Regolamento Associativo SIFaCT

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1 Regolamento Associativo SIFaCT Revisione 4 9 Maggio 2015 Società Italiana di Farmacia Clinica e Territoriale (S.I.Fa.C.T.)ʺ Art. 1 Qualifica di Socio Fondatore I Soci Fondatori assumono di diritto la qualifica di Socio Ordinario e devono versare la quota associativa decisa dal Consiglio Direttivo. La qualifica di Socio Fondatore viene mantenuta finché si mantiene anche la qualifica di Socio Ordinario o di Socio Onorario. Art. 2 Ammissione Soci Ordinari La domanda di ammissione all Associazione come Socio Ordinario deve essere compilata su apposito modulo (disponibile sia in forma cartacea che elettronica). Alla domanda di ammissione deve essere allegato il curriculum professionale dellʹaspirante socio attestante lʹimpegno professionale del richiedente nel campo della farmaceutica, intesa in senso globale. La domanda deve essere supportata e controfirmata da un Socio Ordinario che si faccia garante dellʹattività descritta nel curriculum stesso. Le domande di ammissione sono accettate dalla Segreteria e ratificate, dal Consiglio Direttivo nella prima seduta disponibile. L aspirante Socio, immediatamente dopo che la propria domanda è stata approvata dal Consiglio Direttivo, riceve tutte le informative riguardanti l attività dell Associazione e la Username con password provvisoria (con la quale potrà generarsi la propria password), necessaria per accedere all area riservata del sito SIFACT. Art. 3 Nomina Soci Onorari La proposta di nomina di un nuovo Socio Onorario deve essere fatta da almeno sette Soci Ordinari che la inviano al Segretario unitamente alla documentazione appropriata, comprovante le motivazioni di carattere scientifico o istituzionale. Eʹ compito del Consiglio Direttivo vagliare tale proposta e presentarla allʹassemblea per lʹapprovazione.

2 Art. 4 Quota associativa La quota associativa annuale, il cui ammontare sarà di volta in volta stabilito dal Consiglio Direttivo, deve essere versata alla Segreteria entro il 30 Giugno di ogni anno. Si considera moroso il Socio inadempiente per più di un anno da tale data, nonostante il sollecito inviato a cura del Tesoriere. I Soci Ordinari morosi per più di un anno, su insindacabile giudizio del Consiglio Direttivo possono essere dichiarati decaduti ai sensi della lettera b), art.5 dello Statuto dell Associazione. Il Consiglio Direttivo può stabilire delle sotto categorie dei Soci Ordinari (ad esempio, specializzandi) e decidere una quota associativa annuale ridotta. Il Consiglio Direttivo può stabilire che gli aderenti ai Gruppi affiliati paghino una quota di partecipazione annuale, per coprire le spese di gestione ed attività dei singoli Gruppi. Art. 5 Candidature al Consiglio Direttivo Le candidature per lʹelezione del Presidente Eletto e dei sei Consiglieri devono pervenire alla Segreteria Nazionale entro e non oltre il termine di 120 giorni prima della data dell Assemblea in cui sono previste le elezioni stesse. La candidatura deve essere comunicata alla Segreteria Nazionale per iscritto, allegando il proprio curriculum vitae e l eventuale programma elettorale. Non sono ammesse candidature oltre il termine di 120 giorni prima dell Assemblea elettiva. Non sono ammesse candidature a più di una carica sociale. Sono ammesse le candidature solo dei Soci in regola con il pagamento della quota associativa dell anno in corso. Per candidarsi alla carica di Presidente Eletto è necessaria un anzianità associativa di almeno 5 anni. Norma che vale a decorrere dal sesto anno di vita associativa. I candidati avranno la possibilità di far conoscere agli altri Soci il proprio programma elettorale sia con l inserimento dello stesso nel sito internet di SIFACT, sia attraverso la sua diffusione via e mail, il tutto tramite unicamente la Segreteria SIFACT. Attraverso la Segreteria Nazionale potranno essere prontamente diffuse a tutti i Soci osservazioni o commenti sui programmi (ogni candidato ed ogni Socio avrà a disposizione massimo due messaggi): il dibattito fra i candidati e/o i Soci avrà formalmente termine il giorno che precede l inizio delle operazioni di voto telematico.

3 I candidati e i Soci potranno ovviamente intervenire nel dibattito preelettorale utilizzando autonomamente canali diversi da quelli precedentemente previsti, utilizzando gli indirizzi e mail istituzionali e privati (salvo che i Soci abbiamo espresso divieto di utilizzo all atto dell iscrizione secondo la normativa sulla privacy), in quanto elemento di massima democraticità e trasparenza che l Associazione intende garantire. Art 6 Comitato di nomina Durante il periodo pre elettorale l Associazione costituisce un Comitato di nomina con la funzione di vagliare i requisiti necessari per candidarsi alla carica sociale di Presidente Eletto. Il Comitato di nomina è costituito dai tre Probiviri e da tutti i Past President dell Associazione, tranne il caso in cui uno di questi membri si presenti come candidato per qualsiasi carica del Consiglio Direttivo. Nei primi anni di vita dell Associazione, il Comitato di Nomina viene deciso dal Consiglio Direttivo in tre autorevoli Soci, che non si presentino come candidati alle elezioni. I criteri di scelta utilizzati dal Comitato di Nomina per valutare e definire la lista dei candidati devono improntarsi al loro valore scientifico, a quello culturale, alle capacità di rappresentanza degli interessi societari e alle doti di comunicazione dei singoli candidati alla lista dei nomi. Il Comitato di nomina deve preparare la lista dei candidati da sottoporre alla Assemblea per l elezione al Consiglio Direttivo per il successivo biennio e trasmetterlo al Segretario in carica almeno 90 giorni prima della data dell Assemblea elettiva. Art. 7 Elezione del Consiglio Direttivo con procedura informatica L elezione del Presidente eletto e dei sei Consiglieri deve avvenire mediante voto elettronico, utilizzando un apposita procedura informatica che garantisca la segretezza e la unicità del voto. In conformità con quanto previsto nello Statuto, l avviso di convocazione dell Assemblea portante all ordine del giorno anche le elezioni del Consiglio Direttivo conterrà l indicazione di date ed orari di apertura e chiusura del seggio telematico, nonché le istruzioni sulle modalità di espressione del voto. Il seggio telematico dovrà in ogni caso chiudere entro l inizio dell Assemblea. Il sistema elettronico di votazione deve rimanere attivo per la durata massima di 4 giorni (pari a 96 ore effettive) precedenti la chiusura dei termini di votazione in sede congressuale.

4 Per esprimere il voto per via telematica gli aventi diritto dovranno collegarsi al sito SIFACT, accedere all apposita area riservata inserendo le proprie credenziali di autenticazione e, quindi, esprimere le proprie preferenze con le modalità indicate nel sito. Il sistema informatico è progettato in modo tale da verificare preliminarmente, in automatico, che il Socio sia titolare del diritto di voto e sia in regola con il pagamento della quota associativa; in mancanza anche di uno solo di tali requisiti il Socio non è ammesso al voto. In sede congressuale devono essere forniti un numero adeguato di postazioni di voto elettronico finalizzate a consentire agli aventi diritto, comunque non oltre l orario di chiusura previsto per il seggio telematico, la possibilità di esprimere il voto. Gli orari di apertura del servizio devono essere comunicati ai Soci assieme alla convocazione dell Assemblea elettiva. Nei suddetti orari deve sempre essere presente del personale che possa illustrare ai Soci il sistema di votazione e che possa intervenire in caso di impedimento tecnico. L identità del Socio votante sarà resa anonima dal sistema informatico e le preferenze espresse saranno criptate e trasmesse all urna elettronica conservata presso la società che gestisce il software per il voto telematico. L urna elettronica non sarà in alcun modo accessibile sino al termine delle operazioni di voto, allorché la società che gestisce il software per il voto telematico consegnerà, personalmente ed esclusivamente, al Presidente della Commissione Elettorale, apposite credenziali di autenticazione che consentono di decriptare e prendere visione dei risultati delle votazioni. Tali credenziali saranno generate secondo modalità che ne garantiscono la segretezza fino all atto del loro impiego. In ogni caso, l apertura dell urna elettronica dovrà avvenire durante l Assemblea nel corso della quale è prevista la nomina del nuovo Consiglio Direttivo ed i risultati delle votazioni saranno contestualmente resi noti dal Presidente della Commissione Elettorale a tutti i Soci presenti in Assemblea. Art. 8 Elettorato Costituiscono elettorato attivo tutti i Soci Ordinari in regola con il pagamento della quota sociale per l anno in corso. I Soci Ordinari che, alla data dell Assemblea elettiva, non risultino in regola con il pagamento della quota associativa, potranno comunque essere ammessi a votare ove dimostrino di aver effettuato il pagamento della quota sociale entro il termine previsto per la chiusura del seggio telematico. Il pagamento della quota associativa può avvenire anche in sede congressuale, purché entro il termine previsto per la chiusura del

5 seggio telematico. Il Segretario SIFACT provvede ad informarne in tempo utile i Soci, indicando tale termine nella lettera di convocazione dell Assemblea portante le nomine all ordine del giorno. Per la carica di Presidente eletto è possibile esprimere una sola preferenza. Per l elezione dei sei consiglieri il Socio può esprimere tre preferenze. Tale scelta è in stretta relazione alla volontà di evitare aggregazioni correntizie. Art. 9 La Commissione Elettorale Almeno 30 giorni prima dell Assemblea elettiva, il Consiglio Direttivo nomina la Commissione Elettorale, composta da un Presidente e da due altri membri, scelti tra i Soci in regola con il pagamento della quota associativa e scelti, preferibilmente, tra quelli che abbiano avuto cariche dirigenziali all interno di SIFaCT. La Commissione Elettorale potrà essere composta anche da membri del Consiglio Direttivo in carica. In ogni caso il Presidente ed i membri della Commissione Elettorale non dovranno risultare tra i candidati all elezione medesima. La Commissione Elettorale avrà il compito di verificare il corretto espletamento e la regolarità delle procedure elettive, e di dirimere eventuali contestazioni o problematiche relative alle elezioni stesse (parità di voti, o altro). La Commissione elettorale deve essere informata dalla società che gestisce il software per il voto telematico sulle modalità tecniche di espletamento e gestione del voto. La società informatica consegnerà personalmente ed esclusivamente al Presidente della Commissione Elettorale le apposite credenziali di autenticazione che consentono di decriptare e prendere visione dei risultati delle votazioni. Le credenziale andranno conservate in busta chiusa e sigillata. Il Presidente della Commissione elettorale, aprirà l urna elettronica durante l Assemblea elettiva ed annuncerà i risultati delle votazioni a tutti i Soci presenti in Assemblea. Art. 10 Parità di voto e ballottaggio Nel caso di parità di voti fra candidati per una medesima carica, Consigliere compreso, che non ne consenta l elezione, si procederà a ballottaggio con le procedure di votazione elettronica, tempi e modalità definiti dalla Commissione elettorale.

6 L Assemblea portante le nomine all ordine del giorno fisserà la data della nuova Assemblea che effettuerà lo spoglio dei voti del ballottaggio, che dovrà tenersi comunque entro i successivi 30 giorni. I Soci ammessi alla votazione elettronica per il ballottaggio saranno gli stessi ammessi alla precedente votazione per l elezione del Consiglio Direttivo. Art. 11 Nomina di Segretario e Tesoriere Durante la prima riunione del Consiglio Direttivo, convocata entro 30 giorni dalle elezioni, il Presidente appena entrato in carica comunica agli eletti la sua decisione in merito alla scelta tra i sei consiglieri eletti di coloro che lo affiancheranno con un ruolo operativo fiduciario nella carica di Segretario e di Tesoriere, per l opportuna ratifica da parte del Consiglio Direttivo. La carica di Segretario e di Tesoriere non può essere assegnata al Past President e al Presidente eletto. Art. 12 Modalità di sostituzione di Soci eletti in cariche associative in caso di dimissioni o impossibilità a continuare il mandato In caso di dimissioni o impossibilità a continuare il mandato da parte di Soci eletti nel ruolo di membri del Consiglio Direttivo e Presidente Eletto il mandato verrà completato dal Socio classificato alle ultime elezioni nazionali nella posizione immediata mente successiva. Nel caso in cui non vi fosse un Socio nella posizione immediatamente successiva per la carica di Presidente eletto, il sostituto verrà individuato all interno del Consiglio Direttivo dal Direttivo stesso, a maggioranza, e per integrare il numero dei membri del Consiglio Direttivo, il primo dei non eletti verrà nominato Consigliere. Nel caso di rinuncia o impossibilità permanente da parte del Presidente, il mandato verrà completato con tale carica dal Presidente Eletto che a sua volta manterrà anche la sua carica. Il Presidente Eletto che sarà subentrato nella carica di Presidente oltre a completare tale mandato effettuerà regolarmente anche il successivo mandato di Presidente. Nel caso di dimissioni o impedimento permanente anche del Presidente Eletto a svolgere il mandato e ad assumere la presidenza per il biennio previsto si procederà a nuove elezioni per la figura del Presidente eleggendo per quella tornata il Presidente in carica ed il Presidente eletto per il biennio successivo.

7 Nel caso il Segretario Regionale sia dimissionario o comunque impedito a proseguire il proprio mandato, si provvederà a nuove elezioni regionali entro 30 giorni. Per quanto riguarda il Coordinatore e i membri di Laboratori, Comitati e Gruppi scientifici le opportune sostituzioni verranno effettuate dal Consiglio Direttivo su proposta del Presidente. Art. 13 Riunioni del Consiglio Direttivo Di norma le riunioni del Consiglio Direttivo sono aperte ai Segretari regionali, in qualità di uditori, senza diritto di voto. Il Presidente del Collegio dei Probiviri e il Presidente del Collegio dei Revisori dei conti partecipano di diritto alle riunioni del Consiglio Direttivo, senza diritto di voto. Alle riunioni del Consiglio Direttivo possono essere invitati a partecipare dal Presidente anche i Coordinatori di Laboratori, Comitati e Gruppi scientifici, esperti di materie scientifiche ed organizzative, i rappresentanti dei Gruppi affiliati, tutti senza diritto di voto. Art. 14 Congresso Nazionale Per le ampie dimensioni previste per questa riunione scientifica, il Congresso Nazionale annuale verrà effettuato preferibilmente nelle città di Bari, Bologna, Firenze, Milano, Napoli, Roma e Torino. La data e la durata della riunione scientifica, vengono decisi dal Consiglio Direttivo. Il Consiglio Direttivo istituisce un Comitato Organizzatore (massimo 7 persone) e un Comitato Scientifico (massimo 9 persone) del Congresso Nazionale. Il Comitato Scientifico e il Comitato Organizzatore sono composti in parte da membri del Consiglio Direttivo ed in parte da membri esterni. Il Presidente del Congresso è il Presidente SIFACT in carica nell anno in cui avrà luogo il Congresso, il quale assume anche l incarico di Presidente del Comitato Scientifico. Il Presidente del Comitato Organizzatore è scelto e nominato dal Consiglio Direttivo fra i più autorevoli Soci della Regione di svolgimento del Congresso. Ogni Socio ha diritto di presentare uno o più poster che possono anche essere scelti come comunicazione, e può essere coautore di altri poster o altre comunicazioni presentate da altro Socio. Il riassunto dei poster e delle comunicazioni accettati viene stampato in un volume consegnato ai partecipanti al Congresso nazionale.

8 Art. 15 Richiesta di Patrocinio scientifico Eventuali richieste di Patrocinio scientifico per eventi, corsi, convegni, siti web dovranno pervenire al Segretario dell Associazione corredate di idonea documentazione, almeno 45 giorni prima dell evento per essere vagliate dal Consiglio Direttivo. Il Patrocinio scientifico viene accompagnato da una valutazione mediante un sistema di crediti e concesso in base a specifici requisiti tra i quali l interesse dei Soci e la presenza nel Comitato scientifico di un Socio SIFACT che si fa garante della qualità scientifica dell evento. In casi di documentata urgenza il Segretario, sentito il solo Presidente, può concedere il Patrocinio scientifico che verrà ratificato nella prima riunione successiva del Consiglio Direttivo. Il patrocinio non deve comportare alcun onere finanziario né alcuna obbligazione di qualsivoglia natura a carico dell Associazione. Il Consiglio Direttivo può stilare apposito Regolamento e procedura per la concessione dei patrocini. Art. 16 Riviste dell Associazione Il Consiglio Direttivo, sentita lʹassemblea dei Soci, decide in merito alla rivista ufficiale dellʹassociazione, che viene inviata a tutti i Soci senza costi aggiuntivi. La rivista ufficiale può essere pubblicata in formato elettronico. Art. 17 Privacy e Indirizzario LʹAssociazione, avvalendosi dellʹattività della Segreteria e nel rispetto della vigente normativa della privacy, aggiorna e pubblica periodicamente sul proprio sito web, in area riservata esclusivamente ai Soci SIFACT, lʹindirizzario di tutti gli iscritti allʹassociazione, comprendente le caratteristiche professionali generali di ciascuno. Art. 18 Gruppi Affiliati e Rappresentanti Dopo l istituzione dei Gruppi affiliati (art.18 dello Statuto) e il ricevimento delle adesioni, è cura del Segretario indire una riunione dei Gruppi affiliati che abbiano raggiunto il numero di almeno trenta aderenti, per lʹelezione del loro Rappresentante. Il Rappresentante viene eletto con scrutinio segreto. Il Rappresentante del Gruppo affiliato decade alla scadenza naturale del Consiglio Direttivo in carica al momento della sua elezione, e non

9 può essere rieletto per più di due volte consecutive (massimo tre mandati consecutivi). Il Consiglio Direttivo può stabilire che gli aderenti ai Gruppi affiliati paghino una quota di partecipazione annuale, per coprire le spese di gestione ed attività dei singoli Gruppi. Approvato dal Consiglio Direttivo SIFACT il 9 Maggio 2015.