Guida alle funzioni For V2.3.X

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1 Guida alle funzioni For V2.3.X Informazioni sullo Unified Communication System Prima di utilizzare la macchina Avviare una riunione Cosa possibile fare durante una riunione Abbandonare una riunione Gestione della rubrica Modifica della configurazione di rete Configurazione delle impostazioni della macchina Risoluzione dei problemi Appendice Per un uso corretto e sicuro, leggere le Informazioni sulla sicurezza riportate nel manuale "Leggere prima di iniziare" prima di utilizzare la macchina.

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3 SOMMARIO Manuali di questa macchina... 4 Introduzione... 5 Dichiarazione di non responsabilità...5 Note... 5 Come leggere questo manuale... 6 Simboli...6 Precauzioni per l'uso... 7 Copyright Informazioni su Unified Communication System Informazioni generali su Unified Communication System...9 Funzionalità disponibili sulla macchina Funzioni disponibili nelle Impostazioni di Unified Communication System Prima di utilizzare la macchina Informazioni sulle schermate...13 Contenuti della schermata Schermata Funzioni Schermata Lista Contatti...14 Schermata Menu Menu Configurazione Controllare le notizie Accesso alle Impostazioni di Unified Communication System Ambiente operativo Accesso...20 Uscita Specificare il nome della macchina e la propria password...22 Preparazione di Screen Share...24 Per Windows...24 Per Mac OS X Avviare una riunione Avviare una riunione...29 Collegamento a una riunione Connessione...30 Rispondere a una chiamata

4 Partecipare a una riunione già in corso...32 Collegamento ad una Riunione privata Collegamento a una riunione privata Rispondere a una chiamata Partecipare a una riunione privata già in corso Cosa è possibile fare durante una riunione Modificare il layout della schermata...37 Controllare la larghezza di banda della rete Regolazione del volume...42 Condivisione dello schermo computer Per Windows...43 Per Mac OS X Utilizzo della videocamera per condividere informazioni Abbandonare una riunione Per abbandonare la riunione...51 Abbandonare la riunione...51 Spegnere subito la macchina dopo aver lasciato la riunione Gestione della rubrica Informazioni sulla Rubrica...53 Registrazione di un contatto...55 Accettare una richiesta di registrazione...56 Accettare la Richiesta di registrazione dalle Impostazioni di Unified Communication System...56 Accettare la richiesta di registrazione dalla macchina...56 Modificare un contatto registrato Eliminare un contatto registrato Modifica della configurazione di rete Modificare la configurazione di rete...59 Configurazione rete wired/wireless Inserire i caratteri...63 Caratteri disponibili Schermate di inserimento caratteri Come inserire i caratteri Verificare la connessione di rete

5 Verificare i risultati del test...66 Limitare la larghezza di banda della rete...75 Modificare le impostazioni della porta Configurazione delle impostazioni della macchina Modificare l'ordine della lista contatti...79 Controllare l'invio e la ricezione di immagini Visualizzare i nomi dei contatti durante una riunione Aggiornamento del firmware Modifica della lingua e del fuso orario...85 Verifica delle informazioni di sistema Risoluzione dei problemi La macchina non riesce a connettersi alla rete...89 Quando viene visualizzato un messaggio...90 Messaggi visualizzati durante l'utilizzo della macchina Messaggi visualizzati durante l'utilizzo di Impostazioni dello Unified Communication System Messaggi visualizzati durante l'utilizzo di PC Screen Share Appendice Gestire i contatti come amministratore Precauzioni per l'uso Informazioni sulle funzioni aggiunte o modificate Funzioni aggiunte Funzioni modificate Marchi di fabbrica INDICE

6 Manuali di questa macchina Leggere attentamente questo manuale prima di utilizzare il prodotto. Fare riferimento ai manuali relativi alle operazioni da eseguire sulla macchina. Leggere prima di iniziare Prima di utilizzare la macchina, leggere il manuale intitolato Informazioni sulla sicurezza. Sono descritte anche tutte le normative. Guida rapida Illustra come avviare una riunione. Guida della periferica Spiega come impostare e utilizzare la periferica. Questo manuale descrive inoltre le caratteristiche della macchina e fornisce informazioni su come risolvere eventuali problemi. Spiega inoltre come configurare il prodotto al suo primo utilizzo. Guida alle funzioni (questo manuale) Illustra come avviare una riunione e descrive le funzionalità della periferica. Questo manuale fornisce inoltre informazioni su come risolvere eventuali problemi relativi alle funzionalità e alla rete. 4

7 Introduzione Dichiarazione di non responsabilità I contenuti di questo manuale sono soggetti a modifiche senza preavviso. Si declina qualsiasi responsabilità per danni diretti, indiretti, particolari, accidentali o conseguenti la gestione o l'utilizzo della macchina. Note Il produttore non potrà essere ritenuto responsabile per danni o spese risultanti dall'uso, per le proprie apparecchiature da ufficio, di parti diverse dalle parti originali fornite dal produttore. In questo manuale si utilizzano due unità di misura. Alcune illustrazioni di questo manuale possono differire leggermente dalla macchina. 5

8 Come leggere questo manuale Simboli In questo manuale sono utilizzati i seguenti simboli: Indica i punti cui prestare attenzione quando viene utilizzata la macchina e fornisce spiegazioni sulle possibili cause di danni alla macchina o perdita di dati. Assicurarsi di leggere tali spiegazioni. Indica spiegazioni supplementari delle funzioni della macchina e istruzioni sulla risoluzione degli errori utente. [ ] Indica i nomi dei tasti visualizzati sul pannello di controllo della macchina. A seconda della regione in cui si vive, alcuni nomi dei tasti visualizzati nelle istruzioni o nei messaggi sullo schermo potrebbero differire da quelli visualizzati sulla macchina. Sullo schermo viene visualizzato il nome di un tasto seguito dal simbolo del tasto corrispondente. Se il nome del tasto fosse diverso, utilizzare il simbolo corrispondente per identificare il tasto. 6

9 Precauzioni per l'uso Copyright L'utilizzo di questa macchina per eseguire le seguenti operazioni, senza l'autorizzazione da parte del detentore del copyright e per scopi diversi dall'utilizzo personale, può costituire violazione del copyright e/o dei diritti connessi relativamente al software commerciale per il video o al programma di trasmissione via cavo. Tali attività includono: trasmissione o diffusione di software commerciali per il video o di programmi per la trasmissione via cavo, e modifiche ai video come la cattura di immagini o il ridimensionamento per la visualizzazione in un formato diverso dall'originale. Per evitare il rischio di tali violazioni, si consiglia di ottenere l'autorizzazione dal detentore del copyright e di intraprendere tutte le misure necessarie prima di eseguire una delle azioni sopra riportate. 7

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11 1. Informazioni su Unified Communication System Informazioni generali su Unified Communication System Unified Communication System indica un sistema per riunioni che connette la presente macchina e altre macchine, sia locali sia remote, a una piattaforma di servizi via Internet. Dispositivo di uscita video Contatto A Piattaforma del servizio (apparecchiatura Ricoh) ID Contatto: 2222 Contatto B Server distribuzione video Impostazioni di Unified Communication System / Modo gestione ID Contatto: 1111 Dispositivo Unified Communication System (questa macchina) ID Contatto: 3333 IT CZQ003 Ciascuna macchina viene identificata da un ID contatto, che rappresenta la destinazione di una riunione e l'informazione dell'account per le Impostazioni di Unified Communication System. L'ID contatto viene utilizzato per collegare i contatti con cui si desidera tenere una riunione. Pertanto non è necessario configurare un ambiente di rete specifico o un luogo in cui usare la macchina. Unified Communication System è costituito dai seguenti componenti: Questa macchina Utilizzata per la trasmissione e l'acquisizione video da parte dell'utente, e per la configurazione delle varie impostazioni necessarie per connettersi alla rete. Per informazioni relative alle funzionalità disponibili su questa macchina, vedere P.10 "Funzionalità disponibili sulla macchina". Dispositivo di uscita video Utilizzato per visualizzare i video trasmessi da questa macchina. ID contatto Una stringa di caratteri univoca impostata sulla presente macchina e sulle altre macchine. Per utilizzare lo Unified Communication System sono necessarie alcune informazioni sulla macchina. 9

12 1. Informazioni su Unified Communication System Questa informazione è utilizzata inoltre per collegarsi alle Impostazioni di Unified Communication System. L'ID contatto del contatto con cui si desidera tenere una riunione è necessario per registrare il contatto in rubrica. Server distribuzione video È il server che trasmette i video di ciascun contatto e li distribuisce agli altri. Impostazioni di Unified Communication System / Modo gestione Servizio Internet che permette di gestire la rubrica usata per la registrazione e la gestione dei contatti con cui si desidera tenere una riunione. È possibile anche visualizzare e gestire la "Cronologia riunioni". È possibile accedere alle Impostazioni di Unified Communication System da un computer collegato a Internet. Per informazioni sulle funzioni disponibili nelle Impostazioni di Unified Communication System, vedere P.11 "Funzioni disponibili nelle Impostazioni di Unified Communication System". E' possibile gestire molteplici contatti creando un account amministratore ed effettuando l'accesso al Modo gestione di Unified Communication System. Per informazioni sul Modo gestione di Unified Communication System, vedere P.103 "Gestire i contatti come amministratore". Contatti Indica l'altra parte che sta utilizzando una macchina che ha un ID contatto e supporta lo Unified Communication System. Prima di collegarsi a un contatto per una riunione, è necessario registrare il contatto in rubrica. Funzionalità disponibili sulla macchina Questa sezione illustra le funzionalità disponibili sulla macchina. Riunione Questa macchina permette di avviare una riunione connettendosi a un contatto o rispondendo a una sua chiamata. È dotata di una videocamera interna per l'ingresso video e di un microfono e di un altoparlante per l'ingresso e l'uscita audio. Effettuando la connessione a Internet e utilizzando un dispositivo di uscita video come un monitor o un proiettore, è possibile usare la macchina per tenere una riunione praticamente ovunque *1. *1 È necessario soddisfare i requisiti di rete quali la velocità e le porte della linea. Per informazioni dettagliate sui requisiti dell'ambiente di rete per la macchina, vedere la Guida della periferica. Condivisione dello schermo del computer Connettendo la macchina al computer, altre persone saranno in grado di vedere le informazioni visualizzare sul vostro schermo. 10

13 Informazioni generali su Unified Communication System Per informazioni sulla condivisione dello schermo del computer, vedere P.43 "Condivisione dello schermo computer". Utilizzo della videocamera per condividere informazioni È possibile utilizzare la videocamera interna per riprendere direttamente documenti o appunti scritti a mano. I video vengono visualizzati sullo schermo e possono essere visti dagli altri partecipanti. Per informazioni sull'utilizzo della videocamera per condividere informazioni, vedere P.49 "Utilizzo della videocamera per condividere informazioni". Modifica delle impostazioni di rete Modificare le impostazioni di rete della macchina. Modificare le impostazioni di rete in base all'ambiente in cui viene utilizzata la macchina. Per informazioni su come modificare le impostazioni di rete, vedere P.59 "Modifica della configurazione di rete". Accettare una richiesta di registrazione in rubrica Accettare una richiesta di registrazione in rubrica da parte di altri partecipanti. Per informazioni sulla rubrica e sulle richieste di registrazione, vedere P.53 "Informazioni sulla Rubrica". Per informazioni su come accettare una richiesta di registrazione, vedere P.56 "Accettare una richiesta di registrazione". Aggiornamento del firmware Aggiornare il firmware della macchina. Il firmware può essere aggiornato solo quando la macchina è collegata a una rete. Per informazioni su come aggiornare il firmware, vedere P.83 "Aggiornamento del firmware". Funzioni disponibili nelle Impostazioni di Unified Communication System Questa sezione illustra le funzionalità disponibili nelle Impostazioni di Unified Communication System. Gestione della rubrica È possibile inviare o accettare richieste di registrazione oppure modificare o eliminare dei contatti. Per informazioni sulla gestione della rubrica, vedere P.53 "Gestione della rubrica". Controllo della cronologia riunioni È possibile controllare la cronologia delle riunioni. La cronologia della riunioni riporta la data, l'ora e il numero di partecipanti di ciascuna riunione. È possibile stampare la cronologia riunioni in formato CSV. 11

14 1. Informazioni su Unified Communication System Per informazioni dettagliate su come verificare la Cronologia riunioni, vedere la Guida delle Impostazioni di Unified Communication System. Modifica del nome della macchina È possibile modificare il nome della macchina. Per informazioni dettagliate su come modificare il nome della periferica, vedere la Guida delle Impostazioni di Unified Communication System. Modifica della password di login È possibile modificare la password di accesso utilizzata per collegarsi alle Impostazioni di Unified Communication System. Per informazioni dettagliate su come modificare la password di accesso, vedere la Guida delle Impostazioni di Unified Communication System. 12

15 2. Prima di utilizzare la macchina Informazioni sulle schermate Questa sezione descrive le schermate principali e il modo in cui utilizzarle. Le schermate visualizzate possono essere differenti, a seconda della periferica che si sta utilizzando. Le schermate esemplificative descritte nel manuale sono visualizzate in modalità XGA. Per informazioni dettagliate sui tasti della periferica, vedere la Guida della periferica. Contenuti della schermata La schermata visualizza i menu delle funzioni, le impostazioni e i messaggi. Utilizzare i tasti cursore (tasto [ ] [ ]) sul pannello di controllo per selezionare un menu funzione o un'impostazione. Il menu o l'impostazione selezionati sono evidenziati in arancione. Per attivare la selezione, premere il tasto [Avvio] /. I menu o le impostazioni sono evidenziati in grigio se non è possibile selezionarli o confermarli. Schermata Funzioni La schermata consente di selezionare le funzioni CZQ005 13

16 2. Prima di utilizzare la macchina 1. Funzioni Visualizza il menu funzioni. 2. Impostazioni È possibile modificare la schermata iniziale che è visualizzata. Per modificare la schermata iniziale, selezionare la casella di controllo in "Imposta come funzione iniziale. ", quindi premere il tasto [Invio]. 3. Messaggio Visualizza messaggi quali ad esempio la notifica di ricezione di una richiesta di registrazione o quella relativa alla disponibilità di un aggiornamento del firmware. Schermata Lista Contatti Questa schermata viene utilizzata per connettersi o per ricevere chiamate dai contatti. Lo stato della macchina passa a "Pronto" solo quando viene visualizzata la schermata Lista contatti. Questo stato permette di avviare una riunione connettendosi o ricevendo una connessione dai contatti. Per informazioni sullo stato della macchina, vedere P.30 "Collegamento a una riunione" CTV Stato della macchina Visualizza lo stato, il nome e l'id contatto della macchina. 2. Icona di stato rete : Quando si utilizza una rete wired Visualizza un'icona che indica il numero del profilo che si sta utilizzando. : Quando si utilizza una rete wireless Visualizza un'icona che indica la potenza del segnale ricevuto e il numero del profilo che si sta utilizzando. L'icona varia in base alla potenza del segnale: :molto forte 14

17 Informazioni sulle schermate 3. Lista contatti :forte :debole :molto debole :nessuna ricezione Visualizza una lista dei contatti registrati nella rubrica. La lista visualizza lo stato, il nome e l'id contatto di ciascun contatto. Per informazioni su come modificare l'ordine della lista contatti, vedere P.79 "Modificare l'ordine della lista contatti". 4. Video della macchina Visualizza un video ripreso dalla macchina. Il video può essere utilizzato come riferimento per regolare la posizione della telecamera. 5. Data e ora correnti Visualizza la data e l'ora correnti. Schermata Menu La schermata Menu è visualizzata sul lato sinistro della schermata quando si preme il tasto [Menu] su una delle schermate funzione. È possibile spostarsi fra le varie schermate per la schermata Funzioni o altre funzionalità. Gli elementi visualizzati nella schermata Menu possono variare leggermente, a seconda delle funzioni che si stanno utilizzando. 1 2 CZQ Opzioni Mostra le funzioni. 2. Funzioni Consente di uscire dalla fuzione in uso e passare alla schermata Funzioni. 15

18 2. Prima di utilizzare la macchina Menu Configurazione Questa schermata viene utilizzata per accettare richieste di registrazione, configurare le impostazioni di rete, aggiornare il firmware e verificare le informazioni di sistema. Se viene visualizzata la schermata Menu Configurazione, lo stato della macchina passa a "Offline". Non è possibile connettersi o ricevere la connessione dei contatti quando lo stato della macchina è "Offline". 1 CTV Voci di configurazione Mostra le configurazioni. Schermata Menu Configurazione (quando la macchina non riesce a collegarsi alla rete durante l'avvio) Se la macchina non riesce a collegarsi alla rete durante l'avvio a causa di un problema con le impostazioni di rete o a causa dell'ambiente di rete, premere il tasto [Menu] mentre è visualizzato il messaggio "Connessione alla rete in corso...". Dopo questo passaggio, comparirà la schermata Funzioni. Selezionare Menu Configurazione, quindi modificare Configurazione Rete Wired/ Wireless o effettuare la Diagnostica di rete per collegarsi alla rete. La macchina continua a tentare di collegarsi alla rete. Se la macchina riesce a collegarsi alla rete, compare il messaggio "Connessione stabilita. " nella parte inferiore sinistra della schermata Funzioni. Dopo che è comparso questo messaggio, è possibile iniziare una riunione. Se la macchina non riesce a connettersi alla rete, vedere P.89 "La macchina non riesce a connettersi alla rete". 16

19 Controllare le notizie Controllare le notizie Quando la periferica riceve notizie sui servizi di Ricoh Unified Communication System, viene visualizzato un messaggio sullo schermo. Questi avvisi contengono spesso informazioni importanti sui servizi, come ad esempio le informazioni più recenti sugli aggiornamenti del firmware e sulla manutenzione. Assicurarsi di controllare i dettagli di ogni avviso, quando appare questo messaggio. 1. Nella schermata Funzioni, premere il tasto [ ] o [ ] per selezionare [News], quindi premere il tasto [Invio] /. 2. Premere il tasto [ ] [ ] per selezionare la notizia che si desidera controllare, quindi premere il tasto [Invio] /. 3. Controllare i dettagli della notizia. Premere il tasto [ ] per selezionare la notizia, quindi premere il tasto [ ] [ ] per scorrere lungo la schermata. 4. Dopo aver controllato le notizie, premere il tasto [Invio] /. Se si è selezionata una notizia che richiede uno scorrimento dello schermo, premere il tasto [ ] per selezionare [Chiudi], quindi premere il tasto [Invio] /. 5. Premere il tasto [Menu] /. 6. Premere il tasto [ ] [ ] per selezionare [Funzioni], quindi premere il tasto [Invio] /. 17

20 2. Prima di utilizzare la macchina Accesso alle Impostazioni di Unified Communication System Per gestire la Rubrica o controllare la Cronologia riunioni nelle Impostazioni di Unified Communication System, è necessario prima accedere alle Impostazioni di Unified Communication System. È possibile accedere alle Impostazioni di Unified Communication System da un computer che sia collegato a Internet. Per informazioni sull'ambiente operativo richiesto per accedere alle Impostazioni di Unified Communication System, vedere P.18 "Ambiente operativo". In caso di dubbi relativi alla password, rivolgersi all'amministratore della macchina. Ambiente operativo È richiesto il seguente ambiente per poter accedere alle Impostazioni di Unified Communication System: È possibile accedere alle Impostazioni di Unified Communication System senza bisogno di accendere la periferica. Specifiche Ambiente operativo Computer CPU Memoria Disco fisso Macchina compatibile PC/AT Pentium M 1.2 GHz o superiore 512 MB o superiore 100 MB o più di spazio libero 18

21 Accesso alle Impostazioni di Unified Communication System Specifiche Ambiente operativo OS Windows XP (Service Pack 3 o superiore) Windows XP Home Edition Windows XP Professional Windows Vista (Service Pack 2 o successivo) Windows Vista Home Basic Windows Vista Home Premium Windows Vista Business Windows Vista Enterprise Windows Vista Ultimate Windows 7 Windows 7 Home Premium Windows 7 Professional Windows 7 Enterprise Windows 7 Ultimate Windows 8 Windows 8 Windows 8 Pro Windows 8 Enterprise Risoluzione XGA ( pixel) o superiore colori o più (consigliato) Browser web Internet Explorer 7, 8 o 9 Firefox 3.6 o successivo 19

22 2. Prima di utilizzare la macchina Specifiche Impostazioni di sicurezza Ambiente operativo È necessario abilitare le seguenti impostazioni di sicurezza nel browser Web: Scripting Scripting attivo Controlli e plug-in ActiveX Controlli e plug-in Run ActiveX Controlli script ActiveX marcati come sicuri per lo scripting Comportamenti binari e script Download Download file Per informazioni dettagliate sulle impostazioni di sicurezza per il browser Web, consultare la guida del browser Web. Accesso 1. Avviare il browser Web. 2. Inserire il seguente URL nella barra degli indirizzi del proprio browser Web per accedere alle Impostazioni di Unified Communication System Selezione della lingua. 4. Inserire l'id contatto e la password. 5. Fare clic su [Login]. 20

23 Accesso alle Impostazioni di Unified Communication System Uscita 1. Fare clic su [Logout]. È possibile effettuare il logout da qualsiasi pagina. 21

24 2. Prima di utilizzare la macchina Specificare il nome della macchina e la propria password Questa sezione spiega come effettuare il login alle Impostazioni dello Unified Communication System per modificare la password predefinita e specificare il nome della macchina. Il nome specificato viene visualizzato come nome del luogo sullo schermo della macchina e nella Rubrica. La password predefinita è la password di accesso preimpostata utilizzata per accedere alle Impostazioni dello Unified Communication System. Prima di utilizzare questo prodotto, usare il browser Web del computer per accedere alle Impostazioni dello Unified Communication System e modificare la password di login. Oltre alla modifica della password, è anche possibile specificare o modificare il nome della macchina. Il nome specificato viene visualizzato come nome di contatto della macchina sullo schermo e nella Rubrica. Assicurarsi di specificare una password di login diversa dalla password predefinita. Se il nome della macchina è già stato specificato al momento dell'acquisto e si desidera modificarlo, è necessario modificare la password predefinita prima di modificare il nome. È possibile accedere alle Impostazioni dello Unified Communication System da un computer che sia collegato a Internet. Per informazioni sull'ambiente operativo richiesto per accedere alle Impostazioni di Unified Communication System, vedere P.18 "Ambiente operativo". Sono necessarie le seguenti informazioni per accedere alle Impostazioni dello Unified Communication System: ID contatto Una stringa di caratteri univoca impostata su questa e su altre macchine. Per utilizzare lo Unified Communication System sono necessarie alcune informazioni sulla macchina. Password predefinita La password predefinita è utilizzata la prima volta che si accede alle Impostazioni dello Unified Communication System. Questa password è la stringa di caratteri riportata sul fondo della macchina. È composta da undici caratteri alfanumerici e simboli. In caso di dubbi relativi all'id contatto di questa macchina, è possibile verificare l'id contatto nella schermata Lista contatti. Per informazioni sulla schermata Lista contatti, vedere P.13 "Informazioni sulle schermate". 22

25 Specificare il nome della macchina e la propria password 1. Effettuare il login alle Impostazioni dello Unified Communication System. Per informazioni su come effettuare il login a Impostazioni di Unified Communication System, vedere P.20 "Accesso". 2. Fare clic su [Impostazioni di base]. Per modificare la password predefinita senza specificare il nome, andare al punto Selezionare il campo "Nome:", quindi digitare il nome della macchina. Il nome della macchina può contenere al massimo 100 caratteri. 4. Selezionare il campo "Password corrente", quindi digitare la password predefinita. 5. Selezionare il campo "Nuova password", quindi digitare una nuova password di login. La password di login deve essere composta da almeno otto caratteri. La password di login può contenere un massimo di 255 caratteri. Per la password di login è possibile utilizzare caratteri alfanumerici e simboli. 6. Selezionare il campo "Conferma Password" e digitare nuovamente la password di login digitata al punto Fare clic su [Salva]. Il messaggio "Impostazioni di base aggiornate. " appare per indicare che la modifica password è avvenuta con successo. 8. Fare clic su [Logout]. 23

26 2. Prima di utilizzare la macchina Preparazione di Screen Share Per gli utenti negli Stati Uniti d'america: per i collegamenti ai computer host (e/o alle periferiche) è necessario utilizzare cavi correttamente schermati e messi a terra per rispettare i limiti sulle emissioni previsti dalle norme FCC. Per Windows Ambiente operativo Per utilizzare PC Screen Share è necessario il seguente ambiente: Specifiche Ambiente operativo Computer CPU Memoria Disco fisso Interfaccia Macchina compatibile PC/AT Pentium M 1.2 GHz o superiore 512 MB o superiore 100 MB o più di spazio libero Porta USB 24

27 Preparazione di Screen Share Specifiche Ambiente operativo OS Windows XP (Service Pack 3 o superiore) Windows XP Home Edition Windows XP Professional Windows Vista (Service Pack 2 o successivo) Windows Vista Home Basic Windows Vista Home Premium Windows Vista Business Windows Vista Enterprise Windows Vista Ultimate Windows 7 Windows 7 Home Premium Windows 7 Professional Windows 7 Enterprise Windows 7 Ultimate Windows 8 Windows 8 Windows 8 Pro Windows 8 Enterprise Risoluzione XGA ( pixel) o superiore colori o più (consigliato) Installazione Per utilizzare PC Screen Share, è innanzitutto necessario installare il driver per PC Screen Share sul computer. Questo esempio si riferisce al caso in cui PC Screen Share sia installato su un computer con sistema operativo Windows 7. Se si utilizza un altro sistema operativo, la schermata visualizzata e i nomi dei tasti possono variare. Per informazioni, consultare la Guida di Windows. Per installare il driver per PC Screen Share, è necessario che la macchina sia collegata a una rete. Prima di installare il driver, assicurarsi che la macchina sia collegata a una rete tramite LAN wired o wireless. 25

28 2. Prima di utilizzare la macchina Per installare il driver per PC Screen Share sono necessari i privilegi di amministratore. Effettuare il login al computer come membro del gruppo di amministratori. 1. Accendere il dispositivo. Per informazioni dettagliate su come accendere la macchina, vedere la Guida della periferica. 2. Collegare l'estremità B del cavo USB alla porta USB (di tipo B) di questa macchina. Porta USB (tipo B) CTU Collegare l'estremità A del cavo USB alla porta USB (di tipo A) del computer. Il driver può avviare l'installazione automatica. In questo caso, potrebbe comparire una finestra di dialogo che indica che il driver non è stato installato correttamente. In tal caso, fare clic su [Chiudi] per chiudere la finestra di dialogo e procedere al punto 4. Se compare la procedura guidata Aggiungi nuovo hardware, fare clic su [Annulla]. Se appare la schermata di esecuzione automatica, chiuderla. Quando compare il messaggio "Il driver di PC Screen Share non è stato installato. Installare il driver e avviare il software.", fare clic su [OK]. 4. Aprire la scheda "Computer" e fare clic su [PC Screen Share] con il tasto destro del mouse. 5. Fare clic su [Install the 32-bit driver for PC Screen Share] o [Install the 64-bit driver for PC Screen Share]. Assicurarsi di selezionare il driver corretto per il sistema operativo del proprio computer. Se non appare alcuna opzione, eseguire dpinst32.exe (per sistemi operativi a 32-bit) o dpinst64.exe (per sistemi operativi a 64-bit). Questi file si trovano nella cartella "driver" sul drive "PC Screen Share". 6. Seguire le istruzioni fornite dalla procedura guidata per completare l'installazione. Dopo aver completato l'installazione, potrebbe comparire una finestra di dialogo che indica che il computer deve essere riavvviato. In tal caso, riavviare il computer. Per disinstallare il driver per PC Screen Share, disinstallarlo da "Aggiungi o rimuovi programmi". Per informazioni dettagliate su "Aggiungi o rimuovi programmi", consultare la Guida di Windows. Rimuovere il cavo USB dal computer prima di disinstallare il driver per PC Screen Share. Per reinstallare il driver per PC Screen Share, è necessario disinstallare il driver e poi installarlo nuovamente. 26

29 Preparazione di Screen Share Per Mac OS X Per utilizzare tale funzione, scaricare il software dal sito web RICOH, quindi installarlo sul proprio notebook Macintosh. Ambiente operativo Per utilizzare il software Screen Share è necessario il seguente ambiente: Specifiche Ambiente operativo OS 10.7, 10.8 Interfaccia Porta USB Installazione Questo esempio presuppone che il software Screen Share sia stato installato su un notebook Macintosh con Mac OS X Con un sistema operativo differente, la schermata e i nomi dei tasti possono variare leggermente. Per informazioni, consultare la Guida di OS. Per installare il software sono necessari il nome e la password dell'amministratore di rete. Per maggiori dettagli, consultare il proprio amministratore di rete. Per dettagli sul notebook Macintosh e sulle sue funzioni, consultare il manuale del notebook Macintosh. Se appare il messaggio [L'installazione proviene da uno sviluppatore non definito e non può essere aperta. ] durante il tentativo di installazione del software Screen Share su Mac OS X 10.8, effettuare una delle seguenti azioni: Per disattivare temporaneamente questo avviso, tenere premuto il tasto [ctrl] e cliccare sul file di installazione. Successivamente, selezionare [Apri] dal menu visualizzato. Quando viene visualizzato il messaggio di avviso, fare clic su [Apri]. Per modificare le impostazioni di sicurezza, selezionare [Sicurezza e privacy], quindi modificare l'impostazione [Permetti il download delle applicazioni da] in [Ovunque]. Dopo la modifica delle impostazioni, riprovare a installare il software. 1. Fare doppio clic sul file di installazione. 2. Fare clic su [Continua]. 27

30 2. Prima di utilizzare la macchina 3. Verrà visualizzata la finestra di accettazione della licenza del software. Dopo aver letto le condizioni, fare clic su [Continua]. 4. Fare clic su [Accetto]. 5. Selezionare la cartella di installazione del software, quindi fare clic su [Installa]. 6. Se appare la finestra di dialogo di autenticazione, inserire nome e password, quindi fare clic su [OK]. 7. Seguire le istruzioni visualizzate sullo schermo. 28

31 3. Avviare una riunione Avviare una riunione Prima di accendere la macchina, assicurarsi che l'apparecchiatura necessaria sia collegata correttamente. Per assicurarsi che non vi siano problemi durante le riunioni, è possibile controllare il video della macchina. Per informazioni sul controllo del video della macchina, vedere P.81 "Controllare l'invio e la ricezione di immagini". Per informazioni su come configurare la macchina, vedere la Guida della periferica. Per i dettagli su come accendere la macchina, vedere la Guida della periferica. Per informazioni su come risolvere i problemi di rete, vedere P.89 "La macchina non riesce a connettersi alla rete". I contatti con cui si desidera tenere una riunione devono essere registrati nella Rubrica. Per informazioni su come registrare i contatti nella rubrica, vedere P.55 "Registrazione di un contatto". 29

32 3. Avviare una riunione Collegamento a una riunione Selezionare il contatto con cui si desidera avere una riunione e collegarsi al contatto. Esistono due possibilità per collegarsi all'altro contatto: utilizzare la macchina per collegarsi o ricevere una chiamata dal contatto. La connessione viene stabilita e la riunione inizia quando il destinatario della chiamata risponde alla chiamata. Connessione Per connettersi, selezionare il contatto desiderato dalla schermata Lista contatti. La schermata Lista contatti elenca i contatti registrati e il loro stato. Esistono tre tipi di stato: Pronto Indica che il contatto è online e in attesa. Riunione Indica che il contatto è in riunione con un altro contatto. Offline Indica che la macchina di quel contatto è spenta, che è in corso la visualizzazione della schermata del Menu Configurazione o che il contatto non è collegato alla rete. È possibile connettersi ai contatti il cui stato è "Pronto" o "Riunione". 1. Nella schermata Funzioni, premere il tasto [ ] [ ] per selezionare [Riunione Video], quindi premere il tasto [Invio] /. 2. Premere il tasto [ ] o [ ] per selezionare il contatto con cui avviare una riunione, quindi premere il tasto [Invio] /. 30

33 Collegamento a una riunione 3. Premere il tasto [ ] o [ ] per selezionare [Connetti], quindi premere il tasto [Invio] /. La riunione ha inizio quando l'altro contatto risponde alla chiamata. Per annullare la chiamata, premere il tasto [ ] o [ ] per selezionare [Annulla], quindi premere il tasto [Invio] /. Se l'altro contatto rifiuta la chiamata, appaiono l'id contatto e il nome del contatto che ha rifiutato la chiamata, accompagnati dal messaggio "Impossibile connettersi al seguente contatto.". È possibile utilizzare i tasti volume dell'altoparlante per regolare il volume del tono all'inizio di una chiamata. Per informazioni su come regolare il volume, vedere P.42 "Regolazione del volume". Rispondere a una chiamata La macchina non può ricevere chiamate quando sono visualizzati messaggi di errore. Per informazioni su come comportarsi quando vengono visualizzati messaggi di errore, vedere P.90 "Quando viene visualizzato un messaggio". 1. Si sente lo squillo di chiamata in arrivo e appare il messaggio "Ricezione". Assicurarsi che il messaggio mostri il contatto che sta effettuando la chiamata. 31

34 3. Avviare una riunione 2. Premere il tasto [ ] o [ ] per selezionare [Rispondi], quindi premere il tasto [Invio] /. Inizia la riunione. Per rifiutare la chiamata, premere il tasto [ ] o [ ] per selezionare [Rifiuta], quindi premere il tasto [Invio] /. Se la chiamata non riceve una risposta né un rifiuto entro 15 secondi, la chiamata in entrata si estingue automaticamente. È possibile utilizzare i tasti volume altoparlante per regolare il volume del tono di chiamata. Per informazioni su come regolare il volume, vedere P.42 "Regolazione del volume". Partecipare a una riunione già in corso È possibile effettuare una chiamata a un partecipante di una riunione in corso e unirsi alla riunione. Quando ci si unisce a un riunione in corso, si viene connessi direttamente alla riunione. Il contatto che sta tenendo la riunione non riceve alcun messaggio di conferma. Se un contatto sta partecipando a una riunione, il suo stato viene visualizzato come "Riunione". 1. Nella schermata Funzioni, premere il tasto [ ] [ ] per selezionare [Riunione Video], quindi premere il tasto [Invio] /. 32

35 Collegamento a una riunione 2. Premere il tasto [ ] o [ ] per selezionare un contatto già in riunione, quindi premere il tasto [Invio] /. 3. Premere il tasto [ ] o [ ] per selezionare [Connetti], quindi premere il tasto [Invio] /. Inizia la riunione. Per annullare la chiamata, premere il tasto [ ] o [ ] per selezionare [Annulla], quindi premere il tasto [Invio] /. 33

36 3. Avviare una riunione Collegamento ad una Riunione privata Specificando e condividendo il codice della riunione in anticipo, è possibile far partecipare più contatti alla riunione privata. Collegamento a una riunione privata 1. Specificare il codice della riunione. Il codice della riunione è un numero di quattro cifre. Se si desidera effettuare una riunione privata con più contatti, occorre prima condividere il codice della riunione con gli altri partecipanti. Se si desidera effettuare una riunione privata con un solo contatto, non è necessario condividere il codice della riunione con tale contatto. 2. Nella schermata Funzioni, premere il tasto [ ] [ ] per selezionare [Riunione Video], quindi premere il tasto [Invio] /. 3. Premere il tasto [ ] o [ ] per selezionare il contatto con cui avviare una riunione, quindi premere il tasto [Invio]/. 4. Premere il tasto [ ] o [ ] per selezionare [Connetti come riunione privata], quindi premere il tasto [Invio]/. 34

37 Collegamento ad una Riunione privata 5. Premere i tasti cursore ([ ] [ ] [ ] [ ]) per selezionare il codice della riunione specificato nella Fase 1, quindi premere il tasto [Invio]/. 6. Premere i tasti cursore ([ ] [ ] [ ] [ ]) per selezionare [Connetti], quindi premere il tasto [Invio]/. La riunione ha inizio quando l'altro contatto risponde alla chiamata. Lo stato dei contatti fra i quali è in corso una riunione privata è "Riunione". È possibile utilizzare i tasti volume dell'altoparlante per regolare il volume del tono all'inizio di una chiamata. Per informazioni su come regolare il volume, vedere P.42 "Regolazione del volume". Rispondere a una chiamata La modalità di risposta a una chiamata per riunione privata è identica a quella di una riunione normale. Per informazioni su come rispondere a una chiamata, vedere P.30 "Collegamento a una riunione". Partecipare a una riunione privata già in corso Questa sezione spiega come partecipare a una riunione privata già in corso. Non è possibile partecipare a una riunione privata se il codice specificato non è corretto. Inserire il codice della riunione corretto. 1. Controllare il codice della riunione a cui si desidera partecipare. Richiedere il codice della riunione prima dell'inizio della riunione stessa. 2. Nella schermata Funzioni, premere il tasto [ ] [ ] per selezionare [Riunione Video], quindi premere il tasto [Invio] /. 3. Premere il tasto [ ] o [ ] per selezionare il contatto a cui si desidera collegarsi, quindi premere il tasto [Invio]/. 35

38 3. Avviare una riunione 4. Premere il tasto [ ] o [ ] per selezionare [Connetti], quindi premere il tasto [Invio] /. 5. Premere i tasti cursore ([ ] [ ] [ ] [ ]) per selezionare il codice della riunione specificato in Fase 1, quindi premere il tasto [Invio]/. 6. Premere i tasti cursore ([ ] [ ] [ ] [ ]) per selezionare [Connetti], quindi premere il tasto [Invio] /. 36

39 4. Cosa è possibile fare durante una riunione Modificare il layout della schermata È possibile modificare il layout delle schermate secondo necessità. Possono essere visualizzati fino a nove contatti contemporaneamente, voi compresi. La schermata visualizza le modifiche in base al numero dei contatti che partecipano alla riunione. Se alla riunione partecipano tre o più contatti, il video del contatto che sta parlando viene indicato come video dell'interlocutore. I layout delle schermate sono i seguenti: Una finestra grande e altre finestre più piccole Il video dell'interlocutore viene visualizzato in una finestra più grande, mentre il vostro video e quello degli altri contatti appaiono in finestre più piccole. Se vi sono solo due partecipanti a una riunione, le dimensioni delle due finestre video sono uguali. Finestra grande per tutti i contatti I video degli altri contatti sono visualizzati in finestre grandi. Il vostro video appare in una finestra piccola nella parte inferiore destra della schermata. Se alla riunione partecipano tre o più contatti, voi inclusi, i video di tutti gli altri contatti vengono visualizzati in finestre di dimensioni uguali. 37

40 4. Cosa è possibile fare durante una riunione Solo l'interlocutore Il video del vostro interlocutore viene visualizzato a schermo intero. Solo il vostro video Il vostro video viene visualizzato a schermo intero. Finestra di dimensioni uguali per tutti i contatti I video di tutti i contatti, voi inclusi, vengono visualizzati in finestre delle stesse dimensioni. 38

41 Modificare il layout della schermata Schermata Informazioni riunione Viene visualizzata una lista di nomi e ID contatto di tutti i partecipanti alla riunione. Notare che la lista comprende solo i nomi come indicato di seguito: Contatti registrati nella rubrica Contatti cui è stata inviata una richiesta di registrazione Contatti da cui è stata ricevuta una richiesta di registrazione Una finestra più grande con lo schermo del computer condiviso e altre finestre più piccole (se viene condiviso lo schermo di un computer) Lo schermo del computer condiviso viene visualizzato in una finestra più grande, mentre il vostro video e quello degli altri partecipanti appaiono in finestre più piccole. 39

42 4. Cosa è possibile fare durante una riunione Solo lo schermo del computer condiviso (se viene condiviso lo schermo di un computer) Lo schermo del computer condiviso viene visualizzato a schermo intero. 1. Premere il tasto [ ] o [ ] per modificare il layout della schermata. Per informazioni sulla condivisione dello schermo del computer, vedere P.43 "Condivisione dello schermo computer" Controllare la larghezza di banda della rete Se le condizioni della rete impediscono di assicurare la larghezza di banda di rete necessaria durante una riunione, l'audio e il video potrebbero risultare distorti o si potrebbe perdere la connessione con l'altro interlocutore. Durante una riunione è possibile usare Stato larghezza di banda per visualizzare lo stato della rete della macchina e verificare che l'ambiente di rete soddisfi i requisiti operativi della macchina. È possibile inoltre verificare se la macchina consente di effettuare riunioni normalmente. Prima di utilizzare la macchina, controllare l'ambiente di rete per assicurarsi che sia disponibile una sufficiente larghezza di banda della rete. Stato larghezza di banda 1 2 CQR002 40

43 Modificare il layout della schermata 1. DOWN (Ricezione) Mostra la larghezza di banda disponibile per la ricezione, con un valore numerico e un'icona che indica uno di cinque livelli. 2. UP (Trasmissione) Mostra la larghezza di banda disponibile per la trasmissione, con un valore numerico e un'icona che indica uno di cinque livelli. Il livello indicato di banda attualmente utilizzata varia a seconda dello stato della banda. Al momento è disponibile una larghezza di banda sufficiente. La larghezza di banda di rete richiesta è al momento disponibile. La larghezza di banda di rete attualmente disponibile potrebbe non essere sufficiente per effettuare una riunione stabile. La larghezza di banda di rete richiesta al momento non è disponibile. Il video o l'audio potrebbero essere distorti. La larghezza di banda di rete richiesta al momento non è disponibile. Si potrebbero verificare delle interruzioni durante la riunione. Per visualizzare Stato larghezza di banda durante una riunione, eseguire la seguente procedura: 1. Premere il tasto [ ]. 2. Controllare la larghezza di banda corrente. Stato larghezza di banda passa automaticamente alla modalità di visualizzazione semplificata dopo che sono trascorsi 10 secondi. 3. Premere il tasto [ ] per chiudere Stato larghezza di banda. Per visualizzare Stato larghezza di banda dopo aver iniziato una riunione, attendere almeno un minuto per permettere alla banda di acquisire stabilità. La larghezza di banda massima richiesta per una riunione è di 2 Mbps sia per la ricezione che per la trasmissione. Stato larghezza di banda non può essere visualizzato insieme alla schermata Informazioni riunione. 41

44 4. Cosa è possibile fare durante una riunione Regolazione del volume È possibile regolare il volume e disattivare temporaneamente il volume del microfono. Per i dettagli su come regolare il volume, vedere la Guida della periferica. Se è collegato un microfono altoparlante esterno, il volume del microfono e il controllo mute devono essere regolati dal microfono dall'altoparlante in funzione. Per ulteriori informazioni su come disattivare o regolare il volume del microfono, consultare il relativo manuale per il dispositivo. 42

45 Condivisione dello schermo computer Condivisione dello schermo computer Per Windows Collegando la macchina al computer tramite un cavo USB e utilizzando PC Screen Share, sarà possibile condividere con l'interlocutore la schermata visualizzata sul proprio computer. Quando viene condiviso uno schermo, i contenuti visualizzati sul computer possono essere condivisi con l'interlocutore in tempo reale. Questo esempio è riferito al caso in cui PC Screen Share sia utilizzato su un computer con sistema operativo Windows 7. Con un altro sistema operativo, la schermata e i nomi dei tasti possono variare. Per informazioni, consultare la Guida di Windows. Per informazioni sui requisiti di sistema per condividere gli schermi dei computer, vedere P.24 "Preparazione di Screen Share". Per poter utilizzare PC Screen Share, è necessario che sia installato il driver per PC Screen Share. Per informazioni su come installare il driver per PC Screen Share, vedere P.24 "Preparazione di Screen Share". Iniziare la condivisione dello schermo del computer 1. Collegare l'estremità B del cavo USB alla porta USB (di tipo B) di questa macchina. Porta USB (tipo B) CTU Collegare l'estremità A del cavo USB alla porta USB (di tipo A) del computer. PC Screen Share si avvia automaticamente. Se non si avviasse automaticamente, aprire la scheda "Computer" del computer, fare clic con il tasto destro del mouse su [PC Screen Share], quindi fare clic su [Avvia PC Screen Share]. Se [Start PC Screen Share] non compare dopo aver selezionato [PC Screen Share] con il tasto destro del mouse, avviare "ScreenSender.exe". Il file si trova nella cartella "app" di "PC Screen Share". 43

46 4. Cosa è possibile fare durante una riunione 3. Fare clic su [Avvia condiv.]. Il layout della schermata della macchina viene modificato automaticamente per visualizzare lo schermo del computer quando viene avviato PC Screen Share. Un computer condiviso non entra automaticamente in standby anche se è impostato il timer. Per mettere in standby un computer condiviso, premere il relativo tasto di scelta rapida o chiudere il computer portatile. Modificare la modalità di visualizzazione Per la condivisione dello schermo possono essere utilizzate le seguenti modalità: È possibile cambiare modalità anche durante la condivisione dello schermo. Schermo intero Visualizza l'intera schermata. Finestra attiva Visualizza solo la finestra selezionata. 44

47 Condivisione dello schermo computer Le seguenti disposizioni delle schermate possono essere specificate durante la condivisione. Una finestra più grande con lo schermo condiviso e altre finestre più piccole Solo schermata condivisa Terminare la condivisione dello schermo del computer 1. Visualizzare la finestra di dialogo PC Screen Share. 2. Fare clic su [Interr.condiv.]. Per riavviare PC Screen Share, fare clic su [Avvia condiv.]. Disconnettere il computer 1. Visualizzare la finestra di dialogo PC Screen Share. 2. Fare clic su [Chiudi] nella parte superiore destra della finestra di dialogo PC Screen Share. 3. Fare clic su [OK]. 4. Rimuovere il cavo USB dalla macchina e dal computer. Per ulteriori informazioni su come rimuovere il cavo USB dal computer, consultare la guida del sistema operativo in uso. Riporre il cavo USB rimosso nella borsa in dotazione. 45

48 4. Cosa è possibile fare durante una riunione Per Mac OS X Collegando la macchina al proprio notebook Macintosh con un cavo USB e utilizzando il software Screen Share è possibile condividere le schermate del notebook Macintosh con altri partecipanti. Quando lo schermo viene proiettato, le immagini visualizzate sul notebook Macintosh possono essere visualizzate sullo schermo. Per informazioni sui requisiti di sistema per condividere gli schermi dei computer, vedere P.24 "Preparazione di Screen Share". Per utilizzare Screen Share, il software Screen Share deve essere installato. Per informazioni su come installare il software Screen Share, vedere P.24 "Preparazione di Screen Share". Iniziare la condivisione dello schermo 1. Collegare l'estremità B del cavo USB alla porta USB (di tipo B) di questa macchina. Porta USB (tipo B) CTU Collegare l'estremità A del cavo USB alla porta USB (tipo A) sul notebook Macintosh. 3. Fare clic su [Screen Share] nella cartella che è stata installata. 4. Fare clic su [Avvia condiv.]. Il layout della schermata della macchina viene modificato automaticamente per visualizzare il proprio schermo quando viene avviato il software PC Screen Share. Modificare la modalità di visualizzazione Per la condivisione dello schermo possono essere utilizzate le seguenti modalità: 46

49 Condivisione dello schermo computer È possibile cambiare modalità anche durante la condivisione dello schermo. Schermo intero Visualizza l'intera schermata. Finestra attiva Visualizza solo la finestra selezionata. Le seguenti disposizioni delle schermate possono essere specificate durante la condivisione. Una finestra più grande con lo schermo condiviso e altre finestre più piccole Solo schermata condivisa Un notebook Macintosh condiviso non entra automaticamente in standby anche se è impostato il timer. Per mettere in standby un notebook Macintosh condiviso, premere il relativo tasto di scelta rapida o chiudere il notebook Macintosh. 47