o Risposta: si può stimare che la documentazione da gestire complessivamente (circa faldoni) occupi circa metri lineari.

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1 Richiesta chiarimenti servizio di presa in carico, digitalizzazione e conservazione dei fascicoli di documenti e gestione archivio Fon.Ter C.I.G. n E1 Domanda: a quanti metri lineari corrisponde l'attuale documentazione da gestire? In alternativa potete comunicarci la larghezza in centimetri del dorso dei faldoni e/o le misure della scatole? o Risposta: si può stimare che la documentazione da gestire complessivamente (circa faldoni) occupi circa metri lineari. Domanda: Il servizio di ricerca e recapito dei documenti in originale o in digitale, non è compreso nella base d'asta ma bensì viene remunerato con un importo pari a 42,00 cadauno. Potete confermarlo e meglio specificare cosa intendete con cadauno? Es. Faldone, documento oppure il tipo di servizio ecc. o Risposta.: Si tratta come meglio specificato al punto 7.3 dello schema di contratto della gestione di eventuali faldoni da consegnare presso la sede del fondo e se richiesto da scannerizzare e dematerializzare consentendone l accesso via web. Il faldone tipo ha un dorso variabile da 5 a 20 cm, ma in media circa 10 cm. Domanda: Gli importi pari a 42,00 e 5,00 di cui al paragrafo 3 della lettera d'invito, non sono soggetti a ribasso e non devono essere menzionati nell'offerta economica? o Risposta.: l'eventuale ribasso su tale parte accessoria non è oggetto di valutazione ai fini dell'aggiudicazione. Domanda: Al punto i) del paragrafo 9 della lettera d'invito è stata indicato il seguente indirizzo mail: gare@fonter.it. Può essere considerato un refuso in quanto l'indirizzo mail da indicare è quello della ditta concorrente? o Risposta: L indirizzo indicato è quello del Fondo Fon.Ter al quale far prevenire ogni comunicazione attinente l esito della presente gara. Domanda: I faldoni come vengono consegnati? Inscatolati? In bancali? Sciolti? I faldoni li restituiamo oppure li smaltiamo? o Risposta: SI, inscatolati (contenitori per la presa in carico della documentazione forniti dalla ditta affidataria). Una scatola può contenere da 2 a 5 faldoni; in media 4 faldoni. Non in bancali; non sciolti. I faldoni possono essere smaltiti senza costo aggiuntivo per il Fondo. SI PRECISA CHE PER QUANTO RIGUARDA I FALDONI LOCALIZZATI PRESSO LORETO APRUTINO La documentazione sarà consegnata a bocca di archivio, non inscatolata e posizionata su pallets (sia

2 i pallets che la pellicola per confezionare i pallets dovranno essere forniti dal gestore subentrante). Non sarà fornito alcun db, ma solo liste cartacee con il numero di faldoni consegnati. Domanda: Si chiede se va compilato il documento DGUE in luogo della dichiarazione sostitutiva, o se vanno presentati entrambi i documenti.a pag. 3 della lettera di invito (punto 7) viene riportato Ai sensi di quanto previsto al comma 9 dell art. 83 del D. Lgs. 18/04/2016 n. 50 la mancanza, l incompletezza e ogni altra irregolarità essenziale degli elementi e del documento di gara unico europeo (DGUE), ad esclusione dell offerta tecnica e di quella economica, obbliga l operatore economico concorrente che vi ha dato causa, al pagamento, in favore della stazione appaltante, della sanzione pecuniaria pari all uno per mille del valore del lotto cui l operatore economico intende partecipare. A pag. 4 (9. Modalità di presentazione delle offerte), nei documenti che dovranno essere contenuti nella BUSTA A,. non si fa riferimento al documento di gara unico europeo (DGUE) ma solo ad una dichiarazione sostitutiva rilasciata ai sensi del DPR 445/2000, contenenti una serie di attestazione. o Risposta: Si precisa che al punto 7 della lettera di invito viene correttamente riportato il testo integrale del comma 9 dell art. 83 del D. Lgs. 18/04/2016 n. 50 in relazione all eventuale applicazione dell istituto del soccorso istruttorio ivi richiamato. Tuttavia, essendo la procedura in oggetto relativa ad un appalto sotto soglia comunitaria, NON è necessario compilare il DUGE ma è sufficiente rendere le dichiarazioni richieste dalla lettera di invito in forma libera nel rispetto, ove richiesto, del DPR 445/2000. Il principio di cui al citato comma 9 dell art. 83 del D. Lgs. 18/04/2016 n. 50, nella misura di cui al punto 7 della lettera di invito, troverà applicazione laddove le richieste dichiarazioni fossero incomplete, errate o mancanti. Domanda: I pdf prodotti dall attuale fornitore dovranno essere importati sul nuovo applicativo web del nuovo fornitore? o Risposta : NO Domanda: L attuale applicativo di ricerca web risiede sui server del fornitore o del Fondo? o Risposta : Del fornitore Domanda: Nel caso di cambio fornitore l applicativo potrà risiedere presso i server del nuovo fornitore? o Risposta : SI Domanda: Ritenete obbligatorio effettuare il sopralluogo anche presso la sede di Loreto Aprutino.

3 o Risposta: NO Domanda Tutta la documentazione presente nei faldoni di Loreto Aprutino e nei faldoni di Roma dovrà essere pre scannerizzata e dematerializzata? o Risposta Solo in parte e su richiesta (come previsto nella lettera di invito) potrebbe essere scannerizzato. Domanda Mediamente quanti fogli ci sono in un faldone? o Risposta: Non è possibile fare una media ponderata per la diversità dei progetti e degli avvisi. Domanda: relativamente alla lettera di invito ricevuta per la partecipazione alla procedura indicata in oggetto, abbiamo bisogno di un chiarimento. All Articolo 12.6 (pag. n.9) dello schema di contratto è richiesta una copertura dei rischi di eventuali smarrimenti, furti, incendio ed eventi atmosferici e naturali (tutti senza esclusioni), con massimali non inferiori a ,00 così posta non sembra riconducibile a responsabilità civile dell aggiudicatario, ma a danni diretti e materiali, quindi con copertura assicurativa All Risk, che noi abbiamo, in aggiunta alla polizza RCT ed RCO, ma che per un appalto triennale di un valore totale pari a ,00 sembra un po eccessivo, quindi non vorremmo si trattasse di un refuso. o Risposta: Si conferma che ai sensi dell Articolo 12.6 dello schema di contratto sono richieste coperture assicurative per i rischi per responsabilità civile e per i "rischi di eventuali smarrimenti, furti, incendio ed eventi atmosferici e naturali (tutti senza esclusioni) entrambi con massimali non inferiori a ,00 massimale ritenuto congruo in considerazione dell importanza delle informazioni contenute nei faldoni di documentazione affidata all appaltatore. Domanda: Art. 2 (quinto punto) a pag 2 dello schema di contratto si legge, tra le attività da svolgere loro presa in carico, digitalizzazione, archiviazione... Si chiede di chiarire cosa si intenda con il termine digitalizzazione. Si fa riferimento alla digitazione dei soli codici CIP su di un sistema di inventariazione di archivio oppure si tratta di un servizio di scansione massiva? o Risposta: La scansione riguarda solo la parte del progetto o Cip richiesta da Fondo. Solo in alcuni casi tutto il progetto. Domanda: Al punto 3.2 si parla della presa in carico dell archivio esistente. Si chiede cortesemente di rispondere alle seguenti domande: il materiale verrà predisposto in scatole, ciascuna scatola già presente nel vecchio archivio possiede una etichetta con un

4 proprio codice a barre? Insieme con la documentazione verrà fornito un file che associa per ogni barcode i codici CIP contenuti? o Risposta: Il materiale verrà predisposto in faldoni. SI per la prima parte della domanda (etichetta con codice a barre); No per la seconda parte della domanda. SI PRECISA CHE PER QUANTO RIGUARDA I FALDONI LOCALIZZATI PRESSO LORETO APRUTINO la documentazione sarà consegnata a bocca di archivio, non inscatolata e posizionata su pallets (sia i pallets che la pellicola per confezionare i pallets dovranno essere forniti dal gestore subentrante). Non sarà fornito alcun db, ma solo liste cartacee con il numero di faldoni consegnati. Domanda: Al punto 3.3: In merito alle scatole, se il materiale è già confezionato in scatole perché si richiede che il nuovo fornitore debba fornire scatole ed etichette? o Risposta: come indicato al punto 3.3 dello schema di contratto, la Ditta dovrà provvedere, a propria cura e spese, alla fornitura dei contenitori necessari alla presa in carico della documentazione (faldoni) Domanda: Al punto 3.3: In merito alle scatole, Si richiede che venga apposta una etichetta con indicato CIP, Tipo documenti, ed anno, per tipo documenti cosa si intende? o Risposta: per tipo di documenti si intendono i documenti relativi ai progetti. SI PRECISA CHE I FALDONI LOCALIZZATI PRESSO LORETO APRUTINO VERRANNO CONSEGNATI SENZA SCATOLE E SENZA ETICHETTE. Domanda: Questa etichetta è già presente sulle vecchie scatole oppure il nuovo fornitore deve metterle su ciascuna scatola aprendola e verificandone il contenuto? o Risposta: l etichetta non è presente. Domanda: Si chiede quale sia il numero medio di ricerche IN ORIGINALE per mese? o Risposta: in media 3 4 al mese, salvo verifiche ministeriali, il tutto per scansione, non in originale. Domanda: Le scatole saranno già predisposte dall attuale fornitore sul pavimento a bocca di magazzino?

5 Risposta: SI PRECISA CHE PER QUANTO RIGUARDA I FALDONI LOCALIZZATI PRESSO LORETO APRUTINO la documentazione sarà consegnata a bocca di archivio, non inscatolata e posizionata su pallets (sia i pallets che la pellicola per confezionare i pallets dovranno essere forniti dal gestore subentrante). Non sarà fornito alcun db, ma solo liste cartacee con il numero di faldoni consegnati. Domanda: In alternativa all invio dell offerta alla casella postale, chiediamo se è possibile inviare la stessa, scansionata, firmata digitalmente e tramite casella di posta elettronica certifica. In alternativa, chiediamo se è possibile effettuare la consegna di persona presso la vostra sede o tramite corriere con tracking della consegna. o Risposta: Le modalità di presentazione delle offerte sono quelle indicate al punto 9 della lettera di invito Domanda: In riferimento al punto 5. della lettera di invito, in cui fate riferimento a tutto il territorio nazionale, si chiede conferma che la sede di prelievo della documentazione (oltre a Loreto Aprutino) sarà la sede Fon.Ter di Roma, dove verranno recapitate anche le eventuali richieste di consultazione, o se verranno richiesti prelievi e consultazioni presso altre sedi. o Risposta: la sede di prelievo, oltre a Loreto Aprutino, sarà la sede di Fon.Ter di Roma Il R.U.P. Fabrizio Reali