F.A.Q. E CHIARIMENTI COMUNE DI BUCCINASCO SETTORE AFFARI GENERALI

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1 Appalto per l'affidamento del serv1z10 di archiviazione, custodia e gestione informatizzata dell'archivio documentale del Comune di Buccinasco - Periodo 1/11/ /10/2021 F.A.Q. E CHIARIMENTI 1) Domanda: In riferimento al Capitolato Speciale d'appalto, Ait. 5 - Modalità di svolgimento del servizio in appalto, punto 5.1, primo capoverso, si chiede di conoscere l'esatta ubicazione dei locali dell'appaltatore uscente. Risposta: L'archivio documentale del Comune di Buccinasco è attualmente conservato presso il Centro Logistico di Villamaggiore a Lacchiarella (MI). 2) Domanda: In riferimento al Capitolato Speciale d'appalto, Alt. 6 - Caratteristiche dei locali, si chiede conferma che potranno essere offe1ti locali dotati di Certificato di Prevenzione Incendi rilasciato dal competente Comando Provinciale dei Vigili del Fuoco in data anteriore alla data di partecipazione alla procedura in oggetto. Risposta: Si conferma quanto ripo1tato in Capitolato Speciale d'appalto. Si precisa che il Ce1tificato di Prevenzione Incendi deve essere in corso di validità. 3) Domanda: Relativamente agli archivi esistenti depositati presso i fornitori attuali, si chiede di conoscere le modalità con cui verrà messa a disposizione la documentazione: A) si chiede conferma che le scatole saranno singolarmente identificate da codice univoco barcode; si richiede specifica del barcode (tipologia) e se l'etichetta riporti eventualmente altri dati in chiaro; B) se le scatole sono numerate e/o identificate in modalità sequenziale; C) formato delle liste di consistenza riportanti tutti gli indici ad oggi utilizzati. Si chiede inoltre conferma delle modalità di consegna delle suindicate liste di consistenza, se in formato elettronico e/o cmtaceo. Risposta: A) I contenitori sono identificati singolarmente da codice a bmte univoco - il barcode è formato dai primi 3 caratteri alfabetici, seguiti da 9 caratteri numerici; B) Le scatole non sono numerate, ma identificate da codici a bane non sempre sequenziali; C) Le liste di consistenza vengono rilasciate in formato access/excel; ogni viaggio sarà accompagnato da una lista consegna (elenco codici) resa in formato elettronico via mail. 4) Domanda: In riferimento al servizio già appaltato, si chiede di conoscere tutte le infonnazioni che devono figurare negli avvisi relativi agli appalti aggiudicati e in particolare: A) tipo di procedura di aggiudicazione prescelta; B) descrizione del servizio; C) data di aggiudicazione; D) criteri di aggiudicazione dell'appalto; E) numero delle offerte ricevute; F) nome ed indirizzo

2 @ dell' aggiudicatario o degli aggiudicatari; G) valore iniziale della gara; H) valore dell'offerta (cd. finale) con cui è stato aggiudicato l' appalto. Risposta: A) Procedura negoziata preceduta da gara f01male; B) Servizio di archiviazione, conservazione, scarto e gestione informatizzata dell'archivio documentale; C) Aggiudicazione definitiva in data 5/10/2011; D) Offe1ia economicamente più vantaggiosa ai sensi dell'art. 83 del D.Lgs.163/2006; E) Quattro le offe1ie pervenute su cinque imprese invitate alla procedura; F) Aggiudicatario: Italarchivi srl, con sede in Località Fontevivo (PR) Interp01io di Parma, via Atene n. 1; G) base d'asta: euro ,00 al netto d'iva; H) prezzo di aggiudicazione: euro ,00 al netto d'iva (ribasso 38%). 5) Domanda: Alla luce di quanto indicato nell'aii. 3 del Disciplinare di gara e all'aii Busta B - OFFERTA ECONOMICA - chiediamo di sapere quale sia il valore del costo degli oneri di sicurezza non soggetti a ribasso (euro o euro 200,00) ed app01iare se necessario le opp01iune rettifiche alla documentazione di gara, inclusa un' eventuale verifica del valore della cauzione provvisoria di cui all'art. 11 d). Risposta: il valore degli oneri per la sicurezza, non soggetti a ribasso, è, come indicato nel disciplinare di gara, pari ad 200,00 (euro duecento/00) annui, oltre IVA (e pe1ianto 1.000,00 - euro mille - oltre IVA, per l'intera durata dell'appalto). 6) Domanda: si chiede se le quantità aggiuntive dovute alla produzione cottente saranno presuntivamente 150 metri lineari all'anno come riportato all' Art.2 del Capitolato Speciale d'appalto oppure se gli incrementi da considerare sono stabiliti forfetariamente nella misura del 15% dell'attuale documentazione (ossia 330 metri lineari in 5 anni cottispondenti a 66 metri lineari all?anno) come riportato all' Ali. 5.2 del Capitolato. Risposta: Si precisa che il dato esatto è di 150 metri lineari all'anno. 7) Domanda: è necessaria la certificazione ISO 9001 :2008? Risposta: come indicato al punto 9) del disciplinare di gara, tra i requisiti minimi necessari per la partecipazione alla gara si conferma che è previsto anche il possesso della ce1iificazione di sistema di Qualità aziendale conforme alle norme europee della Serie UNI EN ISO 9001:2015 o UNI EN ISO 9001 :2008 rilasciata da un ente di certificazione accreditato da ACCREDIA o da altro ente di accreditamento firmatario di accordi di mutuo riconoscimento. 8) Domanda: nel Capitolato indicate metri lineari giacenti e 150 metri lineari di produzione. V OITei capire la profondità e l'altezza di questi metri lineari: intendete faldoni o scatole o bancali? Risposta: si intendono scatole.

3 @ 9) Domanda: indicate Mod.l-Mod.2-Mod.3 ma non ho trovato alcun Mod negli allegati. Risposta: i Modelli nn. 1, 2 e 3 sono in coda al disciplinare di gara. 10) Domanda: nel Capitolato fate riferimento al trasporto dai locali dell'appaltatore uscente. E' possibile sapere il nominativo o quanto meno la località in cui sono attualmente archiviati i documenti? Risposta: si vedano le risposte alle faq n. 1 e n ) Domanda: come verranno rilasciati/consegnati i documenti dall'appaltatore uscente? Risposta: l' appaltatore uscente, per il ritiro della documentazione presso i propri locali, metterà il materiale archivistico a bocca di carico, conservato in idonei contenitori. 12) Domanda: il canone annuale comprende 80 accessi presunti annui nelle modalità indicate, 5 gg di rientro, 72h o 24h di ricerca per urgenze etc. Eventuali ulteriori richieste come verranno riconosciute al fornitore? Risposta: si precisa che il canone annuale riconosciuto all'appaltatore è quello indicato all'ai1. 4 del Capitolato speciale d'appalto ed è comprensivo di tutti i servizi di cui all'art. 5 del predetto Capitolato. Il numero degli accessi indicato all'art. 5.3 è solo presuntivo e non costituisce un limite massimo degli accessi che potranno essere effettuati. Pe11anto, qualora nel corso dell'anno il numero degli accessi dovesse essere inferiore o superiore a 80, il canone annuo riconosciuto all'appaltatore rimaità comunque invariato. 13) Domanda: In riferimento al trasferimento e presa in carico iniziale del materiale documentale, si chiede: - l'ubicazione esatta dei locali di deposito dell'attuale ditta depositaria; - conferma che il materiale da trasferire sarà predisposto a bocca d'archivio a cura della ditta appaltatrice uscente, e che alla nuova ditta aggiudicataria non siano richieste ulteriori operazioni (es. descaffalazione, preparazione pallet, ecc) oltre all'attività di carico sul mezzo ed il trasporto; - se il materiale documentale da ritirare è attualmente contenuto all'interno di contenitori, descrivendone la tipologia (faldoni, scatole, ecc), indicando altresì le dimensioni delle unità di archiviazione (dimensioni scatole e faldoni) e la presenza di barcode identificativo su ciascuna uda; - di indicare le modalità di catalogazione del materiale pregresso (indici di ricerca utilizzati, classi documentali) e le modalità di catalogazione previste per il materiale di nuova produzione; - se alla nuova ditta aggiudicataria sarà fornito il db informatico della catalogazione pregressa. Risposta: - con riferimento all'attuale ubicazione dei locali di deposito si veda la risposta alla faq n. 1; - con riferimento alle modalità di ritiro del materiale archivistico si veda la risposta alla faq n. 11 ; si conferma che il materiale è attualmente conservato in scatole delle seguenti dimensioni: 38 cm di larghezza; 32 cm di altezza e 58 cm di profondità. Le scatole sono dotate di barcode identificativo

4 '\/! - (si veda la risposta alla faq n. 3); il sistema di catalogazione utilizzato è a discrezione dell' appaltatore e deve essere conforme a quanto previsto in Capitolato; per quanto riguarda il db informatico si veda la risposta alla faq n ) Domanda: In riferimento all'articolo 5.1 del Capitolato Speciale di Gara si chiede conferma che l'attività di riordino, codifica e catalogazione dei documenti sarà effettuata anche agli attuali fornitori del servizio, che dovranno necessariamente quindi prevedere il descaffalaggio, il reinscatolamento, (e successivo riordino e catalogazione) di tutto il materiale documentale anche in ipotesi in cui risultassero nuovamente aggiudicatari. Risposta: si conferma che l' impresa che risulterà aggiudicataria della gara sarà tenuta ad eseguire tutte le attività previste dal Capitolato Speciale d' Appalto. 15) Domanda: Sempre in riferimento al trasferimento e presa in carico iniziale all'aii. 5.1 (pag. 3) del CSA è indicato che "All'atto del ritiro l'aggiudicatario dovrà rilasciare al Comune apposita dichiarazione... contenente l'elenco di tutti i documenti ritirati": si chiede conferma che il materiale da ritirare sarà predisposto per il trasferimento dalla ditta uscente, accompagnato dalle relative liste di consistenza, si chiede in ogni caso, di indicare le modalità con cui dovrà essere prodotto tale elenco al momento del ritiro presso dall'attuale deposito. Risposta: si veda la risposta alla faq n ) Domanda: All'ai pag. 4 (quai1o punto) è indicato che la movimentazione (ricerca e consegna) del documento richiesto dovrà essere effettuata entro 72 h dalla richiesta ed entro 24 h per le richieste urgenti. Si chiede conferma che le tempistiche indicate si riferiscano ad ore lavorative. Risposta: si precisa che le ore indicate in Capitolato non sono da intendersi "ore lavorative". Si evidenzia che dal conteggio sono da escludersi le giornate di sabato ed i festivi. 17) Domanda: In riferimento al materiale documentale di nuova produzione si chiede: - se il nuovo materiale dovrà essere ritirato a cura della ditta aggiudicataria, specificando frequenze di ritiro, stime dei quantitativi per ciascun ritiro e tipologia di materiale (es. faldoni, fascicoli, scatole ecc); - di specificare le operazioni che dovranno essere curate dal personale dell'aggiudicatario al momento del ritiro. Risposta: si conferma che il ritiro del nuovo materiale dovrà avvenire a cura dell'aggiudicatario. Per quanto concerne le frequenze del ritiro ed i quantitativi, non è possibile fornire dati ce11i in quanto dipendono dalle richieste dei singoli Settori dell' Ente, sulla base delle contingenti necessità. Con riferimento, invece, alla tipologia del materiale conferito si evidenzia che si tratta prevalentemente di faldoni e fascicoli. Il personale dell'aggiudicatario dovrà provvedere al ritiro

5 @ della documentazione sottoscrivendone la presa in consegna. Le necessarie successive operazioni di archiviazione saranno effettuate dall'aggiudicatario presso i propri locali. 18) Domanda: Relativamente alle richieste di consultazione, si chiede di indicare una stima in% tra richieste da recapitare in originale e in copia (scansione e ). Risposta: Si stima un 70% di richieste di documenti da recapitarsi in originale e un 30% da recapitarsi in copia. 19) Domanda: Relativamente alle richieste di consultazione, si chiede di indicare una stima in % tra richieste ordinarie e richieste in urgenza. Risposta: Si stima un 85% di richieste ordinarie e un 15% di richieste urgenti. Buccinasco, 24/8/2016

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