa dai conti in attesa della conclusione della valutazione; i dati relativi agli indicatori, ai target intermedi e allo stato di avanzamento dal programma operativo, ai sensi dell'articolo 125, paragrafo 2, lettera a), del regolamento (UE) n. 1303/2013, sono affidabili; sono in atto misure antifrode efficaci e proporzionate, ai sensi dell'articolo 125, paragrafo 4, lettera c), del regolamento sopra citato e che tengono conto dei rischi individuati; non vi è alcuna informazione riservata relativa all'attuazione del programma operativo che potrebbe essere dannosa per la reputazione della politica di coesione. L AdG è responsabile della trasmissione di dati affidabili all AdC che dovrà preparare i conti annuali. A tal fine l AdG, prima che la spesa sia dichiarata all AdC, effettua adeguate verifiche amministrative per ciascuna domanda di rimborso da parte dei Beneficiari e verifiche in loco delle operazioni. Nei limiti di tale responsabilità l AdG assicura che le informazioni contenute nei conti sono correttamente presentate, complete e accurate. 74

75 Le dichiarazioni e le conferme che l AdG riporta nella dichiarazione di affidabilità di gestione si basano sulle informazioni disponibili alla data dei conti presentati alla Commissione. Tali dati vengono estratti dal sistema informativo di gestione e monitoraggio del PO. Per ogni operazione nel sistema sono registrati e conservati digitalmente i dati di tipo finanziario che permettono di monitorare l andamento della spesa per ogni operazione e per il programma nel suo complesso. L AdG si accerta che, prima che la spesa venga dichiarata all AdC, siano state effettuate adeguate verifiche di gestione da parte degli OI. Tali verifiche includono sia verifiche amministrative per ciascuna domanda di rimborso da parte dei beneficiari sia verifiche in loco delle operazioni, che confermino, tra le altre cose, l esistenza di una pista di controllo adeguata. Nel sistema informativo devono essere registrate e conservate tutte le informazioni e gli esiti relativi alle verifiche di gestione (controlli amministrativi e in loco), degli audit e dei controlli relativi alle spese incluse nelle domande di pagamento presentate alla Commissione per ogni anno contabile. In caso di eventuali importi da detrarre dai conti annuali il sistema informativo dovrà fornire il dettaglio della tipologia di irregolarità rilevata e dell importo corrispondente. Il sistema informativo di gestione e monitoraggio del programma deve contenere i documenti da cui si evinca che la spesa inserita nei conti deve essere in linea con la logica di intervento del PO e consente di conseguire gli obiettivi fissati. Nel sistema informatizzato devono essere pertanto contenuti sia i documenti di programmazione degli interventi che un sistema affidabile per misurare gli indicatori necessari a monitorare il raggiungimento degli obiettivi del programma, inclusi i dati relativi ai singoli partecipanti che intervengono in fase di attuazione. L AdG si accerta che sia dato un adeguato follow up alle irregolarità rilevate fino al momento della presentazione dei conti alla Commissione, in relazione ai risultati delle verifiche di gestione e degli audit da parte degli organismi nazionali o dell UE. In particolare, l AdG deve essere messa al corrente degli eventuali importi che l AdC o l AdA ritengano irregolari e si accerta che gli importi corrispondenti alle irregolarità rilevate vengano effettivamente detratti (mediante ritiro o recupero) dalla successiva domanda di pagamento intermedio o, al più tardi, nei conti annuali. Allo stesso modo se l AdG ha dubbi circa la legittimità e la regolarità delle spese a seguito delle verifiche di gestione, non dichiara tali spese all AdC. Se i dubbi sorgono a causa di verifiche di gestione effettuate dopo l inclusione della spesa corrispondente in una domanda di pagamento, l AdG richiede all AdC di escludere tali spese dai conti fino a quando le valutazioni non saranno concluse. L AdG e l AdA sono tenute informate di tali esclusioni. Se gli importi esclusi provvisoriamente vengono considerati ammissibili dopo la presentazione dei conti per un anno contabile, potranno essere inclusi in una successiva domanda di pagamento intermedio relativa a un periodo contabile successivo, come previsto dall'articolo 137, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 1303/2013. La dichiarazione di affidabilità di gestione è redatta dall Autorità di Gestione in coordinamento con le Autorità di Certificazione e di Audit, nei tempi utili per la presentazione dei conti annuali e in modo che l AdA possa predisporre la redazione del parere sui conti entro la data prevista per la presentazione dei conti, ossia il 15 febbraio successivo all anno contabile di riferimento. Le tempistiche per la trasmissione dei documenti e lo scambio di informazioni tra le tre Autorità dovranno essere quelle indicate nel diagramma Tempistica per la presentazione dei conti annuali riportato alla fine del paragrafo successivo. Molte delle informazioni sulla base delle quali l AdG predispone la Dichiarazione annuale saranno contenute anche nel Riepilogo annuale delle relazioni finali di revisione contabile e dei controlli, come di seguito specificato. L OI garantisce all AdG del PON IOG il necessario supporto per gli adempimenti di competenza. A tal fine il Servizio di Supporto all AdG acquisisce dai RdS e dal Servizio Programmazione Finanziaria e Controlli sui Programmi Comunitari i dati e le informazioni necessari e predispone gli atti a firma dell OI per il successivo invio all AdG. Nello specifico, su ciascuna domanda di rimborso da parte dei Beneficiari, viene effettuate la verifica amministrativa (par. 12) e le verifiche in loco sulle operazioni (i controlli vengono effettuati nel rispetto delle prescrizioni riportate nel Piano Annuale dei Controlli nel quale si dettagliano i Servizi coinvolti e le attività 75

76 svolte). L OI provvede all invio della relazione all AdG per la redazione della dichiarazione di affidabilità di gestione e della Sintesi Annuale dei Controlli eseguiti in conformità all'articolo 59, paragrafo 5, lettere a) e b) del Regolamento (UE) n. 966/2012 ed all'articolo 125, paragrafo 4, lettera e), del Regolamento (UE) n. 1303/2013. La relazione dell OI contiene un riepilogo delle verifiche eseguite sulle spese in relazione al periodo contabile di riferimento e riporta dettagliatamente la metodologia adottata nella effettuazione dei controlli (rif Piano dei controlli approvato dall OI allegato 8), la descrizione della valutazione dei rischi, l indicazione dei parametri controllati per singola scheda, i risultati principali e la tipologia degli errori riscontrati con dettaglio del numero di operazioni controllate e delle decurtazioni eventualmente effettuate. Nella tabella sottostante si riporta uno schema delle attività poste in essere così come descritte nella Sintesi Annuale: 76