REGOLAMENTO PER LE MISSIONI IN ITALIA E ALL'ESTERO (In vigore dal 1 gennaio 2006)

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1 REGOLAMENTO PER LE MISSIONI IN ITALIA E ALL'ESTERO (In vigore dal 1 gennaio 2006) CONSIGLIO DI AMMINISTRAZONE 22/02/2006 DECRETO RETTORALE 28/03/2006 n.526 UFFICIO COMPETENTE Ufficio Stipendi, Indennità e Missioni Data ultimo aggiornamento: 28 marzo 2006 INDICE Articolo 1 - Premessa Articolo 2 - Imputazione della spesa Articolo 3 - Autorizzazione Articolo 4 - Provvedimento d'incarico Articolo 5 - Durata della missione Articolo 6 - Trattamento di missione in Italia Articolo 7 - Trattamento di missione all'estero Articolo 8 - Personale al seguito Articolo 9 - Mezzi di trasporto Articolo 10 - Uso del mezzo proprio Articolo 11 - Spese di viaggio Articolo 12 - Spese per pasti Articolo 13 - Spese per pernottamento Articolo 14 - Concessione di anticipi Articolo 15 - Cumulo tra indennità di missione e compenso per lavoro straordinario Articolo 16 - Documenti di spesa Articolo 17 - Missioni in località di abituale dimora Articolo 18 - Obbligo di rientro giornaliero Articolo 19 - Rinvio DISPOSIZIONI GENERALI Articolo 1 Premessa Per missione si intende la prestazione di una attività istituzionale, conforme ai fini propri dell'università, fuori dall'abituale sede di servizio, sia sul territorio nazionale che estero. Il presente regolamento disciplina le missioni del seguente personale: 1. personale dipendente dell'università degli Studi di Ferrara sia a tempo indeterminato che a tempo determinato; 2. membri di organi istituzionali, di commissioni giudicatrici, di concorso, di studio; 3. personale estraneo dipendente da altre Università (italiane e straniere) e da altre Amministrazioni, purché inserito in programmi di ricerca sui cui fondi graverà la relativa spesa; 4. personale estraneo altamente qualificato cui sia stato conferito un incarico di studio o lo svolgimento di attività sussidiarie e complementari alla ricerca; 5. dottorandi, borsisti, specializzandi, assegnisti di ricerca, sempre che siano inseriti in un programma di ricerca, sui cui fondi graverà la relativa spesa; 6. lettori, professori a contratto e collaboratori coordinati e continuativi.

2 Al personale di cui al punto 1) e 2) spetta il trattamento di missione e il rimborso delle spese secondo quanto previsto dalla normativa vigente e disciplinato dal presente regolamento, al personale di cui ai punti 3), 4), 5), 6) spetta il rimborso delle sole spese secondo quanto stabilito dal presente regolamento. Per determinare l'ammontare del rimborso spese e del trattamento di missione, il personale non dipendente è equiparato al Ricercatore Universitario non confermato. Non può essere inviato in missione il personale in congedo o in aspettativa, ad eccezione di quello, collocato in congedo per ragioni di studio o per dedicarsi ad esclusiva attività di ricerca scientifica, titolare di fondi di ricerca, ovvero formalmente inserito in un gruppo di ricerca, che può essere incaricato di svolgere una missione solo nell'ambito della ricerca ed ha diritto al rimborso delle sole spese documentate. Articolo 2 Imputazione della spesa La spesa per la missione deve gravare sui capitoli di bilancio espressamente destinati a tale scopo, su contributi o finanziamenti finalizzati, su fondi derivanti da commesse e prestazioni conto terzi. INCARICO DI MISSIONE Articolo 3 Autorizzazione L'incarico e l'autorizzazione ad effettuare la missione è dato: dal Rettore per i suoi delegati, per il Prorettore, per il Direttore Amministrativo, per i Presidi di Facoltà, per i Direttori di Dipartimento, Centro, Servizio, Biblioteca; dal Direttore Amministrativo per i dirigenti, per il personale degli Uffici di Staff, per i membri di organi istituzionali e commissioni di studio; dal Dirigente dell'area per il personale di afferenza, per i membri di commissioni giudicatrici e di concorso; dal Preside di facoltà, dal Direttore del dipartimento, Centro, Servizio, Biblioteca per il personale afferente alle rispettive strutture; qualora la missione gravi su fondi di ricerca l'autorizzazione deve essere controfirmata dal titolare del fondo. Articolo 4 Provvedimento d'incarico L'incarico e l'autorizzazione a compiere la missione devono risultare da un provvedimento scritto antecedente la data d'inizio della missione stessa. Nel provvedimento devono essere indicati: cognome e nome dell'incaricato; qualifica; località della missione; giorno e ora presunti di inizio della missione e sua durata; oggetto della missione; fondo su cui graverà la spesa. INDENNITÀ DI TRASFERTA - CONDIZIONI E LIMITI Articolo 5 Durata della missione

3 La durata massima della missione nella stessa località è fissata in 240 giorni, ridotta a 180 giorni per missioni all'estero. La durata minima della missione in territorio nazionale è fissata in 4 ore, sempre che la località di missione sia distante almeno dieci chilometri dalla sede di servizio. In caso di missioni di durata inferiore alle 4 ore vengono comunque rimborsate le spese di viaggio. Non è previsto limite minimo per le missioni notturne, cioè comprese tra ore 22 e le ore 6. Articolo 6 Trattamento di missione in Italia Il diritto al rimborso del pasto matura per le missioni che abbiamo durata superiore alle 8 ore; per le missioni superiori alle 12 ore si ha diritto al rimborso di due pasti giornalieri ed al rimborso dell'eventuale pernottamento. Articolo 7 Trattamento di missione all'estero Al personale di qualsiasi categoria inviato in missione all'estero spetta, oltre alla diaria, il rimborso delle spese di viaggio e di pernottamento. La diaria per le missioni all'estero spetta per l'intera giornata e non è divisibile in ventiquattresimi; in caso di rimborso del pernottamento la diaria è ridotta di un terzo; l'ammontare della diaria giornaliera all'estero è fissata, facendo riferimento a gruppi di appartenenza, da un decreto del Ministero del Tesoro ed è calcolata in euro. È rimborsata anche la spesa per il visto d'ingresso per gli Stati ove sia previsto. Nelle ipotesi in cui al personale inviato in missione all'estero non spetti o non venga richiesta l'indennità di missione verranno rimborsate anche le spese per i pasti secondo quanto previsto all'articolo 12 del presente regolamento. Articolo 8 Personale al seguito Il personale tecnico amministrativo inviato in missione al seguito di dipendenti di qualifica più elevata può essere autorizzato a fruire dei rimborsi spettanti al personale di qualifica superiore; la relativa autorizzazione deve essere richiesta e concessa prima dell'inizio della missione. RIMBORSI SPESE Articolo 9 Mezzi di trasporto Il personale che si reca in missione è tenuto, qualora non sia autorizzato a servirsi di mezzi straordinari, a usare i mezzi di trasporto ordinari. Sono mezzi di trasporto ordinari: il treno; la nave; l'aereo; i pullman di linea; i mezzi di trasporto urbano; il taxi. Sono mezzi di trasporto straordinari: i mezzi noleggiati; l'auto di proprietà dell'incaricato.

4 L'impiego di mezzi straordinari è consentito nel caso in cui la missione non possa essere espletata con i mezzi di trasporto ordinari, ed è sempre subordinato ad autorizzazione, in assenza della quale non si ha diritto al rimborso della spesa sostenuta. In casi eccezionali, è consentito per la natura della missione il noleggio di auto o furgoni. L'autorizzazione deve essere preventivamente richiesta secondo le modalità previste per la richiesta di autorizzazione all'uso del mezzo proprio. Articolo 10 Uso del mezzo proprio L'uso del mezzo proprio è consentito quando ricorrano particolari presupposti che rendano l'uso di tale mezzo economicamente più conveniente rispetto ai mezzi di linea, quando l'orario dei mezzi pubblici sia inconciliabile con lo svolgimento della missione o tali mezzi manchino del tutto, infine quando debbano essere trasportati materiali e/o strumenti delicati o ingombranti nonché materiale deteriorabile. La richiesta e la concessione dell'autorizzazione all'uso del proprio mezzo di trasporto solleva l'amministrazione da ogni responsabilità civile e penale derivante dall'uso del mezzo stesso. L'Università stipula una polizza assicurativa, limitatamente al tempo strettamente necessario allo svolgimento del viaggio, in favore del personale autorizzato a servirsi del proprio mezzo di trasporto, che copre i rischi non compresi nell'assicurazione obbligatoria, di danneggiamento del mezzo di trasporto, nonché di lesioni o decesso dell'autorizzato e/o dei trasportati. Articolo 11 Spese di viaggio Al personale inviato in missione spetta il rimborso delle spese effettivamente sostenute nei limiti del costo del biglietto a tariffa d'uso, oltre al rimborso del supplemento o prenotazione; in caso di viaggio in classe superiore verrà liquidato il costo del biglietto corrispondente alla classe di diritto; non è invece rimborsabile la spesa per esazioni suppletive per biglietti acquistati direttamente in treno o per multe per mancanza di biglietto. In caso di viaggio aereo sarà cura dell'interessato scegliere, ove sia possibile, la tariffa economicamente più conveniente. Al personale autorizzato a servirsi del proprio mezzo di trasporto spetta una indennità, per ogni chilometro, pari a un quinto del prezzo della benzina verde praticato al momento dello svolgimento della missione; i chilometri rimborsati si riferiscono alla distanza tra sede di servizio e località della missione, perciò non saranno rimborsati chilometri percorsi per spostamenti sul luogo di missione; fanno eccezione le missioni che, per particolari esigenze e modalità di svolgimento, richiedono spostamenti sul posto, purché opportunamente giustificati. Sono rimborsabili le spese connesse all'uso del mezzo proprio e necessarie allo svolgimento della missione, quali pedaggio autostradale, spese per garage e parcheggio, dietro presentazione del relativo documento di spesa. Nessuna indennità spetta agli autisti dei mezzi di proprietà dell'amministrazione. Articolo 12 Spese per pasti Il rimborso dei pasti è previsto sia per le missioni in Italia che per quelle all'estero nelle ipotesi previste dall'articolo 7, del presente regolamento. Il rimborso sarà corrisposto per missioni di durata non inferiore alle otto ore; per le missioni di durata superiore alle dodici ore spetta il rimborso di due pasti. L'importo del rimborso è commisurato a quello stabilito con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale e aggiornato ogni anno. Il rimborso dei pasti spetta solo se sono documentati da fattura, ricevuta fiscale e da scontrini fiscali solo se questi ultimi abbiano le caratteristiche delle ricevute fiscali (indicazione del numero dei coperti, del dettaglio della merce consumata, ecc., c.d. scontrini

5 parlanti); nel caso di missioni all'estero è ritenuta valida la documentazione fiscale emessa secondo la normativa dello Stato in cui viene svolta la missione. In particolari circostanze è autorizzato l'acquisto di generi alimentari, purché riferito al periodo della missione, documentato con le stesse modalità e nei limiti di cui al comma precedente. Nel caso in cui il documento di spesa indichi un servizio reso per due o più coperti, la spesa verrà divisa per il numero dei coperti e al dipendente verrà liquidato l'importo risultante. Articolo 13 Spese per pernottamento Il rimborso del pernottamento è previsto per le missioni di durata non inferiore alle dodici ore dietro presentazione di fattura o ricevuta fiscale. Nel caso di missioni di lunga durata è consentito il rimborso dell'eventuale spesa per locazione di un appartamento. Non è previsto il rimborso di spese telefoniche e servizio bar; qualora la fattura indichi pernottamento in camera doppia, senza specificazione di uso singola e non sia possibile ricavare il costo di una camera singola, verrà rimborsato il 50% del costo della camera doppia. DISPOSIZIONI VARIE Articolo 14 Concessioni di anticipi Il dipendente può chiedere, almeno quindici giorni prima della partenza, un anticipo pari al 75% delle spese che presume di sostenere, comprendendo nell'anticipo le spese di viaggio, vitto (solo per missioni in Italia) e pernottamento. Non vengono concessi anticipi per missioni la cui durata sia, presumibilmente, inferiore alle ventiquattro ore. L'anticipo verrà recuperato in sede di liquidazione della missione, che dovrà avvenire entro trenta giorni dalla presentazione della documentazione all'ufficio competente. Articolo 15 Cumulo tra indennità di missione e compenso per lavoro straordinario Al personale in missione può essere corrisposto, su richiesta scritta dell'interessato, il compenso per lavoro straordinario per prestazioni effettivamente rese, durante lo svolgimento della missione, in eccedenza il normale orario di servizio. Articolo 16 Documenti di spesa Tutte le spese rimborsabili previste dal presente Regolamento saranno liquidate dietro presentazione, in originale, dei documenti di spesa; non verranno liquidati documenti di spesa alterati o che presentino correzioni o cancellature. In caso di partecipazione a corsi, convegni, congressi, seminari, workshop, alla richiesta di rimborso deve essere allegata, qualora sia rilasciata, copia dell'attestato di partecipazione. Qualora un documento di spesa venga smarrito, e non sia possibile avere copia dello stesso, l'interessato potrà autocertificare la tipologia e l'importo della spesa di cui chiede il rimborso; in caso di furto, all'autocertificazione deve essere allegata copia della denuncia presentata all'autorità giudiziaria. Articolo 17 Missioni in località di abituale dimora L'indennità di trasferta non è dovuta per le missioni effettuate nella località di

6 abituale dimora, anche se distante più di dieci chilometri dalla sede di servizio. Articolo 18 Obbligo di rientro giornaliero Ove non sussistano esigenze che impongano il pernottamento nella località di missione, il dipendente è tenuto a rientrare nella sede di servizio sempre che la natura del servizio e le possibilità pratiche lo consentano. Articolo 19 Rinvio Per quanto non previsto nel presente Regolamento si dovrà fare riferimento alle norme in materia previste dall'ordinamento vigente nel momento dell'inizio della missione.