SETTORE AMMINISTRATIVO

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1 1.05 Segreteria generale e protocollo L Ufficio Segreteria Generale fornisce il supporto tecnico, operativo e gestionale per le attività deliberative degli organi collegiali ed individuali dell Ente, provvede allo svolgimento delle attività che la legge, lo statuto ed i regolamenti affidano al Segretario Comunale o che non rientrano nella specifica competenza degli altri servizi. L Ufficio Protocollo provvede al prelievo dall'ufficio Postale della corrispondenza in arrivo, all affrancatura della corrispondenza in partenza dall'ente, alla registrazione e archiviazione ottica della corrispondenza. All Ufficio Segreteria Generale e Protocollo i cittadini possono rivolgersi per le richieste inerenti i seguenti procedimenti / servizi: Protocollo Consegnare all Ufficio Protocollo gli atti, le lettere ed ogni documento da inoltrare agli organi ed ai Servizi Comunali. Un giorno. In Municipio al 1 piano Ufficio Protocollo. Telefono Fax L Ufficio Protocollo appone sugli atti, lettere e documenti presentati, il timbro rettangolare di colore rosso recante la dicitura Comune di Gessate data e restituisce una copia timbrata all Utente che ne faccia richiesta. L impiegata dell Ufficio Protocollo, provvede alla registrazione e numerazione di tutti i documenti consegnati in giornata allo sportello dell Ufficio Protocollo o ritirati dall Ufficio Postale. Dopo il visto del Sindaco, apposto su tutta la documentazione registrata in giornata, il giorno successivo la Responsabile dell Ufficio Protocollo provvede a distribuire le pratiche agli Uffici Comunali di competenza che provvederanno all avvio del procedimento amministrativo. 32

2 Accesso agli atti amministrativi L accesso ai documenti amministrativi Comunali può essere esercitato da chiunque abbia un interesse personale e concreto alla conoscenza del documento per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti. Le modalità di accesso e di evasione relative agli atti amministrativi del Comune sono precisate nel Regolamento in materia di accesso ai documenti amministrativi. Ritirare presso l Ufficio Protocollo e compilare il modulo pre-stampato e successivamente consegnarlo al medesimo Ufficio. 30 giorni; In Municipio al 1 piano Ufficio Protocollo. L ufficio Protocollo indicherà all utente l ufficio a cui rivolgersi per accedere agli atti. Telefono Fax La richiesta di accesso ai documenti deve essere motivata e deve indicare chiaramente gli estremi dei documenti di cui si chiede l accesso. Il diritto di accesso avviene mediante esame ed eventuale estrazione di copia dei documenti amministrativi. Il rilascio della copia è subordinato al pagamento in funzione del tipo di atto (semplici fotocopie di pagine in formato A4, A3 oppure copie di tavole grafiche). Il costo delle riproduzioni è stabilito annualmente con deliberazione di Consiglio Comunale. Il rifiuto, il differimento e la limitazione dell accesso da parte della pubblica amministrazione deve essere motivata e contro tali decisioni è possibile fare ricorso entro 30 giorni al Tribunale Amministrativo Regionale. Il rispetto del diritto alla riservatezza non comporta l'impossibilità, per il cittadino, di richiedere all'amministrazione l'accesso ai procedimenti amministrativi che riguardano anche altri soggetti. La legge, infatti, garantisce anche in questo caso agli interessati il diritto di vedere i documenti relativi ai procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere interessi giuridici. Per dati particolarmente delicati (relativi allo stato di salute, alla vita sessuale, all origine razziale o etnica, alle convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, alle opinioni politiche, alle adesioni a 33

3 partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale) ci sono regole ancora più rigorose da rispettare. I soggetti pubblici possono trattare questi dati solo quando sono essenziali per lo svolgimento delle attività istituzionali e non è possibile usare dati diversi o dati anonimi. L'amministrazione pubblica deve rendere espressamente nota la legge in base alla quale deve trattare tali dati Consultazione di Leggi e Decreti Chiunque abbia la necessità di conoscere leggi costituzionali, leggi ordinarie, leggi regionali, decreti legislativi, decreti legge, decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri decreti del Presidente della Repubblica, può inoltrare una richiesta scritta all Ufficio Protocollo. Ritirare presso l Ufficio Protocollo e compilare con cura il modulo pre-stampato, ricordando di menzionare con precisione (tipo di norma, data, numero,) la fonte del diritto e successivamente consegnarlo al medesimo Ufficio. In Municipio al 1 piano Ufficio Protocollo. Telefono Fax La richiesta di consultazione avviene mediante esame ed eventuale richiesta di copia dell intera norma o di alcuni suoi articoli. La richiesta di consultazione, a differenza del diritto di accesso agli atti, non deve essere motivata. Il rilascio della copia è subordinato ad un pagamento, in funzione del formato delle pagine (A4, A3), che deve essere effettuato presso l Ufficio Ragioneria. Il costo delle riproduzioni è stabilito annualmente con deliberazione della Giunta Comunale. 34

4 Appuntamento con il Sindaco e gli Assessori La richiesta, anche telefonica, va inoltrata all Ufficio Segreteria; il richiedente dovrà in tal senso fornire: il proprio nominativo, un recapito telefonico ed eventualmente il motivo dell incontro. In Municipio al 1 piano Ufficio Segreteria. Telefono Fax Nel caso d impossibilità del Sindaco o dell Assessore nella data stabilita, sarà premura dell Ufficio Segreteria avvisare telefonicamente il cittadino e fissare un nuovo appuntamento Gestione locali di proprietà Comunale Chiunque abbia la necessità di utilizzare dei locali di proprietà Comunale (Sala Consiliare, locali in villa Daccò, locali ex-asilo Lattuada) può inoltrare una richiesta scritta all Ufficio Protocollo. L uso dei locali predetti è precisato nel Regolamento per l utilizzo dei locali di proprietà Comunale, approvato con deliberazione di Consiglio Comunale. Recarsi presso l Ufficio Relazioni Comunali e chiedere la disponibilità del locale per il/i giorno/i di interesse. Verificata la disponibilità, l ufficio Relazioni Comunali consegna all interessato un modulo pre-stampato che dovrà essere compilato con cura, ricordando di menzionare la denominazione del locale, il giorno in cui è previsto l utilizzo, la durata ed il motivo. Il modulo compilato, datato e firmato, deve essere consegnato al medesimo Ufficio. 35

5 In Municipio al Piano Terra, Ufficio Relazioni Comunali. Telefono Fax Il 1 e 3 sabato del mese dalle 9:00 alle 12:00. Il corrispettivo per l utilizzo delle sale è stabilito annualmente con deliberazione di Giunta Comunale ed il versamento della quota deve essere effettuato almeno un giorno prima del previsto utilizzo, presso l Ufficio Ragioneria. Chi utilizza le sale s impegna a garantire l integrità e la correttezza dell uso del bene pubblico e si assume ogni responsabilità in merito a quanto possa accadere, durante il periodo di utilizzo, a persone e/o a cose. Per l utilizzo dello Stalun Franca Brambilla l Utente dovrà recarsi, il giorno prima del previsto utilizzo, presso l Ufficio Protocollo per il ritiro delle chiavi d ingresso della Sala, firmando e datando in un apposito registro la presa in consegna. Il giorno successivo all utilizzo della Sala, le chiavi dovranno essere riconsegnate al medesimo Ufficio e l Utente dovrà nuovamente firmare e datare il registro Richiesta di risarcimento danni I cittadini interessati a richiedere il risarcimento dei danni subiti per responsabilità del Comune, possono presentare una domanda in carta libera indirizzata al Responsabile del Servizio Affari Generali, dettagliando l esposizione dei fatti che hanno determinato il danno di cui si chiede il risarcimento. Ritirare presso l Ufficio Segreteria e compilare il modulo pre-stampato, ricordando di menzionare con precisione le generalità, l indirizzo, il numero di telefono ed il fatto contestato. Non preventivabile varia in relazione alla tipologia di sinistro e alla dinamica di ogni singola fattispecie. 36

6 In Municipio al 1 piano Ufficio Segreteria. Telefono Fax: Nel modulo pre-stampato il richiedente dovrà raccontare dettagliatamente l accaduto precisando: giorno, ora, luogo, dinamica dell evento, danni riportati dalla persona e/o cose e/o mezzi coinvolti nel sinistro; dovrà altresì indicare l eventuale intervento della Polizia Locale o di altre Forze dell Ordine e gli eventuali testimoni oculari. A corredo del modulo pre-stampato, il richiedente dovrà allegare la fotocopia della carta d identità ed ogni altro documento che ritenga utile a comprovare l evento che ha determinato il danno (es. certificati medici, preventivi di spesa, fotografie). L Ufficio Segreteria provvede all apertura del sinistro presso il broker assicurativo del Comune entro 30 giorni dalla presentazione della domanda di risarcimento. Il broker assicurativo apre il sinistro presso la compagnia assicurativa che provvederà all istruttoria della pratica ed all eventuale liquidazione del danno. Per qualsiasi chiarimento l interessato può rivolgersi direttamente alla compagnia assicurativa Richiesta di copia di bandi e avvisi del Comune di Gessate affissi all Albo pretorio I cittadini interessati a richiedere copia dei bandi e degli avvisi affissi all Albo pretorio del Comune, possono presentare una domanda verbale all Ufficio Segreteria, specificando l oggetto del bando. Richiesta verbale. In Municipio al 1 piano Ufficio Protocollo. 37

7 Telefono Fax: Per Albo Pretorio si intende la bacheca posizionata nel porticato antistante la sede municipale in cui vengono affissi gli avvisi, i documenti Ufficiali, gli atti del Comune, che devono essere portati a conoscenza dei cittadini. Non vi sono costi per il richiedente Presa visione degli atti adottati in deposito I cittadini interessati ad atti in libera visione presso l Ufficio Segreteria possono presentare domanda verbale all Ufficio. Fare richiesta verbale. In Municipio al 1 piano Ufficio Segreteria. Telefono: Fax:

8 Chiunque sia interessato può presentare proprie osservazioni nei tempi e modi indicati nell avviso di deposito Presa visione di atti approvati in deposito I cittadini interessati a prendere in visione gli atti approvati in via definitiva dall Ente e depositati presso l Ufficio Segreteria, possono presentare richiesta verbale all Ufficio. Fare richiesta verbale. In Municipio al 1 piano Ufficio Segreteria. Telefono: Fax:

9 1.06 Reclami Il reclamo ha lo scopo di offrire ai Cittadini uno strumento semplice che permette Loro di segnalare all Amministrazione Comunale eventuali disservizi o comportamenti non in linea con quanto dichiarato in questo documento. Il reclamo deve essere finalizzato alla rimozione della causa del disservizio. Il reclamo non sostituisce i ricorsi, ll reclamo ha natura e funzioni diverse dai ricorsi amministrativi e giurisdizionali previsti dalle Leggi in vigore. La presentazione di un reclamo non sostituisce in alcun modo i ricorsi sopraccitati e non influisce sui loro termini di scadenza. I Cittadini che dovessero subire disservizi che violano i principi enunciati nella presente Carta dei servizi possono presentare reclamo in carta libera oppure utilizzando l apposito modulo scheda suggerimento / segnalazione / reclamo disponibile in Comune e in allegato alla Carta dei Servizi (disponibile anche sul sito Internet). Al cittadino verrà data risposta entro 30 giorni dalla presentazione del reclamo. Le segnalazioni ed i reclami, a tal fine, non potranno essere anonimi. In Municipio al 1 piano Ufficio Protocollo, Tel Il modulo scheda suggerimento / segnalazione / reclamo è disponibile in Comune. Il Comune si impegna a trattare i dati personali e le informazioni ricevute con l opportuna discrezione e nel rispetto della legge sulla Privacy. 40