COMUNE DI SASSO MARCONI. Regolamento sul sistema dei controlli interni

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1 COMUNE DI SASSO MARCONI (Provincia di Bologna) Regolamento sul sistema dei controlli interni (art. 147 del D.Lgs. n. 267/2000) (articolo 3, comma 2 del decreto legge 10 ottobre 2012, n. 174, convertito con modificazioni dalla legge 7 dicembre 2012, n. 213) Approvato con deliberazione del Consiglio Comunale n. 4 in data 18/2/2013

2 INDICE Articolo 1 - Ambito del regolamento Articolo 2 - Finalità dei controlli interni TITOLO I PRINCIPI GENERALI TITOLO II CONTROLLO DI REGOLARITA AMMINISTRATIVA E CONTABILE Articolo 3 - Finalità del controllo di regolarità amministrativa e contabile Articolo 4 - Fasi del controllo di regolarità amministrativa e contabile Capo I Il controllo preventivo Articolo 5 - Atti sottoposti al controllo preventivo Articolo 6 - Controllo preventivo di regolarità amministrativa-contabile Articolo 7 - Controllo contabile Articolo 8 - Documentazione giustificativa Articolo 9 - Pareri Articolo 10 - Effetti dei rilievi Capo II Il controllo successivo Articolo 11 - Finalità e competenze Articolo 12 - Atti da sottoporre al controllo successivo Articolo 13 - Esito del controllo TITOLO III CONTROLLO DI GESTIONE Articolo 14 - Finalità del controllo di gestione Articolo 15 - Modalità di esercizio del controllo di gestione Articolo 16 - Oggetto del controllo di gestione Articolo 17 - Fasi del controllo di gestione. Articolo 18 - Compiti del Controllo di gestione. Articolo 19 - Strumenti del controllo di gestione Articolo 20 - Referto del controllo di gestione TITOLO IV IL CONTROLLO SUGLI EQUILIBRI FINANZIARI Articolo 21 - Controllo sugli equilibri finanziari Articolo 22 - Modalità di effettuazione del controllo Articolo 23 - Fasi ed esiti del controllo Articolo 24 - Abrogazioni

3 TITOLO I PRINCIPI GENERALI Articolo 1 Ambito del regolamento 1. Il presente regolamento disciplina il sistema dei controlli interni previsti dall articolo 147 del testo Unico Enti Locali approvato con decreto legislativo 18 agosto 2000 n. 267, secondo il principio della distinzione tra funzioni di indirizzo e compiti di gestione. 2. Fanno parte della disciplina generale dei controlli anche il regolamento comunale di contabilità e il regolamento di organizzazione per le parti compatibili. Articolo 2 Finalità dei controlli interni 1. Il sistema dei controlli interni persegue le seguenti finalità: a) garantire la legittimità, la regolarità e la correttezza dell azione amministrativa, attraverso il controllo di regolarità amministrativa e contabile; b) verificare l efficacia, l efficienza e l economicità dell azione amministrativa, attraverso il controllo di gestione, al fine di ottimizzare il rapporto fra obiettivi ed azioni realizzate, nonché fra risorse impiegate e risultati; c) valutare l adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani dei programmi e degli altri strumenti di determinazione dell indirizzo politico, in termini di congruenza tra i risultati conseguiti e gli obiettivi predefiniti, attraverso il controllo strategico; d) garantire il costante controllo degli equilibri finanziari della gestione di competenza, della gestione dei residui e della gestione di cassa, mediante l attività di coordinamento e di vigilanza da parte del responsabile del servizio finanziario. 2. Partecipano al sistema dei controlli interni il Segretario generale, il Dirigente dell'area di Staff, il Responsabile del Servizio Finanziario e i Responsabili di Area. TITOLO II CONTROLLO DI REGOLARITA AMMINISTRATIVA E CONTABILE Articolo 3 Finalità del controllo di regolarità amministrativa e contabile 1. Il controllo di regolarità amministrativa e contabile di cui all articolo 147-bis del Tuel ha lo scopo di garantire, attraverso la verifica di legittimità degli atti, la regolarità, la correttezza e la trasparenza dell azione amministrativa. 2. Il controllo di regolarità amministrativa e contabile è anche finalizzato a prestare assistenza a tutti i soggetti dell amministrazione, tramite analisi, valutazioni e raccomandazioni, affinché possano svolgere correttamente le funzioni alle quali sono preposti. 3. L attività di controllo non si limita all analisi sulla regolarità del singolo atto, ma mira a rilevare elementi sulla correttezza dell intera attività amministrativa. Articolo 4 - Fasi del controllo di regolarità amministrativa e contabile 1. Il controllo di regolarità amministrativa e contabile è articolato in due fasi distinte: a) una fase preventiva all adozione dell atto; b) una fase successiva all adozione dell atto. 2. Il controllo di regolarità amministrativa e contabile deve rispettare, in quanto applicabili, i principi generali della revisione aziendale. Capo I Il controllo preventivo Articolo 5 Atti sottoposti al controllo preventivo 1. Sono assoggettati al controllo preventivo di regolarità amministrativa e contabile, secondo le modalità riportate negli articoli successivi: le proposte di deliberazione di Giunta e Consiglio che non siano meri atti di indirizzo; le determinazioni dei Responsabili di Area o U.O.

4 Articolo 6 - Controllo preventivo di regolarità amministrativa-contabile 1. Nelle proposte di deliberazione della Giunta o del Consiglio la regolarità tecnica è espressa attraverso il parere di regolarità tecnica rilasciato dal Responsabile di Area/U.O. competente ai sensi dell articolo 49 del Tuel. 2. Nelle determinazioni l accertamento della regolarità tecnica è espressa con la sottoscrizione del provvedimento. 3. L accertamento della regolarità tecnica comporta, in particolare, la verifica in ordine a: - correttezza, regolarità e legittimità dell azione amministrativa; - rispetto dei principi di efficacia, efficienza ed economicità dell azione amministrativa; - regolarità e la completezza della documentazione; - conformità dell atto alle leggi ed ai regolamenti nazionali, regionali e locali 4. La determinazione che non comporta riflessi diretti o indiretti sulla situazione economicofinanziaria o sul patrimonio dell Ente non è sottoposta al controllo contabile e diventa esecutiva con la sottoscrizione da parte del Responsabile che la adotta. Articolo 7 - Controllo contabile 1. Il controllo contabile è espresso dal Responsabile del Servizio Finanziario attraverso il parere di regolarità contabile, il visto di regolarità contabile e l attestazione della copertura finanziaria della spesa. 2. È sottoposta al parere di regolarità contabile qualsiasi proposta di deliberazione che disponga l assegnazione di risorse al Dirigente/Responsabile di Area/U.O competente o che, comunque, comporti riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell'ente. 3. Sono sottoposte al visto di regolarità contabile le determinazioni che producono riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell'ente. 4. E sottoposta ad attestazione della copertura finanziaria della spesa qualsiasi determinazione o proposta di deliberazione che comporti impegno di spesa o prenotazione d impegno a carico del bilancio. 5. L attestazione garantisce l effettiva disponibilità della spesa sui competenti stanziamenti di competenza del bilancio annuale e, per le spese in tutto o in parte a carico di esercizi successivi, del bilancio pluriennale, anche in relazione allo stato di realizzazione degli accertamenti di entrata vincolata. 6. L accertamento della regolarità contabile riguarda, in particolare: a) il rispetto delle competenze proprie dei soggetti che adottano i provvedimenti; b) la verifica della sussistenza del parere di regolarità tecnica rilasciato dal soggetto competente; c) la regolarità della documentazione; d) l esistenza del presupposto dal quale sorge il diritto dell obbligazione; e) l osservanza della normativa in materia di ordinamento contabile e fiscale; f) la sostenibilità delle scelte in termini di mantenimento nel tempo degli equilibri finanziari ed economico patrimoniali; g) il corretto riferimento del contenuto della spesa alla previsione di bilancio annuale ed ai programmi e progetti del bilancio pluriennale; h) la giusta imputazione al bilancio e la disponibilità dello stanziamento iscritto sul relativo intervento o capitolo; i) il rispetto del vincolo di destinazione delle entrate; j) la coerenza della proposta di deliberazione con i programmi e progetti della relazione previsionale e programmatica; k) la coerenza con gli stanziamenti di bilancio e le regole di finanza pubblica e con i vincoli connessi al patto di stabilità interno; 7. È preclusa al Responsabile del servizio finanziario qualsiasi altra forma di verifica della legittimità degli atti, la cui responsabilità resta in capo ai soggetti che li hanno emanati. Articolo 8 - Documentazione giustificativa Gli atti sottoposti al controllo di regolarità amministrativa e contabile sono corredati da titoli, documenti e certificazioni previste da specifiche norme e da ogni altro atto o documento giustificativo degli stessi.

5 Articolo 9 - Pareri 1. I pareri costituiscono manifestazioni di giudizio da parte dei soggetti titolati nell esercizio della funzione consultiva. I pareri sono obbligatori ma non vincolanti; nelle proposte di deliberazione si pongono come fase preparatoria concludendo l istruttoria del provvedimento. 2. Il parere è espresso in forma scritta, munito di data, sottoscritto ed inserito nell atto. L esito può essere favorevole o non favorevole; in questo caso deve essere indicata anche una adeguata motivazione. 3. In caso di assenza del responsabile competente, i pareri, i visti e le attestazioni sono espressi da chi lo sostituisce. Articolo 10 - Effetti dei rilievi Se la Giunta o il Consiglio non intendono conformarsi al parere espresso sulla proposta di deliberazione, devono darne adeguata motivazione nel testo della deliberazione. Gli atti adottati in presenza di un parere negativo sono trasmessi all ufficio competente per il controllo successivo. Capo II Il controllo successivo Articolo 11 - Finalità e competenze 1. Il controllo successivo ha l obiettivo di verificare la regolarità delle procedure adottate ed il rispetto delle normative vigenti. 2. Sono sottoposti al controllo successivo di regolarità amministrativa e contabile le determinazioni di impegno di spesa, i contratti e le convenzioni, le deliberazioni emesse senza il parere preventivo favorevole di regolarità tecnica o contabile. 3. Il controllo successivo è effettuato sotto la direzione del segretario comunale ed ha per oggetto provvedimenti definitivi. Articolo 12 Atti da sottoporre al controllo successivo 1. Il controllo successivo di regolarità amministrativa e contabile è effettuato con periodicità mensile sui seguenti atti: determinazioni con cui viene disposto l affidamento degli incarichi professionali esterni; determinazioni con cui vengono sostenute spese soggette a limitazioni ai sensi della normativa vigente; determinazioni con cui si dispone l acquisizione in via autonoma di beni e servizi al di fuori delle convenzioni CONSIP o del mercato elettronico; determinazioni con cui viene disposta la proroga tecnica o il rinnovo dei contratti; determinazioni di impegno di spesa di importo superiore a I restanti atti sono sottoposti al controllo a campione mediante sorteggio, in una percentuale non inferiore al 10 per cento. Articolo 13 Esito del controllo 1. Dell esito del controllo il segretario informa i responsabili di area in occasione delle periodiche conferenze di servizio. 2. Al termine di ogni semestre il segretario redige una relazione sui controlli effettuati, che verrà illustrata alla giunta comunale e trasmessa ai responsabili di area, al consiglio comunale, all organo di revisione e al nucleo di valutazione (OIV). TITOLO III CONTROLLO DI GESTIONE Articolo 14 - Finalità del controllo di gestione 1. Il controllo di gestione è la procedura diretta a monitorare la gestione operativa dell ente, verificare lo stato di attuazione degli obiettivi programmati e, attraverso l'analisi delle risorse acquisite e della comparazione tra i costi e la quantità e qualità dei servizi offerti, la funzionalità

6 dell'organizzazione dell'ente, l'efficacia, l'efficienza ed il livello di economicità nell'attività di realizzazione dei predetti obiettivi. 2. Il controllo ha per oggetto l'intera attività amministrativa e gestionale e viene svolto in riferimento ai singoli servizi, o centri di costo, verificando in maniera complessiva e per ciascun servizio i mezzi finanziari acquisiti, i costi dei singoli fattori produttivi, i risultati qualitativi e quantitativi ottenuti e, per i servizi a carattere produttivo, i ricavi. Articolo 15 Modalità di esercizio del controllo di gestione 1. Il controllo di gestione è svolto in una duplice forma: a) in forma diffusa, in quanto viene espletato ad ogni livello organizzativo dell ente da parte del dirigente/responsabile del servizio, con riferimento alle attività gestionali di competenza e agli obiettivi assegnati; b) in forma accentrata dal gruppo composto dal Dirigente dell'area di Staff, dal Responsabile dei servizi finanziari e dal revisore dei conti al fine della predisposizione dei referti di gestione; 2. È compito dei Responsabili di Area e di Unità operativa collaborare con il Dirigente di Staff e il Responsabile dei servizi finanziari, adottando le migliori soluzioni organizzative per consentire la realizzazione di un sistema informativo tecnico contabile utile a fornire le necessarie informazioni. Articolo 16 - Oggetto del controllo di gestione Il controllo di gestione è riferito ai seguenti principali contenuti dell azione amministrativa: la coerenza rispetto ai programmi e ai progetti contenuti nei documenti di programmazione dell ente e negli atti di indirizzo del consiglio e della giunta; l adeguatezza delle risorse finanziarie disponibili rispetto agli obiettivi programmati; l efficacia delle modalità di attuazione prescelte rispetto alle alternative possibili; l analisi degli scostamenti; economicità della gestione dei servizi; il rispetto dei vincoli normativi imposti sulla effettuazione delle spese. Articolo 17 - Fasi del controllo di gestione. 1. Il controllo di gestione si articola nelle seguenti fasi: a) fase preventiva, che comprende le attività di definizione e formalizzazione degli obiettivi operativi dell ente. La fase preventiva consiste nella definizione di un piano degli obiettivi approvati con il piano esecutivo di gestione, nell attribuzione di risorse umane, strumentali e finanziarie, nella fissazione di indicatori e standard di riferimento, nella definizione dei tempi, delle scadenze e delle responsabilità; b) fase del controllo in itinere, che rappresenta quel processo di controllo che si sviluppa nel corso di attuazione del programma al fine di verificare il grado di raggiungimento degli obiettivi preventivamente stabiliti, e di orientare l'attività futura anche rimuovendo eventuali disfunzioni per garantire l'ottenimento degli obiettivi fissati nella fase preventiva; c) fase consuntiva, che concerne la rilevazione dei risultati effettivamente conseguiti, con la conseguente verifica dell efficienza, dell efficacia, dell economicità nonché dell adeguatezza e della qualità dei servizi comunali resi, mediante elaborazione di indici e parametri finanziari, economici e gestionali di risultato e di processo nonché di referti periodici inerenti l attività complessiva dell ente ovvero parti di essa (singoli servizi o centri di costo, programmi e progetti) e relazioni comparative con altre realtà e/o trend storici. Articolo 18 Compiti del Controllo di gestione. 1. L attività del controllo di gestione è finalizzata in particolare a: a) rilevare e valutare sistematicamente i costi sostenuti dall'ente in tutte le sue articolazioni, secondo i principi della contabilità finanziaria ed economica, allo scopo di determinarne la competenza, la responsabilità e la destinazione; b) verificare l efficienza gestionale, raffrontando i fattori produttivi impiegati ed i risultati conseguiti, attraverso l elaborazione di indicatori che rapportino i costi delle risorse impiegate e le quantità di servizi prodotti;

7 c) verificare l efficacia gestionale, valutando il grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati, rapportando gli obiettivi programmati alle azioni realizzate; d) promuovere il miglioramento della qualità dei servizi resi ai cittadini misurando, attraverso indicatori, le variazioni qualitative dei servizi erogati, ed assicurando la tutela degli utenti anche attraverso la loro partecipazione alle procedure di valutazione e di definizione degli standard qualitativi; e) operare una costante raccolta di serie storiche di indicatori e grandezze, ed ove possibile confrontare tali dati con realtà analoghe o con standard regionali o nazionali, al fine di poter meglio sfruttare le informazioni che scaturiscono dagli indicatori finanziari economici e patrimoniali previsti per legge e da tutti gli indicatori generalmente elaborati dal servizio controllo di gestione; f) analizzare gli indirizzi strategici del medio periodo inseriti nella relazione previsionale e programmatica; g) supportare la giunta nell elaborazione del Piano Esecutivo di Gestione; h) definire un piano dettagliato degli obiettivi attingendo gli stessi dal Piano Esecutivo di Gestione, e aggiungendo eventuali obiettivi gestionali in modo da fornire un quadro esaustivo degli intendimenti dell organo politico; i) relazionare periodicamente sullo stato di attuazione dei programmi ed attraverso l attivazione delle procedure per la rilevazione dei dati relativi agli indicatori definiti nella fase precedente, confrontare i risultati intermedi con quelli programmati; l) attivare eventuali azioni correttive o avviare un processo di revisione degli obiettivi, nel caso emergano dalle verifiche effettuate rilevanti deviazioni; m) fornire all O.I.V gli obiettivi che l organo esecutivo attribuisce ai dirigenti e responsabili dei servizi, nonché i suddetti rapporti periodici dell attività svolta; n) presentare un referto annuale al Sindaco ed alla Giunta ed al Collegio dei Revisori sui risultati del controllo di gestione riferito all intero esercizio precedente; Articolo 19 - Strumenti del controllo di gestione 1. Per l esercizio della funzione di controllo di gestione il Dirigente di Staff e il Responsabile dei servizi finanziari si avvalgono di rilevazioni proprie e/o provenienti dai sistemi informativi dell ente (contabili, organizzativi, amministrativi) che elaborano mediante l applicazione di tecniche e metodologie appropriate. 2. Il Dirigente di Staff congiuntamente al Responsabile dei Servizi finanziari può inoltre richiedere ai vari servizi dell ente elaborazioni di dati necessarie alle proprie esigenze. Articolo 20 Referto del controllo di gestione 1. L attività del controllo di gestione si traduce in una reportistica periodica (analisi economiche, relazioni, documenti o rapporti di gestione, ecc.) attraverso la quale vengono messi a disposizione i risultati e le informazioni acquisite. L attività di referto può essere ordinaria o straordinaria. 2. È ordinaria l attività di carattere ricorrente connessa all analisi dei costi, alla valutazione degli stati di avanzamento del PEG, ai rapporti finali sulla gestione svolta dai vari servizi dell ente, ecc. 3. È straordinaria l attività di referto connessa a specifiche esigenze dell ente o dei singoli servizi, quali le analisi dei costi legale alla esternalizzazione dei servizi. Essa viene svolta in base alle necessità, tenendo conto delle richieste presentate dagli organi di direzione politica e dai responsabili. 4. I referti del controllo di gestione vengono trasmessi: ai responsabili dei servizi, ai fini del controllo operativo in modo da supportare le loro valutazioni sull andamento della gestione; al Sindaco, al Consiglio Comunale, al Dirigente di Staff, al Segretario comunale, ai Responsabili di Area e di U.O ai fini del controllo strategico, in modo da supportare le valutazioni sulla congruenza delle scelte adottate con le strategie dell amministrazione; all organo di revisione economico-finanziaria; all O.I.V. 5. Il referto annuale deve essere inoltre comunicato alla competente sezione regionale di controllo della Corte dei conti e pubblicato sul sito Internet del Comune.

8 TITOLO IV IL CONTROLLO SUGLI EQUILIBRI FINANZIARI Articolo 21 Controllo sugli equilibri finanziari 1. Il controllo sugli equilibri finanziari è svolto sotto la direzione ed il coordinamento del Responsabile del Servizio Finanziario e mediante la vigilanza dell Organo di Revisione, prevedendo il coinvolgimento attivo del Dirigente di Staff e dei Responsabili di Area/U.O. secondo le rispettive responsabilità. 2. Il controllo e svolto nel rispetto delle disposizioni dell ordinamento finanziario e contabile degli Enti Locali e delle norme che regolano il concorso degli Enti Locali alla realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica determinati dal patto di stabilità interno, nonché delle norme di attuazione dell art.81 della Costituzione. In particolare esso è volto monitorare il permanere degli equilibri seguenti, sia della gestione di competenza che della gestione dei residui: - equilibrio tra entrate e spese complessive; - equilibrio tra entrate afferenti ai titoli I, II e III e spese correnti aumentate delle spese relative alle quote di capitale di ammortamento dei debiti; - equilibrio tra entrate straordinarie, afferenti ai titoli IV e V, e spese in conto capitale; - equilibrio nella gestione delle spese per i servizi per conto di terzi; - equilibrio tra entrata a destinazione vincolata e correlate spese; - equilibrio nella gestione di cassa, tra riscossioni e pagamenti; - equilibri previsti dal patto di stabilità interno. 3. Il controllo sugli equilibri finanziari implica anche la valutazione degli effetti che si determinano per il bilancio finanziario dell Ente in relazione all andamento economico-finanziario degli organismi gestionali esterni Articolo 22 - Modalità di effettuazione del controllo 1. A cura del Responsabile del Servizio Finanziario, al fine di operare il controllo costante degli equilibri di bilancio e al fine di valutare il rispetto delle previsioni di bilancio, vengono effettuate verifiche periodiche che consistono in controlli delle entrate e delle spese ed avvengono sulla base della documentazione di carattere generale e di situazioni articolate per centri di responsabilità di entrata e di spesa, con il concorso attivo del Dirigente di Staff e dei Responsabili di Area e U.O. 2. La verifica di bilancio costituisce uno degli elementi del processo di controllo sull andamento della gestione dei budgets assegnati ai Responsabili di Area/U.O., i quali sono tenuti a segnalare scostamenti rispetto alle previsioni nonché le eventuali difficoltà ed opportunità riscontrate in relazione agli obiettivi. In particolare ciascun Responsabile del procedimento di spesa riferisce sull andamento rispettivamente delle entrate e delle spese di propria competenza e sulle motivazioni che hanno portato a significativi scostamenti rispetto alle previsioni e sui provvedimenti che propone di adottare per il raggiungimento degli obiettivi. 3. L analisi delle informazioni gestionali ricevute dai Responsabili di Area riguarda in particolare: per l entrata lo stato delle risorse assegnate alla responsabilità di acquisizione dei servizi e lo stato degli accertamenti; per l uscita lo stato dei mezzi finanziari attribuiti ai servizi, delle prenotazioni di impegno e degli impegni. 4. Le informazioni di natura contabile sono riferite ai Programmi, ai Progetti e agli Obiettivi gestionali affidati ai Servizi, nonché alle attività e passività patrimoniali attribuite agli stessi secondo le norme del presente Regolamento. Articolo 23 Fasi ed esiti del controllo 1. In occasione delle verifiche di cassa ordinarie svolte dall Organo di Revisione con cadenza almeno trimestrale, ai sensi dell articolo 223 del TUEL, il Responsabile del Servizio Finanziario formalizza il controllo sugli equilibri finanziari. 2. Il Responsabile del Servizio Finanziario descrive le attività svolte ed attesta il permanere degli equilibri finanziari in un verbale che viene asseverato dall Organo di Revisione

9 3. Se la gestione delle entrate o delle spese evidenzia situazioni tali da pregiudicare gli equilibri finanziari o gli equilibri obiettivo del patto di stabilità, il Responsabile del Servizio Finanziario procede immediatamente alle segnalazioni previste dall articolo 153 comma 6 del TUEL 267/2000 Articolo 24 Abrogazioni Con l entrata in vigore del presente Regolamento vengono abrogate tutte le disposizioni regolamentari con esso incompatibili