DECRETO n. 269 del 24/05/2013

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1 ASL di Brescia Sede Legale: viale Duca degli Abruzzi, Brescia Tel Fax [email protected] Posta certificata: [email protected] Codice Fiscale e Partita IVA: DECRETO n. 269 del 24/05/2013 Cl OGGETTO: Approvazione del Regolamento di Budget. Il DIRETTORE GENERALE - Dr. Carmelo Scarcella nominato con D.G.R. IX/ del Acquisiti i pareri di competenza del DIRETTORE SANITARIO e del DIRETTORE SOCIALE Acquisito il parere di legittimità del DIRETTORE AMMINISTRATIVO Dr. Francesco Vassallo Dott.ssa Anna Calvi Dott. Pier Mario Azzoni

2 IL DIRETTORE GENERALE Premesso che: - con il Decreto Legislativo n. 502/92 e successive modifiche e con la L.R. 31/97 (ora L.R. 33/2009) e successive modifiche si è avviato il processo di aziendalizzazione del Servizio Sanitario Nazionale e Regionale, il cui successo non può prescindere dall adozione di adeguati strumenti gestionali di programmazione e controllo della efficacia, efficienza ed economicità dei processi aziendali. Tra i suddetti strumenti gestionali, il budget è il sistema di programmazione di breve periodo tramite il quale la Direzione Aziendale concorda obiettivi e risorse con i responsabili dei vari livelli aziendali, esplicitandoli e responsabilizzando gli attori aziendali coinvolti verso il loro raggiungimento; - alla luce di quanto sopra il Controllo di Gestione di questa Azienda ha provveduto alla: a) implementazione, a seguito anche delle indicazioni regionali, della contabilità analitica e del reporting unitamente al budget ed ai cruscotti quali strumenti di controllo dei costi per centro di responsabilità, e di controllo del livello generale dei costi riconosciuti dalla Regione; b) standardizzazione del piano dei centri di costo e dei fattori produttivi alle richieste della Regione tendenti ad uniformare il sistema per tutte le ASL lombarde e per una quadratura tra dati di contabilità analitica e di contabilità generale; Atteso che il Controllo di Gestione, in un azienda complessa e di grandi dimensioni, non può prescindere da un preciso quadro organizzativo e da un adeguato sistema informativo avente quale supporto un efficiente sistema informatico. Le innumerevoli informazioni che alimentano un sistema informativo eterogeneo devono essere strutturate e gestite su sistemi evoluti che, oltre a garantire l integrità dei dati, devono anche permetterne la fruibilità. La risorsa informatica unitamente alla leva organizzativa, soprattutto in un azienda pubblica, permette un adeguata alimentazione del sistema e la fruizione ai diversi livelli di responsabilità; Dato atto che, al fine di migliorare l organizzazione e la programmazione del lavoro, vi è l esigenza di perseguire sempre più la qualità dell azione gestionale e sanitaria nel rispetto dei limiti di spesa assegnati. La complessità dell Azienda Asl, le ricadute degli interventi organizzativi, i vincoli di risorse, rendono indispensabile attivare un percorso che misuri e confronti attività e costi in modo organico, coinvolgendo raggruppamenti di centri di responsabilità in centri negoziatori ed eventuali altri livelli organizzativi significativi, da individuare all interno del Piano di Organizzazione; Precisato che: - con Deliberazione D.G. n. 16 del , nell ambito dell adozione del piano di organizzazione e funzionamento aziendale (allegato 7) si era provveduto alla formalizzazione del regolamento di budget; - con Deliberazione D.G. n. 610 del si era provveduto ad approvare il percorso di budget 2009, percorso utilizzato anche per gli anni successivi; Rilevata la necessità di adottare, alla luce delle specifiche sopra indicate, un nuovo Regolamento di Budget in sostituzione di quello precedentemente formalizzato; Vista la proposta del Direttore del Servizio Sistema Informativo Aziendale e Controllo di Gestione, Dott. Gianfranco Tortella, che attesta altresì la conformità del presente provvedimento al disposto dell art. 13 comma 17 della L.R , n. 33;

3 Dato atto che il Responsabile dell U.O. Controllo di Gestione, Dott. Roberto Opizzi, attesta, in qualità di responsabile del procedimento, la regolarità tecnica del presente provvedimento; Considerato che dal presente provvedimento non discendono oneri per l Azienda; Acquisiti i pareri di competenza del Direttore Sanitario, Dr. Francesco Vassallo e del Direttore Sociale, Dott.ssa Anna Calvi; Acquisito il parere di legittimità del Direttore Amministrativo, Dott. Pier Mario Azzoni; D E C R E T A a) di approvare il Regolamento di Budget come indicato nell allegato A, parte integrante del presente provvedimento (composto da n. 3 pagine); b) di precisare che tale Regolamento sostituisce quello precedentemente formalizzato nell ambito dell adozione del Piano di Organizzazione Aziendale con Deliberazione D.G. n. 16/2004; c) di dare atto che nessun onere deriva dall assunzione del presente provvedimento; d) di dare atto che il presente provvedimento è sottoposto al controllo del Collegio Sindacale, in conformità ai contenuti dell art. 3-ter del D.Lgs. n. 502/1992 e ss.mm.ii. e dell art. 12, comma 12, della L.R. n. 33/2009; e) di disporre, a cura della U.O. Affari Generali, la pubblicazione all Albo on-line ai sensi dell art. 18 della L.R. n. 33/2009 e dell art. 32 della L. n. 69/2009. Firmato digitalmente dal Direttore Generale Dr. Carmelo Scarcella

4 ALLEGATO A REGOLAMENTO DI BUDGET Il Budget è uno strumento del Controllo di Gestione, previsto, oltre che dalla normativa sanitaria, dalle Linee Guida Regionali ed è lo strumento di programmazione e controllo di breve periodo che traduce in obiettivi annuali i programmi pluriennali della Direzione Aziendale, assegnandoli a specifici Centri di Responsabilità in una logica di unitarietà di gestione dell Azienda. Il Budget inoltre è uno strumento di governo della complessità della gestione tramite la previsione di programmi di azione e la periodica verifica e controllo del loro raggiungimento. La misurazione dei risultati conseguiti in relazione agli obiettivi assegnati deve incidere sulla gestione, perseguendo una razionalizzazione dei costi ed una omogeneizzazione nell organizzazione delle diverse articolazioni aziendali. Il processo di assegnazione degli obiettivi è sempre più un meccanismo attraverso cui si coordina e si influenza il comportamento degli operatori e dei centri negoziatori che costituiscono il sistema la cui evoluzione costituirà una componente fondamentale della misurazione delle performance individuale ed organizzativa. La rilevanza del Percorso di Budget quale strumento per la Direzione può essere meglio apprezzata se si considera che il processo sottostante alla sua formulazione consente di: - procedere alla progressiva attribuzione di responsabilità di risultato all interno della struttura organizzativa, definendo per le singole unità obiettivi congruenti con le caratteristiche dei processi da esse governati e con il grado di autonomia decisionale loro assegnata; - affrontare in modo sistematico e unitario le decisioni e concentrare l attenzione sui problemi e le esigenze critiche di integrazione esistenti fra i vari Centri Negoziatori ; - esplicitare un modello interpretativo comune al quale ricondurre ai processi di gestione delegati all interno dell azienda; - determinare dei parametri rispetto ai quali confrontare i risultati rilevati nel corso del periodo di riferimento; - attivare un canale di comunicazione mediante il quale promuovere un linguaggio di cultura comune all interno dell azienda. La complessità dell Azienda Sanitaria Locale e gli stretti vincoli posti da Regione Lombardia rendono necessario indirizzare il Percorso di Budget su obiettivi che possano avere ricadute di efficienza ed efficacia, in base alle risorse assegnate, per quanto concerne i fattori produttivi che permettono margini di manovrabilità, oltre naturalmente al confronto di tipologie di attività sul territorio. Inoltre le ricadute degli interventi organizzativi, oltre ai vincoli di risorse, rendono indispensabile attivare un percorso che misuri e confronti attività e costi in modo organico, coinvolgendo le strutture complesse ed eventuali altri livelli organizzativi significativi. Comitato di Budget Il Comitato di Budget è composto dai Direttori aziendali e dai responsabili delle seguenti articolazioni aziendali: - Dirigente Responsabile U.O. Controllo di Gestione, che assicura anche le funzioni di segreteria del Comitato stesso; - Dirigente Responsabile U.O. Pianificazione; - Dirigente Responsabile Servizio Risorse Economico-Finanziarie; - Direttore Servizio Sistema Informativo Aziendale e Controllo di gestione. Pagina 1 di 3

5 Il Comitato di budget indica i macro obiettivi aziendali e le priorità, ed i vincoli finanziari (Linee guida), anche alla luce dell atto di indirizzo regionale ed a seguito dell approvazione del documento di programmazione per l anno di riferimento. Il Comitato di budget convalida le schede di budget dei centri negoziatori e le relative modifiche/integrazioni in corso d esercizio. Centri negoziatori L azienda è suddivisa in Centri Negoziatori (che raggruppano i centri di responsabilità) e per ogni centro negoziatore è attivata una scheda di budget. Il piano dei centri negoziatori è il seguente: Direzione Generale Direzione Amministrativa Direzione Sanitaria Direzione Sociale Direzione Gestionale Distrettuale 1 Direzione Gestionale Distrettuale 2 Direzione Gestionale Distrettuale 3 Direzione Gestionale Distrettuale 4 Direzione Gestionale Distrettuale 5 Direzione Gestionale Distrettuale 6 Dipartimento Dipendenze Dipartimento Attività Socio Sanitarie Integrate Dipartimento Programmazione Acquisto e Controllo Dipartimento Prevenzione Veterinario Distretto Veterinario 1 Distretto Veterinario 2 Distretto Veterinario 3 Distretto Veterinario 4 Dipartimento Prevenzione Medico Dipartimento Cure Primarie. I responsabili dei Centri Negoziatori definiscono, con le proprie articolazioni interne, i contenuti da esplicitare nelle rispettive schede di budget. Il Piano dei centri negoziatori potrà essere modificato dal Comitato di Budget. L U.O. Controllo di Gestione Svolge le seguenti principali funzioni: - predispone le schede di budget in coerenza con la programmazione aziendale e nel rispetto delle disposizioni della Direzione Strategica, nonché della compatibilità economica; - fornisce supporto alla fase di negoziazione e di validazione delle schede di budget; - organizza una puntuale previsione ed una periodica, costante e capillare verifica in corso d anno, del rispetto del budget assegnato; - progetta e sviluppa il sistema di reporting per la rilevazione sistematica dei costi e dei ricavi al fine di consentire valutazioni di efficienza ed economicità; - cura l analisi dei dati, degli eventi e degli scostamenti sia in valore, sia sotto il profilo delle motivazioni e/o delle criticità che li hanno generati dagli obiettivi definiti nelle schede di budget con conseguente elaborazione di proposte risolutive; - imposta e gestisce l analisi per centri di responsabilità. Pagina 2 di 3

6 Scheda di budget Per ogni Centro Negoziatore è attivata una scheda di budget. La scheda di budget è lo strumento di riferimento del percorso e viene definita ad ogni inizio del percorso. A titolo indicativo i contenuti della scheda sono i seguenti: -Parte I^ : dati di dotazione risorse; -Parte II^ : dati obiettivo; -Parte III^ : obiettivi negoziati. Fasi del percorso di budget Fase 1 - Il Comitato di Budget avvia il percorso di budget declinando ai Responsabili dei Centri Negoziatori i macro obiettivi aziendali, le priorità, ed i vincoli finanziari. Fase 2 L U.O. Controllo di Gestione predispone ed invia le schede di Budget ai Centri Negoziatori. Fase 3 - L U.O. Controllo di Gestione effettua la Negoziazione con i Centri Negoziatori; Fase 4 - L U.O. Controllo di Gestione verifica e propone eventuali modifiche od integrazioni; Fase 5 -Il Comitato di Budget convalida le schede di budget. Integrazione del percorso di budget con gli obiettivi determinati da Regione L U.O. Controllo di Gestione verifica la corrispondenza tra quanto indicato nelle schede di budget con gli obiettivi determinati da Regione proponendo al Comitato di Budget eventuali modifiche o integrazioni. Il Comitato di Budget convalida le schede di budget rideterminate. Tempistica del percorso Comitato di Budget - avvio percorso di budget: entro il 31 dicembre dell anno precedente rispetto all anno di riferimento del budget; U.O. Controllo di Gestione - predisposizione schede di budget e negoziazione: entro il 28 febbraio; U.O. Controllo di Gestione - verifica proposte: entro il 15^ giorno successivo al termine della fase di negoziazione; Comitato di Budget - convalida delle schede di budget pervenute dall U.O. Controllo di Gestione a seguito negoziazione. Monitoraggio e reportistica A seguito validazione delle schede da parte del Comitato di Budget le stesse diventano vincolanti per i rispettivi Responsabili. Il monitoraggio sarà effettuato trimestralmente dall U.O. Controllo di Gestione mediante analisi dei dati economici e di obiettivo di cui verrà redatta adeguata reportistica resa disponibile, ai Responsabili dei Centri Negoziatori, nella intranet aziendale. Trimestralmente verranno analizzati i gap risultanti dall esame dei dati e si evidenzieranno le azioni correttive necessarie a ricondurre la struttura nei parametri di budget previsti, o le eventuali riallocazioni di risorse. I dati rilevati e le analisi del Controllo di gestione confluiscono nel referto trimestrale di budget inviato al Direttore Generale. L attività di monitoraggio e reportistica è così strutturata: T1- raccolta dati trimestre di riferimento mese successivo alla scadenza del trimestre; T2- invio del referto trimestrale, entro il giorno 15 del secondo mese successivo al trimestre. La documentazione relativa al Percorso di Budget è resa disponibile al Collegio Sindacale ed al Nucleo di Valutazione delle prestazioni. Pagina 3 di 3