INFORMATIVA AI SENSI DELL'ART. 13, D.LGS. N.196 DEL 30 GIUGNO 2003

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1 INFORMATIVA AI SENSI DELL'ART. 13, D.LGS. N.196 DEL 30 GIUGNO 2003 * * * D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, in materia di protezione dei dati personali Adempimenti normativi Indicazioni operative Fondo Nazionale per il sostegno dell occupazione nel settore del credito (F.O.C.), Sezione speciale di ENBICREDITO La materia della tutela di dati personali è regolata, com è noto, dal d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e successive modifiche. In base alla citata normativa, è necessario definire il ruolo di ENBICREDITO e della società AUBAY ITALIA SPA, che opera su incarico dell Ente per lo svolgimento dell attività che riguarda la piattaforma informatica del Fondo Nazionale per il Sostegno dell Occupazione (F.O.C.), nonché i conseguenti adempimenti cui sono tenute le Aziende conferenti mandato di rappresentanza sindacale ad ABI e, in quanto tali, rientranti nell ambito di applicazione del Fondo per l Occupazione (art. 4, commi 1 e 2 del Regolamento del F.O.C.) Per inquadrare correttamente la questione, occorre ricordare che, ai fini dell esercizio dell attività del F.O.C., ENBICREDITO e AUBAY ITALIA SPA, trattano dati personali, comuni e sensibili. Considerata l attività istituzionale di ENBICREDITO, nonché di AUBAY ITALIA SPA coinvolta nel flusso operativo necessario per la gestione del F.O.C., si ritiene di individuare la loro qualifica ai fini del d.lgs. n. 196 del In considerazione di ciò, si segnala che ENBICREDITO e AUBAY ITALIA SPA rivestiranno, a tutti gli effetti, la qualifica di Responsabili del trattamento (art. 29 d.lgs. n.196 del 2003 e s.m.i.). Ne consegue che le Aziende, in qualità di Titolari del trattamento, dovranno designare con distinte comunicazioni, ENBICREDITO e AUBAY ITALIA SPA quali responsabili, utilizzando le bozze di lettere che si allegano (v. allegati n. 1 e 2). Tale designazione dovrà essere inviata tanto a ENBICREDITO quanto ad AUBAY ITALIA SPA. Copia delle lettere verrà controfirmata per accettazione e restituita alle Aziende. Per quanto riguarda gli effetti di tale designazione sulle Aziende, va precisato che, rispetto ai Modelli di informativa, l unico adempimento necessario, cui le Aziende devono provvedere (ex art. 13, comma 1, lett. D), d.lgs. n. 196 del 2003), riguarda l elenco delle Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati, mentre non è necessario Sede Legale: Piazza del Gesù, Roma Tel Fax C.F

2 apportare alcuna modifica ai modelli di informativa e consenso già distribuiti e sottoscritti dal proprio personale dipendente. Ne risulta che, rispetto al caso in esame, le Aziende dovranno limitarsi ad indicare nel predetto elenco ENBICREDITO e AUBAY ITALIA SPA quali Responsabili del trattamento a cui i dati personali sono trasmessi. Per quanto attiene al Consenso, in ipotesi di domanda di prestazione al F.O.C. presentata prima dell assunzione, sarà opportuno che l Azienda faccia sottoscrivere all interessato il modulo per la prestazione del consenso al trattamento dei dati personali. Nel caso in cui la presentazione della domanda di prestazione al F.O.C. avvenga in un momento successivo all assunzione/stabilizzazione del lavoratore, nessun adempimento aggiuntivo è dovuto in ordine alla prestazione del consenso, essendo lo stesso già stato prestato all atto dell istaurazione del rapporto di lavoro. ALLEGATI: 1. Bozza di lettera di nomina a Responsabile del trattamento ENBICREDITO 2. Bozza di lettera di nomina a Responsabile del trattamento AUBAY ITALIA SPA Pagina 2 di 2

3 ALLEGATO 1 Spettabile ENBICREDITO Ente bilaterale nazionale per il settore del credito Piazza del Gesù, ROMA Lettera di nomina a Responsabile del trattamento dei dati personali di ENBICREDITO ai sensi dell art. 29 del D.Lgs. n. 196 del 2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, per lo svolgimento dell attività del Fondo Nazionale per il Sostegno dell Occupazione (F.O.C.) PREMESSO CHE Ai fini del D.Lgs. n. 196 del 2003 Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito anche il Codice ), si definiscono: Titolare la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione o organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità di trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza; Responsabile la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione o organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali. ENBICREDITO, per lo svolgimento dell attività del Fondo Nazionale per il Sostegno dell Occupazione (F.O.C.) che, come noto, è stato costituito come Sezione speciale dell Ente, è dotata dell esperienza, dell affidabilità e delle capacità richieste dal Codice per assolvere alla funzione di Responsabile del trattamento dei dati personali, ed è idonea a

4 garantire il pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento dei dati personali, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza. Tutto ciò premesso con la presente lettera, NOMINA ENBICREDITO quale Responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi dell art. 29 del Codice, con riferimento al trattamento dei dati personali comuni e/o sensibili. A tal proposito impartisce a ENBICREDITO le seguenti istruzioni: effettuare le operazioni di trattamento connesse allo svolgimento dell attività di Responsabile del trattamento, curando che essa avvenga nel pieno rispetto delle disposizioni del codice e nei limiti indicati dall Informativa fornita agli interessati anche per ciò che attiene alla comunicazione a terzi; adottare idonee misure per impedire la diffusione dei dati; curare l esatta osservanza delle misure di sicurezza previste dalla normativa, provvedendo a che i dati siano custoditi e controllati in modo da garantirne la sicurezza contro i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità per le quali i dati sono stati raccolti; individuare gli incaricati del trattamento e impartire loro le necessarie istruzioni, ivi incluse quelle relative all adozione delle misure di sicurezza, consentendo l accesso dei medesimi ai soli dati la cui conoscenza sia necessaria per adempiere ai compiti loro assegnati; fornire agli incaricati del trattamento adeguata formazione; adottare idonee misure per permettere a ciascun interessato l effettivo esercizio dei diritti previsti dall art. 7 del Codice. Pagina 2 di 3

5 si riserva, ove ne ravvisasse la necessità, la facoltà di revocare la nomina o di integrare o adeguare, tempo per tempo, le istruzioni qui contenute anche in ottemperanza alle evoluzioni normative in materia di trattamento dei dati personali. ENBICREDITO sottoscrivendo la presente lettera, accetta la nomina da parte della scrivente a Responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi dell art. 29 del Codice e si impegna ad attenersi rigorosamente alle istruzioni impartite dalla scrivente come sopra precisate, nonché a tutte quelle altre che la scrivente decidesse di indicare successivamente. La scrivente invita ENBICREDITO a restituire copia della presente debitamente firmata in segno di accettazione. Cordiali saluti.... (firma AZIENDA) * * * ENBICREDITO restituisce copia della presente debitamente firmata per ricevuta ed accettazione della nomina. Per accettazione....., lì... Pagina 3 di 3

6 ALLEGATO 2 Spettabile AUBAY ITALIA S.p.A. Viale Parioli, ROMA C.A. Dott. Gualberto Pacchiarotti Lettera di nomina a Responsabile del trattamento dei dati personali di AUBAY ITALIA SPA ai sensi dell art. 29 del D.Lgs. n. 196 del 2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, per lo svolgimento dell attività del Fondo Nazionale per il Sostegno dell Occupazione (F.O.C.) PREMESSO CHE Ai fini del D.Lgs. n. 196 del 2003 Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito anche il Codice ), si definiscono: Titolare la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione o organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità di trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza; Responsabile la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione o organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali. AUBAY ITALIA SPA, è dotata dell esperienza, dell affidabilità e delle capacità richieste dal Codice per assolvere alla funzione di Responsabile del trattamento dei dati personali, ed è idonea a garantire il pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento dei dati personali, ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza.

7 Tutto ciò premesso con la presente lettera, NOMINA AUBAY ITALIA SPA quale Responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi dell art. 29 del Codice, con riferimento al trattamento dei dati personali comuni e/o sensibili. A tal proposito impartisce a AUBAY ITALIA SPA le seguenti istruzioni: effettuare le operazioni di trattamento connesse allo svolgimento dell attività di Responsabile del trattamento, curando che essa avvenga nel pieno rispetto delle disposizioni del codice e nei limiti indicati dall Informativa fornita agli interessati anche per ciò che attiene alla comunicazione a terzi; adottare idonee misure per impedire la diffusione dei dati; curare l esatta osservanza delle misure di sicurezza previste dalla normativa, provvedendo a che i dati siano custoditi e controllati in modo da garantirne la sicurezza contro i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità per le quali i dati sono stati raccolti; individuare gli incaricati del trattamento e impartire loro le necessarie istruzioni, ivi incluse quelle relative all adozione delle misure di sicurezza, consentendo l accesso dei medesimi ai soli dati la cui conoscenza sia necessaria per adempiere ai compiti loro assegnati; fornire agli incaricati del trattamento adeguata formazione; adottare idonee misure per permettere a ciascun interessato l effettivo esercizio dei diritti previsti dall art. 7 del Codice. si riserva, ove ne ravvisasse Pagina 2 di 3

8 la necessità, la facoltà di revocare la nomina o di integrare o adeguare, tempo per tempo, le istruzioni qui contenute anche in ottemperanza alle evoluzioni normative in materia di trattamento dei dati personali. AUBAY ITALIA SPA sottoscrivendo la presente lettera, accetta la nomina da parte della scrivente a Responsabile del trattamento dei dati personali ai sensi dell art. 29 del Codice e si impegna ad attenersi rigorosamente alle istruzioni impartite dalla scrivente come sopra precisate, nonché a tutte quelle altre che la scrivente decidesse di indicare successivamente. La scrivente invita AUBAY ITALIA SPA a restituire copia della presente debitamente firmata in segno di accettazione. Cordiali saluti.... (firma AZIENDA) * * * AUBAY ITALIA SPA restituisce copia della presente debitamente firmata per ricevuta ed accettazione della nomina. Per accettazione....., lì... Pagina 3 di 3