COMPITI E RESPONSABILITÀ DELLA COMPLIANCE Estratto Reclami

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1 COMPITI E RESPONSABILITÀ DELLA COMPLIANCE Estratto Reclami N A.4 Approvato con delibera del Consiglio di Amministrazione del 24/02/2016 Data di efficacia: 24/02/2016

2 INDICE 1 PREMESSA DEFINIZIONI RUOLO DELLA FUNZIONE LE ATTIVITÀ DI ASSURANCE... ERRORE. IL SEGNALIBRO NON È DEFINITO. 3.2 IL COMPLIANCE RISK ASSESSMENT E IL COMPLIANCE PROGRAM CONSULENZA REPORTING FORMAZIONE DEL PERSONALE E DIFFUSIONE DELLA CULTURA DI COMPLIANCE GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI NON CONFORMITÀ GESTIONE DEI RECLAMI

3 1 PREMESSA 1 2 DEFINIZIONI 3 RUOLO DELLA FUNZIONE Il Compliance Risk Assessment e il Compliance Program 3.2 Consulenza 3.3 Reporting 3.4 Formazione del personale e diffusione della cultura di compliance 3.5 Gestione delle segnalazioni di non conformità 3.6 Gestione dei reclami Modalità di trattamento dei reclami I reclami 3 devono essere inviati via posta ( presso la sede della Società in via Cairoli Bologna) o via mail all attenzione dell Amministratore Delegato, della Direzione Generale ([email protected]) e della Funzione Controllo di Conformità e AML ([email protected]) presso la sede della società e dovranno contenere i seguenti elementi essenziali: nominativo del cliente e dati anagrafici; posizione del cliente (numero di conto corrente, dossier titoli, ecc.); 1 La Società, nel rispetto del principio di proporzionalità definito dal Provvedimento AML (Provvedimento Banca d Italia 10/03/2011), ha attribuito alla Funzione Controllo di Conformità e AML specifici compiti e responsabilità. 2 Al fine di ottenere un quadro completo di compiti e responsabilità attribuiti alla Compliance, si suggerisce di leggere unitamente al presente documento anche il Funzionigramma della Società e il Compliance Program approvato dal Consiglio di Amministrazione. 3 In materia di trattazione dei reclami, la normativa MIFiD e il Regolamento congiunto della Banca d Italia e della CONSOB (Cfr. articolo 17) prevede una sollecita trattazione dei reclami presentati dai clienti al dettaglio o dai potenziali clienti al dettaglio; Simgest garantisce un trattamento ragionevole e tempestivo dei reclami presentati, attraverso una procedura trasparente, in relazione ai servizi di investimento prestati. 3

4 oggetto del reclamo e breve descrizione dei fatti in cui l evento dannoso si è verificato; richiesta di eventuale risarcimento. La Funzione Controllo di Conformità e AML: provvede alla annotazione del reclamo sull'apposito registro ed a inviarne copia alle strutture interessate; provvede, in accordo con il responsabile della struttura interessata, ad effettuare una ricerca e un approfondimento delle motivazioni che hanno indotto il cliente a sollevare il reclamo; predispone, unitamente al responsabile della struttura interessata, una relazione sull accaduto ed una bozza della lettera di replica al cliente; provvede a trasmettere all Amministratore Delegato e in copia al Direttore Generale e al collegio Sindacale, con tempestività, copia del reclamo ricevuto dal cliente, della relazione predisposta e della bozza della lettera di replica; La replica al reclamo, contenente le determinazione dell intermediario, è inviata per iscritto all'investitore, entro il termine di 90 giorni dal ricevimento. La Funzione Controllo di Conformità e AML, provvede inoltre a predisporre ed a trasmettere al Collegio sindacale un report trimestrale relativo al trattamento dei reclami. Nella seduta di presentazione del bilancio di esercizio, la Funzione Controllo di Conformità e AML trasmette al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio Sindacale una apposita relazione riassuntiva che illustri, per ciascun servizio prestato, la situazione complessiva dei reclami ricevuti. Qualora dall'analisi e valutazione dei reclami ricevuti nell anno dovesse emergere che le lamentele complessivamente ricevute sono state originate da carenze organizzative e/o procedurali, la Funzione Controllo di Conformità e AML descrive, in una apposita sezione della stessa relazione, le carenze riscontrate e le proposte per la loro rimozione. La Società invia alla CONSOB, entro trenta giorni dall approvazione del bilancio, una relazione annuale concernente, per ciascun servizio prestato, la situazione complessiva dei reclami ricevuti, le eventuali carenze riscontrate e le proposte per la loro rimozione Registro dei reclami E' istituito un Registro dei reclami ai sensi della normativa MIFiD e del Regolamento Congiunto della Banca d Italia e della CONSOB. 4

5 Il registro è tenuto mediante un apposita procedura software a cura della Funzione Controllo di Conformità e AML, che provvede, in relazione alle fasi procedurali di trattazione dei reclami sopra descritte, ad annotare gli estremi essenziali dei reclami ricevuti per iscritto e delle relative repliche. Il registro contiene i dati relativi a: a. l'identificazione dell'investitore che ha presentato il reclamo e del servizio al quale il reclamo si riferisce; b. l'identificazione del dipendente, collaboratore o promotore finanziario, della struttura organizzativa di appartenenza e del relativo Responsabile, a cui è stato affidato l'investitore per la prestazione del servizio; c. la data di presentazione e di ricevimento del reclamo; d. le cause del reclamo; e. il pregiudizio economico lamentato dall'investitore o stimato in relazione a quanto esposto nel reclamo; f. la data dell'eventuale corrispondenza intercorsa prima dell'esito del reclamo; g. le valutazioni sintetiche del reclamo, il suo esito e le misure poste in essere per risolvere il problema; h. la data di comunicazione dell'esito del reclamo. 5