QUESITI: DIGITALIZZAZIONE DELLE CARTELLE CLINICHE DELL AZIENDA OSPEDALIERA REGIONALE SAN CARLO DI POTENZA E DELL AZIENDA SANITARIA DI POTENZA

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1 QUESITI: PROCEDURA APERTA PER L AFFIDAMENTO, DEL SERVIZIO DI CUSTODIA E DIGITALIZZAZIONE DELLE CARTELLE CLINICHE DELL AZIENDA OSPEDALIERA REGIONALE SAN CARLO DI POTENZA E DELL AZIENDA SANITARIA DI POTENZA QUESITO 31 In riferimento al par. D3 dell Allegato 1 al Disciplinare di gara, si chiede di specificare il nominativo e la sede della società che attualmente manutiene i sistemi in uso presso le Aziende della SA. Questa informazione risulta necessaria ed imprescindibile al fine di poter valutare correttamente l offerta di gara. Le procedure trasversali attualmente in uso nelle aziende sono di proprietà della Regione Basilicata che con determina del Dirigente Generale del Dipartimento Salute, Sicurezza e Solidarietà Sociale n /D ha affidato i servizi di MAC e MEV su tali procedure alla Società GSI Srl di Potenza. QUESITO 32 L art. 4 del Disciplinare di gara stabilisce in ,00 l importo a base d asta comprensivo di tutti gli oneri. I documenti DUVRI individuano gli oneri derivanti da rischi interferenza rispettivamente in 2.000,00 per il San Carlo ed 3.600,00 per l ASP. In ragione di quanto sopra si chiede di confermare che l importo a base d asta soggetto a ribasso è pari ad ,00. Si conferma che l importo a base d asta non soggetto a ribasso è pari ad ,00. QUESITO 33 In riferimento all art. 13 si chiede confermare che il limite delle 100 cartelle sia riferito al solo documento denominato Piano di Progetto (così come individuato anche al punto a.5 dell art. 19 del Disciplinare di gara) e non includa gli altri documenti previsti nel Contenuto della busta B relativa all Offerta Tecnica ed i curricula del personale impiegato. Il limite delle 100 cartelle si riferisce al solo Piano di progetto in cui viene descritta la proposta tecnica rispondente ai requisiti esplicitati in Allegato 1 Caratteristiche tecniche del servizio.

2 QUESITO 34 In riferimento al par. C3 dell Allegato 1 al Disciplinare di gara si chiede di confermare che le attività di reperimento e scansione del materiale dell archivio corrente saranno effettuate dal personale della SA. Si chiede quindi di indicare la localizzazione delle sedi dove tale attività sarà svolta ed il fabbisogno di postazioni informatiche adibite allo scopo con la specifica del numero e della tipologia degli accessori da fornire (stampanti, scanner, masterizzatori). Si conferma che le attività di acquisizione della documentazione sanitaria afferente agli archivi correnti verranno effettuate da personale delle aziende con l utilizzo delle infrastrutture tecnico-logistiche messe a disposizione dalla D.A. nell ambito del presente appalto. Le sedi di acquisizione degli archivi correnti sono tutte quelle indicate quali depositarie degli attuali archivi. L appalto di che trattasi prevede la progettazione e realizzazione degli interventi finalizzati alla gestione dell archivio cartelle cliniche nel rispetto degli obiettivi e dei requisiti minimali indicati nella documentazione di gara. Tanto premesso è un preciso onere degli offerenti individuare e proporre quanto necessario per un ottimale realizzazione dell oggetto dell appalto. QUESITO 35 Si richiede di confermare che le operazioni descritte e richieste nel par. C3 dell Allegato 1 al Disciplinare di gara Movimentazione della documentazione siano relative al solo archivio storico conservato presso i locali della ditta appaltatrice. No, le operazioni descritte si riferiscono sia agli archivi correnti che a quelli storici, in particolare, per le operazioni di reperimento e scansione della documentazione presente negli archivi correnti si precisa che le stesse saranno effettuate dal personale delle Aziende con l utilizzo del medesimo sistema proposto dalla Ditta. QUESITO 36 Si richiede di specificare la composizione media delle cartelle cliniche (quanti fogli in cartella). La diversificazione e l elevato numero dei reparti afferenti le aziende non consente di determinare una media attendibile. Un numero ricorrente, ad esclusione degli accessi di Pronto Soccorso, si attesta su 60/70 fogli. QUESITO 37 Si chiede di specificare se le cartelle cliniche che verranno consegnate riportino sul frontespizio il codice SDO ed un codice a barre. Si chiede inoltre conferma che tutti i dati previsti al punto C.2.2 dell Allegato 1 al

3 Disciplinare di gara vengano forniti tramite flusso SDO. Inoltre, in caso negativo, si chiede di specificare quali dati debbano essere desunti direttamente dalla singola cartella clinica e se gli stessi siano riportati sul frontespizio della stessa. Solo le cartelle cliniche degli ultimi 10 anni riportano sul frontespizio il barcode del nosologico del ricovero. Non è possibile confermare per tutte le cartelle cliniche componenti l archivio storico il riferimento alla SDO informatizzata. La specificazione sulla desumibilità dei dati è strettamente legata al modello di cartella clinica che è variabile per reparto ed ha subito variazioni nel corso degli anni. Il frontespizio delle cartelle cliniche nella generalità dei casi non riporta alcun dato. QUESITO 38 In riferimento allo schema di offerta economica le colonne relative all indicazione dei prezzi dei servizi di scansione e di riconsegna indicano il numero delle scansioni e delle riconsegne da effettuare, mentre la colonna del prezzo indica la richiesta del prezzo annuo riferita al metro lineare. Si chiede di confermare che il prezzo sia da indicare per singolo documento. Si conferma che il prezzo da indicare è per singolo documento; si veda in proposito la nuova versione dell Allegato 3 pubblicata sul sito aziendale. QUESITO 39 Il par. C.3 dell Allegato 1 al Disciplinare di gara riporta la distinzione in funzione dell urgenza delle modalità per la messa a disposizione dei documenti. Tale distinzione non è riportata nello schema di offerta economica. Si chiede di confermare che il prezzo dell attività sia da indicare indipendentemente dall indicazione dell urgenza. In caso affermativo si chiede di stimare il numero annuo delle richieste in funzione delle caratteristiche d urgenza. Si conferma che il prezzo da indicare è indipendente dalla indicazione d urgenza; non possedendo dati storici l Azienda non è in grado di stimare le richieste differenziate in funzione delle caratteristiche d urgenza. QUESITO 40 In riferimento al par. C.6.1 dell Allegato 1 al Disciplinare di gara si chiede conferma che il servizio di sanificazione rientri tra i servizi integrativi e quindi soggetti ad una quotazione separata.

4 Il servizio di sanificazione rientra tra i servizi integrativi INCLUSI per i quali, quindi, non bisogna effettuare una quotazione separata. QUESITO 41 In riferimento al par. C.2.1 dell Allegato 1 al Disciplinare di gara si chiede conferma che il sito di prelievo del materiale documentale la cui presa in carico è prevista per il 2017 sia soltanto quello indicato nel documento. Si conferma che il sito di prelievo della documentazione archiviata presso altre ditte è soltanto quello indicata nella documentazione di gara e che, in particolare, l attività di presa in carico di 110 ml è prevista per il 2017, mentre quella relativa ad ulteriori 350 ml è prevista per il 24/12/2014. QUESITO 42 In riferimento al par. C.2.1 dell Allegato 1 al Disciplinare di gara, relativamente al materiale documentale la cui presa in carico è prevista per il 2017, si chiede confermare che la documentazione verrà consegnata condizionata in box, posizionati su pallet e correttamente cellophanati con le singole unità di archiviazione identificate da barcode o codice alfanumerico, posizionati tutti a vista. Il materiale archiviato presso terzi sarà sistemato a bocca di magazzino per la riconsegna, dove la nuova D.A. effettuerà l'attività di presa in carico. QUESITO 43 Si chiede di indicare l eventuale presenza all esterno delle unità di archiviazione, in aggiunta a barcode o codice alfanumerici, dei dati identificativi del contenuto. In caso affermativo si chiede di esplicitare quali dati siano presenti all esterno dell unità di condizionamento. Le unità di archiviazione riportano all esterno il nosologico più basso e più alto ivi contenuto. QUESITO 44 Si chiede di indicare se il materiale documentale attualmente gestito dai fornitori esterni sia catalogato e con quali criteri; si chiede di esplicitare tutti i campi attualmente utilizzati per la catalogazione delle diverse tipologie di materiale.

5 Il materiale documentale attualmente gestito dai fornitori esterni è contenuto in scatole di tipo archivistico e scatole e singoli faldoni in esse contenuti sono etichettati. L attività svolta dall attuale ditta è di mera custodia del materiale documentale affidato. QUESITO 45 Si chiede conferma che la documentazione cartacea fornita dai precedenti fornitori verrà accompagnata dalle relative liste di consistenza. Si chiede inoltre di specificarne modalità di consegna, formato e parametri (campi di dettaglio) archivistici utilizzati. Il materiale archiviato presso terzi sarà sistemato a bocca di magazzino per la riconsegna, dove la nuova D.A. effettuerà l'attività di presa in carico. Si rinvia alla risposta al quesito n. 14. QUESITO 46 In riferimento al paragrafo H (Cessazione del Servizio) dell Allegato 1 al Disciplinare di gara, si chiede quali siano le modalità per la riconsegna finale e in particolare la distanza massima del sito di consegna dalla sede della stazione appaltante. Le modalità per la riconsegna finale sono indicate al paragrafo H dell Allegato 1 al Disciplinare di gara. Non è possibile indicare la distanza del sito di consegna dalla sede della S.A., atteso che non è noto il soggetto terzo subentrante nella gestione del servizio. QUESITO 47 In riferimento al paragrafo C.2.2 dell Allegato 1 al Disciplinare di gara, si chiede di specificare, per tutti i sistemi informativi aziendali già operativi presso la S.A. (SIO, ADT, RIS-PACS, LIS, altro): fornitore, nome e versione del prodotto, presenza di eventuali personalizzazioni e titolare del relativo codice sorgente. Si chiede inoltre di specificare il formato dei file guida che ad oggi possono essere prodotti dai sistemi digitalizzati già operativi. Si chiede inoltre conferma che eventuali modifiche necessarie al fine di adeguare i sistemi in uso saranno a carico della S.A.. Il Capitolato Tecnico fornisce ogni utile indicazione circa le modalità tecniche di interfacciamento del proponendo sistema informatico con i sistemi informatici delle Aziende. I sistemi software di gestione dell ADT e del CUP sono di proprietà della Regione Basilicata. Il sistema RIS-PACS è della Società Esaote

6 ed il LIS della Engineering Spa. Tutte le eventuali modifiche ai sistemi in uso non sono a carico della S.A. ma, integralmente, a carico della ditta appaltatrice. QUESITO 48 In riferimento al paragrafo C.3 dell Allegato 1 al Disciplinare di gara, si chiede conferma che le copie digitali (CD) delle cartelle richieste in copia dovranno essere prodotte in copia conforme digitali come previsto dall art. 71 del CAD. Per copia digitale si intende la rappresentazione digitale, firmata digitalmente, del documento cartaceo sul sistema informatico proposto da ogni ditta nell ambito dell appalto. Tali copie digitali devono rispondere a tutti i requisiti di legge (nessuno escluso) per tempo vigenti. QUESITO 49 In riferimento al paragrafo C.4 dell Allegato 1 al Disciplinare di gara, si chiede conferma che tutti i file digitali che verranno prodotti partendo da documentazione sanitaria analogica dovranno essere firmati digitalmente e temporaneamente contrassegnati secondo la normativa in vigore. Si conferma che la documentazione digitale dovrà sempre rispondere alla normativa per tempo vigente. QUESITO 50 In riferimento al paragrafo C.5 dell Allegato 1 al Disciplinare di gara, si chiede di specificare l attuale sistema di riconoscimento dell operatore utilizzato per l accesso all ADT. Si chiede inoltre di specificare il numero di utenti univoci che attualmente utilizzano il sistema. Attualmente il sistema di accesso è del tipo single sign-on per tutte le applicazioni sanitarie compreso l ADT, l accesso è tramite user e password; sul sistema attualmente sono definiti non meno di 800 operatori univoci. QUESITO 51 In riferimento al paragrafo D.2 dell Allegato 1 al Disciplinare di gara, si chiede di specificare caratteristiche e specifiche tecniche di ciascun computer in dotazione alle diverse Unità Operative, in modo da poter valutare correttamente la necessità di integrazione eventuale di ausili hardware e software. Si chiede inoltre di specificare quante di queste postazioni/computer siano già dotate di doppio monitor.

7 L Azienda dispone di oltre 800 computer con S.O. XP con configurazione adeguata a supportare i processi aziendali. Nessuna postazione è dotata di doppio monitor. QUESITO 52 Si chiede di quantificare le spese di pubblicazione che l Azienda dovrà rimborsare alla stazione appaltante. Non è possibile quantificare le spese di pubblicazione che la D.A. dovrà rimborsare alla S.A. in quanto gli adempimenti pubblicitari connessi alla procedura di gara in questione non sono terminati. QUESITO 53 Si chiede che vengano pubblicati i fac-simile dei documenti da utilizzare per la partecipazione alla gara (Allegato 2, Allegato 3, Allegato 5, Allegato 6) anche in formato editabile. Non è possibile pubblicare i documenti da utilizzare per la partecipazione alla gara anche in formato editabile è, invece, possibile compilare gli Allegati 2, 5 e 6 utilizzando lo stampatello in modo leggibile QUESITO 54 Si chiede conferma che il divieto di presentare documenti redatti a mano valga solo per l Allegato 3 (Offerta economica). L Allegato 3 deve essere necessariamente dattiloscritto. IL DIRETTORE U.O.C. PROVVEDITORATO ECONOMATO DOTT.SSA PATRIZIA VINCI