SEMINARIO GRATUITO: LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI PROCEDIMENTI Opportunità, obblighi e scadenze

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1 Cortese Attenzione: Responsabile Affari Generali Ufficio Protocollo Ufficio CED SEMINARIO GRATUITO: LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI PROCEDIMENTI Opportunità, obblighi e scadenze (cod. 2776/15) Lunedì 28 settembre 2015 GRAND HOTEL SALERNO Via Lungomare Tafuri, Salerno Premessa Il tema della dematerializzazione è da anni al centro dei dibattiti e delle indicazioni del legislatore. Con esso si identifica il processo di perdita di consistenza fisica da parte degli archivi delle amministrazioni attraverso la loro sostituzione con registrazioni informatiche. La dematerializzazione si compone dunque di un insieme di azioni coordinate finalizzate a disciplinare sia la produzione dei documenti informatici che la gestione e la conservazione degli archivi. A questa forma di dematerializzazione, concentrata sui documenti informatici, nel 2014, con il decreto legislativo n. 90, viene affiancata la dematerializzazione dei procedimenti. Secondo il decreto citato, le pubbliche amministrazioni dovranno procedere alla completa informatizzazione dei procedimenti relativi alle istanze, alle dichiarazioni e alle richieste che possono essere inoltrate da parte di cittadini e imprese. Nell intento del legislatore, attraverso il processo di informatizzazione dei procedimenti, la PA dovrà permettere la compilazione on line di moduli, con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per la gestione dell identità digitale. Allo stesso tempo, le procedure informatiche dovranno consentire il completamento della pratica, il tracciamento dell istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l indicazione dei termini entro i quali il richiedente avrà diritto ad ottenere una risposta. Pagina 1

2 Come evidenziato, le due forme di dematerializzazione, dei procedimenti e dei documenti, devono armonizzarsi. Entro lo scorso 16 febbraio è stato approvato dai diversi Enti pubblici il piano di informatizzazione in cui venivano poste a sistema le azioni necessarie per raggiungere l obiettivo predetto. Entro ottobre 2015, le PA dovranno individuare regole chiare ed esplicite per la gestione del proprio sistema di gestione informatica dei documenti e, entro agosto 2016, procedere con la formazione di tutti i documenti, i fascicoli, repertori e registri secondo modalità meramente informatiche. Infine, entro aprile 2017 le PA dovranno aver individuato un sistema di conservazione dei documenti informatici e amministrativi, dei fascicoli informatici e delle aggregazioni documentali con i metadati ad essi associati, e redatto il manuale di conservazione. L impegno richiesto al mondo della PA è chiaramente molto, ma le opportunità che il modello organizzativo legato a queste due forme di dematerializzazione consente sono decisamente maggiori. L impatto positivo dell introduzione delle diverse tecnologie legate alla conservazione sostitutiva, alla gestione documentale, allo scambio elettronico di documenti e all integrazione delle banche dati si esplica in tutti i processi lavorativi. Utilizzare le tecnologie dell informazione e della comunicazione, compresa l informazione derivante dai procedimenti informatizzati, nei rapporti con il cittadino e le PA, adoperando al contempo le opportune procedure di sicurezza, significa innanzitutto gestire i documenti amministrativi informatici, la firma digitale, il protocollo informatico, il fascicolo elettronico, l archiviazione e la conservazione digitale. Significa inoltre garantire la trasparenza dell attività amministrativa e assicurare il diritto alla disponibilità e alla consultazione on line dei dati pubblici e dei documenti amministrativi. Le due forme di dematerializzazione favoriscono dunque l integrazione tra le PA, ma soprattutto la facilità di accesso per i cittadini che, attraverso il Sistema pubblico per la gestione dell identità digitale otterranno un immediata interazione con le istituzioni. IN UNO SCENARIO IN FORTE CAMBIAMENTO QUALI SONO DUNQUE LE AZIONI CHE GLI ENTI PUBBLICI DOVRANNO PERSEGUIRE AL FINE DI RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI INDICATI? Da un punto di vista operativo la metodologia da adottare consiste nell attuare una riprogettazione dei processi di gestione dei flussi documentali in entrata ed in uscita volti, da un lato a favorire l invio da parte di tutti i soggetti terzi di documentazione esclusivamente Pagina 2

3 digitale e l inserimento nel flusso digitale della documentazione in entrata in forma cartacea; dall altro a disegnare i processi legati alla documentazione in uscita tali da permettere la produzione e la circolazione all interno dell ente di formati esclusivamente digitali. Oltre alla dematerializzazione dei documenti l ente dovrà procedere con un progetto specifico legato all informatizzazione dei procedimenti. In questo caso si dovrà suddividere il progetto nelle tipiche azioni della reingegnerizzazione dei processi. In particolare occorrerà ricostruire la mappa dei processi reali di gestione dei procedimenti, identificando ogni azione coinvolta nel processo e un responsabile per ognuna di queste, definire gli indicatori di misurazione della prestazione complessiva ed identificare le procedure che già permettono la presentazione di istanze in modalità telematica. Per tutte quelle che non lo permettono servirà adeguare da un punto di vista organizzativo i procedimenti stessi al fine di evitare inutili ridondanze o situazioni difficilmente informatizzabili e parimenti procedere con lo studio del sistema informativo da un punto di vista tecnologico così da permettere la gestione dei procedimenti tramite work flow automatici e ricevere le istanze in modalità telematica. Occorrerà poi individuare le singole fasi del procedimento garantendo la tracciatura delle istanze e stabilire un canale di risposta adeguato al cittadino. In conclusione non possiamo che sottolineare come per tutti gli operatori, i dipendenti e le persone che lavorano presso le pubbliche amministrazioni dovrà essere effettuata una specifica formazione. Solo grazie all investimento nella formazione finalizzata e specifica verso le nuove forme organizzative si permetterà la buona riuscita dell intero progetto. La PA è fatta dalle persone che ci lavorano e qualsiasi innovazione dovrà necessariamente fondarsi sulle loro competenze. Destinatari Il seminario è rivolto a tutti coloro che lavorano nel mondo della PA come operatori o dirigenti organizzati in un gruppo aula di massimo 70 partecipanti. Metodologia formativa Nell'attuare l evento formativo, i docenti utilizzeranno la metodologia della formazione d aula contestualizzando la parte di spiegazione teorica negli ambiti specifici e agevolando così l interattività tra i partecipanti e i formatori. Pagina 3

4 Articolazione didattica Orario Argomento Docente 9:00 9:30 Accoglienza e registrazione partecipanti 9:30 9:45 Saluti di benvenuto 9:45 10:15 La dematerializzazione dei documenti e dei procedimenti: quali le prossime scadenze per la PA? 10:15 11:00 Il piano di informatizzazione e gli strumenti della dematerializzazione dei procedimenti: lo SPID per l identificazione degli utenti e le modalità di riorganizzazione dei processi e dei procedimenti di parte 11:00 11:15 Coffee break 11:15 12:15 I processi di dematerializzazione: le novità legislative e i casi pratici 12:15 12:45 L attuazione della dematerializzazione: quali le criticità a cui fare fronte? 12:45 13:00 Conclusione dei lavori, discussione plenaria. Somministrazione dei questionari di soddisfazione dei partecipanti Carmine Galluzzi Carmine Galluzzi / RELATORI Dott. Carmine Galluzzi: Esperto in tematiche di gestione documentale. Dott. : Docente di Organizzazione Aziendale presso l Università degli Studi di Milano e project manager presso Iscrizioni Per aderire occorre inviare via fax la scheda di iscrizione al numero oppure compilare il form on line al seguente link: Il numero massimo di iscrizioni consentite per ogni ente è pari a 3. Nel caso in cui il numero di adesioni superi la capienza della sala, verranno prese in considerazione le iscrizioni in ordine di ricezione fino al raggiungimento del limite massimo. Per informazioni è possibile scrivere a formazione@sinetinformatica.it oppure chiamare al numero: Pagina 4

5 SCHEDA DI ISCRIZIONE AL SEMINARIO GRATUITO LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI PROCEDIMENTI Opportunità, obblighi e scadenze (cod. 2776/15) Lunedì 28 settembre 2015 GRAND HOTEL SALERNO Via Lungomare Tafuri, Salerno Da inviare compilata via fax al numero ENTE INDIRIZZO Cap Prov. Tel. Fax Come siete venuti a conoscenza del corso? INFORMATIVA SULLA PRIVACY ai sensi dell art. 13 del Codice della Privacy (D.Lgs. 30/06/2003 n.196) Vi informiamo che i dati personali da voi forniti e quelli che eventualmente fornirete anche successivamente formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata. Per trattamento si intende la raccolta, registrazione, conservazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, diffusione, cancellazione, distribuzione dei dati personali, ovvero la combinazione di due o più di tali operazioni. Tali dati verranno trattati per finalità di informazione relativa a futuri eventi organizzati. I dati potranno essere trattati anche utilizzando strumenti automatizzati atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi secondo le procedure previste dalle misure minime sulla sicurezza in vigore. Vi informiamo sulla natura obbligatoria del conferimento dei dati e anche sulla inevitabile impossibilità da parte nostra di tenervi al corrente delle iniziative aziendali conseguente al vostro eventuale rifiuto di conferire i dati. Vi informiamo, infine, che, in relazione ai predetti trattamenti, potrete esercitare i diritti di cui all art. 7 del Codice della Privacy, fra i quali figurano i diritti di accesso, rettifica e cancellazione dei dati che vi riguardano. Titolare del trattamento dei dati: SI.net Servizi Informatici srl Partecipanti (vi preghiamo di esprimere l eventuale consenso al trattamento dei dati): NOME COGNOME CONSENSO E FIRMA Alla fine del corso sarà rilasciato un attestato di partecipazione. Pagina 5 comunicazione agli iscritti e di bloccare le iscrizioni caso di raggiungimento della capienza della sala. SI.net, qualora si renda necessario, si riserva la facoltà di modificare il calendario dandone tempestiva