SPECIFICA GENERALE PER I SERVIZI DI RECEPTION

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1 SPECIFICA GENERALE PER I SERVIZI DI RECEPTION EVOLUTION GLOBAL SERVICE

2 1.ELENCO ATTIVITA SVOLTE DAGLI ADDETTI ALLA RECEPTION Ricevimento ed accreditamento visitatori Ricevimento ed accreditamento dei dipendenti operanti in altre sedi Modalità di accesso dei componenti gli organi sociali Modalità di accesso dei rappresentanti delle Forze di Polizia Modalità di accesso di delegazioni Gestione bagagli Gestione aree salottini Emergenza sanitaria Informativa per eventi dannosi 2

3 1 ATTIVITA SVOLTE DAGLI ADDETTI ALLA RECEPTION Ricevimento ed Accreditamento Visitatori Gli addetti alla reception hanno il compito di regolare l afflusso alla sede secondo le procedure Aziendali e le leggi vigenti. E richiesta una specifica competenza nell utilizzo del Sistema di Controllo Accessi. Modalità di accesso dei visitatori I visitatori sono accolti alla reception e sempre accompagnati da un dipendente per la durata della loro permanenza nella sede; attendono la persona visitata negli appositi salottini o presso la reception stessa. E responsabilità della persona visitata dare indicazione alla reception in merito a eventuali deroghe a quanto sopra indicato. Gli addetti alla reception: - identificano la persona mediante un documento d identità; - chiedono al visitatore il nominativo della persona presso cui intende recarsi e avvisano telefonicamente quest ultima, verificando la sua disponibilità all incontro; - registrano nella Banca Dati del sistema telematico i dati del visitatore: identificazione (nome, cognome, data e luogo di nascita, residenza, tipo e numero del documento, data ed ente emittente del documento), la data e l ora di della visita, la società di appartenenza, il nominativo del soggetto/soggetti presso cui intende recarsi, l indicazione se il visitatore è accompagnato o meno all interno della sede; N.B. le medesime procedure si applicano in formato cartaceo, su apposita modulistica, qualora non esistesse un sistema telematico preposto - informano il visitatore della presenza di sistemi di video sorveglianza e richiedono per iscritto il consenso al trattamento dei propri dati personali in coerenza con le disposizioni del D. Lgs. 196/2003; - consegnano una nota informativa sulle misure di tutela della salute e sicurezza della sede; - consegnano il d.r.a. visitatore ; - consegnano la scheda in cui sono riportati l orario di entrata, il nome e il cognome del visitatore e della persona/persone che si intendono visitare. La scheda deve essere firmata dalla persona che viene visitata la quale avrà cura di annotare l orario di termine dell incontro. Nel caso in cui la visita riguardi più persone, ognuna firmerà la scheda e annoterà l orario di termine dell incontro; 3

4 - prendono in consegna,se consentito dalle Procedure Aziendali eventuali bagagli del visitatore secondo le specifiche procedure vigenti. Di norma l accesso deve avvenire senza bagagli al seguito; sono però ammessi i bagagli a mano e il materiale necessario a svolgere l attività lavorativa; - conservano il documento d identità del visitatore fino alla restituzione del d.r.a. visitatore. N.B. qualora il visitatore non desideri lasciare il proprio documento d identità,verrà fatta una fotocopia dello stesso Qualora il visitatore rifiuti di firmare il modulo di consenso al trattamento dei dati personali, l accesso gli sarà inibito. I visitatori accedono alla sede attraverso il varco visitatori, con il d.r.a. badge visitatore, che ricevono dagli addetti alla reception. Gli addetti alla reception, all uscita del visitatore: ritirano il d.r.a. visitatore e la scheda, con l orario di termine dell incontro annotato, firmata dalla persona che è stata visitata, verificando l esatta compilazione dello stesso effettuano le registrazioni sulla Banca Dati; restituiscono il documento di identità e gli eventuali bagagli presi in consegna. La reception è informata con congruo anticipo dalla Committente, in forma sritta o in subordine in forma verbale, dell eventuale arrivo dei visitatori, al fine di agevolare le attività sopra descritte così da rendere efficiente il processo di ricevimento, evitando attese ad ospiti di riguardo RICEVIMENTO ED ACCREDITAMENTO DEI DIPENDENTI OPERANTI IN ALTRE SEDI I dipendenti di Società del Gruppo e i dipendenti operanti in altre sedi con badge non abilitato alla libera circolazione accedono tramite la Reception utilizzando un badge sostitutivo dipendente. A tal fine gli addetti alla Reception: identificano il dipendente mediante il d.r.a. (in caso di indisponibilità del DRA, si seguono le procedure visitatori); chiedono al dipendente il nominativo della persona presso cui intende recarsi e avvisano telefonicamente questa ultima verificando la sua disponibilità all incontro; registrano nella Banca Dati del sistema i dati identificativi del dipendente (nome, cognome, unità, sede, società di appartenenza, matricola aziendale), la data e l ora della visita, il nominativo del soggetto/soggetti presso cui intende recarsi e gli consegnano una nota informativa sulle prescrizioni a tutela della salute e sicurezza 4

5 della sede; N.B. le medesime procedure si applicano in formato cartaceo, su apposita modulistica, qualora non esistesse un sistema telematico preposto rilasciano il badge sostitutivo dipendente che, all atto dell uscita del dipendente, ritirano e disabilitano MODALITA DI ACCESSO DEI COMPONENTI GLI ORGANI SOCIALI Le modalità di accesso dei componenti gli organi sociali (c.d.a, Sindaci, Revisori) sono regolate da preventiva comunicazione della Committente, in forma scritta ed in subordine in forma verbale 1.4 MODALITA DI ACCESSO DEI RAPPRESENTANTI DELLE FORZE DI POLIZIA La richiesta di accesso da parte di rappresentanti di carabinieri, polizia, guardia di finanza ecc, comporta l immediata segnalazione alla Committente MODALITA DI ACCESSO DI DELEGAZIONI L accesso alle sedi direzionali di delegazioni diplomatiche o commerciali di elevato livello di rappresentanza o di ospiti di riguardo del Vertice Aziendale avviene con modalità di volta in volta segnalate dalla Committente, in forma scritta ed in subordine in forma verbale GESTIONE BAGAGLI Gli addetti alla Reception controllano valige, pacchi ecc., evitandone l introduzione qualora non giustificata da esigenze di lavoro e disponendone il deposito nell apposito locale. Ad ogni deposito dovrà essere rilasciata relativa contromarca necessaria per il successivo ritiro. ATTENZIONE: qualsiasi anomalia ( forma,odori,fuori uscita di fili o vapori, ecc.) dovrà essere immediatamente segnalata al Responsabile della Sicurezza. 1.7 GESTIONE AREE SALOTTINI Gli addetti alla Reception gestiscono l utilizzo di eventuali salottini secondo le disposizioni impartite dalla Committente o stabilite dal Mansionario Operativo EMERGENZA SANITARIA Gli addetti alla Reception, in caso di emergenza sanitaria, assicurano ed agevolano l accesso del personale di soccorso INFORMATIVA PER EVENTI DANNOSI Ogni evento dannoso ed ogni elemento che potrebbe costituire una criticità di Security (es. violazioni del perimetro aziendale, danneggiamenti, etc.) devono essere 5

6 tempestivamente segnalate alla Committente, in forma scritta ed in subordine in forma verbale 2 - NORME DI COMPORTAMENTO Il personale di reception, nell espletamento del proprio servizio, dovrà assumere toni e tenere comportamenti mirati a proiettare all esterno una corretta e positiva immagine aziendale In particolare è richiesto di: mantenere un contegno irreprensibile sotto ogni aspetto ed in qualsiasi circostanza; avere la massima cura della persona e dell uniforme; essere cortese ed esauriente, usando sempre tatto, cautela e discrezione soprattutto nelle circostanze difficili e critiche; aver rispetto della dignità propria ed altrui; se del caso, intervenire con fermezza, nel rispetto di leggi e regolamenti interni, per prevenire e, qualora necessario, reprimere ogni irregolarità; evitare di farsi distrarre da eventi e/o attività non inerenti il servizio (es. leggere giornali, guardare la televisione, fare giochi elettronici, usare il telefono cellulare,etc.); mantenere riservati i fatti e le informazioni apprese durante lo svolgimento del servizio,in base alle regole deontologiche aziendali sottoscritte. vigilare sulla cura ed efficienza del materiale in dotazione alle portinerie/reception; tenere aggiornate ed in evidenza tutte le disposizioni, procedure, ordini di servizio, circolari e comunicazioni, emesse dal Committente e dalla General Security, che riguardano direttamente od anche solo marginalmente il servizio; curare attentamente le modalità di impiego e l archiviazione di registri, moduli e stampati usati nell espletamento dell attività; esercitare un controllo attivo per la sicurezza degli impianti, segnalando ogni manifestazione di non corretto funzionamento. 6

7 3 - DISPOSIZIONI GENERALI Di seguito vengono riportate le regole generali in materia controllo accessi alle sedi. 3.1 Modalità di accesso dei dipendenti Ai fini della tutela della security e della safety, gli accessi di tutti i dipendenti sono registrati. I dipendenti accedono alla propria sede di lavoro attraverso il varco dipendenti, con il d.r.a. badge dipendente. I dipendenti che eccezionalmente non abbiano la disponibilità del proprio d.r.a., accedono alla propria sede di lavoro con il d.r.a. badge sostitutivo dipendente, che viene rilasciato dagli addetti alla Reception. I dipendenti con altra sede di lavoro accedono attraverso il varco dipendenti, con il d.r.a. badge dipendente qualora abilitato alla libera circolazione. Nel caso il badge non sia abilitato alla libera circolazione accedono come previsto al punto 1.2 I Vertici delle Società del Gruppo sono muniti di badge abilitato alla libera circolazione. I dipendenti al di fuori del normale orario di lavoro (XX.XX-XX.XX dei giorni lavorativi) accedono previa autorizzazione scritta emessa dalla Committente. I Dirigenti possono accedere senza autorizzazione nella giornata di sabato. 3.2 Modalità di accesso dei contrattisti I dipendenti di imprese esterne, che prestano attività nell ambito della sede direzionale a fronte di contratti prestazioni/servizi (c.d. contrattisti), accedono alla sede attraverso il varco dipendenti, con il d.r.a. badge contrattista. Qualora il contrattista non abbia la disponibilità temporanea del proprio badge, accede alla sede attraverso il varco dipendenti, con il d.r.a. badge sostitutivo contrattista, rilasciato dagli addetti alla Portineria dopo aver effettuato le opportune verifiche. In tal caso, prima del rilascio del badge sostitutivo, viene disabilitato il badge contrattista già in loro possesso; lo stesso viene riabilitato all atto dell uscita, quando viene ritirato il badge sostitutivo. 3.3 Corrieri/Pony Espress I corrieri consegnano la posta, i plichi e i pacchi ai Locali Posta. I Pony Espress ritirano/consegnano piccoli plichi 3.4 Beni I beni e gli strumenti aziendali e di terzi entrano ed escono dalla porta della Entrata Merci, presidiata da personale di guardiania che verifica la documentazione che li accompagna. 7

8 3.5 Aree riservate L accesso alle aree riservate è regolamentato da specifiche disposizioni, stilate sempre in forma scritta. 3.6 Cambio di consegne Ad ogni cambio di turno dell'attività lavorativa si dovrà annotare su di un supporto cartaceo e/o telematico le eventuali disposizioni o consegne per il collega che prende servizio. In ogni caso di anomalia o di discordanza sarà stilato un verbale di accertamento dagli addetti che hanno presieduto al cambio di consegne. 3.7 Stesura dei Rapporti di Servizio Il rapporto di servizio viene compilato su un registro standard predispost graficamente dal coordinatore, può essere scritta a mano o con il computer e serve a segnalare guasti, anomalie di servizio, motivare in specifico eventuali esclusioni parziali e/o totali del sistema d'allarme etc VARIE Negli orari in cui non è funzionante la reception, le attività di ritiro dei d.r.a. sostitutivi, del d.r.a visitatore e della scheda, la restituzione del documento d identificazione e degli eventuali bagagli presi in consegna sono svolti dal personale di guardiania. Negli orari in cui non è funzionante la reception, le attività di ritiro dei d.r.a. sostitutivi, del d.r.a visitatore e della scheda, la restituzione del documento d identificazione e degli eventuali bagagli presi in consegna sono svolti dal personale di guardiania. 8