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1 MIUR _ Minist(,!ro dell'istruzione dell'università e della Ricerca AOODPIT - DIPARTIMENTO DELL'ISTRUZIONE REGISTRO UFFICIALE Pro!. n /09/ USCITA ~. «-~cu/~~~e~~ ~~jw~l'~ W!/cW~O E, p.c. ; Ai Direttori generali degli Uffici Scolastici regionali LORO SEDI All'Ufficio di Gabinetto Al Capo dipartimento per la programmazione e la gestione delle risorse umane, finanziarie e strumentali Alle,.Direzioni generali del dipartimento per l'istruzione SEDE All'Autorità Garante per la protezione dei dati personali Piazza di Montecitorio, ROMA Oggetto: Autorità Garante per la protezione. dei dati personali.~wota del sui principi in materia di trasparenza e privacy in ambito scolastico. In occasione dell'inizio dell'inizio del nuovo anno scolastico, l'autorità Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato, sul proprio sito istituzionale ( una nota che richiama all' attenzione degli operatori, degli studenti e delle famiglie le indicazioni generali per la tutela della privacy nelle scuole contenute n~i provvedimenti adottati e nei pareri resi in materia negli anni precedenti. La medesima Autorità, nel sottolinearne la rilevanza, evidenzia come le suddette indicazioni generali possano costituire un valido ausilio nel regolamentare comportamenti e situazioni assai comuni nella pratica quotidiana della vita scolastica. Si invitano, pertanto, le SS.LL. a dare la massima diffusione all'iniziativa dell' Autorità Garante, anche attivando apposite iniziative di sensibilizzazione di tutte le Istituzioni scolastiche che operano nei territori di rispettiva competenza. Per agevolare quanto richiesto, si allega alla presente nota, che verrà trasmessa tramite posta elettronica, il file in formato pdf contenente le ipdicazioni generali di cui trattasi. Si confida in un puntuale e sollecito adempimento. e.danese t Lucia TIMENTO PPETTA

2 III GARANTE PER la PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI Scuole: sì alla trasparenza, ma senza violare la privacy Graduatorie on line e moduli di iscrizione solo con dati pertinenti. No alla pubblicazione sul web dei nomi degli studenti le cui famiglie sono in ritardo nel pagamento della retta per la mensa. Vietato diffondere telefono e indirizzo di personale scolastico e studenti. In occasione dell'avvio dell'anno scolastico, il Garante per la privacy ricorda alle scuole di ogni ordine e grado la necessità di tenere presente alcuni principi stabiliti nei provvedimenti adottati in questi anni in materia di trasparenza in ambito scolastico, a tutela dei dati degli studenti e dei lavoratori che operano nel mondo dell'istruzione. Numerosi sono, infatti, i casi in cui istituti e pubbliche amministrazioni, per un'errata interpretazione della normativa sulla trasparenza o per semplice disattenzione, rendono accessibili informazioni che dovrebbero restare riservate, mettendo in questo modo a rischio la riservatezza e la dignità delle persone. Le graduatorie Il Garante è intervenuto più volte contro illeciti compiuti nella pubblicazione on line di graduatorie di vario tipo, le quali spesso contengono dati personali non pertinenti o eccedenti le finalità istituzionali perseguite. Alcuni Comuni, ad esempio, hanno pubblicato on line le graduatorie di chi ha diritto ad usufruire del servizio di scuolabus includendo tra le varie informazioni liberamente accessibili, non solo i dati identificativi dei bambini, ma anche l'indirizzo di residenza e il luogo preciso dove lo scuolabus li avrebbe fatti salire e scendere. La diffusione di questi dati, oltre a comportare una violazione della normativa, può rendere i minori facile preda di malintenzionati. Un alp':o caso frequente riguarda la pubblicazione sui siti Internet degli istituti delle graduatorie di docenti e personale amministrativo tecnico e ausiliario (Ata) per consentire a chi ambisce a incarichi e supplenze di conoscere la propria posizione e punteggio. Tali liste, giustamente accessibili a tutti, non devono però contenere, come in diversi casi segnalati al Garante, i numeri di telefono e gli indirizzi privati dei candidati. Questa illecita diffusione dei contatti personali incrementa, tra l'altro, il rischio di esporre i lavoratori a forme di stalking o a possibili furti di identità. Il servizio mensa Il Garante ricorda che è illecito pubblicare sul sito dell il nome e cognome degli studenti i cui genitori sono in ritardo nel pagamento della retta o del servizio mensa. Lo stesso vale per gli studenti che usufruiscono gratuitamente del servizio in quanto appartenenti a famiglie con reddito minimo o a fasce deboli. Gli avvisi messi on line devono avere carattere generale, mentre alle singole persone ci si può rivolgere con comunicazioni di carattere individuale. A salvaguardia della trasparenza sulla gestione delle risorse scolastiche, restano ferme le regole sull'accesso ai documenti amministrativi da parte delle persone interessate. L'iscrizione a scuole e asili Gli istituti scolastici e gli asili nido, così come i Comuni, devono predisporre con cura i moduli di iscrizione di bambini e studenti, così da non chiedere alle famiglie informazioni personali eccedenti e non rilevanti. Particolare attenzione deve essere posta sull'eventuale raccolta di dati sensibili, come quelli sulle condizioni di salute e sull'appartenenza etnica o religiosa. Il trattamento di questi dati, oltre a dover essere espressamente previsto dalla normativa, richiede infatti speciali cautele e può essere effettuato solo se i dati sensibili sono indispensabili per l'attività istituzionale svolta: non è questo il caso della semplice iscrizione. L'Autorità segnala, infine che, allo scopo di fornire un quadro organico in materia di protezione dei dati personali nel mondo dell, e affrontare nel contempo le problematiche legate all'uso di Internet e delle nuove tecnologie, verranno adottate presto specifiche Linee guida in materia. Roma, 11 settembre 2013

3 [opuscolo]. Dai tablet alla pagella elettronica. Le regole da ricordare Obbligo del consenso per video e foto sui social network. Scrutini e voti pubblici. Sì alle foto di recite e gite scolastiche. No alla pubblicazione on line dei nomi e cognomi degli studenti non in regola coi pagamenti della retta. Su cellulari e tablet in classe l'ultima parola spetta alle scuole. Mancano pochi giorni all'apertura delle scuole e il Garante per la protezione dei dati personali ritiene utile fornire a professori, genitori e studenti, sulla base dei provvedimenti adottati e dei pareri resi, alcune indicazioni generali in materia di tutela della privacy. Temi in classe Non lede la privacy l'insegnante che assegna ai propri alunni lo svolgimento di temi in classe riguardanti il loro mondo personale. Sta invece nella sensibilità dell'insegnante, nel momento in cui gli elaborati vengono letti in classe, trovare l'equilibrio tra esigenze didattiche e tutela della riservatezza, specialmente se si tratta di argomenti delicati. Cellulari e tablet L'uso di cellulari e smartphone è in genere consentito per fini strettamente personali, ad esempio per registrare le lezioni, e sempre nel rispetto delle persone. Spetta comunque agli istituti scolastici decidere nella loro autonomia come regolamentare o se vietare del tutto l'uso dei cellulari. Non si possono diffondere immagini, video o foto sul web se non con il consenso delle persone riprese. E' bene ricordare che la diffusione di filmati e foto che ledono la riservatezza e la dignità delle persone può far incorrere lo studente in sanzioni disciplinari e pecuniarie o perfino in veri e propri reati. Stesse cautele vanno previste per l'uso dei tablet, se usati a fini di registrazione e non soltanto per fini didattici o per consultare in classe libri elettronici e testi on line. Recite e gite scolastiche Non violano la privacy le riprese video e le fotografie raccolte dai genitori durante le recite, le gite e i saggi scolastici. Le immagini in questi casi sono raccolte a fini personali e destinati ad un ambito familiare o amicale. Nel caso si intendesse pubblicarle e diffonderle in rete, anche sui social network, è necessario ottenere di regola il consenso delle persone presenti nei video o nelle foto. Retta e servizio mensa É illecito pubblicare sul sito dell il nome e cognome degli studenti i cui genitori sono in ritardo nel pagamento della retta o del servizio mensa. Lo stesso vale per gli studenti che usufruiscono gratuitamente del servizio mensa in quanto appartenenti a famiglie con reddito minimo o a fasce deboli. Gli avvisi messi on line devono avere carattere generale, mentre alle singole persone ci si deve rivolgere con comunicazioni di carattere individuale. A salvaguardia della trasparenza sulla gestione delle risorse scolastiche, restano ferme le regole sull'accesso ai documenti amministrativi da parte delle persone interessate. Telecamere Si possono in generale installare telecamere all'interno degli istituti scolastici, ma devono funzionare solo negli orari di chiusura degli istituti e la loro presenza deve essere segnalata con cartelli. Se le riprese riguardano l'esterno dell, l'angolo visuale delle telecamere deve essere opportunamente delimitato. Le immagini registrare devono essere cancellate in generale dopo 24 ore. Inserimento professionale

4 Al fine di agevolare l'orientamento, la formazione e l'inserimento professionale le scuole, su richiesta degli studenti, possono comunicare e diffondere alle aziende private e alle pubbliche amministrazioni i dati personali dei ragazzi. Questionari per attività di ricerca L'attività di ricerca con la raccolta di informazioni personali tramite questionari da sottoporre agli studenti è consentita solo se ragazzi e genitori sono stati prima informati sugli scopi delle ricerca, le modalità del trattamento e le misure di sicurezza adottate. Gli studenti e i genitori devono essere lasciati liberi di non aderire all'iniziativa. Iscrizione e registri on line, pagella elettronica In attesa di poter esprimere il previsto parere sui provvedimenti attuativi del Ministero dell'istruzione riguardo all'iscrizione on line degli studenti, all'adozione dei registri on line e alla consultazione della pagella via web, il Garante auspica l'adozione di adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati. Voti, scrutini, esami di Stato I voti dei compiti in classe e delle interrogazioni, gli esiti degli scrutini o degli esami di Stato sono pubblici. Le informazioni sul rendimento scolastico sono soggette ad un regime di trasparenza e il regime della loro conoscibilità è stabilito dal Ministero dell'istruzione. E' necessario però, nel pubblicare voti degli scrutini e degli esami nei tabelloni, che l'istituto eviti di fornire, anche indirettamente, informazioni sulle condizioni di salute degli studenti: il riferimento alle "prove differenziate" sostenute dagli studenti portatori di handicap, ad esempio, non va inserito nei tabelloni, ma deve essere indicato solamente nell'attestazione da rilasciare allo studente. Trattamento dei dati personali Le scuole devono rendere noto alle famiglie e ai ragazzi, attraverso un'adeguata informativa, quali dati raccolgono e come li utilizzano. Spesso le scuole utilizzano nella loro attività quotidiana dati delicati - come quelli riguardanti le origini etniche, le convinzioni religiose, lo stato di salute - anche per fornire semplici servizi, come ad esempio la mensa. E' bene ricordare che nel trattare queste categorie di informazioni gli istituti scolastici devono porre estrema cautela, in conformità al regolamento sui dati sensibili adottato dal Ministero dell'istruzione. Famiglie e studenti hanno diritto di conoscere quali informazioni sono trattate dall'istituto scolastico, farle rettificare se inesatte, incomplete o non aggiornate. Roma, 6 settembre 2012

5 DAI TABLET ALLA PAGELLA ELETTRONICA. LE REGOLE DA RICORDARE

6 Temi in classe Non lede la privacy l insegnante che assegna ai propri alunni lo svolgimento di temi in classe riguardanti il loro mondo personale. Sta invece nella sensibilità dell insegnante, nel momento in cui gli elaborati vengono letti in classe, trovare l equilibrio tra esigenze didattiche e tutela della riservatezza, specialmente se si tratta di argomenti delicati. Cellulari e tablet L'uso di cellulari e smartphone è in genere consentito per fini strettamente personali, ad esempio per registrare le lezioni, e sempre nel rispetto delle persone. Spetta comunque agli istituti scolastici decidere nella loro autonomia come regolamentare o se vietare del tutto l'uso dei cellulari. Non si possono diffondere immagini, video o foto sul web se non con il consenso delle persone riprese. E' bene ricordare che la diffusione di filmati e foto che ledono la riservatezza e la dignità delle persone può far incorrere lo studente in sanzioni disciplinari e pecuniarie o perfino in veri e propri reati. Stesse cautele vanno previste per l'uso dei tablet, se usati a fini di registrazione e non soltanto per fini didattici o per consultare in classe libri elettronici e testi on line. Garante per la protezione dei dati personali

7 Recite e gite scolastiche Non violano la privacy le riprese video e le fotografie raccolte dai genitori durante le recite, le gite e i saggi scolastici. Le immagini in questi casi sono raccolte a fini personali e destinati ad un ambito familiare o amicale. Nel caso si intendesse pubblicarle e diffonderle in rete, anche sui social network, è necessario ottenere di regola il consenso delle persone presenti nei video o nelle foto. Retta e servizio mensa E illecito pubblicare sul sito dell il nome e cognome degli studenti i cui genitori sono in ritardo nel pagamento della retta o del servizio mensa. Lo stesso vale per gli studenti che usufruiscono gratuitamente del servizio mensa in quanto appartenenti a famiglie con reddito minimo o a fasce deboli. Gli avvisi messi on line devono avere carattere generale, mentre alle singole persone ci si deve rivolgere con comunicazioni di carattere individuale. A salvaguardia della trasparenza sulla gestione delle risorse scolastiche, restano ferme le regole sull accesso ai documenti amministrativi da parte delle persone interessate. Telecamere Garante per la protezione dei dati personali Si possono in generale installare telecamere all interno degli istituti scolastici, ma devono funzionare solo negli orari di chiusura degli istituti e la loro presenza deve essere segnalata con cartelli. Se le riprese riguardano l esterno dell, l angolo visuale delle telecamere deve essere opportunamente delimitato. Le immagini registrare devono essere cancellate in generale dopo 24 ore.

8 Inserimento professionale Al fine di agevolare l orientamento, la formazione e l inserimento professionale le scuole, su richiesta degli studenti, possono comunicare e diffondere alle aziende private e alle pubbliche amministrazioni i dati personali dei ragazzi. Questionari per attività di ricerca L attività di ricerca con la raccolta di informazioni personali tramite questionari da sottoporre agli studenti è consentita solo se ragazzi e genitori sono stati prima informati sugli scopi delle ricerca, le modalità del trattamento e le misure di sicurezza adottate. Gli studenti e i genitori devono essere lasciati liberi di non aderire all iniziativa. Iscrizione e registri on line, pagella elettronica Garante per la protezione dei dati personali In attesa di poter esprimere il previsto parere sui provvedimenti attuativi del Ministero dell istruzione riguardo all iscrizione on line degli studenti, all adozione dei registri on line e alla consultazione della pagella via web, il Garante auspica l adozione di adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati.

9 Voti, scrutini, esami di Stato I voti dei compiti in classe e delle interrogazioni, gli esiti degli scrutini o degli esami di Stato sono pubblici. Le informazioni sul rendimento scolastico sono soggette ad un regime di trasparenza e il regime della loro conoscibilità è stabilito dal Ministero dell istruzione. E necessario però, nel pubblicare voti degli scrutini e degli esami nei tabelloni, che l istituto eviti di fornire, anche indirettamente, informazioni sulle condizioni di salute degli studenti: il riferimento alle prove differenziate sostenute dagli studenti portatori di handicap, ad esempio, non va inserito nei tabelloni, ma deve essere indicato solamente nell attestazione da rilasciare allo studente. Trattamento dei dati personali Le scuole devono rendere noto alle famiglie e ai ragazzi, attraverso un adeguata informativa, quali dati raccolgono e come li utilizzano. Spesso le scuole utilizzano nella loro attività quotidiana dati delicati - come quelli riguardanti le origini etniche, le convinzioni religiose, lo stato di salute - anche per fornire semplici servizi, come ad esempio la mensa. Garante per la protezione dei dati personali E bene ricordare che nel trattare queste categorie di informazioni gli istituti scolastici devono porre estrema cautela, in conformità al regolamento sui dati sensibili adottato dal Ministero dell istruzione. Famiglie e studenti hanno diritto di conoscere quali informazioni sono trattate dall istituto scolastico, farle rettificare se inesatte, incomplete o non aggiornate.