ISTITUTO SUPERIORE DI ONCOLOGIA REGOLAMENTO DI AMMINISTRAZIONE E CONTABILITA

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1 I. S. O. ISTITUTO SUPERIORE DI ONCOLOGIA REGOLAMENTO DI AMMINISTRAZIONE E CONTABILITA

2 Sezione I - Esercizio Finanziario e Bilancio di previsione Esercizio Finanziario Art. 1 L esercizio finanziario dell Istituto Superiore di Oncologia - I.S.O. ha la durata di un anno e coincide con l anno solare. La gestione finanziaria dell I.S.O. si svolge in base al bilancio annuale di previsione. Bilancio di previsione Art. 2 Il bilancio di previsione è formulato in termini finanziari di competenza. L unità elementare è rappresentata dal capitolo. Per ciascun capitolo di entrata e di spesa il bilancio indica, rispettivamente, l ammontare delle entrate che si prevede di accertare e delle spese che si prevede di impegnare nell esercizio a cui il bilancio si riferisce, nonché l ammontare delle l ammontare delle entrate che si prevede di incassare e delle spese che si prevede di pagare nello stesso esercizio, nonché l ammontare dei residui attivi e passivi presunti al termine dell esercizio precedente. Nel bilancio di previsione è iscritto come prima posta dell entrata e della spesa, rispettivamente, l avanzo o il disavanzo presunto al 31 dicembre dell esercizio precedente a quello cui il preventivo si riferisce. Tra le entrate da incassare è iscritto, inoltre, come prima posta del bilancio di cassa, l ammontare presunto del fondo di cassa all inizio dell esercizio di cui il bilancio si riferisce. Il bilancio di previsione contiene, altresì, il raffronto degli stanziamenti proposti con quelli aggiornati dell esercizio in corso, con l indicazione delle variazioni in aumento o in diminuzione. Il documento contiene, altresì, il raffronto dei dati con l esercizio precedente. Il bilancio di previsione è accompagnato dalla relazione del Direttore dell I.S.O. e dalla relazione del Collegio dei Revisori dei Conti. Entro 15 giorni dall approvazione da parte del Consiglio, il bilancio di previsione viene trasmesso ai Ministeri vigilanti. Integralità ed universalità del bilancio Art. 3 Tutte le entrate e tutte le spese devono essere iscritte in bilancio per il loro importo integrale, senza alcuna riduzione per effetto di correlative spese od entrate. E vietata ogni gestione al di fuori del bilancio.

3 Art. 4 Classificazione delle entrate e delle uscite Le entrate e le uscite di bilancio sono classificate nei seguenti titoli: - Titolo I : correnti - Titolo II: conto capitale - Titolo III: partite di giro Nell ambito di ciascun titolo le entrate e le uscite si ripartiscono in categorie, secondo la loro natura economica, ed in capitoli, secondo il rispettivo oggetto. I singoli capitoli possono essere ripartiti in articoli, in relazione alla particolare natura delle entrate e delle uscite. L oggetto dei capitoli e degli eventuali articoli in cui si ripartiscono, dovrà essere omogeneo e chiaramente definito. In via esemplificativa la struttura del bilancio è determinata come segue: ENTRATE AVANZO DI AMMINISTRAZIONE I - Entrate correnti I Rendite - interessi attivi II Finanziamenti e contributi - da Università - da MIUR - da altri III Altri proventi - per prestazioni di servizi - sopravvenienze attive II - Entrate in C/Capitale I Finanziamenti e contributi finalizzati - contributi finalizzati per attrezzature scientifiche e di ricerca III - Partite di giro I Ritenute a carico di terzi - ritenute IRPEF a carico dipendenti - ritenute INPS a carico dipendenti - ritenute IRPEF a carico collaboratori - ritenute INPS a carico collaboratori

4 TOTALE ENTRATE USCITE DISAVANZO DI AMMINISTRAZIONE I Spese correnti I - Spese per progetti di ricerca - materiale per ricerca - stipendi e assegni personale per ricerca - contributi previdenziali e assistenziali a carico dell Istituto per personale addetto ricerca - collaboratori autonomi per ricerca - contributi previdenziali e assistenziali collaboratori autonomi per ricerca - giro fondi ad Atenei per esecuzione progetti istituzionali II Spese per formazione e aggiornamento - materiale per formazione e aggiornamento - stipendi e assegni personale per formazione. e aggiornamento - contributi previdenziali e assist. a carico Istituto per formazione e aggiornamento del personale - collaboratori autonomi per formazione e aggiornamento - contributi previdenziali e assistenziali collaboratori autonomi per formazione e aggiornamento - spese per convegni e congressi - spese adeguamento hardware e software - altre spese per formazione e aggiornamento III Spese per il personale amministrativo - stipendi e assegni personale amministrativo - contributi previdenziali e assistenziali a carico Istituto per il personale amministrativo IV Spese di funzionamento - segreteria e amministrazione (incluse relative collaborazioni professionali) - servizi tesoreria e interessi passivi - assicurazioni - manutenzioni - organi istituzionali - trasferte - collaboratori autonomi - contrib. prev. e ass. lavoratori autonomi a carico Istituto - partecipazione ad altri enti - imposte e tasse - altre somme non attribuibili - sopravvenienze passive

5 II Spese in C/Capitale I Attrezzature per amministrazione - mobilio per amministrazione - attrezzature specifiche per amministrazione - materiale informatico per amministrazione II Attrezzature scientifiche e di ricerca - mobilio per ricerca - attrezzature specifiche per ricerca - materiale informatico per ricerca III Attrezzature per formazione e aggiornamento - mobilio per formazione e aggiornamento - attrezzature specifiche per formazione e aggiornamento - materiale informatico per formazione e aggiornamento III Partite di giro I Ritenute a carico di terzi - ritenute IRPEF a carico dipendenti - ritenute INPS a carico dipendenti - ritenute IRPEF a carico collaboratori - ritenute INPS a carico collaboratori TOTALE USCITE Art. 5 Fondo di riserva Nel bilancio di previsione è iscritto un fondo di riserva per le spese impreviste ed un fondo per le maggiori spese che potrebbero verificarsi durante l esercizio. L ammontare complessivo di tale fondo non potrà superare il due per cento del totale delle spese correnti previste. A carico di tale fondo non possono essere emessi mandati di pagamento. Variazioni e storni di bilancio Art. 6

6 Le variazioni di bilancio, comprese quelle per l utilizzo del fondo di riserva, sono deliberate dalla Giunta, approvate dal Consiglio e devono essere esaminate dal Collegio dei Revisori per il prescritto parere. Sono vietati gli storni nella gestione dei residui, nonché tra gestione dei residui e quella di competenza e viceversa. Sezione II - La gestione delle entrate. Accertamento delle entrate Art. 7 L entrata è accertata quando l I.S.O. appura la ragione del suo credito, il relativo ammontare, la persona debitrice e la iscrive tra le competenze dell esercizio. L accertamento delle entrate dà luogo ad annotazione nelle apposite scritture con imputazione ai rispettivi capitoli di bilancio. Le entrate accertate e non riscosse entro il termine dell esercizio costituiscono i residui attivi, i quali sono compresi fra le attività della situazione patrimoniale. Riscossione delle entrate Art. 8 Le entrate sono riscosse dall Istituto di credito che gestisce il servizio di Tesoreria mediante riversali di incasso. Le eventuali somme pervenute direttamente all I.S.O. sono annotate nel registro di cui al successivo art. 20 e versate all Istituto tesoriere entro il terzo giorno dal loro arrivo previa emissione di reversali d incasso. E vietato disporre pagamenti di spese con i fondi pervenuti direttamente all I.S.O.. Emissione delle reversali d incasso Art. 9 Le reversali d incasso, numerate progressivamente, devono essere vistate dal responsabile dell attività amministrativo-contabile, dell I.S.O. e firmate dal Direttore o da un suo delegato. Nelle reversali devono essere indicati l esercizio al quale si riferiscono, il capitolo ed eventualmente l articolo al quale è imputata l entrata, il nome del debitore, la causale della riscossione, l importo in cifre e in lettere della somma da riscuotere e la data dell emissione. Le reversali che si riferiscono ad entrate di competenza dell esercizio in corso, sono tenute distinte da quelle relative ai residui. Le reversali d incasso non riscosse entro il termine dell esercizio vengono restituite dal tesoriere all I.S.O. per l eventuale riscossione in conto residui.

7 Sezione III - La gestione delle spese Art. 10 Assunzione degli impegni di spesa Le spese sono deliberate dal Consiglio dell I.S.O. o dalla Giunta, se a ciò Delegata. Formano impegno sugli stanziamenti di competenza dell esercizio, le somme dovute dall I.S.O. a creditori determinati, in base alla legge, a contratto o ad altro titolo valido, nonché le somme destinate a specifiche finalità in base a obbligazioni giuridicamente perfezionate. Le deliberazioni con le quali il Consiglio delega al Direttore o al Vice-Direttore l assunzione degli impegni e all effettuazione delle spese relative a singoli capitoli di bilancio, devono indicare i limiti, i criteri e le modalità entro i quali la delega può essere esercitata. Gli impegni di spesa non possono, in nessun caso, superare i limiti consentiti dagli stanziamenti di bilancio e devono riferirsi all esercizio in corso, ad eccezione di quelli relativi a: 1. spese in conto capitale ripartite in più esercizi, per le quali l impegno può estendersi a più anni, anche se i pagamenti devono essere contenuti nei limiti dei fondi assegnati per ogni esercizio; 2. spese correnti per le quali sia indispensabile, allo scopo di assicurare la continuità del servizio, assumere impegni a carico dell esercizio successivo; 3. spese per affitti ed altre continuative e ricorrenti, per le quali l impegno può estendersi a più esercizi, quando ciò rientri nelle consuetudini o quando l I.S.O. ne riconosca la necessità o la convenienza. Chiuso con il 31 dicembre l esercizio finanziario, nessun impegno può essere assunto a carico del predetto esercizio. La differenza fra le somme stanziate e le somme impegnate costituisce economia di bilancio. Le spese impegnate e non pagate entro il termine dell esercizio, costituiscono residui passivi, i quali sono compresi fra le passività della situazione patrimoniale. Non è ammessa, in nessun caso, l iscrizione nel conto residui di somme non impegnate nella competenza. Registrazione degli impegni di spesa Art. 11 Tutti gli atti che comportino oneri a carico del bilancio devono essere annotati nelle apposite scritture, di cui al successivo art.36, previa verifica della regolarità della documentazione, dell esatta imputazione della spesa al capitolo pertinenza nonché dell esistenza dei fondi disponibili. Art. 12

8 Liquidazione della spesa La liquidazione della spesa, consistente nella determinazione dell esatto importo e del soggetto creditore, è effettuata dal responsabile dell attività amministrativo-contabile dell I.S.O., previo accertamento dell esistenza dell impegno, nonché della regolarità della fornitura di beni, opere, servizi e sulla base dei titoli e dei documenti giustificativi comprovanti il diritto dei creditori. Ordinazione di spesa Art. 13 Il pagamento delle spese, liquidate ai sensi del precedente art. 12, è ordinato mediante l emissione di mandati di pagamento, numerati progressivamente, tratti sull Istituto di credito incaricato del Servizio di Tesoreria. I mandati di pagamento devono contenere l Indicazione dell esercizio finanziario, il capitolo e l eventuale articolo ai quali è imputata la spesa, le eventuali variazioni di bilancio, l importo totale dei mandati emessi sul capitolo con l indicazione della residua disponibilità, l importo in cifre e in lettere della somma da pagare, la causale della spesa, il nome del creditore, le modalità di pagamento e la data di emissione. I mandati di pagamento sono firmati dal Direttore dell I.S.O. o da un suo delegato. I mandati di pagamento che si riferiscono alla competenza sono tenuti distinti da quelli relativi ai residui. I mandati di pagamento sono elaborati con sistema informatico che incida sul giornale di cassa anch esso elaborato con sistema informatico. Documentazione dei mandati di pagamento Art. 14 Ogni mandato di pagamento deve essere corredato,a seconda dei casi, da documenti comprovanti la regolare esecuzione dei lavori, forniture e servizi, dai buoni di carico nei registri di inventario o di magazzino, dalla copia degli atti d impegno, dalle note di liquidazione e da ogni altro documento che giustifichi la spesa. La documentazione della spesa è allegata al mandato successivamente alla sua estinzione ed è conservata agli atti per non meno di cinque anni. Art.15 Modalità particolari di estinzione dei mandati di pagamento

9 L I.S.O. può disporre, su richiesta scritta del creditore e con espressa annotazione sui titoli, che i mandati di pagamento siano estinti mediante- accreditamento in c/c postale a favore del creditore, nonché. vaglia postale con spese a carico del richiedente in tal caso deve essere allegata al titolo la ricevuta di versamento rilasciata dall Ufficio Postale. Può disporsi altresì la commutazione in assegno circolare, non trasferibile, all ordine del creditore o anche l accreditamento in c/c bancario. Le dichiarazioni di accreditamento o di commutazione, che sostituiscono la quietanza del creditore, devono risultare sul mandato di pagamento da annotazione recante gli estremi relativi alle operazioni ed il timbro del tesoriere. Art. 16 Mandati di pagamento non pagati alla fine dell esercizio finanziario I mandati di pagamento non pagati entro il termine dell esercizio finanziario sono restituiti all I.S.O., dall Istituto incaricato del Servizio di Tesoreria, per il trasferimento dal conto della competenza a quello dei residui. Sezione IV - Servizio di Tesoreria o di Cassa Affidamento del servizio Art. 17 Il Servizio di Tesoreria o di Cassa è affidato ad un Istituto di Credito di cui all art. 5 del regio decreto 12 marzo 1936, n. 375 e successive modificazioni, in base ad apposita convenzione deliberata dal Consiglio. Il servizio di Tesoreria comprende la riscossione di tutte le entrate ed il pagamento di tutte le spese. Servizio di cassa interno Art. 18 L istituzione del servizio di cassa interno è deliberato dal Consiglio, il quale, nell ambito della stessa delibera, conferisce l incarico di cassiere, su proposta del Direttore. Tale delibera stabilisce anche i limiti e i contenuti dell incarico, la durata non può essere superiore a tre anni ed è rinnovabile. Sezione V - Conto consuntivo

10 Art. 19 Approvazione del conto consuntivo Il conto consuntivo si compone del rendiconto finanziario, della situazione patrimoniale, dal conto economico. Al conto consuntivo è annessa la situazione amministrativa. Lo schema del conto consuntivo è predisposto dalla Giunta ed approvato dal Consiglio entro il mese di aprile successivo alla chiusura dell esercizio finanziario cui si riferisce. E accompagnato dalla relazione del Direttore dell I.S.O. e dalla relazione del Collegio dei Revisori, a cui detto schema deve essere trasmesso almeno 15 giorni prima della riunione del Consiglio. Entro 15 giorni dalla data di approvazione è trasmesso ai Ministeri vigilanti. Rendiconto finanziario Art. 20 Il rendiconto finanziario comprende i risultati della gestione del bilancio per le entrate e spese, distintamente per titoli, per categorie e per capitoli, ripartitamente per competenza e per residui. Esso deve contenere: 1. le previsioni definitive; 2. le somme accertate ed impegnate; 3. le somme rimaste da riscuotere e da pagare; 4. le differenze in più od in meno tra le previsioni di entrata e le somme accertate, tra le previsioni di spesa e gli impegni assunti. Sono altresì evidenziati i risultati della gestione dei residui, precisamente: 1. i residui attivi e passivi all inizio dell esercizio; 2. le somme riscosse e pagate in conto di detti residui; 3. le variazioni in più od in meno per riaccertamenti; 4. le somme rimaste da riscuotere e da pagare. Situazione patrimoniale Art. 21 La situazione patrimoniale indica la consistenza degli elementi patrimoniali attivi e passivi all inizio ed al termine dell esercizio. Evidenzia, inoltre, le variazioni intervenute nelle singole poste attive e passive, nonché l incremento o la diminuzione del patrimonio netto iniziale per effetto del bilancio o per altre cause.

11 Art. 22 Conto economico Il conto economico deve dare la dimostrazione dei risultati economici conseguiti durante l esercizio e comprende: 1. le entrate e le spese correnti della gestione di competenza; 2. le componenti che non danno luogo a movimenti finanziari con particolare riferimento alle variazioni intervenute nell ammontare dei residui attivi e passivi, le modificazioni sulla consistenza degli altri elementi patrimoniali, le quote di ammortamento nonché le eventuali rettifiche ai costi e ai ricavi d esercizio. Situazione amministrativa Art.23 La situazione amministrativa evidenzia: 1. La consistenza della cassa all inizio dell esercizio, gli incassi ed i pagamenti fatti nell anno distintamente fra competenza e residui, nonché il saldo alla chiusura dell esercizio; 2. Il totale complessivo delle somme rimaste da riscuotere (residui attivi) e da pagare (residui passivi) alla fine dell esercizio; 3. L avanzo o il disavanzo di amministrazione. Trasferimento dei residui Art. 24 I residui attivi e passivi di ciascun esercizio sono trasferite ai corrispondenti capitoli dell esercizio successivo, separatamente dalla competenza del medesimo. Qualora il capitolo che ha dato origine al residuo sia stato eliminato nel nuovo bilancio, per la gestione delle somme residue è istituito, con delibera del Consiglio, da assoggettare alle stesse procedure per la formazione e per le variazioni di bilancio, un capitolo aggiunto. Riaccertamento dei residui Art. 25 Annualmente l I.S.O. è tenuto a compilare la situazione dei residui attivi e passivi provenienti dagli esercizi precedenti a quello di competenza, distintamente per esercizio di provenienza per capitolo. Detta situazione dovrà indicare la consistenza al primo di gennaio, le somme riscosse o pagate nel corso dell anno di gestione, quelle eliminate perché non più realizzabili o dovute, nonché quelle rimaste da riscuotere o da pagare. I residui attivi possono essere ridotti o eliminati soltanto dopo che siano stati compiuti tutti gli atti per ottenere la riscossione.

12 Le variazioni dei residui attivi e passivi devono formare oggetto di apposite deliberazioni del Consiglio. La situazione di cui al primo comma e la deliberazione di cui al quarto comma del presente articolo sono allegate al conto consuntivo. Sezione VI - Gestione patrimoniale Classificazioni dei beni Art. 26 I beni dell I.S.O. si distinguono in beni inventariabili e materiali di consumo. I beni inventariabili dell I.S.O. si distinguono in immobili e mobili secondale norme del Codice Civile. Essi sono descritti in separati inventari in conformità delle norme contenute nei successivi articoli. Inventario dei beni mobili Art. 27 L inventario dei beni mobili deve contenere le seguenti indicazioni: a) La denominazione e la descrizione secondo la natura e la specie; b) Il luogo in cui si trovano; c) La quantità o il numero; d) Il numero di inventario assegnato a ciascuna unità; e) La classificazione nuovo, usato, fuori uso ; f) Il valore. I mobili e le macchine sono iscritti al presso di acquisto ovvero di stima o di mercato, se trattasi di oggetti pervenuti per altra causa. Le aliquote di deperimento stabilite dal Consiglio di Amministrazione, trovano annualmente evidenziazione nell apposito fondo del passivo della situazione patrimoniale. Consegnatario dei beni mobili Art. 28 I beni mobili sono affidati in consegna ai consegnatari, con debito e custodia, con apposito verbale.

13 Art. 29 Carico e scarico dei beni mobili I beni mobili sono inventariati sulla base di buoni carico firmati dal Direttore e dal consegnatario. La cancellazione degli inventari dei beni mobili per fuori uso, perdita, cessione od altri motivi è disposta con provvedimento del Consiglio sulla base di motivata proposta del Direttore dell I.S.O.. Il Provvedimento di cui al precedente comma, indica l eventuale obbligo di reintegro o di risarcimento danni a carico dei responsabili ed è, pertanto, a conoscenza del consegnatario al fine della redazione del verbale di scarico. Chiusura annuale degli inventari Art. 30 Gli inventari sono chiusi al termine di ogni anno finanziario. Sezione VII - Contratti Norme generali Art. 31 Ai lavori, alle forniture, agli acquisti, alle vendite, alle permute, alle locazioni ed ai servizi in genere si provvede con contratti secondo le procedure previste del presente regolamento aventi di regola la forma della trattativa privata, nel rispetto delle norme vigenti. Deliberazione contrattare Art. 32 La deliberazione di addivenire alla stipulazione del contratto, la determinazione delle modalità essenziali e l approvazione del progetto del contratto stesso sono di competenza del Consiglio. Entro determinati limiti di valore o per determinate materie, la deliberazione di addivenire alla stipulazione del contratto può essere delegata dal Consiglio ad altro organo dell I.S.O.. Spese in economia Art. 33

14 Possono essere effettuate in economia, nei limiti degli stanziamenti di bilancio, le seguenti spese: a) provviste di generi di cancelleria, stampati, registri, materiale per disegno e per fotografie, nonché stampa di tabulati circolari e simili; b) spese postali, telegrafiche e telefoniche; c) abbonamenti a riviste, periodici e simili, acquisti di libri e pubblicazioni periodiche, nonché relative spese di ordinaria rilegatura; d) organizzazione di conferenze, convegni, seminari, mostre ed altre manifestazioni culturali e scientifiche, nazionali ed internazionali, affitto locali occorrenti, stampa di inviti e degli atti ed altre spese connesse alle suddette manifestazioni; e) lavori di stampa, tipografia, litografia; f) lavori di traduzione, da affidare ad imprese commerciali o privati; g) divulgazione di bandi di concorso a mezzo stampa o di altre fonti di informazione ove ritenuto necessario; h) acquisto, manutenzione e riparazione di strumenti scientifici, didattici e di sperimentazione, mobili, arredi, attrezzature e macchine d ufficio; i) trasporti, spedizione e facchinaggi; j) operazioni di sdoganamento di materiali importati e relative assicurazioni; k) manutenzioni e riparazioni di locali e dei relativi impianti; l) urgenti opere di pulizia, disinfestazione e derattizzazione di locali; m) piccoli impianti e spese di illuminazione, riscaldamento, forza motrice, acqua e telefono; n) acquisto, manutenzione, riparazione, assicurazione e noleggio degli autoveicoli ed altri mezzi di trasporto, nonché acquisto di carburante, lubrificante, di pezzi di ricambio ed accessori; o) spese di rappresentanza in conformità ad apposito Regolamento deliberato dal Consiglio; p) altri lavori, servizi e provviste occorrenti ai bisogni periodici e giornalieri, non preveduti nei precedenti punti e che per loro natura non possono essere eseguiti o utilmente e convenientemente realizzati con le procedure contrattuali previste dai precedenti articoli, previa autorizzazione del Consiglio. Le spese di cui al presente articolo sono disposte dal Direttore o da suo delegato nel limite di somma previsto per ciascuna spesa, che non potrà eccedere ,00. Sezione VIII - Disposizioni generali Scritture finanziarie e patrimoniali Art. 34 Le scritture finanziarie relative alla gestione del bilancio devono consentire di rilevare per ciascun capitolo, sia per la competenza, sia per i residui, separatamente, la situazione degli accertamenti di entrata e degli impegni di spesa a fronte dei relativi stanziamenti, nonché la situazione delle somme riscosse e pagate e di quelle rimaste da riscuotere o da pagare. Le scritture patrimoniali, devono consentire la dimostrazione a valore del patrimonio all inizio dell esercizio finanziario. Le variazioni intervenute nel corso dell anno per effetto della

15 gestione del bilancio e per altre cause, nonché la consistenza del patrimonio alla chiusura dell esercizio. Sistema di scritture L I.S.O. dovrà tenere le seguenti scritture: Art. 35 a) Il giornale cronologico delle riversali e dei mandati emessi; b) Il mastro cronologico delle riversali e dei mandati estinti; c) Il registro degli inventari, contenente la descrizione, la valutazione dei beni dell I.S.O. all inizio dell esercizio, le variazioni intervenute nelle singole voci di bilancio o per altre cause (ammortamenti, deperimenti, sopravvenienze, insussistenza, ecc.), nonché la consistenza alla chiusura dell esercizio. Esercizio di firma Art. 36 La firma sugli atti previsti dal presente Regolamento viene esercitata, in caso di assenza o impedimento dei titolari, da persona a ciò delegata dal Consiglio. Art. 37 Rinvio alle norme di contabilità generale dello Stato Per quanto no previsto dalle disposizioni del presente Regolamento sono applicabili le norme della C.G.S. relative al Regolamento Contabilità Generale dello Stato concernente l amministrazione e la contabilità degli EE.PP. di cui alla L. 20/3/75 n. 70 modificata con D.P.R. 27/ 2/ 2003, n. 97, e quelle contenute nel Codice Civile in quanto applicabili.