Come funzionerà il processo amministrativo telematico: più attenzione al CAD e alle regole tecniche

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1 Tribunale Bologna , n ISSN Direttore responsabile: Antonio Zama Come funzionerà il processo amministrativo telematico: più attenzione al CAD e alle regole tecniche 19 Aprile 2016 Sarah Ungaro Lo scorso 21 marzo sono state pubblicate in Gazzetta Ufficiale le regole tecnico-operative per l attuazione del processo amministrativo telematico - emanate con DPCM 16 febbraio 2016, n. 40 -, che si applicheranno dal 1 luglio Occorre sin da subito sottolineare che la disciplina del processo amministrativo telematico (indicato con l acronimo PAT) risulta avere connotati per molti aspetti diversi rispetto a quelli che caratterizzano il processo civile telematico (PCT). In effetti, molte risultano le difformità tra i due riti telematici, in gran parte riconducibili alla circostanza che - a differenza delle norme sul PCT - le regole tecniche sul PAT hanno maggiore riguardo delle norme del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003), del Codice dell amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005) e delle regole tecniche sui documenti informatici, sia quelle relative alla formazione (DPCM 13 novembre 2014), che quelle relative a gestione e protocollo (DPCM 3 dicembre 2013) e conservazione (DPCM 3 dicembre 2013). Diversamente, la disciplina dettata per il PCT non contempla la stessa attenzione per la corretta formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, essendo del tutto carente della necessaria attenzione anche alla conservazione degli atti e dei fascicoli informatici Al contrario, nelle recenti regole tecnico-operative sul PAT, già dai primi articoli dedicati al Sistema Informativo della Giustizia Amministrativa (SIGA) si prevede nello specifico: che il SIGA sia organizzato anche in conformità alle prescrizioni del CAD e al Codice dei dati personali (articolo 3, comma 1); che il SIGA gestisca con modalità informatiche in ogni grado del giudizio la formazione del fascicolo, le operazioni di individuazione del procedimento giurisdizionale, la tenuta dei registri, il deposito, la conservazione, la visualizzazione e l estrazione di copie degli atti del fascicolo, la pubblicazione dei provvedimenti giurisdizionali, le comunicazioni di segreteria, la trasmissione dei fascicoli e ogni altra attività inerente al processo amministrativo telematico (articolo 4, comma 1). Inoltre, si dispone espressamente che l archiviazione, la conservazione e la reperibilità di tutti gli atti del fascicolo redatti sotto forma di documenti informatici siano assicurate secondo quanto previsto dal DPCM 3 dicembre 2013 e dal DPCM 13 novembre 2014 (articolo 5, comma 7). Il ruolo del SIGA In particolare, l articolo 1 delle Specifiche tecniche di cui all Allegato A, a cui rinvia l articolo 19 del DPCM 40/2016, dispone che l organizzazione della Giustizia Amministrativa (ovvero il Segretariato generale - Ufficio amministrativo per l informatica, che è anche il responsabile del SIGA) assicuri la conservazione dei dati e dei documenti, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, in attuazione di quanto previsto dall articolo 44, comma 1, del CAD, e nel rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 e dal disciplinare tecnico di cui all Allegato B

2 del Codice dei dati personali, indicate nel manuale di conservazione di cui all articolo 8 del DPCM 3 dicembre 2013, nonché nel rispetto dell articolo 12 del DPCM 13 novembre L archiviazione, la conservazione e la reperibilità dei provvedimenti giurisdizionali redatti sotto forma di documenti informatici è assicurata nei modi previsti dal DPCM 3 dicembre 2013 e dalle relative specifiche tecniche, nonché dal DPCM 13 novembre 2014, nel rispetto della disciplina rilevante in materia di tutela dei dati personali e, in particolare, del Codice dei dati personali. Inoltre, lo stesso articolo 1 delle Specifiche tecniche chiarisce che il responsabile della conservazione debba operare d intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile del S.I.G.A., oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, secondo quanto prescritto dagli articoli 6 e 7 del DPCM 3 dicembre Formazione e deposito di atti, documenti e provvedimenti Con specifico riferimento alle concrete modalità di redazione dei documenti delle parti, al contrario del PCT, per il PAT non sarà necessario l utilizzo di un apposito applicativo per la redazione degli atti. In tal senso, l articolo 9 stabilisce che il ricorso introduttivo, il ricorso incidentale, le memorie e qualsiasi atto del processo dovranno essere formati tramite gli appositi moduli.pdf denominati ModuloDepositoRicorso e ModuloDepositoAtto, scaricabili dal sito e da firmare con firma digitale PAdES (al contrario del PCT che permette anche il deposito di atti firmati digitalmente in formato CAdES), conforme ai requisiti di cui all articolo 24 del CAD. A tale modulo.pdf firmato digitalmente dovranno essere allegati i documenti nei formati previsti dall articolo 12 dell Allegato A (in formato.pdf,.txt,.rtf,.xml,.jpg,.jpeg,.gif,.tiff,.tif,.msg ed.eml, nonché i formati compressi.zip e.rar a patto però che contengano documenti nei formati appena elencati). Il deposito degli atti avviene esclusivamente per via telematica, attraverso PEC (come nel PCT, in tal caso il deposito si perfeziona con la generazione dell ultima ricevuta di accettazione) oppure mediante l upload dei documenti, qualora ciò sia necessario per ragioni tecniche o per le particolari dimensioni dei documenti da depositare (in questo caso il deposito si considera perfezionato all atto della registrazione da parte del SIGA dell upload effettuato tramite il sito istituzionale). Nello specifico, il deposito tramite upload è consentito attraverso un canale sicuro, mediante collegamento al sito istituzionale nell apposita sezione presente nel Portale dell Avvocato: ad avvenuto completamento della procedura, il SIGA genera un messaggio di avvenuta ricezione. In caso di deposito tramite PEC, entro le ore del giorno lavorativo successivo alla ricezione della PEC di avvenuta consegna, il SIGA invierà un ulteriore messaggio di registrazione deposito, nella quale sarà indicato il numero progressivo di protocollo assegnato e l elenco di tutti gli atti e documenti trasmessi (comma 4, articolo 7 dell Allegato A). Pertanto, è importante evidenziare che, al contrario del PCT dove rileva la ricevuta di consegna, in base a quanto stabilito dal comma 3 dell articolo 9, nel PAT per la tempestività del deposito via PEC rileva la generazione della ricevuta di avvenuta accettazione del proprio gestore di PEC (comma 5, articolo 7 dell Allegato A), ove il deposito risulti, anche successivamente, andato a buon fine con l invio della menzionata comunicazione di registrazione di deposito. Diversamente, in caso di deposito tramite upload, ai fini della tempestività dello stesso rileva il momento in cui il SIGA registra l invio del ricorso o degli altri atti processuali, generando un messaggio di ricezione, immediatamente visualizzabile ad avvenuto completamento della procedura (articolo 8 dell Allegato A). Anche in questo caso, la Segreteria invia all avvocato un messaggio PEC entro le 24 ore del giorno lavorativo successivo al deposito, denominato registrazione deposito, che riporta l indicazione del

3 numero progressivo di protocollo assegnato e l elenco di tutti gli atti e documenti depositati con upload. Con particolare riguardo, poi, al deposito dell atto introduttivo e degli altri atti da parte dell Avvocatura dello Stato, le Specifiche tecniche prevedono all articolo 6 che questo avvenga in regime di cooperazione applicativa. Per quanto attiene alla redazione e al deposito dei provvedimenti giurisdizionali, anche per questi dovranno utilizzarsi le modalità telematiche, contrariamente ai provvedimenti giurisdizionali nel PCT (ad eccezione del decreto che statuisce sul riscorso per decreto ingiuntivo): in particolare, le Specifiche tecniche del PAT prevedono che i magistrati utilizzino la specifica applicazione software denominata Scrivania del magistrato, che permette anche di disporre l oscuramento dei dati personali e di trasmettere i provvedimenti, già in formato PDF e sottoscritti con firma digitale in formato PAdES, al gestore documentale di SIGA, attraverso una rete interna o una VPN qualora siano trasmessi dall esterno, in modo che gli stessi siano anche conservati a norma dell articolo 44 del CAD e del DPCM 3 dicembre Copie e attestazione di conformità nel PAT È noto che per il PCT sia prevista un anomala deroga - in favore delle specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia (previste dal decreto n. 44/2011 e recentemente modificate con il decreto 28 dicembre 2015) - rispetto alle norme per l attestazione di conformità delle copie previste dal CAD e dal DPCM 13 novembre Tale volontà legislativa di derogare alle norme generali sui documenti informatici dettate dal CAD e dalle regole tecniche e di prevedere una specifica disciplina per i documenti informatici processuali del PCT risulterebbe peraltro confermata proprio dallo schema di modifica al CAD approvato dal Consiglio dei Ministri lo scorso 20 gennaio, con il quale si intende introdurre anche una specifica disposizione all articolo 21 così formulata: Restano ferme le disposizioni concernenti il deposito degli atti e dei documenti in via telematica secondo la normativa anche regolamentare in materia di processo telematico. In argomento, sebbene le norme sul PAT contemplino una maggiore attenzione al CAD e alle regole tecniche, anche queste prevedono una disciplina poco chiara sul rilascio di duplicati e copie conformi. In generale, si prevede che le copie estratte dai difensori dai fascicoli informatici del SIGA siano delle mere copie semplici e dunque possano essere utilizzate solo ad uso studio, mentre le copie autentiche possano essere richieste tramite il sito alla segreteria dell Ufficio giudiziario presso cui è incardinato il ricorso. A tali richieste è associato un identificativo univoco, anche per consentire l associazione del pagamento non contestuale dei diritti di copia, e le copie conformi rilasciate sono trasmesse alla casella PEC del richiedente. Tuttavia, risulta poco comprensibile la previsione del comma 6 dell articolo 16 per cui la conformità all atto originale sia attestata dalla sottoscrizione della PEC da parte del Segretario, con apposizione della propria firma digitale, o, nel caso di rilascio cartaceo, con firma autografa. Anche in materia di deposito della copia di procura alle liti - a differenza della disciplina del PCT per cui è sufficiente l apposizione della firma digitale dell avvocato sulla copia per immagine della procura, sottoscritta con firma autografa dal cliente - l articolo 8 del DPCM 40/2016 prevede invece che qualora la procura sia conferita su documento cartaceo, il difensore debba procedere al deposito telematico della copia per immagine su supporto informatico della stessa, attestandone la relativa conformità all originale ai sensi del comma 2 dell articolo 22 del CAD e quindi anche dell articolo 4 del DPCM 13 novembre 2014: ciò significa che qualora l attestazione di conformità sia inserita non nello stesso documento informatico contenente la copia per immagine, ma in un documento informatico separato, questo dovrà indicare un riferimento temporale e soprattutto l impronta di hash relativa al documento

4 informatico che costituisce la copia per immagine di cui si attesta la conformità all originale, al fine di garantire la connessione univoca tra attestazione e documento di cui si dichiara la conformità. Notificazioni a mezzo PEC Dopo altalenanti pronunce giurisprudenziali, il DPCM 40/2016 sancisce espressamente all articolo 14 la possibilità per gli avvocati di eseguire anche nel processo amministrativo telematico le notificazioni degli atti tramite PEC - ai sensi dell articolo 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n agli indirizzi risultanti dai pubblici elenchi o agli indirizzi PEC delle pubbliche amministrazioni presenti nell indice PA, fatta salva ovviamente la domiciliazione, la rappresentanza e la difesa delle stesse da parte dell Avvocatura dello Stato. Ai fini della prova in giudizio della notificazione a mezzo PEC - che dovrà essere fornita in modalità telematica (come prescritto al comma 6 dello stesso articolo 14) - le ricevute di consegna dovranno contenere anche la copia completa del messaggio PEC consegnato. Gestione, conservazione e accesso agli atti e ai fascicoli informatici processuali Come si è già sottolineato, all articolo 4 il DPCM 40/2016 prevede espressamente che il SIGA debba provvedere alla formazione del fascicolo informatico e alla conservazione di tutti gli atti, documenti, provvedimenti in formato digitale inerenti al processo amministrativo telematico (tra cui le ricevute di consegna della PEC e gli avvisi di mancata consegna), assicurate secondo quanto previsto dalle regole tecniche dei DPCM 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014 dal Responsabile della conservazione, individuato dal Segretariato generale della giustizia amministrativa - Ufficio amministrativo per l informatica, su cui ricade anche il ruolo di responsabile del SIGA. In particolare, l articolo 3 dell Allegato A al DPCM 40/2016 stabilisce che ciascun atto pervenuto unitamente al ricorso introduttivo viene protocollato singolarmente all interno del fascicolo informatico e che tutti gli atti e i documenti depositati successivamente sono protocollati e indicizzati automaticamente all interno del medesimo fascicolo. Inoltre, ai sensi del comma 7 dell articolo 17, peraltro, l identificazione informatica dei soggetti a cui è consentito l accesso al fascicolo processuale informatico (magistrato delegato per il provvedimento monocratico, componenti del collegio giudicante, difensori muniti di procura, ausiliari ed esperti nei limiti dell incarico ricevuto) avviene in conformità all articolo 64 del CAD (richiedendo le credenziali di accesso al fascicolo informatico fornendo i propri dati identificativi e utilizzando l apposita funzione presente nel Portale dell Avvocato o nella sezione del sito denominata Ausiliari del Giudice, credenziali che saranno inviate al richiedente via PEC, il quale dovrà necessariamente cambiare la password al primo accesso[1]). Conseguentemente, si prevede che le operazioni di accesso al fascicolo informatico consentite ai soggetti abilitati siano registrate e conservate - con caratteristiche di inalterabilità e integrità, per 5 anni dalla definitività del provvedimento che conclude il procedimento[2] - in un apposito file di log, che riporta l indicazione del codice fiscale del soggetto che ha effettuato l accesso, il riferimento al documento informatico consultato, modificato o prelevato nell ambito del sistema documentale, la data e l ora dell accesso. In definitiva, nel DPCM 40/2016 c è sicuramente da rilevare come aspetto positivo una forte attenzione per la correttezza alla formazione, gestione, accesso e conservazione degli atti e fascicoli informatici processuali, sperando che effettivamente siano previste anche le risorse e le competenze necessarie per gestire correttamente la piattaforma del SIGA già dal prossimo 1 luglio. [1] Inoltre, la password assegnata sarà efficace per 3 mesi dalla data del rilascio, trascorsi i quali dovrà essere cambiata, e verrà comunque disattivata decorsi 6 mesi dalla data del rilascio senza che sia stata

5 utilizzata. Nel caso di scadenza della password o di più di tre tentativi di accesso al SIGA con password erronea, l accesso è interdetto e la procedura di accreditamento e richiesta delle credenziali dovrà essere ripetuta. [2] Mentre, ai sensi dell art. 18 dell Allegato A al DPCM 40 /2016, gli accessi ai dati processuali del SIGA sono tracciati da log che sono conservati per 10 anni e sono consegnati periodicamente al Responsabile del trattamento dei dati. Lo scorso 21 marzo sono state pubblicate in Gazzetta Ufficiale le regole tecnico-operative per l attuazione del processo amministrativo telematico - emanate con DPCM 16 febbraio 2016, n. 40 -, che si applicheranno dal 1 luglio Occorre sin da subito sottolineare che la disciplina del processo amministrativo telematico (indicato con l acronimo PAT) risulta avere connotati per molti aspetti diversi rispetto a quelli che caratterizzano il processo civile telematico (PCT). In effetti, molte risultano le difformità tra i due riti telematici, in gran parte riconducibili alla circostanza che - a differenza delle norme sul PCT - le regole tecniche sul PAT hanno maggiore riguardo delle norme del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003), del Codice dell amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005) e delle regole tecniche sui documenti informatici, sia quelle relative alla formazione (DPCM 13 novembre 2014), che quelle relative a gestione e protocollo (DPCM 3 dicembre 2013) e conservazione (DPCM 3 dicembre 2013). Diversamente, la disciplina dettata per il PCT non contempla la stessa attenzione per la corretta formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, essendo del tutto carente della necessaria attenzione anche alla conservazione degli atti e dei fascicoli informatici Al contrario, nelle recenti regole tecnico-operative sul PAT, già dai primi articoli dedicati al Sistema Informativo della Giustizia Amministrativa (SIGA) si prevede nello specifico: che il SIGA sia organizzato anche in conformità alle prescrizioni del CAD e al Codice dei dati personali (articolo 3, comma 1); che il SIGA gestisca con modalità informatiche in ogni grado del giudizio la formazione del fascicolo, le operazioni di individuazione del procedimento giurisdizionale, la tenuta dei registri, il deposito, la conservazione, la visualizzazione e l estrazione di copie degli atti del fascicolo, la pubblicazione dei provvedimenti giurisdizionali, le comunicazioni di segreteria, la trasmissione dei fascicoli e ogni altra attività inerente al processo amministrativo telematico (articolo 4, comma 1). Inoltre, si dispone espressamente che l archiviazione, la conservazione e la reperibilità di tutti gli atti del fascicolo redatti sotto forma di documenti informatici siano assicurate secondo quanto previsto dal DPCM 3 dicembre 2013 e dal DPCM 13 novembre 2014 (articolo 5, comma 7). Il ruolo del SIGA In particolare, l articolo 1 delle Specifiche tecniche di cui all Allegato A, a cui rinvia l articolo 19 del DPCM 40/2016, dispone che l organizzazione della Giustizia Amministrativa (ovvero il Segretariato generale - Ufficio amministrativo per l informatica, che è anche il responsabile del SIGA) assicuri la conservazione dei dati e dei documenti, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, in attuazione di quanto previsto dall articolo 44, comma 1, del CAD, e nel rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 e dal disciplinare tecnico di cui all Allegato B del Codice dei dati personali, indicate nel manuale di conservazione di cui all articolo 8 del DPCM 3 dicembre 2013, nonché nel rispetto dell articolo 12 del DPCM 13 novembre L archiviazione, la conservazione e la reperibilità dei provvedimenti giurisdizionali redatti sotto forma di documenti informatici è assicurata nei modi previsti dal DPCM 3 dicembre 2013 e dalle relative specifiche tecniche,

6 nonché dal DPCM 13 novembre 2014, nel rispetto della disciplina rilevante in materia di tutela dei dati personali e, in particolare, del Codice dei dati personali. Inoltre, lo stesso articolo 1 delle Specifiche tecniche chiarisce che il responsabile della conservazione debba operare d intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile del S.I.G.A., oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, secondo quanto prescritto dagli articoli 6 e 7 del DPCM 3 dicembre Formazione e deposito di atti, documenti e provvedimenti Con specifico riferimento alle concrete modalità di redazione dei documenti delle parti, al contrario del PCT, per il PAT non sarà necessario l utilizzo di un apposito applicativo per la redazione degli atti. In tal senso, l articolo 9 stabilisce che il ricorso introduttivo, il ricorso incidentale, le memorie e qualsiasi atto del processo dovranno essere formati tramite gli appositi moduli.pdf denominati ModuloDepositoRicorso e ModuloDepositoAtto, scaricabili dal sito e da firmare con firma digitale PAdES (al contrario del PCT che permette anche il deposito di atti firmati digitalmente in formato CAdES), conforme ai requisiti di cui all articolo 24 del CAD. A tale modulo.pdf firmato digitalmente dovranno essere allegati i documenti nei formati previsti dall articolo 12 dell Allegato A (in formato.pdf,.txt,.rtf,.xml,.jpg,.jpeg,.gif,.tiff,.tif,.msg ed.eml, nonché i formati compressi.zip e.rar a patto però che contengano documenti nei formati appena elencati). Il deposito degli atti avviene esclusivamente per via telematica, attraverso PEC (come nel PCT, in tal caso il deposito si perfeziona con la generazione dell ultima ricevuta di accettazione) oppure mediante l upload dei documenti, qualora ciò sia necessario per ragioni tecniche o per le particolari dimensioni dei documenti da depositare (in questo caso il deposito si considera perfezionato all atto della registrazione da parte del SIGA dell upload effettuato tramite il sito istituzionale). Nello specifico, il deposito tramite upload è consentito attraverso un canale sicuro, mediante collegamento al sito istituzionale nell apposita sezione presente nel Portale dell Avvocato: ad avvenuto completamento della procedura, il SIGA genera un messaggio di avvenuta ricezione. In caso di deposito tramite PEC, entro le ore del giorno lavorativo successivo alla ricezione della PEC di avvenuta consegna, il SIGA invierà un ulteriore messaggio di registrazione deposito, nella quale sarà indicato il numero progressivo di protocollo assegnato e l elenco di tutti gli atti e documenti trasmessi (comma 4, articolo 7 dell Allegato A). Pertanto, è importante evidenziare che, al contrario del PCT dove rileva la ricevuta di consegna, in base a quanto stabilito dal comma 3 dell articolo 9, nel PAT per la tempestività del deposito via PEC rileva la generazione della ricevuta di avvenuta accettazione del proprio gestore di PEC (comma 5, articolo 7 dell Allegato A), ove il deposito risulti, anche successivamente, andato a buon fine con l invio della menzionata comunicazione di registrazione di deposito. Diversamente, in caso di deposito tramite upload, ai fini della tempestività dello stesso rileva il momento in cui il SIGA registra l invio del ricorso o degli altri atti processuali, generando un messaggio di ricezione, immediatamente visualizzabile ad avvenuto completamento della procedura (articolo 8 dell Allegato A). Anche in questo caso, la Segreteria invia all avvocato un messaggio PEC entro le 24 ore del giorno lavorativo successivo al deposito, denominato registrazione deposito, che riporta l indicazione del numero progressivo di protocollo assegnato e l elenco di tutti gli atti e documenti depositati con upload.

7 Con particolare riguardo, poi, al deposito dell atto introduttivo e degli altri atti da parte dell Avvocatura dello Stato, le Specifiche tecniche prevedono all articolo 6 che questo avvenga in regime di cooperazione applicativa. Per quanto attiene alla redazione e al deposito dei provvedimenti giurisdizionali, anche per questi dovranno utilizzarsi le modalità telematiche, contrariamente ai provvedimenti giurisdizionali nel PCT (ad eccezione del decreto che statuisce sul riscorso per decreto ingiuntivo): in particolare, le Specifiche tecniche del PAT prevedono che i magistrati utilizzino la specifica applicazione software denominata Scrivania del magistrato, che permette anche di disporre l oscuramento dei dati personali e di trasmettere i provvedimenti, già in formato PDF e sottoscritti con firma digitale in formato PAdES, al gestore documentale di SIGA, attraverso una rete interna o una VPN qualora siano trasmessi dall esterno, in modo che gli stessi siano anche conservati a norma dell articolo 44 del CAD e del DPCM 3 dicembre Copie e attestazione di conformità nel PAT È noto che per il PCT sia prevista un anomala deroga - in favore delle specifiche tecniche stabilite dal responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia (previste dal decreto n. 44/2011 e recentemente modificate con il decreto 28 dicembre 2015) - rispetto alle norme per l attestazione di conformità delle copie previste dal CAD e dal DPCM 13 novembre Tale volontà legislativa di derogare alle norme generali sui documenti informatici dettate dal CAD e dalle regole tecniche e di prevedere una specifica disciplina per i documenti informatici processuali del PCT risulterebbe peraltro confermata proprio dallo schema di modifica al CAD approvato dal Consiglio dei Ministri lo scorso 20 gennaio, con il quale si intende introdurre anche una specifica disposizione all articolo 21 così formulata: Restano ferme le disposizioni concernenti il deposito degli atti e dei documenti in via telematica secondo la normativa anche regolamentare in materia di processo telematico. In argomento, sebbene le norme sul PAT contemplino una maggiore attenzione al CAD e alle regole tecniche, anche queste prevedono una disciplina poco chiara sul rilascio di duplicati e copie conformi. In generale, si prevede che le copie estratte dai difensori dai fascicoli informatici del SIGA siano delle mere copie semplici e dunque possano essere utilizzate solo ad uso studio, mentre le copie autentiche possano essere richieste tramite il sito alla segreteria dell Ufficio giudiziario presso cui è incardinato il ricorso. A tali richieste è associato un identificativo univoco, anche per consentire l associazione del pagamento non contestuale dei diritti di copia, e le copie conformi rilasciate sono trasmesse alla casella PEC del richiedente. Tuttavia, risulta poco comprensibile la previsione del comma 6 dell articolo 16 per cui la conformità all atto originale sia attestata dalla sottoscrizione della PEC da parte del Segretario, con apposizione della propria firma digitale, o, nel caso di rilascio cartaceo, con firma autografa. Anche in materia di deposito della copia di procura alle liti - a differenza della disciplina del PCT per cui è sufficiente l apposizione della firma digitale dell avvocato sulla copia per immagine della procura, sottoscritta con firma autografa dal cliente - l articolo 8 del DPCM 40/2016 prevede invece che qualora la procura sia conferita su documento cartaceo, il difensore debba procedere al deposito telematico della copia per immagine su supporto informatico della stessa, attestandone la relativa conformità all originale ai sensi del comma 2 dell articolo 22 del CAD e quindi anche dell articolo 4 del DPCM 13 novembre 2014: ciò significa che qualora l attestazione di conformità sia inserita non nello stesso documento informatico contenente la copia per immagine, ma in un documento informatico separato, questo dovrà indicare un riferimento temporale e soprattutto l impronta di hash relativa al documento informatico che costituisce la copia per immagine di cui si attesta la conformità all originale, al fine di

8 garantire la connessione univoca tra attestazione e documento di cui si dichiara la conformità. Notificazioni a mezzo PEC Dopo altalenanti pronunce giurisprudenziali, il DPCM 40/2016 sancisce espressamente all articolo 14 la possibilità per gli avvocati di eseguire anche nel processo amministrativo telematico le notificazioni degli atti tramite PEC - ai sensi dell articolo 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n agli indirizzi risultanti dai pubblici elenchi o agli indirizzi PEC delle pubbliche amministrazioni presenti nell indice PA, fatta salva ovviamente la domiciliazione, la rappresentanza e la difesa delle stesse da parte dell Avvocatura dello Stato. Ai fini della prova in giudizio della notificazione a mezzo PEC - che dovrà essere fornita in modalità telematica (come prescritto al comma 6 dello stesso articolo 14) - le ricevute di consegna dovranno contenere anche la copia completa del messaggio PEC consegnato. Gestione, conservazione e accesso agli atti e ai fascicoli informatici processuali Come si è già sottolineato, all articolo 4 il DPCM 40/2016 prevede espressamente che il SIGA debba provvedere alla formazione del fascicolo informatico e alla conservazione di tutti gli atti, documenti, provvedimenti in formato digitale inerenti al processo amministrativo telematico (tra cui le ricevute di consegna della PEC e gli avvisi di mancata consegna), assicurate secondo quanto previsto dalle regole tecniche dei DPCM 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014 dal Responsabile della conservazione, individuato dal Segretariato generale della giustizia amministrativa - Ufficio amministrativo per l informatica, su cui ricade anche il ruolo di responsabile del SIGA. In particolare, l articolo 3 dell Allegato A al DPCM 40/2016 stabilisce che ciascun atto pervenuto unitamente al ricorso introduttivo viene protocollato singolarmente all interno del fascicolo informatico e che tutti gli atti e i documenti depositati successivamente sono protocollati e indicizzati automaticamente all interno del medesimo fascicolo. Inoltre, ai sensi del comma 7 dell articolo 17, peraltro, l identificazione informatica dei soggetti a cui è consentito l accesso al fascicolo processuale informatico (magistrato delegato per il provvedimento monocratico, componenti del collegio giudicante, difensori muniti di procura, ausiliari ed esperti nei limiti dell incarico ricevuto) avviene in conformità all articolo 64 del CAD (richiedendo le credenziali di accesso al fascicolo informatico fornendo i propri dati identificativi e utilizzando l apposita funzione presente nel Portale dell Avvocato o nella sezione del sito denominata Ausiliari del Giudice, credenziali che saranno inviate al richiedente via PEC, il quale dovrà necessariamente cambiare la password al primo accesso[1]). Conseguentemente, si prevede che le operazioni di accesso al fascicolo informatico consentite ai soggetti abilitati siano registrate e conservate - con caratteristiche di inalterabilità e integrità, per 5 anni dalla definitività del provvedimento che conclude il procedimento[2] - in un apposito file di log, che riporta l indicazione del codice fiscale del soggetto che ha effettuato l accesso, il riferimento al documento informatico consultato, modificato o prelevato nell ambito del sistema documentale, la data e l ora dell accesso. In definitiva, nel DPCM 40/2016 c è sicuramente da rilevare come aspetto positivo una forte attenzione per la correttezza alla formazione, gestione, accesso e conservazione degli atti e fascicoli informatici processuali, sperando che effettivamente siano previste anche le risorse e le competenze necessarie per gestire correttamente la piattaforma del SIGA già dal prossimo 1 luglio. [1] Inoltre, la password assegnata sarà efficace per 3 mesi dalla data del rilascio, trascorsi i quali dovrà essere cambiata, e verrà comunque disattivata decorsi 6 mesi dalla data del rilascio senza che sia stata utilizzata. Nel caso di scadenza della password o di più di tre tentativi di accesso al SIGA con password

9 erronea, l accesso è interdetto e la procedura di accreditamento e richiesta delle credenziali dovrà essere ripetuta. [2] Mentre, ai sensi dell art. 18 dell Allegato A al DPCM 40 /2016, gli accessi ai dati processuali del SIGA sono tracciati da log che sono conservati per 10 anni e sono consegnati periodicamente al Responsabile del trattamento dei dati. TAG: Processo amministrativo, processo telematico, Codice dell Amministrazione digitale Avvertenza La pubblicazione di contributi, approfondimenti, articoli e in genere di tutte le opere dottrinarie e di commento (ivi comprese le news) presenti su Filodiritto è stata concessa (e richiesta) dai rispettivi autori, titolari di tutti i diritti morali e patrimoniali ai sensi della legge sul diritto d'autore e sui diritti connessi (Legge 633/1941). La riproduzione ed ogni altra forma di diffusione al pubblico delle predette opere (anche in parte), in difetto di autorizzazione dell'autore, è punita a norma degli articoli 171, 171-bis, 171- ter, 174-bis e 174-ter della menzionata Legge 633/1941. È consentito scaricare, prendere visione, estrarre copia o stampare i documenti pubblicati su Filodiritto nella sezione Dottrina per ragioni esclusivamente personali, a scopo informativo-culturale e non commerciale, esclusa ogni modifica o alterazione. Sono parimenti consentite le citazioni a titolo di cronaca, studio, critica o recensione, purché accompagnate dal nome dell'autore dell'articolo e dall'indicazione della fonte, ad esempio: Luca Martini, La discrezionalità del sanitario nella qualificazione di reato perseguibile d'ufficio ai fini dell'obbligo di referto ex. art 365 cod. pen., in "Filodiritto" ( con relativo collegamento ipertestuale. Se l'autore non è altrimenti indicato i diritti sono di Inforomatica S.r.l. e la riproduzione è vietata senza il consenso esplicito della stessa. È sempre gradita la comunicazione del testo, telematico o cartaceo, ove è avvenuta la citazione. Filodiritto(Filodiritto.com) un marchio di InFOROmatica S.r.l