Realizzare il Protocollo

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1 Realizzare il Protocollo attraverso un percorso sostenibile ed efficace Forum PA 2004 Mauro Dell Olmo Practice Director Public Sector Avanade Italy Avanade sono marchi registrati negli Stati Uniti e in altri paesi.

2 Agenda Avanade Inc. Il momento del Protocollo Lo sviluppo sostenibile Cominciare dall infrastruttura Una grande realtà: Poste Italiane Conclusioni Page 1

3 Avanade Inc. o o o Joint-venture fra Microsoft e Accenture nata nell aprile del 2000, Avanade è il principale Technology Integator di soluzioni su piattaforma Microsoft per le aziende 2,100 professionisti in 31 paesi nel mondo (75% con certificazione Microsoft) progetti su più di Clienti. Avanade Americas Seattle San Francisco Chicago Dallas New York Toronto St. Louis San Antonio Nashville Kansas City Cincinnati Avanade Europe Paris London Milan Rome Madrid Barcelona Malaga Kronberg Avanade sono marchi registrati negli Stati Uniti e in altri paesi. Avanade Asia Avanade India Singapore Mumbai Hong Kong Bangalore Kuala Lumpur Hyderabad Bangkok Shanghai Guangzhou Avanade Australia Sydney Melbourne Brisbane Canberra Page 2

4 Avanade Italy Public References UnicreditBanca Page 3

5 Il momento del Protocollo 1 gennaio 2004 Le regole Le tecnologie Le soluzioni I problemi Page 4

6 Lo sviluppo sostenibile L avvio del processo Il nucleo minimo del Protocollo La revisione dei flussi L alfabetizzazione informatica L efficienza (?) La correzione Page 5

7 Fini e mezzi Riesame delle motivazioni Centralità delle esigenze proprie delle Amministrazioni rispetto a quelle del Sistema La curva del valore Il rapporto costo/benefici Page 6

8 Il Valore efficienza Sistema documentale: Archiviazione Ricerca Portale di accesso t Page 7

9 Poste Italiane L infrastruttura dei servizi informativi e documentali L approccio infrastrutturale: Realizzare e standardizzare i servizi di gestione documentale e di accesso alle informazioni destrutturate per agevolare lo sviluppo di applicazioni a supporto delle Filiali, dei Servizi e delle Direzioni di Poste Italiane. Page 8

10 L approccio infrastrutturale Mail services Web Application External Document & Information Services Resources Web Service Portale Apps External Resources Mobile Client Apps Apps Windows Application Databases SQL, Oracle, DB2 Page 9

11 Poste Italiane infrastruttura dei servizi informativi e documentali Page 10

12 Alcune applicazioni documentali di Poste Italiane Banking HTML Client-side Java Script ASP.NET Banco Poste Fogli informativi Web Component HR Skill inventory DCPT Processes Rules/Guidelines Protocollo Divisioni e Direzioni Centrali Provisioning Telefonia cellulare aziendale Page 11

13 Applicazioni: il Protocollo Accesso Web Sicuro (sicurezza Windows NT) Protocollazione di ogni tipo di documento (mail, cartaceo, office) Interfacce User Friendly. Categorizzazione dei documenti. Ricerca sulle proprietà del documento e text. Automazione apposizione Numero Protocollo Integrazione con la Posta elettronica Gestione centralizzata delle liste utenti Differenti livelli di sicurezza sui documenti ricerca full Page 12

14 Applicazione Protocollo: inserimento dati Page 13

15 La Protocollazione Page 14

16 Applicazione Protocollo: acquisizione del documento Page 15

17 Applicazione Protocollo: conferma operazione Page 16

18 Applicazione Protocollo: interoperabilità Web Services Una sola scannerizzazione. All arrivo Un unico protocollo all interno della Divisione Per i documenti elettronici, protocollazione direttamente da Outlook Invio elettronico del documento protocollato e dei suoi attributi, fra cui l identificativo di uscita Possibilità di archiviazione del documento elettronico da parte del destinatario, che ne eredita gli attributi Unico database delle liste Fascicolazione, firma digitale, tracciabilità (AIPA compliant). Page 17

19 Sintesi dei dati di Monitoraggio Dati della Filiale Milano 4 Ovest UP 65 Mese di Ottobre Fax -35% in filiale -41% negli uffici -35% (-8653 fax) Fotocopie -37% in filiale -62% negli uffici -14% ( copie) Stampe +77% in filiale -35% negli uffici +900% ( stampe) Mese di Novembre Risparmio : Fax -28% in filiale -29% negli uffici -29% (-6677 fax) Fotocopie -31% in filiale -63% negli uffici -0,5% ( copie) Stampe +132% in filiale -25% negli uffici +1141% ( stampe) Risparmio : Page 18

20 Conclusioni La predisposizione di servizi documentali, anche semplici fornisce ritorni economici immediati I servizi documentali permettono di sviluppare processi efficaci ed in linea con le aspettative dell utenza Il Protocollo è uno dei processi che possono trarre immediato vantaggio dai servizi dell infrastruttura E conveniente partire ora e non aspettare Esiste oggi la strumentazione tecnologica che permette di guadagnare più di quanto si spende. Page 19

21 Avanade Mauro Dell Olmo Practice Director Public Sector Avanade sono marchi registrati negli Stati Uniti e in altri paesi.