La rendicontazione delle spese

Transcript

1 DIPARTIMENTO PER IL COORDINAMENTO DELLO SVILUPPO DEL TERRITORIO, PER LE POLITICHE DEL PERSONALE ED I SERVIZI GENERALI Direzione Generale per la Programmazione ed i Programmi Europei Servizio Interreg La rendicontazione delle spese ITALIA 31 maggio 2005

2 Indice 1. Premessa.3 2. Aspetti generali 6 a) La documentazione da produrre a supporto del rendiconto di spesa b) Il timbro di annullamento..9.9 c) Il periodo di rendicontazione 11 d) Il mandato di pagamento e la quietanza e) Le attività esternalizzate Problematiche specifiche..18 a) Spese trasnazionali b) Project Funds.21 c) Le voci di spesa I. Staff Costs 22 II. Administration Costs III. Travel and Accomodation.31 IV. Promotion Costs.34 2

3 Premessa Sulla base di quanto indicato nel manuale di rendicontazione, disponibile on-line all indirizzo in questa sede si vuole: fornire ai Partner una serie di chiarimenti sugli aspetti del processo di rendicontazione che sono risultati più critici; permettere ai Partner progettuali di migliorare le modalità operative nella predisposizione della documentazione giustificativa in modo tale che questa sia immediatamente e puntualmente collegabile all importo rendicontato, in modo da rendere facilmente dimostrabile l esistenza, la pertinenza, la congruità e la ragionevolezza della voce di spesa; affrontare gli ulteriori argomenti che i partner vorranno porre all attenzione. 3

4 Premessa 4

5 Premessa 5

6 Aspetti generali In questa sezione vengono affrontati alcuni degli elementi, comuni a tutti i rendiconti, che: sono risultati essere più problematici nelle passate rendicontazioni (p.e. la quietanza, il timbro di annullamento, ecc.); se correttamente gestiti, agevolano il processo di rendicontazione, consentendo una più rapida certificazione delle spese ammissibili. 6

7 La documentazione da produrre a supporto del rendiconto di spesa Documentazione che occorre fornire in originale Prospetti standard previsti per la rendicontazione (Annex e Tabelle) tale documentazione va inviata al Coordinatore Nazionale firmata in originale, in ogni sua pagina, dal Dirigente competente per materia (se il partner è un Ente Pubblico) o dal Responsabile Legale della società (se il partner è un soggetto privato). Le certificazioni, le autocertificazioni e la documentazione attestante il rispetto della normativa nazionale per esempio le attestazioni riferite al rispetto delle pari opportunità e la tutela dell ambiente. Le dichiarazioni Dirigente competente per materia o del Responsabile Legale per esempio quelle relative alle modalità di calcolo del costo orario del personale impiegato nel progetto, quelle relative al calcolo del pro-quota di ammortamento dei beni a fecondità ripetuta (fogli di lavoro, fogli di calcolo, altre evidenze) e quelle per il calcolo delle spese generali da imputare a progetto. 7

8 La documentazione da produrre a supporto del rendiconto di spesa Documentazione che occorre fornire in copia conforme Documenti giustificativi della spesa Si tratta dei documenti che consentono di provare la certezza e la misurabilità dell operazione. Per esempio fatture, buste paga, moduli per il versamento di imposte e oneri sociali, biglietti, ecc. Tale documentazione va inviata rigorosamente in un unica copia conforme e non in originale. Documenti giustificativi del pagamento Si tratta di documenti che consentono di provare l effettivo sostenimento del pagamento. Per esempio il mandato di pagamento (nel caso di Partner di natura pubblica o assimilabile) e il bonifico bancario, la matrice dell assegno circolare o dell assegno bancario non trasferibile ed estratto conto bancario, la stampa della Contabilità ufficiale per i pagamenti in contante. Le certificazioni, le autocertificazioni e la documentazione attestante il rispetto della normativa nazionale che non è possibile fornire in originale In tale caso la documentazione sarà corredata da un apposita dichiarazione in originale che ne indichi i motivi della presentazione in copia. 8

9 Il timbro di annullamento ll timbro Tutti i documenti giustificativi delle spese devono essere annullati con il timbro Spesa sostenuta con i fondi del PIC Interreg, progetto n. per importo pari a data di rendicontazione. Il timbro deve essere apposto sul documento originale e solo in seguito si può procedere alla predisposizione della copia conforme. L importo Nel timbro occorre inscrivere la somma che si intende rendicontare relativamente al documento in oggetto. Data di rendicontazione Per data di rendicontazione si intende l arco temporale a cui si riferiscono le spese rendicontate. Per la determinazione del periodo di rendicontazione fa fede la data del documento giustificativo di pagamento e non del documento giustificativo di spesa. 9

10 Il timbro di annullamento (segue) I documenti che non occorre timbrare Su alcune tipologie di documenti non occorre apporre il timbro. Alcuni di questi sono, a titolo esemplificativo: i mandati di pagamento e bonifici (sono documenti giustificativi del pagamento non della spesa); le note spesa dei dipendenti (invece occorre timbrare i biglietti dei mezzi di trasporto, le ricevute di taxi, le fatture e gli scontrini che vanno allegati in copia conforme). Nel caso sia presente il rimborso chilometrico occorre fornire l autorizzazione all utilizzo del mezzo proprio. 10

11 Periodo di rendicontazione Definizione del periodo di rendicontazione Il periodo di rendicontazione rappresenta l orizzonte temporale entro il quale sono state effettivamente sostenute le spese di cui si richiede il rimborso. Per la determinazione del periodo di rendicontazione, pertanto, fa fede la data del documento giustificativo di pagamento (data quietanza) e non del documento giustificativo di spesa. Si raccomanda di prestare massima attenzione nel rendicontare spese effettivamente sostenute nel periodo di rendicontazione, la cui data di quietanza non sia precedente o successiva allo stesso. Si raccomanda di prestare la massima attenzione al rispetto dell ordine progressivo di invio dei rendiconti di spesa che devono necessariamente riferirsi a periodi consecutivi di rendicontazione. 11

12 Il mandato di pagamento e la quietanza Il mandato di pagamento Il mandato di pagamento deve essere quietanzato. La quietanza La quietanza dell avvenuto pagamento è quell atto/documento, che attesta il riconoscimento del pagamento da parte del debitore, in favore del creditore. Essa è un requisito essenziale per la certificazione delle spese. Essa si riferisce a ciascun documento giustificativo della spesa che viene prodotto per il relativo record inserito nel prospetto riepilogativo di spesa (Annex II, Tabella 1). 12

13 Il mandato di pagamento e la quietanza (segue) La documentazione da produrre Al fine di rendere evidente la presenza della quietanza è possibile produrre la documentazione dell Istituto bancario attestante univocamente il trasferimento finanziario della partita in oggetto. A titolo esemplificativo modalità di quietanza ritenute valide sono: a) quietanza apposta direttamente sul mandato di pagamento completa dei seguenti elementi: timbro dell Istituto bancario cassiere e/o tesoriere; data del pagamento. b) ricevute bancarie attestanti l avvenuto pagamento; c) contabili bancarie attestanti l avvenuto pagamento; d) estratti conto bancari. 13

14 Il mandato di pagamento e la quietanza (segue) Il mandato di pagamento informatico Il mandato di pagamento informatico può essere accettato ai fini della rendicontazione e certificazione delle spese se contiene i seguenti elementi essenziali: data di emissione e numero del mandato data e numero della quietanza importo del trasferimento finanziario soggetto beneficiario del trasferimento oggetto del trasferimento Il mandato di pagamento informatico deve essere corredato da allegata dichiarazione del Dirigente competente per materia (Responsabile della Ragioneria) attestante che gli estremi della quietanza riportato sulla schermata del mandato rappresenti prova inequivocabile dell avvenuto pagamento e che pertanto le spese in oggetto sono state effettivamente e definitivamente pagate. 14

15 La rendicontazione di attività esternalizzate Modalità di affidamento incarico L incarico di svolgimento di parte delle attività di progetto può essere affidato all esterno attraverso le seguenti modalità: 1. affidamento diretto, nel caso di enti strumentali del soggetto beneficiario del finanziamento, formalizzato in apposita convenzione; 2. gara ad evidenza pubblica o trattativa privata. 15

16 La rendicontazione di attività esternalizzate (segue) Documentazione da produrre Affidamento diretto Ai fini della certificazione delle spese il partner deve produrre: convenzione tra l ente strumentale e il partner di progetto in cui siano analiticamente descritte le attività da svolgere nell esecuzione dell incarico; documenti giustificativi di spesa e di pagamento dell ente strumentale; documenti attestanti il trasferimento finanziario dal partner di progetto all ente strumentale a copertura delle spese sostenute. N.B. Non sono certificabili gli anticipi o pagamenti intermedi/a saldo a fronte dei quali non siano presentati specifici documenti giustificativi di spesa e pagamento. 16

17 La rendicontazione di attività esternalizzate (segue) Documentazione da produrre Gara ad evidenza pubblica o trattativa privata Ai fini della certificazione delle spese i partner di natura pubblica o assimilabile devono produrre, in ottemperanza al dettato normativo di riferimento: la documentazione attestante le procedure di evidenza pubblica seguite per l assegnazione degli incarichi/servizi; documenti giustificativi di spesa e di pagamento del partner di progetto. N.B. I documenti giustificativi di spesa (es. fatture) devono contenere il dettaglio delle spese sostenute, articolato nelle categorie previste dal Piano Finanziario di Programma. 17

18 Problematiche specifiche In questa sezione vengono affrontati alcuni degli elementi, relativi a specifiche voci di spesa, che: presentano una gestione generalmente più complessa e per questo richiedono un impegno maggiore nella fase di rendicontazione da parte dei Partner progettuali e nella fase di controllo da parte del certificatore; se correttamente gestiti agevolano il processo di rendicontazione, consentendo una più rapida certificazione delle spese ammissibili. 18

19 Spese Trasnazionali Si tratta delle spese relative ad azioni che, all interno di un progetto trasnazionale, vengono condotte da un unico Partner per conto ed a beneficio di altri Partner, sono coerenti con le finalità del Progetto, a beneficio del territorio di tutti i partner che finanziano quella particolare azione e sono azioni i cui costi sono divisi tra tutti i Partner in quota parte. Partner italiano gestore dell azione trasnazionale La rendicontazione viene presentata dal LP Italiano che gestisce ed è responsabile dell azione trasnazionale. In tal caso la documentazione da produrre è la seguente: documentazione giustificativa di spesa documentazione giustificativa di pagamento documentazione necessaria ad attestare la ragionevolezza del criterio di imputazione della quota parte di spesa in capo ai Partner di progetto (Copia conforme all originale dell accordo interpartenariale). 19

20 Spese Trasnazionali (segue) Partner italiano che contribuisce solo finanziariamente ad un azione trasnazionale gestita dal Lead Partner estero In tal caso la documentazione da produrre è la seguente: fattura complessiva di riferimento o nota di debito (dettagliata per ogni voce di spesa) con la quale il gestore estero addebita al Partner italiano la propria quota di partecipazione certificazione di 1 livello delle spese del Partner gestore dell azione trasnazionale documentazione necessaria ad attestare la ragionevolezza del criterio di imputazione della quota parte di spesa in capo ai Partner di progetto (Copia conforme all originale dell accordo interpartenariale). ( 20

21 Project Funds (RFO) La voce di spesa accoglie i fondi riservati ai sotto progetti selezionati nell ambito di un progetto RFO. La rendicontazione delle spese relative ai sottoprogetti selezionati nell ambito delle Operazioni Quadro Regionali deve essere predisposta dal Regional Partner e non dai participants. Tali spese dovranno essere riportate in modelli di rendicontazione separata per ogni sottoprogetto e participant. Tali costi dovranno essere raccolti dal Regional Partner e da questi aggregati nella modulistica predisposta dal Ministero delle Infrastrutture e Trasporti, Direzione Generale per la Programmazione e i Programmi Europei. 21

22 Le voci di spesa Staff Costs Stipendi e compensi Sono le spese per stipendi e compensi per le prestazioni intellettuali erogate da persone fisiche. Possono essere composte da personale con contratto: a tempo indeterminato (nei limiti di quanto predisposto dalla norma 11 del Regolamento (CE) n. 448/2004); a tempo determinato; a progetto; di collaborazione coordinata e continuativa. Il costo del lavoro straordinario è ammissibile solo con riferimento al personale impiegato a tempo pieno nelle attività di progetto. 22

23 Le voci di spesa Staff Costs (segue) Il costo del personale Per la determinazione delle somme, relative ad ogni singolo dipendente, da imputare al rendiconto, occorre: predisporre una procedura di rilevamento delle ore impiegate nel progetto finanziato (time-sheet); calcolare la retribuzione annua lorda, sommando anche tutti gli oneri sociali e fiscali a carico del datore di lavoro. RAL+DIF+OS h/lavorabili * h/uomo = importo imputabile al progetto RAL= retribuzione annua lorda in godimento, con esclusione degli elementi mobili (indennità diverse stabilite dal CCNL); DIF= retribuzione differita (TFR e 14ma); OS= oneri sociali e fiscali; h/lavorabili= ore lavorative annue previste da contratto; h/uomo= ore di impegno dedicate al progetto finanziato. 23

24 Le voci di spesa Staff Costs (segue) La documentazione da produrre lista del personale attribuito al progetto; documentazione relativa al calcolo del costo orario; ordine di servizio interno o lettera d incarico; Tali documenti devono essere presentati sotto forma di dichiarazione ai sensi del D.P.R 445/2000 a firma del Responsabile di progetto/dirigente competente per materia. time sheet mensile per singolo lavoratore; documenti giustificativi di spesa (buste paga); documenti giustificativi di pagamento. 24

25 Le voci di spesa Staff Costs (segue) Il cedolino elettronico Nel caso in cui il partner di progetto utilizzi un sistema di buste paga elettronico è necessario corredare la busta paga, debitamente timbrata, della dichiarazione da parte del Responsabile di progetto, attestante che le spese rendicontate sul Programma Interreg non sono finanziate da altri Fondi Comunitari e/o Nazionali. 25

26 Le voci di spesa Administration Costs In tale voce rientrano: Le spese generali spese per l acquisto di beni di consumo; spese generali dirette; spese generali indirette. Tali spese sono considerate ammissibili se configurano costi effettivi relativi all esecuzione delle attività progettuali. Spese per l acquisto di beni di consumo Tra le spese in oggetto rientrano i beni la cui vita utile ha durata temporale inferiore o al massimo pari ad un anno. Al fine di una corretta imputazione di tali beni è necessario specificare la pertinenza e la conformità dell acquisto alle attività di progetto. 26

27 Le voci di spesa Administration Costs (segue) Le spese generali dirette A titolo esemplificativo, rientrano in tale voce le spese relative a: affitto per immobili dedicati; assicurazioni per viaggi e trasferte, se previsto dalla normativa vigente; stampa e di riproduzione; imballaggio e di spedizione; linea telefonica dedicata. 27

28 Le voci di spesa Administration Costs (segue) Le spese generali indirette Rientrano in tale natura tutte le spese che necessitano di essere imputate proquota alle attività di progetto, tra cui quelle per: affitto immobili; manutenzioni ordinarie; cancelleria; poste e telecomunicazioni; servizi generali, se attinenti al progetto. 28

29 Le voci di spesa Administration Costs (segue) Un criterio per l imputazione Per la determinazione della quota parte di spese indirette da imputare al progetto è si suggerisce di utilizzare il seguente rapporto: hl ht hl= Ore lavorate dedicate al progetto. Sono pari alle ore di lavoro rendicontate nella voce Staff costs, per quanto riguarda il Personale diretto ed indiretto. ht= Ore totali aziendali lavorabili nell ambito del periodo di rendicontazione. Il valore così trovato costituisce l indice da moltiplicare per i singoli importi delle fatture concernenti le spese indirette, al fine di determinare il monte spese indirette su cui si domanda il rimborso. 29

30 Le voci di spesa Administration Costs (segue) La documentazione da produrre documenti giustificativi di spesa (fatture, bollette di utenze, ecc.); documenti giustificativi di pagamento; evidenza documentale del criterio di imputazione e della relativa modalità di calcolo. N.B. Al fine di verificare la ragionevolezza delle modalità di calcolo e rendere la documentazione giustificativa puntualmente collegabile all importo rendicontato nel relativo record della Tabella 1, deve essere allegato un prospetto riepilogativo di tutte le spese in oggetto, evidenziando il tracciato metodologico seguito per il relativo calcolo e imputazione al progetto. 30

31 Le voci di spesa Travel and accommodation La tipologia di spese Le spese ammesse nella voce Travel and Accomodation sono: il vitto; l alloggio; il trasporto; vitto, alloggio e trasporto dei relatori e dei partecipanti dei paesi terzi. Nel caso sia presente il rimborso chilometrico occorre fornire l autorizzazione all utilizzo del mezzo proprio. 31

32 Le voci di spesa Travel and accommodation (segue) La tipologia di spese Ai fini della certificazione della spesa, i documenti giustificativi di spesa per il vitto, l alloggio ed il trasporto dei partecipanti e/o relatori devono essere compresi in una richiesta di rimborso spese firmata dal partecipante ed attestata dal Responsabile di progetto/dirigente competente per materia, in cui si evinca il collegamento dei documenti giustificativi di spesa con gli importi rendicontati (tabella missioni). Si sottolinea inoltre che le spese relative al trasporto, vitto ed alloggio di Partner dei Paesi terzi devono essere previste nel budget di uno dei partner EU e devono da questi essere pagate e contabilizzate. 32

33 Le voci di spesa Travel and accommodation (segue) La documentazione da produrre Ai fini della rendicontazione e certificazione della spesa è necessario produrre documentazione attestante la preventiva autorizzazione alla missione. A seconda della natura della spesa, i documenti giustificativi di spesa sono: scheda rimborso missioni; documentazione attestante l effettiva partecipazione al meeting, seminario o convegno (p.e. attestati di presenza, fogli firma); titolo di viaggio intestato, se previsto, al partecipante e comunque riportante la data di godimento (biglietto aereo, biglietto ferroviario); fattura per autonoleggio (la classe massima permessa è la C ) a meno di diversa previsione contenuta nei regolamenti interni/circolare dell ente beneficiario; fatture e scontrini attestanti la fruizione del vitto, alloggio e altri acquisti effettuati. 33

34 Le voci di spesa Promotion costs La comunicazione A titolo esemplificativo, tali spese sono relative a: pubblicazioni di bandi, gare ed avvisi su quotidiani; brochure (contenenti informazioni generali di progetto); video Presentazioni sulle attività svolte; newsletters; manifesti relativi ad attività di progetto. La normativa di riferimento L espletamento delle attività di Informazione e diffusione deve essere effettuate in accordo con: il Regolamento (CE) 1159/2000; il Piano di Informazione e Pubblicità dei singoli partner. 34

35 Le voci di spesa Promotion costs (segue) La documentazione da produrre Output specifici di attività (pubblicazioni, brochure, altre evidenze documentali dell attività di promozione e pubblicità); documenti giustificativi di spesa (fatture); contratti (controfirmati per accettazione, nel quale risulti esplicitata nel dettaglio la tipologia di prestazione/attività svolta, la durata temporale, la remunerazione); documenti giustificativi di pagamento. 35